- Alur Kerja Penanganan Order Masuk.
2. Permintaan tersebut diterima Direktur/Manager Pemasaran kemudian ditindaklanjuti. Dalam hal ini berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dalam hal pembiayaan financial, dengan Manager Produksi dalam hal Produksi (bhn baku, waktu dll).
3. Setelah hasil koordinasi didapat, kemudian Direktur/Manager Pemasaran memberikan balasan atas permintaan pesanan (Proforma Order) dengan pihak pemesan. Termasuk didalamnya DP, Cara Pembayaran dan Syarat serta Ketentuan Lainnya yang diperlukan.
4. Tidak menutup kemungkinan akan terjadi negosiasi dengan pihak customer (jika ada)
5. Customer mengirimkan Konfirmasi atas Proforma Invoice secara tertulis (email atau Fax) ini sudah dapat dianggap sebagai PO resmi yang telah disepakati pihak buyer dan perusahaan, bisa juga pada saat ini customer mengirimkan contoh gambar Print Box, Barcode. Atau pihak perusahaan meminta gambar print box, barcode, label pallet pada saat ACC Proforma Invoice. (jika Barcode tidak tercantum dalam Proforma Order ataupun Proforma Invoice)
6. 6a dan 6b. Konfirmasi atau ACC Proforma Invoice tertulis yg diterima disampaikan ke Manager General Admin & Accounting serta Manager Produksi. (semacam SPK). 6c Perusahaan/Direktur/Kepala Pemasaran mengirimkan Packing List (dari Manager Produksi) ke pihak buyer.
7. Manager Produksi daftar kebutuhan bahan untuk menghitung kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk mengerjakan order. Daftar kebutuhan yang telah dibuat diajukan ke bagian pembelian untuk segera dilakukan proses pengadaannya.
- SOP Penanganan Order Masuk
Proforma Order yang masuk kemudian diproses oleh Manager Pemasaran dengan berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi untuk hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, dengan Manager Produksi berkoordinasi untuk waktu pengerjaan, waktu pengiriman dan ketersediaan serta kebutuhan bahan baku.
Untuk penetapan harga jual hal ini menjadi tanggung jawab dan wewenang penuh Manager Pemasaran berdasarkan kebijakan Direktur.
Bentuk Pre Purchasing Order ( Pre PO ). (Lampiran 3) - SOP Proforma Order (Usulan Order)
Proforma Order yang masuk berisi tentang spesifikasi teknis produk yang dipesan : a. Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)
b. Desain atau Model Produk c. Jenis Batu
d. Warna Batu
e. Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna). f. Jumlah pesanan (M2, Box, Pcs)
g. Waktu Penyelesaian / Tanggal Stuffing. h. Harga.
i. Standard Kualitas yang disyaratkan. j. Cara Pengemasan dan Pengiriman k. Berat Satuan, Berat Total.
l. Foto/gambar desain m. Foto/gambar Box, Barcode
n. Foto/gambar cara pengemasan dan pengiriman. Setiap Pre PO yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip.
Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Dalam hal ini yang melakukannya adalah Manager Pemasaran. (bisa dibantu pengarsipannya oleh bagian suporting sistem)
Pintu masuk resmi sebagai informasi permintaan pasar/customer yang dianggap sah/resmi/layak/valid adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran, dalam hal ini adalah Bp. Suyono ( terkecuali jika sudah ada Person lain yang ditunjuk untuk memegang tanggung jawab sebagai Manager Pemasaran/Bp. Suyono tidak merangkap lagi posisi Direktur dan Manager Pemasaran). Jika ada informasi permintaan yang masuknya atau diterima oleh bukan direktur atau manager pemasaran maka informasi tsb harus disampaikan ke direktur dan atau manager pemasaran untuk mendapatkan ACC sebagai informasi yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti.
- Proforma Invoice (Usulan Penawaran Order)
Tanggapan Perusahaan terhadap Proforma Order (Proforma Invoice) ini harus berisi :
• Harga Satuan dan Harga Total.
• Cara Pembayaran : Uang Muka (DP) dan Pelunasan.
• Di dalamnya menyampaikan cara dan waktu pembayaran DP serta Pelunasannya.
• Description/Kepastian Spesifikasi Produk termasuk kemasannya yang akan dikerjakan.
• Waktu pengiriman pesanan
• Cara Pengemasan dan Pengiriman.
