ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2000 DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PADA PT. WINNER SYNTHETIC TEXTILE
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Untuk Memenuhi Syarat-syarat Untuk Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh Maimunah NIM 103082029349
Di bawah Bimbingan
Pembimbing I Pembimbing II
Prof.Dr. Abdul Hamid, MS Yessi Fitri,SE,Ak., M.Si
NIP. 131 474 891 NIP. 150 377 440
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Hari ini Selasa Tanggal Dua Belas Bulan Agustus Tahun Dua Ribu Delapan telah dilakukan Ujian Komprehensif atas nama Maimunah NIM 103082029349 dengan judul ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2000 DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PADA PT. WINNER SYNTHETIC TEXTILE Memperhatikan penampilan mahasiswa tersebut selama ujian berlangsung, maka skripsi ini sudah dapat diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 12 Agustus 2008
Tim Penguji Ujian Komprehensif
Amilin, SE.,Ak.,Msi Hepi Prayudiawan, SE.,Ak.,MM
Ketua Sekretaris
Prof.Dr. Abdul Hamid, MS Penguji Ahli
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Maimunah
Tempat/ Tanggal Lahir : 15 Mei 1985
Alamat : Jl. Daan Mogot KM 18 RT 005/ 08 No.44 Kec/ Kel Kalideres Jakarta Barat 11840
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Riwayat Pendidikan:
MI Mambaul Khairaat Jakarta Barat. Lulus Tahun 1997 MTs Da’il Khairaat Jakarta Barat. Lulus Tahun 2000 SMUN 94 Jakarta. Lulus Tahun 2003
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Lulus Tahun 2008
Riwayat Magang dan Organisasi:
Magang pada PT. Winner Synthetic Textile. 25 Juli - 25 Agustus 2006 Bekerja pada PT. Winner Synthetic Textile.September 2006-Maret 2007 Ketua Humas Rohis SMUN 94 periode 2002-2003
Sekretaris Syiar IARI 94 periode 2004-2005
Application Analysis of ISO 9001:2000 In Audit Implementation of Internal Quality
of Winner Synthetic Textile, Ltd
ABSTRACT
ISO 9001:2000 is a standars requirement which is used to measure the ability of an organization in filling standar requirement and rules in accordance with international standar. The purpose of research is to analyze the Audit implementation of Internal Quality in Application of ISO 9001:2000 that has applied in Winner Synthetic Textile, Ltd which is located in Daan Mogot Road KM 16 Semanan, Jakarta Barat 11850, in accordance with previous standard of The National Standardization Council (Dewan Standarisasi Nasional/ DSN) which is located in Geneva, Swittzerland. The author of this minithesis used the method of librarial research an field research. The librarial research is by collecting theoretical data from some literatures and also scientific writings that are related to the problem which is researched. The field research is an interview with the company which has the authority and responsibility to give some datas and explanations needed that related to the research. The analysis method which is used a method of Qualitative Descriptive analysis, interview and observation. This research identifies whether the implementation of ISO 9001:2000 by Winner Synthetic Textile, Ltd has been suitable with the standard of ISO 9001:2000 International. From this research indicates that Winner Synthetic Textile, Ltd has applied the procedure of ISO 9001:2000 that is suitable with International Standard.
Analisis Penerapan ISO 9001:2000 dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada
PT. Winner Synthetic Textile
Abstrak
ISO 9001:2000 merupakan persyaratan standar yang digunakan untuk mngukur kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan dan peraturan yang sesuai dengan standar Internasional. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan Audit Mutu Internal dalam penerapan ISO 9001:2000 yang telah diterapkan di perusahaan PT. Winner Synthetic Textile yang berlokasi di Jalan Daan Mogot KM 16 Semanan, Jakarta 11850 yang sesuai dengan standar yang telah ada menurut Dewan Standarisasi Nasional (DSN) yang berkedudukan di Genewa, Switzerland. Penulis skripsi ini menggunakan metode penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan adalah dengan mengumpulkan data yang bersifat teoritis dari literatur-literatur yang ada dan juga tulisan-tulisan ilmiah yang mempunyai kaitan dengan masalah yang diteliti. Penelitian lapangan adalah penelitian yang berupa wawancara dengan pihak perusahaan yang berwenang dan bertanggung jawab untuk memberikan data dan keterangan yang diperlukan yang berkaitan dengan penelitian. Metode analisis yang digunakan adalah metode analisis deskriptif kualitatif, wawancara dan observasi. Penelitian ini mengidentifikasi apakah penerapan ISO 9001:2000 oleh PT. Winner Syinthetic Textile telah sesuai dengan standar ISO 9001:2000 Internasional. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Winner Syinthetic Textile telah menerapkan prosedur ISO 9001:2000 sesuai dengan standar Internasional.
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah Swt atas semua nikmat yang telah dilimpahkan kepada hamba dan seluruh umat manusia di dunia ini. Shalawat beriring salam kami limpahkan kepada Kekasih-Mu Rasulullah Saw yang telah memberikan cahaya yang terang benderang dalam perkembangan Islam. Seorang pemimpin yang mendekati kesempurnaan yang hakiki dengan berbagai keistimewaan yang ada padanya. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tak terhingga untuk:
Orang tua penulis, Ayahanda Ma’mun Sairan dan Ibunda Roiyah yang tiada henti-hentinya memberikan segala dukungan baik materi maupun non materi bahkan atas doa-doa yang selalu mengalir untuk nanda.
Untuk kakak dan adik penulis, Mutas, Agus, dan Nur terima kasih atas pengertiannya selamanya ini.
Pada kesempatan ini pula penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bpk. Prof.Dr. Abdul Hamid. MS, selaku dosen pembimbing I yang amat sangat baik dalam memberikan bimbingan selama penulisan.
2. Ibu Yessi Fitri,SE,Ak., M.Si selaku dosen pembimbing II yang amat sangat baik dalam memberikan bimbingan selama penulisan.
3. Bpk. Prof.Dr. Abdul Hamid. MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial.
4. Bpk. Drs. Abdul Hamid Chebba, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 5. Bpk. Amilin. SE.,Ak.,M.Si, selaku sekretaris Jurusan Akuntansi.
6. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial yang telah memberi segenap ilmunya untuk penulis.
7. Seluruh Staf dan Karyawan FEIS UIN Syarif Hidayatullah, khususnya bagian akademik yang telah membantu dalam kegiatan administrasi penulis.
8. Bpk. Farid S. Kom selaku MR di PT. Winner Synthetic Textile.
9. Bpk. Sanusi sebagai pembimbing selama melakukan penelitian di PT. Winner Synthetic Textile
10. Seluruh Pegawai dan Karyawan PT. Winner Synthetic Textile yang telah membantu penulis melakukan riset ini.
11. Ahmad Hafizullah, SE. Terima kasih atas bantuannya selama ini.
12. Teman-teman seangkatan Akuntansi A 2003 terima kasih atas bantuannya. Semoga Allah selalu memberikan yang terbaik untuk kita.
