3. Strategi Fungsional (Functional Strategy)
2.7 Strategi Manajemen Aset
Kerangka strategi manajemen aset termasuk beberapa perubahan signifikan untuk kebijakan dan praktek yang saat ini, tanpa terlalu memperbaiki laporan unit atau bagian yang diperlukan atau prosedur birokrasi. Perubahan-perubahan yang dari kebijakan dan praktek tersebut adalah:
1) Strategic Asset Plan
Strategic Asset Plan akan dihubungkan dengan keberadaan yang diperlukan untuk unit atau bagian yang memberikan capital investment plans dan asset disposal plans dan termasuk suatu pelaporan yang diperlukan untuk menjaga pengeluaran. Gambar 2.10 merupakan asset planning process yang diadaptasi dari buku bahan ajar strategi pengelolaan aset, Priyatiningsih (2012).
Proses perencanaan aset pada gambar 2.10 terdiri dari dua tahapan pokok yaitu perencanaan dan pengimplementasian. Pada tahapan perencanaan hasilnya adalah formulasi strategic asset planning yang terbentuk karena adanya analisis kesenjangan (Gap Analysis) dari review of existing asset dengan ideal asset mix. Kondisi kesenjangan muncul ditunjukkan melalui demonstrasi dari aset phisik dalam proses perencanaan bisnis dengan mempertimbangkan non asset solution. 2) Maintenance Plan
Perhatian yang besar diberikan pada isu pengeluaran pemeliharaan dalam pengembangan anggaran tahunan, unit atau bagian akan memerlukan informasi termasuk pada pengeluaran pemeliharaan dalam strategic asset plan
(Sumber : Department of Treasury and Finance- Western Australia-2005 dalam Buku Bahan Ajar Strategi Pengelolaan Aset, Priyatiningsih, 2012)
Gambar 2.8
Asset Planning Process
Demonstrated need for physical assets from business planning processs
Undertake gap analysis Planning
Formulate strategic asset plan
Review exsisting asset
Depelovment of a
maintenance plan capital investment Depelovment of a Depelovment of an asset disposal plan Consideration of non
asset solution
Review and optimizw capacity, performance, and condition of existing
asset
Implementation
Identify ideal asset mix
3) Asset Condition Assesment
Memberi unit atau bagian data-data yang diperlukan guna mengevaluasi kinerja aset dan mengembangkan rencana pemeliharaan yang di teliti.
4) Project Deffinition Plans
Sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan ketelitian dalam proses investasi modal.
5) Asset Disposal
Penghapusan properti yang nyata akan dikoordinasikan melalui administrasi clearing house dengan departemen dari perencanaan dan infrastruktur.
Pembentukan strategi merupakan hal yang sangat penting dalam kegiatan pengelolaan aset. Seperti yang dikemukakan oleh Bernardz (2004), dalam majalah Maintenance Technology, bahwa Strategic Asset Management (SAM) adalah suatu model baru untuk mengekstraksi nilai dari aset-aset produksi. Konsep dasar SAM adalah penggunaan sumber daya secara total untuk keunggulan berkompetisi. SAM mencakup prediksi penjualan sampai pada perencanaan produksi, dan berakhir pada serahan produk ke pelanggan. SAM juga meliputi pengelolaan investasi kapital terhadap program peningkatan ROA (Return On Assets) jangka panjang.
Siklus pengembangan SAM terbagi dalam 5 tahap utama yang merupakan dasar dari kinerja yang dikembangkan diantaranya adalah:
1. Planned Maintenance, bertujuan untuk meningkatkan pengendalian kerja dan meminimalkan biaya perawatan. Biasanya direferensikan sebagai perencanaan dan penjadwalan untuk memaksimalkan efektifitas penggunaan waktu pekerja/teknisi. Stabilisasi dan penggunaan suatu sistem terintegrasi di semua unit sangat membutuhkan otoritas pusat.
2. Proactive Maintenance, bertujuan untuk menghilangkan mode kegagalan yang umum atau biasa terjadi dan pengaruh-pengaruh antar fasilitas, sehingga biaya perbaikan dan biaya waktu tunggu akibat terjadinya kegagalan dapat dikurangi. Akusisi biaya dari pemonitoran kondisi peralatan harus dievaluasi dengan seksama untuk mendapatkan penerapan
dan nilai yang terbaik. Keputusan-keputusan ini dibuat antar fungsi, dan dieksekusi secara terpusat.
