BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN
3. Struktur Organisasi dan Job Description
Struktur organisasi merupakan sebuah kerangka yang menunjukkan sebuah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberikan peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja dimana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan antara pemegang peranan dan kemudian digabung ke dalam beberapa bentuk hasil (organisasi sebagai suatu sistem peranan) untuk mencapai tujuan melalui strategi yang dipilih. Jadi hakekatnya suatu organisasi (perusahaan) adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan (www.geocities.com).
Adapun struktur organisasi dalam PT. Winner Synthetic Textile adalah sebagai berikut:
1. Jabatan tertinggi: President Director
2. Pihak-pihak yang terkait secara langsung bertanggung jawab kepada presiden direktur adalah sebagai berikut:
a. Finance Director b. Marketing Director
c. Dyeing/Finishing/Printing Manager d. Knitting Manager
e. Garment Manager
f. HRD and Personel Manager
g. Environmental Health and Safety Manager h. Fabric Production Planning and Issued Manager i. Management Representative
3. Pihak-pihak terkait yang bertangung jawab secara langsung terhadap Finance
Director adalah sebagai berikut:
a. Accounting Manager b. Export Import Manager c. Purchasing Manager d. Finance Controller
4. pihak-pihak terkait yang bertanggung jawab secara langsung kepada Marketing
Manager adalah sebagai berikut:
Masih terdapat pihak-pihak yang terkait dan bertanggung jawab secara langsung terhadap manajer-manajer yang disebutkan diatas, untuk selanjutnya dapat dilihat pada lampiran.
Adapun job description dari masing-masing jabatan (pembahasan disini hanya sebatas tanggung jawab manajer) yang ada pada PT. Winner Synthetic Textile adalah sebagai berikut:
1. President Director
Tugas President Director pada perusahaan ini adalah President Director dapat mengusulkan ekspansi pabrik, menyetujui dasar-dasar kebijakan dalam semua bidang untuk mencapai tujuan perusahaan keseluruhan secara efektif dan efisien, mengawasi kegiatan dan perkembangan perusahaan, mempertimbangkan dan menyetujui penambahan dan pemberhentian pegawai, mengadakan perubahan terhadap anggaran dan melakukan evaluasi secara langsung serta mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.
2. Finance Director
Tugas Finance Director adalah memeriksa dan menyetujui laporan keuangan yang dibuat oleh bagian accounting, memeriksa dan menyetujui kegiatan ekspor produk jadi dan memeriksa laporan incoming raw material, menyetujui rencana atau permintaan pembelian bahan baku yang dibutuhkan dan komponen-komponen mesin yang rusak, serta mengendalikan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan.
2.1 Accounting Manager
Tugas Accounting Manager adalah menangani pengelolaan kas, memeriksa dan menyetujui pencatatan transaksi keuangan, pencatatan harta dan hutang, membuat laporan keuangan, aktivitas akuntansi yang mencakup proses transaksi, rencana dan pengumpulan piutang, penyiapan daftar pembayaran, pengaturan pembagian gaji pegawai.
2.2 Expor Import Manager
Tugas Expor Import Manager adalah melakukan kegiatan yang berkaitan dengan proses pengiriman atau delivery produk pesanan customer yang telah jatuh tempo untuk dikirmkan ke customer, selain itu juga melakukan kegiatan penerimaan barang-barang yang dibeli dari luar, seperti sumber daya bahan baku dan lainnya.
2.3 Purchasing Manager
Tugas Purchasing Manager adalah mengawasi kegiatan pembelian sesuai dengan prosedur yang diterapkan perusahaan, menyetujui surat perjanjian mengenai kesepakatan pembelian material dan harga material, memastikan kualitas dan harga material yang dibeli, minimal tawaran dari supplier, menjamin dan menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pihak
supplier.
3. Marketing Director
Tugas Marketing Manager adalah membuat dan menyetujui rencana pemasaran produk, mengawasi aktivitas sales manager, menerima pesanan dan menyetujui rencana produksi pesanan yang akan diserahkan kebagian produksi serta menjaga
hubungan baik dengan pihak customer agar tidak beralih ke perusahaan lain dan menjaga hubungan baik dengan buyer yang akhirnya akan menjadi customer tetap perusahaan.
