BAB II STRUKTUR ORGANISASI
C. Standar Operasional prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan
prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitmen mengenai
apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk
mewujudkan good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal,
karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang
berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai
kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas,
dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
Adapun Pengadilan Tinggi Palembang dan Pengadilan negeri se sumatera
Selatan berupaya untuk menyusun SOP yang terbagi menurut bagiannya
masing-masing, yaitu sebagai berikut :
A. SOP PENGADILAN TINGGI
1. Kepaniteraan
a. Wakil Panitera
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 1. 2. 3. 4.
Membuat penunjukan Panitera Pengganti untuk perkara Pidana.
Membuat Program Kerja Bidang Kepaniteraan.
Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas kepaniteraan Pidana, Perdata dan Hukum.
Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat-surat keluar yang dibuat kepaniteraan Pidana, Perdata dan Hukum.
1 hari kerja 10 hari kerja
Setiap hari 1 hari kerja
| 23
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
5. Mengoreksi data untuk keperluan evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan untuk disampaikan kepada Pimpinan melalui Panitera/Sekretaris.
1 hari kerja
b. Kepaniteraan Pidana
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
PROSES PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA Setiap berkas perkara yang diterima, diteliti kelengkapannya dan setelah dinyatakan lengkap, diberi nomor perkara serta diregister ke dalam Buku Register Induk.
Bila berkas perkara tidak lengkap, meminta kelengkapan kepada Pengadilan Negeri pengaju.
Membuat Penetapan Penunjukan Majelis Hakim dan Penunjukan Panitera Pengganti.
Menyerahkan berkas perkara kepada Ketua Pengadilan Tinggi untuk penunjukan Majelis Hakim.
Penunjukan Majelis Hakim oleh Ketua Pengadilan Tinggi. Penunjukan Panitera Pengganti oleh Wakil Panitera.
Berkas perkara yang telah ditetapkan Majelis Hakim dan Panitera Penggantinya diserahkan kepada Majelis Hakim yang bersangkutan.
Ketua Majelis Hakim mencatat berkas perkara yang diterima. Ketua Majelis Hakim sebagai pembaca pertama mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota I.
Hakim Anggota I selaku pembaca kedua mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota II.
Hakim Anggota II selaku pembaca ketiga mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Ketua Majelis. Musyawarah Majelis Hakim untuk memutuskan perkara. Pembuatan konsep putusan.
Pengetikan Putusan oleh Panitera Pengganti :
Koreksi putusan oleh Hakim Anggota selanjutnya diserahkan kepada Ketua Majelis.
Koreksi putusan oleh Ketua Majelis, selanjutnya untuk diucapkan dalam sidang.
Setelah berkas perkara diminutasi, Panitera Pengganti menyerahkan berkas perkara ke Kepaniteraan Pidana.
Kepaniteraan Pidana meregister ke dalam buku Register Induk Perkara dan membuat surat pengantar pengiriman berkas ke
2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 3 hari kerja 3 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 3 hari kerja
| 24
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang 18. B. 1. 2. 3. 4. C.
Pengadilan Negeri pengaju dan menyerahkan ke Sub Bagian Umum.
Sub Bagian Umum mengirimkan berkas perkara ke Pengadilan Negeri pengaju.
Catatan :
- Secara kasuistis, dalam perkara-perkara tertentu, tenggang waktu di atas hanya dapat disimpangi karena tingkat kesulitannya, tetapi harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 6 bulan sejak perkara diregister.
- Dalam hal perkara pidana yang terdakwanya ditahan, sudah harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 15 hari sebelum masa tahanan berakhir.
PROSES PENYELESAIAN PENETAPAN PENAHANAN Pasal 29 KUHAP :
Penetapan Perpanjangan Penahanan atas permintaan dari Pengadilan Negeri.
Permohonan perpanjangan penahanan kepada Ketua Mahkamah Agung RI 10 hari sebelum masa tahanan berakhir. Pasal 27 KUHAP :
Penetapan Perintah Penahanan oleh Hakim Tinggi.
Pentapan Perpanjangan Penahanan oleh Ketua Pengadilan Tinggi 10 hari sebelum masa tahanan berakhir.
