PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION PADA ACCOUNTING
DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH :
NURUL ASTRI
122204062
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
LEMBAR PERSETUJUAN
PERAN ACCOUNT PAYABLESECTION PADA ACCOUNTING
DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN
OLEH :
NURUL ASTRI 122204062
Dosen Pembimbing, Dosen Pembaca,
Drs. Gustanto, M. Hum
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION
PADA ACCOUNTING DEPARMENT DI
ARYADUTA HOTEL MEDAN
Oleh
: NURUL ASTRI
NIM
: 122204062
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan,
NIP. 19511013 197603 1 001
Dr. Syahron Lubis, M.A.
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
Ketua
i
Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.
ii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum, wr, wb
Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas
karya ini, yang bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan DIII Pariwisata Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara untuk memperoleh gelar Amd. Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis
menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun
penampilannya.Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.
Penyelesaian kertas karya ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan arahan
dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Oleh
karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Arwina Sufika, S.E. M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII Pariwisata
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Gustanto, M.hum, selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyelesaikan
kertas karya ini.
4. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah
memberikan masukan dan saran kepada penulis untuk perbaikan kertas karya
ini.
5. Ibu Drs. Naleni Indra Utama MM, Ak, CA selaku keluarga yang telah
membantu penulis dalam mencari referensi dan saran dalam pengerjaan kertas
iii
6. Keluarga besar penulis terutama almh. Hj. Haryati ningrum & H. Asril
Lukman Monti selaku orang tua penulis, serta kedua kakak kandung penulis
Dewi Kurnia Puspasari, SE & Intan Dinari, Amd yang telah memberikan
semangat dan dukungan penuh untuk menyelesaikan Kertas Karya ini.
7. Teman-teman DIII Pariwisata stambuk 2012 yang tidak dapat disebutkan
namanya satu persatu.
8. Orang tersayang Davin Navianda Utama yang selalu memberikan motivasi
dalam menyelesaikan kertas karya ini.
9. Sahabat-sahabat saya Fanny Amalia, Tamara Alika, Yunia Hazraina, Rizky Tri
Mentari, Puspa Pratiwi, Kiky Pranata, Raden Kumala, Thumbsy, yang terus
memberi semangat dalam pengerjaan kertas karya ini
10.Rekan kerja penulis khususnya di Accounting Department di Aryaduta Hotel
Medan.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semuanya dan berharap
semoga kertas karya ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya
untuk mengembangkan dan penelitian selanjutnya.
Medan, 5 September 2015
Nurul Astri
iv
BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting ... 6
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting ... 7
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain ... 8
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department ... 8
BAB III TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN 3.1. Sejarah Aryaduta Hotel Medan ... 11
3.2. Klasifikasi Aryaduta Hotel Medan... 13
3.3. Fasilitas yang Dimiliki Aryaduta Hotel Medan ... 15
3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan ... 20
BAB IV 4.1. Peran Account Payable Section ... 21
v
4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section ... 27
4.4. Permasalahan dan Penanganan pada Account Payable Section .... 28
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 30
5.2. Saran ... 30
DAFTAR PUSTAKA ... 32
DAFTAR INFORMAN ... 33
i
ABSTRAK
Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.
1
1.1. Alasan pemilihan Judul
Penulis mengajukan judul tersebut di karenakan penulis telah melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan selama 4 bulan di Aryaduta Hotel Medan di accounting
department khususnya sebagai asisten Account Payable.
Bagian accounting dalam perhotelan bertanggung jawab untuk mengendalikan
kegiatan operasional keuangan.Begitu juga dengan Account Payable bertanggung
jawab atas penelitian dan pencatatan seluruh hutang – hutang.
Berdasarkan hal yang telah diuraikan di atas tentang peran Account
Payabledalam menunjang kelancaran pelayanan dan sebagai jembatan antara pihak
hotel dengan supplier. Seorang Account Payable harus mempunyai strategidalam
peran yang ia jalani agar selalu terjadi peningkatan kinerja. Maka penulis akan
mengangkat kertas karya dengan judul
1.2. Batasan Masalah
Dalam kajian tugas akhir ini, objek yang diteliti bertujuan agar tidak terjadi
permasalahan yang mencakup lingkup terlalu luas.Ruang lingkup pembahasan
penulisan kertas karya yang penulis buat dari data hingga kebenaran fakta yang
terjadi berdasarkan pengalaman dan pengamatan penulis saat melakukan Praktek
2
1.3. Tujuan Penulisan
Dalam penulisan kertas karya ini penulis mempunyai tujuan umum dan tujuan
khusus, yaitu sebagai berikut:
1.3.1.Tujuan Umum
Tujuan umum yang hendak dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengembangkan suatu gagasan
dalam bentuk karangan ilmiah.
2. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis diharuskan melakukan Praktek
Kerja Lapangan (PKL), sehingga penulis dapat membandingkan teori – teori
yang didapat dari perkuliahan dengan keadaan langsung saat mengikuti
praktek kerja lapangan. Lalu menggabungkannya dan menyusunnya dalam
sebuah bentuk karangan ilmiah.
1.3.2.Tujuan Khusus
Adapun tujuan khusus yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya
ini adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan Studi Diploma
III Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara.
2. Memperluas pengetahuan penulis sebagai insan pariwisata tentang
pengetahuan dan perkembangan industry pariwisata.
untuk dapat menghasilkan ide-ide cemerlang yang berguna baik diperguruan
tinggi maupun professional di dunia pekerjaan yang digeluti.
4. Menerangkan jenis-jenis pelayanan yang diberikan kepada tamu pada
department kantor depan khususnya di bagian Account Payable Section di
The Aryaduta Hotel Medan.
1.4. Metode Penelitian
1. Cara Pengambilan Data
Ada beberapa cara dalam pengambilan data untuk tugas akhir ini. Cara
tersebut antara lain :
a. Pengamatan atau observasi langsung
Observasi adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan
secara sengaja dan sistematis untuk kemudian dilakukan pencatatan. Dalam
pembuatan tugas akhir ini, penulispernah melakukan trainning selama 4 bulan
di The Aryaduta Hotel Medan untuk dapat mengetahui dan menganalisis hal
yang berkaitan dengan Front Office Departement.
b. Wawancara
Informasi yang diperoleh dengan cara penulis bertanya kepada employees
sebagai pendukung untuk melengkapi tugas akhirini.
c. Studi Pustaka
Studi Pustaka yaitu penulis mengumpulkan data denganmenggunakan
4
sumberpembahasan, terutama teori dan konsep yang relevan dengan
permasalahan yang dibahas.
2. Jenis Data
Data kualitatif adalah data yang digambarkan dengan kata-kata atau uraian
tentang objek yang diteliti dan tidak dapat dihitung atau diangkakan.Dalam
pembuatan tugas akhir ini, penulis menggunakan data sejarah Aryaduta Hotel Medan.
1.5. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membagi pokok – pokok
pembahasan kedalam lima bab yang saling berhubungan satu sama lain.
Adapun pokok – pokok pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:
Bab I : Pada bab ini penulis menguraikan tentang pendahuluan yang meliputi
pembahasan alasan pemilihan judul, batasan masalah, metode
penelitian, tujuan penulisan dan sistematika penulisan.
Bab II : Bab ini penulis memuat uraian teoritis mengenai pengertian
accounting, tugas dan tanggung jawab, ruang lingkup dan hubungan
kerja sama accounting department dengan department lain.
Bab III : Bab ini penulis menguraikan tentang tinjauan umum perusahaan,
yakni sejarah berdirinya, klasifikasi hotel, fasilitas yang dimiliki,
struktur organisasi Aryaduta Hotel Medan.
Bab IV : Bab ini menjelaskan tentang peranan account payable section dalam
judul besar yang diambil dalam tugas ini.
Bab V : Bab ini penutup merupakan bagian kesimpulan dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
6
BAB II
URAIAN TEORITIS TENTANG ACCOUNTING
2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting
Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu seni dalam mencatat,
menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial
yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu
informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan
bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.
Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan
aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di
semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena
keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga
ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi
dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan
layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.
Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk
mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap
perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting
Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program
3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
4. Melakukan pembayaran kepada supplier
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas
keuangan perusahaan
6. Melakukan penagihan kepada customer
7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan
9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
10.Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
11.Entry SAP (System Application and Product in Data Processing)
12.Melakukan Evaluasi budget
13.Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
14.Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
15.Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta
kelengkapannya
8
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain
1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan
bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.
3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal
mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja
sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.
