Gambar 13-8 adalah model data untuk sikus produksi perusahaan manufaktur seperti AOE. Data dikumpulkan mengenai empat kegiatan utama berikut ini:
1. Pengeluaran bahan baku
2. Penggunaan tenaga kerja dalam produksi
3. Penggunaan mesin dan perlengkapan dalam produksi
4. Produksi barang jadi baru, diwakili dengan kegiatan barang dalam proses
Diagram REA juga memasukkan tiga jenis entitas abstrak—daftar bahan baku, daftar operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesin—yang akan dijelaskan di bawah ini.
Membaca diagram E-R
Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan, data siklus produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah. Oleh karenanya, entitas kegiatan yang diperlihatkan dalam Gambar 13-8 tidak sesuai dengan proses yang diperlihatkan dalam tingkat 0 DFD untuk siklus produksi yang disajikan sebelumnya. Bahkan, hal ini mewakili aktivitas terinci yang terjadi selama tahap operasi produksi (lingkaran 3.0 dalam Gambar 13-2).
Mari kita pelajari Gambar 13-8 lebih dekat untuk melihat apa yang diungkapkannya mengenai sifat siklus produksi ini. Entitas abstrak—daftar bahan baku— digunakan untuk menyimpan informasi mengenai bahan baku yang digunakan untuk membuat barang jadi. Entitas ini meliputi data mengenai jumlah standar setiap bahan baku yang harus digunakan untuk membuat produk itu. Dalam cara yang hampir sama, entitas abstrak— daftar operasi pekerjaan dan operasi mesin—menspesifikasikan aktivitas tenaga kerja serta mesin yang akan dilakukan untuk membuat setiap barang jadi. Kedua
entitas tersebut menyimpan data mengenai waktu standar yang harus dilewati untuk melakukan operasi-operasi tersebut.
Gambar 13-8 Sebagian Diagram REA untuk Siklus Produksi
Data mengenai bahan baku yang digunakan dalam produksi disimpan dalam entitas pengeluaran bahan baku. Dalam cara yang hampir sama, informasi mengenai tenaga kerja aktual dan operasi mesin yang dilakukan, lermasuk jumlah aktual waktu yang digunakan setiap aktivitas, masing-masing akan disimpan dalam entitas operasi pekerjaan dan operasi mesin terkait. Kinerja dapat dievaluasi dengan membandingkan data dalam ketiga entitas kegiatan ini dengan informasi standar yang disimpan dalam entitas abstrak daftar bahan baku, daftar operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesin).
Entitas barang dalam proses digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang. Hubungan antara barang dalam proses dan ketiga entitas tersebut .idalah satu-ke-banyak, yang mencerminkan fakta bahwa setiap proses produksi dapat mencakup sejumlah pengeluaran bahan baku, operasi tenaga kerja, dan operasi mesin. Akan tetapi, setiap aktivitas ini dihubungkan dengan proses produksi tertentu.
Gambar 13-8 juga mencerminkan hubungan banyak-ke-satu antara pegawai dan supervisor. Hal ini menunjukkan bahwa saat ini di AOE setiap pegawai ditugaskan ke supervisor tertentu. Namun, setiap supervisor bertanggung jawab untuk banyak pegawai.
Jika AOE akan mengubah gaya matriks organisasi, di mana setiap pegawai melapor ke beberapa supervisor, maka hubungan antara pegawai pabrik dan supervisor akan dimodel menjadi banyak-ke-banyak.
Entitas pelayanan pegawai adalah sumber daya waktu pegawai yang tersedia untuk pekerja. Kita akan membahas entitas ini secara lebih rinci pada Bab 14.