Ketentuan Jangka waktu menunggu konfirmasi ACC Ketentuan jika konfirmasi ACC terlambat
Ketentuan konfirmasi label box, barcode, label pallet dari pihak buyer. Ketentuan keterlambatan pelunasan dan Kompensasi yang timbul.
Kompensasi atas Perubahan, penundaan atau pembatalan oleh pihak buyer. Dan lain-lain jika memang diperlukan maka dapat diusulkan didalam Proforma
Invoice ini.
• Nama Item (Artikel)
• Dimensi Produk
• Jumlah Satuan, M2, Box.
• Berat Satuan dan Berat Total.
• Tanggal dibuatnya Pre Invoice
• Pembuat Pre Invoice (Stempel Perusahaan).
• Penomoran Dokumen.
Setiap PreInvoice yang keluar harus didokumentasikan dan diarsip.
Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memberikan tanggapan atas permintaan pasar/customer adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran. Dalam memberikan tanggapan informasi itu, Direktur dan atau Manager Pemasaran harus berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi menyangkut Financial ( Pembiayaan Modal, Tingkat Keuntungan dan Harga, DP dan Pelunasan ), dengan Manager Produksi berkoordinasi menyangkut : ketersediaan Bahan Baku, Cara dan Waktu Proses Produksi, pengemasan dan pengiriman, juga berkoordinasi dalam hal penghitungan harga pokok produksi serta penentuan harga jual produk pesanan.
- Konfirmasi ACC Order/PO
Adalah jawaban dari pihak buyer atas Pra Invoice yang dikirim perusahaan. Jawaban atas Proforma Invoice yang sudah dikirim dapat berbentuk lisan via telpon dan atau tertulis via email. Konfirmasi tertulis bentuknya sama atau tidak jauh berbeda seperti Proforma Invoice atau Proforma Order yang sudah dikirim. Konfirmasi ACC lebih menegaskan kesepakatan harga dan waktu pengiriman.
Seperti usulan prosedur dari pihak buyer dalam hal ini dari International Stone Gallery (Nick), bahwa untuk memberikan konfirmasi ACC atas Pra Invoice dari pihak perusahaan, pihak buyer harus menunggu ACC dari pihak kliennya. Waktu menunggu
ACC dari pihak klien disepakati adalah 3 hari, artinya dalam kurun waktu 3 hari ACC diterima lalu disampaikan ke pihak perusahaan maka hal ini tidak mempengaruhi atau menambah jadwal pengiriman yang tercantum dalam Pra Invoice. Tapi jika waktu ACC atas Pra Invoice lebih lebih dari 3 hari maka jumlah kelebihan waktu akan diberlakukan penambahan hari dari jadwal yang tercantum dalam Pra Invoice. Untuk Konfirmasi ACC atas Pra Invoice sebaiknya dilakukan atau diterima dalam bentuk tertulis. Kalaupun ACC tersebut tidak dalam bentuk tertulis maka pihak perusahaan harus membuat konfirmasi atau klarifikasi dalam bentuk tertulis dan hal ini merupakan dasar dari Pembuatan Invoice ataupun Purchasing Order
Ketentuan jangka waktu konfirmasi ACC Order dan konsekuensi perubahan waktu pengiriman juga berlaku untuk ketentuan konfirmasi ACC atas : label box, barcode dan label pallet
- Proforma Invoice Fix
Dari Pra Invoice yang telah disampaikan ke pihak buyer dan berdasarkan Konfirmasi ACC dari pihak buyer maka perusahaan menyampaikan Invoice yang fix atau bersifat tetap dan mengikat dalam hal spesifikasi order, kuantitas order, harga, waktu pengiriman, cara pembayaran termasuk DP serta pelunasannya.
Bentuk Proforma Invoice Fix atau bisa disebut juga klarifikasi atas konfirmasi ACC order bentuk dan isinya sama dengan Proforma Invoice yang mengalami revisi jika ada hal-hal yang disampaikan di dalam konfirmasi ACC Order.
- Proforma Order Fix
Proforma Order Fix atau pada kebiasaannya berupa konfirmasi ACC Order ini bisa dianggap sebagai Purchasing Order dari pihak klien atau konsumen.
Dari pengalaman yang sudah pernah terjadi, khususnya untuk customer lama yang hubungan kerja sama telah terjalin cukup lama, biasanya PO cukup berupa pernyataan atau konfirmasi persetujuan atas Pre Invoice yang dibuat perusahaan atau yang disampaikan ke customer tetapi untuk ketertiban administrasi sebaiknya Konfirmasi ACC harus dalam bentuk tertulis, bisa bentuk email atau fax. Atau jika nantinya pihak perusahaan menerima Konfirmasi ACC atas Pra Invoice dalam bentuk lisan via telpon maka pihak perusahaan harus menyampaikan klarifikasi konfirmasi ACC dalam bentuk tertulis sebagai dasar kesepakatan order yang saling mengikat. Tapi jika memang diperlukan maka PO dari customer baru (selain yang diatas) maka PO harus berisi :
• Spesifikasi Teknis Produk yang ada didalam PO :
• Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)
• Desain atau Model Produk o Jenis Batu
o Warna Batu
o Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna). o Jumlah pesanan
o Waktu Penyelesaian/Tanggal Stuffing. o Harga.
o Standard Kualitas yang disyaratkan. o Cara Pengemasan dan Pengiriman o Print Box
o Barcode
• DP (Down Payment) dan Pelunasan
• Nama, Alamat, No. Telpon Perusahaan pembuat PO
• Nama dan Tanda Tangan Pembuat PO
• Stempel Perusahaan Pembuat PO dan Materai (jika perlu).
Setiap Purchasing Order (PO) yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip. Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memutuskan PO yang masuk itu diterima atau tidak untuk ditindaklanjuti adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran.
PO yang masuk dipakai dasar oleh Direktur dan atau Manager Pemasaran untuk koordinasi dengan departemen-departemen yang ada di perusahaan.
Direktur mengistruksikan Manager Pemasaran serta Manager General Admin & Accounting untuk : menyiapkan, menyediakan, mengendalikan Anggaran yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan, seperti : anggaran untuk pembelian bahan baku utama dan penunjang, anggaran untuk tenaga kerja Langsung maupun Tidak Langsung, Anggaran Biaya Overhead Pabrik, dll. Dari Anggaran yang sudah dipersiapan oleh Manager General Admin & Accounting untuk selanjutnya dikoordinasikan oleh Manager General Admin & Accounting kepada Bagian Pembelian. Anggaran tsb adalah dasar atau plafon yang digunakan oleh bagian pembelian dalam proses pengadaan/pembelian.
Direktur memberikan isntruksi kepada Manager Pemasaran serta Manager Produksi untuk : Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi proses produksi yang akan dan sedang berlangsung dalam rangka mengerjakan pesanan.
- Instruksi Pengerjaan Order.
Konfirmasi ACC Order atau Klarifikasi atas konfirmasi acc order atau PO yang diterima oleh Manager Pemasaran atau Direktrur ini di copy untuk selanjutnya disampaikan kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Copy dokumen tersebut bisa digunakan untuk memberikan instruksi kerja kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager produksi untuk melaksanakan pekerjaannya.
Yang bertanggungjawab dan berwenang menangani Proforma Order, Proforma Invoice, Konfirmasi ACC Order, Klarifikasi atas konfirmasi ACC, Proforma Order Fix (PO), Proforma Invoice Fix dan Penyampaian Instruksi Kerja ke Departemen General Admin & Accounting dan Departemen Produksi adalah Direktur yang sampai saat ini merangkap juga sebagai Manager Pemasaran.
- Riset dan Pengembangan Produk
Bagian Riset dan Pengembangan Produk ( R& D ) berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Manager Pemasaran.
Input yang masuk ke Bagian Riset dan Pengembangan Produk berasal dari internal dan Eksternal perusahaan melalui Manager Pemasaran.
Dari internal bisa dari departemen produksi atau dari departemen yang lainnya mengenai ide-ide tertentu suatu produk, apapun ide-ide produk tertentu itu harus disampaikan atau dikoordinasikan dengan Manager Pemasaran, Manager Pemasaran yang mempunyai wewenang memberikan insruksi kerja ke Bagian R & D untuk melakukan dan mengerjakan sample produk atau master desain.
Dari Eksternal yaitu dari pihak pasar/pembeli/konsumen, yang sering terjadi pihak pasar/pembeli/konsumen menginginkan suatu desain tertentu suatu produk yang diminatinya. Dari ide-ide, gambaran-gambaran atau contoh-contoh yang dikirimkan ke perusahaan, kemudian pihak perusahaan melalui departemen pemasaran menganalisa permintaan-permintaan akan suatu desain produk tersebut.
