4.4 Hasil Penelitian
4.4.1 Strategi Komunikasi yang Dilakukan oleh PT Konsep Dot Net
PT Konsep Dot Net merupakan perusahaan bisnis yang perlu untuk melakukan komunikasi kepada berbagai publik agar dapat terus berkembang dan mempertahankan citra yang telah terbentuk. Komunikasi merupakan proses pertukaran informasi yang memiliki berbagai tujuan baik untuk mempengaruhi, memberikan instruksi, dan memberikan informasi. Salah satu komunikasi yang sering dilakukan oleh PT Konsep Dot Net adalah bentuk komunikasi persuasif yang bertujuan untuk mempengaruhi klien sehingga klien mengubah pemikiran, kepercayaan, nilai dan muncul ketertarikan untuk bekerja sama dengan PT Konsep Dot Net.
Komunikasi bukan hanya terbentuk untuk menarik klien tetapi komunikasi juga dilakukan untuk memenuhi kebutuhan klien sebagai publik perusahaan. Kualitas pelayanan yang diberikan PT Konsep Dot Net kepada klien, digunakan untuk dapat memberikan kepuasan bagi klien dan mempertahankan citra perusahaan. PT Konsep Dot Net sebagai sumber komunikasi dituntut untuk harus mengetahui dan mempelajari apa yang menjadi kebutuhan dari klien. Sehingga PT Konsep Dot Net harus mengirimkan pesan-pesan melalui media-media yang ada serta sesuai dengan kebutuhan klien untuk mempertahankan citra perusahaan.
PT Konsep Dot Net memiliki divisi public relations yang bertugas untuk melakukan dan mengelola komunikasi terhadap berbagai publik termasuk klien atau customer. Public relations PT Konsep Dot Net memiliki beberapa peran yaitu untuk membantu marketing melakukan marketing communication, event management, website development, dan lain-lain. Public relations dituntut untuk mampu mempersiapkan bentuk-bentuk komunikasi yang akan dilakukan agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai. Setiap bentuk komunikasi yang dilakukan oleh public relations direncanakan secara matang agar tidak terjadi kesalahan dan dapat membangun hubungan dengan publik. Berbagai bentuk komunikasi yang direncanakan akan digabungkan menjadi satu yang disebut sebagai strategi komunikasi. Tujuan dari strategi komunikasi yang dilakukan PT Konsep Dot Net adalah untuk memperkenalkan PT Konsep Dot Net kepada publik, membangun hubungan dengan publik, dan juga mempertahankan citra yang ada. Strategi komunikasi itu sendiri merupakan perencanaan yang dibuat secara matang serta dilaksanakan oleh public relations agar tujuan dari PT Konsep Dot Net dapat tercapai.
Berdasarkan hasil wawancara, beberapa strategi komunikasi yang dilakukan untuk memperkenalkan PT Konsep Dot Net kepada publik adalah internet marketing, event marketing, advertising, dan juga direct marketing. Strategi komunikasi yang efektif menurut beberapa informan internal untuk mempengaruhi publik adalah word of mouth. Berdasarkan informan internal, banyak klien yang datang bekerjasama merupakan hasil rekomendasi dari bantuan rekan-rekan klien sebelumnya. Berdasarkan hasil observasi, beberapa strategi komunikasi lain juga dilakukan oleh PT Konsep Dot Net, yaitu: personal selling, publicity dan sales promotion. Sehingga
berikut ini merupakan strategi komunikasi yang dilakukan oleh PT Konsep Dot Net menurut teori intergrated marketing communication pada bab 2, yaitu:
1. Advertising
Hasil wawancara dengan informan Bapak Dominique dan Bapak Sonny Limadinata menunjukkan bahwa PT Konsep Dot Net pernah melakukan advertising. Advertising dilakukan pada beberapa media baik eletronik maupun cetak seperti radio dan koran. Berdasarkan pada hasil observasi, advertising juga dilakukan pada media internet dimana biasanya advertising di pasang pada aplikasi yang diciptakan oleh PT Konsep Dot Net sendiri. Advertising juga dilakukan oleh PT Konsep Dot Net melalui banner, poster, flyer yang berisi tentang produk dan layanan perusahaan serta disebarkan ketika PT Konsep Dot Net melakukan event marketing. Advertising membantu untuk memperkenalkan PT Konsep Dot Net dalam event marketing yang dilakukan. Public relations tidak hanya bertugas untuk membuat dan merencanakan bentuk advertising tetapi juga bertugas mengatur penyusunan tata letak advertising banner dan postur dalam event marketing yang dilakukanagar terlihat menarik dan dapat memperkenalkan PT Konsep Dot Net kepada publik.
