BAB II KAJIAN TEORITIS
2.5 ISO 11620
2.5.1 Standarisasi Perpustakaan menurut ISO 11620
Sebelum membahas sistem pengukuran kinerja perpustakaan menurut Standar ISO 11620, sebaiknya perlu memahami standardisasi menurut konsep ISO (International Standardization Organization) yaitu suatu lembaga internasional yang menangani Standar internasional dan beranggotakan lebih dari 140 badan standardisasi nasional dari berbagi negara yang ada di dunia.
Standardisasi saat ini lebih dikenal dengan istilah gabungan dari Standar dan penilaian kesesuaian (standard and conformity assessment) yang merupakan salah satu faktor penting dalam memasuki era globalisasi, sebagaimana yang dicanangkan dan disepakati dalam perjanjian GATT, APEC 2010/2020 dan AFTA 2003.
Standar adalah kriteria atau tolok ukur suatu tingkatan mutu minimal yang perlu dicapai dan atau dipenuhi agar produk (barang dan atau jasa) yang dihasilkan selalu memberikan kenyamanan, keamanan dan keselamatan bagi konsumen/pengguna dan lingkungannya (Perpusnas RI, 2001 : 4).
Penilaian kesesuaian adalah berkaitan dengan pengujian dan evaluasi terhadap penerapan Standar dalam suatu sistem apakah mekanisme/prosedur kerja atau proses yang dilaksanakan dan keluaran yang dihasilkan untuk suatu kegiatan sesuai dengan Standar atau pedoman yang dipilih atau yang diberlakukan (metode ini banyak dikenal orang dengan istilah sistm
akreditasi dan sertifikasi yang ditujukan untuk membangun keberterimanaan dan kepercayaan pasar (Perpusnas RI, 2001 : 4).
Standar dapat diberlakukan wajib oleh instansi teknis yang berwenang apabila Standar tersebut terkait dan atau mempunyai dampak terhadap kesehatan, keselamatan, keamanan, kenyamanan dan lingkungan.
Standar berdasarkan fungsi dan penerbitnya dibedakan atas (Perpusnas RI, 2001 : 4) yaitu :
1. Standar Perpustakaan 2. Standar Asosiasi
3. Standar Produk (barang dan Jasa) 4. Standar Proses (Jaminan Mutu) 5. Standar Nasional
6. Standar International
7. Standar Ukur dan pengukuran
2.5.1.2 Indikator Kinerja Perpustakaan menurut Standar ISO 11620
Standar ISO 11620 dirumuskan oleh Technical Committee ISO/TC 46 Information and documentation, subcommittee SC 8 statistic and performance evaluation. Standar ini memuat Indikator kinerja perpustakaan secara urnum dan telah dilakukan uji coba dan diterapkan untuk semua jenis perpustakaan di berbagai negara.
Dalam ISO 11620-1998, terdapat 15 aspek kegiatan yang dapat diukur dengan menggunakan 23 indikator (Lihat Tabel 1).
Tabel 1
Matriks Indikator Kinerja Perpustakaan menurut ISO 11620
No. Layanan/Kegiatan/
Aspek yang diukur Indikator Kinerja
1. Persepsi Pemakai 1. User Satisfaction (Kepuasan Pemakai) 2. Layanan Publik
2.1 Umum 2. Percentage of Target Population Reached (Persentase Target Populasi yang Dicapai) 3. Library Visits per Capita
(Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita) 2.2 Penyediaan dokumen 4. Titles Availability
(Ketersediaan Judul Dokumen) 5. In Library Use per Capita
No. Layanan/Kegiatan/
Aspek yang diukur Indikator Kinerja
2.3 Temu kembali dokumen
6. Median Time of Document Retrieval from Closed Stacks (Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup)
7. Median Time of Document Retrieval from Open Access Areas
(Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka)
2.4 Peminjaman dokumen 8. Collection Turnover (Perputaran Koleksi) 9. Loans per Capita
(Peminjaman per Kapita) 10. Documents on Loan per Capita
(Dokumen yang Sedang Dipinjam per Kapita) 11. Loans per Employee
(Peminjaman per Karyawan) 2.5 Pengiriman dokumen
dari sumber luar
12. Speed of Interlibrary Lending (Kecepatan Silang Layan) 2.6 Layanan Referensi 13. Correct Answer Fill Rate
(Tingkat Ketepatan Jawaban) 2.7 Penelusuran Informasi
14. Title Catalogue Search Success Rate (Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Judul)
15. Subject Catalogue Search Success Rate (Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek)
2.8 Pendidikan Pemakai Belum ada indikatornya 2.9 Fasilitas 16. Facilities Availability
(Ketersediaan Fasilitas) 17. Facilities Use Rate
(Tingkat Penggunaan Fasilitas) 18. Seat Occupancy Rate
(Tingkat Keterisian Kursi)
19. Automated System Availability (Ketersediaan Sistem Otomasi)
20. Automated System Availability (Ketersediaan Sistem Otomasi)
3. Layanan Teknis
3.1 Pengadaan dokumen 21. Median Time of Document Acquisition (Waktu Median Pengadaan Dokumen) 3.2 Pengolahan dokumen 22. Median Time of Document Processing
(Waktu Median Pengolahan Dokumen) 3.3 Katalogisasi 23. Cost per Title Catalogued (Biaya Katalogisasi
per Judul)
4. Promosi Layanan Belum ada indikatornya 5. Ketersediaan dan
Penggunaan SDM
Belum ada indikatornya
Indikator di atas dapat digunakan untuk membandingkan data komoditi suatu perpustakaan dari waktu ke waktu. Perbandingan data antar perpustakaan tidak disarankan, namun untuk alasan tertentu dan kondisi serupa sistem ini juga dapat digunakan. Standar ini belum mencakup semua Indikator, termasuk Indikator untuk mengevaluasi dampak perpustakaan terhadap perorangan atau masyarakat di sekitar perpustakaan. Namun demikian standar ini cukup membantu perpustakaan dalam mengukur kinerjanya.
