BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2. Standard Operasional Prosedur
Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah panduan yang
dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua
karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari serta menggambarkan kinerja yang
diharapkan terhadap karyawan agar dapat mencapai tujuan organisasi. Artinya
karyawan membutuhkan persyaratan kinerja spesifik (Usmara, 2006).
SOP (Standard Operating procedure) atau dalam istilah Indonesia kita kenal
sebagai Prosedur Operasional Baku atau prosedur tetap adalah prosedur tertulis yang
harus diikuti oleh semua pegawai dalam pelaksanaan kegiatan organisasi secara rutin
sesuai dengan tanggung jawab dan kewenangannya dan mengacu pada kegiatan
tersebut. SOP menjelaskan secara detail langkah-langkah operasi yang harus dilalui
dalam menyelesaikan suatu kegiatan (LAN RI, 2009).
Pada dasarnya SOP berlaku umum, artinya kegiatan yang sama dapat
diberlakukan di bidang manapun seperti kegiatan yang menyangkut pengelolaan
kepegawaian, pengadaan barang perlengkapan, pengelolaan persuratan, dan
pengelolaan keuangan. Namun demikian, spesifikasi setiap kegiatan seringkali hanya
dapat diberlakukan pada bidang tertentu. Di bidang pendidikan, kegiatan yang
pemberian materi pelajaran, dan evaluasi hasil belajar adalah contoh kegiatan yang
secara spesifik hanya berlaku secara khusus (LAN RI, 2009).
Dalam konteks organisasi dengan berbagai bidang dan sektor khususnya di
Indonesia, SOP disusun dalam sebuah organisasi untuk meningkatkan performansi
proses secara terus menerus sehingga mampu meningkatkan efisiensi waktu dan
biaya dan efektivitas hasil/produk dengan tetap menjaga kualitas. Karena proses
adalah sebuah integrasi sekuensial dari orang, material, metode, dan mesin atau
peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output. Suatu
proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah
sekuensial yang terorganisasi (LAN RI, 2009).
2.2.2 Tujuan SOP
SOP merupakan sebuah dokumen tertulis yang berisi langkah-langkah
pelaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka penyelesaian pekerjaan berdasarkan
tugas dan fungsinya, maka secara lebih rinci lagi penyusunan SOP mempunyai tujuan
sebagai berikut.
1. Meningkatkan pelaksanaan tugas dan fungsi berjalan sesuai dengan tujuan
organisasi (visi dan misi).
2. Meningkatkan penerapan prosedur kerja lebih sistematik dan teratur sesuai
3. Meningkatkan target produk/hasil dan waktu yang dibutuhkan setiap langkah
pelaksanaan dapat tersusun dan terukur;
4. Meningkatkan kejelasan tanggung jawab terhadap setiap langkah pelaksanaan.
5. Meningkatkan pelaksanaan standardisasi semua prosedur yang berlaku di
organisasi.
6. Meningkatkan akuntabilitas publik dan citra organisasi yang lebih baik ditinjau
dari pihak pelanggan (LAN RI, 2009).
Dalam permenpan PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan
SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi
dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna,
kepatuhan hukum, dan kepastian hukum. Demikian juga disebutkan bahwa
pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:
a. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh
siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
b. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benarbenar
efisien dan efektif.
d. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu
melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan
proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan
pemerintahan.
f. Terdokumentasl dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus
didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi
setiap mereka yang memerlukan.
2.2.3 Manfaat Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure (SOP) dibuat dengan maksud dan tujuan
tertentu, sehingga memberikan manfaat bagi pihak yang bersangkutan.
Berikut beberapa manfaat dari SOP :
a. Menjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses yang dijalankan.
b. Standarisasi semua aktifitas yang dilakukan pihak yang bersangkutan.
c. Membantu untuk menyederhanakan semua syarat yang diperlukan dalam proses
pengambilan keputusan.
d. Dapat mengurangi waktu pelatihan karena kerangka kerja sudah distandarkan.
e. Membantu menganalisa proses yang berlangsung dan memberikan feedback bagi
pengembangan SOP.
f. Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah yang jelas.
g. Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak-pihak yang terkait, terutama pekerja
Begitu juga halnya manfaat SOP dalam lingkup penyelenggaraan administrasi
pemerintahan sesuai Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 meliputi antara lain:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab
individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehlngga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah
dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung
dalam berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu
dan prosedur.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
10.Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
11.Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.