Penulis sangat menyadari kekurangan dalam penulisan skripsi ini sehingga saran dan kritik demi penyempurnaan skripsi ini merupakan suatu apresiasi bagi penulis.
Akhirnya dengan segala keterbatasan yang dimiliki, penulis ingin mempersembahkan skripsi bagi semua pihak yang menaruh perhatian bagi perkembangan dunia pendidikan khususnya bidang penelitian di Indonesia dengan harapan akan bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Jakarta, Agustus 2008 Sya’ban 1429H
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN... i
LEMBAR UJIAN KOMPREHENSIF... ii
LEMBAR UJIAN SKRIPSI... iii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP... iv
ABSTRACT... v
ABSTRAK... vi
KATA PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL... xii
DAFTAR GAMBAR... xiii
DAFTAR LAMPIRAN... xiv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Masalah Penelitian... 4
1. Identifikasi Masalah... 4 2. Pembatasan Masalah... 5
3. Perumusan Masalah... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 6
BAB II LANDASAN TEORI A. ISO 9000... 8
1. Sejarah ISO 9000... 8
2. Pengertian dan Standar ISO... 10
3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000... 14
4. Proses Sertifikasi... 19
B. Audit Mutu Internal………. 27
1. Pengertian Audit Mutu Internal………. 27
2. Tujuan dan Manfaat Audit Mutu Internal... 28
3. Fungsi-fungsi yang terkait dengan Auditor Internal... 29
4. Daftar periksa Audit Mutu Internal... 32
5. Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Mutu Internal... 33
6. Audit Mutu Lainnya... 36
BAB III METODOLODI PENELITIAN A. Ruang Lingkup Penelitian... 38
B. Metode Penentuan Sampel... 38
C. Metode Pengumpulan Data... 39
D. Metode Analisis Data... 40
E. Operasional Metodologi Penelitian... 40
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sekilas Gambaran Umum Objek Penelitian... 42
1. Sejarah Perusahaan... 42
2. Visi dan Misi Perusahaan... 43
3. Struktur Organisasi dan Job Description... 44
4. Proses Produksi... 55
5. Kebijakan Mutu Perusahaan... 59
6. Sasaran Mutu Perusahaan... 59
B. Pembahasan... 60
1. Penerapan ISO 9001:2000 PT. Winner synthetic Textile………... 60
a. Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu (klausal 4)... 60
b. Penelusuran Klausal Tanggung Jawab Manajemen (klausal 5)……….. 64
c. Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya (klausal 6)………….. 69
d. Penelusuran Klausal Realisasi Produk (klausal 7)………. 72
e. Penelusuran Klausal Pengukuran, Analisis dan perbaikan (klausal 8).. 84
1. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Audit Mutu Internal
PT. Winner Synthetic Textile... 89
2. Kualifikasi Internal Auditor Sistem Manajemen Mutu PT. Winner Synthetic Textile... 90
3. Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile... 96
4. Tahap-Tahap dalam Pelaksanaan Audit Internal PT. Winner Synthetic Textile... 97
1.Tahap Perencanaan ... 97
2.Tahap Pelaksanaan ... 102
3.Tahap Tindak Lanjut... 104
BAB V KESIMPULAN DAN IMPLIKASI A. Kesimpulan... 111
B. Implikasi... 112
C. Saran... 112
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Nomor Keterangan Hal
DAFTAR GAMBAR
Nomor Keterangan Hal
1.1 ISO 9000 series 12
4.1 Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu 61 4.2 Penelusuran klausal Tanggung Jawab Manajemen 65 4.3 Realated to product, regulatory and legal requirement 66 4.4 Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya 70
4.5 Penelusuran Klausal Realisasi Produk 83
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Keterangan Hal
1 Surat Keterangan 114
2 WINNERTEX PROSEDUR MUTU 115
3 AUDIT PLAN 116
4 AUDIT REPORT 117
5 R.F.C.A 118
6 Internal Audit list 119
7 Internal Audit Training Track Record 120
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik dari sektor pemerintah maupun swasta, mau tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan (survive) dalam menghadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standarisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standarisasi sistem manajemen mutu. Untuk itu, lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran mutu dari suatu lembaga mampu mencapai pengertian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja lembaga tersebut.
Menanggapi isu tersebut di atas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di negara maju bahkan negara-negara berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektivitas dan efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui secara Internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 9001:2000.
Standar sistem manajemen mutu 9001:2000 merupakan suatu hal yang dianggap masih relatif baru di Indonesia. Namun karena tuntutan masyarakat serta kondisi yang ada, nampak perkembangan penerapan standar ini pada organisasi di Indonesia menunjukkan angka yang cukup signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi.
Menurut Bina (2005) dalam jurnalnya ”Aplikasi Sistem Pakar Pada Audit Internal di PT. Winner Synthetic Textile”. Era perdagangan bebas dan globalisasi ekonomi dunia, agar dapat bersaing di pasar Internasional, produk Indonesia juga harus mampu bersaing di pasar dalam negeri dan juga di pasar luar negeri. Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat konsumen harus sadar akan arti penting mutu, standar, dan sertifikasi, serta menjadikannya sebagai landasan penting dalam strategi persaingannya.
Dalam pasar global, cakupan persaingan telah berubah. Pasar domestik semakin menjadi bagian dari pasar dunia, yang dipasok dari pusat-pusat produksi diseluruh dunia. Karena itu semakin banyak perusahaan telah mengubah strateginya, diantaranya PT. WINNERTEX yang merupakan salah satu perusahaan tekstil dan garmen terbesar di Indonesia yang telah berpengalaman lebih dari 30 tahun, perusahaan ini berlokasi di jalan Daan Mogot KM 16 Semanan-Kalideres, Jakarta 11850.
Perubahan strategis yang dilakukan salah satunya adalah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan berusaha mendapatkan pengakuan atau mendapatkan sertifikasi standar manajemen mutu ISO 9001:2000 tersebut, akan tetapi banyak dijumpai perusahaan-perusahaan di Indonesia yang
menerapkan ISO 9001:2000 hanya sekedar untuk mendapatkan selembar sertifikat guna memenuhi persyaratan pelanggan atau hanya ikut-ikutan trend, bukannya membantu organisasi mencapai sasaran bisnisnya.