2.4.Struktur Organisasi di Accounting Department
Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari
beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan
account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun
bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh
atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung
jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet
3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing
outlet
5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang
telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,
serta melakukan analisa guest bill
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi
melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan
piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk
tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel
pada pihak luar, khususnya supplier
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang
dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,
menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel
9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan
pembayaran gaji karyawan
10.Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi
yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da
11.Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
12.Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan
10
13.Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan
keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Account Receivable SPV
Account Payable SPV
Purchasing Cost Controller
Accountant
Income Audit General Cashier Account
Receivable/ Clerk
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
11
TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN
3.1. Sejarah Hotel Aryaduta Medan
Didirikan pertama kali di Jakarta dengan namaHotel Aryaduta Jakarta pada
tahun 1974 dan berada dipusat ibukota Jakarta, tepatnya di Jl. Prapatan 44-48 Jakarta
10110, Indonesia. Awalnya hotel ini dikenal dengan namaThe Ambassador.
Kemudian pada pada tahun 1976,The Ambassador berubah nama menjadi Hyatt
Aryaduta Hotel Jakarta. Pergantian nama ini karena adanya penandatanganan kontrak
kerja sama dengan Hyatt International, dan mulai saat itu manajemen Hotel
Ambassador dikelola oleh Hyatt International. Pada tahun 1990, Hyatt Aryaduta
Jakarta mendapatkan sertifikat sebagai hotel berbintang lima dengan tingkat Diamond
dan selang setahun kemudian Hyatt Aryaduta Jakarta berganti nama menjadi The
Aryaduta Jakarta. Kemudian tahun 2000, Lippo Group menyelesaikan pembelian
seluruh saham dan memiliki kekuasan penuh atas Hotel Aryaduta Jakarta. Setelah
Lippo Group menyelesaikan seluruh pembelian saham tersebut mereka berencana
mengembangkan Aryaduta Hotel tidak hanya di Jakarta melainkan ke seluruh
Indonesia, salah satunya ada di Medan.
Hotel Aryaduta Medan terletak di Jl. Kapten Maulana Lubis no. 08 Medan
dan didirikan pada 1 April 2006 tepat di atas Grand Paladium Mall Medan. Hotel
12
3.1.1. Profil Hotel Aryaduta Medan
Hotel Aryaduta Medan terletak di Jalan Kapten Maulana Lubis Nomor 8
Medan, tepat berada di atas pusat perbelanjaan Grand Paladium Mall dan
bersebelahan dengan Kantor Walikota Medan serta Lapangan Benteng Medan.
Tempatnya yang strategis di tengah kota Medan dan berdekatan dengan hotel-hotel
lainnya menjadi persaingan tersendiri bagi Hotel Aryaduta Medan untuk
mempertahankan citra dan kenyamanan para pelanggan. Hotel Aryaduta Medan
memiliki 4 lantai, yang mana lobby pada hotel ini ada 2 yaitu lower lobby and sky
lobby yang terletak di lantai 9 hotel. Lantai 8 digunakan untuk perkantoran dan area
parkir kendaraan, sedangkan lantai 9 digunakan sebagai Receptionist, The Lounge,
The Pastry, The Courtyard Pool, The Pool Café and The Kitchen Restaurant serta
kamar-kamar.
Hotel Aryaduta Medan sudah mengalami 6 kali pertukaran General Manager,
GM pertama bernama Mr. Andre Roland Clain berkebangsaan Indonesia, kedua
dijabat oleh Mr. Peter Walter Buzz berasal dari Germany, ketiga dijabat oleh Mr.
Erwin Bernhard berkebangsaan Indonesia, keempat dijabat oleh Mr. Gofter Markus
Herman berkebangsaan Germany, kelima dijabat oleh Mr. Herman Rachmandy Kemp
berkebangsaan Germany dan Indonesia, dan yang terakhir ialah Mr. Sebastian
Henning Goldmann berkebangsaan Germany yang masih menjabat sebagai GM di
Hotel Aryaduta Medan sampai sekarang.
3.1.2. Visi dan Misi Hotel Aryaduta Medan
Visi dan misi dari Hotel Aryaduta Medan yaitu “Turn Enjoy Moment in to
maksudnya disini adalah setiap sentuhan baik berhadapan langsung dengan tamu
maupun tidak haruslah dapat memberikan pelayanan yang terbaik agar setiap tamu
yang berkunjung merasa nyaman dan di layani dengan baik. Sehingga tamu tersebut
mendapatkan kesan yang begitu istimewa dan ingin berkunjung kembali suatu waktu
bersama teman, kerabat, atau keluarganya.
