i
SITTIANI
105730407313
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR
CENTRAL JAYA MAKASSAR
SITTIANI 105730407313
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR 2017
ii NAMA : SITTIANI
STAMBUK : 10573 0407313 PRODI : Akuntansi
FAKULTAS : Ekonomi Dan Bisnis
Perguruan Tinggi : Universitas Muhammadiyah Makassar
Makassar, 19 Juli 2017 Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II
Drs. Ikram Idrus,MS Muchriana Muchran,SE.,M.Si.Ak.CA
NBM : 002 2612 2901 NIDN : 0930098801
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi Ketua Jurusan Universitas Muhammadiyah Makassar Akuntansi
Ismail Rasulong SE,MM Ismail Badollahi, SE, M.Si,.Ak.CA
iii
oleh panitia Ujian Skripsi Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan Surat Keputusan
Rektor Universitas Muhammadiyah Makassar Nomor : Tahun 1439 H/ 2017 M dan
Telah Dipertahankan di depan Penguji pada Hari Sabtu, 14 Oktober 2017 M.
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi pada Jurusan
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
24 Muharram 1439 H Makassar,
---14 Oktober 2017 M
Panitia Ujian:
1. Pengawas Umum : Dr. H.Abd.Rahman Rahim,SE.,MM
(Rektor Unismuh Makassar) (…………...) 2. Ketua : Ismail Rasulong,SE.,MM
(Dekan Fakultas Ekonomi) (…………...) 3. Sekretaris : Drs. H. Sultan Sarda,MM
(Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi) (…………...)
4. Penguji:
a. Dr.Andi Rustam, SE.,MM.AK.CA ( ... )
b. Muryani Arsal, SE., MM. Ak. CA., Ph.D (... )
c. Samsul Rizal, SE.,MM. ( ... )
ii Nama Mahasiswa : Sittiani
No. Stambuk /Nim : 105730407313
Fakultas /Jurusan : Ekonomidan Bisnis/Akuntansi
Perguruan Tinggi : Universitas Muhammadiyah Makassar
Judul Penelitian : Analisis Penerapan Electronic Data Processing System Terhadap Struktur Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. Usaha Central Jaya Makassar.
Menyatakan bahwa skripsi ini telah diperiksa dan diujikan didepan dosen penguji, skripsi strata satu (SI) pada hari Sabtu tanggal 14 Oktober 2017, pada program studi Akuntansi fakulitas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar. Menyetujui, Pembimbing I Dr. Ikram Idrus,MS NBM:002 2612 2901 Pembimbing II Muchriana Muchran,SE.,M.Si.Ak.CA NIDN:0930098801 Mengetahui, DekanFakultasEkonomi UniversitasMuhammadiyah Makassar
Ismail Rasulong, SE.,MM NBM. 903078
KetuaJurusan Akuntansi
Ismail Badollahi., SE, M.Si, Ak.CA NBM. 1073428
iii
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, maka skripsi atau tugas akhir ini dapat diselesaikan.
Banyak kendala yang dihadapi oleh penulis dalam rangka penyusunan skripsi akhir ini, yang hanya berkat bantuan dari berbagai pihak, terutama kedua orang tua yang tidak henti-hentinya berkorban dan memberikan dorongan serta doa restu sejak penulis dilahirkan hingga menamatkan pendidikan pada Universitas Muhammadiyah Makassar.
Penulis pada kesempatan yang berbahagia ini dengan tulus menghanturkan terima kasih serta penghargaan setinggi-tingginya kepada :
1. Ayahanda Bapak Rektor Universitas Muhammadiyah Makassar Dr. H. Abd. Rahman Rahim SE, MM.
2. Bapak Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Makassar Ismail Rasulong, SE. MM
3. Ayahanda Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Ismail Badolahi SE.,M.Si.,Ak.CA
4. Ucapan terima kasih kepada Pembimbing I Ibu Muchriana muchran SE.,M.Si.,Ak.CA dan Pembimbing II Bapak Ikram Idrus,MS yang telah memberikan sedikit waktunya guna untuk membimbing penulis.
iv
6. Tak lupa pula penulis ucapkan terima kasih kepada Ibu Dewi Rosalina Chandra selaku pimpinan PT. Usaha Central Jaya Makassar beserta seluruh karyawannya yang telah memberikan banyak bantuan selama penulis melakukan penelitian di PT. Usaha Central Jaya Makassar. 7. Sahabat-sahabat yang tidak sempat saya sebutkan namanya satu persatu
yang membantu dalam proses belajar sampai penyelesaian skripsi ini. 8. Akhir kata ucapan terima kasih kepada kedua orang tua dan Saudaraku
yang selama ini telah memberikan segala bentuk bantuan baik yang bersifat moril maupun materil. Dan berkat dorongan Doa yang tidak ada henti-hentinya mereka panjatkan kepada Allah SWT sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini dengan begitu sangat sederhana. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat keda setiap pembaca, dan diharapkan kritik dan saran dari kesempurnaan skripsi ini.
Makassar, 14 Oktober 2017
vi
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRAK ... vi
DAFTAR ISI ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Masalah Pokok ... 3
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ... 3
D. Manfaat ... 4
BAB II TINJAUN PUSTAKA A. Pengendalian Intern Dalam System EDP ... 5
1.Pengertian Electronic Data Processing System (EDP) ... 5
2. Manfaat penggunaan komputer ... 7
3. Siklus Pengolahan Data Elektronik ... 9
4. Pengawasan Intern Dalam Electronic Data Processing ... 11
B. Prosedur Penjualan dan Pembelian ... 15
1. Prosedur penjualan ... 15
2. Prosedur pembelian ... 19
C. Pengertian Persediaan ... 20
D. Struktur Internal Control Persediaan ... 23
E. Penelitian Terdahulu ... 29
F. Kerangka Pikir ... 34
vii
D. Definisi Operasional ... 37
E. Metode Analisis Data ... 37
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah berdirinya PT. Usaha Central Jaya ... 38
B. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas ... 40
C. Tugas dan Fungsi ... 41
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian ... 46
1. Pemrosesan Transaksi dengan menggunakan System EDP .. 46
2. Evaluasi Electronic Data Processing System pada PT. Usaha Central Jaya ... 50
a. Pengendalian aplikasi system EDP ... 50
b. Pengendalian Umum ... 55
B. Pembahasan ... 58
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 61
B. Saran ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 62 LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan sebuah perusahaan akan selalu menyebabkan semakin
banyak dan kompleksnya transaksi yang dilakukannya. Hal ini membutuhkan
pemrosesan data yang cepat agar transaksi tersebut dapat segerah diolah menjadi
informasi. Informasi yang akurat, relevan, lengkap dan tepat waktu merupakan
salah satu kebutuhan vital perusahaan dalam usaha mewujudkan tujuannya.
Persediaan dalam suatu perusahaan perlu dikelola dengan baik, karena punya efek
terhadap besar kecilnya keuntungan perusahaan. Oleh karena itu, setiap
perusahaan harus dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan dalam
jumlah dan mutu yang tepat serta dengan biaya yang rendah. Semakin tinggi
tingkat perputaran persediaan berarti dana yang dibutuhkan dalam persediaan
semakin kecil. Sebaliknya jika semakin rendah atau lambat tingkat perputaran
persediaan berarti semakin besar dana yang dibutuhkan dalam persediaan.
Persediaan di dalam perusahaan merupakan salah satu unsur harta lancar
terbesar dalam neraca perusahaan. Selain itu persediaan merupakan aktiva
perusahaan yang tingkat likuiditasnya setelah kas dan piutang. Persediaan yang
ada di dalam suatu perusahaan nantinya pasti akan dijual kepada konsumen.
Demikian penting unsur persediaan di dalam perusahaan maka perusahaan
dituntut untuk melakukan pengendalian yang tepat dan teliti terhadap persediaan.
Salah satu cara yaitu dengan menerapkan suatu struktur internal control terhadap
persediaan. Penerapan struktur internal control terhadap persediaan agar
persediaan yang ada di dalam perusahaan senantiasa terjamin keamanannya, juga
prosedur pembelian, pengelolaan dan prosedur penjualannya (distribusi) kepada
konsumen.
