SOP Lengkap

(1)

Kata Pengantar

Assalamualaikum Wr Wb

Dalam kurun waktu kurang dari 10 tahun UD. Abimanyu telah berkembang dari sebuah unit usaha home industri berskala rumah tangga menjadi industri manufakturing skala kecil menengah. Pada awalnya manajemen yang diterapkan menggunakan manajemen rumah tangga yang masih sederhana. Manajemen UD. Abimanyu lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah dijalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya. Sistem yang dijalankan lebih banyak mengadopsi dari beberapa pengalaman dari individu-individu yang terlibat didalam manajemen. Kemudian dengan perkembangan yang cukup pesat dirasakan perlunya pembenahan manajemen yang lebih tertata, sistematis dan pengadministrasian yang lebih rapi dari yang sudah diterapkan, pihak manajemen memandang pentingnya penerapan SOP (Standart Operasional Prosedur).

SOP ini dibuat tidak serta merta hanya untuk merubah atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan dan nilai nilai sosial budaya yang sudah berjalan bertahun-tahun tetapi lebih pada untuk membuat sistem kerja yang lebih tertata rapi baik dari alur kerja maupun administrasinya. Semangat akan nilai-nilai sosial budaya yang selama ini berlaku dan berjalan baik tetap dipertahankan karena dari nilai-nilai tersebut telah melekat menjadi jati diri yang membedakan UD. Abimanyu dengan perusahaan-perusahaan yang lain.

SOP ini dibuat melalui proses pemetaan bisnis, pengidentifikasian masalah-masalah yang sering timbul pada proses kerja dan administrasi UD. Abimanyu, baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam hal ini pihak konsumen/pelanggan. Dari proses tersebut selanjutnya melalui beberapa interview dan pengumpulan-pengumpulan data dengan para manager serta melalui presentasi dan diskusi pembahasan didapatkanlah sebuah kesimpulan tentang garis besar pembuatan SOP.

Untuk selanjutnya SOP yang telah dibuat masih perlu dilakukan pembenahan dan pengkayaan materi untuk dapat menjawab segala kebutuhan akan sistem manajemen perusahaan yang baku di tengah ketatnya persaingan bisnis khususnya dalam bisnis batu alam.

SOP yang telah dibuat ini diharapkan dapat dijalankan oleh seluruh individu-individu yang secara langsung terlibat dalam aktifitas perusahaan baik dari lini bawah sampai pada lini atas manajemen UD. Abimanyu. Dengan adanya SOP ini harapannya adalah UD. Abimanyu semakin eksis ditengah ketatnya persaingan bisnis dan terus berkembang tanpa kehilangan nilai-nilai sosial budaya yang ada disekitarnya.

(2)

Demikian SOP ini dibuat, ditetapkan dan dijalankan tentu saja harus dengan komitmen yang kuat dari seluruh pihak yang terlibat di dalam manajemen UD. Abimanyu karena tanpa komitmen yang kuat SOP ini tidaklah berarti apa-apa.

Wassalamualaikum Wr Wb.

Tulungagung, 11 April 2011

Suyono Iskandar Direktur

BAB I.

(3)

UD. Abimanyu Stone adalah perusahaan yang memproduksi kerajinan batu Mosaic di Tulungagung. Saat ini telah eksis melayani kebutuhan pasar akan kerajinan batu mosaic baik kebutuhan pasar dalam negeri maupun pasar luar negeri. Awal berdiri dimulai dari home industri skala rumah tangga hingga mampu berkembang menjadi perusahaan skala kecil menengah. Misi Visi perusahaan lebih banyak didasari cita-cita dan harapan dari pendiri sekaligus pemilik yaitu Bp. Suyono Iskandar beserta istri. Cita-cita dan harapan tersebut adalah UD. Abimanyu Stone tidak hanya sekedar sebuah unit usaha ekonomi yang semata-mata berorientasi mendapatkan keuntungan bagi pemiliknya, tetapi eksistensi UD. Abimanyu Stone harus mampu memberikan nilai lebih bagi individu-individu yang terlibat didalamnya juga bagi lingkungan di sekitar UD.Abimanyu Stone melakukan aktivitasnya. Nilai lebih disini tidak hanya dari segi ekonomi tetapi juga dari segi sosial kemasyarakatan, budaya dan religi. Dengan cita-cita dan harapan inilah yang nantinya membedakan UD.Abimanyu Stone dengan perusahaan-perusahaan lain.

Untuk bisa mencapai cita-cita dan harapan yang mampu memberikan nilai-nilai positif tersebut maka UD. Abimanyu Stone harus mempunyai Misi Dasar dan Visi yang kuat. Dengan melalui banyak pemikiran-pemikiran serta diskusi-diskusi baik secara internal perusahaan maupun dengan eksternal perusahaan maka disepakati sebuah keputusan tentang Misi Dasar dan Visi sebagai berikut : “Terdepan dalam Produksi Mosaic”. Makna kata “terdepan” tidak hanya berarti terdepan dan terbaik dalam hal kualitas produknya untuk tujuan memenangkan persaingan bisnis batu alam, tetapi harus juga diartikan terdepan juga dalam hal mempertahankan serta memperjuangkan kepentingan hajat orang banyak baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung termasuk lingkungan sosial disekitar UD. Abimanyu Stone menjalankan usahanya. Kepentingan itu adalah mampu memberikan kesejahteraan semua karyawan, mengembangkan kualitas sumber daya yang ada, berpartisipasi dengan lingkungan sosial masyarakat sekitar termasuk juga pondok pesantren sekitar.

Tujuan UD. Abimanyu Stone adalah mampu untuk tetap eksis dalam bisnis batu alam (Mosaic) dengan meningkatkan kualitas manajemen dan kualitas sumber daya manusianya, meningkatkan pelayanan pasar lokal dan ekspor, meningkatkan taraf kesejahteraan perusahaan dan karyawan, meningkatkan partisipasi sosial ekonomi masyarakat sekitar.

Yang pada akhirnya mampu mempertahankan dan memperjuangkan hajat/kepentingan orang banyak baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Terdepan dalam produksi Mozaik (Misi Organisasi)

Produk berkualitas ekspor (tujuan umum dan menyeluruh) - Meningkatkan Kualitas Manajemen

(4)

- Meningkatkan Produktivitas dan kualitas Produk - Meningkatkan Pasar Ekspor

- Mengembangkan pasar lokal

- Meningkatkan Kesejahteraan Perusahaan dan Karyawan

- Meningkatkan Partisipasi Lingkungan Sosial Ekonomi Masyarakat

Dengan tujuan yang disebutkan diatas maka ini akan menjadi pedoman dasar kegiatan UD. Abimanyu Stone, yaitu dalam segala kegiatannya harus berpedoman pada “terdepan” dalam produksi mosaic baik dari segi proses produksinya dan hasil produksinya, berarti harus mampu terus meningkatkan kualitas kerja yang akan memberikan kualitas produk yang memuaskan pasar atau konsumen UD. Abimanyu Stone.

Terdepan dalam produksi mosaic berarti manajemen UD. Abimanyu Stone harus mempunyai sistematis yang tertata tertib, rapi, dan dinamis dalam arti terus membenahi diri melakukan perbaikan-perbaikan untuk mencapai tujuan-tujuan yang sudah disebutkan diatas. Sistematis yang tertata tertib dan rapi akan tertuang dalam Standart Operasional Prosedur untuk menjadi standart kerja yang dijalankan UD. Abimanyu Stone. SOP ini dibuat bukan untuk membuat alur kerja menjadi lebih kaku, membatasi ruang gerak karyawan akan tetapi justru mempermudah metode kerja baik secara operasional maupun administrasi. SOP ini dibuat bukanlah untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan nilai-nilai sosial budaya yang ada tetapi justru harus mampu meningkatkan kebersamaan, kekompakan, saling mengingatkan dalam melaksanakan semua kegiatan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem dan SOP yang dijalankan bukan membuat kerja dari internal menjadi bersifat individual tetapi harus tetap pada landasan kerja sama tim yang kokoh.

Terdepan dalam produksi mosaic harus menjadi motivasi bagi internal UD. Abimanyu Stone karena yang ingin dicapai oleh UD. Abimanyu Stone adalah mempertahankan dan memperjuangkan kepentingan dan hajat orang banyak, dengan bisa terdepan berarti mampu mencapai profitabilitas yang maksimal yang berasal dari peningkatan pelayanan pasar lokal dan ekspor, dengan profitabilitas yang maksimal maka kesejahteraan perusahaan dan karyawan semakin cepat tercapai. Dengan tingkat kesejahteraan yang baik maka partisipasi terhadap sosial ekonomi masyarakat sekitar dapat terus serta ditingkatkan.