2. Publicity
Publicity digunakan untuk menyebarkan informasi tentang kegiatan yang dilakukan perusahaan melalui media massa. Salah satu publicity yang pernah dilakukan oleh public relations PT Konsep Dot Net adalah membuat press release tentang aplikasi yang dikirimkan kepada beberapa media massa online. Dalam melakukan publicity, public relations bertugas untuk mencari kontak media dan membuat daftar e-mail dari media massa. Public relations membuat daftar media untuk mempermudah ketika menyebarkan press release ke media-media.
Berdasarkan hasil observasi, press release yang dibuat oleh PT Konsep Dot Net diterbitkan oleh beberapa media massa online yang dikirimkan seperti www.swa.co.id, www.sidomi.com, www.bisnis.com, www.harianjogja.com, dan lain-lain. Selain mendapatkan publicity dari media, public relations juga melakukan publikasi melalui media website dimana menggunakan news release yang berisi artikel-artikel tentang berbagai hal seperti perkembangan produk baru, penghargaan yang didapat oleh perusahaan, event pameran yang diikuti perusahaan, dan lain-lain.
3. Sales Promotion
PT Konsep Dot Net merupakan perusahaan business to business, dimana customer PT Konsep Dot Net disebut sebagai klien. PT Konsep Dot Net melakukan sales promotion untuk meningkatkan minat dan membangun hubungan dengan para klien seperti pemberian diskon dalam proyek pengembangan website, trial untuk produk tertentu. Berdasarkan hasil observasi, PT Konsep Dot Net juga melakukan sales promotion yang berorientasi pada customer, dimana PT Konsep Dot Net memberikan potongan harga kepada salah satu klien yaitu Peraga Expo dalam project pengembangan website untuk event yang akan diadakan. Peraga Expo juga memberikan booth di salah satu pameran yang diadakannya kepada PT Konsep Dot Net untuk membangun hubungan baik.
4. Event Marketing
PT Konsep Dot Net telah berpartisipasi dalam beberapa event. Berdasarkan hasil observasi, salah satu event yang terakhir yang diikuti oleh PT Konsep Dot Net adalah event yang diadakan oleh Peraga Expo (IndointerTex Exhibition). IndointerTex Exhibition merupakan event pameran tekstil international yang diadakan pada tanggal 18-21 April 2013 di JI Expo Kemayoran. Tujuan dari PT
Konsep Dot Net untuk berpartisipasi dalam event ini, adalah menjangkau publik dari berbagai perusahaan terutama perusahaan tekstil bertaraf international. Pada event marketing, PT Konsep Dot Net akan berusaha untuk menyebarkan brosur sebanyak-banyak, memberikan company profile dan portfolio ke publik, serta mengumpulkan contact person setiap perusahaan baik pengunjung ataupun partisipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan internal, berpartisipasi dalam pameran tertentu merupakan strategi komunikasi yang efektif untuk berkomunikasi dan mempromosikan perusahaan. Berdasarkan hasil observasi, melalui event marketing yang diadakan, public relations beserta marketing dapat menjelaskan secara langsung keunggulan dari PT Konsep Dot Net sendiri dan mengetahui kebutuhan-kebutuhan dari customer sehingga dapat mengembangkan produk yang ada.