Sasaran bisnis yang ingin dicapai organisasi dari penerapan ISO 9001:2000 dapat meliputi mutu atau kualitas meningkat, efisiensi meningkat, kinerja karyawan semakin meningkat, produktivitas juga meningkat sebagai akibat dari keteraturan praktek kerja pada perusahaan berdasarkan ISO 9001:2000, serta keteraturan dokumentasi dalam manajemen perusahaan yang akan menunjang mutu produk yang dihasilkan juga semakin meningkat, karena dunia persaingan bisnis global menuntut hanya produk-produk yang bermutulah yang akan memenangkan persaingan dan mempertahankan posisinya di pangsa pasar baik itu domestik maupun Internasional.
Selain faktor di atas yang mempengaruhi perusahaan menerapkan ISO 9001:2000 terdapat juga faktor lain yang mendukung penerapan ISO 9001:2000 pada suatu perusahaan, yaitu karena kondisi globalisasi menyebabkan kaburnya batas-batas antar negara dan semakin ditiadakannya hambatan-hambatan tarif, mendorong timbulnya tuntutan pasar akan adanya suatu kesamaan terhadap mutu sebagai salah satu faktor yang utama.
Maka terdapat suatu keharusan pada perusahaan tersebut untuk melakukan audit terhadap penerapannya. Audit terhadap Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terbagi atas audit eksternal yang dilakukan oleh badan sertifikasi sebagai evaluasi terhadap pemberian sertifikasi kepada perusahaan yang bersangkutan dan audit internal sebagai evaluasi penerapan Standar Manajemen
Mutu ISO 9001:2000. Untuk mendapatkan mutu produk yang baik, maka perusahaan harus memiliki suatu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang baik bagi perusahaannya dan menerapkan Audit mutu Internal tersebut dalam melakukan pemeriksaan.
Dari penjelasan di atas, penerapan ISO 9001:2000 sangat penting bagi perusahaan sebagai langkah untuk mempertahankan dan memajukan suatu perusahaan tersebut. Oleh karena itu penyusun tertarik untuk mempelajari lebih jauh mengenai penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan pelaksanaan Audit Internal sehingga pada penelitian ini peneliti mengambil judul ”Analisis Penerapan ISO 9001:2000 dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT. Winner Synthetic Textile”.
B. Masalah Penelitian 1. Identifikasi Masalah
Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak ke arah yang lebih positif, diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang agar suatu organisasi mampu bertahan (survive) pada masa globalisasi ini. Ada tanggapan bahwa untuk mencapai produk yang bermutu tidak lepas dengan meningkatnya biaya produksi, namun dapat menghasilkan produk yang bermutu atau jasa yang memuaskan pelanggan akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi organisasi. Manfaat secara umum yang dapat dirasakan secara langsung setidaknya adalah keuntungan peningkatan pangsa pasar sebagai
dampak positif dari kepuasan konsumen. Peningkatan permintaan akan diikuti dengan peningkatan volume dan efisiensi produk.
Menurut Anas Wibawa (2005) dalam jurnalnya mengatakan, ISO yaitu standar yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, seri standar ini terdiri dari elemen-elemen yang mengatur mulai dari tanggung jawab manajemen terhadap mutu, sampai kepada hal-hal yang lebih teknis yang menyangkut pembelian bahan baku perencanaan mutu, pengendalian proses, pengujian produk akhir, penyimpanan, pelayanan terhadap pelanggan, dan lain sebagainya. Dengan adanya penerapan ISO 9001:2000 perusahaan mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja perusahaan mengenai produk yang dihasilkan oleh perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas produknya.
2. Pembatasan Masalah
Sistematika ini dibuat dengan maksud untuk membuat agar penulis ini lebih terarah dan mudah dipahami, selain itu juga untuk membatasi masalah penelitian agar tidak menjadi luas. Adapun pembatasan masalah tersebut antara lain:
a. mengenai sistem manajemen mutu b. mengenai tanggung jawab manajemen c. pengelolaan sumber daya
d. realisasi produk
Poin diatas merupakan klausal dari sistem manajemen mutu ISO 9001 yang diterapkan di audit internal dalam hal ini tidak mencapai manajer puncak.
3. Perumusan Masalah
Pokok permasalahan yang menjadi dasar dari penulisan penelitian ini adalah: apakah pelaksanaan audit mutu internal perusahaan dalam hal ini PT. Winner Synthetic Textile telah sesuai dengan yang diisyaratkan ISO 9001:2000
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan audit internal dalam penerapan ISO 9001:2000 yang telah diterapkan di perusahaan PT. Winner Synthetic Textile yang berlokasi di Jalan Daan Mogot KM 16 Semanan, Jakarta 11850 yang sesuai dengan standar yang telah ada menurut Dewan Standarisasi Nasional (DSN) yang berkedudukan di Genewa, Switzerland.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Pihak Perusahaan
Hasil penelitian ini dapat dijadikan tambahan informasi mengenai penerapan ISO 9001:2000 yang membuat sistem kerja terdokumentasi sehingga memudahkan pihak manajer, dapat meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja yang bisa tercapai efisiensi,
meningkatkan pengawasan (adanya audit internal) terhadap pengelolaan pekerjaan, selain itu termonitornya kualitas organisasi terhadap mitra kerja.
2. Mahasiswa
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberi tambahan pengetahuan dalam mengaplikasikan teori-teori yang sudah diperoleh masa perkuliahan atau ilmu yang berkaitan dengan teori dalam penelitian ini.
3. Umum
Sebagai tambahan pengetahuan tentang penerapan ISO 9001:2000 yang mempunyai manfaat besar bagi perusahaan dalam meningkatkan kualitas dan pelayanan bagi konsumen yang dapat mencapai kesesuaian antara perusahaan dan konsumen.
4. Peneliti
Sebagai persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1)
BAB II
LANDASAN TEORI
A. ISO 9000
1. Sejarah ISO 9000
Menurut Dorothea Wahyu Ariani (2003) sejarah ISO 9000 dimulai dari dunia militer dan industri militer, khususnya pada masa perang Dunia II. Dengan semakin meningkatnya aktivitas perang pada tahun 1943, pihak militer Inggris mulai mengalami kesulitan dalam mendapatkan amunisi perang, khususnya mengenai masalah kualitas dan kelancaran pasokan. Untuk mengatasi masalah ini pihak pembelian militer Inggris mulai menerapkan seleksi atas para pemasok, dengan berpatokan pada suatu kumpulan kriteria yang mereka buat, kriteria tersebut merupakan cikal bakal dari apa yang dinamakan standar manajemen kualitas.
