Inventori VMI Asiaprint
4.6.1 Solusi Improvement VMI
4.6.1 Solusi Improvement VMI
Beberapa masalah dan solusi yang dapat diberikan dapat dijabarkan sebagai berikut:
Ramalan permintaan untuk beberapa parts jauh lebih kecil daripada pesanan bahan baku di bulan tersebut.
Pemasok seperti TTI Electronics Asia PTE LTD tidak bersedia untuk memproses pesanan bahan baku yang berada di luar ramalan permintaan. Beberapa bahan baku selalu mendapatkan remark no pipeline forecast dari pihak pemasok. Hal ini berarti bahan baku tersebut tidak mempunyai ramalan permintaan untuk pemesanan pada minggu-minggu tersebut. Bahan baku ini tidak akan diproses dan tidak akan dikirim oleh pemasok selama pemasok tidak menerima ramalan permintaan yang baru dari pihak SEMB.
Solusi yang dapat dilakukan adalah pembeli wajib mengecek ramalan permintaan dan permintaan untuk penggunaan bahan baku tersebut. Hal ini dikarenakan pemesanan VMI dipicu oleh kondisi jumlah inventori dalam gudang, bukan berdasarkan ramalan permintaan saja. Terkadang suatu bahan baku sudah berada di bawah batas minimum yang ditentukan, sehingga pemesanan VMI muncul untuk bahan baku tersebut dengan jumlah sesuai dengan SPQ yang ditentukan pemasok. Kenyataannya, bahan baku ini tidak akan dikonsumsi dalam beberapa periode mendatang. Hal yang mungkin terjadi adalah memang tidak ada ramalan permintaan untuk part ini dalam beberapa periode mendatang, sementara masih ada pesanan yang muncul akibat kondisi inventori di bawah batas minimum. Pembeli yang telah mengetahui keadaan ini tidak perlu memasukkan pesanan bahan baku tersebut ke dalam pesanan VMI ke pemasok.
Kondisi yang kedua adalah jika bahan baku ini memiliki rencana konsumsi untuk beberapa periode mendatang, namun ramalan permintaan jauh lebih kecil atau bahkan tidak ada. Ramalan permintaan dapat disesuaikan terlebih dahulu dengan consumption history maupun permintaan penggunaan bahan baku
untuk produksi yang akan dilakukan. Ramalan permintaan kemudian dikirim kepada pemasok setelah pengecekan dan penyesuaian selesai dilakukan.
Kemungkinan hambatan yang ada di PT SEMB PEL adalah person in
charge (PIC) VMI berbeda untuk pemesanan dan pengiriman ramalan permintaan.
Pemasok akan memperingatkan tidak adanya ramalan permintaan pada PIC pemesanan VMI. PIC pemesanan VMI terkadang hanya mengecek tanggal komitmen dari pemasok dan mengajukan pull in untuk komitmen yang terlalu lama. Masalah load forecast yang baru tidak menjadi prioritas utama, dan tidak tersampaikan kepada PIC pengiriman ramalan permintaan karena masih banyak prioritas pekerjaan lain yang menunggu. Hal inilah yang akhirnya menimbulkan masalah shortage jika ternyata memang bahan baku tersebut benar-benar dikonsumsi. Solusi untuk masalah ini adalah PIC VMI baik untuk pemesanan dan pengiriman ramalan permintaan sebaiknya adalah satu orang, sehingga PIC tersebut benar-benar mengerti pergerakan bahan baku, pemesanan, dan menyesuaikan ramalan permintaan dengan konsumsi masa lalu dan permintaan produksi.
Terdapat beberapa daftar VMI yang belum diperbaharui.
Beberapa part sudah tidak lagi berada dalam lingkup VMI, dan dikembalikan ke back to back order. Hal ini dapat mempengaruhi kondisi inventori di gudang. Inventori untuk bahan baku tersebut akan aman bila
purchasing group sudah dikembalikan ke purchasing group non-kanban,
walaupun dalam daftar VMI belum diubah. Hal ini berarti bahan baku dengan part
number tersebut akan muncul di PR pada sistem SAP, sehingga bahan baku
tersebut tetap dapat dipesan berdasarkan back to back PO.
Masalah akan muncul bila setelah ada informasi pemberitahuan perubahan VMI, purchasing group masih belum berubah padahal pemasok sudah memindahkan part tersebut ke dalam pemesanan biasa. Hal ini akan menyebabkan pemasok tidak akan memproses pemesanan bahan baku tersebut tanpa adanya
back to back PO, sementara tidak akan ada PR yang muncul untuk part tersebut
dari sistem. Hal ini akan menimbulkan shortage bila dibiarkan begitu saja.
Solusi yang dapat diberikan adalah setelah ada informasi mengenai pemindahan purchasing group, sebaiknya pembeli langsung menginformasikan
kepada pihak purchasing untuk merubah purchasing group ke purchasing group semula. Pembeli juga langsung memperbaharui list VMI segera setelah mendapat konfirmasi dari pihak purchasing dan setelah itu segera mengonfirmasi kepada pemasok.
Pihak produksi terkadang masih melakukan pengambilan dan pengembalian bahan baku ke gudang.