PEMBUATAN LAPORAN
Mempersiapkan data untuk Laporan Bulanan Keadaan Perkara yang diserahkan kepada Kepaniteraan Hukum pada setiap akhir bulan. 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
c. Kepaniteraan Perdata
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 A. 1. 2. 3. 4.
PROSES PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PERDATA Setiap berkas perkara yang diterima, diteliti kelengkapannya dan setelah dinyatakan lengkap, diberi nomor perkara serta diregister ke dalam Buku Register Induk.
Bila berkas perkara tidak lengkap, meminta kelengkapan kepada Pengadilan Negeri pengaju.
Membuat Penetapan Penunjukan Majelis Hakim dan Penunjukan Panitera Pengganti.
Menyerahkan berkas perkara kepada Ketua Pengadilan Tinggi untuk penunjukan Majelis Hakim.
Penunjukan Majelis Hakim oleh Ketua Pengadilan Tinggi.
2 hari kerja
1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
| 25
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. B. 1.
Penunjukan Panitera Pengganti oleh Panitera/Sekretaris. Berkas perkara yang telah ditetapkan Majelis Hakim dan Panitera Penggantinya diserahkan kepada Majelis Hakim yang bersangkutan.
Ketua Majelis Hakim mencatat berkas perkara yang diterima. Ketua Majelis Hakim sebagai pembaca pertama mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota I.
Hakim Anggota I selaku pembaca kedua mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota II.
Hakim Anggota II selaku pembaca ketiga mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Ketua Majelis. Musyawarah Majelis Hakim untuk memutuskan perkara. Pembuatan konsep putusan.
Pengetikan Putusan oleh Panitera Pengganti.
Koreksi putusan oleh Hakim Anggota selanjutnya diserahkan kepada Ketua Majelis.
Koreksi putusan oleh Ketua Majelis, selanjutnya untuk diucapkan dalam sidang.
Setelah berkas perkara diminutasi, Panitera Pengganti menyerahkan berkas perkara ke Kepaniteraan Perdata. Kepaniteraan Perdata meregister ke dalam buku Register Induk Perkara dan membuat surat pengantar pengiriman berkas ke Pengadilan Negeri pengaju dan menyerahkan ke Sub Bagian Umum.
Sub Bagian Umum mengirimkan berkas perkara ke Pengadilan Negeri pengaju.
Catatan :
- Secara kasuistis, dalam perkara-perkara tertentu, tenggang waktu di atas hanya dapat disimpangi karena tingkat kesulitannya, tetapi harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 6 bulan sejak perkara diregister.
- Dalam hal perkara pidana yang terdakwanya ditahan, sudah harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 15 hari sebelum masa tahanan berakhir.
PEMBUATAN LAPORAN
Mempersiapkan data untuk Laporan Bulanan Keadaan Perkara yang diserahkan kepada Kepaniteraan Hukum pada setiap akhir bulan. 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 3 hari kerja 5 hari kerja 3 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 3 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
d. Kepaniteraan TIPIKOR
| 26
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ke. 1 2 3 4 A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
PROSES PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA Setiap berkas perkara yang diterima, diteliti kelengkapannya dan setelah dinyatakan lengkap, diberi nomor perkara serta diregister ke dalam Buku Register Induk.
Bila berkas perkara tidak lengkap, meminta kelengkapan kepada Pengadilan Tipikor Palembang.
Membuat Penetapan Penunjukan Majelis Hakim dan Penunjukan Panitera Pengganti.
Menyerahkan berkas perkara kepada Ketua Pengadilan Tinggi Tipikor untuk penunjukan Majelis Hakim.
Penunjukan Majelis Hakim oleh Ketua Pengadilan Tinggi Tipikor.
Penunjukan Panitera Pengganti oleh Panitera.
Berkas perkara yang telah ditetapkan Majelis Hakim dan Panitera Penggantinya diserahkan kepada Majelis Hakim yang bersangkutan.
Ketua Majelis Hakim mencatat berkas perkara yang diterima. Ketua Majelis Hakim sebagai pembaca pertama mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota I.
Hakim Anggota I selaku pembaca kedua mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota II.
Hakim Anggota II selaku pembaca ketiga mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Ketua Majelis. Musyawarah Majelis Hakim untuk memutuskan perkara. Pembuatan konsep putusan.