Yang harus diingat adalah bahwa dengan kerja keras dan dukungan sumber daya yang ada selama ini baik langsung maupun tidak langsung , UD. Abimanyu Stone dapat beroperasi lebih baik tidak sekedar menjaga kelangsungan hidup perusahaan tetapi juga pertumbuhan dan profitable yang pada akhirnya lebih berpartisipasi di sosial masyarakat sekitar.

(5)

BAB II

STRUKTRUR ORGANISASI DAN JOB DISKRIPSI

A. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi merupakan sebuah garis hierarki yang ada dan berlaku pada perusahaan. Di dalam Struktur terdapat penggambaran yang jelas mengenai berbagai macam tingkatan posisi yang ada di dalam perusahaan.

(6)

Struktur Organisasi dibuat dalam struktur fungsional, yaitu dalam masing-masing posisi memiliki fungsi yang jelas, termasuk dalam menentukan kewenangan serta garis komando dalam sistem tersebut. ( lampiran 1 )

B. JOB DISKRIPSI

Job Diskripsi atau uraian pekerjaan yang melingkupi tanggung jawab serta kewenangan dalam suatu jenis pekerjaan. Job Diskripsi merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari struktur perusahaan yang merupakan induk Job Diskripsi.

Berikut adalah uraian Job Diskripsi sesuai dengan struktur UD. Abiamanyu Stone 1. Direktur

• Posisi dan Ruang Lingkup

Direktur merupakan struktur tertinggi didalam UD. Abimanyu Stone yang memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan di perusahaan dan bertanggung jawab penuh atas kegiatan perusahaan.

• Fungsi dan Tugas Pokok

- Pemimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan di perusahaan dan bertanggung jawab penuh atas kegiatan perusahaan.

- Menciptakan dan menjaga suasana harmonis dan kinerja yang tinggi di kalangan karyawan.

- Menetapkan visi dan misi perusahaan.

- Meninjau ulang sistem manajemen yang telah ditetapkan secara terencana guna menjamin kelangsungan sistem secara efektif.

- Menetapkan, serta mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada seluruh jajaran karyawan.

- Mengawasi semua kegiatan penyediaan barang dan atau jasa secara keseluruhan dan memastikannya tetap berjalan lancar.

- Mengawasi dan meneliti laporan hutang dan piutang dengan rekan bisnis.

- Mengevaluasi laporan pertanggungjawaban dari departemen Pemasaran – R&D, General Admin & Accounting, Produksi dan HR, GA & Legal.

• Tanggung Jawab

- Bertanggung jawab penuh pelaksanaan perusahaan.

• Wewenang

- Berwenang penuh dalam pelaksaan perusahaan. 2. Departemen Pemasaran – R&D

(7)

Departemen Pemasaran – R&D adalah departemen yang menjalankan kegiatan pemasaran dan pengembangan produk berdasarkan keputusan strategis, target dan tujuan perusahaan yang diberikan Direktur.

Departemen Pemasaran – R&D mempunyai tujuan, ruang lingkup, fungsi dan tugas pokok yang akan dipimpin dan dilaksanakan oleh seorang Manager Pemasaran – R&D, yaitu sebagai berikut :

• TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur.

• PEMASARAN.

a. Ruang lingkup

Kerja Departemen Pemasaran adalah pelaksanaan 4 P (Product, Price, Place dan Promotion) yaitu semua yang menyangkut : Produk, Penetapan Harga, Pasar, dan Promosi.

b. Fungsi dan Tugas Pokok

- Menentukan prioritas produk apa yang akan diproduksi berdasarkan kebutuhan pasar dalam hal ini termasuk juga desain produk beserta kemasannya.

- Mengembangkan ide-ide kreatif pengembangan produk guna menembus dan melayani pasar lokal maupun ekspor.

- Menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan jual produk yang diproduksi berdasarkan keputusan strategis harga dari Perusahaan. - Penetapan serta pencapaian sasaran dan target pemasaran termasuk

didalamnya pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan dengan berorientasi pada pemuasan kebutuhan konsumen serta target peningkatan pasar lokal maupun ekspor.

- Merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengawasi kegiatan promosi produk-produk UD. Abimanyu untuk menciptakan dan meningkatkan brand image produk yang berorientasi pada kualitas untuk dapat menciptakan perhatian terhadap produk, membuat ketertarikan pasar terhadap produk, melahirkan permintaan pasar dan mengarah pada tercapainya realisasi penjualan yang maksimal.

- Menyampaikan copy PO kepada Departemen General Admin & Accounting dan Departemen Produksi, copy PO ini menjadi dasar mereka untuk melaksanakan pekerjaan memproduksi order pesanan yang telah diterima.

(8)

• Wewenang

- Berwenang penuh atas pemilihan dan penetapan produk yang akan diproduksi apakah sukses atau gagal di pasaran lokal maupun pasar ekspor.

- Berwenang penuh atas ide ide kreatif pengembangan produk.

- Berwenang penuh atas perhitungan dan penetapan harga pokok penjualan produk-produk UD. Abimanyu.

- Berwenang penuh dalam penetapan serta pencapaian sasaran dan target pemasaran termasuk didalamnya pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan dengan berorientasi pada pemuasan kebutuhan konsumen serta target peningkatan pasar lokal maupun ekspor.

- Berwenang atas perencanaan, pelaksanaan kegiatan promosi produk-produk UD. Abimanyu.

• RESEARCH AND DEVELOPMENT ( R & D) a. Ruang Lingkup

Bagian Riset dan pengembangan produk mempunyai ruang lingkup :

Menuangkan ide-ide yang berasal dari internal perusahaan untuk diwujudkan dalam bentuk desain mosaic yang indah bernilai ekonomis, daya jual tinggi dan mempunyai daya saing yang kuat di pasar lokal maupun ekspor.

Berasal dari internal artinya bisa berasal dari ide dan masukan departemen produksi yang sangat paham akan karakter dan jenis batu, bisa juga berasla dari desain-desain lama yang kemudian dikembangkan lagi hingga menjadi desain baru.

Berasal dari eksternal artinya bisa berasal dari keinginan atau permintaan pasar atau pelanggan akan suatu desain tertentu.

b. Fungsi dan Tugas Pokok

- Mampu menterjemahkan ide, masukan, keinginan atapun permintaan yang ada untuk diwujudkan dalam bentuk desain yang indah, ekonomis, harga jual tinggi dan bersaing.

- Menyiapkan desain master dalam bentuk sampling yang selanjutnya dapat dipromosikan tentu saja dalam membuat bentuk sampling tetap berkoordinasi dengan bagian produksi.

(9)

- Analisa desain master, membuat intruksi teknis pembuatan sample produk kepada departemen produksi untuk mempercepat dan mempermudah teknis produksi massal produk.

- Menyiapkan desain master yang kemudian menjadi dasar cetakan untuk memproduksi secara massal.

- Mengkomunikasikan dengan pasar atau pelanggan tentang desain master yang diciptakan.

c. Wewenang

Bagian Riset dan Pengembangan Produk berwenang atas pembuatan serta penentuan layak dan tidaknya master desain yang dibuat untuk selanjutnya disampaikan ke pasar/konsumen/pelanggan.

3. Departemen General Admin & Accounting

Departemen General Admin & Accounting adalah departemen yang melaksanakan kegiatan yang berkaitan segala hal yang menyangkut Administrasi, Keuangan dan Pembiayaan.

Departemen General Admin & Accounting tujuan, ruang lingkup, fungsi dan tugas pokok yang akan dipimpin dan dilaksanakan oleh seorang Manager General Admin & Accounting, yaitu sebagai berikut :

• TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur.

• TUGAS – TUGAS

a. LINGKUP GENERAL ADMIN

 ADMINISTRASI SALES & OPERATOR

- Menerima incoming call dan menghubungkannya kepada pihak atau department terkait.

- Membuat sales order sesuai dengan pesanan staff Pemasaran/Dep. Pemasaran. - Memeriksa dan mencocokkan harga jual dalam sales order / pesanan dari Staff

Pemasaran dengan ketentuan harga yang ditetapkan perusahaan.

- Membuatkan dan menyiapkan surat jalan / tanda terima, invoice, kuitansi dan faktur pajak bagi pelanggan yang memerlukannya, sesuai dengan sales order dari staff pemasaran.