Selanjutnya dalam dunia usaha sekarang yang penuh dengan kompetisi,
tidak ada manajemen suatu perusahaan yang meragukan lagi pentingnya komputer
di dalam pengelolaan usahanya guna kelangsungan di masa yang akan datang. Di
bidang pengolahan data perusahaan, komputerisasi data sangat membantu karena
dengan hasil laporan yang akurat dan up to date maka pihak manajemen dapat
melakukan tindakan yang dianggap perlu untuk masa yang akan datang. Dengan
demikian komputerisasi akuntansi pula maka dapat membantu internal control
perusahaan itu.
Pengolahan data menggunakan komputer dikenal dengan nama
pengolahan data elektronik atau Electronic Data Processing (EDP). Pengolahan
data elektronik atau electronic data processing adalah proses manipulasi data ke
dalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi dengan menggunakan suatu alat
elektronik yaitu komputer. Salah satu informasi yang penting dalam rangka
meningkatkan pengendalian intern persediaan adalah data transaksi penjualan
yang merupakan bagian terpenting dari informasi penjualan. Sistem pengolahan
data elektronik atau disebut juga Electronic Data Processing (EDP) sangat
bermanfaat bagi perusahaan, terutama dalam memberikan informasi yang cepat,
tepat serta membantu pimpinan perusahaan dalam menyusun dan mengolah data
penjualan yang jumlahnya cukup banyak melalui perangkat keras dan lunak yang
sangat penting, karena persediaan merupakan unsur terpenting dalam menjalankan
kegiatan operasional perusahaan.
Pengendalian intern dapat berjalan dengan baik bila didukung unsur-unsur
seperti :
1. Lingkungan internal
2. Penetapan resiko
3. Kegiatan pengendalian
4. Informasi dan komunikasi
5. Pemantauan
Berdasarkan pemikiran sebelumnya penulis mencoba melakukan
penelitian mengenai “Analisis Penerapan Electronic Data Processing System terhadap Struktur Pengendalian Intern Persediaan Perusahaan”.
B. Rumusan Masalah
Sesuai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat
dirumuskan masalah pokok sebagai berikut : “Apakah Electronic Data Processing
system yang diterapkan berpengaruh terhadap struktur pengendalian intern
persediaan yang baik?’’.
C. Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah : “Untuk mengetahui pengaruh penggunaan
D. Manfaat
1. Sebagai bahan masukan pada perusahaan tentang internal control
persediaan yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang bergerak di
bidang perdagangan.
2. Sebagai bahan referensi bagi penulis sendiri maupun bagi pihak yang
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Pengendalian Intern Dalam System EDP
1. Pengertian Electronic Data Processing System (EDP)
Semakin majunya perkembangan zaman pada era modern maka teknologi pun
semakin maju. Oleh kerena penggunaan sistem manual dan mekanikal dalam
pengolahan data ditinggalkan dan mengarah penggunaan sistem elektronik.
Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan
Elektronik Data Processing (EDP). Komputer sebagai wahana merupakan alat
elektronik mempunyai kemampuan mengolah data dengan cepat, akurat, dan
bekerja secara otomatis. Definisi menurut (Bobnar dan Hopwood, 2004: 4)
Pengolahan data electronic atau EDP adalah: pemamfaatan teknologi komputer
untuk pengolahan data taransaksi-transaksi dalam suatu oganisasi EDP adalah
aplikasi sistem informasi akuntansi paling dalam setiap organisasi. Definisi
Electronic Data Processing menurut Jogiyanto (1999:3) sebagai berikut :
Pengolahan data atau EDP adalah memanipulasi data menjadi bentuk yang lebih
berguna, berarti berupa informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik,
yaitu komputer. Hal ini berarti bahwa setiap pengolahan data untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen tersebut harus menggunakan
alat-alat elektronik. Electronic Data Processing Menurut Bodnar (2003 : 5)
‘‘Electronik Data Processhing (EDP) adalah pemanfaatan komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu
organisai. EDP adalah aplikasi system inforamsi akuntansi yang paling mendasar
dalam setiap oerganisasi”. Menurut Siagian (2000 : 81) ‘‘Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup
pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengolahan hasil tersebut”. Pemakaian Electronik Data Processhing disetiap perusahan adalah untuk
mengola data yang ada menjadi satu informasi yang tepat waktu. Pemakaian EDP
terlihat pada perusahaan yang mempuanyai arus data yang banyak dan umumnya
seragam. Electronik Data Processhing adalah aplikasi system akuntansi paling
dasar dalam setiap organisasi. Bila EDP didukun oleh system maka disebut
dengan EDP system.
Menurut Siagian (2003 : 81) pengolahan data secara elektronik merupakan
serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan
menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan,
penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.
Dari definisi Siagian tersebut, ada beberapa alasan yang dikemukakan oleh
Nugroho Widjajanto (2001 : 234) mengapa pengendalian dalam sistem EDP
dianggap lebih penting daripada pengendalian intern pada sistem manual :
a. Karena sistem EDP dapat memproses data dalam jumlah yang lebih besar
sehingga setiap kesalahan yang terjadi akan menimbulkan dampak yang
lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem manual.
b. Sistem EDP pada umumnya menghimpun, memproses, dan menyimpan
tidak seperti pada sistem manual, pengawasan kelayakan dan kecermatan
data dalam sistem EDP lebih sulit dilakukan.
c. Sistem informasi akuntansi dengan EDP cenderung mengaburkan jejak
audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak
tersebut. Akibatnya, peluang untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem
EDP untuk penyelewengan akan lebih besar.
2. Manfaat penggunaan komputer
Menurut James A. O’Brien (1999:95) keuntungan-keuntungan yang dapat di peroleh dengan pemakaian komputer sebagai pengolah data dapat diikhtisarkan
sebagai berikut :
a. Kecepatan
Kecepatan operasi komputer dalam mengolah data jauh memuaskan di
bandingkan dengan cara manual.
b. Ketelitian
Tingkat ketelitian yang dilakukan komputer dalam proses pengolahan data
hampir sempurna. Kesalahan biasanya hanya akan di temui bila terdapat
kekeliruan dalam memberikan perintah, kerusakan program yang di
sebabkan virus atau kesalahan penginputan.
c. Dapat di program atau beroperasi secara otomatis
Komputer dapat memproses kelompok data yag berbeda tanpa campur
d. Kemampuan untuk melakukan proses yang berulang-ulang
Komputer dapat melakukan suatu proses secara berulang-ulang tanpa
mengurangi kecepatan serta ketelitiannya.
e. Kemampuan untuk membuat keputusan
Komputer juga dapat mengambil keputusan secara otomatis sesuai dangan
instruksi yang di perintahkan. Tetapi keputusan ini sebenarnya tidak lebih
dari pemilihan beberapa alternatif yang telah di program, sehingga eksekusi
keputusan hanya akan di ambil bila elemen yang diberikan sesuai dengan
kriteria yang dikenal komputer, hal ini dinamakan Brancing.
f. Tempat penyimpanan data yang sangat kompak
Data yang di simpan dalam komputer lebih kompak, dengan hanya
menggunakan media yang tidak banyak memakan tempat, serta mudah di
pindahkan.
Dengan adanya manfaat tersebut akan membantu dalam pengolahan datam dan
memperkecil kesalahan sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat
membantu pengambilan keputusan.
Menurut Fahmi (2008) keunggulan dan keuntungan pengolahan data
melalui Electronik Data Processhing system pada perusahan adalah sebagai
berikut:
1. Kecepatan
Kecepatan pengolahan data dengan EDP sangat jauh perbedaannya jika
dibandingkan dengan pengolahan data yang manual. Dalam masa
mengerjakan lima juta operasi perhitungan dalam tempo satu detik.
Sedangan bila dikerjakan secara manual hanya beberapa puluhan untuk
beberapa menit.
