IDENTIFIKASI FAKTOR PENDORONG PENCAPAIAN KINERJA 2016-2021
3.2. Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan dan Penjaminan Mutu
3.2.1. Tata Pamong
Sistem tata pamong telah berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong
yang baik) diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Pelaksanaan tata pamong menganut prinsip good governance, yaitu kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. Kredibel, ditunjukkan dari tata cara seleksi Kajurprodi dan sekprodi. Berdasarkan SK Bersama Rektor dan Badan Pelaksana Harian Universitas MuhammadiyaYogyakarta No. 112/SK-UMY/IV/2007 dan No. 056/BPH-112/SK-UMY/IV/2007. Saat ini prodi Farmasi dipimpin oleh seorang doktor alumni Universiti Teknologi PETRONAS yang sangat berkompeten.
Dalam pengambilan keputusan Prodi Farmasi menggunakan prinsip kolegial, egaliter dan transparan, artinya keputusan diambil dengan suasana kebersamaan, keterbukaan, dan demokratis. Sarana pengambilan keputusan dilakukan dalam rapat-rapat sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing.
Transparansi dalam kepemimpinan mulai dari dekanat sampai prodi ditandai dengan adanya keterbukaan terhadap seluruh komponen, diantaranya melalui berbagai mekanisme koordinasi seperti Rapat Kerja Tahunan, Rapat Kerja Tengah Tahunan, Rapat Koordinasi Umum, Rapat Pimpinan tingkat fakultas rutin seminggu sekali setiap hari Senin dan Rapat Koordinasi rutin tingkat prodi yang dilakukan sebulan dua kali
Akuntabel, ditunjukkan dengan dilaksanakannya audit mutu internal yang dikoordinasi oleh Badan Penjaminan Mutu UMY dan dilaporkan kepada Senat Fakultas, Program studi. Sasaran dan anggaran kegiatan dibahas dan dipaparkan dalam Rapat Kerja Tahunan Fakultas. Anggaran kegiatan disusun berbasis kinerja. Para penanggung jawab kegiatan harus melaporkan kegiatan dan penggunaan anggaran disertai bukti kepada pimpinan prodi.
Bertanggung jawab, ditunjukkan dengan setiap komponen program studi bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan mengacu pada tugas pokok dan fungsi sesuai dengan SK Dekan FKIK UMY. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya Ketua Prodi dibantu oleh Sekretaris Prodi dan Koordinator Bidang yang terdiri dari Bidang pendidikan profesi, bidang kemahasiswaan, bidang mutu dan Pharmacy Education (PhEDU).
Sistem yang adil diupayakan dengan memberi kesempatan seluruh staff berkontribusi bagi perkembangan dan kemajuan prodi. Aturan dan etika baik bagi dosen, karyawan, maupun mahasiswa diformulasikan dengan melibatkan berbagai pihak dan disosialisasikan kepada segenap civitas akademika. Perencanaan kebijakan Program Studi dan strategi pencapaiannya melibatkan unsur Pimpinan program studi, Bagian, Pusat Studi dan Unit Kerja-unit kerja terkait. Penjabaran kebijakan dan strategi Program Studi ke dalam kegiatan-kegiatan Program Studi melibatkan seluruh komponen program studi mulai dari Pimpinan, Bagian, Pusat Studi, Unit Kerja-unit kerja, dosen tetap, karyawan, mahasiswa, dan pihak-pihak terkait lainnya (stakeholders).
Dari paparan di atas menunjukkan perencanaan kebijakan dan strategi, perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Program Studi berjalan secara aktif, kredibel, transparan, dan bertanggung jawab.
3.2.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat. Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan, yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam perguruan tinggi.
3.2.3 Sistim Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi Farmasi mencakup perencanaan, pengorganisasian, penstafan, pengawasan, pengarahan, representasi, dan penganggaran. Kegiatan program studi mengacu kepada visi dan
misi, rencana jangka panjang, Rencana Strategis (Renstra), Arah Kebijakan Umum (AKU) dan Tema Tahunan Universitas. Program kerja universitas dilaksanakan oleh program studi dalam bentuk kegiatan, indikator kinerja dan anggaran program studi yang selanjutnya didelegasikan kepada penanggung jawab masing-masing di tingkat program studi
a. Planning
Pada setiap awal tahun anggaran, masing-masing bidang merencanakan kegiatan dan usulan anggarannya. Usulan tersebut dibahas di dalam Rapat Kerja Tahunan FKIK UMY yang melibatkan semua prodi. Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Prodi akan menentukan prioritas kegiatan berikut anggarannya. Pada pertengahan dan akhir tahun anggaran, Asisten Wakil Dekan bidang Keuangan akan membuat rekapitulasi penggunaan keuangan oleh penanggungjawab bidang sesuai dengan usulan yang disetujui dalam RKT FKIK UMY.
