RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG WAREHOUSE PADA INDUSTRI COLD STORAGE UDANG
(STUDI KASUS DI PT. CENTRALPERTIWI BAHARI, LAMPUNG)
Oleh
HERY SUTANTO F03499080
2009
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG WAREHOUSE PADA INDUSTRI COLD STORAGE UDANG
(STUDI KASUS DI PT. CENTRALPERTIWI BAHARI, LAMPUNG)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Teknologi Industri Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh
HERY SUTANTO F03499080
2009
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Herry Sutanto. F03499080. A Structure Design of Warehouse Goods Stock Information System at Shrimp Cold Storage Industry (A Case Study of PT. Centralpertiwi Bahari, Lampung). Supervised by Machfud.
SUMMARY
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) is an enterprise on agro-industrial area that produce windu shrimp (Paneus monodon) and white shrimp (Paneus marguiensis) that has been processed and also fresh. The main raw material product that produced is shrimp windu and vannamei (Litopenaeus vannamei). PT. CPB has one division that is Cold-storage & Processing Division, a special division to process shrimp from the plasma shrimp fishpond crop managed by plasma fishpond farmers that integrated execute with Aquaculture Division.
This study area is stock information system at Warehouse Department which manages subsidiary material stock (warehouse goods) and production stock as machinery appliances, employees, production equipments and maintaining production tools that used for shrimp processing production on Cold-storage & Processing Division. Its activity set are warehouse goods ordering and outflow system. The main purpose is to develop a system information of data management that is an application program for warehouse goods stock information system at warehouse department. The information system is designed to quickly, precise, and efficient use.
An object-oriented approach is applied on the generation of Warehouse Cold Storage Stock Information System (SIPCSD). The SIPCSD development is conducted through four phases includes specification, structure design, and implementation and verification system. The specification system determines the description and requirement of system. The SIPCSD structure design is helped by Computer Aided Software Engineering (CASE) tool Power Designer 6 Process Analysts to make a SIPCSD functional model structure design in Data Flow Diagram (DFD) form and Power Designer 6 Data Architects to design a database structure uses Microsoft Access 2003. SIPCSD Implementation applies Microsoft Visual Basic 6.0 that produces a Graphical User Interface / GUI so the system users can be easier to operate the system (User friendly).
Hery Sutanto. F03499080. Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Warehouse Pada Industri Cold Storage Udang (Studi Kasus Di PT. Centralpertiwi Bahari, Lampung). Dibawah Bimbingan Machfud.
RINGKASAN
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang agroindustri yang menghasilkan produk berupa udang windu (Penaeus monodon) dan udang putih (Penaeus merguiensis) yang sudah diolah maupun segar (fresh). Bahan baku utama produk yang dihasilkan adalah udang windu dan vannamei. PT. CPB mempunyai salah divisi yaitu Coldstorage & Processing yang merupakan divisi yang khusus mengolah udang dari hasil panen tambak udang plasma yang dikelola petani tambak plasma secara terpadu yang dilaksanakan Divisi Aquaculture.
Ruang lingkup yang menjadi kajian adalah sistem informasi persediaan barang pada Departemen Warehouse yang mengelola persediaan bahan-bahan pembantu (barang warehouse) dan perlengkapan produksi seperti suku cadang mesin, peralatan produksi karyawan dan perlengkapan untuk pemeliharaan alat-alat produksi yang digunakan untuk proses produksi pengolahan udang di Divisi Coldstorage & Processing. Rangkaian aktifitasnya adalah sistem pengorderan barang, sistem penerimaan barang dan sistem pengeluaran barang warehouse. Tujuan utama adalah Mengembangkan suatu sistem informasi manajemen data berupa program aplikasi bagi sistem informasi persediaan barang warehouse pada departemen warehouse. Sistem informasi dirancang agar dapat digunakan secara cepat, tepat dan efisien.
Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Persediaan Warehouse Cold Storage (SIPCSD) adalah pendekatan sistem dengan cara perancangan digunakan pendekatan object-oriented. Pengembangan SIPCSD dilakukan melalui empat tahap meliputi spesifikasi, rancang bangun, implementasi dan verifikasi sistem. Spesifikasi sistem menetapkan deskripsi dan kebutuhan sistem. Rancang bangun SIPCSD dibantu perangkat lunak Computer Aided Software Engineering (CASE) tool Power Designer 6 ProcessAnalyst untuk membuat rancang bangun model fungsional SIPCSD dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Power Designer 6 Data Architect untuk merancang bangun database menggunakan Microsoft Access 2003. Implementasi SIPCSD menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 yang menghasilkan suatu grafis antar muka pemakai (Graphical User Interface/GUI) sehingga pengguna sistem dapat lebih mudah mengoperasikan sistem (User friendly).
RIWAYAT HIDUP
Hery Sutanto lahir di Pati pada tanggal 9 Maret 1981 dari orang tua yang bernama Sudarmo dan Tinah. Penulis adalah anak kedua dari dua bersaudara. Penulis menyelesaikan pendidikan dasar di SDN Ngemplak Kidul 02 pada tahun 1993 dan pendidikan menengah pertama di SLTP I Margoyoso Pati pada tahun 1996, dan penulis lulus dari SMUN 1 Tayu Pati pada tahun 1999. Pada tahun yang sama, penulis diterima sebagai mahasiswa pada Departemen Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI).
Selama menjadi mahasiswa, penulis pernah menjadi asisten praktikum mata kuliah Sistem Informasi Manajemen pada tahun 2003. Selain itu, penulis juga aktif di berbagai kegiatan kemahasiswaan antara lain sebagai staf Departemen Olahraga dan Seni BEM Fateta IPB pada tahun 2002, staf Departemen Kesekretariatan Kabinet BEM IPB tahun 2002 dan berbagai kepanitiaan pada kegiatan kampus lainnya.
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam yang atas izin-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Dalam pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Machfud, MS selaku dosen pembimbing atas arahan dan masukkan yang telah diberikan kepada penulis hingga selesainya skripsi ini.
2. Dr. Ir. Aji Hermawan, MM dan Ir. Andes Ismayana, MT selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran.
3. Prof. Dr. Ir. Marimin, MSc sebagai Kepala Laboratorium Teknik dan Manajemen Industri yang telah memberikan bantuan dan motivasi penulis. 4. Seluruh staf Divisi Processing and Coldstorage PT. Centralpertiwi Bahari di
Lampung atas segala bantuan dan kerjasama selama melakukan penelitian. 5. Orang tua dan seluruh anggota keluarga tercinta yang telah memberikan doa,
motivasi dan segala bantuan selama penulis kuliah.
6. Rekan kerja di Regenstadt Computer : Alyfakhriansyah dan istri, Lulu, Dadien dan Hadi beserta keluarga yang telah memberikan bantuan dan semangat. 7. Teman-temanku yang membantu dan memberikan semangat selama
penyelesaian skripsi : Wahyu SN, Rani, Nafisah, Asswin 36, Adhi 38, Age, Deris, Yayan, Asiv, Novan, dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu.
Segala daya dan kemampuan telah diupayakan demi kesempurnaan skripsi ini, namun penulis menyadari skripsi ini belum mencapai kesempurnaan. Karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan di masa yang akan datang. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua civitas akademika dan pihak yang membutuhkan.