Adapun slogan dari Hotel Aryaduta Medan yaitu “To Be Close To Our Guest
, To Be Close To Employe”. Maksudnya adalah mendekatkan diri kepada setiap tamu
dan mendekatkan diri kepada setiap karyawan. Memberikan kesan yang indah kepada
tamu hotel dan juga menjadikan suasana bekerja menjadi nyaman sehingga tercipta
suatu hubungan yang harmonis bagi setiap karyawan hotel.
3.2. Klasifikasi Hotel Aryaduta Medan
Klasifikasi Hotel Aryaduta Meda dapat dibagi berdasarkan beberapa hal,
yaitu:
1. Berdasarkan Lokasi
Dilihat dari lokasi Hotel Aryaduta Medan didirikan, maka hotel tersebut
diklasifikasikan sebagai City Hotel, dikarenakan hotel tersebut terletak di
pusat kota.
2. Berdasarkan Lamanya Buka
Hotel Aryaduta Medan beroperasi sepanjang tahun, tidak ada sela untuk
berhenti sehingga hotel ini termasuk kedalam jenis hotel All Year Around.
3. Berdasarkan Kelas
14
dan hotel bintang.Hotel melati diklasifikasikan menjadi melati satu, dua, dan
tiga. Sedangkan hotel berbintang diklasifikasikan menjadi hotel bintang satu,
dua, tiga, empat, dan lima. Penggolongan hotel di Negara kita didasarkan pada
tiga kriteria yaitu ; fisik, operasional / manajemen, dan pelayanan. Jadi, hotel
Aryaduta Medan termasuk hotel berbintang lima.
4. Berdasarkan Fasilitas dan Tingkat Pelayanan
Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, Hotel Aryaduta Medan termasuk
kedalam Hotel Ekonomis (Economy Class Hotel / Limited Service Hotel )
karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar tertentu, yaitu hanya untuk
tamu-tamu bisnis dan para wisatawan dengan anggaran terbatas. Selain
akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran
umum, fasilitas pertemuan, valet, laundry, beserta transportasi dari dan ke
Bandar udara.
5. Berdasarkan Komponen Harga Kamar
Ditinjau dari komponen harga kamar, Hotel Aryaduta Medan merupakan hotel
yang menggunakan Continental Plan dimana hotel tersebut menerapkan
ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi / sarapan.
6. Berdasarkan Ukuran Besar Hotel
Melihat ukuran hotel dan jumlah kamar sebanyak 200 kamar, maka hotel ini
3.3. Fasilitas yang Dimiliki Hotel Aryaduta Medan
Fasilitas-fasilitas yang dimiliki Hotel Aryaduta Medan sebagai berikut :
3.3.1.Fasilitas Kamar
Terdiri dari 199 kamar dengan 197 yang siap untuk dijual dan berada dari lantai
9 sampai lantai 11. Kamar yang tersedia untuk Deluxe Room adalah 170 kamar, 12
kamar untuk Aryaduta Pool Terrace, 15 kamar untuk Aryaduta Premier, 1 kamar
untuk Business Suite, dan 1 kamar untuk Aryaduta Suite.
1. Deluxe Room
Kamar ini memiliki luas 45 �2 dan menawarkan pemandangan kota dan kolam
renang. Tersedia juga tempang tidur king atau twins, TV layar datar, dan kamar
mandi yang dilengkapi shower. Fasilitas lainnya mini bar, brankas, mesin teh
dan kopi, serta layanan kamar 24 jam.
2. Aryaduta Pool Terrace
Sebuah kamar 30 �2 dengan teras pribadi dan akses langsung ke kolam renang
serta halaman yang indah. Mendapatkan sarapan pagi prasmanan secara gratis,
teh sore, minuman malam, minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1
jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
3. Aryaduta Premiere
Aryaduta Premier memiliki luas 40 �2. Semua jenis kamar ini terdapat disudut
hotel pada masing-masing lantai kamar hotel. Tipe kamar ini memiliki dinding
berkaca pada dua sudutnya, sehingga tamu dapat melihat pemandangan kota
16
sarapan prasmanan, teh sore dan minuman malam, minuman selamat datang,
penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai
boarding.
