BAB III TINJAUAN KHUSUS
3.4 Apotek Kimia Farma Cipacing
3.4.2 Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi apotek Kimia Farma berpedoman pada ketentuan yang telah ditetapkan oleh PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Secara umum, struktur organisasi di semua Apotek Kima Farma sama, namun masing- masing apoteker pengelola apotek (APA) memiliki wewenang untuk menyesuaikan struktur organisasi dengan kondisi dan sarana yang dimiliki.
Apotek Kimia Farma Cipacing dipimpin oleh seorang APA yang dibantu oleh 1 apoteker pendamping, dan 3 orang asisten apoteker. Semua karyawan di apotek bertanggung jawab sepenuhnya kepada APA. Sedangkan APA bertanggung jawab pada BM atas semua kegiatan kefarmasian yang dilakukan di apotek. Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, ditetapkan pembagian tugas dan tanggung jawab di setiap bagian, sebagai berikut :
kegiatan yang terjadi di apotek, baik di bidang teknis kefarmasian, administrasi, maupun bidang ketenagakerjaan.
Tugas dan tanggung jawab apoteker pengelola apotek adalah :
1. Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggung jawab terhadap pengembangan serta kelangsungan hidup apotek .
2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana, personalia dan anggaran dana, yang dibutuhkan serta mengusahakan kebijaksanaan dan strategi kerja agar program yang telah ditetapkan dapat terlaksana dengan baik.
3. Memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat, melaui pelayanan teknis farmasi dan informasi.
4. Mengelola, melaksanakan, dan mengawasi administrasi yang meliputi administrasi-administrasi umum, kefarmasian, keuangan, dan personalia.
5. Menguasai dan melaksanakan peraturan perundang-undangan farmasi yang berlaku, seperti pelaporan bulanan narkotika.
6. Melakukan kegiatan pengembangan dengan jalan mengikuti dan merencanakan usaha pengembangan apotek, meningkatkan pelaksanaan dan kegiatan usaha di bidang manajemen apotek. 7. Membuat laporan dan memberikan data kegiatan apotek kepada
BM Bandung. B. Apoteker Pendamping
Apoteker pendamping yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping APA dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Apotek ini mempunyai satu orang Apoteker Pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
langsung kepada APA. Tugas dan tanggung jawab dari seorang tenaga teknis kefarmasian meliputi :
1. Menyiapkan permintaan resep (menimbang, meracik, dan mengemas etiket) sesuai permintaan resep.
2. Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan kepada pasien meliputi bentuk sediaan, jumlah obat, nama, nomor resep dan cara pemakaian obat.
3. Membuat kuitansi dan salinan resep (copy resep) untuk obat yang perlu diulang, obat yang baru diserahkan sebagian, obat yang belum diserahkan atas permintaan pasien.
4. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk 5. Mengontrol persediaan obat di ruang racik’
6. Mengisi buku defekta bila persediaan obat sudah hampir habis 7. Menyerahkan obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada pasien
dan memberikan informasi lain yang diperlukan.
8. Pada keadaan darurat dapat menggantikan pekerjaan kasir, melayani penjualan obat bebas dan menggantikan juru resep. 9. Mencatat barang yang masuk dan keluar berdasarkan kartu stok 10. Turut berpartisipasi dalam pelaksanaan dan sanitasi atau kebersihan
di ruang peracikan. 3.4.3 Pengelolaan Apotek
Apotek Kimia Farma Cipacing memberikan pelayanan setiap hari selama 14 jam. Jam kerja pegawai terbagi dalam 2 shift yaitu shift pagi dimulai dari jam 08.00-15.00 dan shift siang jam 15.00-22.00. Sebagai apotek
A. Kegiatan Teknis Kefarmasian
Kegiatan teknis kefarmasian yaitu terkait pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pemusnahan perbekalan farmasi.
1. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan pembekalan farmasi dilakukan untuk menjamin tersedianya perbekalan farmasi di apotek. Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma Cipacing dilakukan secara selektif menggunakan sistem Droping Center yang bersumber dari pareto, BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek, dan disegerakan/Cito. Sistem pareto, yaitu sistem yang memprioritaskan penyediaan barang-barang yang laku atau berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang tersebut dicari orang. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya menumpukan barang yang berlebih. Keuntungan lain dari sistem pareto adalah perputaran modal menjadi cepat, menghindari kerusakan barang, dan memperkecil kemungkinan barang hilang. Selain berdasarkan analisis pareto. Obat, alat kesehatan dan barang-barang HV (Handverkoop) yang tingal sedikit atau sudah habis dicatat di buku defekta yang tinggal sedikit atau sudah habis dicatat pada buku defekta dan statusnya tertulis pada data shaf komputer, kemudian pemesanan dan pembelian barang didasarkan pada data shaf. Jumlah yang akan dipesan didasarkan pada perkiraan kebutuhan sebelumnya. Barang- barang yang akan dipesan serta jumlahnya selanjutnya dibuat sebagai Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).