DAFTAR ISI
B. MANAJEMEN PERSEDIAAN ... 7
C. PEMBEKUAN UDANG ... 8
D. KLASIFIKASI ABC ... 9
E. PENELITIAN TERDAHULU... 11
III. METODOLOGI PENELITIAN A. KERANGKA PEMIKIRAN ... 12
B. PENDEKATAN SISTEM ... 12
C. FORMULASI PERMASALAHAN ... 14
D. TATA LAKSANA 1. Kajian Pustaka ... 15
2. Pengamatan Sistem ... 15
3. Pendefinisian Masalah ... 15
4. Pengumpulan Data dan Informasi ... 16
5. Perancangan Sistem ... 16
6. Implementasi Sistem ... 16
7. Verifikasi Sistem... 16
B. SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN ... 18
V. PERANCANGAN SISTEM A. SPESIFIKASI SISTEM ... 19
1. Deskripsi Sistem ... 19
2. Analisa Kebutuhan Informasi ... 19
3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ... 22
4. Kebutuhan Tenaga ... 22
5. Format dan Tipe Input-Output Sistem ... 23
6. Pemeliharaan Sistem ... 23
B. RANCANG BANGUN SISTEM ... 24
1. Rancang Bangun Umum ... 24
1.1 Struktur Sistem ... 24
1.2 Diagram Arus Data ... 25
2. Rancang Bangun Terinci ... 27
VI. PEMBAHASAN A. PERANCANGAN SISTEM ... 30
B. IMPLEMENTASI DAN VERIFIKASI SISTEM ... 32
1. IMPLEMENTASI SISTEM ... 32
2. VERIFIKASI SISTEM ... 37
C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM ... 40
VII. KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN ... 41
B. SARAN ... 42
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Model Dasar Sistem Informasi ... 5
Gambar 2. Penggambaran Grafik Dari Analisis ABC ... 10
Gambar 3. Tahapan Kerja Pendekatan Sistem ... 14
Gambar 4. Diagram Hirarki Sistem Informasi Persediaan Barang warehouse. 45 Gambar 5. Diagram alir data tingkat 0 SIPCSD ... 26
Gambar 6. Diagram alir data tingkat 1 Fungsi Evaluasi Pemasok dan Analisa ABC ... 27
Gambar 7. Model data konseptual SIPCSD ... 28
Gambar 8. Model data fisik SIPCSD ... 29
Gambar 9. Form Menu login SIPCSD ... 33
Gambar 10. Form Menu Utama SIPCSD ... 34
Gambar 11. Form Menu Home SIPCSD ... 34
Gambar 12. Form Menu Inisialisasi SIPCSD ... 35
Gambar 13. Form Menu Input SIPCSD ... 35
Gambar 14. Form Menu Output SIPCSD ... 36
Gambar 15. Form Menu LaporanSIPCSD ... 36
DAFTAR TABEL
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG WAREHOUSE PADA INDUSTRI COLD STORAGE UDANG
(STUDI KASUS DI PT. CENTRALPERTIWI BAHARI, LAMPUNG)
Oleh
HERY SUTANTO F03499080
2009
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG WAREHOUSE PADA INDUSTRI COLD STORAGE UDANG
(STUDI KASUS DI PT. CENTRALPERTIWI BAHARI, LAMPUNG)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Teknologi Industri Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh
HERY SUTANTO F03499080
2009
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Herry Sutanto. F03499080. A Structure Design of Warehouse Goods Stock Information System at Shrimp Cold Storage Industry (A Case Study of PT. Centralpertiwi Bahari, Lampung). Supervised by Machfud.
SUMMARY
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) is an enterprise on agro-industrial area that produce windu shrimp (Paneus monodon) and white shrimp (Paneus marguiensis) that has been processed and also fresh. The main raw material product that produced is shrimp windu and vannamei (Litopenaeus vannamei). PT. CPB has one division that is Cold-storage & Processing Division, a special division to process shrimp from the plasma shrimp fishpond crop managed by plasma fishpond farmers that integrated execute with Aquaculture Division.
This study area is stock information system at Warehouse Department which manages subsidiary material stock (warehouse goods) and production stock as machinery appliances, employees, production equipments and maintaining production tools that used for shrimp processing production on Cold-storage & Processing Division. Its activity set are warehouse goods ordering and outflow system. The main purpose is to develop a system information of data management that is an application program for warehouse goods stock information system at warehouse department. The information system is designed to quickly, precise, and efficient use.
An object-oriented approach is applied on the generation of Warehouse Cold Storage Stock Information System (SIPCSD). The SIPCSD development is conducted through four phases includes specification, structure design, and implementation and verification system. The specification system determines the description and requirement of system. The SIPCSD structure design is helped by Computer Aided Software Engineering (CASE) tool Power Designer 6 Process Analysts to make a SIPCSD functional model structure design in Data Flow Diagram (DFD) form and Power Designer 6 Data Architects to design a database structure uses Microsoft Access 2003. SIPCSD Implementation applies Microsoft Visual Basic 6.0 that produces a Graphical User Interface / GUI so the system users can be easier to operate the system (User friendly).
Hery Sutanto. F03499080. Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Warehouse Pada Industri Cold Storage Udang (Studi Kasus Di PT. Centralpertiwi Bahari, Lampung). Dibawah Bimbingan Machfud.
RINGKASAN
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang agroindustri yang menghasilkan produk berupa udang windu (Penaeus monodon) dan udang putih (Penaeus merguiensis) yang sudah diolah maupun segar (fresh). Bahan baku utama produk yang dihasilkan adalah udang windu dan vannamei. PT. CPB mempunyai salah divisi yaitu Coldstorage & Processing yang merupakan divisi yang khusus mengolah udang dari hasil panen tambak udang plasma yang dikelola petani tambak plasma secara terpadu yang dilaksanakan Divisi Aquaculture.
Ruang lingkup yang menjadi kajian adalah sistem informasi persediaan barang pada Departemen Warehouse yang mengelola persediaan bahan-bahan pembantu (barang warehouse) dan perlengkapan produksi seperti suku cadang mesin, peralatan produksi karyawan dan perlengkapan untuk pemeliharaan alat-alat produksi yang digunakan untuk proses produksi pengolahan udang di Divisi Coldstorage & Processing. Rangkaian aktifitasnya adalah sistem pengorderan barang, sistem penerimaan barang dan sistem pengeluaran barang warehouse. Tujuan utama adalah Mengembangkan suatu sistem informasi manajemen data berupa program aplikasi bagi sistem informasi persediaan barang warehouse pada departemen warehouse. Sistem informasi dirancang agar dapat digunakan secara cepat, tepat dan efisien.
Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Persediaan Warehouse Cold Storage (SIPCSD) adalah pendekatan sistem dengan cara perancangan digunakan pendekatan object-oriented. Pengembangan SIPCSD dilakukan melalui empat tahap meliputi spesifikasi, rancang bangun, implementasi dan verifikasi sistem. Spesifikasi sistem menetapkan deskripsi dan kebutuhan sistem. Rancang bangun SIPCSD dibantu perangkat lunak Computer Aided Software Engineering (CASE) tool Power Designer 6 ProcessAnalyst untuk membuat rancang bangun model fungsional SIPCSD dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Power Designer 6 Data Architect untuk merancang bangun database menggunakan Microsoft Access 2003. Implementasi SIPCSD menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 yang menghasilkan suatu grafis antar muka pemakai (Graphical User Interface/GUI) sehingga pengguna sistem dapat lebih mudah mengoperasikan sistem (User friendly).
RIWAYAT HIDUP
Hery Sutanto lahir di Pati pada tanggal 9 Maret 1981 dari orang tua yang bernama Sudarmo dan Tinah. Penulis adalah anak kedua dari dua bersaudara. Penulis menyelesaikan pendidikan dasar di SDN Ngemplak Kidul 02 pada tahun 1993 dan pendidikan menengah pertama di SLTP I Margoyoso Pati pada tahun 1996, dan penulis lulus dari SMUN 1 Tayu Pati pada tahun 1999. Pada tahun yang sama, penulis diterima sebagai mahasiswa pada Departemen Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI).
Selama menjadi mahasiswa, penulis pernah menjadi asisten praktikum mata kuliah Sistem Informasi Manajemen pada tahun 2003. Selain itu, penulis juga aktif di berbagai kegiatan kemahasiswaan antara lain sebagai staf Departemen Olahraga dan Seni BEM Fateta IPB pada tahun 2002, staf Departemen Kesekretariatan Kabinet BEM IPB tahun 2002 dan berbagai kepanitiaan pada kegiatan kampus lainnya.
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam yang atas izin-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Dalam pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Machfud, MS selaku dosen pembimbing atas arahan dan masukkan yang telah diberikan kepada penulis hingga selesainya skripsi ini.
2. Dr. Ir. Aji Hermawan, MM dan Ir. Andes Ismayana, MT selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran.
3. Prof. Dr. Ir. Marimin, MSc sebagai Kepala Laboratorium Teknik dan Manajemen Industri yang telah memberikan bantuan dan motivasi penulis. 4. Seluruh staf Divisi Processing and Coldstorage PT. Centralpertiwi Bahari di
Lampung atas segala bantuan dan kerjasama selama melakukan penelitian. 5. Orang tua dan seluruh anggota keluarga tercinta yang telah memberikan doa,
motivasi dan segala bantuan selama penulis kuliah.