Pengetikan Putusan oleh Panitera Pengganti
Koreksi putusan oleh Hakim Anggota selanjutnya diserahkan kepada Ketua Majelis.
Koreksi putusan oleh Ketua Majelis, selanjutnya untuk diucapkan dalam sidang.
Setelah berkas perkara diminutasi, Panitera Pengganti menyerahkan berkas perkara ke Kepaniteraan Tipikor.
Kepaniteraan Tipikor meregister ke dalam buku Register Induk Perkara dan membuat surat pengantar pengiriman berkas ke Pengadilan Negeri pengaju dan menyerahkan ke Sub Bagian Umum.
Sub Bagian Umum mengirimkan berkas perkara ke Pengadilan Tipikor Pelmbang. Catatan : 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 3 hari kerja 7 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 3 hari kerja 1 hari kerja
| 27
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
B. 1. 2. 3. 4. C.
- Secara kasuistis, dalam perkara-perkara tertentu, tenggang waktu di atas hanya dapat disimpangi karena tingkat kesulitannya, tetapi harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 6 bulan sejak perkara diregister.
- Dalam hal perkara pidana yang terdakwanya ditahan, sudah harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 15 hari sebelum masa tahanan berakhir.
PROSES PENYELESAIAN PENETAPAN PENAHANAN Pasal 29 KUHAP :
Penetapan Perpanjangan Penahanan atas permintaan dari Pengadilan Tipikor Palembang.
Permohonan perpanjangan penahanan kepada Ketua Mahkamah Agung RI 10 hari sebelum masa tahanan berakhir. Pasal 27 KUHAP :
Penetapan Perintah Penahanan oleh Hakim Tinggi.
Pentapan Perpanjangan Penahanan oleh Ketua Pengadilan Tinggi 10 hari sebelum masa tahanan berakhir.
PEMBUATAN LAPORAN
Mempersiapkan data untuk Laporan Bulanan Keadaan Perkara yang diserahkan kepada Kepaniteraan Hukum pada setiap akhir bulan. 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
e. Kepaniteraan Hukum
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. PELAPORAN
Membuat Laporan Bulanan Keadaan Perkara setiap awal bulan.
Menyerahkan Laporan Bulanan ke Sub Bagian Umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung RI dan Ditjen Peradilan Umum paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
Membuat Laporan 6 Bulanan tentang Kegiatan Hakim. Menyerahkan Laporan 6 Bulanan ke Sub Bagian Umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung RI dan Ditjen Peradilan Umum paling lambat tanggal 5 di semester berikutnya. Membuat Laporan Perkara Korupsi pada Pengadilan Tinggi Palembang.
Menyerahkan Laporan Perkara Korupsi ke Sub Bagian Umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung RI paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
Membuat Laporan Tahunan Keadaan Perkara setiap awal tahun.
Menyerahkan Laporan Tahunan ke Sub Bagian Umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung RI dan Ditjen Peradilan Umum paling lambat tanggal 15 di bulan pertama tahun berikutnya. 2 hari kerja 1 hari kerja 10 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
| 28
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang 9. 10. 11. B. 1. 2. 3. 4. C. 1. 2. 3. 4. 5. D. 1. 2. 3. 4.
Membuat dan menyajikan Statistik Perkara Pidana, Perkara Perdata dan Perkara Tipikor Banding.
Membuat laporan hasil evaluasi dari laporan bulanan keadaan perkara pengadilan negeri se wilayah hukum Pengadilan Tinggi Palembang ke Mahkamah Agung RI.
Menyerahkan laporan hasil evaluasi dari laporan bulanan keadaan perkara pengadilan negeri se wilayah hukum Pengadilan Tinggi Palembang ke Bagian Umum untuk dikirim kepada Mahkamah Agung RI.
PENGARSIPAN
Mencatat penerimaan berkas perkara dari Kepaniteraan Pidana, Perdata dan Tipikor ke dalam Buku Agenda.
Menyusun dan menata arsip perkara yang diterima dari Kepaniteraan Pidana, Perdata dan Tipikor ke dalam rak. Menerima dan mengarsipkan surat-surat yang didisposisikan oleh Pimpinan ke Kepantiteraan Hukum.