Selain berpartisipasi dalam event pameran IndointerTex, PT Konsep Dot Net juga berpartisipasi pada event seminar yang diadakan oleh PT Microsoft Indonesia. Seminar ini memberikan training tentang Microsoft Office 365 dan Windows Azure yang diadakan pada tanggal 26-28 Februari. Berdasarkan hasil observasi, tujuan PT Konsep Dot Net untuk berpartisipasi dalam seminar ini adalah mempertahankan hubungan sebagai partner dengan PT Microsoft Indonesia. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT Konsep Dot Net juga mempertahankan hubungan dengan berbagai publik baik klien maupun partner dan juga mempertahankan citra perusahaan juga. Selain itu, PT Konsep Dot Net juga pernah mengadakan event open house yang diikuti oleh guru-guru SMK di Indonesia yang diadakan tanggal 13 Mei 2011. Event ini dilakukan untuk saling berbagi pengetahuan dengan guru SMK tentang teknologi informasi komunikasi serta memperkenalkan PT Konsep Dot Net.
Personal selling merupakan metode promosi yang menggunakan komunikasi tatap muka. PT Konsep Dot Net terkadang menggunakan personal selling untuk beberapa tujuan seperti mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dari para klien, mempengaruhi klien dan mempertahankan citra perusahaan. Personal selling sering dilakukan oleh PT Konsep Dot Net. Berdasarkan hasil observasi menunjukkan bahwa personal selling juga dilakukan pada event marketing, dimana public relations dengan marketing melakukan komunikasi tatap muka kepada publik untuk menjelaskan produk dan layanan yang ditawarkan oleh PT Konsep Dot Net serta digunakan untuk menjawab setiap pertanyaan dari para publik. Pada event marketing, PT Konsep Dot Net juga melakukan personal selling untuk mempengaruhi publik agar mereka tertarik untuk bekerja sama dengan PT Konsep Dot Net. Public relations juga melakukan personal selling dengan mengunjungi booth partisipan lain ketika melakukan event marketing. Personal selling ini dilakukan untuk memperkenalkan PT Konsep Dot Net dengan cara memberikan company profile dan portfolio ke para partisipan booth lain.
Selain dilakukan pada event marketing, personal selling juga dilakukan dengan mengunjungi perusahaan-perusahaan klien yang dianggap memiliki ketertarikkan terhadap PT Konsep Dot Net. Biasanya personal selling ini digunakan untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dari klien dan memberikan pengetahuan kepada klien tentang kelebihan dari PT Konsep Dot Net. Hasil penelitian menunjukkan bahwa personal selling juga dilakukan untuk mempertahankan hubungan selama kerjasama antara klien dan PT Konsep Dot Net. Personal selling yang dilakukan selama kerjasama adalah PT Konsep Dot Net mengajukan proposal bentuk design website yang ditawarkan dan perkembangan maintance yang telah dilakukan. Personal selling membuat klien dapat memberikan
feedback atas proposal yang diajukan dan memberikan penjelasan tentang yang dibutuhkan sesuai keinginan sehingga antara PT Konsep Dot Net dan klien dapat saling mengerti dan menjelaskan kepentingan masing-masing untuk mencapai kesepakatan.
6. Direct Marketing
Direct Marketing merupakan suatu proses komunikasi yang menggunakan media internet, telepon serta surat untuk berinteraksi dengan publik. Direct marketing yang digunakan oleh PT Konsep Dot Net karena dianggap dapat berkomunikasi lebih personal dengan para klien melalui media yang ada. Pada proses direct marketing digunakan beberapa media seperti telepon untuk menjangkau klien yang sering disebut dengan komunikasi telemarketing. Berdasarkan hasil observasi menunjukkan bahwa komunikasi telemarketing membutuhkan waktu yang lama serta banyak tenaga karena harus menelepon klien secara personal (one by one) untuk melakukan penawaran. Public relations dituntut mampu mendapatkan perhatian dan mempengaruhi para klien dalam komunikasi telemarketing. Public relations juga dituntut untuk mampu menghadapi berbagai feedback yang diberikan oleh klien. Jika public relations tidak mampu mempengaruhi klien maka berbagai respon penolakan dari klien dalam berbagai bentuk dapat terjadi seperti telepon ditutup, dimarahi, tidak diangkat. Selain itu, komunikasi telemarketing terkadang sulit untuk dilakukan karena ketidakcocokan jadwal yang disebabkan oleh kesibukan dari masing-masing klien yang dihubungi.