2. Ketepatan
Kecepatan pengolahan data tidak dapat dipisahan dengan akurat hasil
pengolahan data tersebut karena akan mempengaruhi pemakai
informasi. Umumnya hasil pengolahan komputer akurat dan terpercara
kecuali terjadi kesalahan manusia yang berhubungan dengan
pnoperasian komputer.
3. Ekonomis
Masalah ekonomis pemakaian komputer tergantung dari jumlah data
yang diolah, biaya ynag digunakan manual lebih besar bila memakai
komputer, serta jenis komputer menurut kapasistasnya yang diapakai
suatu perusahaan.
3. Siklus Pengolahan Data Elektronik.
Pengolahan data elektronik memiliki siklus, siklus pengolahan data
elektronik terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu : Input, Processing, Output.
Kemudian dikembangkan lagi dengan menambahkan tiga atau lebih
tahapan lagi yaitu:
Adapun penjelasan masing-masing tahap sebagai berikut :
a. Origination : Tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
b. Input : Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses
komputer lewat alat input (Input Device).
c. Processing : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (Processing Device) yang
dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
d. Output : Tahap ini merupakan proses yang menghasilkan output dari
pengolahan data berupa informasi.
e. Distribution : Tahap ini merupakan proses distribusi output kepada pihak
yang berhak atau membutuhkan informasi.
f. Storage : Tahap ini merupakan tahap perekaman atau penyimpanan hasil
pengolahan data. Hasil pengolahan data yang telah tersimpan di storage
(simpanan luar) dapat dijadikan input untuk proses pengolahan data
selanjutnya
Origination Input Processing Output Distribution
4. Pengawasan Intern Dalam Electronic Data Processing
Pengendalian intern dalam arti sempit adalah internal check yaitu suatu
mekanisme saling uji atas berbagai petugas sehingga memberikan nilai kebenaran
atas suatu pekerjaan.
Berdasarkan arti luas pengendalian intern meliputi organisasi dan semua
metode serta ketentuan- ketentuan yang terkordinasi di dalam perusahaan yang
bertujuan untuk melindungi kekayaan perusahaan, mengecek kecermatan dan
keandalan data akuntansi, meningkatkan efesiensi usaha, dan mendorong
kebijakan manajemen.
Pengendalian intern terbagi atas dua kelompok yaitu pengendalian
rencana, metode dan prosedur yang diterapkan dalam organisasi untuk
meningkatkan efesiensi serta mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajemen.
Sedangkan pengendalian akuntansi meliputi organisasi, semua prosedur dan
catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan serta keandalan
catatan keuangan.
Berdasarkan akuntansi, pengawasan intern didefinisikan oleh American
Institute of Certified Public Accounting (AICPA) sebagai berikut :
Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara
serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan
tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi, memajukan efesiensi dalam usaha, dan membantu
mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih
Sistem informasi yang sangat terintegrasi, prosedur yang dahulu dilakukan
oleh beberapa orang, kini digabungkan. Oleh karena itu, siapapun yang memiliki
akses tak terbatas ke komputer, program komputer , dan data, dapat memiliki
kesempatan untuk melakukan kejahatan dan menyembunyikan penipuan. Dalam
rangka memerangi ancaman ini, organisasi harus mengimplementasikan prosedur
pengendalian yang sesuai, seperti pemisahan tugas yang efektif dalam fungsi
sistem informasi.
Menurut Romney dan Steinbat (2006 : 279), Otorisasi dan tanggung jawab
harus dengan jelas dibagi diantara fungsi-fungsi berikut :
1. Administrasi sistem (system administration). Administrasi sistem
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa berbagai bagian dari sistem
informasi beroperasi dengan lancar dan efesien.
2. Manajemen jaringan (network management). Para manajer memastikan
bahwa peralatan yang dapat diaplikasikan telah dihubungkan ke jaringan
internal dan eksternal organisasi, serta jaringan tersebut beroperasi secara
terus-menerus dan sesuai dengan fungsinya.
3. Manajemen pengamanan (security management). Manajemen pengamanan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh aspek sistem telah
aman dan dilindungi dari ancaman internal serta eksternal.
4. Manajemen perubahan (change management). Para personil ini mengelola
seluruh perubahan atas sistem informasi organisasi, untuk memastikan
bahwa mereka dibuat dengan mudah dan efesien, serta untuk mencegah
5. Pemakai (user). Departemen-departemen pemakai sistem mencatat transaksi,
mengotorisasi data yang akan diproses serta menggunakan output sistem.
6. Analisis sistem ( system analysis). Analisis sistem membantu pemakai untuk
menetapkan kebutuhan informasi mereka dan kemudian mendesain sebuah
sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
7. Pemrograman (programming). Para programer menggunakan desain yang
disediakan oleh analis sistem dan membuat sebuah sistem informasi dengan
cara menulis program komputer.
8. Operasi komputer (computer operation). Para operator komputer
menjalankan software di komputer milik perusahaan. Mereka memastikan
bahwa data yang telah dimasukkan dengan tepat, diproses dengan benar,
serta output yang dibutuhkan dapat dihasilkan.
9. Perpustakaan sistem informasi (information system library). Pengelola
perpustakaan sistem mempertahankan penyimpanan database, file, dan
program perusahaan dalam tempat terpisah, yang disebut sebagai
perpustakaan sistem informasi.
10. Pengendalian data (data control). Kelompok pengendali data memastikan
bahwa data sumber telah disetujui dengan benar, mengawasi arus kerja
melalui komputer, merekonsiliasi input dan output, mempertahankan catatan
tentang kesalahan input untuk memastikan kesalahan tersebut diperbaiki dan
dimasukkan kembali, serta mendistribusikan output sistem.
Berkaitan dengan hal tersebut maka dalam Electronic Data Processing,
1. Pengawasan Umum, (General Control)
Merupakan standar dan panduan yang digunakam oleh karyawan untuk
melaksanakan fungsinya. Dalam lingkungan pengolahan data elektronik,
pengendalian umum meliputi :
a. Struktur organisasi dan operasi perusahaan
b. Prosedur-prosedur untuk membuat dokumentasi, review, test dan
persetujuan atas sistem atau program dan perubahan-perubahannya.
c. Pengawasan yang dibuat oleh pabrik dalam mesin.
d. Pengawasan penggunaan mesin dan data files, dan
e. Prosedur dan data pengawasan lain yang mempengaruhi kegiatan
electronic data processing (EDP).
2. Pengawasan Aplikasi
Pengendalian aplikasi yaitu pengendalian yang berhubungan langsung
dengan tugas – tugas komputer.
Menurut Mukhtar (2002 : 81), pengawasan aplikasi berhubungan dengan
pengaturan akurasi dan integrasi data yang diproses pada aplikasi komputer
tertentu. Pengaturan ini berhubungan dengan input data, program dan output yang
dihasilkan dari data input dengan menggunakan aplikasi tertentu, bukan dengan
sistem komputer secara umum. Fungsi pengawasan aplikasi ini adalah untuk
memberikan jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data
sudah dilaksanakan dengan benar. Pengawasan aplikasi ini sering dikelompokkan
a. Pengawasan data masukan (input controls), yaitu :
Pengawasan terhadap input untuk komputer yang merupakan hal penting
karena bila data yang masuk itu keliru maka hasilnya juga pasti keliru.
Dalam hubungan ini dikenal istilah garbage in garbage out, yang berarti bila
dimasukkan itu jelek, hasilnya juga akan jelek. Agar hasil dari proses data
itu sesuai dengan yang diharapkan, maka diperlukan pengawasan yang
cukup terhadap masukan (input).
b. Pengawasan proses (processing controls), yaitu pengawasan yang
direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa EDP telah
melaksanakan sesuai dengan tujuan aplikasi tertentu, misalnya semua
transaksi diproses seperti yang direncanakan, bahwa tidak ada transaksi yang
sah yang hilang, dan bahwa tidak ada transaksi yang tidak sah yang
ditambahkan.
c. Pengawasan keluaran (output controls), yaitu pengawasan yang
direncanakan untuk menjamin ketelitian dalam memproses hasil dan
menjamin bahwa hanya pihak yang berhak saja yang menerima output itu.