Tim Bagian Riset dan Pengembangan Produk terdiri dari :
• Bagian Komputer, menganalisa dan membuat cetak biru (blue print) suatu master desain suatu produk untuk kemudian mengkomunikasikannya dengan pihak pasar/pembeli/konsumen. Bagian Komputer juga yang melaksanakan dokumentasi dalam bentuk photo-photo.
• Bagian Processing, memproses pengerjaan master desain menjadi sebuah sampel yang dapat dikirimkan ke pihak pasar guna keperluannya seperti pameran dsb.
• Bagian processing ini mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang sama dengan bagian processing di departemen produksi yaitu : Cutting, Tumbuk, Molen, Cladding dll.
• Bagian Perakitan, bagian perakitan melaksanakan sendiri proses perakitan-perakitan batu hingga menjadi sample produk.
• Bagian Riset dan Pengembangan Produk berlokasi di Head Office atau unit produksi di Sodo.
- Prosedur Pengambilan Gambar Photo Sample
• Sample yang akan diambil gambarnya harus dalam keadaan bersih.
• Kondisi sample yang akan diambil harus sesuai dengan permintaan klien, apakah dalam kondisi kering atau kondisi basah.
• Gambar photo yang dihasilkan harus terang artinya detail corak, warna dan desain harus tampak jelas.
• Sudut pengambilan gambar atau angle dari atas (tampak atas) dengan sudut pengambilan ± 90°.
• Pengambilan gambar photo harus per-sample per-lembar photo, kecuali jika ada permintaan harus digabung.
• Pemakaian ISO : Siang = 100 – 400 ; Malam = 400 – 800
• Pengambilan gambar yang dilakukan di dalam ruangan dikerjakan seperti saat pengambilan gambar di malam hari yaitu dengan menggunakan ISO 400 – 800.
• Sebaiknya tidak menggunakan lampu kilat (blitz) kecuali jika tidak ada penerangan yang cukup.
• Sebaiknya menggunakan bantuan Tripod atau menggunakan kamera yang mempunyai fasilitas stabilizer atau anti shake.
• File gambar photo pada waktu pengiriman ke pihak klien harus dalam bentuk JPEG 1 mega pixel, ukuran file 250 kb.
- Prosedur Pembuatan Produk Sample
• Permintaan sample dari pihak klien disampaikan dan dikoordinasikan oleh Manager Pemasaran/Direktur kepada bagian R & D serta Bagian Produksi. Spesifikasi produk sample harus sesuai dengan permintaan pasar/konsumen.
• Bagian R & D yang bertanggung jawab dan berwenang dalam pengerjaan produk sample mulai awal pengerjaan: analisa, desain matras dan produk, pelaksanaan
pembuatan, pengambilan photo, sampai pengiriman produk sample ke pihak klien (pengiriman photo melalui email dan pengiriman fisik produk sample)
• Menganalisa suatu desain produk sample tertentu yang diminta oleh pihak internal ataupun eksternal, seperti : bahan, ukuran, waktu pengerjaan, biaya, spesifikasi khusus lainnya dan teknis pembuatan dengan berdasarkan efisiensi dan efektivitas untuk menghasilkan produk yang mempunyai daya saing yang tinggi.
• Berdasarkan intruksi Manager Pemasaran/Direktur, bagian R & D membuat produk sample yang diinginkan. Untuk pengerjaan teknis dapat berkoordinasi dengan Manager Produksi berkaitan dengan bahan baku yang diperlukan, tenaga kerja yang mengerjakan dan lain-lainnya.
• Teknis pembuatan secara detail disampaikan kepada departemen produksi dengan tujuan pada saat pengerjaan produk massalnya tidak menemui kesulitan.
BAB. V
Standart Operasional Prosedur Pembelian
- SOP Pengadaan Bahan Baku Utama dan Penunjang.
Manager Produksi menyampaikan daftar kebutuhan Produksi (Bukti Permintaan Pembelian). (lampiran 4)
• Surat pengajuan order pembelian berisi : Tanggal, bulan, tahun
Penomoran Dokumen
Daftar Barang yang diperlukan : spesifikasi, volume/jumlah. Kode Barang/bahan
Harga per satuan barang/bahan dan harga total Prioritas dan Jadwal Waktu ketersediaan Anggaran Penanggung jawab Pengajuan Anggaran Pembelian. Yang Menerima Pengajuan Anggaran Pembelian.
Dibuat rangkap 3, yang peruntukkannya 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk arsip.
