PERENCANAAN KEGIATAN PADA HOUSEKEEPING
DEPARTEMENT DI HOTEL ARYADUTA MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH
PETRUS REINHARD HARIANJA 092204050
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
ABSTRAK
Hotel merupakan salah satu unsur terpenting dalam mata rantai kepariwisataan, maka dari itu dibutuhkan manajemen hotel yang dapat mengupayakan berbagai hal untuk meraih minat tamu dan membuat tamu lebih lama tinggal di hotel, karena sudah diketahui bahwa tamu merupakan sumber pendapatan terbesar yang dimiliki hotel. Kebutuhan tamu yang akan menginap harus ditangani dengan baik untuk meningkatkan pendapatan hotel tersebut. Tamu yang datang ke hotel memerlukan tempat yang nyaman dan bersih untuk beristirahat, serta diiringi oleh pelayanan yang baik, sopan dan ramah tamah. Bagian housekeeping merupakan salah satu department yang sangat penting dalam hal pemeliharaan seluruh area hotel, penyediaan bahan atau perabotan, kebersihan, keindahan dan kenyamanan restaurant, bar atau outlet lainnya. Selain itu dalam melaksanakan operasionalnya, Hotel Aryaduta Medan meningkatkan seluruh kinerja housekeeping yang ditujukan dalam hal perencanaan kegiatan pada housekeeping department, maka setiap karyawan harus benar-benar dapat menerapkan disiplin dan ketepatan waktu dalam perencanaan sebagaimana mestinya. Baik itu dari cara pelayanan maupun jasa yang diberikan kepada tamu, karena itu merupakan salah satu daya tarik tersendiri bagi tamu. Hal-hal ini yang penulis uraikan mengenai cara-cara yang digunakan oleh Hotel Aryaduta Medan dalam hal perencanaan kegiatan pada Housekeeping department guna meningkatkan pendapatan hotel tersebut. Sebuah pelayanan yang baik akan memberikan kesan yang baik terhadap tamu hotel, dan penanganan dalam menangani penataan seluruh area hotel sebaik mungkin akan dapat meningkatkan jumlah tamu yang masuk ke hotel tersebut.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas
karya ini. Kertas karya ini merupakan salah satu syarat akademis untuk mendapatkan
gelar Diploma III Program Studi Pariwisata bidang Keahlian Perhotelan Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa kertas karya ini
masih banyak kekurangan yang disebabkan masih minimnya pengetahuan penulis
serta kurangnya diktat dan buku-buku tentang perhotelan yang menjadi acuan penulis.
Tidak ada yang sempurna di dunia ini, demikian juga penulis yang membuat kertas
karya ini tidak luput dari kekhilafan dan kesalahan. Oleh karena itu dengan segala
kerendahan hati, penulis mengharapkan kritikan dan saran ke arah perbaikan yang
diperlukan dari pembaca guna memperbaiki kesalahan-kesalahan demi kesempurnaan
kertas karya ini.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak baik moril maupun materil. Oleh sebab itu sudah
selayaknya penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Arwina Sufika, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi D-III Pariwisata
3. Bapak Drs. Naimuddin Deli Putra., selaku Dosen Pembimbing yang telah susah
payah mendidik dan membimbing serta meluangkan waktu untuk penulis dalam
menyelesaikan kertas karya ini.
4. Bapak Marzaini Manday., selaku Dosen Pembaca yang telah meluangkan waktu
untuk penulis dalam menyelesaian kertas karya ini.
5. Bapak Muadi Suratmo., selaku Koordinator Program Studi Pariwisata Perhotelan.
6. Seluruh Staf Pengajar Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
7. Pimpinan dan seluruh karyawan di Hotel Aryaduta Medan yang telah banyak
membantu dan memberikan informasi kepada penulis yang ada kaitannya dengan
kertas karya ini.
8. Kedua orang tua penulis yaitu A.B. Harianja dan L. Damanik terkasih beserta
seluruh keluarga penulis yang selalu mendukung dengan tulus dan ikhlas
mencurahkan kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di
Program Studi D-III Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
9. Buat seluruh sahabat karib penulis yang selalu mendengarkan masalah-masalah
dan ikut andil mendukung dan menjadi inspirasi bagi penulis seperti :
Alek Nadeak, Reinhard Harianja, Petrus Saragih dan seluruh Grup IPTG yang
ikut memberi semangat menyelesaikan kertas karya ini.
10.Kepada Hasda Marbun yang merupakan teman spesial penulis yang selalu setia
menemani, mendukung dan memberikan semangat dan doa dalam menyelesaikan
Akhir kata penulis mengharapkan semoga kertas karya ini bermanfaat bagi
pembaca, khususnya bagi penulis yang telah berusaha menyelesaikan kertas karya ini
dan memberikan sumbangan pengetahuan bagi pembaca yang ada di Program Studi
D-III Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Medan, April 2013
Penulis,
NIM : 092204050
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
1.1 Alasan Pemilihan Judul ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Metode Penelitian ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II : URAIAN TEORITIS ... 5
2.1 Pengertian Housekeeping ... 5
2.2 Peranan dan Tanggung Jawab Bagian Housekeeping ... 6
2.3 Pengertian dan Arti Penting Perencanaan ... 10
2.3.1 Pengertian Perencanaan ... 11
2.3.2 Arti Penting Perencanaan ... 13
BAB III : TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ... 20
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel Aryaduta Medan ... 20
3.2 Visi dan Misi Hotel Aryaduta Medan ... 20
3.3 Klasifikasi Hotel ... 21
3.4 Fasilitas yang Dimiliki oleh Hotel Aryaduta Medan ... 22
BAB IV : PERENCANAAN KEGIATAN PADA HOUSEKEEPING DEPARTMENT DI HOTEL ARYADUTA MEDAN ... 28
4.1 Ruang Lingkup Kegiatan di Bagian Housekeeping ... 28
4.2 Perencanaan Kegiatan di Bidang Kebersihan ... 32
4.3 Perencanaan Kegiatan Penanganan Kamar ... 34
4.3.1 Persiapan ... 35
4.3.2 Pembersihan ... 36
4.3.3 Pengecekan ... 39
4.4 Perencanaan Kegiatan Penanganan Indoor dan Outdoor Hotel ... 39
4.5 Permasalahan dan Pemecahan Masalah ... 46
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
5.1 Kesimpulan ... 49
5.2 Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA
ABSTRAK
Hotel merupakan salah satu unsur terpenting dalam mata rantai kepariwisataan, maka dari itu dibutuhkan manajemen hotel yang dapat mengupayakan berbagai hal untuk meraih minat tamu dan membuat tamu lebih lama tinggal di hotel, karena sudah diketahui bahwa tamu merupakan sumber pendapatan terbesar yang dimiliki hotel. Kebutuhan tamu yang akan menginap harus ditangani dengan baik untuk meningkatkan pendapatan hotel tersebut. Tamu yang datang ke hotel memerlukan tempat yang nyaman dan bersih untuk beristirahat, serta diiringi oleh pelayanan yang baik, sopan dan ramah tamah. Bagian housekeeping merupakan salah satu department yang sangat penting dalam hal pemeliharaan seluruh area hotel, penyediaan bahan atau perabotan, kebersihan, keindahan dan kenyamanan restaurant, bar atau outlet lainnya. Selain itu dalam melaksanakan operasionalnya, Hotel Aryaduta Medan meningkatkan seluruh kinerja housekeeping yang ditujukan dalam hal perencanaan kegiatan pada housekeeping department, maka setiap karyawan harus benar-benar dapat menerapkan disiplin dan ketepatan waktu dalam perencanaan sebagaimana mestinya. Baik itu dari cara pelayanan maupun jasa yang diberikan kepada tamu, karena itu merupakan salah satu daya tarik tersendiri bagi tamu. Hal-hal ini yang penulis uraikan mengenai cara-cara yang digunakan oleh Hotel Aryaduta Medan dalam hal perencanaan kegiatan pada Housekeeping department guna meningkatkan pendapatan hotel tersebut. Sebuah pelayanan yang baik akan memberikan kesan yang baik terhadap tamu hotel, dan penanganan dalam menangani penataan seluruh area hotel sebaik mungkin akan dapat meningkatkan jumlah tamu yang masuk ke hotel tersebut.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Alasan Pemilihan Judul
Perkembangan industri dunia pariwisata saat ini mengalami kemajuan
terutama di kota Medan. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya perkembangan hotel
berbintang yang bertaraf internasional, terutama dalam menjaga kualitas pelayanan
terhadap wisatawan yang akan menginap.