B. Prosedur Penjualan Dan Pembelian 1. Prosedur Penjualan
Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan
menentukan dalam perusahaan. Ada tidaknya fungsi pemasaran lainnya sangat
tergantung pada pelaksanaan fungsi penjualan. Barang atau jasa yang akan dijual
Kegiatan penjualan biasanya dimulai dengan mencari calon pembeli,
mempengaruhi dengan cara menyesuaikan kebutuhan dengan barang atau jasa
yang ditawarkan dan menetapkan harga yang menguntungkan baik dari segi
penjual maupun pembeli. Kegiatan ini diakhiri dengan membangun saling percaya
dan pemeliharaan hubungan antara penjual dan pembeli.
Menurut Soemarso (2000 : 178), menyatakan bahwa penjualan adalah
suatu proses pertukaran barang dan atau jasa antara penjual dan pembeli. Tugas
pokok adalah mempertemukan pembeli dan penjual. Hal ini dapat dilakukan
secara langsung atau melalui wakil mereka sebagai distributor.
Penjulan yang dilakukan untuk mendapatkan dana atau menarik modal
secara cepat untuk menjaga kelangsungan dan tingkat likuiditas perusahaan.
Dalam penjualan tunai, biasanya si penjual memberikan potongan harga, diskon
atau berupa hadiah bagi konsumen atau pembeli untuk menarik atau
mempengaruhi mereka untuk melakukan pembelian tunai. Penjualn barang secara
tunai dicatat sebagai debit pada perkiraan kas dan kredit pada perkiraan penjualan
dan ummunya penjualan secara tunai dicatat dalam buku penerimaan kas.
Jumlah transaksi penjualan yang terjadi biasanya cukup besar
dibandingkan dengan jenis transaksi lain. Ada beberapa perusahaan hanya
menjual barangnya secara tunai dan ada pula beberapa perusahaan hanya menjual
barangnya secara kredit.
Banyaknya jumlah transaksi penjualan yang terjadi, menuntut perusahaan
bertujuan untuk menjaga agar data yang akan diproses benar-benar cermat, sah
dan lengkap.
Gambar dalam tahap prosedur penjualan menggunakan sistem EDP adalah
sebagai berikut:
Gambar: Bagan Alir Prosedur Penjualan Dan Pengendalian Internal Record Count jumlah
order penjualan
Line Count jumlah barang persediaan Hash Total jumlah dan
harga barang yang dijual
Total nilai financial penjualan
Pengecekan persetujuan dokumen
Pencatatan penerimaan input ke dalam catatan (log) contr
Verifikasi check digit nomor digit
Verifikasi check digit nomor kode barang Field Check kuantitas,
tanggal, dan harga Verfikasi field angka Verifikasi semua batch
total Order Penjualan Dikirim ke Bagian PDE Order Penjualan Order Penjualan Pemasukan Data Transaction File Order Penjualan A Ditumpuk Batch Total Batch Total Laporan Control
Gambar: Lanjutan
Sequence check terhadap angka kode akun
Limit check terhadap kuantitas dan harga
Range check pada tanggal penyerahan
Tes kelengkapan terhadap seluruh record
Pencocokan batch total
Penelitian kembali kesalahan yang ditemukan dalam edit check Penelitian lebih lanjut dan koreksi
terhadap input-input yang salah Pengamanan file pada file library Perlindungan master file dengan
label file
Perawatan backup copy dari master file
Validity check terhadap nomor akun pelanggan
Sign check kuantitas barang persedianyang ada di gudang Limit check jumlah penjualan
dibandingkan dengan batas kredit yang diperkenankan
Range check harga jual
Reasonableness test kuantitas yang dipesan
Redundant data check atas data pelanggan
Redundant data check atas data persediaan
Pencocokan batch total Penelitian kembali
kesalahan-kesalahan yang ditemukan melalui proses edit check
Penelitian yang lebih mendalam serta koreksi terhadap input yang salah Distribusi dokumen penagihan dan
catatan kontrol
Pengembalian master file ke library Penelitian visual terhadap output Pencocokan batch total
A Sortir dan EditData Transaction File Order Penjualan Sortir Laporan kontrol Updating File Laporan Kontrol Dokumen Penagihan Penelitian Ulang dan Distribusi Dokumen Pengiriman dan Penagihan Penelitian Ulang oleh Pengguna Master File Persediaan dan Piutang
2. Prosedur Pembelian
Pembelian adalah usaha pengadaan barang-barang untuk perusahaan.
Prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan
maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik
Terdapat 4 unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian dan
pembelian yaitu :
1. Bagian yang membutuhkan barang
2. Bagian Pembelian
3. Bagian Penerimaan
4. Bagian Akuntansi
Menurut Hall (2001 : 264) proses pembelian dijelaskan dalam langkah
berikut :
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi
kembali stock persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan.
Tingkat persediaan menurun melalui penjualan langsung ke pelanggan
(kegiatan siklus pendapatan) atau melalui transfer ke proses manufaktur
(kegiatan siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirimkan ke
pemrosesan pembelian dan utang dagang (PT).
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan
menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan
dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan
kantitasnya dan dikirimkan ke took-toko atau gudang.
4. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk
meng-update catatan persediaan.
5. Proses PT menerima faktur dari pemasok. PT merekonsiliasi ini dengan
informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan
kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa yang akan
datang, bergantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya.
Biasanya pembayaran akan muncul pada hari terakhir yang mungkin untuk
mengambil manfaat dari bunga dan diskon yang ditawarkan.
6. Buku Besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan
total dalam kewajiban) dan control persediaan (kenaikan total dalam
persediaan). Informasi ini direkonsiliasikan untuk keakuratannya dan
diposkan ke akun kontrol utang dagang dan persediaan.
C. Pengertian Persediaan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK No.14) persediaan adalah
aktiva :
a. yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam
proses atau pemberian jasa.
Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali,
misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau
pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga
mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian
yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang
akan digunakan dalam proses produksi.
Menurut Jusuf (2001 : 333) mengemukakan bahwa persediaan adalah
barang-barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen selama
periode normal kegiatan perusahaan.
Selanjutnya, menurut Rangkuti (2000 : 7) menyatakan bahwa persediaan
adalah salah satu unsur paling efektif dalam operasi perusahaan yang secara
kontinue diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.
Riggs (1990 : 119) mengemukakan pula bahwa yang dimaksud dengan
persediaan adalah :“Inventory in a production context, is an idle resources can be
animate or inanimate, most commonly is its production materials, office supplies, product in process, etc”.
Biaya persediaan harus meliputi semua biaya pembelian, biaya konversi,
dan biaya lain yang timbul sampai persediaan dalam kondisi dan tempat yang siap
untuk dijual atau dipakai. Persediaan harus diukur berdasarkan biaya atau nilai
Menurut Agoes (2007 : 205), persediaan mempunyai sifat-sifat sebagai
berikut :
a. Biasanya merupakan aktiva lancar karena masa perputarannya biasanya
kurang atau sama dengan satu tahun.
b. Merupakan jumlah yang besar, terutama dalam perusahaan dagang dan
industri.
c. Mempunyai pengaruh yang besar terhadap neraca dan perhitungan laba
rugi, karena kesalahan dalam menentukan persediaan pada akhir periode
akan mengakibatkan kesalahan dalam jumlah aktiva lancar dan total
aktiva, harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih, taksiran pajak
penghasilan, pembagian dividen dan laba rugi ditahan, kesalahan tersebut
akan terbawa ke laporan keuangan periode berikutnya.
Contoh dari perkiraan-perkiraan yang biasanya digolongkan sebagai
persediaan adalah :
a. Bahan baku
b. Barang dalam proses
c. Barang jadi
d. Suku Cadang
e. Bahan pembantu: oli, bensin, solar
f. Barang dalam perjalanan, yaitu barang yang sudah dikirim oleh Supplier
tetapi belum sampai di gudang perusahaan.
g. Barang konsinyasi : consignment out (barang perusahaan yang dititip jual
yang dititip jual di perusahaan) tidak boleh dilaporkan/dicatat sebagai
persediaan perusahaan.