- Membuat dan menyiapkan surat jalan / tanda terima yang diminta Staff Pemasaran untuk pengiriman produk pengganti complain.

- Membuat dan menyiapkan surat jalan / tanda terima yang diminta pihak management untuk keperluan pengiriman dokumen / barang kepada pihak lain.

(10)

- Membuat laporan migguan hasil penjualan secara keseluruhan untuk disampaikan kepada Direktur.

 ADMINISTRASI PRODUKSI&GUDANG

- Membuat serta mendistribusikan form kerja harian pada semua bagian yang ada di departemen produksi.

- Membuat laporan daily report produksi dari masing-masing bagian di departemen produksi.

- Membuat dan menyiapkan data-data produksi dan gudang sesuai permintaan pihak terkait dalam lingkup manajemen.

- Membuat laporan penerimaan gudang.

- Membuat dan menyiapkan laporan bulanan untuk stock off name.  ADIMISTRASI PENGIRIMAN

- Menampung, mendata dan menyiapkan surat jalan berikut invoice dan barang yang akan dikirimkan kepada customer maupun kepada pihak lain melalui kurir atau pun melalui pihak III.

- Mendistribusikan semua pengiriman barang dan memastikan barang sudah diterima oleh customer dengan kembalinya tanda terima atau invoice.

- Apabila ada barang / berkas yang harus dikirim / diambil tidak dapat diselesaikan tepat waktu atau terjadi penundaan kemudian melakukan follow up kepada pihak terkait.

 ADMINISTRASI PURCHASING

- Mencari, Mendata dan mencatat Supplier yang dapat mensupply bahan baku maupun kebutuhan lainnya.

- Mencatat dan mendata semua pesanan bahan baku maupun kebutuhan lainnya dari bagian produksi.

- Melakukan negosiasi harga, cara pembayaran, dan jangka waktu pembayaran dengan supplier

- Mencari bahan baku atau material dengan kualitas bagus dan harga murah - Mengajukan permohonan persetujuan kepada manajemen untuk melakukan

pembelian bahan baku atau kebutuhan lainnya sesuai dengan permintaan department terkait.

- Melakukan Purchasing Order bahan baku maupun kebutuhan lainnya terhadap supplier yang telah ditentukan

(11)

- Memberitahu bagian terkait apabila bahan baku atau kebutuhan yang telah dipesan tidak dapat terpenuhi sesuai jadwal.

b. LINGKUP FINANCE & ACCOUNTING

1. Mendata dan mencatat semua transaksi harian, baik cash masuk maupun keluar. 2. Mendata dan mencatat semua mutasi rekening koran (Bank) harian.

3. Melakukan penagihan atas piutang perusahaan.

4. Melakukan teguran / remainder kepada customer yang menunda pembayaran.

5. Melakukan pemeriksaan terhadap semua rencana pembelian dari bagian umum maupun departemen lainnya, baik untuk bahan baku maupun untuk keperluan lainnya sesuai dengan invoice / kuitansi.

6. Membuat RAB dan mengatur cash flow harian, mingguan, bulanan dan tahunan kemudian disampaikan kepada manajemen.

7. Melakukan pemeriksaan terhadap semua rencana pembayaran (perhitungan) gaji, komisi, bonus, SPIF karyawan yang dihitung dan ditentukan oleh Departement terkait.

8. Melakukan pembayaran gaji (payroll), komisi, bonus, SPIF karyawan yang dihitung dan ditentukan oleh departemen terkait yang telah disetujui oleh manajemen.

9. Melakukan pembayaran terhadap hutang – hutang perusahaan, baik kepada supplier, pemerintah (pajak) maupun kepada customer.

10. Membuat laporan kas harian.

11. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan, termasuk laporan pajak yaitu PPN dan Pph 21.

• KEWENANGAN

1. Menunda pembuatan sales order, surat jalan, invoice, kuitansi, maupun faktur pajak apabila harga jual tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan belum ada persetujuan dari manajemen.

2. Menanyakan pengiriman barang dan penagihan yang telah dilakukan berikut invoicenya kepada pihak terkait.

3. Memeriksa dan menanyakan apabila ditemukan kejanggalan dalam pembuatan laporan perhitungan gaji dan bonus kepada karyawan ybs.

4. Menentukan skala prioritas pembayaran yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

5. Menolak atau menangguhkan rencana pembelian atau anggaran yang diajukan oleh bagian umum maupun dept lainnya apabila dirasakan tidak

(12)

perlu dan memberatkan keuangan perusahaan, baik sebagian atau secara seluruhnya.

6. Melakukan penundaan semua rencana pembayaran apabila kondisi keuangan tidak memungkinkan.

7. Melakukan pemilihan supplier yang sesuai dengan tugas yang telah dibebankan.

8. Menunda atau menolak pesanan dari department terkait apabila diindikasikan pesanan tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan.

4. Departemen Produksi

Departemen Produksi adalah departemen yang melaksanakan kegiatan proses produksi dari proses pengolahan bahan baku menjadi barang jadi hingga melaksanakan proses pengiriman.

Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.

- Perencanaan Bahan Baku : apa saja bahan baku yang diperlukan, kapan waktu ketersediaan bahan baku harus diterima, menentukan tingkat persediaan yang optimal.

- Perencanaan Proses Produksi : merencanakan dan mengatur layout sarana dan prasarana produksi, merencanakan teknologi yang diperlukan, merencanakan proses pelaksanaan produksi, merencanakan target waktu pengerjaan dan pengiriman ( jadwal kerja ), dan juga merencanakan kebutuhan dan kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan dalam departemen produksi.

- Pengorganisasian : mengorganisir semua sumber daya yang ada dalam pelaksanaan proses produksi untuk mencapai kualitas dan produktivitas yang ditetapkan perusahaan.

- Pengarahan : melaksanakan pengarahan kepada semua karyawan yang terlibat di dalam departemen produksi untuk dapat melaksanakan intruksi proses produksi dengan tepat dan baik sesuai dengan standart kerja dan kualitas produk yang telah ditetapkan perusahaan.

- Pengawasan : Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja, administrasi produksi agar kegiatan produksi dapat berjalan lancar dan menghasilkan kualitas kerja dan produk yang dapat bersaing di pasaran lokal maupun ekspor.

(13)

• KEWENANGAN

- Melaksanakan proses produksi sesuai dengan prosedur perusahaan. - Menghentikan proses produksi jika terindikasi produksi menyalahi

prosedur perusahaan.

• STRUKTUR DEPARTEMEN PRODUKSI ( lampiran 2 )

4.1 Bagian Processing

• Tujuan

Bagian processing adalah memproses bahan mentah menjadi barang ½ jadi yang selanjutnya akan diproses atau dirakit menjadi barang jadi.

• Ruang Lingkup

Bagian Processing mempunyai ruang lingkup : Pekerjaan Potong Batu (mesin Gergaji), Pekerjaan Tumbuk/ Pukul, Pekerjaan Molen, Pekerjaan Proses khusus.

 Melaksanakan proses produksi dimulai dari bahan mentah atau bahan baku hingga menjadi barang siap rakit.

 Mengorganisir sumber daya manusia yang ada di bagian proscessing untuk melaksanakan pekerjaannya berdasarkan pada standart proses kerja dan kualitas produk serta kualitas waktu pengerjaan.

 Melaksanakan fungsi monitoring dan administrasi dalam setiap aktivitasnya.

 Menerima Instruksi kerja dan Jadwal Kerja dari Manager Produksi  Memberikan laporan data monitoring kerja harian kepada Manager

Produksi.

 Menyampaikan intruksi kerja dan form monitoring harian dari Manager Produksi kepada sub bagian thutuk/tumbling, molen, cutting dan proses khusus.

 Melakukan pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja sub bagian : Thuthuk/tumbling, molen, cutting dan proses khusus

• Posisi

Bagian Processing berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi.

(14)

Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan processing bahan mentah/baku menjadi barang/bahan siap rakit sesuai dengan ketentuan standart kualitas kerja, kualitas produk, standart waktu pengerjaan dan pengadministrasiannya.

• Wewenang

Berwenang atas pelaksanaan processing bahan mentah/baku menjadi barang/bahan siap rakit sesuai dengan ketentuan standart kualitas produk yang sudah ditentukan.

Berwenang dalam melakukakan koordinasi dengan bagian gudang dan Manager produksi atas ketersediaan bahan baku.

Bagian Processing dipimpin oleh seorang koordinator yang membawahi koordinator sub bagian thuthuk, koordinator sub bagian molen, koordinator sub bagian cutting dan koordinator sub bagian proses khusus didalam melaksanakan pengarahan kerja, monitoring dan administrasi kerja dan pengawasan pelaksanaan kerja.