Industri perhotelan memiliki peran penting dalam memajukan perekonomian
bangsa. Di lain hal hotel dapat menyerap banyak tenaga kerja yang berdampak
mengurangi angka pengangguran. Selain itu, hotel merupakan bagian penting dari
kepariwisataan, dimana hotel bertujuan sebagai rumah kedua.
Salah satu bagian terpenting yang dimiliki hotel adalah Housekeeping
Department (Rumah Tangga Hotel), dimana bagian ini menangani hal-hal yang
berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan dan kesehatan seluruh area hotel,
agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam
hotel. Selain itu housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel
yang bertugas membuat perencanaan, perawatan dan pembersihan seluruh area
Di samping itu, Executive Housekeeper bertanggung jawab pada seluruh
ruang lingkup hotel, sehingga di dalam pelaksanaannya Executive Housekeeper harus
melaksanakan Perencanaan Pekerjaan Housekeeping untuk meningkatkan kinerja
dari para karyawan dan target yang diinginkan oleh perusahaan tercapai dan tepat
pada sasaran. Perencanaan pekerjaan itu sendiri bertujuan memperbaiki atau
mengevaluasi kualitas kerja dari karyawan dan pelayanannya.
Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin membicarakan tentang
peranan Housekeeping yang dijabarkan ke dalam karya tulis dengan judul
“PERENCANAAN KEGIATAN PADA HOUSEKEEPING DEPARTMENT
DI HOTEL ARYADUTA MEDAN”.
1.2 Tujuan Penulisan
Dalam penulisan harus mempunyai arah serta maksud dan tujuan yang jelas,
agar segala sesuatu yang diperoleh sesuai dengan yang diinginkan. Adapun tujuan
dari penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, Jurusan Pariwisata dengan
bidang keahlian Perhotelan.
2. Untuk mengetahui lebih dalam tentang cara kerja di Housekeeping Department.
3. Untuk mengetahui perencanaan pekerjaan dalam meningkatkan kualitas kerja
karyawan di Hotel Aryaduta Medan.
4. Sebagai bahan referensi D-III Pariwisata, Fakultas Ilmu Budaya Universitas
1.3 Batasan Masalah
Industri perhotelan memiliki banyak bagian, dimana bagian yang satu
berhubungan dengan bagian yang lainnya. Supaya terjadi hubungan kerjasama yang
baik di dalam lingkungan hotel itu sendiri, dalam kesempatan ini penulis mencoba
untuk bisa menjelaskan perencanaan kegiatan Housekeeping Department dapat
berperan secara efektif dan efisien. Hal ini dimaksudkan oleh penulis agar penulisan
kertas karya ini tidak menyimpang dari judul permasalahan yang akan dikemukakan.
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah bagaimana perencanaan kegiatan oleh
bagian Housekeeping Department dapat meningkatkan kinerja dan moral dari karyawan.
1.4 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang digunakan penulis untuk menemukan
dan menampilkan informasi yang dapat diperlukan dalam penulisan kertas karya.
Penulisan kertas karya ini, penulis melakukan dua cara dalam menemukan dan
mengumpulkan informasi, yaitu :
1. Library Research (Penelitian Kepustakaan)
Penelitian kepustakaan yaitu mengumpulkan informasi dari buku-buku, majalah,
koran dan lainnya yang berhubungan dengan teori-teori yang digunakan dalam
penulisan kertas karya ini.
2. Field Research (Penelitian Lapangan)
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis melakukan peninjauan langsung
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membuat sistematika agar lebih
teratur dan terarah. Kertas karya ini berisi uraian-uraian yang akan dibahas dalam
beberapa bab, antara lain meliputi :
BAB I : Menyajikan tentang Pendahuluan yang memuat Alasan Pemilihan Judul,
Tujuan Penulisan, Pembatasan Masalah, Metode Penulisan serta
Sistematika Penulisan.
BAB II : Berisikan tentang Uraian Teoritis mengenai Pengertian Housekeeping,
Peranan dan Tanggung Jawab bagian Housekeeping, Pengertian dan
Arti Penting Perencanaan, Ruang Lingkup Perencanaan dan
Housekeeping Department.
BAB III : Gambaran Umum tentang Aryaduta Medan yang mencakup sejarah
berdirinya hotel, visi dan misi hotel, klasifikasi hotel dan fasilitas yang
dimiliki.
BAB IV : Uraian mengenai ruang lingkup kegiatan di bagian Housekeeping,
perencanaan di bidang kebersihan, perencanaan di bidang penanganan
kamar, perencanaan kegiatan indoor and out door Hotel Aryaduta Medan,
permasalahan dan pemecahan masalah.
BAB V : Berisikan kesimpulan dan saran yang berfungsi sebagai penutup dalam
kertas karya ini.
BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Housekeeping
Menurut Rumekso (2001:16) dalam bukunya Housekeeping Hotel,
menyatakan: “Housekeeping (tata graha) merupakan perpaduan dari dua buah kata,
yaitu house dan keeping (to keep). House artinya rumah dan Keeping (to keep) yang
artinya memelihara, merawat atau menjaga. Housekeeping dapat diartikan secara
lengkap sebagai salah satu departemen yang terdapat pada hotel yang bertanggung
jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keindahan, kebersihan, kerapian, dan
seluruh kamar beserta area-area lainnya yang di dalam maupun yang di luar hotel,
sehingga para tamu dan karyawan merasa aman dan nyaman berada di dalam hotel”.
Menurut Arief (2005:11) dalam bukunya Housekeeping Hotel menyatakan
salah satu bagian di hotel yang fungsinya menangani measalah kerumahtanggaan
hotel yaitu bertugas menyiapkan kamar yang akan disewa para tamu yang akan
datang, meliputi perlengkapan dan kebersihannya serta bertanggung jawab atas
kebersihan seluruh lingkungan rumah tangga hotel, kecuali bagian dapur (kitchen).
Dalam bahasa Inggris Housekeeping mempunyai arti house berarti rumah,
wisma, tempat menginap atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga, merawat,
mengatur, memelihara. Housekeeping dalam bahasa Indonesia disebut dengan
(housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur
atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan
dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan
menyenangkan bagi penghuninya. Di sini juga disebutkan bahwa housekeeping
adalah bagian dari hotel yang menangani masalah kerumahtanggaan hotel, yaitu bertugas
dalam menyiapkan kamar yang akan dijual kepada tamu.
2.2 Peranan dan Tanggung Jawab bagian Housekeeping
Housekeeping disebut juga tata graha yang merupakan suatu bagian di hotel
yang mempunyai peran penting dalam hal menjalankan program higienis dan sanitasi
hotel dengan baik dan benar serta menjalankan prosedur keselamatan dan keamanan
pada tempat kerja, rekan kerja dan tamu hotel (Sudhir, 1987:10).
Fungsi housekeeping adalah menciptakan kebersihan area hotel, terutama
kamar-kamar yang merupakan produk unggulan, menjaga atau merawat fasilitas dan
peralatan supaya dapat bertahan lama dan selalu dapat berfungsi dengan baik serta
perlengkapan selalu bersih dapat digunakan dengan baik, memberikan kemudahan
pada tamu dalam menggunakannya, membuat tamu merasa nyaman dan betah tinggal
di hotel (Sudhir, 1987:130).