Akhirnya, perhatikan bahwa Gambar 13-8 berbeda dari diagram REA sebelumnya dalam hal diagram tersebut memperlihatkan hanya satu pelaku yang terkait dengan kegiatan operasi pekerjaan dan operasi mesin. Kegiatan-kegiatan internal ini berbeda dari kegiatan-kegiatan lainnya yang telah didiskusikan sepanjang buku ini karena tidak melibatkan pertukaran atau transfer sumber daya. Malahan, kegiatan-kegiatan internal ini mencerminkan konsumsi atau penggunaan setiap sumber daya seperti waktu pegawai tertentu atau penggunaan jenis perlengkapan tertentu. Oleh karenanya, kegiatan tersebut dihubungkan dengan pelaku (pegawai atau jenis perlengkapan) yang ingin dikumpulkan informasinya untuk penetapan biaya produk serta tujuan evaluasi kinerja oleh pihak manajemen.
Manfaat model data
Pengamatan atas atribut model data yang diperlihatkan dalam Gambar 13-8 menunjukkan bahwa model data secara efektif mengintegrasikan baik ukuran keuangan maupun nonkeuangan dari aktivitas siklus produksi. Jadi, model data REA memberikan para manajer akses ke data biaya keuangan tradisional yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan ke data operasi yang dapat digunakan untuk merencanakan perubahan dalam metode produksi. Contohnya, manajemen dapat dengan mudah menelusuri selisih yang terakit dengan penggunaan bahan baku, aktivitas tenaga kerja, dan operasi mesin. Analisis entitas daftar bahan baku dapat mengidentifikasi komponen mana yang digunakan hanya untuk beberapa barang jadi. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk mengeksplorasi kemungkinan perubahan desain yang akan menggunakan lebih banyak komponen bersama. Sebagai tambahan, model data yang diperlihatkan dalam Gambar 13-8 mendukung perhitungan biaya berdasarkan aktivitas
karena model tersebut mengambil data kinerja serta biaya berdasarkan setiap penggerak biaya (operasi pekerjaan, operasi mesin, dan pengeluaran bahan baku).
Gambar 13-9 memperlihatkan kelebihan lain model data REA: kemampuan untuk dengan mudah berbagi data di antara siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan sumber daya manusia. Jadi, ketika sebuah pesanan pelanggan baru diterima, sistem tersebut dapat dengan cepat memeriksa tingkat persediaan saat ini. Apabila produksi tambahan diperlukan untuk memenuhi pesanan tersebut, data tersebut akan segera diteruskan ke modul perencanaan dan penjadwalan, dan kemudian kebutuhan atas tenaga kerja dapat ditentukan. Informasi ini dibagi dengan sistem manajemen sumber daya manusia untuk mengidentifikasi kebutuhan mempekerjakan pegawai sementara atau menjadwalkan lembur. Pada saat yang sama, informasi dalam daftar bahan baku digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan bahan baku; data dikirim ke sistem pengendalian persediaan, yang akan membandingkannya dengan tingkat persediaan saat ini, dan jika perlu, membuat pesanan pembelian untuk meminta barang tersebut. Jadi, model data yang didesain dengan baik akan memfasilitasi integrasi berbagai sistem informasi perusahaan agar dapat secara optimal merespons pesanan baru dari pelanggan. Manfaat koordinasi dan berbagi informasi seperti ini dapat sangat dramatis. Contohnya, Foxboro, sebuah produsen pengendalian proses dan sistem untuk penyulingan minyak dan bahan kimia, memotong waktu siklus produksinya dari 16 minggu menjadi 6 minggu setelah mengimplementasikan database siklus produksi yang terintegrasi. Software baru tersebut memungkinkan bagian desain, teknis, pembelian, dan produksi untuk berbagi berbagai jenis data, termasuk informasi mengenai spesifikasi produk, status pesanan pembelian, dan jadwal produksi. Dengan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, semua penundaan dalam jadwal produksi tidak akan ada. Selain itu, akan lebih mudah untuk menyesuaikan jadwal produksi sebagai respons atas perubahan permintaan dari pelanggan. Selanjutnya, pengurangan waktu siklus tersebut tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga mengurangi tingkat persediaan barang dalam proses sebanyak 76 persen.
Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat ini, sangat tergantung dari akurasi informasi dalam model data, yang berarti bahwa, di dalam lingkungan database, edit entri
data dan pengendalian pembaruan database sangatlah penting. Bahkan, akurasi, atau ketidaktepatan, dapat menimbulkan biaya yang mahal. Contohnya, Elizabeth Venko mengingat bacaan yang menyebutkan bahwa Red Devil, sebuah produsen peralatan dan perlengkapan untuk pembuatan model ulang rumah mandiri, secara rutin menumpuk persediaan karena tidak mempercayai akurasi angka persediaannya. Setelah mengimplementasikan sistem database terintegrasi yang secara akurat menelusuri persediaan, Red Devil mampu mengurangi persediaan sebanyak $2 juta. Elizabeth mengira-ngira apakah peningkatan akurasi atas database siklus produksi AOE dapat memberikan penghematan yang sama.
RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS
Siklus produksi terdiri dari empat aktivitas dasar: desain produk, perencanaan dan penjadwalan produksi, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Perusahaan dapat secara terus-menerus berinvestasi dalam TI untuk meningkatkan efisiensi ketiga aktivitas pertama tersebut. Akan tetapi, agar sebuah usaha bisa mendapatkan semua manfaat dari perubahan-perubahan ini, modifikasi terkait harus dilakukan atas bagian akuntansi biaya dari SIA.
Bahkan, setelah menyelesaikan kunjungan keliling di pabrik, Elizabeth Venko diyakinkan bahwa beberapa perubahan besar dibutuhkan untuk sistem akuntansi biaya AOE. Contohnya, walaupun operasi produksi di AOE sebagian besar otomatis, biaya overhead pabrik masih dialokasikan berdasarkan jam tenaga kerja langsung. Hal ini menyebabkan distorsi biaya produk karena perbedaan kecil antara jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk merakit setiap bagian. Elizabeth memutuskan bahwa jalan keluarnya adalah melakukan lebih dari hanya mengubah dasar alokasi. Sebagai gantinya, AOE akan mengimplementasikan perhitungan biaya berdasarkan aktivitas. Beberapa pool biaya berbeda akan digunakan untuk mengakumulasi biaya overhead, dan penggerak biaya yang tepat akan diidentifikasi untuk digunakan dalam pembebanan biaya ke produk rertentu. Berdasarkan penelitian yang dilakukannya, termasuk pembicaraan dengan kontroler dari perusahaan lain yang baru-baru ini mengimplementasikan sistem ABC, Elizabeth yakin bahwa perubahan ini akan mengatasi masalah AOE berkaitan dengan penetapan harga produk dan keputusan bauran produk. Sebagai tambahan, laporan yang dibuat oleh sistem ABC akan lebih adil menyajikan tindakan supervisor pabrik.
Elizabeth juga memutuskan bahwa dua perubahan besar dibutuhkan dalam laporan yang dihasilkan SIA. Pertama, data mengenai semua biaya yang berkaitan dengan pengendalian kualitas, bukan hanya yang melibatkan pengerjaan ulang dan pembuangan saja yang harus dikumpulkan. Kedua, laporan kinerja harus meliputi ukuran keuangan dan nonkeuangan.
Ann Brandt menyadari bahwa kedua perubahan ini akan membutuhkan desain ulang database siklus produksi AOE. Berdasarkan pengalamannya terdahulu sewaktu
mendesain ulang sistem informasi pendapatan dan pengeluaran AOE, Ann merasa bahwa hal ini dapat dicapai dengan baik melalui pembangunan model data yang hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 13-8.
Elizabeth dan Ann menyajikan rencana mereka untuk pertemuan eksekutif berikutnya. LeRoy Williams puas bahwa perubahan-perubahan memang diarahkan pada keluhannya tentang sistem informasi siklus produksi AOE saat ini. Linda Spurgeon, mendukung proposal tersebut dan setuju untuk mendanai perubahan yang dibutuhkan. Peter Wu, wakil direktur utama bagian sumber daya manusia, juga terkesan dengan rencana Elizabeth dan Ann. Bahkan, dia membiarkan pertemuan tersebut membentuk kerja sama untuk mengubah sistem informasi siklus manajemen sumber daya manusia/ penggajian di AOE.