BAB II TINJAUN PUSTAKA
D. Struktur Internal Control Persediaan
Pengendalian persediaan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Untuk
mempertahankan tingkat persediaan sebaik mungkin maka diperlukan suatu
control / pengendalian. Untuk mempertahankan tingkat persediaan seperti seperti
apa yang dikemukakan oleh Magee (1992 :107) mengemukakan sebagai berikut :
1. By keeping inventories well under control and;
2. By fixing inventory levels and plans based an clor assesment and balancing of risks.
Untuk memperbaiki pengawasan atas pengelolaan persediaan yang dapat
memberikan jaminan bagi manajemen diperlukan adanya internal control yang
cukup memadai, sehingga transaksi-transaksi yang berhubungan dengan
persediaan akan dapat dikendalikan.
Menurut Romney (2006 : 229) , struktur pengendalian internal terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang
wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi.
Pengendalian intern persediaan dalam suatu perusahaan tidak saja penting,
tetapi juga rumit untuk dilaksanakan. Adapun alasannya sebagai berikut :
a. Persediaan pada umumnya merupakan unsur yang utama dalam neraca
perusahaan dan biasanya sudah merupakan unsur terbesar dalam kelompok
b. Salah satu unsur dalam pengendalian intern persediaan adalah perhitungan
dan pemeriksaan atas persediaan. Tetapi karena lokasi perusahaan yang
terdiri dari beberapa tempat, hal ini menjadi lebih sulit dilaksanakan.
Disatu pihak, perusahaan harus mempunyai persediaan yang sedemikian
rupa sehingga dapat memperlancar kegiatan penjualan tetapi dilain pihak
hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam masalah audit atas persediaan.
c. Semakin banyak jenis/ragam persediaan akan semakin menyulitkan dalam
pemeriksaan penilaiannya.
d. Dalam penilaian persediaan, terdapat beberapa metode yang dapat
digunakan oleh setiap perusahaan dengan satu syarat bahwa penggunaaan
metode tersebut harus konsisten dari tahun ke tahun.
Internal Control persediaan yang efektif tidak dapat terjadi dengan
sendirinya tanpa adanya perencanaan dan pengarahan yang baik. Beberapa faktor
dan kondisi yang merupakan prasyarat untuk terciptanya internal control
persediaan yang baik adalah sebagai berikut :
1. Penetapan tanggung jawab dan otorisasi yang jelas terhadap persediaan.
2. Tujuan dan kebijaksanaan yang dirumuskan dengan baik.
3. Saran dan tempat penyimpanan yang baik.
4. Identifikasi dan klasifikasi yang baik.
5. Penyederhanaan dan standarisasi atas persediaan.
6. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai.
Di dalam suatu internal control persediaan, satu hal yang harus
diperhatikan adalah adanya pemisahan fungsi antara bagian yang menangani
persediaan secara fisik dengan bagian yang mencatat persediaan.
Atas dasar ini dapat ditarik kesimpulan bahwa internal control dapat dibagi
dua fungsi internal control, yaitu :
1) Pengendalian terhadap fisik persediaan yang mencakup fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi pengiriman.
2) Pengendalian terhadap pencatatan persediaan yang mencakup sistem akuntansi
biaya dan pencatatan persediaan dengan sistem perpectual.
Pembahasan lebih lanjut mengenai pengertian sebelumnya adalah sebagai
berikut:
Ad. (a) Pengendalian Terhadap Fisik Persediaan 1. Fungsi Pembelian
Pembelian dilakukan berdasarkan surat permintaan pembelian dari bagian
yang memerlukan barang. Permintaan pembelian harus disetujui/ditandatangani
oleh kepala bagian yang bersangkutan atau oleh yang berwenang untuk
menyetujui pembelian tersebut, agar pembelian yang dilakukan dapat
dipertanggungjawabkan. Surat permintaan pembelian harus memuat dengan jelas
kuantitas, jenis, dan kualitas dari barang yang dibeli sesuai dengan yang
dibutuhkan.
Prinsip-prinsip yang ada di dalam suatu internal control pembelian yang
a. Adanya pemisahan antara bagian yang melakukan pembelian dengan
bagian yang melakukan pembayaran atas pembelian tersebut.
b. Catatan penyediaan harus dapat mencatat semua transaksi yang berkaitan
dengan persediaan. Catatan persediaan perpectual biasa hanya mencatat
kuantitas saja juga bisa nilai dari kuantitas persediaan tersebut.
c. Secara periodik harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan untuk
menjamin adanya kecocokan antara pencatatan dengan fisik yang ada.
d. Adanya penanganan yang lebih teliti terhadap retur pembelian dan
sejenisnya.
