Struktur Organisasi & Deskripsi pekerjaan

2.2 Profil perusahaan

2.2.2 Struktur Organisasi & Deskripsi pekerjaan

222.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam seuah organisasi. Stuktur organisasi menunjukkan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan. Struktur organisasi dalam perusahaan merupakan hubungan formal maupun informal antar anggota suatu perusahaan, dimana menunjukkan tentang keberadaan jabatan seseorang dalam suatu perusahaan. Hal ini menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi Gomez – Mejia (2014). Berikut adalah berbagai jenis tipe struktur organisasi yang berkaitan dengan wewenang dan tugas :

24

1) Struktur Organisasi Lini atau Garis

Struktur organisasi garis adalah bentuk organisasi dimana perlimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan dan bawahnya. Bentuk ini disebut juga bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk struktur organisasi merupakan bentuk yang paling tua digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama struktur organisasi ini diciptakan oleh Henry Fanyol.

 Kelebihan :

Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang dikerjakannya, dikarenakan struktur ini sederhana dan lebih mudah dimengerti.

 Kelemahan :

Kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks.

1) Stuktur organisasi Lini dan Staff

Organisasi lini dan staff adalah kombinasi organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertical dari seorang atasan hingga bawahannya. Untuk membentuk kelancaran dalam mengelola organisasi terseut seorang pemimpin mendapat bantuan dari para staff dibawahnya.

Tugas para staff disini adalah membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.

 Kelebihan :

Posisi garis dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada kryawan staff. Sehinga posisi manajer mempunyai waktu lebih banyak untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan.

 Kelemahan :

Sering terjadi konflik antara karyawan dan staff. Dimana sering terjadi supervisor mengmbil alih wewenang dari manajer, hal ini mengakibatkn beberapa manajer mengurangi hal-hal istimewa (privilage) dari supervisor, yang terus menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi manajer dan supervisor.

2) Struktur Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor, yaitu suatu bentuk organisasi dimana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan dibawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap

26

atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

 Kelebihan :

Keahlian yang dimiliki seorsng spesialis fungsional akan memudahkan mereka dalam memecahkan masalah yang terjadi pada area yang berada di bawah wewenangnya.

 Kekurangan :

Dapat mematahkan kesatuan perintah dan tanggung jawab karena perintah dari beberapa atasan yang memiliki kekuasaan yang sama. Dan sering kali terjadi spesialis (alih) sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialnya yang terpenting.

PT. Apparel One Indonesia menerapkan struktur organisasi fungsional karena PT. Apparel One Indonesia dalam mengolah kegiatan organisasinya tersebut kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan dibawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Berikut Adalah gambar struktur organisasi yang digunanakan di PT. Apparel One Indonesia

Gambar 2.1 STRUKTUR ORGANISASI PT APPAREL ONE INDONESIA

(Sumber : PT Apparel One Indonesia)

CEO COO MD General Mgr Operatio nal Manager MD Lib Group Finance Manager MD general Mgr HR Manajer Purchas e Mgr QA Manager Technikal Manager ME manager Factory manajer

28

222.2 Deskripsi Pekerjaan

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian pada PT. Apparel One Indonesia

1. CEO (Chief Executive Officer)

 Merancang dan mengomunikasikan visi perusahaan

 Memotivasi anggota team

 Merekrut anggota team

 Meramalkan Tren pasar

 Menguraikan strategi binis perusahaan

 Membangun hubungan dengan investor

 Mengatur pembiyaan dan anggaran

2. COO (Chief Operating Officer)

COO adalah wakil direktur yang bertugas memimpin divisi operasional internal suatu perusahaan. COO atau Chief Operating

Officer ini peranannya beragam tergantung dari model bisnis atau

perusahaan yang dipimpinnya. 3. Operational Manager

Operasional Manager memiliki tugas utama atas seluruh aktivitas operasional perusahaan, mulai dari pembuatan rencana produksi, pembuatan rencana pemakaian sistem anggaran produksi,

memastikan kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan standar perusahaan, adapun tugas dari operational manager :

 Mengelola seluruh kegitan operasional pabrik dan manajemen pasokan.

 Bertanggung jawab untuk membuat perencanaan produksi, pengembangan tenaga kerja, proses perbaikan, distribusi, kualitas produk dan hasil produksi.

 Menganalisis permasalahan pada kegiatan operasi.

 Merekomendasikan program SOP baru dalam rangka meningkatkan produktivitas, efisiensi dan hasil produksi.

 Mengkoordinasikan kegiatan pemelihaan Mesin.

 Melakukan pelatihan OJT dalam rangka meningkatkan ketrampilan pada semua aspek meningkatkan standar keamanan kegiatan produksi.