4. Business Suite
Dengan pemandangan yang luar biasa dan akses mudah ke kolam renang
halaman, elegan 50 �2suiteini ini dilengkapi dengan teras pribadi, ruang tamu
yang luas, ruang makan dengan dapur, kamar tidur terpisah, dan area kerja
dengan akses internet broadband. Suite ini juga menyediakan akses eksklusif
yang menyajikan gratis harian sarapan prasmanan, teh sore dan minuman
malam.minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta
Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
5. Aryaduta Suite
Dengan pemandangan kota, 290 �2Aryaduta Suite memiliki ruang tamu yang
terpisah, ruang makan dengan dapur, dua kamar tidur - kamar tidur utama
dengan tempat tidur ukuran king mewah dan satu kamar tidur dengan tempat
tidur twin, dilengkapi dengan selimut berbulu dan bawah bantal bulu, ditambah
fasilitas mewah kamar mandi elegan. Sertakan akses eksklusif melayani gratis
sarapan prasmanan harian, teh sore dan minuman malam, serta penggunaan
3.3.2.Fasilitas Restoran dan Outlet Lainnya
Selain penginapan Aryaduta Hotel Medan juga menawarkan dan menyediakan
fasilitas lainnya yang menjadi faktor pendukung bagi hotel tersebut. Adapun
fasilitas-fasilitas yang dimiliki olehAryaduta Hotel Medan adalah sebagai berikut :
1. The Lounge
The Loung e adalah tempat yang paling cocok untuk bertemu dengan kerabat
sambil menikmati makanan ringan, anggur, teh dan kopi.Kapasitas kursi yang
dimiliki adalah 24 buah dan terletak di Sky Lobby Lantai 9.
2. The Kitchen Restaurant
The Kitchen Restaurant terletak dilantai 9 hotel, tersedia 188 buah kursi.Para
tamu dapat menikmati masakan dari berbagai Negara yaitu Asean, Chinese,
Japanese, dan Western. Fasilitas lain yang ditawarkan disini adalah dapat
mellihat langsung kota medan dari sudut jendela beserta melihat langsung
para koki memasak di area tersebut.
3. The Pool Café
Pool Café menawarkan pemandangan kolam renang terbaik yang dimiliki
Hotel Aryaduta Medan dan makanan ringan yang sehat dan jus.Kapasitas
kursi yang dimiliki The Pool Café ini berjumlah 90 buah.
4. The Pastry and The Bar
Outlet ini menyediakan roti olahan sendiri, roti Prancis, bolu dan cookies
sambil menikmati cappuccino, jus segar atau teh pilihan yang lezat.
5. VIP Lounge
18
dapat memasuki tempat ini.Sebab hanya tamu yang berkeanggotaan yang
dapat menikmati akses ke Executive Lounge.
6. Spa
Fasilitas spa ini menghadirkan suasana yang amat nyaman dan rileks.Terdapat
berbagai jenis perawatan yang ada di Spa yakni pedicure, manicure, massage,
dan spa. Fasilitas ini tidak memiliki outlet tersendiri ( not in house), jika
dibutuhkan para pelanggan spa ini dapat dilakukan di kamar atau di swimming
pool.
7. Health Club
Outlet ini menyediakan fasilitas kebugaran jasmani, berbagai jenis alat olah
raga dan berdinding transparan sehingga tamu dapat menikmati pemandangan
di kolam renang.
8. Swimming Pool
Hotel Aryaduta Medan menyediakan kolam renang yang nyaman untuk para
pelanggannya dengan menempatkan pondokan kursi yang dapat disinggahi
sesudah atau sebelum berenang.
9. Bussines Center
Outlet ini menyediakan lima buah komputer dengan kemampuan mengakses
internet beserta mesin fotocopy, mesin fax dan mesin printer serta scanner
3.3.3. Fasilitas Ruang Pertemuan dan Ballroom
Fasilitas ruang pertemuan dan grand ballroom yang terdapat di Hotel
Aryaduta Medan, yakni :
1. Grand Ballroom
Grand Ballroom memiliki luas 1.495 �2 dan dapat menampung hingga 1.000
pax.
2. Meeting Room
Meeting Room memiliki luas 204 �2 dan dapat menampung 100 pax.