2. Fungsi Penerimaan
Semua barang yang dibeli perusahaan diterima oleh bagian penerimaan
barang yang merupakan bagian yang terpisah dari bagian pembelian, gudang, dan
pencatatannya. Adapun perincian, tugas dan tanggung jawab bagian penerimaan
barang adalah sebagai berikut :
a. Menerima semua kiriman barang yang disupply
b. Menghitung jumlah barang yang diterima
c. Memeriksa jenis dan kualitas dari barang yang diterima apakah sudah
sesuai dengan pesanan pembelian.
d. Memeriksa keadaan umum barang untuk mencegah terdapatnya barang
yang rusak
e. Menandatangani surat tanda terima
f. Membuat laporan penerimaan barang
3. Fungsi Penyimpanan
Barang yang diterima oleh bagian penerimaan selanjutnya disimpan oleh
bagian penyimpanan. Bagian gudang akan memberitahukan mengenai barang
yang diterimanya kepada bagian akuntansi. Petugas gudang bertanggung jawab
untuk menjaga secara fisik barang yang disimpan. Pengeluaran barang dari
gudang harus didasarkan pada permintaan barang yang dibuat secara tertulis dan
telah disetujui/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Untuk melaksanakan fungsi ini, bagian gudang harus membuat pembagian
yang penting untuk pengendalian dari persediaan, dengan menandatangani barang
yang diterima, hal ini merupakan tanggung jawab tersendiri dan dengan
memberitahukan kepada bagian akuntansi mengenai jumlah persediaan yang ada,
itu akan mendorong verifikasi dari bagian penerimaan.
4. Fungsi Pengiriman
Bagian ini bertanggung jawab untuk semua pengiriman barang ke luar
perusahaan. Pengiriman yang dilakukan harus didasarkan pada perintah dari
bagian penjualan dalam bentuk surat jalan. Surat jalan ini nantinya ditandatangi
oleh pembeli, yang akan digunakan sebagai lampiran faktur dan penagihan.
Ad. (b) Pengendalian Terhadap Pencatatan Persediaan
Pengendalian terhadap pencatatan persediaan dapat dilihat menjadi
1. Sistem Akuntansi Biaya dari Persediaan
Pada dasarnya merupakan masalah pemberian harga terhadap persediaan
yang mencakup unsur-unsur pemakaian bahan baku, bahan pembantu, tenaga
kerja, dan biaya tidak langsung baik untuk barang dalam proses maupun untuk
barang jadi. Dengan demikian sistem ini meliputi seluruh pencatatan dan laporan
dari bagian produksi yang memberikan informasi dari pemakaian bahan baku,
bahan pembantu, tenaga kerja, dan biaya tidak langsung yang digunakan di dalam
proses produksi.
2. Pencatatan Persediaan dengan sistem Perpectual
Pencatatan persediaan dengan sistem perpectual merupakan bagian yang
penting dari sistem internal control atas persediaan. Informasi ini diperlukan oleh
bagian pembelian, produksi dan penjualan untuk digunakan sebagai dasar
penyusunan rencana kegiatan dari masing-masing bagian tersebut. Dalam metode
ini ada 3 (tiga) alat yang selalu memperkuat satu sama lain yaitu :
a. Kartu gudang yang mencatat mutasi bahan secara fisik dalam kuantum.
b. Administrasi persediaan di bagian pembukuan yang mencatat mutasi
barang dan nilainya (baik kuantum maupun harga).
c. Perhitungan fisik setiap akhir periode, dilakukan untuk dicocokkan
dengan harga pada setiap periode pula.
Dari uraian tersebut maka dapat dilihat bahwa jumlah persediaan yang ada
secara fisik sesuai dengan jumlah persediaan yang tercatat, diperluakan adanya
suatu perhitungan fisik persediaan minimal sekali dalam setahun. Amir Abadi
Penghitungan fisik persediaan secara periodik mengurangi kemungkinan
kecurangan dan kekeliruan yang dapat terjadi dalam catatan, dan pengetahuan
akan dibandingkannya pekerjaan klerk persediaan dengan klerk fisik persediaan
membuat mereka bekerja secara hati-hati. Klerk persediaan akan melihat akurasi
penghitungan penerimaan barang pada saat ditransfer ke klerk fisik persediaan
karena catatan penerimaan akan merupakan dasar dari pembebanan catatan
persediaan barang yang harus dipertanggumgjawabkan oleh klerk persediaan.
Adanya internal control persediaan yang baik dalam suatu perusahaan
akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan itu.
Oleh sebab itu dapat dikatakan merupakan suatu keharusan bagi suatu
perusahaan untuk mengadakan pengendalian persediaan tersebut harus terus
berusaha memperbaiki sistem internal control persediaan yang ada tanpa
melupakan pertimbangan antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang
nantinya diperoleh perusahaan.