Mengarsipkan laporan-laporan Pengadilan Tinggi dan seluruh Pengadilan Negeri selama satu tahun pada setiap awal tahun berikutnya, lalu dibundel khusus.
PENERIMAAN DAN PENGOLAHAN DATA LAPORAN DARI PENGADILAN NEGERI
Menerima dan mengevaluasi Laporan Bulanan dari Pengadilan Negeri se-Sumatera Selatan.
Menerima dan mengevaluasi Laporan 4 Bulanan dari Pengadilan Negeri se-Sumatera Selatan.
Menerima dan mengevaluasi Laporan 6 Bulanan dari Pengadilan Negeri se-Sumatera Selatan.
Menerima dan mengevaluasi Laporan Tahunan dari Pengadilan Negeri se-Sumatera Selatan.
Menerima dan mengevaluasi Laporan Perkara Korupsi dari Pengadilan Negeri Palembang.
PENGELOLAAN PENGADUAN
Menerima dan mengagenda surat pengaduan.
Mengelompokkan pengaduan jabatan dan/atau status kepegawaian Terlapor.
Meneruskan pengaduan kepada Ketua Pengadilan Tinggi yang selanjutnya diteruskan kepada Wakil Ketua Pengadilan Tinggi untuk dilakukan penelaahan.
Pengaduan yang telah ditelaah oleh Wakil Ketua Pengadilan Tinggi diteruskan kepada Hakim Tinggi Pengawas atau Hakim Tinggi Pengawas Daerah (Hatiwasda) guna melakukan penelaahan untuk memeriksa apakah surat pengaduan layak untuk ditangani atau tidak.
1 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 15 hari kerja 1 hari kerja 7 hari kerja 7 hari kerja 7 hari kerja 7 hari kerja 7 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja
| 29
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang 5. 6. 7. 8. 9. 10. E. (1) 1. 2. (2) 1. 2. 3. (3) 1. 2. 3. 4.
Apabila pengaduan dinyatakan layak untuk ditangani, Kepaniteraan Hukum membuat konsep Surat Perintah Penjunjukan Tim Pemeriksa yang ditandatangani Wakil Ketua Pengadilan Tinggi.
Apabila pengaduan tersebut hanya dimintakan klarifikasi atau konfirmasi, membuat konsep surat untuk meminta klarifikasi atau konfirmasi kepada Terlapor.
Setelah ditunjuk, Tim Pemeriksa mulai melakukan pemeriksaan.
Tim Pemeriksa melakukan pemeriksaan.
Setelah selesai melakukan pemeriksaan, Tim Pemeriksa membuat laporan hasil pemeriksaan untuk dilaporkan kepada Wakil Ketua Pengadilan Tinggi, dan selanjutnya meneruskan kepada Ketua Pengadilan Tinggi untuk dilakukan tindak lanjut. Setelah menerima hasil laporan pemeriksaan, Ketua Pengadilan Tinggi menelaah dan meneruskan hasil laporan tersebut kepada Ketua Badan Pengawasan Mahkamah Agung RI.
PELAYANAN PUBLIK
Administrasi Keterangan Tidak Pailit
Menerima permohonan Surat Keterangan Dinyatakan Tidak Pailit dan melaporkannya kepada pimpinan.
Membuat Surat Keterangan Dinyatakan Tidak Pailit dan ditandatangani Ketua Pengadilan Tinggi serta melakukan legalisir.
Data Perkara
Menyiapkan, mengumpulkan dan menyampaikan data atas permintaan pemohon informasi.
Menyiapkan data-data perkara kedalam deks info dan Webs set.
Menerima dan mengumpulkan putusan dalam bentuk sof copy dari Kepaniteraan Pidana, Perdata dan Tipikor serta meng upload ke direkrori putusan Mahkamah Agung RI. Administrasi Advokat
Menerima surat permohonan Pengambilan Sumpah Advokat dari Organisasi Advokat.
Berkonsultasi dengan Pimpinan.
Membalas surat kepada Organisasi Advokat apakah disetujui atau tidak permohonan tersebut.
Mempersiapkan administrasi Pengambilan Sumpah Advokat.