Koordinator bagian processing bertanggung jawab kepada SPV Produksi. a. Cutting

• Tujuan

Sub Bagian Cutting sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

Sub bagian cutting mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan cutting yang dikerjakan dilokasi pabrik

• Fungsi

Pekerjaan cutting adalah proses memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran dan desain tertentu (sesuai PO) dengan menggunakan mesin elektrik gergaji batu. Ada beberapa ukuran diameter gergaji batu yang digunakan : 25 inci, 35 inci, 50 inci dan 60 inci.

• Tugas Pokok

 Menerima Formulir Order Produksi / instruksi kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu

(15)

 Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan.

 Pencatatan harian pekerjaan cutting

 Melaksanakan proses cutting sesuai intruksi koordinator bagian processing.

 Kartu Monitoring cutting harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing

 Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

 Bertanggung jawab atas pelaksanaan instruksi kerja yang telah diterima

 Bertanggung jawab terhadap pengisian kartu monitoring harian  Bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu monitoring

harian yang telah diserahkan. a. Tumbuk/Thithik

• Tujuan

Sub Bagian Tumbuk sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

Sub bagian tumbuk mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan tumbuk yang dikerjakan dilokasi pabrik.

• Fungsi

Pekerjaan tumbuk adalah pekerjaan yang memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran atau desain tertentu dengan cara memukul bahan mentah batu yang berbentuk lempengan-lempengan balok atau persegi empat.

• Tugas Pokok

 Menerima Formulir Order Produksi / instruksi kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

(16)

 Mengerjakan proses tumbling (tumbuk/pukul). Mengerjakan proses grade, sortir.

 Mencatat hasil pekerjaan dalam kartu monitoring yang berisi : ambil bahan, hasil, sisa bahan dan reject. (bahan rusak).

 Kartu Monitoring tumbuk harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator Bagian Processing.

 Bertanggung jawab terhadap pengisian kartu monitoring harian

 Bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu monitoring harian yang telah diserahkan.

b. Molen

• Tujuan

Sub Bagian Molen sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

Sub bagian molen mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan cutting yang dikerjakan dilokasi pabrik.

• Fungsi

Pekerjaan Molen adalah pekerjaan memperhalus sudut atau tepi batu hasil proses cutting sehingga sudut batu atau sisi tepi batu tidak tajam karena hasil pemotongan mesin gergaji dengan cara gaya gesek antar batu Gaya gesek antar batu didapat dengan menggunakan mesin molen yang memutar wadah bahan batu, wadah berupa roda ban Giant Traktor, yang diputar dengan menggunakan dinamo listrik.

• Tugas Pokok

 Menerima Formulir Order Produksi/Instruksi Kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

(17)

 Pencatatan harian pekerjaan molen

 Melaksanakan proses Molen sesuai intruksi kabag processing.  Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart

K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

 Kartu Monitoring molen harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing.

harian yang telah diserahkan. c. Perakitan

• Tujuan dan Ruang Lingkup

Perakitan adalah bagian pekerjaan merakit batu yang sudah dipotong sesuai pola dan diperhalus sudut-sudutnya dengan mesin molen untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi (mozaik).

Proses perakitan mempunyai 2 pola kerja yaitu :

- Menggunakan Jasa Perakitan Borongan pihak ke III di beberapa lokasi di luar pabrik.

- Membeli dari Suplier Perakitan.

Pola – Mekanisme Jasa Borongan Perakitan

Perusahaan dalam hal ini menggunakan jasa borongan perakitan, semua bahan utama dan penunjang disediakan oleh perusahaan.

Pola – Mekanisme Beli Rakitan dari Outsourching Perakitan

Perusahaan dalam hal ini membeli hasil rakitan dari suplier, bahan utama tetap harus membeli ke perusahaan sedangkan bahan penunjang lainnya disediakan sendiri oleh suplier.

• Fungsi

Perakitan meneruskan proses produksi dari bagian processing, melaksanakan perakitan batu yang sudah dipotong sesuai pola dan diperhalus sudut-sudutnya dengan mesin molen untuk menjadi barang jadi (mozaik).

(18)

 Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

 Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan (untuk jasa borongan perakitan) kemudian mendistribusikan ke jasa perakitan-perakitan yang ada.

 Pencatatan harian pendistribusian bahan-bahan ke perakitan dan juga pengambilan hasil rakitan dari para perakit dengan membuatkan nota/faktur kepada para perakit borongan.

 Untuk perakitan yang berasal dari suplier sistim trading (beli) maka menggunakan mekanisme yang sama seperti pada proses pembelian. Yaitu Bagian Pembelian mengirimkan surat order pembelian rakitan.

 Bagian perakitan tidak hanya melakukan fungsi pendistribusian tetapi juga melakukan fungsi pengarahan terhadap kualitas rakitan serta waktu penyelesaian dan juga melakukan fungsi seleksi terhadap hasil rakitan yang akan diambil apakah layak untuk diterima atau tidak. Pada tahap ini juga melakukan pencatatan monitoring perakitan.

 Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3.

 Kartu Monitoring Perakitan harus dikonfirmasikan/diserahlan hasil pengisiannya setiap hari ke Manager produksi.

harian yang telah diserahkan. d. Quality Control / Service

• Tujuan, Ruang Lingkup dan Fungsi dan Tugas Pokok

Quality Control mempunyai fungsi memastikan kualitas setiap bagian pekerjaan di departemen produksi sesuai dengan standart kualitas produk

(19)

yang telah ditetapkan. Quality Control harus selalu memonitoring setiap bagian proses produksi setiap hari kerja, seperti proses produksi di bagian processing, perakitan, finishing, packing dan pengiriman.

Bagian Quality Control melakukan :

 Pelaksanaan Standart Kerja dan Standart Kualitas Produk.  Fungsi pengarahan terhadap kualitas produk dan kualitas kerja.  Pelaksanaan Standart Kesehatan dan Keselamatan Kerja

 Pengawasan Kualitas produk dan kualitas selama proses produksi.

harian yang telah diserahkan. e. Bagian Finishing

• Tujuan

Finishing adalah bagian proses produksi yang mengerjakan tahap akhir dalam proses menjadi barang jadi. Tahap pekerjaan ini memastikan kelayakan produk dari segi estetikanya apakah sudah sesuai dengan standart yang ditetapkan. Pada tahap ini akan dilakukan cek dan ricek jika terdapat produk yang kurang layak maka akan dilakukan perbaikan-perbaikan. Beberapa pekerjaan yang dilakukan bagian finishing :

1. Amplas 2. Gerinda 3. Noda Lem 4. Perapian Jaring 5. Pengeleman ulang 6. Tambal • Ruang Lingkup

Bagian Finishing mempunyai ruang lingkup pekerjaan seleksi, melakukan revisi atau perbaikan di dalam lokasi pabrik agar hasil rakitan yang diterima dapat dipastikan kelayakannya sebelum dilakukan proses packing.

(20)

• Fungsi

Melakukan seleksi dan perbaikan yang diperlukan terhadap penerimaan hasil rakitan sebelum dipacking.

• Tugas Pokok

 Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari SPV Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

 Pencatatan harian Kartu Monitoring Finishing yang dilaksanakan oleh koordinator bagian finishing.

 Kartu Monitoring Finishing harus dikonfirmasikan dan diserahkan setiap hari ke SPV Produksi

 Bertanggung jawab terhadap pengisian kartu monitoring harian

 Bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu monitoring harian yang telah diserahkan.

f. Packing

• Tujuan

Bagian Packing bertujuan untuk melakukan proses pengemas produk finishing untuk siap di kirim ke konsumen.

Bagian Packing berkaitan dengan segala proses packing produk yang dilakukan di dalam lokasi pabrik. Pekerjaan-pekerjaan proses packing :

- Proses Drying - pemberian layer

- pemasangan plastik shrink per pcs - proses ke mesin shrink

- pemberian barcode - dimasukan ke box

(21)

- pemasangan plastik box - dimasukan ke pallet - pemasangan plastik pallet - pengikatan pallet pertama

- pemasangan penguat samping (kisi pallet) - pengikatan pallet kedua

- pemasangan label pallet - stuffing container

• Fungsi

Proses packing adalah tahap pengemasan produk jadi ke dalam kemasan box, pemasangan barcode dan kemudian dikemas ke dalam pallet, pemasangan label pallet untuk kemudian siap dikirim ke cargo cointainer.

• Tugas Pokok

• Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari SPV Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

• Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan.