Setelah Perang Dunia II, dunia masih mengalami beberapa perang, antara lain Perang Korea, Vietnam, dan Perang Dingin Amerika Serikat. Oleh karena itu, perkembangan industri militer sangat pesat dan diikuti perkembangan dalam standar industri. Departemen Pertahanan Amerika saat itu telah menerapkan standar untuk program manajemen kualitas yang dikenal dengan seri MIL STD. Salah satu standar yang penting adalah MIL-Q 9858 A (1963), yaitu standar yang berlaku atas para pemasok untuk Departemen Pertahanan Amerika. Standar ini kemudian diadopsi oleh pakta Pertahanan Atlantik Utara (North Atlantic Treaty Organization) dan dinamakan AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication 1). Sementara Inggris pun
mengintegrasikan sebagian besar pasal dan persyaratan AQAP-1 ke dalam standar sistem kualitas mereka yang dinamakan DEF/STAN 05-8, dimana hasil evolusinya dimodifikasikan sebagai BS5750 dan dijadikan sebagai standar kualitas sistem.
International Organization for Standardization (ISO) kemudian mempublikasikan seri standar Internasional mengenai penjaminan kualitas dan manajemen kualitas yang dikenal dengan standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 yang berpedoman pada BS 5750. Masyarakat Eropa telah menerapkan standar ini tahun 1987 dan mengadaptasinya sebagai European Norm (EN 29000). Di Indonesia, standar tersebut dipakai sebagai acuan standar manajemen kualitas tahun 1992 dengan nama SNI 19-9000 oleh Dewan Standarisasi Nasional.
Pada tahun 1946, organisasi Internasional untuk standarisasi yang biasa disebut ISO menemukan dan mengembangkan seperangkat standar umum dalam manufakturing, perdagangan, dan komunikasi. Markas besar ISO adalah di Geneva, Switzerland, dan terdiri dari 97 negara, termasuk American National Standard
Institute (ANSI). ISO 9000 adalah suatu rangkaian dari lima standar kualitas Internasional yang dikembangkan oleh The International Organization for
Standardization di Geneva, Switzerland, pada tahun 1987, yang diprakarsai oleh
American National Standardization Institute, New Jersey, ISO 9000 menyediakan kerangka kerja untuk manajemen kualitas dalam organisasi manufaktur. ISO 9000 dimulai tahun 1979 ketika British Standar Institute mulai menciptakan standar untuk prinsip-prinsip kualitas umum. Hal ini berperan penting dalam menuju standar ISO 9000 yang merupakan isu terakhir di tahun 1987. Sehingga sering pula penulisan standar sistem manajemen kualitas tersebut adalah BS 5750/ISO 9000. Sasaran BS
5750/ISO 9000 adalah untuk meletakkan dasar untuk bahasa standar dalam pendokumentasian kebutuhan dan produser kualitas organisasi. Hal ini menghendaki suatu sistem untuk menempatkan dan mengelola fakta-fakta bahwa pengendalian kualitas telah dilaksanakan di seluruh lingkup organisasi. Dalam organisasi, pemenuhan kebutuhan tersebut dicapai melalui pedoman dalam organisasi yang tersusun dalam pedoman kualitas.
2. Pengertian dan Standar ISO
ISO adalah suatu badan yang mengatur sertifikasi atau mengesahkan suatu standar. ISO merupakan singkatan dari International Standar Organization. ISO dibuat karena keinginan perusahaan dari berbagai macam bidang usaha untuk memuaskan pelanggannya, yaitu dengan cara meningkatkan kualitas kerja dan
pelayanan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
(http://klik.uph.edu/iso/whatISO.php)
Menurut Anas Wibawa (2005) Standar seri ISO 9000 merupakan suatu seri yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, seri standar ISO 9000 ini terdiri dari elemen-elemen yang mengatur mulai dari tanggung jawab manajemen terhadap mutu, sampai kepada hal-hal yang lebih teknis yang menyangkut pembelian bahan baku, perencanaan mutu, pengendalian proses, pengujian produk akhir, penyimpanan, pelayanan terhadap pelanggan, dan lain sebagainya.
Menurut Ariani (2003) ISO 9000 merupakan salah satu jalan merebut pelanggan, terutama bila ingin merebut pelanggan yang mensyaratkan penjaminan kualitas (quality assurance). Penjaminan kualitas (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang diimplementasikan dalam sistem kualitas untuk memberikan persyaratan kualitas. Penjaminan kualitas dapat bersifat intern, yaitu memberikan keyakinan kepada pihak manajemen dan bersifat ekstern yang memberikan keyakinan kepada pelanggan. Agar dapat memberikan penjaminan kualitas yang baik, pimpinan harus menerapkan kebijakan yang tegas yang mencakup semua divisi, baik riset, perencanaan, desain, pabrikasi, penjualan dan pelayanan dengan melibatkan semua personil termasuk karyawan, subkontraktor, dan distributor.
Susilawati, dkk (2005) ISO 9000 merupakan kumpulan standar manajemen mutu dan standar proses, bukan standar produk. ISO 9000 terdiri dari beberapa bagian yang memuat tentang sistem manajemen mutu, diantaranya ISO 9001:2000 dan ISO 9004:2000.
Sementara menurut Azevedo, et al (2003) mendefinisikan ISO 9000 sebagai berikut:
ISO is an Internasional standard of quality that applies to the management of the quality of the process used to generate products that attend to the expectation of its customers. These standars were created under the premise that if the development and the management system are of good quality, then the product or the resultant service also will be of good quality. A Quality Management (QMS) in compliance with ISO 9000 will assure that its process of development has a disciplined, repeatable level of control, guaranteeing the quality of product.
Dalam bukunya Vincent Gaspersz (2002) menjelaskan pengertian ISO 9001:2000 adalah suatu standar Internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Sehingga pengertian ISO 9001:2000 dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar 1.1. ISO 9000 series
Pemasok Organisasi Pelanggan
Dalam bukunya Ariani (2005) standar ISO mempunyai lima bagian sebagai berikut: 1. ISO 9000- standar manajemen kualitas dan penjaminan kualitas- pemandu untuk
pemilihan dan pengunaan standar. Standar ISO 9000 berisi pedoman yang digunakan bersamaan dengan keempat standar lainnya.
2. ISO 9001- standar kualitas- model untuk penjamin kualitas dalam perancangan/pengembangan, produksi, instalasi, dan pelayanan jasa ISO 9001 menjamin ketaatan terhadap kualitas dalam tahap perancangan dan pengembangan, produksi, instalasi, dan pelayanan jasa. Oleh karena itu, perusahaan perekayasaan, konstruksi, dan manufaktur yang produknya melalui tahap-tahap tersebut sangat berkepentingan dengan standar ini. Standar ISO 9001 merupakan suatu standar yang luas dan digunakan oleh organisasi yang ingin
menunjukkan kompetensinya pada semua bidang operasi dari perancangan dan manufakturing hingga pendistribusian dan pengepakkan.
3. ISO 9002- sistem kualitas- model untuk penjaminan kualitas untuk produksi dan instalasi. Model ini lebih lunak daripada ISO 9001 dan biasa digunakan oleh perusahaan manufaktur umum, dimana perusahaan spesifikasi produk telah dirancang dan ditetapkan dengan pasti.