Bagian Pembelian membuat Order Pembelian ke Suplier. Bagian Pembelian melaksanakan proses pengadaan. - Pemilihan Suplier
Bagian Pembelian membuat dan harus punya daftar supplier yang akan diundang atau diberikan kesempatan untuk mengajukan penawaran dari masing-masing semua daftar kebutuhan barang/bahan yang menjadi kebutuhan perusahaan. (Lampiran 5)
Daftar Suplier berisi :
• No. Urut
• Kode Barang
• Nama Perusahaan
• Alamat/ No. Telp.
• Kontak Person
• Harga Satuan
Dari Daftar Suplier yang ada, Bagian Pembelian mengadakan kegiatan pengadaan dengan mengundang atau memberikan kesempatan kepada semua supplier untuk memasukkan penawarannya.
Hal-hal yang harus diinformasikan ke para pihak supplier :
• Spesifikasi Barang yang dibutuhkan perusahaan. Untuk spesifikasi ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar.
• Waktu Penerimaan Pesanan.
• Harga Satuan
• Uang Muka dan Cara Pembayaran Pelunasan. Syarat dan Ketentuan Suplier yang terpilih :
• Kesesuaian harga penawaran dengan plafon anggaran.
• Kesesuaian Spesifikasi Barang yang sudah ditetapkan Departemen Produksi. Untuk spesifikasi ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar.
• Ketepatan waktu pengerjaan dan pengiriman.
• Cara Pembayaran yang sesuai dengan kebijakan Departemen General Admin & Accounting.
• Jaminan Ketepatan Waktu.
• Termin pengiriman jika diperlukan.
• Minimal supplier yang diberikan kesempatan adalah 3 perusahaan/supplier.
• Melakukan perbandingan-perbandingan harga, kualitas dan waktu dari masing-masing supplier.
• Tidak memihak pada salah satu supplier
• Tidak melakukan rekayasa pengadaan. (kolusi, korupsi).
Cara Menentukan Suplier yang akan dipilih. (untuk mencari suplier baru)
• Memilih supplier yang akan diberikan kesempatan mengajukan penawaran minimal 3 suplier.
• Jika memang perlu dilakukan system lelang maka dapat dilakukan dengan mengundang para supplier untuk datang dan memberikan penawarannya
• Dari penawaran yang masuk dari masing-masing supplier harus diperbandingkan satu sama lainnya dalam hal harga, waktu dan kualitasnya.
• Melakukan negosiasi harga, kualitas dan waktu kepada para supplier berdasarkan penawaran yang masuk dari masing-masing supplier. Masing-masing supplier kita kontak/telpon lalu kita menawar harga mereka.
• Penawaran terendah dari hasil negosiasi itulah yang kita pakai untuk menetapkan pemenang atau supplier yang akan dipakai.
Kemudian dari syarat dan ketentuan serta cara diatas dapat dijalankan maka Bagian Pembelian memutuskan Suplier mana yang akan dipilih.
Setelah didapat hasil pemilihan supplier maka Bagian Pembelian melaporkan hasil Pemilihan Suplier kepada Direktur, Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. (Lampiran 6)
Laporan lelang pengadaan berisi :
• Tanggal, Bulan, Tahun, Waktu dilakukan Pengadaan.
• Nama Perusahaan yang terpilih
• Jenis Barang, Kode Barang, Harga Satuan, Harga Total, Waktu Penerimaan Barang, Cara dan Waktu Uang Muka serta Pelunasan.
• Termin Pengiriman.
• Penanggung Jawab Pengadaan.
• Laporan dibuat rangkap 4. 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Manager Produksi dan 1 untuk arsip. Tetapi jika telah ada suplier yang sudah menjadi rekanan dan semua persyaratan diatas terpenuhi maka dapat menggunakan mekanisme langsung mengirimkan order pembelian. (tanpa lelang dan perbandingan).
- Pemesanan
Berdasarkan hasil pemilihan supplier, Bagian Pembelian membuat dan mengirimkan Surat Purchasing Order (Order Pembelian) kepada pihak Suplier.
Surat Purchasing Order berisi :
• No, Tanggal, Bulan dan Tahun Purchasing Order
• Nama, alamat, kontak person, telpon supplier yang dituju.
• Nomor Surat Purchasing Order
• Nama, Jenis, Dimensi, Desain, Jumlah, Harga Satuan dan Harga Total barang yang dipesan.
• Waktu Penerimaan Barang yang dipesan
• Termin Pengiriman jika disyaratkan.