D. Struktur Internal Control Persediaan
Pengendalian persediaan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Untuk
mempertahankan tingkat persediaan sebaik mungkin maka diperlukan suatu
control / pengendalian. Untuk mempertahankan tingkat persediaan seperti seperti
apa yang dikemukakan oleh Magee (1992 :107) mengemukakan sebagai berikut :
1. By keeping inventories well under control and;
2. By fixing inventory levels and plans based an clor assesment and balancing of risks.
Untuk memperbaiki pengawasan atas pengelolaan persediaan yang dapat
memberikan jaminan bagi manajemen diperlukan adanya internal control yang
cukup memadai, sehingga transaksi-transaksi yang berhubungan dengan
persediaan akan dapat dikendalikan.
Menurut Romney (2006 : 229) , struktur pengendalian internal terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang
wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi.
Pengendalian intern persediaan dalam suatu perusahaan tidak saja penting,
tetapi juga rumit untuk dilaksanakan. Adapun alasannya sebagai berikut :
a. Persediaan pada umumnya merupakan unsur yang utama dalam neraca
perusahaan dan biasanya sudah merupakan unsur terbesar dalam kelompok
b. Salah satu unsur dalam pengendalian intern persediaan adalah perhitungan
dan pemeriksaan atas persediaan. Tetapi karena lokasi perusahaan yang
terdiri dari beberapa tempat, hal ini menjadi lebih sulit dilaksanakan.
Disatu pihak, perusahaan harus mempunyai persediaan yang sedemikian
rupa sehingga dapat memperlancar kegiatan penjualan tetapi dilain pihak
hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam masalah audit atas persediaan.
c. Semakin banyak jenis/ragam persediaan akan semakin menyulitkan dalam
pemeriksaan penilaiannya.
d. Dalam penilaian persediaan, terdapat beberapa metode yang dapat
digunakan oleh setiap perusahaan dengan satu syarat bahwa penggunaaan
metode tersebut harus konsisten dari tahun ke tahun.
Internal Control persediaan yang efektif tidak dapat terjadi dengan
sendirinya tanpa adanya perencanaan dan pengarahan yang baik. Beberapa faktor
dan kondisi yang merupakan prasyarat untuk terciptanya internal control
persediaan yang baik adalah sebagai berikut :
1. Penetapan tanggung jawab dan otorisasi yang jelas terhadap persediaan.
2. Tujuan dan kebijaksanaan yang dirumuskan dengan baik.
3. Saran dan tempat penyimpanan yang baik.
4. Identifikasi dan klasifikasi yang baik.
5. Penyederhanaan dan standarisasi atas persediaan.
6. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai.
Di dalam suatu internal control persediaan, satu hal yang harus
diperhatikan adalah adanya pemisahan fungsi antara bagian yang menangani
persediaan secara fisik dengan bagian yang mencatat persediaan.
Atas dasar ini dapat ditarik kesimpulan bahwa internal control dapat dibagi
dua fungsi internal control, yaitu :
1) Pengendalian terhadap fisik persediaan yang mencakup fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi pengiriman.
2) Pengendalian terhadap pencatatan persediaan yang mencakup sistem akuntansi
biaya dan pencatatan persediaan dengan sistem perpectual.
Pembahasan lebih lanjut mengenai pengertian sebelumnya adalah sebagai
berikut:
Ad. (a) Pengendalian Terhadap Fisik Persediaan 1. Fungsi Pembelian
Pembelian dilakukan berdasarkan surat permintaan pembelian dari bagian
yang memerlukan barang. Permintaan pembelian harus disetujui/ditandatangani
oleh kepala bagian yang bersangkutan atau oleh yang berwenang untuk
menyetujui pembelian tersebut, agar pembelian yang dilakukan dapat
dipertanggungjawabkan. Surat permintaan pembelian harus memuat dengan jelas
kuantitas, jenis, dan kualitas dari barang yang dibeli sesuai dengan yang
dibutuhkan.
Prinsip-prinsip yang ada di dalam suatu internal control pembelian yang
a. Adanya pemisahan antara bagian yang melakukan pembelian dengan
bagian yang melakukan pembayaran atas pembelian tersebut.
b. Catatan penyediaan harus dapat mencatat semua transaksi yang berkaitan
dengan persediaan. Catatan persediaan perpectual biasa hanya mencatat
kuantitas saja juga bisa nilai dari kuantitas persediaan tersebut.
c. Secara periodik harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan untuk
menjamin adanya kecocokan antara pencatatan dengan fisik yang ada.
d. Adanya penanganan yang lebih teliti terhadap retur pembelian dan
sejenisnya.
2. Fungsi Penerimaan
Semua barang yang dibeli perusahaan diterima oleh bagian penerimaan
barang yang merupakan bagian yang terpisah dari bagian pembelian, gudang, dan
pencatatannya. Adapun perincian, tugas dan tanggung jawab bagian penerimaan
barang adalah sebagai berikut :
a. Menerima semua kiriman barang yang disupply
b. Menghitung jumlah barang yang diterima
c. Memeriksa jenis dan kualitas dari barang yang diterima apakah sudah
sesuai dengan pesanan pembelian.
d. Memeriksa keadaan umum barang untuk mencegah terdapatnya barang
yang rusak
e. Menandatangani surat tanda terima
f. Membuat laporan penerimaan barang
3. Fungsi Penyimpanan
Barang yang diterima oleh bagian penerimaan selanjutnya disimpan oleh
bagian penyimpanan. Bagian gudang akan memberitahukan mengenai barang
yang diterimanya kepada bagian akuntansi. Petugas gudang bertanggung jawab
untuk menjaga secara fisik barang yang disimpan. Pengeluaran barang dari
gudang harus didasarkan pada permintaan barang yang dibuat secara tertulis dan
telah disetujui/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Untuk melaksanakan fungsi ini, bagian gudang harus membuat pembagian
yang penting untuk pengendalian dari persediaan, dengan menandatangani barang
yang diterima, hal ini merupakan tanggung jawab tersendiri dan dengan
memberitahukan kepada bagian akuntansi mengenai jumlah persediaan yang ada,
itu akan mendorong verifikasi dari bagian penerimaan.
4. Fungsi Pengiriman
Bagian ini bertanggung jawab untuk semua pengiriman barang ke luar
perusahaan. Pengiriman yang dilakukan harus didasarkan pada perintah dari
bagian penjualan dalam bentuk surat jalan. Surat jalan ini nantinya ditandatangi
oleh pembeli, yang akan digunakan sebagai lampiran faktur dan penagihan.
Ad. (b) Pengendalian Terhadap Pencatatan Persediaan
Pengendalian terhadap pencatatan persediaan dapat dilihat menjadi
1. Sistem Akuntansi Biaya dari Persediaan
Pada dasarnya merupakan masalah pemberian harga terhadap persediaan
yang mencakup unsur-unsur pemakaian bahan baku, bahan pembantu, tenaga
kerja, dan biaya tidak langsung baik untuk barang dalam proses maupun untuk
barang jadi. Dengan demikian sistem ini meliputi seluruh pencatatan dan laporan
dari bagian produksi yang memberikan informasi dari pemakaian bahan baku,
bahan pembantu, tenaga kerja, dan biaya tidak langsung yang digunakan di dalam
proses produksi.
2. Pencatatan Persediaan dengan sistem Perpectual
Pencatatan persediaan dengan sistem perpectual merupakan bagian yang
penting dari sistem internal control atas persediaan. Informasi ini diperlukan oleh
bagian pembelian, produksi dan penjualan untuk digunakan sebagai dasar
penyusunan rencana kegiatan dari masing-masing bagian tersebut. Dalam metode
ini ada 3 (tiga) alat yang selalu memperkuat satu sama lain yaitu :
a. Kartu gudang yang mencatat mutasi bahan secara fisik dalam kuantum.
b. Administrasi persediaan di bagian pembukuan yang mencatat mutasi
barang dan nilainya (baik kuantum maupun harga).
c. Perhitungan fisik setiap akhir periode, dilakukan untuk dicocokkan
dengan harga pada setiap periode pula.