Housekeeping berasal dari kata house yang berarti rumah, wisma, hotel, dan
to keep yang berarti merawat atau memelihara. Jadi housekeeping adalah bagian atau
departemen yang berperan mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan,
memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel tampak rapi,
Housekeeping Department bagi sebagian besar hotel merupakan sumber
pendapatan hotel yang paling besar. Karena tamu yang menginap tentu mengeluarkan
uang lebih banyak untuk sewa bila dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkannya
untuk makan dan minum serta pengeluaran yang lain. Sebagai sumber pendapatan,
housekeeping department harus ditangani oleh tenaga-tenaga terampil dan profesional.
Fungsi housekeeping dalam hotel sangat penting. Kelancaran penyiapan
dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh housekeeping, oleh karena itu
housekeeping harus diperhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel.
A. Tanggung jawab bagian housekeeping meliputi area :
• Ruang tamu (guest room)
• Gang (corridor)
• Restoran dan banquet (restaurant and banquet hall)
• Ruang kantor (office)
• Locker karyawan (employee locker)
• Toilet karyawan (guest locker)
• Toilet tamu (guest toilet)
• Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door garden)
• Kolam renang (swimming pool)
B. Tugas bagian housekeeping adalah sebagai berikut :
• Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman dan aman.
• Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu supaya
tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
• Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan
umum di hotel.
C. Sasaran Housekeeping
Beberapa sasaran housekeeping adalah :
• Bersih
Kebersihan di suatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangat menentukan.
Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hygiene
terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel.
• Menarik
Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan
serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menjadi menarik.
• Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih, menarik dan tenang dengan
pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu dan pengunjung merasa
• Aman
Faktor penting yang selalu didambakan pengunjung atau tamu yaitu keamanan.
Keamanan tamu selama berkunjung atau menginap di hotel meliputi keamanan
pribadi dari kecurian, kebakaran, dan bahaya dari peralatan hotel.
Untuk menjaga seluruh sasaran tersebut, housekeeping department dibagi
menjadi beberapa seksi :
• Seksi kamar (Room section/Floor section)
Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan
kamar tamu. Dalam beberapa hotel, pengaturan tanggung jawab floor ini
termasuk kepada area corridor setiap lantai. Petugas yang berada di dalam seksi
ini adalah :
- Floor housekeeper atau floor section manager
- Floor supervisor
- Room attendant
• Seksi area umum (Public area section/Houseman section)
- Lobby area
- Public toilet
- Restaurant
- Bar
- Food and Beverage outlet
- Ballroom
- Bussiness center
- Fitness and Health center
- Swimming pool
- Parking area
- Outdoor and indoor garden
- Guest lift
- Back office
- Locker room
- Employee corridor
- Canteen
• Seksi binatu (Laundry section)
Seksi ini bertanggung jawab dalam hal penanganan dan penyediaan jasa
pencucian dan pemeliharaan baik untuk guest laundry, maupun house laundry
dan uniform. Guest laundry adalah pakaian tamu, sedangkan house laundry
adalah linen yang digunakan oleh housekeeping maupun Department lain seperti
banquet service, Food and Beverage.
2.3 Pengertian dan Arti Penting Perencanaan
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan
semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manager pada umumnya mencurahkan
hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi
dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan
terutama untuk sub-unit mereka sendiri dan jangka waktu yang lebih pendek.
2.3.1 Pengertian Perencanaan
Menurut JB Heckert
perencanaan adalah: Proses berpikir ke depan dengan mengambil keputusan tentang
cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan. Menurut Dessler
tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur,
dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi di masa yang akan datang. Menurut
Certo
adalah proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai
tujuan-tujuan, menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya.
Dari ketiga pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan
merupakan proses awal bagi sistem manajemen untuk mencapai tujuan-tujuannya.
Hal ini disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan
bagaimana organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya
dalam pelaksanaan perencanaan. Menurut JB Heckert syarat-syarat perencanaan yang
baik antara lain yaitu :
• Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya disusun
berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya,
kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
• Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik di atas kertas saja akan tetap tidak
dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Misalnya: keterbatasan dalam teknologi,
keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dan sebagainya.
• Harus ekonomis
Di samping keterbatasan di atas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis
dalam suatu rencana.
• Harus luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat di evaluasi
sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut.
Pada dasarnya perencanaan ini disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya,
namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat
dihindarkan.
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk
memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi,
perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena di samping rencana menjadi
lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan.
2.3.2 Arti Penting Perencanaan
Menurut Darsono (1992:25) ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu
penting terhadap manajemen organisasi yaitu antara lain :
• Tujuan menjadi jelas dan terarah
Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah
dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen
dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.
• Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama
Ketika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan organisasinya
dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama.
Artinya mereka memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan sebagaimana
yang telah mereka sepakati dalam perencanaan.
• Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang
Dengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai
hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan dan
peluang yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan
antisipasi ke depan sehingga mereka tetap berada di lajur menuju tujuan awal.
Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja
yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya
dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan
membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
• Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan
Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control
terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur,
sebab perencanaan sebagai pengawas.
• Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian
Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian
yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu,
adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja
sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.
2.4 Ruang Lingkup Perencanaan pada Housekeeping Department
Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas, ruang lingkup
yang dimaksudkan adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan-ruangan
yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan
difungsikan sesuai dengan fungsinya. Housekeeping tentunya harus memiliki team
yang sesuai dengan kebutuhan sistem operasional untuk menjalankan tugasnya
Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping
dikelompokkan sebagai berikut :
- Public Area meliputi lobby area, rest room, staircase, terrace, elevator, musholla,
pool area, linen, uniform room, lockers room, basement corridor, area parking
dan lain sebagainya.
- F & B outlet seperti restaurant bar, meeting room, function room, ballroom.
- A & G office seperti General Manager, Assistant Executive Manager, F & B Director,
Finance Director, Director of Sales and Marketing, Public Relation Manager
dan ruangan Executive Officer lainnya.
- Back Office Area seperti Human Resources, Training Center, Enggineering,
Purchasing, Accounting, Cost Control.
- Floor Area seperti guest room, executive launch, pantry area/station floor,
corridor, guest landing.
Area-area yang dikelompokkan di atas tersebut merupakan area yang harus
dirawat, dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah
GCG (Good Corporate Governance), AMDAL (Analisis Mengenai Dampak Lingkungan)
dan CSR (Corporate Social Responsibility). Dalam konteks kebersihan ruangan
sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan internasional yang tidak sekedar
bersih tetapi sanitasi dan higienisnya harus dijaga. Adapun sistem atau standard yang
Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya, agar fungsinya
berjalan dengan baik maka diperlukan suatu sistem operasional yang baik, birokrasi
yang tepat dan team yang solid. Sistem manajemen yang baik dapat dilakukan dengan
sistem operasional yang dilaksanakan dengan komitmen yang dipatuhi dan manajemen
puncak sampai bawah. Department Housekeeping memiliki beberapa bagian yang
berada dalam lingkup tanggung jawabnya yaitu :
1. Room Division Manager
Room Division Manager bertugas menangani segala sesuatu yang berhubungan
dengan kamar-kamar hotel.
2. Executive Housekeeper
Executive Housekeeper bertugas merencanakan program kerja, mengkoordinir
pelaksanaan tugas pekerjaan di housekeeping, memimpin para supervisor maupun
bawahan housekeeping, mengontrol kerja bawahan, bertanggung jawab atas
standar kebersihan, membuat evaluasi kerja bawahan setiap tahun, menangani
keluhan tamu, membuat laporan pada room division manager dan general manager.