• Pencatatan Monitoring harian pekerjaan Packing.

• Kartu Monitoring Packing harus dikonfirmasikan dan diserahkan setiap hari ke SPV Produksi.

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan instruksi kerja yang telah diterima

• Bertanggung jawab terhadap pengisian kartu monitoring harian

• Bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu monitoring harian yang telah diserahkan.

5. Departemen Resources, General Affair & Legal  Tanggung Jawab

• Struktural

- Bertanggung jawab langsung kepada Direktur

• Bertanggung jawab atas kinerja devisi: a. HRD

b. General Affair c. Legal

(22)

• Operasional

a. Bertanggung jawab atas tercapainya iklim kerja yang kondusif.

b. Bertanggung jawab atas peningkatan & mempertahankan kualitas Sumber Daya Manusia.

c. Bertanggung jawab atas peberapan budaya kerja perusahaan. d. Bertanggung jawab atas peningkatan Produktifitas Kerja karyawan

 Tugas:

A. Lingkup Human Resources

1. Menganalisa kebutuhan tenaga kerja ( karyawan ) di sesuaikan dengan kebutuhan operasional da kemampuan perusahaan.

2. Melakukan recruitment dan seleksi karyawan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas.

3. Menempatkan karyawan sesuai dengan keahliannya. 4. Membuat standarisasi sistem training karyawan. 5. Melakukan training karyawan.

6. Melakukan penilain karyawan yang akurat. 7. Merancang jenjang karir dan sistem. 8. Merancang sistem kompensasi. 9. Melakukan konseling antar karyawan. 10. Menyelesaikan konflik antar karyawan. 11. Menjaga disiplin kerja.

12. Memberhentikan karyawan sesuai peraturan yang berlaku.

13. Bersama-sama manajemen merumuskan, merubah kebijakan-kebijakan, aturan-aturan kepegawaian bilamana diperlukan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan.

B. Lingkup Administrasi Personalia

1. Pembuatan / mencetak Kartu Absensi.

2. Melakukan pendataan / rekapitulasi tentang absensi karyawan (datang terlambat, tidak masuk [sakit, ijin, alpha] berkaitan dengan ketentuan sanksi absen.

3. Menghitung lembur, potongan absen dan membuat sli]p gaji bulanan. 4. Menghitung dan membuat slip pembayaran bonus / komisi administrasi

(23)

5. Menghitung dan menyampaikan surat teguran, surat peringatan sampai kepada surat keputusan PHK.

6. Membuat Surat Keputusan (terkait ketentuan perusahaan, pengangkatan karyawan, kenaikan gaji, promosi dan mutasi karyawan), dan membuat kontrak / perjanjian kerja karyawan. 7. Membuat memo internal, yaitu suatu

media yang digunakan baik disampaikan memalui email dan atau di tempelkan pada madding yang berisikana tentang undangan arapat internal / meeting dan atau berupa pengumuman tentang adanya suatu moment tertentu.

C. Genera Affair

1. Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, nyaman dan sehat. 2. Mengawasi penggunaan peralatan kantor.

3. Mengawasi dan mengatur penggunaan kendaraan operasional agar sesuai dengan fungsinya.

4. Mengawasi penggunaan telepon dan listrik, agar tidak terjadi penyalahgunaan pemakaian.

D. Legal

1. Membuat dan atau memeriksa kontrak kerjasama dengan pihak ketiga baik untuk kepentingan departemen lain maupun untuk kepentingan perusahaan pada umumnya.

2. Mewakili manajemen / perusahaan untuk menyelesaikan maslah apabila terjadi sengketa dengan karyawan, kontrak kerjasama dengan pihak ketiga maupun masalah lainnya terkait dengan kepentingan perusahaan.

 Wewenang

1. Mengusulkan dan atau memberikan reward dan punishment kepada karyawan berdasarkan atas hasil penilaian kerja.

2. Mengusulkan dan atau melakukan promosi, mutasi, atau demosi karywan.

3. Menyuruh atau menolak karyawan untuk kerja lembur. 4. Menerima atau menolak izin tidak masuk kerja karyawan. 5. Menerima atau menolak izin datang terlambat karyawan.

6. Menerima atau menolak izin meninggalkan tempat kerja lebih awal karyawan.

(24)

8. Melakuakan terguran, peringatan dan PHK terhadap karyawan.

BAB. III

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMASARAN

- Alur Kerja Penanganan Order Masuk.

(25)

2. Permintaan tersebut diterima Direktur/Manager Pemasaran kemudian ditindaklanjuti. Dalam hal ini berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dalam hal pembiayaan financial, dengan Manager Produksi dalam hal Produksi (bhn baku, waktu dll).

3. Setelah hasil koordinasi didapat, kemudian Direktur/Manager Pemasaran memberikan balasan atas permintaan pesanan (Proforma Order) dengan pihak pemesan. Termasuk didalamnya DP, Cara Pembayaran dan Syarat serta Ketentuan Lainnya yang diperlukan.

4. Tidak menutup kemungkinan akan terjadi negosiasi dengan pihak customer (jika ada)

5. Customer mengirimkan Konfirmasi atas Proforma Invoice secara tertulis (email atau Fax) ini sudah dapat dianggap sebagai PO resmi yang telah disepakati pihak buyer dan perusahaan, bisa juga pada saat ini customer mengirimkan contoh gambar Print Box, Barcode. Atau pihak perusahaan meminta gambar print box, barcode, label pallet pada saat ACC Proforma Invoice. (jika Barcode tidak tercantum dalam Proforma Order ataupun Proforma Invoice)

6. 6a dan 6b. Konfirmasi atau ACC Proforma Invoice tertulis yg diterima disampaikan ke Manager General Admin & Accounting serta Manager Produksi. (semacam SPK). 6c Perusahaan/Direktur/Kepala Pemasaran mengirimkan Packing List (dari Manager Produksi) ke pihak buyer.

7. Manager Produksi daftar kebutuhan bahan untuk menghitung kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk mengerjakan order. Daftar kebutuhan yang telah dibuat diajukan ke bagian pembelian untuk segera dilakukan proses pengadaannya.

- SOP Penanganan Order Masuk

Proforma Order yang masuk kemudian diproses oleh Manager Pemasaran dengan berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi untuk hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, dengan Manager Produksi berkoordinasi untuk waktu pengerjaan, waktu pengiriman dan ketersediaan serta kebutuhan bahan baku.

Untuk penetapan harga jual hal ini menjadi tanggung jawab dan wewenang penuh Manager Pemasaran berdasarkan kebijakan Direktur.

Bentuk Pre Purchasing Order ( Pre PO ). (Lampiran 3) - SOP Proforma Order (Usulan Order)

Proforma Order yang masuk berisi tentang spesifikasi teknis produk yang dipesan : a. Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)

(26)

b. Desain atau Model Produk c. Jenis Batu

d. Warna Batu

e. Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna). f. Jumlah pesanan (M2, Box, Pcs)

g. Waktu Penyelesaian / Tanggal Stuffing. h. Harga.

i. Standard Kualitas yang disyaratkan. j. Cara Pengemasan dan Pengiriman k. Berat Satuan, Berat Total.

l. Foto/gambar desain m. Foto/gambar Box, Barcode

n. Foto/gambar cara pengemasan dan pengiriman. Setiap Pre PO yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip.

Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Dalam hal ini yang melakukannya adalah Manager Pemasaran. (bisa dibantu pengarsipannya oleh bagian suporting sistem)

Pintu masuk resmi sebagai informasi permintaan pasar/customer yang dianggap sah/resmi/layak/valid adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran, dalam hal ini adalah Bp. Suyono ( terkecuali jika sudah ada Person lain yang ditunjuk untuk memegang tanggung jawab sebagai Manager Pemasaran/Bp. Suyono tidak merangkap lagi posisi Direktur dan Manager Pemasaran). Jika ada informasi permintaan yang masuknya atau diterima oleh bukan direktur atau manager pemasaran maka informasi tsb harus disampaikan ke direktur dan atau manager pemasaran untuk mendapatkan ACC sebagai informasi yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti.

- Proforma Invoice (Usulan Penawaran Order)

Tanggapan Perusahaan terhadap Proforma Order (Proforma Invoice) ini harus berisi :

• Harga Satuan dan Harga Total.

• Cara Pembayaran : Uang Muka (DP) dan Pelunasan.

• Di dalamnya menyampaikan cara dan waktu pembayaran DP serta Pelunasannya.

• Description/Kepastian Spesifikasi Produk termasuk kemasannya yang akan dikerjakan.