Dari uraian tersebut maka dapat dilihat bahwa jumlah persediaan yang ada
secara fisik sesuai dengan jumlah persediaan yang tercatat, diperluakan adanya
suatu perhitungan fisik persediaan minimal sekali dalam setahun. Amir Abadi
Penghitungan fisik persediaan secara periodik mengurangi kemungkinan
kecurangan dan kekeliruan yang dapat terjadi dalam catatan, dan pengetahuan
akan dibandingkannya pekerjaan klerk persediaan dengan klerk fisik persediaan
membuat mereka bekerja secara hati-hati. Klerk persediaan akan melihat akurasi
penghitungan penerimaan barang pada saat ditransfer ke klerk fisik persediaan
karena catatan penerimaan akan merupakan dasar dari pembebanan catatan
persediaan barang yang harus dipertanggumgjawabkan oleh klerk persediaan.
Adanya internal control persediaan yang baik dalam suatu perusahaan
akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan itu.
Oleh sebab itu dapat dikatakan merupakan suatu keharusan bagi suatu
perusahaan untuk mengadakan pengendalian persediaan tersebut harus terus
berusaha memperbaiki sistem internal control persediaan yang ada tanpa
melupakan pertimbangan antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang
nantinya diperoleh perusahaan.
E. Penelitian Terdahulu.
1. Kristy Rae dan Nava Subramania (2008) dengan judul penelitian “Kualiatas
prosedur pengendalian internal antesedeng dan efek moderating pada keadilan
organisasi terhadap penipuan karyawan’’. Dalam penelitian ini Variable
penelitian yang digunakan yaitu independen mengenai pengendalian internal
keadilan organisasi sedangkan dependen mengenai penipuan karyawan.
Hasil penelitian ini yaitu kejadian penipuan lebih tinggi terjadi disuatu
terhadap keadilan organisasi dalam keadaan yang tidak diperhatikan, maka
kualitas pengendalian internal dan keadilan organisasi merupakan hal yang
sangat penting untuk mencegah kecurangan.
2. Alexander Pandu Baskoro (2011) dengan judul penlitian “Analisis Dan
Perencanaan Jaringan Komputer Study Kasus: Inna Garuda Yogyakarta”. Dalam penelitian ini analisa system jaringan komputer dalam proses bisnis inna
garuda Yogyakarta ini bartujuan menganalisa sejauh mana optimalisasi
jaringan komputer yang berkaitan dengan aktivitas bisnis di perusahaan.
Hasil penelitian ini adalah sebuah dokumen lengkap mengenai sistem di
inna garuda Yogyakarta.
3. Elfira Fahmi (2008) dengan judul penelitian “Analisis Penerapan Sistem
Electronic Data Processing (EDP) Dalam Pengolaha Penjualan Dan
Penerimaan Kas Pada PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan”.
Dalam peelitian ini analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif. Jenis
data yang digunakan adalah jenis data primer dan sekunder.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem EDP yang dimiliki
perusahaan sangat baik dan sesuai dengan tuntutan zaman, namun lengkapnya
fasilitas komputer dan baiknya sistem informasi akuntansi kurang didukung
oleh personel yang cukup ahli dan kurangnya pemahaman karyawan untuk
mengaplikasikan sistem ERP yang digunakan oleh perusahaan sehingga
membutuhkan pelatihan yang intensive untuk hal tersebut. Perusahaan juga
menerapkan pengendalian intern yang baik untuk pengawasan sistem aplikasi
4. Fenni Monica Hasugian (2008) dengan judul penelitian “Penerapan
electronic data processing Dalam Proses Transaksi pada PT. Bank Mandri
(Persero)Tbk Branch Brayan Medan. Dalam penelitian ini analisis penelitian
yang digunakan yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan study kasus.
Hasil penelitian ini adalah system BDS-IBS memiliki kemampuan system
yang canggih. Hal ini ditandai dengan proses pengerjaan dilakukan secara
terprogram dan menyeluruh. Masing-masing fungsi yang ada pada system ini
sangat berperang penting dan saling terkait. Transaksi antar cabang
(interbranch) dapat dilakukan denan melakukan apliksi BDS-IBS dan
didukung dengan banuan Lintas Artha yang merupakan jaringan komunikasi
yang dipakai Bank Mandiri sebagai sarana koneksi antar cabang maupun
kantor pusat.
5. Putu Beni Partacaraka (2010) dengan judul penelitian “Analisis Penerapan
Srtuktur Pengendalian Inern berbasis electronic data processing (EDP) Di
Lembaga Pengkreditan Desa (LPD) Sekota Denpasar”. Dalam penelitian ini
analisis kuantitatif yaitu teknik analisis data dengan melakukan perhitungan
tertentu sehubungan dengan penilaian terhadap struktur pengendalian intern
berbasis electronic data processing (EDP) di LPD Se-Kota Denpasar, serta
ditambah dengan uji validitas dan reliabilitas data untuk menguji keakuratan
data.
Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa tingkat pelaksanaan struktur
Denpasar ditinjau dari aspek lingkuangan pengendalian, penaksiran resiko,
aktivitas pengendalian, dan pemantauan termasuk dalam kriteria efektif.
6. Barra Roberta Ann (2010) dengan judul penelitian “Analisis Pengendalian Intern Penjualan Kredit Pada KPRI Universitas Brawijaya Malang’’. Dalam
penelitian ini analisis penelitian yang digunakan yaitu penelitian kualitatif
deskriptif yang menggunakan pendekatan study kasus.
Hasil dari penelitian ini yaitu pada dasarnya penerapan system pengendalian
intern penjualan kredit KPRI-UB sudah cukup baik namun ada celah yang
menjadi kendala dalam system ini antara lain:
a. mudahnya KPRI-UB memberikan otorisasi dalam penjualan kredit
dimana penjualan kredit akan terus dilakukan selama piutang anggota
belum melebihi flafod pinjaman.
b. Lama angsuran pembayaran piutang ditentukan sendiri oleh anggota
dengan kebijakan pemberian batasan maksimal 10x angsuran untuk
bahan kebutuhan pokok.
7. Dian Hartati (2009) dengan judul penelitian “Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha Pada PT. SFI Medan”. Dalam penelitian ini analisis penelitian
yang digunaka yaitu penelitian kualitatif deskriptif yang menggunakan
pendekatan study kasus.
Hasil penelitian yang dilakukan yaitu berdasarkan penelitian yang dilakukan
penulis terhadap prosedur kerja, dari mendapatkan cslon debitur sampai
pelunasan piutang usaha pada PT. SFI Medan diketahui bahwa manajement
piutang usaha baik dari segi pengelolahan hingga pengawasan piutang usaha
tersebut.
8. Putri Indah Sari (2010) dengan judul penelitia “Penerapan Sistem Electronic
Data Processing (EDP) Siklus Pendapatan Pada PT. Bank SUMUT Cabang
Pembantu USU, 2009”. Data yang diperoleh dapat segera diproses dengan
cepat dan tepat hingga pada akhirnya menjadi informasi Dari analisa penelitian
maka penulis dapat melihat bahwa peranan dari komputer jelaslah sangat besar
dalam menjamin terlaksananya kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien.
9. Ahmad Daud dkk, (2009) dengan judul penelitian “Analisis Electronic Data
Processing (EDP) Dalam Pengolahan Data Penerimaan Dan Pengeluaran Kas
Pada PT. Pegadaian (Persero) Kantor Cabang Lemabang Palembang”. Dalam
penelitian ini analisis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif
kualitatif.