4. ISO 9003- sistem kualitas- model untuk penjaminan kualitas dalam inspeksi akhir dan pengujian. Model ini sangat terbatas dan sedikit digunakan. Standar ini sesuai dengan organisasi yang ingin membuktikan inspeksi dan pengujian prosedur dan kebijakannya. Diperkirakan kurang dari 5% perusahaan menggunakan standar ini. 5. ISO 9004- elemen-elemen manajemen kualitas dan sistem kualitas-
pemandu/pedoman. Model ini memberikan pengertian atau wawasan mengenai berbagai elemen yang termasuk dalam sistem kualitas dan juga struktur yang diharapkan dalam sistem tersebut. ISO 9004 berisi pemandu dalam hal-hal yang berkaitan dengan faktor teknis, administratif, dan sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi kualitas produk dan jasa. Selain itu juga berguna untuk pemandu dalam perkembangan dan implementasi suatu sistem kualitas.
Susilawati, dkk (2005) dalam jurnalnya ”Harapan dan realita sistem manajemen mutu ISO 9000 dalam penerapannya di perusahaan kontraktor” membagi standar ISO 9000 menjadi dua, yaitu:
1. ISO 9001:2000 berisikan persyaratan standar yang digunakan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan pengaturan yang sesuai.
2. ISO 9004:2000 berisikan pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan sistem manajemen mutu untuk memberikan keuntungan pada semua pihak.
3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Gaspersz (2002) meyatakan ISO 9001:2000 disusun berdasarkan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli-ahli Internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000.
Dalam prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001:2000 itu adalah:
1. Fokus Pelanggan
Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan yang akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha ekspektasi pelanggan.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan adalah:
a. Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan-tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar. b. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya organisasi
menuju peningkatan kepuasan pelanggan.
c. Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi-transaksi.
2. Kepemimpinan
Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan adalah:
a. Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi.
b. Aktivitas-aktivitas akan direvaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara.
c. Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi.
3. Keterlibatan Orang-Orang
Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan orang-orang adalah:
a. Orang-orang dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat.
b. Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan organisasi.
c. Orang-orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.
d. Orang-orang menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus-menerus. 4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukur dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses adalah:
a. Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus (cycle times) menjadi lebih pendek, melalui efektivitas penggunaan sumber-sumber daya.
b. Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan
(predictable).
5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem manajemen adalah:
a. Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang paling baik mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
b. Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci.
c. Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi.
6. Peningkatan Terus-Menerus
Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan terus-menerus adalah:
a. Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi.
b. Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan ada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi.
c. Fleksibilitas bereaksi secara tepat terhadap kesempatan-kesempatan yang ada.
7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan
Keputusan yag efektif adalah yang berdasarkan pada analisa data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogyanya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen kualitas.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan adalah:
a. Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat.
b. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual.
c. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan
8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan adalah:
a. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak. b. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi
perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan. c. Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.
4. Proses Sertifikasi
Dalam artikel yang berjudul ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” (Ichwandi, dkk 2002) menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 bukanlah suatu hal yang akan didapatkan dalam sekejap, namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam suatu organisasi. Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar-benar sudah diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi karena diminta oleh mitra kerjanya tanpa disertai upaya melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya.
Proses sertifikasi tidak terlalu rumit, namun memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang dari keseluruhan yang terlibat dalam suatu organisasi. Proses sertifikasi secara nasional atau bahkan secara Internasional. Langkah-langkah dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu. 2. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada unit-unit organisasi yang
telah ditetapkan.
3. Penetapan/penunjukkan lembaga sertifikasi. Pertimbangan utama dalam melakukan penunjukkan lembaga sertifikasi antara lain akreditasi, kredibilitas dan pengakuan atas lembaga sertifikasi.
4. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan. Penilaian dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yaitu penilaian/audit internal dan penilaian eksternal yang dilakukan oleh tim auditor dari lembaga sertifikasi independen.
5. Pemberian sertifikasi ISO 9001:2000. Sertifikat dapat diberikan apabila organisasi sudah dianggap layak memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000 serta sudah tidak ditemukan lagi ketidaksesuaian yang termasuk dalam kategori MAJOR. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 (tiga) tahun setelah diterimanya sertifikat ini.
6. Surveilen/pengawasan ulang. Surveilen dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan sekali setelah diterimanya sertifikat yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektivitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan/perkembangan yang dilakukan dalam penerapan sistem.
Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara intern maupun ekstern. Selain daripada itu, perlu kemampuan dalam meningkatkan secara terus-menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal
sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah diterapkan. Oleh karena itu perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personil yang terlibat dalam penerapan sistem ini.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001:2000 antara lain:
1. Audit Internal
Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem manajemen mutu dibandingkan terhadap standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen (WM).
2. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga sertifikasi kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam satu tahun oleh lembaga sertifikasi. Surveilen ini dilaksanakan untuk mengevaluasi adanya perubahan-perubahan sistem mutu serta untuk monotoring bagi lembaga sertifikasi apakah organisasi tersebut mampu menerapkan sistem mutunya secara konsisten.
3. Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya khususnya untuk melihat seberapa jauh efektivitas penerapan ISO 9001:2000 dalam menunjang
upaya untuk memberikan pelayanan mitra kerja sehingga sasaran mutu dapat tercapai.
Evaluasi ini dilakukan melalui beberapa cara antara lain: a. Wawancara langsung dengan mitra kerja.
b. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.
Berdasarkan evaluasi kinerja ini diharapkan dapat lebih memacu serta meningkatkan kinerja, terutama dalam ketaatannya dalam menerapkan standar yang diacu.
4. Tinjauan Manajemen
Sebagaimana halnya dengan audit internal, tinjauan manajemen ini juga merupakan keharusan atau wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2000. tinjauan manajemen ini juga dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak.
Kegiatan ini lebih bersifat pengkajian atas penerapan sistem manajemen mutu secara menyeluruh, sedangkan materi-materi pokok yang diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain:
a. Kegiatan audit internal. b. Tindakan perbaikan. c. Hasil Evaluasi Kinerja d. Isu-isu lain yang berkaitan
Dalam buku Vincent Gaspersz (2002) menjelaskan langkah-langkah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 sebagai berikut:
1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak, implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 tidak mungkin serta sangat sulit.
2. Membentuk komite pengarah (steering committee) atau coordinator ISO. Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Komite juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor untuk ISO 9001:2000. Auditor internal merupakan orang-orang yang bebas dari fungsi yang diuji dan seharusnya dilatih terlebih dahulu sebagai penilai . Anggota-anggota dari komite ini seharusnya mewakili setiap fungsi dalam organisasi perusahaan itu. Komite pengarah juga berfungsi sebagai sumber informasi dan penasihat atau konsultan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan sistem kualitas ISO 9001:2000.