• Waktu pengiriman pesanan

• Cara Pengemasan dan Pengiriman.

(27)

 Ketentuan Jangka waktu menunggu konfirmasi ACC  Ketentuan jika konfirmasi ACC terlambat

 Ketentuan konfirmasi label box, barcode, label pallet dari pihak buyer.  Ketentuan keterlambatan pelunasan dan Kompensasi yang timbul.

 Kompensasi atas Perubahan, penundaan atau pembatalan oleh pihak buyer.  Dan lain-lain jika memang diperlukan maka dapat diusulkan didalam Proforma

Invoice ini.

• Nama Item (Artikel)

• Dimensi Produk

• Jumlah Satuan, M2, Box.

• Berat Satuan dan Berat Total.

• Tanggal dibuatnya Pre Invoice

• Pembuat Pre Invoice (Stempel Perusahaan).

• Penomoran Dokumen.

Setiap PreInvoice yang keluar harus didokumentasikan dan diarsip.

Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memberikan tanggapan atas permintaan pasar/customer adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran. Dalam memberikan tanggapan informasi itu, Direktur dan atau Manager Pemasaran harus berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi menyangkut Financial ( Pembiayaan Modal, Tingkat Keuntungan dan Harga, DP dan Pelunasan ), dengan Manager Produksi berkoordinasi menyangkut : ketersediaan Bahan Baku, Cara dan Waktu Proses Produksi, pengemasan dan pengiriman, juga berkoordinasi dalam hal penghitungan harga pokok produksi serta penentuan harga jual produk pesanan.

- Konfirmasi ACC Order/PO

Adalah jawaban dari pihak buyer atas Pra Invoice yang dikirim perusahaan. Jawaban atas Proforma Invoice yang sudah dikirim dapat berbentuk lisan via telpon dan atau tertulis via email. Konfirmasi tertulis bentuknya sama atau tidak jauh berbeda seperti Proforma Invoice atau Proforma Order yang sudah dikirim. Konfirmasi ACC lebih menegaskan kesepakatan harga dan waktu pengiriman.

Seperti usulan prosedur dari pihak buyer dalam hal ini dari International Stone Gallery (Nick), bahwa untuk memberikan konfirmasi ACC atas Pra Invoice dari pihak perusahaan, pihak buyer harus menunggu ACC dari pihak kliennya. Waktu menunggu

(28)

ACC dari pihak klien disepakati adalah 3 hari, artinya dalam kurun waktu 3 hari ACC diterima lalu disampaikan ke pihak perusahaan maka hal ini tidak mempengaruhi atau menambah jadwal pengiriman yang tercantum dalam Pra Invoice. Tapi jika waktu ACC atas Pra Invoice lebih lebih dari 3 hari maka jumlah kelebihan waktu akan diberlakukan penambahan hari dari jadwal yang tercantum dalam Pra Invoice. Untuk Konfirmasi ACC atas Pra Invoice sebaiknya dilakukan atau diterima dalam bentuk tertulis. Kalaupun ACC tersebut tidak dalam bentuk tertulis maka pihak perusahaan harus membuat konfirmasi atau klarifikasi dalam bentuk tertulis dan hal ini merupakan dasar dari Pembuatan Invoice ataupun Purchasing Order

Ketentuan jangka waktu konfirmasi ACC Order dan konsekuensi perubahan waktu pengiriman juga berlaku untuk ketentuan konfirmasi ACC atas : label box, barcode dan label pallet

- Proforma Invoice Fix

Dari Pra Invoice yang telah disampaikan ke pihak buyer dan berdasarkan Konfirmasi ACC dari pihak buyer maka perusahaan menyampaikan Invoice yang fix atau bersifat tetap dan mengikat dalam hal spesifikasi order, kuantitas order, harga, waktu pengiriman, cara pembayaran termasuk DP serta pelunasannya.

Bentuk Proforma Invoice Fix atau bisa disebut juga klarifikasi atas konfirmasi ACC order bentuk dan isinya sama dengan Proforma Invoice yang mengalami revisi jika ada hal-hal yang disampaikan di dalam konfirmasi ACC Order.

- Proforma Order Fix

Proforma Order Fix atau pada kebiasaannya berupa konfirmasi ACC Order ini bisa dianggap sebagai Purchasing Order dari pihak klien atau konsumen.

Dari pengalaman yang sudah pernah terjadi, khususnya untuk customer lama yang hubungan kerja sama telah terjalin cukup lama, biasanya PO cukup berupa pernyataan atau konfirmasi persetujuan atas Pre Invoice yang dibuat perusahaan atau yang disampaikan ke customer tetapi untuk ketertiban administrasi sebaiknya Konfirmasi ACC harus dalam bentuk tertulis, bisa bentuk email atau fax. Atau jika nantinya pihak perusahaan menerima Konfirmasi ACC atas Pra Invoice dalam bentuk lisan via telpon maka pihak perusahaan harus menyampaikan klarifikasi konfirmasi ACC dalam bentuk tertulis sebagai dasar kesepakatan order yang saling mengikat. Tapi jika memang diperlukan maka PO dari customer baru (selain yang diatas) maka PO harus berisi :

(29)

• Spesifikasi Teknis Produk yang ada didalam PO :

• Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)

• Desain atau Model Produk o Jenis Batu

o Warna Batu

o Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna). o Jumlah pesanan

o Waktu Penyelesaian/Tanggal Stuffing. o Harga.

o Standard Kualitas yang disyaratkan. o Cara Pengemasan dan Pengiriman o Print Box

o Barcode

• DP (Down Payment) dan Pelunasan

• Nama, Alamat, No. Telpon Perusahaan pembuat PO

• Nama dan Tanda Tangan Pembuat PO

• Stempel Perusahaan Pembuat PO dan Materai (jika perlu).

Setiap Purchasing Order (PO) yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip. Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memutuskan PO yang masuk itu diterima atau tidak untuk ditindaklanjuti adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran.

PO yang masuk dipakai dasar oleh Direktur dan atau Manager Pemasaran untuk koordinasi dengan departemen-departemen yang ada di perusahaan.

Direktur mengistruksikan Manager Pemasaran serta Manager General Admin & Accounting untuk : menyiapkan, menyediakan, mengendalikan Anggaran yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan, seperti : anggaran untuk pembelian bahan baku utama dan penunjang, anggaran untuk tenaga kerja Langsung maupun Tidak Langsung, Anggaran Biaya Overhead Pabrik, dll. Dari Anggaran yang sudah dipersiapan oleh Manager General Admin & Accounting untuk selanjutnya dikoordinasikan oleh Manager General Admin & Accounting kepada Bagian Pembelian. Anggaran tsb adalah dasar atau plafon yang digunakan oleh bagian pembelian dalam proses pengadaan/pembelian.

Direktur memberikan isntruksi kepada Manager Pemasaran serta Manager Produksi untuk : Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi proses produksi yang akan dan sedang berlangsung dalam rangka mengerjakan pesanan.

(30)

- Instruksi Pengerjaan Order.

Konfirmasi ACC Order atau Klarifikasi atas konfirmasi acc order atau PO yang diterima oleh Manager Pemasaran atau Direktrur ini di copy untuk selanjutnya disampaikan kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Copy dokumen tersebut bisa digunakan untuk memberikan instruksi kerja kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager produksi untuk melaksanakan pekerjaannya.

Yang bertanggungjawab dan berwenang menangani Proforma Order, Proforma Invoice, Konfirmasi ACC Order, Klarifikasi atas konfirmasi ACC, Proforma Order Fix (PO), Proforma Invoice Fix dan Penyampaian Instruksi Kerja ke Departemen General Admin & Accounting dan Departemen Produksi adalah Direktur yang sampai saat ini merangkap juga sebagai Manager Pemasaran.

- Riset dan Pengembangan Produk

Bagian Riset dan Pengembangan Produk ( R& D ) berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Manager Pemasaran.

Input yang masuk ke Bagian Riset dan Pengembangan Produk berasal dari internal dan Eksternal perusahaan melalui Manager Pemasaran.

Dari internal bisa dari departemen produksi atau dari departemen yang lainnya mengenai ide-ide tertentu suatu produk, apapun ide-ide produk tertentu itu harus disampaikan atau dikoordinasikan dengan Manager Pemasaran, Manager Pemasaran yang mempunyai wewenang memberikan insruksi kerja ke Bagian R & D untuk melakukan dan mengerjakan sample produk atau master desain.