1 hari kerja 1 hari kerja 5 hari kerja 60 hari kalender 14 hari kerja 15 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 10 hari kerja 5 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 5 hari kerja
2. Kesekretariatan
| 30
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
a. Wakil Sekretaris
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Membuat Program Kerja Pelaksanaan Anggaran selaku Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dilaksanakan setelah turun DIPA. Menyusun Rencana Kegiatan Kesekretariatan Tahunan dan Rencana Anggaran Tahun Berjalan.
Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian.
Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat-surat keluar yang dibuat oleh Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait. (dilaksanakan sesuai kebutuhan)
Menyusun data untuk keperluan evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan untuk disampaikan kepada Pimpinan melalui Panitera/Sekretaris. 10 hari kerja 10 hari kerja Setiap hari 1 hari kerja - 3 hari kerja
b. Sub Bagian Umum
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
Penyelesaian Ket. 1 2 3 4 A. (1) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ADMINISTRASI TATA PERSURATAN Pengelolaan Surat Masuk
Surat yang diterima diberikan tanda terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, dikoreksi oleh Kepala Sub Bagian Umum kemudian diserahkan ke Panitera/Sekretaris.
Panitera/Sekretaris mensortir surat untuk diteruskan kepada Ketua Pengadilan Tinggi.
Ketua Pengadilan Tinggi mendisposisi surat. (kecuali Ketua Dinas Luar)
Surat kembali ke Panitera/Sekretaris untuk didisposisi.
Surat didistribusikan sesuai disposisi oleh staf Panitera/Sekretaris.
Surat yang memerlukan jawaban/tanggapan, masing-masing harus sudah dijawab/ditanggapi.
Khusus surat-surat permohonan perpanjangan penahanan setelah diagenda Sub bagian Umum langsung diserahkan kepada Panitera/Sekretaris atau Wakil Panitera untuk diteruskan kepada Ketua Pengadilan Tinggi atau Wakil Ketua Pengadilan Tinggi untuk didisposisi lalu diserahkan kembali ke Panitera/Sekretaris atau Wakil Panitera untuk diteruskan ke Kepaniteraan Pidana untuk di proses hari itu juga.
1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja
| 31
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
(2) 1. 2. B. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. C. 1. 2. 3. D. (1) 1.
Pengelolaan Surat Keluar
Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor dan tanggal pada hari dan tanggal tersebut. 1 (satu) lembar surat ditinggal pada Sub Bagian Umum sebagai arsip.
Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat penting dikirim hari itu juga melalui kurir.
ADMINISTRASI PERLENGKAPAN
Pencatatan aset/barang milik negara setiap ada kegiatan pengadaan barang/jasa setelah adanya penyerahan/laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan SPM dilakukan pencatatan/pengimputan kedalam aplikasi SIMAK-BMN. Pencatatan barang-barang persediaan (ATK).
Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN.
Pembuatan laporan aset ke Sub Bagian Keuangan, (dan dilaporkan setiap akhir bulan).
Membuat Laporan Barang Milik Negara setiap Semester ke Instansi terkait.
Melakukan opname barang setiap bulan.
Pendataan Barang Inventaris yang telah rusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan.
Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat).
Perbaikan dan perawatan kendaraan operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki.
Perawatan komputer dan printer.
Perbaikan dan perawatan meubelair yang masih bisa diperbaiki.
ADMINISTRASI PERENCANAAN
Menghimpun data dan sarana penunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua Panitera/Sekretaris, panitera pengganti, Kepaniteraan dan Kesekretariatan tahun yang akan datang. Menyusun Rencana Kerja Tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana.
Menyusun rencana kerja dan progam kerja Sub Bagian Umum setiap awal tahun.
KERUMAH TANGGAAN Pengelolaan Perpustakaan
Mencatat buku baru yang diterima kedalam buku Agenda, Buku Induk dan Penomoran menurut Klasifikasi oleh Petugas Perpustakaan. 1 hari kerja 1 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 3 hari kerja 3 hari kerja 7 hari kerja 3 hari kerja 7 hari kerja 2 hari kerja Sesuai kebutuhan Sesuai kebutuhan Sesuai kebutuhan 3 hari kerja 10 hari kerja 3 hari kerja 1 hari kerja
| 32
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang 2. 3. 4. (2) 1. 2. (3) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. (4) 1. 2. 3.
Membuat perencanaan dan mengusulkan pengadaan buku-buku, Undang- Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku yang ada relevansinya dengan kedinasan.