Hasil dari penelitian ini yaitu menunjukan bahwa Electronic Data Processing
(EDP) yang dimiliki perusahaan sangat baik dan sesuai dengan prosedurnya,
namun dalam system software aplikasi PASSION ini memiliki permasalahan,
yaitu tertundanya proses laporan apabila terdapat kesalahan tidak sengaja
dalam pengimputan, karena kesalahan yang terjadi tidak langsung diproses
melainkan dikumpul terlebih dahulu hingga dalam batas tertentu.
10. Ummi Pasaribu (2011) dengan judul penelitian “Analisis Penerapan
Electronic Data Processing (EDP) Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kabupaten Siak”. Dalam penelitian ini
pengumpulan data dilakukan dengan mengajukan daftar pertanyaan dan
wawancara dengan bagian yang terkait.
Hasil dari penelitian ini yaitu dengan adanya penerapan system
pemrosesan data electronic dalam system informasi akuntansi di rumah sakut
umum daerah (RSUD) Kabupaten Siak maka rumah sakat dapat
menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat, tepat dan lengkap serta
data menghemat waktu dan biaya. Sedangkan penerapan EDP jika ditinjau
dari system pengendalian intern masih kurang baik karena ada fungsi-fungsi
dalam rumah sakit yang melakukan tugas rangkap.
F. Kerangka Pikir
Penelitian ini untuk melihat penggunaan atau penerapan electronic data
processing system secara terintegrasi dalam suatu pemahaman yang
terkomputerisasi sehingga diharapkan atau terikat atau menjadi alat pengendali
dalam proses informasi akuntansi intern yang awalnya pada efektifitas dan
efesiensi untuk memenuhi pula kebijakan management.
Kerangka berfikir penelitian ini secara menyeluruh digambarkan sebagai
berikut:
Gambar 2. Kerangka Pikir Penelitian Electronic Data processing
system
Efektifitas Pengendalian Persediaan Intern.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Dalam rangka memperoleh data dan informasi sehubungan penelitian ini,
maka penulis melakukan penelitian di PT. Usaha Central Jaya Makassar, dengan
alokasi waktu penelitian yang dilakukan selama bulan Juli sampai Agustus 2017.
B. Jenis Dan Sumber Data a. Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai
berikut :
1. Data Kualitatif
Data kualitatif adalah data yang berbentuk kata-kata atau yang
berwujud pernyataan-pernyataan verbal, bukan dalam bentuk angka. Data
kualitatif diperoleh melalui berbagai macam teknik pengumpulan data
misalnya wawancara, analisis dokumen, diskusi terfokus,atau observasi
yang telah dituangkan dalam catatan lapangan (transkrip).
2. Data Kuantitatif
Data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak-pihak yang
berkepentingan berupa data lisan dengan penjelasan mengenai
pembahasan. Data bisa berupa angka-angka yang dapat dihitung seperti
jumlah karyawan PT. Usaha Central Jaya dan data lainnya yang
menunjang penelitian.
b. Sumber Data
Data yang diperoleh ini bersumber dari :
1. Data primer, yaitu hasil tanya jawab pimpinan PT. Usaha Central Jaya
dan para karyawan yang ada hubungannya dengan masalah yang akan
dibahas dalam penulisan skripsi ini.
2. Data sekunder, yaitu data yang berasal dari laporan blangko serta
formulir yang digunakan perusahaan bersangkutan dalam operasinya
dan yang akan digunakan oleh penulis selama penelitian.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan proposal ini penulis menggunakan metode pengumpulan
data sebagai berikut :
1. Pendekatan Kepustakaan (Library Research) meliputi literatur-literatur
sehubungan dengan bahan yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini juga
dilengkapi dengan menyimpulkan buku-buku teori dan kerangka ilmiah, yang
dapat berhubungan dengan penulisan skripsi ini serta materi yang telah diberikan.
2. Pendekatan lapangan (Field Research) untuk memperoleh data penulis
mengadakan pengamatan langsung atau pendekatan lapangan dengan mengadakan
wawancara langsung terhadap pimpinan perusahaan serta beberapa staff maupun
secara lisan masalah dapat memperoleh gambaran secara jelas yang ada
hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penulisan proposal ini.
D. Definisi Operasional Variabel 1. Variabel bebas
Diperusahaan ini pemanfaatan komputer yang periorentasinya
diterapkan pada PT. Usaha Central Jaya untuk menyediakan informasi
bagi pihak internal maupun eksternal.
2. Variabel terikat
Penyediaan intern yaitu aktifitas organisasi yang terkordinasi menurut
ketentuan, untuk mencermati keadaan data akuntansi secara efisien dan
efektif.
E. Metode Analisis Data
Dalam menganalisis data pada skripsi ini penulis menggunakan teknik
analisis deskriptif kualitatif. Teknik ini digunakan untuk membandingkan
teori-teori yang diperoleh dari literatur yang dibaca dengan fakta-fakta yang ada
dilapangan. Data yang diperoleh dianalisis secara kualitatif dengan
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Berdirinya PT. Central Jaya Makassar
PT. Usaha Central Jaya merupakan perusahaan kecil yang didirikan oleh
Ibu Merry, yang bergerak dalam usaha perdagangan peralatan mobil dan sambil
membuka usaha bengkel. Perusahaan tersebut berlokasi di Jln. Tentara Pelajar No.
38 Makassar.
PT. Usaha Central Jaya merupakan perusahaan yang berkembang sekitar
38 tahun yang lalu sampai sekarang. PT. Uasaha Central Jaya didirikan pada
tahun 1978, berdiri dan berkembang dengan manajemen yang terbatas. Awalnya
PT. Usaha Central Jaya berlokasi di Jln. Sulawesi dengan nama toko Usaha Jaya.
Semakin majunya usahanya, Ibu Merry merubah nama usahanya dengan nama
PT. Usaha Central Jaya. Perubahan ini disebabkan karena ingin mewujudkan visi
dari Usaha Central Jaya yaitu mengembangkan usaha Peralatan-peralatan mobil
serta usaha bengkelnya dengan memperluas daerah pemasaran.
Adapun hal yang mendorong pemilik dari usaha dagang ini untuk
membuka usaha pemasaran peralatan-peralatan mobil yaitu bahwa peralatan
mobil merupakan kebutuhan masyarakat yang cukup laku di pasaran dan
perputaran dana kas yang cukup baik, sehingga keuntungan yang diperoleh cukup
besar.
Selain hal tersebut dengan adanya motivasi pendirian PT. Usaha Central
Jaya Makassar ini disebabkan adanya beberapa pertimbangan sekaligus sebagai
penunjang kegiatan usaha sebagai berikut :
a. Adanya kerjasama yang baik diantara sesama anggota keluarga
b. Adanya modal yang cukup dan lokasi dari perusahaan.
c. Upah tenaga kerja yang masih terjangkau
d. Daerah pemasaran yang masih terbuka lebar khususnya di kota makassar
dan umumnya daerah Sulaweai Selatan.
Hal inilah yang menjadi faktor pendorong bagi Ibu Merry untuk dapat
membuka PT. Usaha Central Jaya Makassar dengan mengembangkannya guna
memenuhi kebutuhan masyarakat yaitu kebutuhan peralatan kendaraan khususnya
peralatan mobil di kota makassar.
Pada tahap pertama, perusahaan ini memasarkan produknya dalam
wilayah makassar, tetapi karena banyaknya permintaan dari daerah maka
perusahaan ini memperluas usahanya ke beberapa daerah di Sulawesi Selatan.
Berkat usaha yang gigih dan ditunjang oleh pengalaman memasarkan barang
dengan baik, sehingga produknya laku di pasaran.
Adapun promosi yang dilakukan oleh PT. Usaha Central Jaya Makassar
adalah :
a. Memeberikan potongan harga kepada pelanggan
b. Memberikan souvenir berupa baju kaos dan kelender untuk pembelian
Untuk mengembangkan usaha ini khususnya dalam mengatasi persaingan,
PT. Usaha Central Jaya Makassar berusaha semaksimal mungkin untuk
memperhatikan masalah mutu atau kualitas dari produknya disamping pelayanan
yang tepat waktu, sehingga hari ke hari konsumen/ para pelanggan semakin
bertambah, hal ini disebabkan adanya mnajemen yang baik dari pemilik
perusahaan.