Pengadaan barang dilakukan melalui Unit Bisnis Bandung (BM Bandung). Permintaan barang dilakukan dengan mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) melalui Kimia Farma Information
barang dari PBF akan disimpan di gudang yang selanjutnya di drop ke apotek yang memesan, namun jika pemesanan bersifat cito, PBF akan langsung mengirimkan ke apotek yang memesan. Namun, bila permintaan barang yang tercantum dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) tidak sepenuhnya dipenuhi oleh BM Bandung selama 1 peride pemesanan, maka dicantumkan kembali barang tersebut pada BPBA selanjutnya.
Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pemesanan dilakukan oleh apotek melalui surat (SP) khusus yang harus di ditandatangani oleh APA. Untuk pemesanan narkotika, satu lembar SP hanya diperbolehkan untuk memesan satu jenis produk, kemudian barang akan dikirimkan langsung oleh PBF khusus narkotika, satu lembar SP hanya diperbolehkan untuk memesan satu jenis produk, kemudian barang akan dikirimkan langsung oleh PBF khusus untuk narkotika yaitu Kimia Farma ke apotek. Untuk pemesanan psikotropika, satu SP boleh mencantumkan lebih dari satu jenis produk, kemudian barang dikirimkan langsung oleh PBF yang di tunjuk ke apotek.
Pengadaan yang dilakukan oleh apotek dapat dikelompokkan menjadi pengadaan rutin, pengadaan mendesak, pengadaan tunai, dan konsinyasi. Untuk pengadaan yang bersifat mendesak, apotek juga dapat meminta langsung dari apotek Kimia Farma terdekat yang berada pada naungan BM yang sama, barang dapat diambil langsung di apotek Kimia Farma tertentu dan stok barang di masing-masing apotek Kimia Farma disesuaikan dengan menggunakan sistem Droping.
2. Penerimaan Perbekalan Farmasi
Penerimaan barang di Apotek Kimia Farma Cipacing dapat berasal dari dua sumber yaitu dari gudang BM dan dari distributor. Perbekalan farmasi yang telah dipesan akan dikirim ke apotek disertai faktur, kemudian petugas apotek melakukan pemeriksaan terhadap barang
faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang, diskon serta nama distributor.
Jika sudah sesuai maka paraf tanda tangan, nama petugas yang menerima barang, tanggal penerimaan, dan waktu kedatangan barang, untuk obat golongan psikotropika dan narkotika disertakan juga SIP APA. Setelah proses pengecekan dan penerimaan selesai, dilakukan proses Droping dengan menggunakan sistem KIS untuk memasukkan stok barang yang terkini setelah barang ditambahkan. Jika barang berasal dari PBF langsung, apabila barang yang diterima tidak sesuai, faktur diberi stempel blok penerimaan barang, dan fraktur diberi nomor. Faktur yang asli diserahkan ke PBF sebagai tanda terima dan akan digunakan sebagai alat tagih. Dua salinannya ditinggal di apotek untuk arsip, dan untuk diserahkan ke apotek administrator. Kemudian seluruh transaksi pembelian dimasukan kedalam data komputer pada kolom administrasi pembelian. Jika barang yang datang dari PBF tidak sesuai dengan surat pesanan, maka dibuat surat “retur” untuk kemudian barangnya dikembalikan ke distributor yang bersangkutan untuk selanjutnya ditukar. Namun, bila barang tersebut berasal dari BM maka dibuat retur ke BM.
3. Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Secara garis besar Apotek Kimia Farma Cipacing dibagi menjadi 2 layout utama, yaitu area swalayan dan farmasi (ethical). Area swalayan terdiri dari golongan obat-obat bebas san bebas terbatas, alat kesehatan, serta produk kesehatan lainnya. Secara detail, pada area swalayan seluruh produk disusun dan dikelompokkan berdasarkan kategori. Kategori tersebut adalah skin care, soap and body wash, hair care, oral care, personal care, traditional medicine, vitamin and mineral, topical, first aid, baby diapers, baby and child care, milk and nutrition, food supplement, adult diapers, dan paper product. Kemudian pada tiap kategori tersebut, produk disusun berdasarkan abjad. Pada swalayan
Sedangkan pada area farmasi terdiri dari obat-obat ethical yang terdiri dari golongan G, narkotika, psikotropika dan obat-obat yang membutuhkan penanganan khusus seperti sediaan supositoria dan insulin. Pada area farmasi ini obat-obat dikelompokkan berdasarkan berdasarkan farmakologi nya dan pada setiap kelompok farmakologi disusun kembali berdasarkan abjad nya. Pengelompokan pada area faramasi ini terdiri dari vitamin, generic, antibiotik, pencernaan, hormon, antidiabetes, kardiovaskular, urinary, alergi, kontrasepsi, narkotika dan psikotropika, dan in health. Sebagian obat-obar pada area ini juga disusun berdasarkan bentuk sediaan yang membutuhkan suhu lemari pendingin dalam penanganannya. Jadi, penyimpanan sediaan farmasi di Apotek Kimia Farma Cipacing disusun berdasarkan kelas terapi (sifat farmakologis), bentuk sediaan, suhu stabilitas, dan disusun secara alfabetis. Diarea farmasi ini juga terdapat serangkaian kegiatan yang meliputi : penerimaan, pengawasan, pengendalian persediaan, dan pengeluaran obat.
Setiap asisten apoteker bertanggung jawab atas lemari penyimpanan obat yang telah ditetapkan, meliputi kerapian, kebersihan, dan kelengkapan/stok obat yang ada di lemarinya. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus selalu di input kedalam komputer dan dicatat pada buku/ kartu stok, meliputi tanggal pengisian/ pengambilan, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi/ diambil, sisa barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian/ pengambilan barang. Kartu stok harus selalu diisi dengan lengkap dan rapi serta diletakkan di masing-masing kotak obat/ barang.
4. Penyaluran Barang
Penyaluran Perbekalan farmasi di Apotek Kima Farma Cipacing meliputi :
stok barangnya. Bila barang tersedia, maka petugas akan menghitung dan menginformasikan harga obat kepada pasien. Bila pasien setuju, pasien akan membayar harga obat, kemudian masing-masing resep dimasukkan kedalam komputer meliputi nomor urut resep, nama dokter, nama pasien, alamat pasien, harga dan jumlah obat yang dibeli. Kemudian obat disiapkan oleh bagian peracikan dan diberikan etiket serta aturan pakai nya yang jelas. Setelah semuanya siap, maka dilakukan pemeriksaan ulang sebelum diserahkan kepada pasien. Obat diserahkan kepada pasien disertai dengan informasi yang dibutuhkan serta salinan resep atau kuitansi apabila diperlukan. Petugas yang melakukan peracikan, masing-masing harus menandatangani kolom-kolom harga, timbang/ racik, periksa, etiket, kuitansi/copy resep, ambil dan serah yang tersedia dalam print-out resep, sesuai dengan tugas yang dikerjakannya.
b. Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter
Pelayanan ini dilakukan berdasarkan permintaan langsung dari pasien. Biasanya terdiri dari obat-obat wajib apotek yang dapat diberikan tanpa resep dokter atau obat-obat Untuk Pengobatan Diri Sendiri (UPDS), asisten apoteker terlebih dahulu akan menanyakan keluhan, gejala penyakit, dan juga menanyakan nama serta alamat pasien. Pada print-out pembayarannya ditempelkan formulir UPDS yang kemudian dikumpulkan dan di arsipkan setiap hari.
c. Pelayanan Obat Narkotika dan Psikotropika
Pelayanan obat-obatan narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep asli dari dokter. Resep yang diterima harus mencantumkan nama dokter, alamat, nomor SIP (Surat Izin Praktik), serta nama dan alamat pasien secara lengkap. Resep tersebut harus dipisahkan penyimpanannya, dan dibawah nama obatnya harus diberi tanda merah. Jika obat yang dibeli tidak
obat-obat narkotika harus dilaporkan setiap bulannya. d. Pelayanan Obat Dengan Resep Kredit
Resep kredit adalah resep yang ditulis dokter yang bertugas pada suatu instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerja sama dengan apotek yang sering disebut Ikatan Kerja Sama (IKS), pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang telah disepakati bersama. Pelayanan resep kredit dapat dilakukan melalui faksi mili, telepon, selanjutnya asisten apoteker akan membuat salinan resep atau pasien datang sendiri membawa resep yang telah diberikan oleh dokter perusahaan. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan seperti:
1) Setelah resep kredit diterima dan diperiksa kelengkapannya maka tidak dilakukan penetapan harga dan pembayaran oleh pasien. Pasien cukup menunjukkan kartu identitas kepegawaian nya kepada petugas apotek dan memenuhi administrasinya, kemudian resep langsung dikerjakan oleh petugas apotek.