6. Rekan kerja di Regenstadt Computer : Alyfakhriansyah dan istri, Lulu, Dadien dan Hadi beserta keluarga yang telah memberikan bantuan dan semangat. 7. Teman-temanku yang membantu dan memberikan semangat selama
penyelesaian skripsi : Wahyu SN, Rani, Nafisah, Asswin 36, Adhi 38, Age, Deris, Yayan, Asiv, Novan, dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu.
Segala daya dan kemampuan telah diupayakan demi kesempurnaan skripsi ini, namun penulis menyadari skripsi ini belum mencapai kesempurnaan. Karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan di masa yang akan datang. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua civitas akademika dan pihak yang membutuhkan.
DAFTAR ISI
B. MANAJEMEN PERSEDIAAN ... 7
C. PEMBEKUAN UDANG ... 8
D. KLASIFIKASI ABC ... 9
E. PENELITIAN TERDAHULU... 11
III. METODOLOGI PENELITIAN A. KERANGKA PEMIKIRAN ... 12
B. PENDEKATAN SISTEM ... 12
C. FORMULASI PERMASALAHAN ... 14
D. TATA LAKSANA 1. Kajian Pustaka ... 15
2. Pengamatan Sistem ... 15
3. Pendefinisian Masalah ... 15
4. Pengumpulan Data dan Informasi ... 16
5. Perancangan Sistem ... 16
6. Implementasi Sistem ... 16
7. Verifikasi Sistem... 16
B. SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN ... 18
V. PERANCANGAN SISTEM A. SPESIFIKASI SISTEM ... 19
1. Deskripsi Sistem ... 19
2. Analisa Kebutuhan Informasi ... 19
3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ... 22
4. Kebutuhan Tenaga ... 22
5. Format dan Tipe Input-Output Sistem ... 23
6. Pemeliharaan Sistem ... 23
B. RANCANG BANGUN SISTEM ... 24
1. Rancang Bangun Umum ... 24
1.1 Struktur Sistem ... 24
1.2 Diagram Arus Data ... 25
2. Rancang Bangun Terinci ... 27
VI. PEMBAHASAN A. PERANCANGAN SISTEM ... 30
B. IMPLEMENTASI DAN VERIFIKASI SISTEM ... 32
1. IMPLEMENTASI SISTEM ... 32
2. VERIFIKASI SISTEM ... 37
C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM ... 40
VII. KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN ... 41
B. SARAN ... 42
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Model Dasar Sistem Informasi ... 5
Gambar 2. Penggambaran Grafik Dari Analisis ABC ... 10
Gambar 3. Tahapan Kerja Pendekatan Sistem ... 14
Gambar 4. Diagram Hirarki Sistem Informasi Persediaan Barang warehouse. 45 Gambar 5. Diagram alir data tingkat 0 SIPCSD ... 26
Gambar 6. Diagram alir data tingkat 1 Fungsi Evaluasi Pemasok dan Analisa ABC ... 27
Gambar 7. Model data konseptual SIPCSD ... 28
Gambar 8. Model data fisik SIPCSD ... 29
Gambar 9. Form Menu login SIPCSD ... 33
Gambar 10. Form Menu Utama SIPCSD ... 34
Gambar 11. Form Menu Home SIPCSD ... 34
Gambar 12. Form Menu Inisialisasi SIPCSD ... 35
Gambar 13. Form Menu Input SIPCSD ... 35
Gambar 14. Form Menu Output SIPCSD ... 36
Gambar 15. Form Menu LaporanSIPCSD ... 36
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
12 I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Suatu perusahaan harus mempunyai keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan dengan perusahaan lain. Keunggulan produk yang dihasilkan tidaklah cukup untuk dapat bersaing dengan pesaing. Kemampuan dalam menentukan kebijakan yang tepat yang didukung oleh teknologi informasi yang baik merupakan salah satu alat untuk menghadapi persaingan tersebut. Dalam menghadapi persaingan industri yang semakin ketat, teknologi informasi mempunyai peranan yang penting dalam mendapatkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Teknologi informasi sekarang ini sudah menjadi bagian yang tidak dipisahkan dalam pengelolaan perusahaan. Informasi yang dihasilkan melalui pengelolaan teknologi informasi yang baik akan menciptakan efektifitas dalam pemakaian informasi.
Efektifitas pemakaian informasi dapat menjadi faktor penentu dalam ketepatan pengambilan keputusan. Sebagai contoh adalah perusahaan ingin mengetahui informasi jumlah persediaan barang yang terdapat di gudang persediaan yang nantinya akan digunakan untuk menentukan perencanaan produksi. Ketepatan dalam mengolah informasi persediaan tersebut akan berperan dalam penentuan jumlah kebutuhan bahan baku dan pendukung yang akan digunakan untuk perencanaan produksi nanti.
13 Sistem informasi yang terpadu akan mencipatakan sinkronisasi dalam mendapatkan informasi dari semua divisi atau departemen yang ada dalam suatu perusahaan karena sumber informasi berasal dari satu tempat saja. Sistem informasi yang terpadu dapat lebih mudah dikelola dan didistribusikan kepada semua divisi dan departemen yang membutuhkan.
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang agroindustri yang menghasilkan produk berupa udang windu (Penaeus monodon) dan udang putih (Penaeus merguiensis) yang sudah diolah maupun segar (fresh). Bahan baku utama produk yang dihasilkan adalah udang windu dan vannamei. PT. CPB mempunyai salah divisi yaitu
Coldstorage & Processing yang merupakan divisi yang khusus mengolah udang windu dari hasil panen tambak udang plasma yang dikelola petani tambak plasma secara terpadu yang dilaksanakan Divisi Aquaculture. Divisi
Coldstorage & Processing merupakan divisi yang membutuhkan sistem manajemen produksi yang baik karena divisi ini merupakan divisi yang menghasilkan produk utama perusahaan. Divisi Coldstorage & Processing
mempunyai sembilan departemen yaitu Departemen Warehouse, departemen
PPC, departemen quality control, departemen water treatment, departemen
processing, departemen quality assurance, departemen quality evaluation, departemen engineering, dan departemen Research and Development. Departemen Warehouse merupakan departemen yang mengelola persediaan bahan-bahan pembantu (barang warehouse) dan perlengkapan produksi seperti suku cadang mesin, peralatan produksi karyawan dan perlengkapan untuk pemeliharaan alat-alat produksi yang digunakan untuk proses produksi.
Pengelolaan informasi persediaan bahan pembantu pada Departemen
14 suku cadang atau sparepart yang dalam hal ini telah tersedia dan dikelola oleh Departemen Warehouse. Informasi ketersediaan suku cadang mesin harus tersedia secara akurat demi kelancaran proses produksi.
Disamping suku cadang mesin-mesin produksi, faktor ketersediaan bahan-bahan pembantu dalam proses produksi udang beku juga perlu dikelola dengan baik. Bahan-bahan pembantu seperti bahan pengemas dan bahan-bahan kimia merupakan salah satu faktor utama dalam kelancaran produksi. Pengelolaan yang dilakukan secara manual selama ini juga memperlambat proses penyajian laporan kondisi persediaan barang yang dilakukan per periode tertentu.
B. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mempelajari, menyusun spesifikasi dan faktor-faktor serta parameter-parameter sistem informasi persediaan barang warehouse Departemen
Warehouse Divisi Coldstorage & Processing di PT. Centralpertiwi Bahari. 2. Menerapkan sistem informasi manajemen yang dapat mendukung aktifitas sistem persediaan barang warehouse pada Departemen Warehouse, divisi
Coldstorage & Processing di PT. Centralpertiwi Bahari.
3. Mengembangkan suatu sistem informasi manajemen data berupa program aplikasi bagi sistem informasi persediaan barang warehouse pada Departemen Warehouse, Divisi Coldstorage & Processing di PT. Centralpertiwi Bahari.
C. RUANG LINGKUP
15 berkaitan dengan rangkaian aktifitas sistem persediaan barang warehouse yang terdapat dalam Departemen Warehouse pada divisi Coldstorage dan Processing. Rangkaian aktifitas tersebut adalah sistem pengorderan barang, sistem penerimaan barang dan sistem pengeluaran barang warehouse. Karena rangkaian aktifitas tersebut merupakan faktor penentu dalam pengelolaan persediaan barang warehouse untuk mendapatkan ketepatan informasi persediaan barang maka perlu dirancang dan dikembangkan satu sistem informasi persediaan barang warehouse terpadu berbasis komputer.