3. Board Room
20
3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan
General Manager
Executive Assistant Manager
Marketing
Housekeeping Front Office
Linen
Public Area
Reception
Reservation
Information
Engineering Accounting
F&B Division Room Division
Food Production F&B Service
Bar
21
4.1. Peran Account Payable Section di Aryaduta Hotel Medan
Pada dasarnya Account Payable adalah nama (kelompok) yang menunjukkan
kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa
secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam
organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan
merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang
perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit.
Selain itu bagian AP ini berperan juga menyelesaikan urusan pajak karena
pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping
menjalankan peran utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi
juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi hotel. Salah satu hal
yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran
penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk
seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan
tertinggi hotel.
4.2. Standart Operasional Prosedur Account Payable
Sistem dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih
22
4.2.1 Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang
1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda
Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang
diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus
dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan
ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum
diserahkan ke Finance Departement.
3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah
menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya
tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas
budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui
Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO.
5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada
supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda
terima faktur oleh Finance Departement.
6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):
a. Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service
Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh
Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO) /Kontrak
umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian
bahan baku, jasa konsultan dll.
b. Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh
Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) /
Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal
dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual (misalnya : gaji dan tunjangan,
bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas
(misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid
Expenses/Biaya dibayar dimuka (misalnya: bon sementara karyawan,
asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian
(PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).
4.2.2 Pembayaran Hutang
1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal
Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh
tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhibulan untuk digunakan
oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan.
3. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview
oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal
pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang.
4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance
Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal
24
pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses
ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.
5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance
Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan
daftar pembayaran.
6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank
transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat
dilakukan kepada Supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas
karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan
disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau
transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari
masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.
10.Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.
11.Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen
pendukung.
12.Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head
of Finance.
13.Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi
14.AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara
harian.
4.2.3 Payment on Purchasing (PO & Non PO)
Dengan PO
1. Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda
Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian
Purchasing.
2. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen
pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat
dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder
dalam PO.
b. Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan
c. Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di
invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum
di invoice supplier.
d. Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi
terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO.
f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
26
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice
tersebut.
i. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka
konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.
Non PO
1. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User
2. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya,
sebagai berikut:
a. Nilai tagihan
b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama
d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut
ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada
Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal
diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda
Terima Faktur.
5. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen
pendukungnya kedalam sistem.
6. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP &
4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section
1. Bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan semua utang-utang
perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher
(tanda terima) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting &
Office Manager.
Berikut uraian tugas account payable harian dan bulanan:
1. Menerima tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Receiving
Report (RR) dan invoice atau nota.
2. Membuat voucher payable dengan dilampiri dokumen dokumen pendukung
sesuai dengan kententuan berlaku
3. Menyerahkan voucher payable tersebut kepada asisten untuk dibuat cek dan
ditandatangani oleh FC dan GM.
4. Membukukan semua pembayaran account payable kedalam voucher register,
demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau general cashier
reimbursement ke dalam voucher register sesuai chart of accounts yang
berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan.
5. Menyiapkan jadwal pembayaran yang sudah jatuh tempo kepada asisten
account payable untuk diajukan kepada permbayarnya (supplier)
6. Menyimpan semua voucher payable sesuai dengan ketentuan.
7. Mengeposkan ke dalam account payable card masing masing vendor yang
28
8. Menutup voucher register book (pada akhir bulan) dan membuat jurnal AP,
mengadakan konfirmasi atas pembelian barang- barang inventory dan
expenses dengan cost control.
9. Menutup AP card masing-masing (pada akhir bulan) vendor dan membuat
aged trial balance of AP untuk lampiran financial statement.
4.4. Permasalahan dan penanganan pada Account Payable
Beberapa masalah yang sering dihadapi seorang Account Payable untuk
adalah sebagai berikut:
1. Tidak balancenya nomor invoice yang sudah terdata di Account Payable
system dengan sumber data dari supplier.
2. Hilang atau tertinggalnya bon/nota dari pihak supplier sehingga tidak bisa
melakukan penagihan.
3. Penulisan kwitansi dari supplier beratasnamakan hotel terjadi coretan.
4. Materai yang dipakai oleh supplier adalah materai bekas.
5. Perubahan nomor akun rekening yang diberitakan secara tiba-tiba dari pihak
supplier.