Untuk memberikan layanan terbaik kepada para pelanggannya,dan juga
untuk mengimbangi permintaan konsumen, maka PT. Usaha Central Jaya
kemudian membuka kerjasama dengan beberapa distributor di pulau jawa.
B. Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas
Struktur Organisasi adalah kerangka yang menunjukkan pekerjaan untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi serta wewenang dan tanggungjawab
tiap-tiap anggota organisasi pada setiap-tiap pekerjaan yang dibuat secara sistematis
mengenai hubungan kerjasama antar orang-orang yang ada didalamnya untuk
mencapai tujuan. Struktur oganisasi ini dibuat secara sederhana, efektif, serta
dapat bekerja secara efisien.
Secara bagan struktur organisasi PT. Usaha Central Jaya Makassar dapat
Struktur organisasi PT. Usaha Central Jaya, sebagai berikut: 1. Pimpinan 2. Kasir 3. Pegawai a. Bagian Pembukuan b. Bagian Penjualan c. Bagian Pengangkutan d. Bagian Mechanick e. Bagian Gudang
C. Tugas Pokok dan Fungsi
Adapun pembagian tugas pokok dan fungsi sesuai struktur organisasi yang
ada pada PT. Usaha Central Jaya Makassar adalah sebagai berikut : PEMIMPIN KASIR PEGAWAI BAGIAN PEMBUKUAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN PENGANGKUTAN BAGIAN MECHANINK BAGIAN GUDANG
1. Pimpinan
a. Tugas Pokok
1) Memimpin PT. Usaha Central dalam rangka menjamin
kelancaran.
2) Panggung jawab penuh terhadap jalannya operasi perusahaan,
mengendalikan perusahaan dengan sebaik-baiknya agar tujuan
yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan hasil yang maksimal.
3) Secara aktif mengawasi seluruh kegiatan dalam perusahaan.
b. Fungsi
1) Perumusan kebijakan
2) Pemberian pembinaan, bimbingan, dan petunjuk teknis
3) Pengamanan dan pengendalian tugas pokok
a) Pemberian tugas dan wewenang kepada bawahan
b) Turut membantu menyelesaikan permasalahan keluhan
pelanggan
c) Mengontrol persediaan barang dagang
d) Memelihara citra PT. Usaha Cental Jaya dalam rangka
mempertahankan kepercayaan dari masyarakat.
1. Kasir
a. Tugas pokok
1) Menangani keluar masuknya kas usaha
2) Membantu pimpinan mengawasi seluruh kegiatan yang terjadi
b. Fungsi
1) Sebagai pengendali, pengatur, serta pengawasan terhadap seluruh
kegiatan usaha
2) Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya
untuk kepentingan usaha
3) Memastikan keamanan dan kecocokan uang kas
4) Memastikan kelengkapan bukti-bukti baik kas tunai maupun
kredit yang berada dalam pengawasannya untuk menghindari
penyimpangan.
5) Melaksanakan kerja sama dengan usaha-usaha dagang lainnya
guna kepentingan usaha
6) Mewakili pimpinan jika sewaktu-waktu tidak berada di tempat
7) Melakukan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
2. Pegawai
1) Bagian Pembukuan
a. Tugas Pokok Tugas Pokok
1) Mengontrol nota-nota baik nota kredit maupun debit
b. Fungsi
1) Menginput nota-nota kredit yang masuk
2) Melakukan penagihan untuk nota-nota kredit yang telah jatuh
tempo
3) Menangani nota-nota debit
5) Melakukan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
2) Bagian Penjualan a. Tugas pokok
1) Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan
sebaik-baiknya dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan
b. Fungsi
1) Melayani pelanggan
2) Mengontrol persediaan barang dagang
3) Mengecek setiap barang yang masuk dan keluar
4) Melakukan pencatatan nota-nota cash
5) Melakukan penawaran barang dagang
6) Menyiapkan barang-barang pesanan pelanggan
7) Mencari pelanggan-pelanggan guna pengembangan usaha
8) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
3) Bagian Pengangkutan a. Tugas pokok
1) Mengirim barang-barang pesanan ke tempat pelanggan
b. Fungsi
1) Menyiapkan barang pesanan pelanggan
2) Mengecek barang-barang yang keluar dari toko
3) Mengangkut barang-barang yang masuk
4) Bagian Mechanick a. Tugas Pokok
1) Mengecek keperluan mobil
b. Fungsi
1) Memperbaiki kerusakan pada mobil
2) Mempersiapkan peralatan yang diperlukan
5) Bagian Gudang a. Tugas
1) Mengontrol persediaan yang ada di gudang
b. Fungsi
1) Merencanakan pengadaan stock (persediaan)
2) Menyerahkan barang dagang yang terjual kepada pembeli
serta kepada pegawai perusahaan yang diberi tugas oleh
pimpinan perusahaan untuk mengambil barang dagang dari
gudang
3) Mengawasi dan melindungi persediaan yang ada dari
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian
Keberhasilan PT. Usaha Central Jaya Makassar dalam menjual barang
dagangannya kepada masyarakat tidak terlepas dari penerapan sistem EDP yang
cepat, tepat, dan akurat, maka berikut ini akan diuraikan bagaimana penerapan
Electronic Data Processing System pada PT. Usaha Central Jaya Makassar
berdasarkan bagian-bagian yang terlibat dalam proses transaksi penjualan,
transaksi pembelian serta pengaruh sistem EDP terhadap pengendalian intern
persediaan.
Semua data transaksi penjualan pada PT. Usaha Central Jaya Makassar
diinput dan diproses oleh komputer menggunakan program aplikasi. Program
Aplikasi yang digunakan adalah AMD. Trading.
1. Pemrosesan Transaksi dengan menggunakan Systen EDP
Proses atau pengoperasian aplikasi AMD. Trading dimulai dari pengisian
password seperti:
a. Password, level pegawai, dan kode pegawai wajib diketahui oleh
pegawai yang berwenang.
b. Toleransi kesalahan pemasukan password sebanyak 6 kali selanjutnya
akan diblokir secara otomatis.
Setelah proses pengisian password selesai, maka akan muncul tampilan
menu utama. Pada tampilan menu utama tersebut dapat dilakukan pemilihan
menu-menu sebagai berikut :
1. Menu Setup
a) Master barang, Kreditur, Debitur, dll
b) Master Perkiraan Akuntansi
c) Tgl. Transaksi d) Closing Month e) Unclosing Month 2. Menu Akuntansi a) Kas Kecil b) Buat Voucher c) Validasi Voucher d) Auto Jurnal 3. Menu Transaksi a) Transaksi Penjualan
b) Transaksi Retur Penjualan
c) Transaksi Pembelian
d) Transaksi Retur Pembelian
4. Menu Laporan
a) Laporan Akuntansi
c) Laporan Pembelian
5. Menu Utility
a) Export Data
b) Import Data
c) Keluar
Berikut ini akan dibahas kegiatan input, proses, dan output dalam aplikasi
AMD Trading pada PT. Usaha Central Jaya :
1. Input
Untuk menginput data digunakan komputer pada masing-masing bagian
yang terlibat pada pemrosesan transaksi. Proses input data ini menggunakan
keyboard sebagai sarananya. Input atau entry data hanya dapat dilakukan oleh
pihak yang berwenang pada bagian pembukuan. Pada saat pemasukan level, kode,
dan password pegawai pada tampilan, maka aplikasi secara otomatis mengenali
pengguna (user) pegawai. Kemudian pengguna (user) menekan enter atau klik OK
untuk masuk ke menu aplikasi.
2. Proses
Berikut ini akan dibahas pemrosesan transaksi dengan aplikasi AMD.
Trading:
1. Pemrosesan Transaksi Penjualan
Proses dimulai ketika pelanggan/ konsumen membeli barang
dagang dalam transaksi cash atau kredit. Dalam penjualan cash, kasir
membuat nota cash, yang kemudian dilunasi oleh pelanggan. Setelah