3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Memahami persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari suatu proses dokumentasi dan implementasi.
4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi itu. Manajer-manajer, supervisor-supervisor dan anggota-anggota organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Pemahaman terhadap hal ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.
5. Memulai peninjauan ulang manajemen (management review). Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab kualitas dari organisasi perusahaan itu kepada wakil manajemen (management representative), yang
biasanya adalah manajer kualitas. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.
6. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, dan instruksi-instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis. Empat level dari dokumentasi, yaitu: manual sistem kualitas (level I), prosedur-prosedur (level II), instruksi-instruksi (level III), maupun formulir-formulir (level IV), harus diselesaikan. Matriks evaluasi awal seharusnya mengidentifikasikan kebijakan-kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, formulir-formulir yang masih harus ditulis atau dimodifikasi. Manajer-manajer seharusnya diberikan tanggung jawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada.
7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 itu. Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dibangun, maka sistem manajemen kualitas yang ada selama ini harus dimodifikasi, dan dokumentasi pendukung dibuat sehingga implementasi menjadi sukses.
8. Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan. Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 telah diterapkan selama beberapa bulan, maka auditor kualitas internal yang telah memperoleh pelatihan tentang audit sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 perlu memeriksa sistem manajemen kualitas organisasi yang ada apakah telah memenuhi standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Auditor kualitas internal adalah beberapa orang di dalam perusahaan yang berasal dari fungsi yang berbeda yang telah dilatih sehingga memahami secara baik proses auditing dari sistem manajemen kualitas ISO
9001:2000. Hasil-hasil dari audit kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem manajemen kualitas yang ada telah memenuhi persyaratan-persyaratan standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.
9. Memilih registrar. Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen kualitas organisasi telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk memulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen-dokumen seperti manual kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, dan formulir-formulir yang berkaitan dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, serta akan melakukan kunjungan lapangan untuk menanyakan orang-orang yang dianggap perlu di dalam organisasi itu. Biasanya registrar akan meninjau ulang dan memberitahukan tentang kelengkapan dari dokumen kualitas perusahaan. Pada tahap ini apabila masih ada keterangan, dokumen itu harus diperbaiki dan dilengkapi. Dalam memilih registrar harus dilakukan secara hati-hati dengan memperhati-hatikan bonafiditas dari registrar itu, karena tidak semua sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh registrar diakui oleh badan Akreditasi Nasional (National Accreditation Body).
5. Manfaat ISO 9001:2000
Dalam artikel ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” (Ichwandi, dkk 2002) beberapa manfaat yang dapat diambil dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain:
1. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi.
2. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi.
3. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku seluruh organisasi.
4. Meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan. 5. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja.
Sementara dalam buku Vincent Gaspersz (2002) manfaat penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 sebagai berikut:
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen kualitas dari perusahaan itu telah diakui secara Internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuksi pasar global.
3. Audit sistem manajemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem kualitas. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan.
4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar lembaga registrasi bertaraf Internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.
5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.
7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik.
8. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur dari organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.
B. Audit Mutu Internal
1. Pengertian Audit Mutu Internal
Menurut Rudi Ferdinal (2006) dalam jurnalnya ”Analisis Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT. Hakasima Inti sebagai bagian dari Penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001” menjelaskan audit mutu merupakan jenis audit manajemen yang masih tergolong baru jika dibandingkan jenis audit lainnya. Menurut
Amin Widjaja Tunggal (2001) menyatakan audit mutu dibutuhkan seiring dengan mulai dipergunakannya standar manajemen mutu dalam produksi. Definisi tentang audit mutu dapat kita temukan dalam ISO 8402, sebagai berikut:
Suatu penilaian yang sistematis dan mandiri untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil-hasilnya sesuai dengan rencana pengaturan ini telah diterapkan secara efektif dan tepat dalam rangka pencapaian sasaran.
Dari definisi audit mutu diatas kita dapat mendefinisikan audit mutu internal sebagai penilaian yang sistematis dan mandiri terhadap pelaksanaan sistem mutu yang dilaksanakan oleh personel suatu bagian dalam perusahaan tanpa melibatkan pihak luar perusahaan sebagai auditor. Meskipun audit mutu internal ini dilaksanakan oleh personel dari perusahaan itu sendiri, namun kemandirian atau independensi dari pelaksana audit tetap merupakan hal yang utama. Kemandirian diperlukan agar temuan-temuan audit tetap objektif dan dapat dipertanggung jawabkan.
Sementara menurut Bina (2005) audit mutu internal merupakan audit yang dilakukan dalam suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri untuk menilai efektivitas dari penerapan sistem mutu perusahaan serta sebagai alat untuk melakukan peningkatan mutu secara terus-menerus.
2. Tujuan dan Manfaat Audit Mutu Internal
Audit mutu internal memiliki beberapa tujuan. Tujuan-tujuan ini dapat dibedakan menjadi tujuan internal yang bersifat ke dalam perusahaan sendiri dan tujuan eksternal yang bersifat keluar perusahaan.
1. Tujuan Internal
a. Mencari dan menemukan bukti ketidaksesuaian pada sistem manajemen mutu.
b. Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan dan peningkatan. c. Menilai kesiapan pelaksanaan audit eksternal.
2. Manfaat
Audit mutu internal memberi beberapa manfaat sebagai berikut: 1. Membantu mengembangkan sistem mutu terpadu yang efektif. 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. 3. Membantu pembagian sumber daya secara optimal.
4. Membantu mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. 5. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu.
6. Mengurangi biaya-biaya umum tambahan. 7. Meningkatkan produktifitas.
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Audit Mutu Internal a. Auditor
Auditor adalah personel yang melakukan audit terhadap mutu dari sebuah perusahaan. Beberapa hal yang berhubungan dengan auditor adalah:
1. Kriteria Auditor
Auditor dalam pelaksanaan audit mutu internal meskipun berasal dari dalam perusahaan sendiri tetap dituntut untuk independen. Independensi auditor diutamakan karena tingkat efektivitas dan perencanaan terhadap hasil audit
banyak ditentukan oleh independensi auditor dan juga keahliannya. Selain itu terdapat pula beberapa persyaratan atau kriteria yang harus dipenuhi oleh auditor:
a. Memiliki keterampilan berkomunikasi dan hubungan antar personel. b. Memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasikan, memulai,
mengendalikan dan menganalisis.
c. Memiliki kemampuan memimpin terutama untuk mendelegasikan, mengarahkan dan memberi dukungan.
d. Memiliki kemampuan bekerja secara sistematis, mandiri dan bijaksana. e. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan
keberhasilan dan kepemilikan informasi dan temuan audit.
f. Memiliki kepribadian yang seimbang, percaya diri, sikap dan tingkah laku baik dan jujur.
g. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan yang objektif.