12.Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan
hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
13.Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14.Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan.
15.Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan (LAN RI, 2009).
2.2.4 SOP dan Hasil yang Diharapkan
Sebuah SOP yang ditulis minimal mempunyai tujuan mewujudkan hasil atau
harapan (expectations) yang diinginkan, sebagai berikut.
1. Mekanisme kerja yang lebih baik, karena di dalam SOP telah termuat
langkah-langkah kerja yang teratur dan sistematik dari semua kegiatan yang ada pada
setiap tugas yang harus dilakukan oleh anggota organisasi sesuai dengan tugas
dan fungsinya yang merupakan mekanisme yang telah dianalisis berdasarkan hasil
kerja yang biasa dilakukan pada organisasi tersebut.
2. Hasil kerja yang lebih efektif dan efesiensi penggunaan sumber daya, karena
mekanisme kerja yang sistematik akan mempermudah pencapaian tujuan/ atau
Selanjutnya, dapat lebih efisien dalam penggunaan dana, sumber daya manusia,
dan waktu sebagai prinsip umum dari sebuah organisasi dalam rangka pencapaian
tujuan.
Di PT. Kimia Farma SOP yang dipakai adalah CPOB (Cara pembuatan obat
yang benar) yang merupakan suatu konsep dalam industri farmasi mengenai prosedur
atau langkah-langkah yang dilakukan dalam suatu industri farmasi untuk menjamin
mutu obat jadi, yang diproduksi dengan menerapkan “Good Manufacturing
Practices” dalam seluruh aspek dan rangkaian kegiatan produksi sehingga obat yang
dihasilkan senantiasa memenuhi persyaratan mutu yang ditentukan sesuai dengan
tujuan penggunaannya.
CPOB bertujuan untuk menjamin obat dibuat secara konsisten memenuhi
persyaratan yang ditetapkan dan sesuai dengan tujuan penggunaannya. CPOB
mencakup seluruh aspek produksi dan pengendalian mutu (BPOM, 2006).
Ada 4 landasan umum dalam CPOB 2006 yaitu :
1. Pada pembuatan obat pengawasan secara menyeluruh adalah sangat essensial
untuk menjamin bahwa konsumen menerima obat yang bermutu tinggi.
Pembuatan obat secara sembarangan tidak dibenarkan bagi obat yang akan
digunakan sebagai penyelamat jiwa atau memulihkan atau memelihara kesehatan.
2. Tidaklah cukup apabila obat jadi hanya sekedar lulus dari serangkaian pengujian,
tetapi yang menjadi sangat penting adalah mutu harus dibentuk ke dalam produk.
Mutu obat tergantung pada bahan awal, proses pembuatan dan pengawasan mutu,
bangunan, peralatan yang dipakai dan personalia yang terlibat dalam pembuatan
3. Untuk menjamin mutu suatu obat jadi tidak boleh hanya mengandalkan pada
pengujian tertentu saja. Semua obat hendaklah dibuat dalam kondisi yang
dikendalikan dan dipantau dengan cermat.
4. CPOB merupakan pedoman yang bertujuan untuk memastikan agar sifat dan
mutu obat yang dihasilkan sesuai dengan yang dikehendaki.
Ruang lingkup CPOB edisi 2006 meliputi Manajemen Mutu, Personalia,
Bangunan dan Fasilitas, Peralatan, Sanitasi dan Hygiene, Produksi, Pengawasan
Mutu, Inspeksi Diri dan Audit Mutu, Penanganan Keluhan terhadap Produk,
Penarikan Kembali Produk dan Produk Kembalian, Dokumentasi, Pembuatan dan
Analisis Berdasarkan Kontrak, serta Kualifikasi dan Validasi.