Analisis Kerusakan
4.3.3 Solusi Untuk Perbaikan Dan Peningkatan Kinerja
Sebuah Performance Inconsistent telah menjadi sebuah masalah yang didapat didalam kasus ini, tentunya hal ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti :
• Kurangnya ketersediaan alat – alat dalam melakukan aktivitas servis khususnya dalam hal pengetesan unit.
• Prosedur claim sparepart yang tidak efektif dan mendukung.
• Kurang efektifnya admin engineer dalam menangani unit yang masuk
• Kurangnya ketersediaan barang – barang bahan baku material berupa suku
cadang atau spareparts.
Faktor – faktor tersebutlah yang kiranya mempengaruhi naik turunnya kinerja dalam proses ini, dimana hanya mampu menghasilkan kinerja dengan rataan 83,02%.
Di samping itu, banyak hal yang mempengaruhi Performance atau Kinerja sebuah sistem di Divisi Servis, dimana sebesar 94,33% Performance Divisi servis dipengaruhi oleh 2 aktivitas yang yaitu Analisa Kerusakan dan Claims Of Spareparts.
1. Analisa Kerusakan
Sebanyak 79% atau 143 dari 181 unit yang mengalami keterlambatan penyelesaian servis mengalami keterlambatan dalam proses analisa kerusakan. Kurangnya peralatan untuk test unit khususnya alat compare unit, selain itu tidak adanya target waktu yang jelas dalam prosedur, keterbatasan engineer dalam menangani jumlah unit yang mengakibatkan pekerjaan tidak maksimal serta ruang kerja servis yang sempit diyakini menjadi penyebab lama dan
2. Claims Of Spareparts
Claims Of Spareparts bisa dibilang sebagai sebuah aktivitas utama
dalam proses aktivitas divisi servisi ini karena memakan waktu paling lama yaitu 2400 menit. Dalam aktivitas ini prosedur yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya diyakini sebagai permasalahan utama dalam proses ini, ini juga dikarenakan tidak adanya stok dan kelangkaan terhadap jenis
sparepart, selama ini sistem kanibal lah yang sering digunakan dalam divisi
ini bukan prosedur. sparepart atau suku cadang dan pembenahan berupa pengunaan prosedur baru kiranya dapat memperbaiki kinerja dalam proses
Claims Of Sparepart ini.
Dengan melakukan pembenahan khususnya pada kedua aktivitas ini, yaitu
Analisa Kerusakan dan Claims Of Sparepart peningkatan kinerja atau performance
diyakini akan dapat dicapai dengan lebih maksimal.
Di samping itu sangat diperlukan bagi perusahaan untuk melakukan pembuatan KPI (Key Performance Indicator) yang baru, dimana kita tahu bahwa pengukuran baik atau buruknya kinerja tidak bisa dinilai dari sudut internal saja, pengukuran akan lebih baik jika melihat dari sisi eksternalnya juga yaitu konsumen. Selain itu pengukuran juga tidak bisa dinilai dari sisi waktu saja, efisiensi dan juga efektifitas merupakan faktor yang kiranya turut mempengaruhi sebuah kinerja. Berdasarkan Http://www.kpi‐portal.com/articles/kpis/kpi_smart/, KPI yang bagus membantu perusahaan mendefinisikan dan mengukur kemajuan (progress) secara
Scientific, Measureable, Achievable, Reliable, dan Time bound (SMART).
Penjelasannya antara lain adalah : • Scientific
Berarti, KPI harus bersifat khusus, unik dalam merefleksikan tujuan-tujuan perusahaan. Setelah punya KPI perusahaan, KPI-KPI tersebut
di-generate atau di-cascade ke bawah, sehingga muncullah KPI-KPI unit kerja.
Dan hasil generate KPI unit kerja diterjemahkan ke KPI masing-masing individu yang ada di dalam unit kerja yang bersangkutan. Misalnya : KPI divisi servis bertujuan untuk mengurangi komplain akan barang – barang yang telat servis, kemudian KPI ini akan di-spread lagi ke KPI Individu, contohnya : menganalisa kerusakan unit servis minimal 4 barang / harinya (teknisi) atau mengontrol barang yang masuk terlebih dahulu (FIFO) untuk diselesaikan terlebih dahulu dan tepat waktu (admin teknisi)
• Measurable
Indikator suatu kinerja tidak akan berjalan secara objektif bila tidak dapat diukur tingkat keberhasilannya. KPI harus memiliki value atau nilai, misalnya :
1. Jumlah unit yang berhasil diperbaiki tepat waktu dan tidak (waktu, jumlah unit, persentase dll)
2. Rata-rata komplain pelanggan, dalam jumlah komplain / persentase kerugian akibat komplain, dll
Measurable juga harus menunjukkan indikasi tingkat keberhasilan, apakah sangat bagus, bagus, kurang, atau tidak bagus.
• Achieveable
Ini faktor yang paling penting dalam mengidentifikasi efektivitas KPI. Bahwa target-target yang dituliskan bisa dicapai oleh masing-masing individu dalam perusahaan tersebut. Bisa dicapai, tidak perlu terlalu banyak, realistis sehingga tidak terlalu rendah (yang mengakibatkan kurang motivasi dan menganggap remeh suatu KPI), namun juga tidak terlalu tinggi (yang membuat orang-orang yang di dalamnya jadi hopeless alias patah arang, karena tidak mungkin tercapai).
Sebaiknya membuat KPI yang bertahap per tahunnya, misalnya pada tahun 2008, mengurangi komplain pelanggan terlambat servis sebesar 10%. Tahun 2009, sebesar 15%, dan seterusnya. Tidak perlu langsung 50%, misalnya. Asalkan achieveable, realistis, sekaligus dapat memotivasi karyawan. Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam membuat KPI yang achieveable adalah menyesuaikan dengan keadaan / situasi yang ada.
• Reliable
Dapat diandalkan. Artinya, KPI yang dibuat haruslah esensial bagi perusahaan untuk mencapai tujuan – tujuannya. KPI dapat memberikan gambaran pada setiap karyawan terhadap apa yang penting dan fungsinya dan apa yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan – tujuan yang
diharapkan serta dapat digunakan untuk me-manage orang, sistem, alat – alat, dll.
• Time Bound
Aspek lain yang tidak kalah pentingnya adalah menetapkan perhitungan target waktu yang dapat menjadi acuan kinerja. Satuan waktu yang dapat digunakan bisa per hari / jam / bulan atau per tanggal (misalnya deadline pembuatan laporan kerusakan unit harus dikumpulkan per tanggal 10 setiap bulannya).
Di samping sangat disarankan bagi perusahaan untuk membuat laporan kerusakan sparepart unit setiap bulannya dan setiap tahunnya, dengan mengetahui jumlah jenis kerusakan spareparts unit dari laporan kerusakan unit ini, kiranya laporan seperti ini bisa dijadikan sebuah acuan kepada pihak principal sebagai referensi tambahan sebagai sekedar forecasting untuk melakukan stok spareparts demi menganggapi kebutuhan ini, dengan adanya stok spareparts maka tentunya pekerjaan didivisi servis akan lebih cepat selesai dan dapat diselesaikan sesuai dengan target yang ingin dicapai.