2) Penomoran resep kredit dibedakan dengan resep tunai. Resep diberi nomor urut resep dalam lembar pemeriksaan proses resep.
3) Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien pada lembar tanda terima obat.
4) Resep, lembar penagihan, nomor resep, nama pasien dan harga obat dicatat dalam tanda terima kredit. Tanda terima kredit tersebut terdiri dari tiga rangkap, masing-masing untuk arsip, untuk pasien dan untuk penagih.
berdasarkan masing- masing instansi atau perusahaan dan dibuat lembar atau kuitansi penagihan untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran sesuai kesepakatan bersama.
B. Kegiatan Non Teknis Kefarmasian
Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Cipacing hanya berupa administrasi harian dalam bentuk :
1. Administrasi Resep
Administrasi ini berupa pencatatan data pasien, pembuatan kuitansi dan salinan resep.
2. Administrasi Non Resep a. Administrasi keuangan
Secara berkala Apotek Kimia Farma Cipacing mempunyai kewajiban untuk melaporkan :
1) Bukti Setoran Kas (BSK)
Dibuat oleh kasir sebagai tanda terima dari APA atas hasil penjualan tunai pada tiap shift dan bukti setoran kas ini di validasi dan dicetak oleh APA.
2) Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
Laporan ini dibuat pada akhir transaksi hari berjalan untuk pembayaran tunai. Laporan ini memberikan informasi jumlah penjualan OTC, UPDS, HV, debet dan tunai. Laporan ini dibuat dan divalidasi oleh APA. Khusus untuk laporan konsinyasi dibuat terpisah dan dicetak per supplier serta direkap tiap bulan. 3) Laporan Realisasi Penggunaan Dana Kas Kecil (LRPDKK)
Laporan ini merupakan laporan mengenai penggunaan kas kecil (petty cash) untuk keperluan operasional apotek, misalnya untuk pembayaran listrik, air, bensin, keamanan dan lain-lain. Laporan ini dibuat oleh bagian administrasi yang ditunjuk dan
b. Administrasi barang
Kegiatan meliputi pembuatan dan pengarsipan dokumen pembelian (faktur pembelian), defekta, Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat Pesanan (terutama narkotika dan psikotropika), kartu stok, laporan stock opname dan lain-lain. c. Administrasi SDM
Kegiatannya meliputi tata tertib pegawai, pengaturan jadwal kerja, absensi, lembur pegawai, perhitungan hari kerja, cuti dan lain-lain.
3.4.4 Pelayanan Farmasi Klinik A. Tata Cara Pelayanan Obat Bebas
Tata cara pelayanan obat bebas di Apotek Kimia Farma melalui swalayan farmasi, dengan adanya swalayan farmasi pasien boleh memilih obat HV (obat bebas) menurut apa yang dibutuhkan oleh pasien. Dan letak dari obat HV tersebut sudah diletakkan di tempatnya masing-masing serta obat HV tersebut sudah dikelompokkan menurut khasiat obat dan diurutkan berdasarkan abjad agar pasien mudah mencari obat yang ingin dibeli, dan tidak bingung pada saat mencarinya dan terlihat lihat rapi dari pada ditata secara asal-asalan.
B. Tata Cara Pelayanan Obat Dengan Resep 1. Penerimaan Resep
a. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep : Nama, alamat, SIP, tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, nama obat, jumlah, aturan pakai, nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon.
b. Pemberian nomor resep c. Penetapan harga
2. Perjanjian dan pembayaran
a. Pengambilan obat semua atau sebagian
b. Ada atau tidak penggantian obat diatas persetujuan dokter c. Pembayaran tunai atau kredit
d. Validasi dan penyerahan nomor resep e. Pembuatan kuitansi dan salinan resep 3. Peracikan
a. Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan b. Peracikan obat (hitung dosis resep, campur, kemas) c. Penyajian hasil akhir peracikan
4. Pemeriksaan Akhir
a. Kesesuaian hasil peracikan dengan resep : Nomor resep, nomor obat, bentuk dan jenis sediaan obat, dosis pemakaian, aturan pakai, nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon.
b. Kesesuaian salinan resep dengan resep yang asli c. Kebenaran kuitansi
5. Penyerahan Obat dan Pemberian Informasi
a. Pelayanan obat harus disertai dengan penjelasan informasi obat b. Tanda terima pasien atau penerimaan obat
6. Layanan Purna Jual
a. Komunikasi dan informasi tiap waktu b. Penggantian obat bila diperlukan
BAB IV