3. Assistant Excecutive Housekeeper
Assistant Excecutive Housekeeper bertugas membantu Excecutive Housekeeper,
mengkoordinir para supervisor dan bawahan, melaksanakan program kerja,
memimpin dan membuat daftar kerja bawahan, mewakili Excecutive Housekeeper
saat berhalangan, mengajukan pembelian alat-alat, chemical, perlengkapan tamu,
4. Order taker
Order taker bertugas menerima informasi baik dari luar hotel maupun dari dalam
hotel dan menyampaikannya kepada orang yang berkepentingan tersebut.
5. Floor atau Guest Room
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan
kamar tamu. Dalam beberapa hotel, pengaturan tanggung jawab floor ini termasuk
kepada area koridor setiap lantai.
Petugas-petugas yang ada dalam bagian ini adalah :
• Floor Housekeeper atau Floor Section Manager
• Floor Supervisor
• Room Attendant
• Public Area
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan
area-area dan fasilitas umum yang ada di hotel. Dalam beberapa hotel memiliki
kebijakan dengan memberikan area koridor lantai dalam tanggung jawab public area.
Di lain hal Room Attendant dipimpin oleh Floor Captain yang bertanggung jawab
langsung kepada Executive Housekeeper. Floor Captain bertanggung jawab akan
kelancaran tugas operasional pemeliharaan dan kebersihan kamar tamu yang
dilaksanakan oleh Room Attendant. Ruang lingkup yang menjadi tanggung jawab
pelayanan Room Attendant adalah kamar-kamar tamu dengan mempersiapkan kamar
Room Section sehingga setiap Room Attendant dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik yang nantinya akan mendatangkan kepuasan kepada tamu dengan pihak hotel.
Ruang lingkup perencanaan pada housekeeping meliputi :
1. Menciptakan dan menjaga kebersihan kamar-kamar tidur tamu, public area
dan kantor.
2. Membersihkan peralatan dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan
Guest Room, seperti dalam ruang tidur dan kamar mandi.
3. Membersihkan, merawat peralatan dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan
public area seperti dalam main lobby, toilet umum, tempat ibadah dan sebagainya.
4. Mengatur proses penerimaan (pengumpulan) dan pendistribusian Guest Laundry.
5. Melakukan proses penerimaan (pengumpulan), perawatan dan pendistribusian
serta penyimpanan linen-linen.
6. Mengatur proses penerimaan (pengumpulan), perawatan dan penyimpanan uniform.
2.5 Kebersihan dan Kegagalan Perencanaan pada Kegiatan Housekeeping department
Housekeeping sebagai bagian dari departemen di perusahaan sangat erat
kaitannya dengan aktivitas. Housekeeping dianggap sebagai kegiatan yang bersifat
preventif sekaligus sebagaiupaya pengendalian. Housekeeping yang baik perlu
diterapkan sejak awal mulai dari rancangan suatu proses dikembangkan sesuai
dengan perubahan yang terjadi, dipantau dan dievaluasi secara terus-menerus
melalui dukungan dan kerjasama semua pihak terkait seperti pihak manajemen,
bukan sekedar kebersihan tempat kerja, melainkan juga mengupayakan penempatan
peralatan yang tepat, sesuai dan benar, mengutamakan proses kerja berlangsung aman
agar kegiatan dapat berlangsung optimal, efisien dan efektif (Agus, 1999:37).
Housekeeping juga bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan,
menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi
dengan tujuan agar lingkungan perusahaan tampak rapi, bersih serta memberikan rasa
nyaman bagi siapapun. Departemen housekeeping tidak hanya bertanggung jawab
untuk mempersiapkan dan membersihkan ruang-ruang kantor, tetapi juga membersihkan,
merawat dan memelihara secara keseluruhan bagian area perusahaan sehingga terlihat
rapi dan segar untuk memulai suatu bisnis. Keberhasilan perencanaan kegiatan
housekeeping akan terlihat apabila :
• Pengunjung yang datang merasa puas atas pelayanan yang diberikan.
• Tidak adanya kehilangan barang tamu.
• Seluruh lokasi yang menjadi tanggung jawabnya selalu terjaga kebersihan,
kerapian dan keindahannya.
• Tidak ada kekeliruan baik dalam operasional dan pelaksanaan tugas dan
pekerjaannya (hasil kerjanya standar dan konsisten).
• Tidak ada keterlambatan dalam pendistribusian surat masuk dan keluar.
• Tidak ada keterlambatan penyediaan air minum untuk karyawan.
Di sisi lain kegagalan perencanaan kegiatan housekeeping yang sering
dijumpai yaitu :
• Kurangnya perhatian terhadap tamu yang datang
• Kelalaian karyawan dalam melaksanakan tugasnya
• Kurangnya pengarahan terhadap karyawan
• Karyawan menjalankan tugas tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel Aryaduta Medan
Hotel ini berdiri sejak Desember 2007 dan terletak dikawasan bisnis populer
di Medan, tepatnya di Jalan Kapten Maulana Lubis Medan dengan berklarifikasi hotel
berbintang 5 (lima). Selain itu, Hotel Arya Duta Medan berada pada gedung yang
sama dengan Mal Grand Palladium dan berjarak hanya sekitar 15 menit berkendara
dari Pelabuhan Udara Internasional Polonia Medan. Hotel ini memiliki 200 kamar
dengan desain elegan dan Ballroom sanggup menampung hingga 1000 orang.
Selain itu ada juga 7 ruang pertemuan berkapasitas ratusan orang yang dapat
diatur sesuai tema acara. Hotel tersebut terdiri dari 4 lantai, yakni lantai ground,
lantai pertama, lantai kedua, dan lantai ketiga dipakai untuk fasilitas hotel tersebut.
Loby hotel terbagi menjadi dua bagian yaitu lower loby dan sky loby. Lower loby
berada di lantai paling dasar yang bersebelahan dengan grand paladium yang
menghadap langsung ke depan Kantor Walikota Medan, sedangkan sky loby berada
di lantai 9 hotel.
3.2 Visi dan Misi Hotel Aryaduta Medan
Visi Hotel Aryaduta Medan yakni menjadi hotel terbaik di kawasan timur
Indonesia dari segi profesionalisme kerja, integritas, kepercayaan, kepuasan tamu,
Misi Hotel Aryaduta Medan yakni perusahaan memiliki tujuan untuk menjadi
group perhotelan dan leisure terkemuka dengan nilai proyek pertumbuhan yang
menguntungkan bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan baik itu karyawan
maupun pemilik hotel.
3.3 Klasifikasi Hotel
Berdasarkan pengklasifikasian suatu hotel, Aryaduta Hotel Medan dapat
diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Berdasarkan klasifikasi
Berdasarkan klasifikasi sesuai besar kecilnya hotel, maka Aryaduta Hotel Medan
merupakan salah satu hotel di atas rata-rata, karena mempunyai jumlah kamar 200.
b. Berdasarkan pelayanan tamu/tipe tamu hotel
Aryaduta Hotel Medan merupakan Business Hotel, karena banyak digunakan oleh
kalangan bisnis dan pengusaha.
c. Berdasarkan lamanya tamu menginap
Aryaduta Hotel Medan merupakan Semi Residential Hotel, karena sebagian besar
tamunya menginap dalam jangka waktu yang cukup lama misalnya satu bulan,
tetapi hotel ini juga menerima tamu yang menginap hanya satu atau dua malam.
d. Berdasarkan pengelompokan hotel
Aryaduta Hotel Medan merupakan hotel berbintang lima (five star hotel).
e. Berdasarkan letak/lokal hotel
f. Berdasarkan lama periode operasi
Aryaduta Hotel Medan merupakan year round operating hotel, karena buka
sepanjang tahun.
g. Berdasarkan aktivitas tamu hotel
Aryaduta Hotel Medan merupakan convention hotel, karena banyak dipergunakan
oleh tamu untuk pertemuan-pertemuan, asosiasi, profesi dan lain sebagainya.
h. Berdasarkan harga jualkamar (Plan system)
Hotel Aryaduta Medan merupakan sistem continental plan, harga kamar sudah
termasuk makan pagi dengan menu continental breakfast dan cocktail.
i. Berdasarkan Under The Government Regulation
Berdasarkan ketetapan yang telah diberikan pemerintah pada Hotel Aryaduta
Medan yang dapat dilihat dari piagam pemerintah yang ditempatkan di kantor
depan hotel, maka dapat diklasifikasikan hotel berbintang 5 (lima).