Cara menangani masalah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Biasanya seorang account payable menghubungi pihak purchasing apabila
terjadi kesalahan nomor invoice atau tidak balancenya data tersebut. Bagian
2. Jika hilang atau tertinggalnya bon/nota dari pihak supplier, seorang account
payable/asisten akan memberitahukan kepada supplier agar datang di hari
penagihan selanjutnya. Karena sudah peraturan dari perusahaan jika bon/nota
tidak lengkap maka tidak diperbolehkan dari pihak perusahaan untuk
melakukan pembayaran. Jika bon/nota benar benar hilang, biasanya seorang
account payable/asisten memberi surat tanda terima hilangnya bon/nota yang
harus ditandatangani pihak supplier sekaligus terteranya materai.
3. Kwitansi beratasnamakan hotel tidak diperbolehkan dan apabila ada coretan,
biasanya account payable/asisten bisa menerima jika tandatangan diatas
coretan sesuai dengan tandatangan yang ada dimaterai. Jika terjadi banyak
kesalahan kwitansi harus diganti dengan yang baru.
4. Peraturan dari perusahaan tidak membenarkan pemakaian materai yang
berulang berulang. Account payable/asisten akan memberikan infomarsi ini
melalui email/telepon kepada pihak supplier agar tidak kesalahan yang sama.
5. Tugas account payable adalah menyimpan semua data-data termasuk vendor
statement atau supplier statement. Jika terjadi pemberitahuan secara tiba-tiba
dari pihak supplier bahwa akun rekening berubah, maka account
payable/asisten memberi surat vendor statement yang baru dan harus tertera
30
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab diatas, begitu banyak jumlah pekerjaan yang
harus diselesaikan setiap harinya dan setelah menganalisis keseluruhan data yang
telah diperoleh, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Account payable merupakan salah satu bagian dari Accounting Department
The Aryaduta Hotel Medan
2. Account payable/asisten account payable adalah salah satu petugas yang
berhubungan langsung dengan supplier, mereka yang langung menangani
pembayaran terhadap supplier
3. Penampilan, sikap baik dan cermat account payable/asisten penunjang
keberhasilan dalam meningkatkan mutu pelayanan khususnya terhadap
pelayanan kepada supplier.
4. Hubungan kerja yang baik dengan rekan sekerja dan pimpinan sangatlah
dibutuhkan untuk perbaikan kearah yang lebih baik.
5.2. Saran
Bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat digunakansebagai
1. Diperlukan kerja team (team work) yang lebih baik antara pekerja baik
sesama Accounting Department maupun dengan yang lainnya, untmenjaga
kekompakan kerja.
2. Ketepatan waktu oleh pekerja maupun pekerja dari luar yang bekerja sama
dengan perusahaan. Setiap pekerja harus tepat waktu dalam setiap waktu baik
waktu awal kehadiran maupun saat melakukan break time, harus disesuaikan
dengan peraturan yang telah dibuat.
3. Harus terus meningkatkan mutu, pelayanan dan keterampilan dalam
32
DAFTAR PUSTAKA
Reeve, James M., dkk. 2010. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Sugiarto Endar, 1997, Operasional Kantor Depan Hotel, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Sulastiyono Agus, 2002, Manajemen Penyelenggaraan Hotel, Bandung: CV Alfabeta
Warfield, Weygandt, 2010, Intermediate Accounting , Jakarta: Wiley
DAFTAR INFORMAN
Nama : Budi Utomo Ginting
Pekerjaan : Account Payable
Lama Bekerja : 2007-2015
Alamat : Jl. Binjai no. 54 Medan
Usia : 41 Tahun
Nama : Boedy Christian
Pekerjaan : Finance Controller
Lama Bekerja : 2009-2015
Alamat : Jl. Helvetia no. 97 medan
Usia : 29 Tahun
Nama : Dea Fadillah Surya
Pekerjaan : FB Cashier
Lama Bekerja : 2012 - 2015
Alamat : Jl. Mawar no. 45 Binjai
34
LAMPIRAN
1. 2.
3. 4.
5. 6.
Keterangan Gambar:
1. The Lounge
2. Deluxe Room
3. The Kitchen Restaurant
4. Health Club
5. Swimming Pool
7.
36
9.
Keterangan Gambar:
7. Entertainment official check
8. A/P trial balance invoice yang sudah dicek oleh A/P Spv
