6 2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting
Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu seni dalam mencatat, menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.
Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.
Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting
Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program 3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
4. Melakukan pembayaran kepada supplier
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan
6. Melakukan penagihan kepada customer
7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan 8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan 9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external 10.Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
11.Entry SAP (System Application and Product in Data Processing) 12.Melakukan Evaluasi budget
13.Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
14.Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
15.Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain
1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office. 2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.
3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department
Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing outlet
5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa guest bill
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel
9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan
10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Account Receivable SPV
Account Payable SPV
Purchasing Cost Controller
Accountant
Income Audit General Cashier Account
Receivable/ Clerk
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