3.4 Fasilitas yang Dimiliki oleh Hotel Aryaduta Medan
Untuk menarik perhatian tamu dan memenuhi kebutuhan dan keinginan
mereka yang menginap di hotel, maka Aryaduta Hotel Medan sebagai hotel yang
menyandang predikat bintang lima bertaraf internasional berupaya untuk memberikan
kepuasan dan pelayanan sebaik-baiknya kepada para tamu melalui persediaan fasilitas
1. Room
Hotel Aryaduta Medan memiliki 200 kamar, dimana kamar-kamar tersebut
terdiri dari berbagai tipe yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu :
Air conditioning, televisi, extensive mini bar, layanan kamar 24 jam,
designer bathroom amenities, slippers, hair dryer, complimentary tea and
coffee making facilities, laundry and dry cleaning.
Adapun tipe-tipe kamar tersebut yakni :
• Deluxe room
Kamar yang memiliki luas 45 m2 yang menawarkan pemandangan kota atau
kolam renang yang menampilkan dekorasi modern dan elegan, TV LCD
layar datar dengan ukuran 29 inchi, area kerja yang nyaman dengan akses
internet broadband dan fasilitas kamar mandi yang stylish dilengkapi dengan
shower.
• Aryaduta pool teraca
Kamar ini memiliki ukuran 45 m2 dan tidak jauh beda dengan kamar
deluxe room, hanya saja kamar ini langsung menghadap ke swimming pool.
• Aryaduta premier
Tipe kamar ini memiliki ukuran 65 m2 dan semua tipe kamar Aryaduta Premier
• Aryaduta family suite
Tipe kamar ini memiliki ukuran 90 m2. Kamar jenis ini merupakan salah
satu dari tiga jenis kamar suite yang ada di Hotel Aryaduta Medan.
Ruangan ini memiliki toilet dan kamar mandi di tempat yang terpisah,
meja makan untuk empat orang, ruang tamu, ruang kerja, dan terdapat tiga
buah televisi.
• Bussiness suite
Kamar ini memiliki ukuran 125 m2, dan hanya ada satu kamar. Fasilitas ruangan
pada tipe kamar ini sama dengan kamar tipe Aryaduta Family Sweet,
tetapi ruangan ini memiliki sebuah dapur kecil untuk memasak dan sebuah
walk-in wardrobe.
• Presidential suite
Kamar ini memiliki ukuran paling luas dan hanya terdapat satu kamar saja,
dan kamar ini merupakan tipe kamar tertinggi dan termahal. Fasilitas ruangan
kamar tipe ini tidak jauh berbeda dengan kamar bussiness suite, perbedaannya
hanya pada desain interior, ukuaran besarnya dapur, kamar mandi, lemari pakaian
dan walk-in wardrobe.
Dari berbagai tipe kamar di atas, masing-masing tipe memiliki kelebihan
2. Room service
Room service bertugas untuk melayani pemesanan makanan dan minuman ke
kamar tamu. Dalam operasionalnya buka selama 24 jam dan dalam setiap kamar
tersedia room service tamu, sehingga memudahkan tamu untuk memesan
makanan dan minuman. Menu di room service sama saja dengan menu yang ada
di coffee shop restaurant yang membedakan hanya harganya lebih mahal karena
langsung diantarkan ke kamar tamu.
3. Outlet
Selain penginapan, Hotel Aryaduta Medan juga menyediakan fasilitas lain yang
menjadi faktor pendukung bagi hotel tersebut yakni :
• Restaurant
Restaurant ini memiliki perpaduan desain yang modern dan menawarkan
jenis masakan National, Eropa, Japanis, Chinese, Western, Asian dan lain
sebagainya.
• The lounge
Untuk sarapan, outlet ini menyediakan croissant, muffinsi, dan roti lapis.
Di siang hari tersedia salad, roti lapis yang panas dan dingin, sup, dan
hidangan utama Asia dan Kontinental. Sedangkan di malam hari, ada makanan
• Vip lounge
Tempat ini merupakan tempat yang tidak semua tamu hotel menginap
dapat masuk, sebab hanya tamu yang berkeanggotaan yang dapat menikmati
akses ke Executive Lounge. Tempat ini menyediakan breakfast buffet,
afternoon snacks, cocktails and snacks, dan evening snacks. Tersedia tiga
buah computer dan sebuah mesin printer dan juga dua buah meeting room
yang dapat digunakan tamu tanpa dikenakan biaya.
• The kitchen
Menyajikan makanan Chinese, Japanese, Western dan Asean.
• Swimming pool
Lokasi kolam renang yang ada di hotel ini adalah terletak tepat di tengah-tengah
hotel dan memiliki suasana yang nyaman bagi setiap pengunjungnya.
• Pool cafe
Di samping kolam renang, pool café juga menyediakan berbagai makanan dan
minuman untuk melengkapi hari libur pengunjung.
• Gift shop
Terdapat banyak souvenir dan oleh-oleh yang asli dari Indonesia di tempat ini.
Ada juga beberapa perlengkapan dan kebutuhan penting selama melakukan
perjalanan yang dijual di outlet ini.
• Business centre
Outlet ini menyediakan lima buah computer dengan kemampuan mengakses
• Pastry
Menawarkan berbagai pilihan roti, kue, minuman yang terbaik untuk memulai
atau mengakhiri hari anda ketika berkunjung ke hotel tersebut.
• Spa
Fasilitas spa ini menghadirkan suasana yang sangat nyaman dan rileks.
Terdapat berbagai jenis perawatan yang ada di spa yakni pedicure, manicure,
massage, dan spa.
4. Ruang Pertemuan dan Ballroom
Fasilitas ruang pertemuan dan grand ballroom yang terdapat di Hotel Aryaduta
Medan, yakni :
• Grand Ballroom (luas = 1.495 m2, 1000 pax)
• Meeting Room (luas = 204 m2, 100 pax)
BAB IV
PERENCANAAN KEGIATAN PADA HOUSEKEEPING DEPARTMENT
DI HOTEL ARYADUTA MEDAN
4.1 Ruang Lingkup Kegiatan di bagian Housekeeping
Ruang lingkup housekeeping adalah semua bagian area yang berkaitan dengan
housekeeping yang berhubungan dengan kerapian dan kebersihan. Di bawah ini akan
diuraikan ruang lingkup kegiatan housekeeping di Aryaduta Hotel Medan meliputi :
1. Kamar Hotel (Room)
Seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu tentang kamar, mulai dari
kamar mandi sampai dengan kamar tidur, meliputi kerapian, kebersihan,
keindahan dan kelengkapannya. Kamar hotel merupakan produk tata graha
yang secara tidak langsung harus dirawat dan dipelihara kebersihan, kerapian,
keindahan, kenyamanan dan keselamatannya agar dapat dijual oleh bagian
Front Office. Penataan kamar hotel diatur sesuai dengan tipe dan ketentuan
yang berlaku berdasarkan pendekatan jenis hotel dan klasifikasi hotel yang secara
umum.
2. Ruangan Umum (Public Area)
Seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu tentang ruangan umum yang
ada di hotel, baik untuk tamu maupun untuk kepentingan operasional hotel,
3. Penyediaan perlengkapan kamar, ruangan umum, alat pembersih dan pakaian
seragam karyawan hotel
Segala sesuatu yang menyangkut kegiatan dalam hal pengaturan lena,
pakaian seragam karyawan, alat-alat yang diperlukan kamar, obat pembersihan,
sarana sanitasi di ruangan umum, dan lainnya.