(Setiap akhir tahun oleh Kepala Sub Bagian Umum)
Membuat catatan peminjaman buku dan pengembalian buku dan Buku Peminjaman.
Melakukan pemeliharaan, perawatan koleksi buku-buku satu minggu sekali.
Perawatan serta Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Gedung
Pemeliharaan gedung sesuai dengan kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga (pembersihan, pengecatan, dll)
Perawatan dan pemeliharaan AC oleh pihak ketiga. Keamanan
Menyusun Uraian Tugas (job description) Satuan Pengamanan setiap awal bulan.
Melakukan pertemuan dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf Sub Bagian Umum dan Satuan Pengamanan setiap akhir bulan.
Melakukan pengontrolan Lingkungan Kantor dilaksanakan oleh Petugas Pengamanan dan Staf` Sub Bagian Umum.
Melakukan Koordinasi dengan aparatur keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM).
Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket.
Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja dan mengunci pintu yang belum terkunci dilaksanakan selama 2 (dua) jam oleh Satuan Pengamanan.
Menyalakan lampu di malam hari di luar ruangan seperlunya dilaksanakan oleh Petugas Pengamanan.
Kebersihan
Menyusun Uraian Tugas (Job Description) Petugas Kebersihan dan Penanggung Jawab Petugas Kebersihan.
Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas (Job Description).
Melakukan pembersihan tiap ruangan oleh tenaga cleaning service. 1 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja 10 hari kerja Sesuai kebutuhan 1 hari kerja 1 hari kerja Setiap hari Sesuai kebutuhan Setiap hari Setiap hari Setiap hari 1 hari kerja Setiap hari kerja Setiap hari kerja
c. Sub Bagian Kepegawaian
No Uraian Kegiatan Maksimal Waktu
| 33
Laporan Tahunan 2013 Pengadilan Tinggi Palembang
1 2 3 4 A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. B. 1. 2. (1) 1. 2.
PENINGKATAN PENGELOLAAN DATA DAN INFOMASI KEPEGAWAIAN
Mengelola surat dinas penting yangh telahg didisposisi Ketua Pengadilan Tinggi dan Panitera/Sekretaris Pengadilan Tinggi :
a. Surat yang diterima Sub Bagian Kepegawaian dari disposisi Ketua Pengadilan Tinggi dan Panitera/Sekretaris diagenda pada buku surat masuk. b. Surat-surat yang memerlukan tindak lanjut mulai dari
konsep, pengetikan dan koreksi oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian.
c. Mengirimkan surat yang telah ditanda tangani oleh Ketua Pengadilan Tinggi / Panitera Sekretaris baik melalui fax maupun melalui umum.
Pengelolaan file Hakim dan Pegawai Pengadilan Tinggi Palembang dilaksanakan.
Mengadakan inventarisasi jumlah data pegawai (Bezzeting) yang disusun pada akhir tahun anggaran, pengetikan jumlah data pegawai (Bezzeting) dan koreksi oleh Kasub Bag Kepegawaian.
Penyusunan daftar urut kepangkatan (DUK) disusun pada akhir tahun anggaran, pengetikan daftar urut kepangkatan dan koreksi oleh Kasub Bag Kepegawaian.
Penyusunan daftar Urut Senioritas (DUS) Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Palembang.
Pembuatan lembar absensi daftar hadir dan daftar pulang Hakim dan Pegawai Pengadilan Tinggi Palembang.
Perekapan absensi Hakim dan karyawan/Karyawati Pengadilan Tinggi Palembang :
a. Pengumpulan daftar absensi dan pengetikan hasil perekapan absen.
b. Koreksi oleh Kasub Bag Kepegawaian.
c. Penyerahan rekap absensi kepada Bagian Keuangan untuk uang makan dan uang remunerasi paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
Pembuatan SK Hakim Tinggi Pengawas Daerah dan Hakim Tinggi Pengawas Bidang.
Pembuatan SK pengawasan ke Pengadilan Negeri se-Sumatera Selatan.
PROSES PENYUSUNAN KENAIKAN PANGKAT
Meneliti kelengkapan berkas usulan, pengetikan usulan, dan koreksi oleh Kasub Bag Kepegawaian.
Proses penomoran dan pengiriman berkas yang surat