3.1 Sales Manager
Tugas Sales Manager adalah mengkoordinasikan kegiatan staf-stafnya, menerima dan mendelegasikan rencana pemasaran yang telah ditentukan, menyampaikan spesifikasi customer terhadap produk-produk yang dipasarkan. 4. Dyeing/Finishing/Printing Manager
Tugas Dyeing/Finishing/Pinting Manager adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas kesesuaian produksi akhir dengan spesifikasi kerja.
b. Mengawasi penyiapan bahan baku yang lebih ekonomis dan efisien dari
penggunaan mesin finishing.
c. Membuat rencana dan jadwal kerja yang sesuai untuk menghindari
keterlambatan produksi akhir.
d. Menjaga disiplin dan mengevaluasi pekerja untuk mendapatkan produksi yang
tinggi dan meminimasi sampah dan kerusakan.
e. Bertanggung jawab menentukan bahan yang dibutuhkan bahan pembantu,
mesin-mesin dan kapasitas perlengkapan.
f. Mengendalikan dan memeriksa proses dan aliran produksi. g. Mengendalikan aktivitas penjadwalan shift.
h. Melakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pihak QC melakukan
i. Mengawasi departemen lain yang berkaitan dengan pekerjaan ini untuk
mencapai efisiensi dan produktivitas yang tinggi.
5. Knitting Manager
Tugas untuk Knitting Manager adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab pada kesesuaian fabric knitted dengan spesifikasi job order.
b. Mengatur penyiapan bahan baku yang lebih ekonomis dan lebih efisien dengan cara menggunakan mesin knitting.
c. Menggunakan bahan baku yang telah diperiksa QA/QC.
d. Menjaga disiplin dan mengevaluasi pekerja untuk mencapai produksi yang tinggi dan meminimasi sampah dan kerusakan.
e. Berdasarkan target produksi tetap dari perusahaan manajer produksi bertanggung jawab dalam menentukan bahan baku, bahan pembantu, pekerja, mesin-mesin produksi, dan peralatan.
f. Mengecek dan mengontrol proses produksi. g. Mengontrol aktivitas penjadwalan shift. h. Menyusun sistem administrasi.
i. Menyusun liburan yang pantas untuk karyawannya dan jadwal cuti sakit tanpa mempengaruhi target pencapaian produksi.
j. Mengawasi bagian lain yang berhubungan dengan pekerjaan ini untuk mencapai produktivitas dan efisiensi yang tinggi.
k. Menyetujui penyelesaian produksi, penggunaan bahan baku, dan total karyawan yang dibutuhkan dan pekerjaan lain yang sedang berjalan.
6. HRD and Personal Manager
Tugas untuk HRD and Personal Manager adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawab setiap divisi serta menyediakan pekerjaan tertulis dan surat perjanjian untuk semua karyawan (karyawan produksi dan karyawan administrasi).
b. Menyusun dan mengendalikan proses recruitment, seleksi, tes dan penempatan karyawan sesuai persyaratan dan kemampuannya dalam organisasi perusahaan.
c. Mengurus program perkembangan karyawan dari pelatihan, seminar-seminar, dan kursus untuk meningkatkan kemampuan kerja dan keahlian karyawan untuk mengikuti evaluasi hasil pembelajaran.
d. Mengembangkan dan menetapkan peraturan kerja sesuai dengan ketentuan hukum kerja pemerintah dan perwakilan pelaksanaan.
e. Mengkomunikasikan dan menginformasikan kepada karyawan tentang peraturan perusahaan dan ketentuan seperti kebijakan dan prosedur yang harus ditaati oleh setiap karyawan.
f. Menyiapkan jadwal dan menyetujui permohonan cuti, memeriksa kehadiran dan menyelesaikan persoalan setiap karyawan tanpa mengganggu operasi. g. Menyiapkan dan mengendalikan sistem administrasi karyawan dan mencatat
data karyawan, sejarah, dan kehadiran lembur.
h. Mengkomplain kehadiran karyawan dan persoalannya serta mencoba untuk menyelesaikan masalah.
i. Meningkatkan hubungan aktivitas antara komunitas dan pekerja, mewakili perusahaan untuk memimpin departemen pekerja.
j. Memelihara keharmonisan kerja dalam pabrik untuk meningkatkan jiwa pekerja dan antusiasme dari para pekerja.
k. Mengurus keuntungan sosial dan kesehatan untuk pegawai seperti rekreasi dan kegiatan olahraga, hiburan hari raya, dan lain-lain.
l. Mengendalikan karyawan dalam bagian administrasi kerja dan tugas dari divisi serta evaluasi pekerja.
m. Menyakinkan segala keperluan informasi dan surat jalan, kejelasan dan pengertian setiap pekerja.
n. Memutuskan tugas lain dan tanggung jawab yang berkaitan dengan posisi dan penambahan dan penempatan kerja dari manajemen.
o. Menyetujui laporan bulanan karyawan, evaluasi, laporan kehadiran dan bermacam-macam laporan karyawan.