4. Tambahan pelayanan lain untuk tamu
Pelayanan lain yang diperlukan tamu, antara lain cucian, tempat tidur tambahan
(extra bed), mencatat dan melaporkan barang-barang tamu yang tertinggal di
kamar dan lain sebagainya. Pelayanan ini dapat diberikan oleh bagian lainnya.
Di samping itu housekeeping juga mempunyai tugas dan tanggung jawab
meliputi :
• Pembersihan harian (Daily cleaning)
Merupakan pekerjaan pembersihan atau perawatan yang dilakukan secara rutin/tiap
hari, meliputi pembersihan kamar, ruangan, dan tempat umum.
• Pembersihan umum (General cleaning)
Pelaksanaan pembersihan yang dilakukan secara besar-besaran pada ruangan yang
dibersihkan yang pelaksanaannya dilakukan satu bulan sekali atau seminggu sekali
dan seterusnya.
• Hiasan dan Pembentukan (Decoration and Remodeling)
Pekerjaan yang dilakukan dengan tujuan untuk menciptakan suasana ruangan yang
indah dan menyenangkan serta mengubah bentuk tatanan dari isi ruangan tersebut
Selain tanggung jawab tersebut di atas housekeeping juga mempunyai beban dan
tanggung jawab terhadap tamu, antara lain :
• Dapat menciptakan suasana tempat yang menyenangkan bagi tamu yang
menginap seolah-olah seperti di rumahnya sendiri.
• Membersihkan pelayanan yang baik dan memuaskan.
• Memberikan ketenangan jasmani dan rohani.
• Dapat memenuhi kebutuhan tamu secara mudah dan cepat sejauh batas yang
telah ditentukan.
Untuk mencapai target yang telah ditentukan, maka dalam pelaksanaannya bagian
housekeeping harus bekerjasama dengan bagian lain dalam hotel.
1. Hubungan housekeeping dengan kantor depan (front office)
- Membuat laporan kehilangan barang milik hotel.
- Membuat laporan mengenai penemuan barang milik tamu yang tertinggal.
- Melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya.
- Menyiapkan kamar untuk tamu setelah mendapat informasi dari kantor
depan bahwa akan ada tamu yang check in.
2. Hubungan kantor depan dengan housekeeping
- Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu.
- Membuat laporan apabila terjadi perbedaan antara status kamar yang
disebut dengan room disperancy report.
- Memberikan guest slip agar housekeeping tahu tamu mana yang baru saja
check in.
- Memberitahu status change room.
- Memberitahu kebutuhan tambahan bagi tamu.
3. Hubungan housekeeping dengan binatu (Laundry)
Hubungan ini meliputi pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan, dan
pencucian linen-linen serta menangani keluhan tamu.
4. Hubungan housekeeping dengan engineering
Hubungan housekeeping dengan bagian engineering sangat erat dalam perbaikan
dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut operasional housekeeping
seperti perbaikan telepon, ac, air dan lain-lain, serta perlengkapan housekeeping
yang berada di kamar tamu.
5. Hubungan housekeeping dengan bagian pembelian (purchasing)
Bagian purchasing menangani pembelian barang-barang yang dibutuhkan
oleh housekeeping dan alat penunjang operasional housekeeping seperti
formulir-formulir.
6. Hubungan housekeeping dengan bagian personalia (HRD)
Bagian kepegawaian mengurus dan menentukan segala sesuatu mengenai tenaga
kerja housekeeping seperti cuti karyawan, pelatihan karyawan, gaji pegawai,
7. Hubungan housekeeping dengan security department
Hubungan ini meliputi pengawasan keamanan pada area-area housekeeping
seperti corridor, tempat tugas roomboy, serta keamanan barang milik tamu
dan keselamatan tamu.
8. Hubungan housekeeping dengan bagian food and beverage
Hubungan dari bagian food and beverage ini meliputi pelayanan room service
kepada tamu, pengiriman fruit basket untuk tamu penting, melaksanakan clear up,
mempersiapkan makanan untuk karyawan.
4.2 Perencanaan Kegiatan di Bidang Kebersihan
Perencanaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting untuk dilakukan
oleh seorang Housekeeper. Tanpa perencanaan yang matang dan tepat, maka pelaksanaan
operasional Housekeeping akan berakibat krisis demi krisis dari setiap pekerjaan
yang dilakukan. Krisis yang paling mungkin terjadi adalah menurunnya kinerja
dan moral karyawan, penurunan produktivitas dan peningkatan biaya operasional.
Tanpa perencanaan yang tepat juga dapat mengakibatkan seorang Housekeeper tidak
akan dapat membedakan pekerjaan mana yang harus didahulukan dan mana pekerjaan
yang dapat ditunda pelaksanaannya dalam rangka pencapaian tujuan sebuah hotel.
1. Area Inventory List
Perencanaan kegiatan kebersihan di housekeeping department dimulai
dengan pembuatan sebuah inventory list dari semua area yang menjadi tanggung
jawab dari housekeeping department. Pembuatan area inventory list merupakan
langkah awal dalam perencanaan, karena dengan daftar tersebut akan diketahui
semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh housekeeping. Inventory list
merupakan suatu daftar yang panjang dan harus ditulis secara terperinci.
Hal tersebut disebabkan karena beragamnya karakteristik ruang dan area yang
menjadi bidang tugas housekeeping.
Untuk pembuatan inventory list sebuah guestroom, cara yang paling baik
adalah dengan mengikuti tata cara atau urutan-urutan pembersihan kamar oleh
Pramukamar dan urutan-urutan pemeriksaan kamar oleh Penyelia. Hal ini juga
akan memudahkan Housekeeper dalam pembuatan prosedur pembersihan,
pembuatan modul training karyawan dan pembuatan daftar periksa kamar.
Sebagai contoh inventory list sebuah kamar dibuat secara berurutan searah atau
berlawanan dengan jarum jam serta dari atas ke bawah. Beragam metode lain
dapat saja dibuat sesuai dengan selera dan kebutuhan, namun yang terpenting
dalam hal ini adalah sistem yang telah dibuat harus dijalankan dan dipatuhi
baik oleh Pramukamar maupun oleh Penyelia dalam melaksanakan tugasnya
2. Frequency Schedules
Pengertian frequency schedules adalah berapa kali sebuah item yang tercantum
dalam inventory list harus dibersihkan atau di – maintained. Frekwensi pembersihan
sebuah item dapat saja setiap hari atau setiap minggu tergantung pada prosedur
standar pelaksanaan pekerjaan sebuah hotel, sedangkan waktu pemeriksaannya
dapat saja harian atau mingguan, tetapi secara berkala harus tetap dilaksanakan
general (deep) cleaning. Pembuatan jadwal general cleaning harus dibuat dalam
suatu calendar plan.
Calendar plan tersebut merupakan pedoman housekeeper untuk membuat
bukan saja untuk jadwal kerja bagi stafnya, tetapi jumlah tenaga yang dibutuhkan
untuk melaksanakan special cleaning project tersebut. Dalam pembuatan jadwal
general cleaning maka housekeeper harus memperhitungkan beberapa hal.
Sebagai contoh general cleaning dilakukan pada saat low season dan memperhatikan
rencana kerja departemen lain, misalnya dengan memperhatikan kapan jadwal
pemeliharaan air conditioner oleh engineering department. Perencanaan sebuah
jadwal general cleaning haruslah dapat meminimalkan gangguan terhadap tamu
maupun departemen lainnya.
4.3 Perencanaan Kegiatan Penanganan Kamar
Perencanaan kegiatan penanganan kamar oleh housekeeping di Hotel Aryaduta
Medan yaitu perencanaan room attendant berperan penting untuk meningkatkan image
buruknya karyawan dalam mempersiapkan kamar yang nyaman dan bersih bagi tamu.