D. MANFAAT
16 II. TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambil keputusan. Data didefinisikan sebagai bahan mentah bagi informasi yang berupa kelompok teratur dari simbol-simbol yang mewakili suatu kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya (Davis, 1991). Bentuk hubungan data dari informasi sebagai dasar dari suatu sistem dapat dilihat pada Gambar 1. Manajemen adalah proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang akan dilakukan manajer pada operasi organisasi mereka. Fungsi-fungsi tersebut adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Data Pengolahan Informasi
Data Pengolahan Informasi
Penyimpanan Data
Model Dasar Sistem Informasi dengan Penyimpanan Data
Model Dasar Sistem Informasi
Gambar 1. Model Dasar Sistem Informasi (Davis, 1991)
17 McLeod(1996) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik.
Menurut Stairs dan Reynold (1998) sistem informasi manajemen adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan atau komponen-komponen yang dikumpulkan sebagai masukan, kemudian dilakukan pengolahan, transformasi dan penyimpanan sebagai proses dan mengahasilkan informasi yang bernilai sebagai keluaran, serta terdapat suatu mekanisme aliran umpan balik untuk perbaikan pada masukan dan proses sehingga tercapai tujuan sesuai dengan yang ditetapkan. Masukan merupakan kegiatan pengambilan dan pengumpulan data mentah. Proses merupakan transformasi data menjadi informasi (keluaran). Keluaran merupakan informasi yang berguna, biasanya dalam bentuk dokumen, laporan dan transaksi. Umpan balik adalah keluaran yang digunakan untuk membuat perubahan terhadap masukan dan proses.
Sistem informasi mempunyai karakteristik yang sama seperti sistem pada umumnya. Tujuan utama sistem informasi adalah untuk mentransformasi data menjadi informasi yang bernilai. Dalam konteks bisnis suatu informasi adalah subsistem dari sistem bisnis pada perusahaan. Setiap sistem memiliki tujuan seperti meningkatkan profit, meningkatkan pangsa pasar atau peningkatan pelayanan terhadap pelanggan. Suatu sistem informasi pada perusahaan dapat didesain untuk menyediakan informasi bagi setiap aktifitas bisnis, baik yang bersifat operasional, taktis dan strategis (Schulties dan Summer, 1992).
18 langsung menerapkan sistem tersebut. Suatu model merupakan abstrak yang digunakan untuk meniru keaadaan yang sebenarnya. Eriyatno (1998) juga menambahkan bahwa secara umum model didefinisikan sebagai suatu perwakilan atau abstraksi dari sebuah obyek atau situasi aktual. Model dikatakan lengkap apabila dapat mewakili berbagai aspek dan realitas yang sedang dikaji. Permodelan sistem diartikan sebagai suatu gagasan aktifitas pembuatan model.
Penerapan sistem informasi manajemen berbasis komputer akan tercipta peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan. Tujuan akhirnya dari komputerisasi sisitem informasi bisnis adalah tercapainya kepuasan pelanggan dan memberikan keunggulan kompetitif abagi perusahaan melalui penurunan biaya produksi dan peningkatan profit perusahaan (Stairs dan Reynold, 1998).
Menurut Murdick dan Ross (1984), penggunaan komputer dalam sistem informasi menjadi penting untuk informasi modern dan efektif. Hal ini didasarkan pada keunggulan komputer dan syarat yang harus dipenuhi dari sebuah sistem informasi manajemen modern dan efektif. Keuntungan penggunaan komputer dibandingkan dengan metode manual adalah ketepatan, kapasitas penyimpanan, kecepatan serta kemampuan pengumpulan dan komunikasi yang cepat.
B. MANAJEMEN PERSEDIAAN
19 sebagai sejumlah barang atau bahan baku yang disimpan untuk dipergunakan di masa yang akan datang.
Menurut Machfud (1999), persediaan atau inventory adalah stok atau barang yang disimpan. Dalam lingkup agroindustri atau kegiatan produksi, barang tersebut mencakup bahan baku, bahan pembantu, kemasan, produk setengah jadi, produk jadi, suku cadang mesin dan segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan produksi.
Rangkuti (2002) menyatakan bahwa sistem persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menciptakan dan menjamin tersedianya sumber daya dalam kuantitas dan pada waktu yang tepat.
Fungsi utama pengendalian persediaan adalah agar supaya proses produksi tidak terganggu atau terhambat yang disebabkan karena kekurangan atau tiadanya bahan baku. Hal ini berakibat kapasitas produksi tidak sepenuhnya terpakai, terjadi kondisi idle baik fasilitas maupun tenaga kerja serta tidak tercapainya target atau rencana produksi yang akhirnya menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan konsumen.
C. PEMBEKUAN UDANG
Udang merupakan salah satu bahan pangan yang mudah rusak. Kemunduran mutu udang dapat disebabkan karena peristiwa autolisis, bakteriologis dan oksidasi. Kemunduran mutu udang secara autolisis terjadi karena senyawa kimia pada jaringan tubuh yang telah mati terurai oleh kegiatan enzim yang tidak terkendali. Kerusakan mutu udang karena faktor bakteriologis terjadi akibat adanya kegiatan bakteri yang berasal dari selaput lendir dipermukaaan tubuh dan saluran pencernaan. Udang memiliki kandungan lemak cukup tinggi sehingga menyebabkan terjadinya oksidasi oleh oksigen yang terdapat secara bebas di udara.
20 reaksi-reaksi kimia dan menekan aktifitas enzim. Pembekuan dapat mereduksi jumlah mikroorganisme dengan nyata, tetapi tidak dapat mensterilkan makanan dari mikroorganisme (Frazier, 1977).
Menurut Moelyanto (1992), proses pendinginan hanya mampu menghambat proses kemunduran mutu udang karena aktifitas bakteriologis, kimia dan fisika. Ilyas (1983) menyatakan bahwa proses kemunduran secara biologis masih terjadi pada suhu 00C karena bakteri masih berkembang biak dengan aktif. Perkembangbiakan bakteri dapat dihentikan pada suhu -7,50C. Pada suhu -200C atau lebih rendah, proses penurunan mutu secara bakteriologis dapat teratasi karena pada suhu tersebut bakteri tidak dapat hidup.
Prinsip penanganan hasil perikanan yang baik menurut Ilyas (1993) adalah rantai dingin dimana suhu bahan baku dipertahankan dibawah 50C, bersih, cepat dan tepat agar kemunduran mutu dan kerusakan fisik dapat ditekan secta hati-hati dalam penanganannya. mutu bahan baku yang telah didinginkan dapat dipertahankan sampai kurang lebih 48 jam.
D. ANALISIS ABC
Jenis item persediaan yang terdapat pada suatu industri beragam dan tergantung keadaan jenis dan lingkup industrinya. Item persediaan yang dikendalikan bisa hanya beberapa jenis atau beratus jenis persediaan. Untuk industri yang mengelola banyak item persediaan (baik dalam bentuk bahan baku/bahan pembantu atau jenis produk), maka tidak efisien kalau setiap jenis persediaan tersebut dikendalikan (Machfud, 1999).
21 Menurut Render dan Geizer (2001), Analisis ABC membagi persediaan di tangan ke dalam toga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC merupakan penerapan persediaan dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa ada ”beberapa yang penting dan banyak yang sepele”. Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumberdaya pada bagian persediaan penting yang sedikit itu dan bukan pada bagian persediaan yang banyak namun sepele.
Untuk menentukan nilai uang tahunan dari volume dalam analisis ABC, kita mengukur permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit. Butir persediaan kelas A adalah persediaan-persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi. Butir-butir persediaan semacam ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari butir-butir persediaan total, tetapi mewakili 70% sampai 80% dari total biaya persediaan. Butir persediaan kelas B adalah butir-butir persediaan yang volume tahunannya (dalam nilai uang) sedang. Butir-butir persediaan ini mungkin hanya mewakili 30% dari keseluruhan persediaan dan 15% sampai 25% dari nilainya. Butir-butir persediaan yang volume tahunannya kecil, dinamakan kelas C yang mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan. (Render dan Geizer, 2001)
22 E. PENELITIAN TERDAHULU
Gunawan (1997) merancang sistem komputerisasi manajemen pengendalian produksi sirup glukosa. Paket program Glucose Control Information System 1997 (GIS97) merupakan paket program multiuser yang menggunakan fasilitas pangkalan data dan pemrograman dengan perangkat lunak Visul Foxpro 3.0 for windows yang membentuk file laporan dan file-file tabel bebas yang berisi data-data hasil pengolahan program.