Dari Eksternal yaitu dari pihak pasar/pembeli/konsumen, yang sering terjadi pihak pasar/pembeli/konsumen menginginkan suatu desain tertentu suatu produk yang diminatinya. Dari ide-ide, gambaran-gambaran atau contoh-contoh yang dikirimkan ke perusahaan, kemudian pihak perusahaan melalui departemen pemasaran menganalisa permintaan-permintaan akan suatu desain produk tersebut.

Tim Bagian Riset dan Pengembangan Produk terdiri dari :

• Bagian Komputer, menganalisa dan membuat cetak biru (blue print) suatu master desain suatu produk untuk kemudian mengkomunikasikannya dengan pihak pasar/pembeli/konsumen. Bagian Komputer juga yang melaksanakan dokumentasi dalam bentuk photo-photo.

• Bagian Processing, memproses pengerjaan master desain menjadi sebuah sampel yang dapat dikirimkan ke pihak pasar guna keperluannya seperti pameran dsb.

(31)

• Bagian processing ini mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang sama dengan bagian processing di departemen produksi yaitu : Cutting, Tumbuk, Molen, Cladding dll.

• Bagian Perakitan, bagian perakitan melaksanakan sendiri proses perakitan-perakitan batu hingga menjadi sample produk.

• Bagian Riset dan Pengembangan Produk berlokasi di Head Office atau unit produksi di Sodo.

- Prosedur Pengambilan Gambar Photo Sample

• Sample yang akan diambil gambarnya harus dalam keadaan bersih.

• Kondisi sample yang akan diambil harus sesuai dengan permintaan klien, apakah dalam kondisi kering atau kondisi basah.

• Gambar photo yang dihasilkan harus terang artinya detail corak, warna dan desain harus tampak jelas.

• Sudut pengambilan gambar atau angle dari atas (tampak atas) dengan sudut pengambilan ± 90°.

• Pengambilan gambar photo harus per-sample per-lembar photo, kecuali jika ada permintaan harus digabung.

• Pemakaian ISO : Siang = 100 – 400 ; Malam = 400 – 800

• Pengambilan gambar yang dilakukan di dalam ruangan dikerjakan seperti saat pengambilan gambar di malam hari yaitu dengan menggunakan ISO 400 – 800.

• Sebaiknya tidak menggunakan lampu kilat (blitz) kecuali jika tidak ada penerangan yang cukup.

• Sebaiknya menggunakan bantuan Tripod atau menggunakan kamera yang mempunyai fasilitas stabilizer atau anti shake.

• File gambar photo pada waktu pengiriman ke pihak klien harus dalam bentuk JPEG 1 mega pixel, ukuran file 250 kb.

- Prosedur Pembuatan Produk Sample

• Permintaan sample dari pihak klien disampaikan dan dikoordinasikan oleh Manager Pemasaran/Direktur kepada bagian R & D serta Bagian Produksi. Spesifikasi produk sample harus sesuai dengan permintaan pasar/konsumen.

• Bagian R & D yang bertanggung jawab dan berwenang dalam pengerjaan produk sample mulai awal pengerjaan: analisa, desain matras dan produk, pelaksanaan

(32)

pembuatan, pengambilan photo, sampai pengiriman produk sample ke pihak klien (pengiriman photo melalui email dan pengiriman fisik produk sample)

• Menganalisa suatu desain produk sample tertentu yang diminta oleh pihak internal ataupun eksternal, seperti : bahan, ukuran, waktu pengerjaan, biaya, spesifikasi khusus lainnya dan teknis pembuatan dengan berdasarkan efisiensi dan efektivitas untuk menghasilkan produk yang mempunyai daya saing yang tinggi.

• Berdasarkan intruksi Manager Pemasaran/Direktur, bagian R & D membuat produk sample yang diinginkan. Untuk pengerjaan teknis dapat berkoordinasi dengan Manager Produksi berkaitan dengan bahan baku yang diperlukan, tenaga kerja yang mengerjakan dan lain-lainnya.

• Teknis pembuatan secara detail disampaikan kepada departemen produksi dengan tujuan pada saat pengerjaan produk massalnya tidak menemui kesulitan.

(33)

BAB. V

Standart Operasional Prosedur Pembelian

- SOP Pengadaan Bahan Baku Utama dan Penunjang.

Manager Produksi menyampaikan daftar kebutuhan Produksi (Bukti Permintaan Pembelian). (lampiran 4)

• Surat pengajuan order pembelian berisi :  Tanggal, bulan, tahun

 Penomoran Dokumen

 Daftar Barang yang diperlukan : spesifikasi, volume/jumlah.  Kode Barang/bahan

 Harga per satuan barang/bahan dan harga total  Prioritas dan Jadwal Waktu ketersediaan Anggaran  Penanggung jawab Pengajuan Anggaran Pembelian.  Yang Menerima Pengajuan Anggaran Pembelian.

 Dibuat rangkap 3, yang peruntukkannya 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk arsip.

 Bagian Pembelian membuat Order Pembelian ke Suplier.  Bagian Pembelian melaksanakan proses pengadaan. - Pemilihan Suplier

Bagian Pembelian membuat dan harus punya daftar supplier yang akan diundang atau diberikan kesempatan untuk mengajukan penawaran dari masing-masing semua daftar kebutuhan barang/bahan yang menjadi kebutuhan perusahaan. (Lampiran 5)

Daftar Suplier berisi :

• No. Urut

• Kode Barang

• Nama Perusahaan

• Alamat/ No. Telp.

• Kontak Person

• Harga Satuan

(34)

Dari Daftar Suplier yang ada, Bagian Pembelian mengadakan kegiatan pengadaan dengan mengundang atau memberikan kesempatan kepada semua supplier untuk memasukkan penawarannya.

Hal-hal yang harus diinformasikan ke para pihak supplier :

• Spesifikasi Barang yang dibutuhkan perusahaan. Untuk spesifikasi ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar.

• Waktu Penerimaan Pesanan.

• Harga Satuan

• Uang Muka dan Cara Pembayaran Pelunasan. Syarat dan Ketentuan Suplier yang terpilih :

• Kesesuaian harga penawaran dengan plafon anggaran.

• Kesesuaian Spesifikasi Barang yang sudah ditetapkan Departemen Produksi. Untuk spesifikasi ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar.

• Ketepatan waktu pengerjaan dan pengiriman.

• Cara Pembayaran yang sesuai dengan kebijakan Departemen General Admin & Accounting.

• Jaminan Ketepatan Waktu.

• Termin pengiriman jika diperlukan.

• Minimal supplier yang diberikan kesempatan adalah 3 perusahaan/supplier.

• Melakukan perbandingan-perbandingan harga, kualitas dan waktu dari masing-masing supplier.

• Tidak memihak pada salah satu supplier

• Tidak melakukan rekayasa pengadaan. (kolusi, korupsi).

Cara Menentukan Suplier yang akan dipilih. (untuk mencari suplier baru)

• Memilih supplier yang akan diberikan kesempatan mengajukan penawaran minimal 3 suplier.

• Jika memang perlu dilakukan system lelang maka dapat dilakukan dengan mengundang para supplier untuk datang dan memberikan penawarannya

• Dari penawaran yang masuk dari masing-masing supplier harus diperbandingkan satu sama lainnya dalam hal harga, waktu dan kualitasnya.

• Melakukan negosiasi harga, kualitas dan waktu kepada para supplier berdasarkan penawaran yang masuk dari masing-masing supplier. Masing-masing supplier kita kontak/telpon lalu kita menawar harga mereka.

(35)

• Penawaran terendah dari hasil negosiasi itulah yang kita pakai untuk menetapkan pemenang atau supplier yang akan dipakai.

Kemudian dari syarat dan ketentuan serta cara diatas dapat dijalankan maka Bagian Pembelian memutuskan Suplier mana yang akan dipilih.

Setelah didapat hasil pemilihan supplier maka Bagian Pembelian melaporkan hasil Pemilihan Suplier kepada Direktur, Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. (Lampiran 6)

Laporan lelang pengadaan berisi :

• Tanggal, Bulan, Tahun, Waktu dilakukan Pengadaan.

• Nama Perusahaan yang terpilih

• Jenis Barang, Kode Barang, Harga Satuan, Harga Total, Waktu Penerimaan Barang, Cara dan Waktu Uang Muka serta Pelunasan.

• Termin Pengiriman.

• Penanggung Jawab Pengadaan.

• Laporan dibuat rangkap 4. 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Manager Produksi dan 1 untuk arsip. Tetapi jika telah ada suplier yang sudah menjadi rekanan dan semua persyaratan diatas terpenuhi maka dapat menggunakan mekanisme langsung mengirimkan order pembelian. (tanpa lelang dan perbandingan).