Pihak produksi mengambil barang pada saat akan dimulai proses produksinya. Pada beberapa kesempatan, pihak produksi sudah terlanjur mengambil bahan baku di gudang, sementara ternyata produksi tidak dapat dilakukan akibat adanya bahan baku lain yang mengalami shortage. Bahan baku tersebut kemudian tidak digunakan dalam waktu yang lama hingga bahan baku lain sudah datang. Hal ini menyebabkan pihak produksi mengembalikan bahan baku tersebut ke gudang.
Kasus yang terjadi adalah saat pengambilan bahan baku ke line, jumlah inventori untuk bahan baku tersebut berkurang. Berkurangnya bahan baku hingga berada di bawah batas minimum akan memunculkan pesanan VMI untuk bahan baku tersebut. PIC pemesanan VMI kemudian akan mengirimkan pesanan kepada pemasok dan pemesanan diproses oleh pemasok. Kenyataanya, pihak produksi kemudian mengembalikan bahan baku dari line ke gudang. Hal ini akan menyebabkan penumpukan jumlah inventori untuk bahan baku tersebut, sehingga kemungkinan akan terjadi excess.
Solusi yang dapat dilakukan adalah menginformasikan kepada pihak produksi untuk mengecek bahan baku terlebih dahulu sebelum menarik barang dalam sistem, sehingga barang yang ditarik benar-benar akan dikonsumsi. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya penumpukan barang. Pihak produksi juga dapat diinformasikan mengenai pengambilan bahan baku dalam jumlah yang cukup untuk produksi, dan tidak menyimpan terlalu banyak inventori pada line. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakcocokan jumlah inventori antara sistem dan aktual, yang tentunya juga akan berpengaruh pada jumlah pesanan untuk VMI.
Belum ada tracking untuk kondisi gudang pemasok setiap minggunya.
Selama implementasi VMI untuk bulan Maret hingga Mei, tidak ada informasi dari pemasok secara rutin mengenai kondisi gudang pemasok. Akibatnya, pihak SEMB tidak dapat mengetahui perkiraan jumlah inventori yang dimiliki oleh pemasok. Sebaiknya pihak SEMB meminta laporan mingguan mengenai kondisi inventori dari pemasok. Pihak SEMB dapat memastikan pemasok telah menyimpan inventori sesuai dengan komitmen dan perjanjian dalam implementasi metode VMI yang telah disetujui bersama. Hal ini juga akan meningkatkan komitmen pemasok dan secara otomatis “memaksa” pemasok untuk menyimpan inventori sesuai dengan ramalan permintaan dari SEMB.
Banyaknya pengiriman yang melebihi tanggal komitmen pemasok.
Pemasok terkadang telah menyebutkan tanggal komitmen untuk pengiriman suatu part tertentu, namun tidak dikirim sesuai tanggal tersebut, atau bahkan tidak dikirim sama sekali. Pembeli di satu sisi tidak dapat mengecek pengiriman satu per satu, apalagi dengan adanya keterlambatan proses good
received (GR). Akhirnya, tidak ada komplain untuk pemasok dan pemasok
kemungkinan juga tidak memprioritaskan hal tersebut. Keterlambatan atau tidak adanya pengiriman kemudian baru dapat diketahui pada saat terjadi shortage. Hal ini tentu saja tidak menguntungkan untuk SEMB.
Solusi yang dapat dilaksanakan adalah pembeli mengecek pengiriman bahan baku dari pemasok paling tidak tiga hari hingga satu minggu setelah tanggal komitmen. Waktu satu minggu dapat dikurangi, sesuai dengan toleransi dari pihak pembeli. Pengecekan sebaiknya dilakukan sekaligus, yaitu dengan mengunduh penerimaan bahan baku melalui SAP dengan transaction code mb51 dengan parameter tanggal dengan jangka waktu seminggu dimulai dari tanggal komitmen. Data tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan data komitmen pemasok dan bahan baku yang belum di-GR dapat segera dikonfirmasi kepada pihak SDV. Pembeli juga dapat segera mengonfirmasi ke pemasok jika ternyata bahan baku tersebut tidak ada di SDV.
Banyaknya pending GR untuk part VMI.
Bahan baku VMI seringkali mengalami pending GR karena adanya PO
scheduling agreement (SA). Hal ini menyebabkan pihak SDV tidak dapat
menginputkan jumlah ke dalam sistem. Hal ini dapat ditanggulangi dengan menambahkan kolom jumlah sisa SA ke dalam form pemesanan VMI, sehingga pembeli akan mudah memperhatikan apakah sudah saatnya menambahkan jumlah ke dalam SA atau belum. Setiap kali pembeli melakukan pemesanan ke pemasok, pembeli akan dapat mengecek kondisi jumlah bahan baku yang masih tersisa pada SA. Pembeli kemudian akan melakukan top up untuk part yang memiliki jumlah
open order yang kurang atau habis.
Hal lainnya yang menyebabkan pending GR adalah karena banyaknya bahan baku baik VMI maupun non-VMI yang datang ke SDV, sehingga ada sistem prioritas yang dijalankan oleh pihak SDV dalam melakukan GR. Sistem prioritas ini tidak dapat dibantah, karena pada kenyataannya memang banyak sekali barang yang harus di-GR. Solusi yang dapat ditawarkan adalah setelah melakukan pengecekan berkala seperti saran pada poin sebelumnya, pembeli segera meminta konfirmasi pada pihak SDV bila ada bahan baku yang seharusnya telah datang namun belum di-GR. Hal ini akan membantu untuk mengingatkan pihak SDV jika ada pending GR.