Rayadi (1998) mengembangkan sistem informasi manajemen pengendalian mutu pada industri pulp dan kertas. Program pulp and paper quality management information system (PPQMIS) merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang dapat melakukan proses penanganan data, pengolahan dan manipulasi data serta penyimpanan data dengan menghasilkan keluaran yang efektif bagi pengguna.
Suherman (2002) mengembangkan sistem informasi manajemen untuk pengendalian persediaan bahan pada kasus di Hotel Salak The Herritage Bogor. Program SimVent Salak diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 tersebut bertujuan untuk mendukung pengambilan keputusan dan tindakan pengendalian persediaan bahan bagi pengguna sistem terutama untuk manajer purchasing dan manajer store room dalam hal menjaga dan mengawasi ketersediaan bahan di gudang.
23 III. METODOLOGI
A. KERANGKA PEMIKIRAN
Dalam melakukan pengelolaan persediaan barang warehouse dan produk jadi saat ini banyak kendala yang dihadapi. Kendala utama yang dihadapi adalah masih rendahnya akses informasi yang dibutuhkan serta sistem informasi yang belum terorganisir secara sistematis sehingga akan menyulitkan dalam pengaksesan informasi yang dibutuhkan. Kesulitan dalam pengaksesan informasi yang dibutuhkan tersebut dapat menghambat dalam pengambilan keputusan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat.
Sistem informasi sebaiknya dirancang untuk dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh departemen-departemen di perusahaan. Sistem informasi tersebut mengintegrasikan semua fungsi departemen ke dalam satu sistem informasi berbasis komputer. Integrasi akan meningkatkan koordinasi dan sinkronisasi pengambilan keputusan operasional secara menyeluruh yang dibuat deprtemen-departemen perusahaan. Integrasi informasi perlu, karena satu perusahaan dapat dipandang sebagai unit sistem, yakni sistem bisnis yang terdiri dari beberapa sub-sistem. Sub-sistem bisnis berupa departemen-departemen yang dimiliki perusahaan (Jogiyanto, 1995).
Sistem informasi yang dikembangkan pada Coldstorage&Processing
Division di PT. Centralpertiwi Bahari nantinya akan dapat menyajikan data-data yang akurat sehingga persediaan barang warehouse dan produk jadi dapat selalu dikontrol dengan baik.
B. PENDEKATAN SISTEM
24 Pendekatan sistem adalah suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah yang ada. Masalah merupakan kondisi yang memiliki potensi untuk merugikan atau menghasilkan keuntungan. Pemecahan masalah adalah sesuatu yang memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Menurut McLeod (1993), pendekatan sistem dapat dilakukan dengan tiga tahap yaitu: tahap persiapan, tahap pendefinisian dan tahap pmecahan masalah. untuk mempersiapkan pemecahan masalah manajer harus memandang perusahaan sebagai satu sistem, dapat memahami lingkungan perusahaan dan dapat mengidentifikasi sub-sistem dalam perusahaan. Pada tahap pendefinisian masalah, manajer harus mengawalinya dari tingkatan sistem kemudian ke sub-sistem dan menganalisa departemen-departemen sistem menurut urutan tertentu. Pada tahap pemecahan masalah, manajer harus dapat mengidentifikasi berbagai alternatif pemecahan masalah kemudin mengevaluasi setiap alternatif tersebut dan selanjutnya memilih dan menetapkan solusi yang terbaik, kemudian menerapkan solusi yang terpilih. Terakhir, manajer harus membuat suatu tahapan tindak lanjut yang dapat memastikan bahwa solusi yang diterapkan efektif.
25 Gambar 3. Tahapan Kerja Pendekatan Sistem (Maneth dan Park, 1973)
C. FORMULASI PERMASALAHAN
26 persediaan adalah agar suapaya proses produksi tidak terganggu atau terhambat karena adanya kekurangan atau tiadanya bahan baku. Sistem pengelolaan persediaan yang baik dan sistematis akan dapat menghindari permasalahan tersebut. Pengelolaan yang sistematis dapat melibatkan suatu sistem informasi yang nantinya akan membantu menangani aliran informasi mengenai barang-barang atau bahan-bahan persediaan yang digunakan di dalam sistem produksi.
Sistem informasi persediaan diperlukan untuk memberikan informasi kepada seluruh pihak yang merupakan satu kesatuan dalam sistem produksi perusahaan. Aliran informasi akan semakin cepat jika menggunakan sistem informasi yang baik dan sistematis. Untutk memenuhi jadwal perencanaan produksi maka informasi mengenai kondisi stok bahan baku perlu diatur sehingga tidak terjadi penghentian produksi karena tidak adanya bahan baku yang akan digunakan. Informasi stok bahan baku yang dalam hal ini adalah bahan pembantu juga akan menjadi informasi dalam perencanaan produksi utnuk masa yang akan datang.
D. TATA LAKSANA 1. Kajian Pustaka
Kajian pustaka dilakukan untuk memepelajari teknik-teknik yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi dan hal yang berkaitan dengan sistem pengelolaan bahan baku pembantu.
2. Pengamatan Sistem
Pengamatan sistem dapat dilakukan dengan menggunakan melakukan pengamatan terhadap semua elemen lingkungan yang ada didalam perusahaan, kemudian dilakukan pengidentifikasian sub sistem perusahaan. Sub sistem perusahaan diamati berdasarkan departemen fungsional perusahaan melalui struktur organisasi perusahaan.
27 Tahap ini dilakukan melalui analisis terhadap komponen-komponen sistem berdasarkan urutan tertentu yaitu : evaluasi standar, pembandingan keluaran sistem dengan standar yang ditetapkan, melakukan evaluasi manajemen, melaksanakan evaluasi pengolahan informasi, mengevaluasi masukan dan sumber daya masukan dan melakukan evaluasi proses transformasi dan evaluasi terhadap sumber daya keluaran.
4. Pengumpulan Data dan Informasi
Data dan informasi dikumpulkan melalui penelusuran terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat dan melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam sistem yang akan dibuat di Departemen Warehouse Divisi Coldstorage & Processing PT. Centralpertiwi Bahari Lampung.
5. Perancangan Sistem
Setelah pengamatan dan kajian pustaka dilakukan, kemudia dilakukan identifikasi terhadap berbagai hal yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang dilibatkan dalam sistem yang dirancang. Setelah itu dilakukan perancangan sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pelaku dan pengguna dalam sistem.
6. Implementasi Sistem
Impelementasi sistem dilakukan dengan cara membuat permodelan sistem dan pembuatan program yang digunakan oleh sistem informasi yang dirancang. Pembuatan model sistem beserta rancangan database sistem dengan menggunakan CASE Tool. Case tool yang digunakan adalah PowerDesigner 6 Proses analyst dan data architect. Sedangkan program yang digunakan untuk pengembangan sistem informasi persediaan barang ware house adalah
Microsoft Access 2003.
29 IV. PENGAMATAN SISTEM
A. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
PT. Centralpertiwi Bahari (PT. CPB) merupakan perusahaan agroindustri penghasil udang segar beku dan olahan yang menggunakan bahan baku utama berupa udang segar yang langsung dipanen dari tambak yang dikelola sendiri. Jenis udang yang digunakan sebagai bahan baku utama adalah jenis udang windu (Penaeus monodon) dan vannamei (Lithopenaeus vannamei). Kedua jenis udang ini dapat mencapai ukuran besar sehingga dapat mencapai harga pasaran yang baik untuk ekspor.
Bahan baku yang dipasok sendiri dari tambak atau tempat budidaya udang sangat menguntungkan perusahaan karena dapat memperlancar sistem produksi dan terjaganya kualitas produk yang dihasilkan. Lokasi tambak yang satu lokasi dengan pabrik pengolah memungkinkan terjaganya dengan baik kesegaran dari udang sebelum diolah. Setiap hari rata-rata mengolah bahan baku dari kedua jenis udang windu dan vannamei kurang lebih 140 Ton.
