Sistem dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan Hutang dagang, antara lain meliputi :
22
4.2.1 Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang
1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan
ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum diserahkan ke Finance Departement.
3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO.
5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada
supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Departement.
6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):
a. Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO) /Kontrak (Contract)/Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini
umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.
b. Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual (misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka (misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).
4.2.2 Pembayaran Hutang
1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhibulan untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan.
3. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang.
4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan ketersediaan dana, proposal
24
pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.
5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD. 8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas
karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau
transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.
10.Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.
11.Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.
12.Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.
13.Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
14.AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara harian.
4.2.3 Payment on Purchasing (PO & Non PO)
Dengan PO
1. Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian Purchasing.
2. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.
b. Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan
c. Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.
d. Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO. f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
26
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice tersebut.
i. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.
Non PO
1. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User
2. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Nilai tagihan b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.
5. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.
6. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.