PT Konsep Dot Net melakukan komunikasi menggunakan telemarketing kepada klien yang dianggap potensial. Contact klien dimiliki dari beberapa database pameran, melihat beberapa contact perusahaan di website Bursa Efek Indonesia, mencari contact dari database perusahaan. Pameran yang diikuti akan menghasilkan database contact perusahaan-perusahaan baik pengunjung maupun partisipan, sehingga public relations bertugas untuk melakukan penawaran melalui komunikasi telemarketing ke beberapa perusahaan yang dianggap memiliki minat untuk bekerja sama.
Public relations juga melakukan hal yang sama pada database perusahaan-perusahaan di situs website Bursa Efek Indonesia. Public relations PT Konsep Dot Net mencari contact perusahaan klien yang dianggap membutuhkan pengembangan dalam bidang IT terutama website. Berdasarkan hasil observasi, public relations melakukan komunikasi telemarketing terhadap perusahaan-perusahaan Tbk karena public relations mendapatkan informasi bahwa Bursa Efek Indonesia akan menetapkan aturan baru yang mengharuskan perusahaan Tbk untuk memiliki website.
Komunikasi telemarketing dilakukan bukan hanya untuk melakukan penawaran kepada klien tetapi juga digunakan untuk membangun hubungan partnership. Berdasarkan hasil observasi, PT Konsep Dot Net juga menggunakan telemarketing untuk membangun partnership kepada beberapa perusahaan advertising. Sehingga komunikasi telemarketing dapat digunakan untuk mempengaruhi klien untuk bekerjasama tetapi juga digunakan untuk membangun partnership dengan beberapa perusahaan. Komunikasi telemarketing juga dilakukan untuk berhubungan selama kerjasama dengan klien, dimana PT Konsep Dot Net
menggunakan komunikasi telemarketing untuk membicarakan jadwal pertemuan dan hasil presentasi dengan klien.
Selain komunikasi telemarketing, komunikasi melalui internet juga dilakukan oleh PT Konsep Dot Net yaitu dengan mengirimkan e-mail karena dianggap untuk lebih mudah mengjangkau klien tanpa batas ruang dan dapat memberikan informasi secara lengkap dibandingkan melalui surat. Pengiriman melalui e-mail hampir sama dengan komunikasi telemarketing dimana pengiriman melalui e-mail yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama karena public relations harus mengirim e-mail one by one. Berdasarkan hasil observasi, public relations PT Konsep Dot Net biasanya melakukan komunikasi telemarketing dengan klien terlebih dahulu untuk mengetahui alamat e-mail klien untuk mengirimkan company profile dan portfolio. Selain itu, media e-mail juga dilakukan oleh public relations dan marketing PT Konsep Dot Net dalam mengundang publik internal dan external untuk hadir dalam event yang diikuti oleh PT Konsep Dot Net. Hasil penelitian menunjukkan bahwa telemarketing dan media internet (e-mail) juga digunakan untuk berkomunikasi dan mengirim presentasi pengembangan design website selama kerjasama berlangsung antara klien dan PT Konsep Dot Net. Komunikasi direct marketing menjadi media untuk berkomunikasi antara PT Konsep Dot Net dengan klien
7. Internet/Interaktive Marketing
Internet marketing merupakan komunikasi interaktive dengan publik yang menggunakan teknologi internet. Perkembangan teknologi informasi komunikasi membuat public relations beserta marketing dituntut untuk mampu mengikuti perkembangan teknologi dalam menjangkau publik. Teknologi komunikasi
pemasaran yang berkembang sekarang ini adalah internet marketing. Beberapa media internet marketing:
a. Website
Salah satu media internet marketing adalah website. PT Konsep Dot Net merupakan perusahaan yang mengembangkan diri di bidang pembuatan website, maka PT Konsep Dot Net dituntut memiliki website untuk membangun citra yang dimiliki. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa PT Konsep Dot Net dapat memberikan informasi secara lengkap melalui website kepada publik dan juga didukung oleh tampilan design yang menarik untuk mempengaruhi pandangan publik. Website yang beralamatkan www.konsep.net dan www.netdesain.com berisi tentang profile perusahaan, keunggulan perusahaan, klien perusahaan, produk dan layanan perusahaan, kegiatan perusahaan dan juga contact perusahaan. Website PT Konsep Dot Net dilakukan re-design secara berkala dan biasanya diubah dalam kurun waktu 5 tahun sekali untuk mempertahankan citra perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara, website perusahaan digunakan untuk membantu public relations dan marketing PT Konsep Dot Net dalam memperkenalkan perusahaan kepada publik karena website berisi informasi lengkap tentang perusahaan. Berdasarkan hasil observasi menunjukkan website biasanya dicantumkan pada media komunikasi pemasaran perusahaan seperti flyer, banner, bussiness card, dan lain-lain. Website perusahaan juga digunakan untuk memberikan informasi kegiatan perusahaan yang sedang dilakukan dalam beberapa content yang ada.