Udang windu dan vannamei segar kemudian dikirim dan diolah menjadi berbagai macam produk oleh Divisi Colstorage dan Processing. Pada proses pengolahan udang menjadi produk sesuai pesanan tersebut menggunakan berbagai macam bahan-bahan pembantu dan pendukung agar menjadi produk yang lebih bernilai. Bahan-bahan pendukung tersebut antara lain kemasan, label, spare part mesin produksi, peralatan quality control, peralatan penunjang masing-masing departemen.
Pengaturan bahan-bahan penunjang dilakukan oleh Departemen
30 B. SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
PT. CPB mempunyai jaringan sistem informasi untuk menghubungkan antar divisi secara online dengan menggunakan jaringan intranet dan internet perusahaan. Tetapi jaringan ini hanya sebatas digunakan untuk melakukan komunikasi internal perusahaan dan pengiriman data saja. Selama ini perusahaan menggunakan email untuk komunikasi data. Karena perusahaan belum mempunyai sistem informasi yang terpadu maka informasi yang diperoleh menjadi lambat dan saling menunggu untuk memperoleh informasi.
Pada divisi Coldstorage dan Processing, sistem pengelolaan informasi juga menggunakan sistem yang sama pada perusahaan. Pada kenyataannya, sistem tersebut juga tidak efektif digunakan pada divisi ini. Hal ini dikarenakan informasi menjadi terkirim lebih lama dan sering terhambat karena jaringan internet yang turun (down). Sistem pengelolaan informasi menggunakan email tidak tepat karena data yang dikirim biasanya memerlukan pengolahan lebih lanjut.
Pada Departemen Warehouse di divisi Colstorage dan Processing, sistem pengelolaan informasi menggunakan catatan secara manual dalam buku kemudian catatan tersebut dicatat kembali ke dalam aplikasi Microsoft Excel yang perubahaannya tidak dapat dipantau sewaktu-waktu atau tidak dapat dilihat secara realtime. Penggunaan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan pengelolaan barang warehouse efektif jika hanya digunakan pada Departemen
31 V. PERANCANGAN SISTEM
A. SPESIFIKASI SISTEM 1. Deskripsi Sistem
Sistem Informasi Persediaan Barang Warehouse atau disebut SIPCSD yang dirancang adalah sistem informasi berbasis komputer yang dapat mengolah data dan menyediakan informasi kegiatan pengaturan persediaan secara terstruktur yang bersifat tepat waktu, tepat sasaran, akurat dan efisien. Sistem ini akan mendukung pihak manajemen Departemen Warehouse di Divisi Colstorage dan Processing PT CPB dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan proses pengelolaan persediaan barang warehouse.
Sumber data yang digunakan dalam pembuatan sistem ini berasal dari Divisi Colstorage dan Processing, Departemen Warehouse dan penelusuran pustaka. Pengguna sistem informasi ini terdiri dari pihak-pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses manajemen persediaan, yaitu Departemen Warehouse, departemen PPC dan departemen processing.
Pada pengembangan sistem ini diperlukan masukan-masukan sistem seperti data-data histori pembelian barang, data pesanan barang, data penggunaan barang, data transfer barang antar gudang dan data histori persediaan barang akhir.
Sistem Informasi persediaan barang warehouse dapat melakukan fungsi penyimpanan dan pengolahan data masukan kemudian mengolahnya menjadi informasi yang berguna untuk manajemen persediaan barang warehouse. Keluaran dari sistem ini adalah informasi yang telah diolah, ringkat dan akurat yang dapat dimanfaatkan oleh manajer warehouse di Divisi
Colstorage dan Processing.
2. Analisa Kebutuhan Informasi
32 departemen processing. Berdasarkan analisa kebutuhan dapat diidentifikasikan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam SIPCSD adalah :
1. Informasi barang
2. Informasi persediaan awal barang 3. Informasi evaluasi pemasok 4. Informasi pemasok
5. Informasi persediaan akhir barang 6. Informasi penggunaan barang 7. Informasi analisa ABC
Tabel 1. Matrik Kebutuhan informasi pemakai SIPCSD
Departemen
Jenis Informasi Warehouse PPC Processing
33 Tabel 1. Matrik kebutuhan informasi pemakai SIPCSD (Lanjutan)
- Alamat Pemasok ++ - -
- Kode Barang Pasokan ++ - -
34 Tabel 1. Matrik kebutuhan informasi pemakai SIPCSD (Lanjutan)
- harga barang + ++ -
- Nilai klasifikasi ABC + ++ -
Keterangan : ++ = Sangat memerlukan informasi + = Memerlukan informasi - = Tidak memerlukan informasi
3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang agar dapat diimplementasikan memerlukan komponen perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) sehingga dapat mendukung sistem secara maksimal.
Untuk pengembangan sistem informasi SIPCSD ini, memerlukan perangkat keras antara lain :
1. Satu set perangkat komputer berprosessor Intel Pentium IV atau setara dengan menggunakan RAM 512 MB
2. Media penyimpanan harddisk dengan kapasitas minimal 10 GB 3. Printer dan monitor sebagai keluaran data
4. Keyboard dan mouse sebagai alat masukan data
Kebutuhan perangkat lunak dalam proses perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang warehouse adalah :
1. Sistem Operasi Windows XP Professional SP 2
2. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai perangkat lunak untuk mengimplementasikan system yang telah dirancang.
3. Microsoft Visio 2003 sebagai perangkat lunak untuk pembuatan diagram rancangan dan flow chart
4. Power Designer 6 Data architect dan ebagai perangkat lunak untuk perancangan database
35 4. Kebutuhan Tenaga
Dalam pengembangan sistem informasi manajemen untuk pengendalian persediaan barang warehouse pada tahapan perancangan sistem, tahapan implementasi sistem dan pelaksanaan sistem dibutuhkan tenaga kerja, yaitu sistem analis sistem, pengumpul data, programer dan operator. Pada pembuatan sistem SIPCSD ini , semuanya dilakukan oleh satu personil.
Dalam pembuatan sistem ini, analis sistem mempunyai tugas menganalisa, merancang bangun, mengimplementasikan, menguji dan mengembangkan sistem. Programer bertugas membuat bagan arus program, menulis kode program, pengujian program, mencari kesalahan program dan melakukan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan program pada tahap implementasi. Pengumpul data bertugas menganalisa kebutuhan data dan mengorganisasikan data. Operator bertugas memasukkan data, mengakses data dan mendistribusikan keluaran data yang berupa informasi.
5. Format Input-Output Sistem
Sistem informasi manajemen pengendalian persediaan barang
warehouse terdiri dari data-data masukan (input) dan data-data keluaran (output) yang merupakan alur dari hasil suatu aplikasi sistem informasi. Input didapat dari data yang dikumpulkan dan dicatat oleh kolektor data yang diperoleh dari bagian gudang dan data dari setiap pesanan dari bagian Produksi di divisi Processing dan Coldstorage. Output dihasilkan dari masukan data yang telah ada sistem dan berupa pelaporan baik berupa visual dilayar monitor maupun dalam bentuk cetak printer.
6. Pemeliharaan Sistem
36 komputer yang dapat merusak sistem perangkat lunak dan sistem operasi. Pemantauan rutin perlu dilakukan untuk mencari, mengetahui dan melakukan perbaikan terhadap kesalahan sistem yang ditemukan dalam perangkat lunak dan data.
B. RANCANG BANGUN SISTEM
Rancang bangun sistem merupakan tahap lanjutan dari spesifikasi sistem. Rancang bangun sistem SIPCSD terdiri dari rancang bangun umum dan rancang bangun terinci.