• DP dan Cara Pelunasan
• Penanggung Jawab
• Surat Purchasing Order dibuat rangkap 3. 1 lembar untuk Bagian Pembelian, 1 lembar untuk Manager General Admin & Accounting dan 1 lembar untuk arsip dokumen.
Selanjutnya Bagian Pembelian memberikan laporan dengan melampirkan copy PO ke Bagian Keuangan ( Man. Keuangan) mengenai pemesanan barang dan selanjutnya Bagian Keuangan melaksanakan kewajiban terkait dengan pembayaran DP (uang muka)
Setelah Pemesanan Barang/bahan dilakukan, Bagian Pembelian secara periodik mengontrol pihak supplier dengan selalu menanyakan perkembangan pengerjaan dari barang yang dipesan, terutama pada saat mendekati hari H penerimaan/termin pengiriman barang pesanan. Kontrol dapat dilakukan dengan berkomunikasi melalui telpon dan jika perlu mengadakan kunjungan ke tempat supplier.
- Penerimaan
• Pada saat penerimaan barang pesanan Bagian Pembelian bersama-sama dengan Bagian Gudang/Persedian memeriksa kebenaran dan ketepatan barang pesanan berdasarkan Surat Purchasing Order.
• Menerima dan memeriksa Surat Jalan, Faktur apakah sama dengan fisik barang pesanan yang diperiksa.
• Jika secara fisik dan administrasi barang pesanan yang diterima sesuai dengan Surat Purchasing Order maka Bagian Pembelian dapat menandatangani tanda terima barang pesanan.
• Bentuk Surat Jalan dan Tanda Terima sama seperti pada umumnya.
• Setelah itu Bagian melakukan serah terima Barang Pesanan ke Bagian Gudang/Persediaan. Serah terima dapat dilakukan pada saat penerimaan barang pesanan ke bagian gudang atau yang melakukan penerimaan barang adalah bagian gudang. Jika Bagian Gudang yang melakukan penerimaan barang maka surat jalan dan faktur yang diterima nantinya diserahkan ke bagian pembelian, sebelumnya bagian gudang mencatatnya di dalam buku penerimaan barang administrasi gudang.
• Bagian Pembelian/Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Barang. (Lampiran7)
- Pembayaran.
• Pihak Suplier dapat melakukan/memasukkan surat tagihan kepada Bagian Pembelian jika tidak ada hal-hal yang bertentangan dengan PO yang sudah
disepakati dengan memasukkan Surat Tagihan (Invoice) dengan melampirkan surat jalan lampiran asli, Faktur lampiran Asli, Copy PO (SPK).
• Pada saat Bagian Pembelian menerima Surat Tagihan/Invoice beserta lampiran-lampiranya dari pihak suplier terkait, bagian pembelian mencatatnya dalam buku nota pembelian.
Setelah menerima Surat Tagihan beserta lampiran pelengkapnya dari pihak Suplier, Bagian Pembelian dapat memberikan tanda terima surat tagihan kepada pihak supplier ( rangkap 4 : 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Bagian Keuangan, 1 untuk Suplier dan 1 untuk arsip ) Surat Tagihan beserta lampiran kelengkapannya dan tanda terima surat tagihan diserahkan ke bagian keuangan (Manager General Admin & Accounting), dan selanjutnya Bagian Keuangan memproses pembayarannya secara tunai atau transfer bank sesuai dengan cara dan waktu pembayaran yang ada di PO.
- Serah Terima
Bagian Pembelian melakukan Serah Terima ke Departemen Produksi dalam hal ini ke Bagian Gudang/Persediaan. Proses serah terima dilakukan pada saat barang pesanan datang dan diterima di pabrik. (Lampiran 8)
BAB VI
Standart Operasional Prosedur Departemen Produksi
- Prosedur Perencanaan Produksi
Setelah Kepala mendapatkan copy Purchasing Order (PO) dari Direktur/Manager Pemasaran, Manager Produksi melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan pesanan, bahan bakku utama dan bahan baku penunjang.
Berdasarkan copy PO yang diterima Manager Produksi menghitung : A. Kebutuhan Bahan Baku :
• Batu • Jaring • Lem • Box Kardus • Layer • Plastik Shrink • Plastik Box • Plastik Pallet • Pallet • Kisi Pallet • Tali Pallet
• Dan bahan-bahan pendukung lainnya. B. Waktu Pengerjaan :
• Penerimaan Bahan Baku
• Pengerjaan Processing
• Pengerjaan Perakitan
• Pengerjaan Finishing
• Pengerjaan Packing
• Pengiriman Barang