Selain kebersihan, kecepatan untuk menyediakan kamar bersih juga memberikan
nilai tambah bagi housekeeping. Ketersediaan kamar akan menghindari tamu untuk
menunggu pada saat check in. Oleh sebab itu, ketika room attendant telah selesai
membersihkan suatu kamar maka Floor Supervisor harus me-release status kamar
tersebut secepatnya. Prosedur pembersihan kamar perlu diperhatikan sedemikian
rupa untuk memastikan semua bagian di dalam kamar tidak ada yang terlewatkan.
Pembersihan harus dilakukan secara detail termasuk kerapian, kelengkapan amenities
dan kebersihan. Pekerjaan utama dalam proses pembersihkan kamar terdiri dari
preperation (persiapan), process (pembersihan) dan finishing (pengecekan).
4.3.1 Persiapan
Pada tahap persiapan ini, room attendant melakukan persiapan sebagai
berikut :
• Melapor ke housekeeping office dengan menandatangani daftar hadir (attendance record)
pada kolom time in.
• Mengambil room assignment sheet yang merupakan daftar kamar-kamar yang
harus dikerjakan oleh room attendant, room assignment sheet ini dipersiapkan
oleh floor supervisor untuk mengatur alokasi room attendant dalam pembersihan
semua kamar di hotel.
• Mengambil kunci kamar (masker key) sesuai dengan daftar kamar pada
room assignment sheet, kemudian menandatangani pada “key log book” pada kolom
• Mengikuti “Morning briefing” yang dipimpin oleh supervisor untuk mendapatkan
informasi mengenai aktivitas hotel misalnya : EA, ED, VIP, dan lain-lain.
• Room attendant menuju section masing-masing sesuai dengan lantainya,
kemudian mengambil “trolley” sebagai tempat penyimpanan semua peralatan
penunjang kamar.
• Mengecek semua kamar untuk memastikan status kamar sesuai dari sistem
komputer sama dengan status fisik.
Selain itu, tujuan lainnya adalah mengecek laundry tamu, mengecek kamar yang
ada tanda “SERVICE dan DND” dan sebagai laporan untuk room discrepancy.
• Hasil pengecekan fisik ini akan dilaporkan ke floor supervisor sebagai laporan
morning housekeeping report setelah dikumpulkan dari semua room attendant
yang bertugas.
• Room attendant sudah siap melakukan pembersihan kamar, biasanya akan dimulai
dari kamar-kamar yang ada tanda “service”.
4.3.2 Pembersihan
Pada tahap ini, room attendant sudah siap membersihkan kamar tamu.
Prosedur pembersihan yang dilakukan meliputi hal-hal sebagai berikut :
• Entering the guestroom
- Bell kamar kemudian sebutkan “Housekeeping”, bila tidak ada respon ulangi
lagi. Jika juga tidak ada respon, buka pintu secara perlahan sambil mengatakan
housekeeping.
• Beginning Task
- Bawa masuk caddy tray dan linen bersih ke dalam kamar, letakkan caddy
ke bathroom dan linen di atas luggage rack.
- Buka curtain supaya penerangan di dalam kamar lebih terang. Buka jendela
untuk sirkulasi udara segar (beberapa hotel jendela tidak dapat dibuka dengan
alasan keamanan).
- Bawa gelas, ashtray, cangkir ke basin di bathroom. Bila ada tray dari
room service hubungi room service untuk pick up.
- Bersihkan tempat sampah dan buang sampah tersebut ke rubbish bag di
trolley.
- Periksa semua ruangan untuk melihat apakah ada barang-barang tamu yang
tertinggal.
• Stripping the bed
- Pindahkan bila ada barang/pakaian tamu ke tempat, setelah selesai making
kembalikan ke posisi awal.
- Lepaskan sarung bantal satu per satu, kemudian letakkan bantal di atas
meja/sofa.
- Tarik sheet kotor satu per satu agar barang yang ada di bed tersebut tidak
terbawa ke laundry.
• Making the bed
- Periksa kebersihan bed pad, ganti bila kotor.
- Letakkan sheet pertama di tengah bed, kemudian kunci masing-masing sudutnya
dengan membentuk sudut 45 derajat.
- Letakkan duvet cover seperti sheet pertama, ujung atas duvet sejajar dengan
tepi bed, kemudian rapikan hingga terlihat kencang.
- Letakkan batal yang sudah dipasang sarung bantal pada ujung bed dekat
head board.
- Letakkan bed runner sebelah bawah dari bed.
• Dusting
- Proses dusting sebaiknya dilakukan secara terarah (searah jarum jam)
untuk memastikan semua furniture tidak ada yang terlewatkan termasuk
door entrance, skirting, desk table, chairs, window frame, coffee table, bed
side table, wardrobe, dan lain-lain.
- Lengkapi semua guest amenities yang dipakai oleh tamu dengan yang baru
sebagai syarat kelengkapan kamar.
• Cleaning the bathroom
- Bersihkan glass tumbler yang kotor.
- Bersihkan toilet, bath up, shower, basin dan mirror.
- Ganti towel yang kotor dengan yang bersih sesuai dengan standar.
- Ganti dengan yang baru semua amenities yang dipakai, letakkan sesuai dengan
• Vacuuming the room
Vacuum lantai dari area yang paling jauh dari pintu dengan cara berjalan mundur.
Pastikan semua permukaan lantai tidak ada yang terlewatkan.
4.3.3 Pengecekan
Pada tahap ini, room attendant memeriksa ulang kamar yang telah dibersihkan
agar kamar tersebut sesuai dengan standar.
Adapun prosedur pengecekan meliputi :
• Kebersihan merupakan tujuan dari proses pembersihan, target kebersihan termasuk
wall, furnitures, paintings, lamps, floor, linen dan ceiling.
• Kerapian merupakan pengaturan terhadap semua peralatan di dalam kamar agar
tertata baik dan rapi supaya kelihatan menarik.
• Kelengkapan merupakan proses pengecekan terhadap semua amenities dan linens
yang menjadi standar dari kamar tersebut dilengkapi setelah dipakai oleh tamu.
• Kerusakan bertujuan untuk memastikan semua perlengkapan di kamar dapat
berfungsi dengan baik, misalnya lampu yang mati, remote control, furniture yang
tergores, dan lain-lain.
• Kesegaran merupakan proses pengecekan terhadap kesegaran kamar. Kamar yang
baik adalah “fresh” bukan bau rokok, bau parfum dan lain-lain.
4.4 Perencanaan Kegiatan Penanganan Indoor dan Outdoor Hotel
Perencanaan kegiatan penanganan indoor dan outdoor Hotel Aryaduta Medan
1. Public Area Supervisor
Bertanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian dan pemeliharaan public area
seperti lobby, food and beverage outlet, meeting room, offices, parking area,
swimming pool, public toilet dan sebagainya, dan pelaksanaan kerja public area
dalam menjalankan pelayanan housekeeping yang nyaman dan menyenangkan
terhadap tamu sesuai dengan standar dan prosedur yang ditentukan. Uraian tugas
Public Area Supervisor adalah sebagai berikut :
- Bertangung jawab terhadap kebersihan public area sesuai dengan standar dan
prosedur yang ditentukan.
- Memberikan penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus dijalankan
oleh Public Area Attendant, Night Cleaner, Toilet Attendant, Florist serta
meyakinkan bahwa pelaksanaan kerja dijalankan sesuai dengan standar yang
ditentukan.
- Melakukan handing over dengan shift sebelumnya pada saat akan memulai
kerja, dan handing over dengan shift berikutnya pada saat akan menyelesaikan
tugas dan mendelegasikan tugas-tugas yang harus dilanjutkan kepada shift
berikutnya dengan jelas.
- Memeriksa daftar kehadiran Staff Public Area setiap hari.