1. Rancang Bangun Umum
Merupakan proses penggambaran secara umum sistem yang akan dikembangkan untuk pengguna sistem. Rancang bangun umum digunakan untuk permodelan fungsional sistem SIPCSD dengan menggunakan CASE Tool Power Designer 6 Process Analyst. Teknik yang digunakan dalam rancang bangun umum adalah struktur sistem dan diagram arus data (Data Flow Diagram/DFD), yang menggambarkan aliran informasi keseluruhan sistem. Rancang bangun umum digunakan sebagai pengantar ke rancang bangun rinci.
a. Struktur Sistem
37
Gambar 4. Diagram Hirarki Sistem Informasi Persediaan Barang warehouse
b. Diagram Arus Data
38 HASIL EVALUASI PEMASOK
LAPORAN KEDATANGAN BARANG PENGIRIMAN BARANG
ANALISIS ABC
DATA PEMASOK BARANG WAREHOUSE
DAFTAR KEBUTUHAN PROCESSING
RETUR BARANG INFO DETAIL BARANG WAREHOUSE
STOK AKHIR BARANG
INFO STOK BARANG JADWAL DAN KEBUTUHAN BARANG WAREHOUSE
0
SIPCSD
+
DEPARTEM EN PPC
DEPARTEM EN PROCESSI
NG
DEPARTEM EN WAREHOUS
E DIVISI
PURCHASIN G
PEMASOK
39 Gambar 6. Diagram alir data tingkat 1 Fungsi Evaluasi Pemasok dan Analisa
ABC
2. Rancang Bangun Terinci
Rancang bangun terinci merupakan salah satu unsur penting untuk melangkah ke proses implementasi sehingga perlu dilakukan sebaik
HASIL EVALUASI PEMASOK DATA KEDATANGAN BARANG
KATEGORI PEMASOK
DAFTAR BARANG PASOKAN
NAMA PEMASOK HASIIL ANALISIS ABC
INFO STOK AKHIR
INFO HARGA BARANG JML PENGGUNAAN BARANG
DEPT PPC
1
ANALISIS ABC
1 DATA BARANG WAREHOUSE
2 EVALUASI PEMASOK
+
2 DATA PEMASOK PEMASOK
3
40 mungkin agar keseluruhan informasi yang dihasilkan pada tahapan analisis sistem/spesifikasi sistem dapat disajikan dan memberikan penjelasan yang sesuai dengan keinginan pengguna.
Proses rancang bangun terinci dilakukan dalam dua tahap yaitu penyusunan model data konseptual (Conceptual data Model/CDM) dan Model data Fisik (Physical Data Model/PDM). CDM merupakan model yang menunjukkan struktur data dari sebuah basis data yang bersifat logik dan merupakan struktur dari penyimpan data (Data Storage). PDM memberikan model yang lebih spesifik dalam melakukan implementasi sistem yaitu berupa physical data yang lebih aktual. PDM merupakan tahapan akhir dari rancang bangun sistem untuk melangkah ke dalam tahapan implementasi sistem. Untuk melihat rancang bangun terinci CDM dan PDM dapat dilihat pada Gambar 7 dan Gambar 8.
AMBILPRODUCT
41
42 VI. PEMBAHASAN
A. PERANCANGAN SISTEM
Sistem informasi persediaan barang warehouse bagi Divisi Coldstorage dan Process PT. CPB dikembangkan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen persediaan yang sudah berjalan. Peningkatan kinerja ini terjadi karena kebutuhan informasi dalam melakukan pengendalian persediaan barang dapat diperoleh secara cepat, akurat dan tepat. Oleh sebab itu perlu dikembangkan sebuah sistem yang terintegrasi dengan sebuah perangkat lunak yang dapat mengawasi pergerakan barang dan mampu memberikan informasi pengendalian persediaan barang warehouse.
Menurut Davis (1991), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambil keputusan. Data didefinisikan sebagai bahan mentah bagi informasi yang berupa kelompok teratur dari simbol-simbol yang mewakili suatu kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya.
Sistem adalah penyusunan atau pengaturan sesuatu atau komponen-komponen yang saling berinteraksi dan berhubungan yang menjadi bentuk kesatuan. Sistem informasi manajemen adalah pengaturan komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk mendukung operasional manajemen dan pengambilan keputusan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi (Whitten et.al. 1986).
Manfaat sistem informasi manajemen adalah 1) menyediakan informasi yang mempunyai sifat tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran, dapat dipercaya, jelas dan fleksibel; 2) mengefektifkan proses pengambilan keputusan; 3) Membebaskan pimpinan dan staf dari kegiatan mengolah data atau informasi (kecuali informasi yang bersifat rahasia) (eriyatno, 1998).
Dalam pengembangan sistem informasi persediaan barang warehouse
43 spesifikasi sistem, rancang bangun sistem, implementasi sistem dan verifikasi sistem.
Spesifikasi sistem digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem sehingga dapat diketahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan oleh para pengguna. Analisis kebutuhan sistem yang diperlukan berupa kebutuhan data, kebutuhan perangkat lunak dan keras, kebutuhan tenaga dan analisis terhadap input dan output sistem. Tahapan spesifikasi ini merupakan hal yang penting dilakukan sebelum melakukan perancangan sistem. Inti dari spesifikasi sistem adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan analisa masukan dan keluaran sistem SIPCSD.
Rancang bangun sistem SIPCSD dilakukan setelah kebutuhan pengguna dan masukan-keluaran sistem sudah diketahui. Rancang bangun sistem terdiri dari dua yaitu rancang bangun umun dan rancang bangun terinci. Rancang bangun sistem menggambarkan struktur sistem secara keseluruhan dan interaksinya dengan pelaku sistem. Tahapan rancang bangun sistem disusun untuk melakukan perancangan terhadap prototipe sistem, objek dan interaksi antara para pengguna dan pelaku informasi didalam sistem.
Rancang bangun umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Rancang bangun sistem umum dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PowerDesigner 6.0 Process Analyst. Model sistem SIPCSD yang mengambarkan aliran data dibuat dengan diagram alir data atau Data flow Diagram/DFD.
44 Rancang bangun sistem secara terinci merupakan rancang bangun yang lebih detail dan merupakan pengembangan dari rancang bangun umum. Diagram arus data dikembangkan lebih detail ke dalam suatu model konseptual data (Conceptual Data Model/CDM) dan model data fisik (Physical Data Model/PDM) sehingga aliran informasi dan sistem informasi yang akan diimplementasikan menjadi mudah dimengerti dan diterapkan.
Berdasarkan model sistem SIPCSD dilakukan perancangan pangkalan data (Database) dalam bentuk model konseptual yang dilanjutkan dengan model data fisik SIPCSD. Dengan model data fisik dapat dibuat database dalam format microsoft access yang dikembangkan lebih lanjut dalam bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 menjadi sebuah aplikasi komputer. Pembuatan aplikasi komputer dilakukan dalam tahap implementasi.
B. IMPLEMENTASI DAN VERIFIKASI SISTEM 1. IMPLEMENTASI PROGRAM
Pada tahap implementasi ini merupakan tahap mempersiapkan sistem untuk dapat dioperasikan dan merupakan tahap pembuatan perangkat lunak. Perangkat lunak dibuat dengan menuliskan kode-kode program yang sesuai dengan rancang bangun umum dan rancang bangun terinci. Perangkat lunak yang akan dibuat disebut Sistem Informasi Barang Warehouse Divisi
Coldstorage dan Processing atau SIPCSD. Pembuatan perangkat lunak ini dilakukan dengan penulisan kode menggunakan program aplikasi Microsoft Visual Basic 6.
Microsoft Visual Basic 6 dipilih karena kemampuan program tersebut dalam membangun suatu sistem antar muka grafis (Graphical User Interface/GUI) dan kemampuan reaksi terhadap pengguna. Selain itu, kompatibilitasnya yang terpadu terhadap aplikasi Microsoft Access 2003
45 program sehingga program dapat bekerja sesuai dengan yang dirancang pada desain sistem terinci.
SIPCSD yang diimplementasikan dengan Microsoft Visual Basic 6
menghasilkan sebuah file proyek (Project file) yang mempunyai ekstensi
*.vbp. Didalam satu buah file proyek terdapat beberapa file form yang berekstensi *.frm, file report (laporan) yang berekstensi *.rpt dan file module
yang berekstensi *.bas. File proyek yang nanti akan dijalankan akan mengkompilasi membentuk file berekstensi *.exe.
File proyek dengan nama nuke.vbp yang telah dikompilasi bernama nuke.exe. Tampilan awal program SIPCSD adalah form login. Form login berisi password yang harus dimasukkan untuk dapat menggunakan program SIPCSD. Sistem akan memeriksa pasword kesesuaian password yang dimasukkan dengan password yang disimpan dalam database. Gambar form Login dari SIPCSD dapat dilihat pada Gambar 9 dibawah ini.
