DAFTAR LAMPIRAN
A. SPESIFIKASI SISTEM 1. Deskripsi Sistem
Sistem Informasi Persediaan Barang Warehouse atau disebut SIPCSD yang dirancang adalah sistem informasi berbasis komputer yang dapat mengolah data dan menyediakan informasi kegiatan pengaturan persediaan secara terstruktur yang bersifat tepat waktu, tepat sasaran, akurat dan efisien. Sistem ini akan mendukung pihak manajemen Departemen Warehouse di Divisi Colstorage dan Processing PT CPB dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan proses pengelolaan persediaan barang warehouse.
Sumber data yang digunakan dalam pembuatan sistem ini berasal dari Divisi Colstorage dan Processing, Departemen Warehouse dan penelusuran pustaka. Pengguna sistem informasi ini terdiri dari pihak-pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses manajemen persediaan, yaitu Departemen Warehouse, departemen PPC dan departemen processing.
Pada pengembangan sistem ini diperlukan masukan-masukan sistem seperti data-data histori pembelian barang, data pesanan barang, data penggunaan barang, data transfer barang antar gudang dan data histori persediaan barang akhir.
Sistem Informasi persediaan barang warehouse dapat melakukan fungsi penyimpanan dan pengolahan data masukan kemudian mengolahnya menjadi informasi yang berguna untuk manajemen persediaan barang warehouse. Keluaran dari sistem ini adalah informasi yang telah diolah, ringkat dan akurat yang dapat dimanfaatkan oleh manajer warehouse di Divisi
Colstorage dan Processing.
2. Analisa Kebutuhan Informasi
Suatu sistem memiliki komponen-komponen yang saling berinteraksi dan setiap komponen tersebut mempunyai kebutuhan yang berbeda. Pengguna dari SIPCSD adalah Departemen Warehouse, departemen PPC dan
32 departemen processing. Berdasarkan analisa kebutuhan dapat diidentifikasikan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam SIPCSD adalah :
1. Informasi barang
2. Informasi persediaan awal barang 3. Informasi evaluasi pemasok 4. Informasi pemasok
5. Informasi persediaan akhir barang 6. Informasi penggunaan barang 7. Informasi analisa ABC
Tabel 1. Matrik Kebutuhan informasi pemakai SIPCSD
Departemen
Jenis Informasi Warehouse PPC Processing
1 2 3 4 1.Informasi Barang ++ ++ + - Kategori Barang ++ ++ + - Kode Barang ++ ++ + - Nama Barang ++ ++ + - Satuan Barang ++ ++ + - Harga Barang ++ ++ + - Ukuran Barang ++ ++ +
- Nilai Buffer Stock ++ ++ +
- Persediaan Barang ++ ++ +
2. Informasi Persediaan Awal Barang ++ ++ -
- Nama Barang ++ ++ -
- Tanggal ++ ++ -
- Kode Barang ++ ++ -
- Stok Barang ++ ++ -
3. Informasi Evaluasi Pemasok ++ - -
- Nama Pemasok ++ - -
33 Tabel 1. Matrik kebutuhan informasi pemakai SIPCSD (Lanjutan)
- Alamat Pemasok ++ - -
- Kode Barang Pasokan ++ - -
- Jumlah Keterlambatan Kedatangan Barang
++ - -
- Jumlah Ketepatan Kedatangan ++ - -
- Kesesuaian dengan pesanan ++ - -
- kategori evaluasi pemasok ++ - -
4. Informasi Pemasok ++ - -
- Nama Pemasok ++ - -
- Kode Pemasok ++ - -
- Alamat pemasok ++ - -
- Telepon pemasok ++ - -
- Kode Barang Pasokan ++ - -
5. Informasi Persediaan Akhir Barang ++ ++ +
- nama barang ++ ++ +
- Tanggal ++ ++ +
- kode barang ++ ++ +
- jumlah stok akhir ++ ++ +
6. Informasi Penggunaan Barang ++ + -
- Tanggal penggunaan ++ + -
- departemen Pengguna ++ + -
- Nama barang ++ + -
- Kode Barang ++ + -
- Nomor Nota transaksi ++ + -
- jumlah barang ++ + -
7. Informasi Analisa ABC + ++ -
- nama barang + ++ -
- kategori barang + ++ -
- tanggal awal penggunaan + ++ -
- tanggal akhir penggunaan + ++ -
34 Tabel 1. Matrik kebutuhan informasi pemakai SIPCSD (Lanjutan)
- harga barang + ++ -
- Nilai klasifikasi ABC + ++ -
Keterangan : ++ = Sangat memerlukan informasi + = Memerlukan informasi - = Tidak memerlukan informasi
3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang agar dapat diimplementasikan memerlukan komponen perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) sehingga dapat mendukung sistem secara maksimal.