- Memeriksa kondisi area umum secara teliti. Pemeriksaan kamar harus
berdasarkan kebersihan, kerapian, kelengkapan dan fungsi dari peralatan atau
fasilitas yang ada di area masing-masing.
- Melengkapi laporan dalam Public Area Supervisor Log Book setiap shift.
- Membuat laporan Maintenance Request kepada Engineering dan menindaklanjuti
area-area, fasilitas atau peralatan memiliki kerusakan, mengawasi pengerjaan
dan memeriksa kembali hasil pengerjaannya.
- Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan seperti
janitor trolley, cleaning supplies, cleaning agents dan cleaning equipment
baik di area maupun di janitor room atau pantry.
- Bertanggung jawab terhadap biaya dan penggunaan barang-barang keperluan
seperti cleaning agents, supplies dan equipment.
- Membuat program pelatihan (training program) terhadap Staff Public Area
secara rutin.
- Mengawasi pelaksanaan program pemeliharaan atau pembersihan secara
berkala, seperti kristalisasi atau re-coating lantai marmer, pencucian lantai
karpet, pembersihan kaca jendela, general cleaning dan sebagainya.
- Melakukan pemeriksaan atau inspeksi area secara rutin untuk meyakinkan
kualitas pemeliharaan kebersihan public area terjaga baik sesuai dengan
standard yang ditentukan.
- Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan oleh
Assistant Executive Housekeeper atau Floor Housekeeper serta melaporkan hasilnya.
- Melakukan kerjasama yang erat dan baik dengan semua bagian seperti Floor,
Linen/Uniform dan Laundry, serta dengan departemen lain, terutama Front
Office dan Engineering untuk meyakinkan koordinasi atas pelayanan kamar
- Mengadakan briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handing over sore hari,
dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan dengan Staf Public Area
untuk melakukan koordinasi operasional serta saling bertukar pikiran (sharing idea)
untuk meningkatkan dan memperbaiki kualitas pekerjaan dan pelayanan.
- Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik
untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri.
- Menjalankan tugas yang diberikan oleh Public Area Housekeeper atau
Executive Housekeeper/Assistant atau Floor Housekeeper.
2. Public Area Attendant
Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan pemeliharaan public area dan
pelaksanaan kerja, menjalankan pelayanan Housekeeping yang nyaman dan
menyenangkan terhadap tamu sesuai dengan standard dan prosedur yang ditentukan.
Uraian tugas Public Area Attendant adalah sebagai berikut :
- Melakukan handing over dengan Night Cleaner pada saat memulai kerja,
dan handing over dengan Public Area Attendant Shift sebelumnya pada saat
akan menyelesaikan tugas.
- Membersihkan standing ashtray di area lobby dan area umum lainnya.
- Melakukan dusting di tangga-tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum.
- Membersihkan lantai dengan Sweeping dan Mopping.
- Membersihkan restaurant atau Food and Beverage Outlet lain selepas waktu
makan pagi dan siang sehingga tidak mengganggu tamu yang berkunjung.
- Membantu mengosongkan sampah dan linen kotor dari Room Attendant
Trolley.
- Mengosongkan tempat sampah di area umum.
- Menjaga kondisi meeting room atau ruang banquet dalam keadaan bersih dan
rapi, baik saat tidak digunakan, akan digunakan atau usai digunakan.
- Menjaga kondisi seluruh area umum, bersih dan rapi.
- Melapor pada Public Area Supervisor apabila ada kerusakan yang terjadi di area.
- Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan
Public Area Supervisor, seperti trolley, cleaning supplies, cleaning agents dan
cleaning equipment.
- Menghadiri program pelatihan (training program) yang diadakan secara rutin.
- Menghadiri briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handing over
sore hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan yang diadakan
Supervisor atau Housekeeper.
- Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik
untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri.
- Menjalankan tugas khusus yang diberikan sesuai kebutuhan.
3. Night Cleaner
Bertanggung jawab terhadap kebersihan Public Area pada Night Shift (giliran kerja
malam), menjalankan pelayanan Housekeeping yang nyaman dan menyenangkan
terhadap tamu sesuai dengan standard dan prosedur yang ditentukan. Uraian tugas
- Melakukan handing over dengan Public Area Attendant Evening Shift pada
saat akan memulai kerja, dan handing over dengan Public Area Attendant
Morning Shift pada saat akan menyelesaikan tugas.
- Melakukan dusting di tangga-tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum.
- Membersihkan lantai dengan Sweeping dan Mopping.
- Mengosongkan tempat sampah di area umum.
- Menjaga kondisi meeting room atau ruang banquet dalam keadaan bersih dan
rapi, baik saat tidak digunakan, akan digunakan atau usai digunakan.
- Menjaga kondisi seluruh area umum bersih dan rapi, termasuk di employee
service area, seperti locker, canteen, koridor karyawan, ruang parkir dan sebagainya.
- Melapor kepada Public Area Supervisor apabila ada kerusakan yang terjadi
di area.
- Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan
Public Area Supervisor, seperti trolley, cleaning supplies, cleaning agents
dan cleaning equipment.
- Menjalankan program general cleaning, shampooing carpet, re-coating
marble floor atau tugas yang disesuaikan dengan kebutuhan.
- Membantu tugas Floor Section menyiapkan linen di Floor Pantry atas tugas lain.
- Menghadiri program pelatihan (training program) yang diadakan secara rutin.
- Menghadiri briefing rutin setiap hari, baik malam hari atau handing over pagi
- Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik
untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri.
- Menjalankan tugas khusus yang diberikan sesuai kebutuhan.
4. Florist
Bertanggung jawab terhadap penyediaan bunga-bunga dekorasi untuk public area
seperti di lobby, FO counter, restaurant, kamar tamu dan lain-lain. Uraian tugas
Florist adalah sebagai berikut :
- Memeriksa secara teliti atas kamar-kamar yang akan digunakan hari itu
berdasarkan Expected Arrival List dan mencatat jumlah kamar yang memerlukan
penataan bunga.
- Menyiapkan rangkaian bunga untuk kamar-kamar, terutama untuk VIP dan
yang mendapat catatan khusus.
- Memeriksa kondisi dekorasi rangkaian bunga di lobby, restaurant, koridor
lantai, valet parking desk, GRO desk, Executive Office dan tempat lain yang
ditentukan, bila perlu menggantinya dengan yang baru dan segar.
- Melakukan permintaan (order) bunga hias/dekorasi sesuai dengan jadwal dan
kebutuhan.
- Bertanggung jawab terhadap seni keindahan dan estetika dekokrasi dengan
bunga.
- Memenuhi permintaan khusus untuk penataan dekorasi bunga untuk acara-acara
banquet bila diperlukan.
- Menghadiri briefing rutin setiap hari atau handing over, dan pertemuan berkala,
baik mingguan atau bulanan.
- Selalu memperhatikan kebersihan dan kerapian ruang kerja florist setiap saat.
- Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik
untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri.
- Menjalankan tugas khusus yang diberikan oleh pimpinan.
4.5 Permasalahan dan Pemecahan Masalah
Cara pelayanan yang kurang baik dapat membantu tamu merasa kurang
dihargai dan merasa kurang nyaman. Tamu akan merasa lebih senang apabila dilayani
dengan senyuman, dan proses reservasi yang dinilai terlalu lama, sementara tamu
merasa lelah setelah menempuh perjalanan jauh.
Setiap keluhan tamu dapat dikelompokkan menurut jenisnya antara lain :
- Keluhan tamu atas pelayanan yang diberikan oleh karyawan.
- Keluhan atas keamanan serta keselamatan tamu.
- Keluhan atas keinginan yang tidak tercapai.
Metode penanganannya yaitu :
- Dapat mengendalikan emosi, artinya hotelier dapat menerima keluhan
tersebut wajib dengan hati yang tulus serta tetap bersikap hormat.
- Memberikan jalan atau solusi yang terbaik kepada kedua belah pihak.