Gambar 9. Form Menu login SIPCSD
46 Gambar 10. Form Menu Utama SIPCSD
Setiap form yang dibuat saling berinteraksi dan berhubungan antara satu dengan lainnya. Setiap form mempunyai fungsi masing-masing sesuai rancangan sistem SIPCSD. Menu Utama dari SIPCSD terdiri dari 5 (lima) menu pilihan yaitu Menu Home, Menu Inisialisasi, Menu Input, Menu Output dan Menu Laporan.
Form Menu Home merupakan menu yang berfungsi untuk mengatur konfigurasi dari aplikasi SIPCSD dan merupakan menu tampilan awal dari aplikasi SIPCSD. Gambar dari Menu Home dari SIPCSD dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Form Menu Home SIPCSD
47 Gambar 12. Form Menu Inisialisasi SIPCSD
Form Menu Input digunakan untuk menginput transaksi pemasukan data barang yaitu pembelian barang, retur barang dan transfer barang antar gudang atau divisi. Gambar dari form Menu Input dapat dilihat pada Gambar 13.
48
Form Menu Output digunakan untuk menginput dan mencatat transaksi pengeluaran data barang yaitu penggunaan barang, barang hilang dan transfer antar gudang atau divisi. Gambar dari form Menu Output dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Form Menu Output SIPCSD
49 Gambar 15. Form Menu LaporanSIPCSD
2. VERIFIKASI SISTEM
Proses verifikasi dilakukan setelah tahap implementasi sistem dilaksanakan, dimana elemen-elemen masukan, proses dan keluaran sistem dikembangkan sesuai dengan rancangan sistem yang telah dibuat. Verifikasi merupakan pengujian sistem untuk mengetahui tingkat kesesuaian sistem yang dikembangkan sesuai dan memenuhi kebutuhan pemakai. Verifikasi dapat secara langsung menjadi pengujian terhadap keluaran sistem.
Data yang dimasukkan utuk verifikasi sistem SIPCSD ada data sekunder. Data sekunder yang dimasukkan mewakili proses dari sistem manajemen persediaan warehouse yang ada di Departemen Warehouse divisi coldstorage dan
process PT. CPB. Data sekunder digunakan dalam verifikasi sistem ini karena adanya keterbatasan penggunaan data yang sangat banyak berupa data barang warehouse di bagian gudang. Data sekunder yang dimasukkan adalah data-data stock awal 30 (tigapuluh) barang warehouse. Data ini diharapkan mewakili semua proses input dan output barang yang terjadi. Data dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Input data stok awal barang.
No. ID Name Stock Buffer Price
1 00101 MC. BT HL Cons. Pack 26/30 Pink 1000 300 7500
50 Tabel 2. Input data stok awal barang (Lanjutan)
3 00103 MC. Apex 1000 300 7500
PLASTIK CONSUMER PACK CO'OP 26 -
30 PINK 1000 300 2000
51 Tabel 3. Data input dan output transaksi barang warehouse SIPCSD
No. Transact Types_Name Tag Actors_Name Actor Categories_Name Categories_Name ID Products_Name Qty
52 Hasil dari implementasi SIPCSD dapat menghasil output berupa data stok dan analisa ABC. Hasil analisa ABC dari sistem SIPCSD dapat dilihat pada Gambar 16. dibawah ini.
Gambar 16. Hasil Analisa ABC dari SIPCSD
SIPCSD merupakan integrasi dari semua sistem pengelolaan persediaan barang warehouse yang merupakan sebuah sistem informasi yang dapat menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sehingga diharapkan SIPCSD dapat mempermudah pengeloaan persediaan barang warehouse.
C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM 1. Kelebihan Sistem
SIPCSD dapat memberikan kemudahan informasi yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan barang warehouse mulai dari laporan stok awal barang, stok akhir barang, semua transaksi input-output barang, analisis ABC kedalam sistem yang terintegrasi. Kemudahan dalam penggunaan program yang
user friendly menggunakan interface bahasa indonesia memudahkan pemakai dalam berinteraksi dengan sistem
2. Kekurangan Sistem
53 VII. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Sistem Informasi Persediaan Barang Warehouse (SIPCSD) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang mendukung sistem pengelolaan persediaan barang warehouse di Departemen Warehouse divisi
coldstorage&Process PT. Centralpertiwi Bahari Lampung. Faktor-faktor yang berpengaruh dalam Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang Warehouse yaitu jumlah item barang, jenis item barang persediaan, volume dan intensitas transaksi yang terjadi dalam sistem, kesesuaian kebutuhan informasi dan jumlah unit organisasi yang ada di PT. CPB yang menggunakan sistem ini.
Hasil pengembangan sistem informasi SIPCSD ini terdiri dari 4 subsistem yaitu (1) Subsistem Data Barang, (2) Subsistem Pemasukan/Input Barang, (3) Subsistem Pengeluaran/Output Barang, (4) Subsistem Analisis ABC. Pengembangan sistem ini menggunakan perangkat lunak Computer Aided Software Engineering (CASE) tool Power Designer 6 untuk rancang bangun sistem dan Microsoft Access 2003 sebagai sistem database serta
Micorosoft Visual Basic 6.0 untuk desain user interface.
Implementasi dari hasil rancang bangun SIPCSD telah berhasil memberikan dan menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh unit organisasi yang berkepentingan antara lain informasi tentang stok barang, informasi kinerja pemasok, informasi jumlah dan item barang yang tersedia dan barang-barang yang memerlukan perhatian lebih detail dan pemantauan lebih ketat dari hasil analisa ABC oleh sistem.
54 B. SARAN
1. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut sehingga sistem SIPCSD dapat berintegrasi dengan SIM yang ada di setiap divisi.
2. Perlu dikembangkan alat bantu pencatat dan perekam data secara otomatis yang terhubung dengan aplikasi sistem dalam bentuk Barcode sehingga terhindar dari kesalahan pemasukan data dan pengeluaran barang di warehouse.
3. Perlu dikembangkan Standard Operation Procedur(SOP) tentang manajemen persediaan barang warehouse yang dapat lebih meningkatkan efisiensi, kecepatan kerja dan keakuratan informasi.
55 DAFTAR PUSTAKA
Davis, G.B. 1991. Management Information Systems ; Conceptual Foundations, Structure and Development. McGraw-Hill Kogakusha, Tokyo.
Eriyatno, 1998. Ilmu Sistem : Meningkatkan Mutu dan Efektifitas Manajemen. Institut Pertanian Bogor Press. Bogor.
Frazier, W.R. 1977. Food Microbilogy. Mc Graw Hill. New Delhi.
Gunawan. 1997. Perancangan Komputerisasi Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Produksi Sirup Glukosa. Skripsi. Jurusan teknologi Industri Pertanian FATETA IPB, Bogor.
Harahap, Y. 2003. Pengembangan Sistem Informasi Perencanaan Produksi Terpadu Pada Perusahaan Agroindustri (Computer Integrated Bussiness System) Studi Kasus di PT. Indonesia Maltose Industry. Skripsi. Jurusan Teknologi Industri Pertanian FATETA IPB, Bogor.
Ilyas, S. 1983. Teknologi Refrigerasi Hasil Perikanan. Penerbit CV. Paripurna. Jakarta.
Jogiyanto, H.M. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Machfud. 1999. Diktat Bahan Pngajaran Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jurusan Teknologi Industri Pertanian FATETA IPB, Bogor.
Manetsch, T.J. dan G.L. Park. 1997. System Analysis and Simulation with Aplication to Economic and Social Systems. Michigan State University, Michigan.
McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo.
Moelyanto, R. 1992. Pengawetan dan Pengolahan Hasil Perikanan. Penerbit Penebar Swadaya, Jakarta.
56 Rangkuti, F. 2000. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. PT. Raja
Grafindo Persada, Jakarta.
Rayadi, M. 1998. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Mutu Pada Industri Pulp dan Kertas. Skripsi. Jurusan Teknologi Industri Pertanian FATETA IPB, Bogor.
Schultheis, R.A. dan M. Summer. 1992. Management Information Systems; The Manager Views. Richard D. Irwin Inc., Boston.
Stairs, R.M. dan G.W. reynolds. 1998. Principle of Information Systems. A Managerial Approach. International Thomson Publishing, New York.
Suherman. 2002. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Pengendalian Persediaan Bahan (Studi Kasus di Hotel Salak The Herritage Bogor). Skripsi. Jurusan teknologi Industri Pertanian FATETA IPB, Bogor.