4. Finance Manager

Finance manager sebuah posisi jabatan penting sebagai ujung tombak dalam kaitan dengan finance. Tugas dari Finance manager :

 Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

 Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien,

30

akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

 Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan, terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

 Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.

5. MD lib group

Tugas dan tanggung jawab seorang Merchandiser Display (MD) lib group :

 Memajang, mendisplay, merapikan, dan menata produk.

 Menjaga Kebersihan produk yang di pajang.

 Membuat hasil laporan yang ditentukan oleh perusahaan.

 Menjalankan tugas kunjungan ke toko sesuai dengan rencana kerja.

 Memberikan informasi tentang produk baru.

6. MD general manajer

7. HR manajer

 Mengelola orang-oranf yang ada dalam perusahaan, yang disebut karyawan diantaranya : data pribadi karyawan, kompetensi karyawan, KPI atau target, Motivasi, dll yang intinya HRD Manager mengelola karyawan agar memiliki performance yang terus meningkat.

 Membuat sistem HR yang efektif dan efisien : misalnya membuat SOP, job description, system KPI, performance management system, recruitmen & selection managemen system, HR Planing.

 Memastikan bahwa karyawan selalu produktif, loyal dan punya kontribusi terhadap perusahaan.

 Memastikan setiap karyawan, baik karyawan baru maupun karyawan lama memiliki 3C, yaitu :Competency, Comitment

dan Contribution.

 Memastikan ACE, Allignment, Capability, Engagement dimiliki oleh semua karyawan. Penjelas tentang ACE, akan dituliskan dalam artikel terpisah.

8. Purchase manajer

 Memprediksi tingkat permintaan untuk produk

 Melakukan cek harian pada tingkat stok barang

 Melakukan riset untuk memastikan produk dari Supplier terbaik dalam hal nilai, jadwal pengiriman dan kualitas

32

 Menjadi penghubung antara pemasok, produsen, departemen internal yang relevan dan pelanggan

 Membangun dan menjaga hubungan baik dengan Supplier baru dan yang sudah ada

 Bernegosiasi dan menyetujui kontrak, memantau layanan yang disediakan

 Menyimpan file kontrak dan menggunakannya sebagai acuan jika diperlukan memprediksikan tren harga dan dampaknya terhadap aktivitas masa depan

 Memberikan presentasi tentang analisis pasar dan kemungkinan pertumbuhan

 Mengembangkan strategi pembelian

 Menghasilkan laporan dan statistik menggunakan software komputer.

 Mengevaluasi tawaran dan membuat rekomendasi, bertdasarkan faktor komersial dan teknis

 Menghadiri pertemuan dan koferensi perdagangan

9. QA Manajer

Tugas pokok dan Tanggung Jawab Terperinci QA

 Memiliki tugas pokok dalam perencanaan prosedur jaminan kualitas suatu produk atau jasa

 Menfisirkan dan menerapkan standart jaminan kualitas

 Merancang sampel prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan melaporkan data berkualitas

10. Technikal Manajer

 Menyiapkan data perencanaan yang dibutuhkan

 Menyusun kriteria teknis yang dibutuhkan

 Merancang Sistem Mekanikal sesuai dengan persyaratan dan spesifikasi teknis yang ditentukan

 Melakukan kegiatan pertumbuhan sistem mekanikal berdasarkan rancangan yang sudah dibuat

 Melakukan pengawasan pada kegiatan instalasi system mekanikal mengacu pada manual pemasangan yang telah ditentukan

 Melakukan pengujian hasil instalasi sistem mekanikal

 Melakukan pemeliharaan sistem mekanikal yang telah dipasang

 Melakukan pengkajian teknis atas sistem mekanikal yang telah dirancang, dibuat, dipasang, dan diperasikan mengetahui efektifitas dan efisiensinya

11. ME Manajer

 Turut menyelesaikan, menerima dan mengatur penempatan tenaga-tenaga non organik di proyek

 Menegur bawahan apabila melakukan penyimpangan terhadap pelaksanaan Buku Biru dan disiplin kerja

34

 Memberikan rekomendasi atas penawaran pemborongan sub Kontraktor/Pemasok

 Menetapkan hasil kintrak kerja dengan pegawai non organik di proyek.

 Menilai prestasi bawahan

12. Factory manajer

Tugas dan wewenang factory manajer atau manajer pabrik bagi jalannya produksi ini diantaranya mengelola beragam fungsi dalam pabrik, antara lain :

 Divisi HRD atau kepegawaian

 Divisi Import

 Divisi Purchasing

 Divisi Logistic

 Divisi Produksi