Pada perusahaan dengan skala yang cukup besar, audit mutu dilakukan oleh bagian tersendiri yang bertugas secara khusus melaksanakan audit. Bagi perusahaan dengan skala kecil, audit dapat dilakukan oleh personel yang tidak secara khusus melaksanakan audit ini harus bukan merupakan bagian dari departemen yang diaudit. Hal ini penting untuk memperoleh hasil audit yang objektif dan independen.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Auditor
Tugas dan tanggung jawab auditor terdiri atas:
a. Auditor harus dapat mengaudit lingkup ISO 9001 yang digunakan oleh perusahaan dan telah mendalami elemn-elemen yang ada di dalamnya. b. Auditor harus membuat jurnal pelaksanaan audit per bagian dalam satu
tahun dan sudah menyampaikan kepada auditee sesuai dengan prosedur pelaksanaan audit.
c. Auditor harus menyampaikan prosedur pelaksanaan audit kepada auditee. d. Auditor harus membuat bukti-bukti rekaman tentang audit mutu sebagai
bukti audit yang telah dilaksanakan.
e. Auditor harus memiliki dokumentasi mutu tentang rangkuman audit mutu secara pembagian atau keseluruhan bagian.
f. Auditor harus memverifikasi keefektifan tindakan perbaikan yang dilaksanakan sebagai hasil audit.
b. Auditee
Efektivitas pelaksanaan audit juga ditentukan oleh auditee sebagai pihak yang di audit. Tidak tertutup kemungkinan seorang auditee menutupi kesalahan pelaksanaan prosedur kerja bila dianggap membahayakan posisinya. Penutupan terhadap adanya fakta kesalahan pelaksanaan audit akan sangat berpengaruh terhadap temuan audit. Auditee meskipun sebagai objek pelaksanaan audit tidaklah harus diam. Kerjasama dalam memberikan informasi yang tepat kepada auditor merupakan kunci pokok keberhasilan audit. Merupakan tanggung jawab auditee untuk menjamin bahwa tim audit diberi fasilitas kerja yang cukup, dapat
memperoleh informasi yang relevan dan kerja sama efektif dalam semua hal yang berkaitan dengan audit (Bambang dan Sulistijarningsih, 2000).
Berikut ini beberapa hal yang menjadi kewajiban auditee:
1. Bekerja sama dengan auditor dalam perencanaan jadwal audit untuk memastikan penyelesaian waktu yang tepat bagi kedua pihak.
2. Menyediakan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit.
3. Meninjau temuan audit yang disampaikan oleh auditor serta melaksanakan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan.
4. Mendokumentasikan dan menginformasikan kepada auditor atas tindakan perbaikan yang selesai dilaksanakan untuk menunjang verifikasi lanjutan.
4. Daftar Periksa Audit Mutu Internal
Daftar periksa atau daftar pertanyaan merupakan alat bantu yang digunakan oleh auditor dalam melaksanakan audit. Daftar periksa merupakan suatu alat yang sederhana namun sangat efektif untuk menjamin kepatutan, keabsahan dan keaslian suatu dokumen, proses atau prosedur (Bambang dan Sulistijarningsih, 2000).
Dalam melaksanakan audit mutu internal seorang auditor diberi kebebasan membuat daftar periksa ini. Tidak ada panduan khusus dari ISO 9001 dalam membuat daftar periksa ini. Meski demikian daftar periksa harus dibuat secara terinci sebagai pegangan dalam melaksanakan audit seperti halnya dalam audit manajemen dan audit keuangan, pertanyaan-pertanyaan dalam daftar periksa harus dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila daftar periksa terdapat jawaban ”tidak”, maka itu berarti temuan auditnya berupa ketidaksesuaian (Gilang S Priyadi S 1999).
5. Tahap-Tahap dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal a. Tahap Perencanaan
Perencanaan audit diperlukan agar pelaksanaan audit berjalan secara efektif dan tidak buang-buang waktu. Perencanaan yang baik akan memberikan hasil audit yang baik pula. Perencanaan audit dapat disusun dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Penyusunan Jadwal Audit
Pada tahap ini auditor membuat konsep atau susunan jadwal audit dalam satu tahun. Usulan ini kemudian diajukan kepada pimpinan perusahaan untuk dibahas dan memperoleh persetujuan. Setelah disetujui, konsep diketik dalam format jadwal audit dan diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
2) Distribusi Jadwal Audit
Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan, jadwal audit selanjutnya didistribusikan seluruh bagian yang akan diaudit. Tujuan pendistribusian jadwal audit ini adalah agar auditor dan terutama auditee dapat mempersiapkan diri jauh sebelumnya.
3) Pembentukan Tim Auditor
Pada perusahaan yang besar dan bila diperlukan auditor dapat membentuk tim auditor dan dalam tim ini dapat pula disertakan tenaga ahli sebagai pendamping.
Auditor harus sudah memiliki dokumen-dokumen dan prosedur yang diperlukan sebelum pelaksanaan audit, seperti daftar periksa dan apabila diperlukan hasil audit mutu terdahulu.
5) Persiapan Lainnya
Auditor kembali mengecek jadwal audit, dokumen-dokumen yang terkait serta perhitungan biaya yang diperlukan selama pelaksanaan audit.
b. Tahap Pelaksanaan Audit
Pada tahap pelaksanaan audit, ada dua langkah yang harus dilakukan: 1) Audit Mutu Kecukupan (Adquency Audit)
Audit mutu kecukupan dilaksanakan dengan cara memeriksa dokumentasi mutu milik auditee. Dokumentasi mutu ini kemudian dibandingkan dengan elemen-elemen dari ISO 9001 yang digunakan oleh perusahaan. Audit mutu kecukupan ini dilakukan tanpa menghadirkan auditee dan dilakukan di ruang auditor. Hasil dari audit kecukupan, berupa kesimpulan audit yang akan digunakan dalam audit kesesuaian. Hasil audit kecukupan ini tidak disampaikan kepada auditee.