b. Organizing
Prodi melakukan pengorganisasian pelaksanaan kegiatan, meliputi pembagian tugas, koordinasi, dan menunjuk penanggung jawab masing-masing kegiatan. Seluruh kegiatan akan dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan alur kerja yang telah di tetapkan. Rapat koordinasi prodi dilakukan secara rutin dan terjadwal, agar permasalahan yang muncul dapat diselesaikan dengan cepat. Rapat Koordinasi rutin tingkat prodi dilakukan sebulan dua kali. Pengelolaan program dimulai dari penyusunan perencanaan program berdasarkan evaluasi program/kegiatan sebelumnya. Partisipasi civitas academika dalam pengembangan kebijakan, serta pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan program melalui Rapat Kerja Tahunan (RKT) dan Rapat Kerja Tengah Tahunan (RKTT), Rapat Koordinasi Umum (RKU), rapat Prodi, rapat Unit.
c. Staffing
Pengembangan dosen dilakukan melalui studi lanjut dan peningkatan profesionalisme dosen dalam seminar, pelatihan dan workshop. Pengembangan dosen dalam bentuk studi lanjut diusulkan oleh prodi kepada Fakultas dan
Universitas, sedangkan peningkatan profesionalisme dosen direncanakan prodi dalam rencana kerja tahunan yang dibuat. Seluruh bidang pengembangan ini disesuaikan dengan kebutuhan kompetensi prodi. Pengembangan staf non edukatif dilakukan melalui pengembangan kapasitas staf sesuai dengan kompetensi masing-masing dalam pelatihan dan workshop.
d. Leading
Kepemimpinan ketua jurusan program studi (pimpinan prodi) dijalankan dalam bentuk pengarahan kepada struktur di bawahnya. Pengarahan dilakukan untuk menjaga supaya rencana operassioanl yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik. Pengarahan diberika setiap saat diperlukan oleh unit-unit kerja dalam prodi. Pengarahan rutin diberikan oleh kajurprodi melalui rapat rutin prodi. Arahan dari pimpinan Fakultas (Dekan) juga disosialisasikan oleh kajurprodi dalam rapat rutin prodi.
e. Controlling
Koordinator Bidang Mutu mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh masing-masing penanggungjawab kegiatan terutama yang berkaitan dengan bidang akademik. Untuk penggunaan keuangan, monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Tim Monitoring dan Evaluasi tingkat universitas sebagai bahan bagi perencanaan tahun berikutnya.
Kajurprodi dan Sekprodi mengontrol dan mengikuti perkembangan kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing penanggungjawab kegiatan melalui rapat rutin pimpinan prodi.
3.2.4 Penjaminan Mutu
Untuk menjamin keluaran (outcome) yang akan dihasilkan, Program Studi Farmasi melakukan upaya penjaminan mutu terhadap kegiatan input, proses dan output. Pengelolaan Penjaminan mutu di Prodi Farmasi FKIK UMY berada di bawah Badan Penjaminan Mutu (BPM) UMY, dan Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI) Fakultas. Secara rutin tiap semester, BPM melakukan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) kepada program studi. Secara berkala Gugus Kendali Mutu (GKM) program studi berkoordinasi dengan program studi dan BPM dalam
pelaksanaan penjaminan mutu akademik. Dokumen sistem penjaminan mutu internal UMY terdiri dari:
1. Kebijakan SPMI 2. Manual SPMI 3. Standar SPMI 4. Formulir SPMI
Hasil audit internal BPM menjadi masukan bagi institusi dan program studi dalam perbaikan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan akademik kedepan. Untuk menjamin proses perbaikan kualitas akademik yang berkelanjutan, secara rutin bulanan program studi menyelenggarakan diskusi untuk membahas penyusunan silabus, RPKPS (Rencana Program dan Kegiatan Per Semester), (termasuk internalisasi nilai-nilai ke-Islaman), perencanaan perkulihan, evaluasi perkuliahan, evaluasi kurikulum serta perbaikan kegiatan belajar mengajar.
Dalam upaya untuk menjamin keberlanjutan proses kegiatan belajar dan mengajar, Program Studi Farmasi telah melakukan berbagai kegiatan yaitu Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa, Upaya peningkatan mutu manajemen, Upaya untuk peningkatan mutu lulusan, Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan dan upaya untuk memperoleh dana hibah kompetitif.