Pada teori bab 2 sebelumnya, jejaring sosial merupakan media teknologi yang digunakan untuk membangun hubungan dengan publik. Tetapi PT Konsep Dot Net tidak memiliki jejaring sosial dengan account perusahaan sendiri dikarenakan kurangnya tenaga untuk melakukan maintance. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan 2 (Bapak Dimas Raja Siregar) yang menyatakan bahwa marketing dan public relations melakukan komunikasi menggunakan jejaring sosial account personal. Jejaring sosial account personal dapat digunakan untuk memberikan informasi tentang kegiatan perusahaan beserta produk yang dimiliki kepada publik. Jejaring sosial account personal juga sangat membantu untuk menambahkan serta mempertahakan interaksi pertemanan sehingga PT Konsep Dot Net menggunakan jejaring sosial account personal untuk mempertahankan word of mouth. Jejaraing sosial account personal karyawan digunakan untuk komunikasi ke publik. Hal ini terlihat dari jejaring sosial seperti facebook dan twitter yang digunakan untuk mengundang publik untuk hadir dalam event yang diikuti oleh PT Konsep Dot Net.
c. Blog
Blog mempunyai fungsi yang sama dengan website. Hasil penelitian menunjukkan PT Konsep Det Net tidak memiliki blog tetapi Net Desain sebagai mitra memiliki blog yang beralamatkan www.blog.netdesain.com. Blog Net Desain berisi tentang profile perusahaan, portfolio perusahaan, dan artikel tentang perusahaan dan juga artikel untuk menambah pengetahuan tentang dunia teknologi informasi komunikasi.
Word of mouth dibentuk dari citra yang dimiliki dan pelayanan yang diberikan oleh PT Konsep Dot Net. Berdasarkan hasil observasi, word of mouth merupakan metode paling efektif untuk mendapatkan klien. Sehingga PT Konsep Dot Net berusaha untuk memberikan apa yang dibutuhkan oleh klien dan berusaha untuk memberikan kepuasan serta memberikan perlayanan yang terbaik kepada untuk mempertahankan word of mouth. Metode word of mouth membutuhkan pembentukan hubungan baik antara PT Konsep Dot Net dengan para klien yang ada.
Public relations harus memiliki langkah-langkah perencanaan yang matang dalam melakukan berbagai bentuk strategi komunikasi. Langkah perencanaan yang dibuat oleh public relations dalam melakukan beberapa bentuk strategi komunikasi agar tujuan komunikasi yang dapat tercapai berdasarkan hasil observasi, yaitu:
1. Partisipasi dalam pameran
Beberapa event marketing yang telah dilakukan atau diikuti oleh PT Konsep Dot Net. Salah satu event marketing yang dilakukan oleh PT Konsep Dot Net adalah event pameran IndointerTex yang diadakan pada tanggal 18-21 April 2013. Sebelum berpartisipasi dalam event pameran IndointerTex, public relations PT Konsep Dot Net harus menganalisa situasi booth yang akan ditempati dan situasi event yang diikuti. Hasil dari analisa yang dilakukan oleh public relations dan marketing adalah booth yang berada di sudut ruangan serta event yang lebih banyak perusahaan tekstil dan event yang tidak berhubungan teknologi akan membuat PT Konsep Dot Net sulit melakukan komunikasi. Public relations merencanakan cara-cara komunikasi yang dapat menarik publik sesuai dengan hasil analisa yaitu public relations membuat
banner yang menunjukkan keunggulan dari PT Konsep Dot Net, mempersiapkan flyer yang menarik, dan mengatur tata letak banner serta poster agar terlihat menarik.