- Pemesanan

Berdasarkan hasil pemilihan supplier, Bagian Pembelian membuat dan mengirimkan Surat Purchasing Order (Order Pembelian) kepada pihak Suplier.

Surat Purchasing Order berisi :

• No, Tanggal, Bulan dan Tahun Purchasing Order

• Nama, alamat, kontak person, telpon supplier yang dituju.

• Nomor Surat Purchasing Order

• Nama, Jenis, Dimensi, Desain, Jumlah, Harga Satuan dan Harga Total barang yang dipesan.

• Waktu Penerimaan Barang yang dipesan

• Termin Pengiriman jika disyaratkan.

• DP dan Cara Pelunasan

• Penanggung Jawab

(36)

• Surat Purchasing Order dibuat rangkap 3. 1 lembar untuk Bagian Pembelian, 1 lembar untuk Manager General Admin & Accounting dan 1 lembar untuk arsip dokumen.

Selanjutnya Bagian Pembelian memberikan laporan dengan melampirkan copy PO ke Bagian Keuangan ( Man. Keuangan) mengenai pemesanan barang dan selanjutnya Bagian Keuangan melaksanakan kewajiban terkait dengan pembayaran DP (uang muka)

Setelah Pemesanan Barang/bahan dilakukan, Bagian Pembelian secara periodik mengontrol pihak supplier dengan selalu menanyakan perkembangan pengerjaan dari barang yang dipesan, terutama pada saat mendekati hari H penerimaan/termin pengiriman barang pesanan. Kontrol dapat dilakukan dengan berkomunikasi melalui telpon dan jika perlu mengadakan kunjungan ke tempat supplier.

- Penerimaan

• Pada saat penerimaan barang pesanan Bagian Pembelian bersama-sama dengan Bagian Gudang/Persedian memeriksa kebenaran dan ketepatan barang pesanan berdasarkan Surat Purchasing Order.

• Menerima dan memeriksa Surat Jalan, Faktur apakah sama dengan fisik barang pesanan yang diperiksa.

• Jika secara fisik dan administrasi barang pesanan yang diterima sesuai dengan Surat Purchasing Order maka Bagian Pembelian dapat menandatangani tanda terima barang pesanan.

• Bentuk Surat Jalan dan Tanda Terima sama seperti pada umumnya.

• Setelah itu Bagian melakukan serah terima Barang Pesanan ke Bagian Gudang/Persediaan. Serah terima dapat dilakukan pada saat penerimaan barang pesanan ke bagian gudang atau yang melakukan penerimaan barang adalah bagian gudang. Jika Bagian Gudang yang melakukan penerimaan barang maka surat jalan dan faktur yang diterima nantinya diserahkan ke bagian pembelian, sebelumnya bagian gudang mencatatnya di dalam buku penerimaan barang administrasi gudang.

• Bagian Pembelian/Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Barang. (Lampiran7)

- Pembayaran.

• Pihak Suplier dapat melakukan/memasukkan surat tagihan kepada Bagian Pembelian jika tidak ada hal-hal yang bertentangan dengan PO yang sudah

(37)

disepakati dengan memasukkan Surat Tagihan (Invoice) dengan melampirkan surat jalan lampiran asli, Faktur lampiran Asli, Copy PO (SPK).

• Pada saat Bagian Pembelian menerima Surat Tagihan/Invoice beserta lampiran-lampiranya dari pihak suplier terkait, bagian pembelian mencatatnya dalam buku nota pembelian.

Setelah menerima Surat Tagihan beserta lampiran pelengkapnya dari pihak Suplier, Bagian Pembelian dapat memberikan tanda terima surat tagihan kepada pihak supplier ( rangkap 4 : 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Bagian Keuangan, 1 untuk Suplier dan 1 untuk arsip ) Surat Tagihan beserta lampiran kelengkapannya dan tanda terima surat tagihan diserahkan ke bagian keuangan (Manager General Admin & Accounting), dan selanjutnya Bagian Keuangan memproses pembayarannya secara tunai atau transfer bank sesuai dengan cara dan waktu pembayaran yang ada di PO.

- Serah Terima

Bagian Pembelian melakukan Serah Terima ke Departemen Produksi dalam hal ini ke Bagian Gudang/Persediaan. Proses serah terima dilakukan pada saat barang pesanan datang dan diterima di pabrik. (Lampiran 8)

(38)

BAB VI

Standart Operasional Prosedur Departemen Produksi

- Prosedur Perencanaan Produksi

Setelah Kepala mendapatkan copy Purchasing Order (PO) dari Direktur/Manager Pemasaran, Manager Produksi melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan pesanan, bahan bakku utama dan bahan baku penunjang.

Berdasarkan copy PO yang diterima Manager Produksi menghitung : A. Kebutuhan Bahan Baku :

• Batu • Jaring • Lem • Box Kardus • Layer • Plastik Shrink • Plastik Box • Plastik Pallet • Pallet • Kisi Pallet • Tali Pallet

• Dan bahan-bahan pendukung lainnya. B. Waktu Pengerjaan :

• Penerimaan Bahan Baku

• Pengerjaan Processing

• Pengerjaan Perakitan

• Pengerjaan Finishing

• Pengerjaan Packing

• Pengiriman Barang

(39)

Berdasarkan copy PO yang diterima dan hasil perencanaan yang dibuat Manager Produksi membuat dan memberikan instruksi kerja di semua bagian yang ada di departemen produksi.

Manager Produksi menyampaikan target waktu dan target kuantitas penyelesaian pekerjaan berdasarkan kapasitas masing-masing bagian.

OUTPUT PRODUKSI DALAM KAPASITAS NORMAL Produk Pekerjaan Output/hari

Jumlah personal

Jml

mesin Rusak Rasio rata rata

Stick Tumbuk 2 ton 8 orang - - 50 kg =2,5 m² - 3 m²

Mosaic Tumbuk 6 ton 10 orang - - 50 kg =2,5 m² - 3 m² All Cutting 300 kg 1 orang 1 unit - 50 kg =2,5 m² - 3 m² All Molen 6 ton 4 orang 3 unit 10% 50 kg =2,5 m² - 3 m² All Cladding 750 kg 2 orang 1 unit - 50 kg =2,5 m² - 3 m² Grey +

Red Perakitan 6 m² 1 orang -

-Putih Perakitan 5 m² 1 orang -

-All Finishing 10 m² 1 orang -

-Eropa Packing

1/2

kontainer 15 orang Lembur -Arab Packing 1 kontainer 15 orang Lembur -Perhitungan Bahan Baku Material Batu

Jenis Produk

Jml

material Bahan Jadi Parkit 100 kg 4 m²

(40)

Manager Produksi membuat jadwal rutinitas produksi untuk koordinator-koordinator bagian yang ada.

Jadwal rutinitas pabrik adalah sebagai berikut : JADWAL RUTINITAS PABRIK

Pukul Kegiatan Peserta

07.00 Absensi Kerja

Semua Karyawan dan Pegawai

Briefing :

Man. Produksi + Koor Bagian Instruksi Kerja

Order Produksi DLL.

Pendistribusian Kartu Monitor Bagian Administrasi Produksi 08.00 Pelaksanaan Kerja Semua Karyawan

13.00 Absensi Siang Pegawai Harian 16.00

Pengumpulan Kartu

Monitoring Koordinator Bagian

Input Data Bagian Administrasi Produksi LEMBUR

16.15 Absensi Lembur

Pegawai/Karyawan yang lembur

Ambil Kartu Monitoring Lembur Pegawai/Karyawan yang lembur seles ai Pengumpulan Kartu Monitoring Lembur Pegawai/Karyawan yang lembur

Input Data Bagian Administrasi Produksi

Penghitungan atau pembagian tugas pengerjaan item produk pesanan jika ada beberapa macam item produk harus dilaksanakan secara bersama/pararel walaupun masing-masing item produk mempunyai waktu penyelesaian yang berbeda, hanya saja proporsi atau komposisi personal yang mengerjakan disesuaikan dengan kebutuhan dan ini harus diputuskan oleh Manager Produksi dengan berkoordinasi dengan bagian-bagian produksi yang ada.

- Pelaksanaan

• Prosedur Administrasi Produksi

 Pada setiap hari kerja, bagian administrasi mendistribusikan atau memberikan form monitoring kerja harian ke koordinator : bagian processing, finishing, packing, maintenance.

 Setiap hari, setelah presensi kerja, merekapitulasi data-data yang didapat dari form monitoring kerja harian bagian-bagian di departemen produksi.