7. Environmental Health and Safety Manager
Tugas Environmental Health and Safety Manager adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas kebersihan halaman, tanah, saluran air, dan sekeliling gedung-gedung pabrik.
b. Mengkoordinir kegiatan pemotongan rumput dan pohon sesuai dengan jadwal yang direncanakan oleh yang bersangkutan.
c. Mengatur penanaman bunga dan rumput serta memeliharanya dengan baik. d. Mangatur jadwal kebersihan serta pengumpulan sampah diluar gedung pabrik
e. Mengatur penyediaan dan pembersihan tong sampah ditempat tertentu.
f. Mengadakan pengawasan disekeliling pabrik untuk mengadakan rencana kerja berikutnya termasuk saluran air yang macet dan banyak kotoran. Bertanggung jawab atas kesiapan barang-barang atau alat-alat kebersihan oleh stafnya di dalam gedung dan seluruh pabrik.
g. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kebersihan oleh stafnya didalam gedung dan seluruh pabrik.
h. Mengatur dan menyetujui jadwal kegiatan kebersihan, sebagai berikut: - Pembersihan ruang pabrik dan gudang
- Pembersihan ruang kantor dan toilet
- Mengumpulkan sampah yang sudah disiapkan di luar ruangan kantor masing-masing bagian
- Mengontrol kebersihan pabrik
- Mengadakan pembersihan lantai pabrik, gudang bahan baku
8. Fabric QA/Packing Manager
Tugas untuk Fabric QA/Packing Manager adalah sebagai berikut:
a. Menyiapkan rencana inspeksi kualitas dan mengkoordinasi supervisor serta memeriksa sangsi kerja yang pantas untuk mereka.
b. Bertanggung jawab terhadap administrasi, permulaan, penyaluran, pemeliharaan dan berhak atas catatan kualitas dari perusahaan.
c. Memberi saran dan menerapkan kebijakan pengendalian kualitas, prosedur dan sistem pemeriksaan.
d. Memberi waktu istirahat untuk menjaga pengendalian kualitas pekerja sesuai dengan usulan keterlambatan serta mengembangkan dan memotivasi mereka untuk meningkatkan efisiensi kerja dalam memeriksa kualitas.
e. Melatih dan memberikan kualitas untuk kemampuan pegawai pengendalian kualitas.
f. Menyiapkan jadwal dan menyetujui pegawai pengendalian kualitas untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
g. Memberikan bentuk pengendalian kualitas, pemasok dan perintah kerja untuk pegawai QC.
h. Memimpin pengawasan dan pemeriksaan tes dan menganalisa untuk memastikan program mutu yang memadai.
i. Memeriksa kembali dan menyetujui proses pengendalian dan pengendalian kualitas.
j. Memeriksa dan mengontrol QA/QC dan dokumen pengepakkan.
k. Harus mengerti dan bekerja sesuai dengan ketentuan dan peraturan perusahaan.
l. Harus membaca dan mengerti prosedur dan perintah kerja dari berbagai departemen dan bagian.
m. Menyetujui laporan kemampuan dan status mutu manajemen.
n. Berbicara dengan manajer produksi dan pelanggan mengenai bahan baku dan produk yang tidak berkualitas.
o. Mengendalikan puchase order dan mengevaluasi kualitas penjualan sesuai dengan standar pelanggan. Memeriksa pemasok dan menyetujui pemasok.
p. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada supervisor dan pemeriksa.
9. Fabric Production Planning and Issued Manager
Tugas untuk Fabric Production Planning and Issued Manager adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab untuk mengendalikan dan meregistrasi Form Work Order. b. Mengeluarkan production order untuk departemen produksi.
c. Membuat rencana operasi dan jadwal pengiriman. d. Mengkoordinasi manajer produksi dan staf produksi.
e. Menyetujui laporan produksi harian, mingguan, dan bulanan. f. Menganalisa data produksi dan menyetujui laporan evaluasi.
g. Mereview dan mendiskusikan laporan ketidaksesuaian produk dengan
manager concerned dan memastikan adanya tindakan dan penerapannya. h. Memastikan laporan gudang untuk ketepatan waktu produksi.
i. Memeriksa dan mengendalikan work order memutuskan sesuai dengan spesifikasi dan permintaan.
j. Mengendalikan laporan absen dari kepala bagian dan disetujui departemen administrasi.
k. Memeriksa work order mesin dan spesifikasi desain.
l. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada bawahan.
m. Menyetujui permintaan overtime dari operator yang disetujui oleh kepala bagian.
10. Management Representative
Tugas untuk Management Representative adalah sebagai berikut: a. Menangani aktivitas audit mutu internal.
b. Mengendalikan dan mereview dokumen dan tanggal yang berhubungan dengan permintaan ISO 9001:2000.
c. Menindaki keputusan presiden direktur mengenai masalah kebijakan mutu, struktur organisasi termasuk tanggung jawab dan otaritas, menyediakan sumber-sumber yang memadai dan pelatihan personal untuk verifikasi aktivitas.
d. Menerima dan memimpin aturan dalam menetapkan dan pemeliharaan dalam sebuah dokumentasi sistem mutu dan memastikan aturan dokumentasi tersebut dimengerti oleh semua level dalam perusahaan.
e. Mencatat untuk mengidentifikasi quality records, pengumpulan, indexing, filling storage, maintenance and disposition.