Setelah public relations mempersiapkan booth untuk dapat menarik perhatian maka public relations bersama marketing mulai melakukan komunikasi dengan publik di event pameran. Bentuk komunikasi yang dilakukan pada event pameran adalah personal selling baik ke pengunjung maupun partisipan lain. Hasil dari personal selling dalam event pameran dimasukkan menjadi database contact, kemudian public relations mulai mengevaluasi para pengunjung dan partisipan yang memiliki ketertarikan untuk bekerja sama dengan PT Konsep Dot Net. Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap pengunjung dan partisipan akan dilakukan komunikasi telemarketing untuk membuat jadwal pertemuan serta meminta contact e-mail untuk mengirim company profile dan portfolio. Setelah direct marketing dilakukan oleh public relations, PT Konsep Dot Net akan melakukan personal selling dengan membuat pertemuan antara klien dengan PT Konsep Dot Net untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dari klien sampai kebutuhan tersebut terpenuhi.
2. Membentuk partnership
PT Konsep Dot Net telah membentuk mitra dengan beberapa perusahaan seperti PT Microsoft Indonesia dan PT Sirius ERP Indonesia. Untuk terus berkembang, PT Konsep Dot Net terus mengembangkan diri untuk membentuk partnership. Public relations merupakan bagian manajemen yang bertugas untuk mulai membangun partnership dengan beberapa perusahaan. Berdasarkan observasi, sekarang ini PT Konsep Dot Net berusaha untuk membentuk partnership dengan perusahaan advertising. Beberapa hal yang dilakukan public relations dalam membentuk partnership adalah mengkaji situasi yang akan dihadapi dalam
komunikasi, keuntungan dalam membentuk partnership, perusahaan advertising yang mana cocok untuk dijadikan partner, dan lain-lain. Setelah itu, public relations akan mulai mempersiapkan sales script untuk melakukan penawaran melalui komunikasi telemarketing. Komunikasi telemarketing dilakukan untuk memberikan penawaran partnership dan memberitahu keuntungan dari partnership kepada calon partner.
Jika perusahaan iklan tertarik maka public relations akan melanjutkan dengan meminta contact e-mail untuk mengirim company profile dan membuat jadwal pertemuan. Public relations akan melakukan personal selling dengan mempengaruhi perusahaan iklan untuk membentuk partnership. Setelah itu, public relations akan mengevaluasi berbagai perusahaan iklan yang potensial untuk dijadikan sebagai partner. Hasil evaluasi akan dilaporkan ke COO untuk disetujui.
3. Membentuk kerja sama dengan klien atau customer
Public relations tidak hanya membangun kerjasama untuk partnership tetapi juga membantu marketing dalam membentuk kerjasama dengan beberapa perusahaan yang dianggap potensial untuk menjadi klien. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan internal, data contact perusahaan calon klien dicari melalui internet, majalah, koran, database pameran, dan lain-lain. Public relations melakukan komunikasi telemarketing one by one dari data perusahaan klien. Komunikasi dilakukan untuk memperkenalkan PT Konsep Dot Net dan mempengaruhi klien untuk mengubah pemikiran dan minatnya, serta meminta contact e-mail untuk mengirim company profile. Setelah itu, public relations menggunakan media e-mail untuk mengirim company profile dan portfolio. Setelah direct marketing dilakukan
maka public relations akan melakukan follow-up untuk membuat jadwal pertemuan.