Tujuan Indikator kinerja perpustakaan adalah sebagai salah satu metode pendekatan atau alat untuk mengevaluasi mutu dan efisiensi sumberdaya yang dialokasikan oleh perpustakaan dalam menyelenggarakan jasa dan atau kegiatan lain yang terkait.
Mengingat begitu bervariasinya perpustakaan yang ada, maka tidak semua indikator yang disusun cocok untuk semua perpustakaan. Untuk memilih indikator yang akan digunakan, perpustakaan dapat berkonsultasi dengan pihak lain, seperti: lembaga induk, instansi terkait, pemakai dan lain-lain.
Indikator kinerja yang digambarkan dalam standar ISO 11620 mencakup 5 aspek (Perpusnas RI, 2001 : 4) yaitu :
1. Persepsi pengguna perpustakaan 2. Layanan perpustakaan
3. Layanan teknis 4. Promosi jasa
5. Ketersediaan dan pemanfaatan sumberdaya manusia
a. Persepsi pengguna perpustakaan
Indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan dari aspek ini adalah kepuasan pengguna jasa perpustakaan. Faktor yang dievaluasi antara lain pendapat pengguna perpustakaan terhadap jam buka layanan perpustakaan, fasilitas ruang baca/belajar yang disediakan perpustakaan. Untuk melakukan pengukuran dari indikator ini dapat menggunakan sistem kuesioner dengan sistem pembobotan pendapat dari angka 1 s.d 5 (dari nilai persepsi terendah s.d tertinggi). Penentuan tingkat kepuasan rata-rata pengguna untuk masing-masing jasa dihitung dengan rumus: A/B, dimana A adalah jumlah nilai masing-masing jasa yang diindikasikan oleh pengguna, dan B jumlah orang yang menjawab pertanyaan.
b. Layanan perpustakaan
Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan ditentukan melalui berbagai aspek (Perpusnas RI, 2001 : 4 ; Lasa, 2005 : 319) yaitu:
1. kunjungan perpustakaan (meliputi persentase pencapaian target pengunjung, kunjungan per capita)
2. penyediaan dokumen (meliputi ketersediaan judul, ketersediaan judul yang diminta, prosentase judul yang diminta dalam koleksi, ketersediaan perluasan judul yang diminta, penggunaan perpustakaan per kapita, dan derajad penggunaan dokumen),
3. penelusuran dokumen (meliputi waktu rata-rata penelusuran dokumen dari koleksi akses tertutup maupun akses terbuka),
4. peminjaman dokumen (meliputi perputaran koleksi, peminjaman per capita, dokumen dalam peminjaman per kapita, peminjaman per pegawai),
5. silang layan (meliputi kecepatan pinjam antar perpustakaan), 6. jasa referensi dan enquiri (meliputi derajat jawaban yang benar),
7. penelusuran inforrnasi (meliputi derajat keberhasilan penelusuran katalog judul dan katalog subyek),
8. pendidikan pengguna/pemakai (belum dijabarkan), dan
9. fasilitas layanan (meliputi ketersediaan fasilitas., derajat pemakaian fasilitas, derajat pemakaian tempat duduk, ketersediaan sistem yang terotomasi).
Pengukuran masing-masing indikator diatas dihitung dengan rumus tertentu. Untuk menghitung persentasi hasil evaluasi kinerja layanan perpustakaan maka dapat dilihat pada Lampiran.
c. Layanan teknis
Dalam kegiatan layanan teknis, ada tiga indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan (Perpusnas RI, 2001) yaitu:
1. pengadaan dokumen (meliputi waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk pengadaan dokumen)
2. pengolahan dokumen (meliputi waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk mengolah dolumen), dan
3. katalogisasi (meliputi biaya setiap judul yang dikatalogisasikan)
d. Promosi jasa
Untuk aspek ini ISO belum menjabarkan indikatornya namun mereka telah mempridiksi bahwa promosi merupakan langkah strategis untuk meningkatkan daya beli masyarakat pemakai atau daya guna dari koleksi yang ada diperpustakaan. Karena itu perpustakaan yang ingin sukses perlu memiliki program dan metoda pemasaran jasa perpustakaan.
e. Ketersediaan dan Pendayagunaan Sumberdaya Manusia
Untuk aspek ini, ISO juga belum menjabarkan indikatornya namun kita percaya bahwa sumberdaya manusia merupakan modal untuk meningkatkan kemampuan suatu organisasi/lembaga/maupun instansi teknis termasuk perpustakaan.