2) Audit Mutu Kesesuaian (Compliance Audit)
Audit mutu kesesuaian merupakan kelanjutan dari audit kecukupan. Dalam audit kesesuaian ini auditor secara langsung memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada auditee dengan berpedoman kepada daftar pertanyaan-pertanyaan yang telah dibuat sebelumnya. Dalam melakukan tanya jawab auditor dapat mengembangkan pertanyaan dari pertanyaan yang ada dalam daftar. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan biasanya sebagai berikut:
a. Apa yang dilakukan oleh auditee, maksud dari pertanyaan ini adalah apakah auditee telah bekerja sesuai dengan apa yang dikerjakan dan apakah auditee benar-benar memahami mengenai lingkup kerjanya.
b. Mengapa auditee melakukan kegiatan tersebut, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengecek apakah auditee bekerja sesuai prosedur dan instruksi bekerja yang terdokumentasi.
c. Dimana auditee bekerja, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengetahui apakah auditee bekerja sesuai dengan tempat/posisi kerja yang diatur dalam prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi.
d. Kapan auditee bekerja, maksud dari pertanyaan ini adalah apakah auditee sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditetapkan dalam prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi.
e. Bagaimana auditee mengerjakan pekerjaannya, maksud dari pertanyaan ini adalah untk mengetahui pakah auditee dalam melaksanakan pekerjaan, mulai dari proses awal pekerjaan hingga penyelesaian pekerjaan, telah sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi.
f. Siapa yang mengerjakan pekerjaan, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengetahui apakah auditee bekerja sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja, mengenai pembagian kerja dan tanggung jawab yang terdokumentasi.
c. Tahap Tindak Lanjut Audit
Tindak lanjut audit merupakan tahap penutup dari seluruh rangkaian pelaksanaan audit. Pada tahap ini terdapat beberapa hal yang dilakukan oleh auditor, yaitu: 1) Mengevaluasi hasil audit dan membuat draft laporan audit.
2) Menyampaikan hasil audit kepada auditee agar auditee dapat mengambil tindakan perbaikan.
3) Mengevaluasi tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan oleh auditee.
Dalam tindak lanjut ini akan tergambar sejauh mana penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 telah dilaksanakan oleh personel yang bertanggung jawab. Selain itu dari tindak lanjut audit ini akan tergambar pula tingkat keefektifan pelaksanaan audit mutu internal (Rudi Ferdinal, 2006).
6. Audit Mutu Lainnya
Seperti halnya audit keuangan dan audit manajemen, dalam audit mutu juga dikenal adanya audit mutu eksternal. Menurut Rudi Ferdinal (2006) audit mutu eksternal dilakukan dengan melibatkan personel dan auditor dari luar perusahaan. Audit mutu eksternal dibagi menjadi dua macam audit, yaitu:
1) Audit Pihak Kedua
Audit mutu pihak kedua adalah audit yang dilakukan oleh pelanggan terhadap pemasok. Audit ini dilakukan apabila terdapat keraguan terhadap sistem mutu pemasok. Pelanggan yang melakukan audit ini biasanya adalah perusahaan dengan skala besar.
2) Audit Pihak Ketiga
Audit mutu pihak ketiga adalah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi sistem mutu sesuai dengan perjanjian yang disepakati. Audit pihak ketiga ini terdapat persamaan dengan audit keuangan yang dilakukan di kantor akuntan publik. Audit oleh pihak ketiga ini biasanya dilakukan oleh surveyor atau badan sertifikasi, seperti SGS dan Sucofindo, yang berhak menerbitkan sertifikat terhadap sebuah perusahaan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian yang dilakukan di PT. Winnertex adalah untuk mengetahui penerapan ISO 9001:2000 dalam meningkatkan mutu produk yang dihasilkan secara keseluruhan tidak hanya perlu ditunjang oleh proses aktivitas manufakturing saja tetapi juga didukung oleh proses aktivitas manajemen yang baik dan bermutu pula. Dalam kondisi peningkatan mutu tidak hanya pada produk tetapi juga mutu kerja pegawainya, maka produktivitas pegawai perlu ditingkatkan.
Guna menunjang peningkatan produktivitas, penerapan sistem manajemen mutu ISO akan memberikan kemajuan positif bagi perusahaan untuk bersaing di pasar global atau pasar Internasional karena sesuai dengan standar mutu yang berlaku.
B. Metode Penentuan Sampel
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif dan studi kasus. Metode penelitian deskriptif digunakan untuk menjelaskan fakta serta kejadian, situasi, kondisi, keadaan yang berlangsung secara sistematis, faktual dan akurat, dalam hal ini mengenai penerapan ISO 9001:2000 dan pelaksanaan audit mutu internal dalam perusahaan, sesuai dengan standar yang digunakan menurut ketentuan yang berlaku, sedangkan metode studi kasus akan digunakan dalam menyajikan masalah nyata yang dihadapi perusahaan dalam
menerapkan ISO 9001:2000 dan pelaksanaan audit mutu internal dan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut.
Dengan adanya metodologi penelitian ini diharapkan akan mempermudah pemecahan permasalahan yang ada, dengan mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut dan menyajikan kasus-kasus yang berhubungan dengan pokok permasalahan yang ada.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode adalah teknik pengumpulan data yang dipakai oleh penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk penulisan proposal skripsi ini sebagai berikut:
1. Penelitian lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian yang berupa wawancara dengan pihak perusahaan yang berwewenang dan bertangggung jawab untuk memberikan data dan keterangan yang diperlukan berkaitan dengan penelitian.
2. Penelitian kepustakaan (Library Research)
Yaitu dengan mengumpulkan data yang bersifat teoritis dari literatur-literatur yang ada dan juga tulisan-tulisan ilmiah yang mempunyai kaitan dengan masalah yang diteliti.
Data yang diperoleh penulis dalam hal ini adalah:
1. Data primer, yaitu berupa informasi yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul dari hasil wawancara penulis dengan pihak perusahaan bagian Management Representative PT. Winner Synthetic
Textile, kemudian dilakukan pencatatan terhadap data-data yang diperlukan dalam penelitian ini.
2. Data sekunder, yaitu berupa data yang melalui penelaahan atas laporan-laporan perusahaan penunjang lain dan literatur-literatur penunjang penulisan lainnya, seperti data dokumen, dan jenis-jenis formulir yang berhubungan dengan manajemen mutu ISO 9001:2000.
D. Metode Analisis Data
Metode ini digunakan untuk menganalisa data-data yang telah diperoleh melalui dua cara tersebut di atas adalah metode deskriptif kualitatif. Pemilihan metode deskriptif kualitatif ini dilakukan kepada dua hal berikut:
1. Metode penelitian deskriptif berupa pemaparan tentang keadaan objek penelitian. 2. Data-data yang diperoleh adalah data-data kualitatif, yaitu data-data mengenai
keadaan atau kondisi objek penelitian.
E. Operasional Metodologi Penelitian
Adapun variabel-variabel yang menjadi objek pengamatan penulis dalam penelitian ini akan didefinisikan sebagai berikut:
1. ISO 9001:2000
Suatu standar Internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan
memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
2. Audit Mutu Internal
Penilaian yang sistematis dan mandiri terhadap pelaksanaan sistem mutu yang dilaksanakan oleh personel suatu bagian dalam perusahaan tanpa melibatkan pihak luar perusahaan sebagai auditor.