Untuk pengembangan sistem informasi SIPCSD ini, memerlukan perangkat keras antara lain :
1. Satu set perangkat komputer berprosessor Intel Pentium IV atau setara dengan menggunakan RAM 512 MB
2. Media penyimpanan harddisk dengan kapasitas minimal 10 GB 3. Printer dan monitor sebagai keluaran data
4. Keyboard dan mouse sebagai alat masukan data
Kebutuhan perangkat lunak dalam proses perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang warehouse adalah :
1. Sistem Operasi Windows XP Professional SP 2
2. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai perangkat lunak untuk mengimplementasikan system yang telah dirancang.
3. Microsoft Visio 2003 sebagai perangkat lunak untuk pembuatan diagram rancangan dan flow chart
4. Power Designer 6 Data architect dan ebagai perangkat lunak untuk perancangan database
5. Microsoft Access 2003 sebagai perangkat lunak basis data dari sistem yang telah dibuat.
35 4. Kebutuhan Tenaga
Dalam pengembangan sistem informasi manajemen untuk pengendalian persediaan barang warehouse pada tahapan perancangan sistem, tahapan implementasi sistem dan pelaksanaan sistem dibutuhkan tenaga kerja, yaitu sistem analis sistem, pengumpul data, programer dan operator. Pada pembuatan sistem SIPCSD ini , semuanya dilakukan oleh satu personil.
Dalam pembuatan sistem ini, analis sistem mempunyai tugas menganalisa, merancang bangun, mengimplementasikan, menguji dan mengembangkan sistem. Programer bertugas membuat bagan arus program, menulis kode program, pengujian program, mencari kesalahan program dan melakukan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan program pada tahap implementasi. Pengumpul data bertugas menganalisa kebutuhan data dan mengorganisasikan data. Operator bertugas memasukkan data, mengakses data dan mendistribusikan keluaran data yang berupa informasi.
5. Format Input-Output Sistem
Sistem informasi manajemen pengendalian persediaan barang
warehouse terdiri dari data-data masukan (input) dan data-data keluaran (output) yang merupakan alur dari hasil suatu aplikasi sistem informasi. Input didapat dari data yang dikumpulkan dan dicatat oleh kolektor data yang diperoleh dari bagian gudang dan data dari setiap pesanan dari bagian Produksi di divisi Processing dan Coldstorage. Output dihasilkan dari masukan data yang telah ada sistem dan berupa pelaporan baik berupa visual dilayar monitor maupun dalam bentuk cetak printer.
6. Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan perangkat lunak SIPCSD perlu dilakukan supaya kinerja dan kemampuan sistemnya tetap terjaga dengan baik dan sesuai kebutuhan sistem. Sistem penggandaan perangkat lunak atau penggandaan data perlu dilakukan setiap terjadi perubahan untuk menghindari kegagalan sistem operasi karena ada kerusakan atau Bug pada perangkat lunak yang dibuat dan sistem database. Pemeliharaan sistem dapat berupa pencegahan terhadap virus
36 komputer yang dapat merusak sistem perangkat lunak dan sistem operasi. Pemantauan rutin perlu dilakukan untuk mencari, mengetahui dan melakukan perbaikan terhadap kesalahan sistem yang ditemukan dalam perangkat lunak dan data.