3. Organizational Excellence, menangani aktivitas operasional pada Asset Health Care yang tersisa. Dimana pada tahap 1, operator menyiapkan peralatan untuk dirawat; dan pada tahap 2, operator dibantu untuk mengidentifikasi dan mendiagnosa permasalahan-permasalahan kronik. Pada tahap 3, operator mulai untuk diberi tanggung jawab terhadap kondisi peralatan. Bagian dari tanggung jawab ini adalah untuk melakukan aktivitas Basic Care, termasuk lubrikasi, penyesuaian, observasi, dan mencatat parameter operasional. Karena perawatan peralatan telah dapat dikendalikan, dimana manajemen proses telah jelas diidentifikasikan, direncanakan, dijadwalkan, dipastikan bekerja dengan semestinya, dan kebanyakan kegagalan umum telah dieliminasi dengan perawatan proaktif, sehingga pada tahap ini lebih difokuskan pada pelatihan, dan pembelajaran pekerja terhadap peralatan. Teknisi masih tetap melakukan perawatan dalam jumlah kecil, namun tugas lebih diarahkan sebagai fasilitator dan pelatih, dengan spesialisasi terhadap peralatan yang menjadi tanggung jawab mereka. Organisasi telah berubah dari manajemen terpusat menjadi terdistribusi.
4. Engineered Reliability, berbasis unit, menghilangkan efek pada sistem secara khusus, lebih dari pada mode kegagalan umum. Bila peralatan memiliki unit cukup banyak, maka tahap ini akan membutuhkan kolaborasi berbasis unit lebih lanjut. Saat pada tahap sebelumnya sumber daya telah dikelola secara terdistribusi, selanjutnya dibutuhkan seorang manajer pusat yang dapat melihat keseluruhan sistem. Pada tahap ini merupakan saat yang tepat me-review untuk melakukan outsourcing pada fungsi-fungsi tertentu. 5. Operational Excellence, menambahkan suatu dimensi yang diarahkan
berdasarkan tujuan bisnis dan menentukan semua usaha-usaha perawatan dan reliabilitas. Saat ini akan dilakukan optimalisasi yang sebenarnya, dan tugas tim berbasis shift akan meningkat, karena memiliki tanggung jawab memonitor dan merawat kesehatan aset, selain juga mengoptimalkan
produksi dan lapangan. Tanggung jawab sumber daya pada tahap ini merupakan suatu hal yang bersifat minor untuk ditekankan, karena telah stabil. Banyak pekerjaan yang akan dilanjutkan berbasis unit, namun kesempatan berbagi antar unit masih bisa dilakukan. Karakteristik organisasi pada tahap ini adalah desentralisasi yang aktual, namun tingkat manajemen diri (self-management), disiplin dan perencanaan menjadi sangat tinggi, dan peta organisasi digantikan oleh suatu proses manajemen kerja yang ditetapkan untuk semua sumber daya yang berada dalam fasilitas.
Sumber: Hariyono (2007).
Gambar 2.9
Proses Pengembangan Strategi Aset
Pembandingan Permintaan dan Penawaran Aset
Aset dengan Kondisi Buruk Aset dengan Kondisi Bagus Permintaan Aset Baru Aset Tidak Berfungsi, Kondisi Buruk
Perbaharui Operasi dan Pemeliharaa n
Buat atau Beli
Hapuskan
Aset yang telah dimiliki
Modal kerja – pengadaan
terprogram dan komitmen Strategi Penyediaan Pelayanan
Profil Permintaan Aset Aset diperlukan
untuk Mendukung Strategi Profil Penawaran Aset
Penilaian Persediaan
dan Kondisi Solusi
Non-Aset
Rencana Pengadaan Rencana Operasi dan Pemeliharaan Rencana Penghapusan Rencana Pendanaan
Sedangkan dalam Hariyono (2007), proses pengembangan strategi aset dilukiskan dengan gambar 2.9 yang mengilustrasikan 4 tahap pendekatan dalam melakukan strategi aset:
1. Menentukan kebutuhan aset dengan mengacu pada pelayanan/jasa yang akan diberikan;
2. Mengevaluasi aset yang ada (existing asset) dalam hal kapasitas untuk mendukung penyediaan pelayanan;
3. Melakukan analisis kesenjangan (gap analysis) antara aset yang ada dengan aset yang dibutuhkan; dan
4. Menyusun strategi aset yang berisikan rencana pengadaan, operasi, pemeliharaan, dan penghapusan.
Hariyono menambahkan, bahwa strategi aset harus mempertimbangkan cara pencapaian hasil yang diinginkan, dan mencakup evaluasi biaya, manfaat, dan risiko dari masing-masing cara. Hodkiewicz (2006), juga mendefinisikan strategi sebagai kegiatan organisasi yang sistematis dan terkoordinasi dalam mengoptimalkan pengelolaan asetnya terkait dengan kinerja, risiko, dan pendanaan selama siklus hidup aset untuk mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu strategi aset juga harus mempertimbangkan metode-metode yang mungkin diterapkan dan manfaat dari keterlibatan sektor swasta dalam seluruh tahap manajemen aset. Masing masing rencana yang merupakan strategi aset sesuai pada gambar 2.9, diuraikan sebagai berikut: