GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN B. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan penting sekali dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan itu sendiri, karena dengan adanya struktur organisasi masing-masing karyawan mengetahui hak, kewajiban, wewenang dan tanggung jawabnya serta pembebanan tugas yang ada pada mereka, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas-tugas.
Adapun yang menjadi struktur organisasi PT Socfindo dapat dilihat pada gambar 3.1 sebagai berikut:
Pembagian uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang tergambar di dalam struktur organisasi PT Socfindo adalah:
1. PrincipalDirector
a. Memimpin dan mengurus perusahaan
b. Mewakili perusahaan baik ke luar maupun ke dalam
c. Bertanggungn jawab atas seluruh kaeputusan dan ketetapan dalam kebijakan perusahaan
2. GeneralManager
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan b. Mewakili Principal Director
3. EstateAdvisor
a. Memberikan pendapat, atau saran langsung kepada Principal Director 4. GeneralDepartment/ Bahagian Umum
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Urusan Agraria, Law, Security dan Publik Relation
a. Mengurus masalah HGU. Socfin Indonesia
b. Mengurus masalah hukum, peraturan yang berhubungan dengan kegiatan PT. Socfin Indonesia.
c. Menangani masalah keamanan yang timbul serta mangatur panjagaan asset perusahaan
2. Urusan Home Affairs, Transportation, Statistic dan Accounting
a. Menangani masalah kepegawaian b. Menangani masalah pengangkutan c. Pencatatan kegiatan dalam statistic d. Menghitung dan mengontrol biaya umum e. Membuat daftar gaji dan budget
3. Urusan Training, Jamsostek dan Inner Social
a. Memprogram dan melaksanakan training, seminar, Bench Marking b. Menangani masalah Jamsostek
c. Menangani masalah perumahan diseluruh kebun d. Menangani masalah umum
4. Urusan Head Office dan Estate Security
a. Menangani masalah keamanan kantor besar Medan, kompek perumahan PT. Socfin Indonesia.
b. Menangani masalah pencurian, penjarahan sawit dan karet c. Menangani masalah keamanan dengan instansi terkait d. Mengatur sitem keamanan kebun-kebun
e. Mengamankan asset perusahaan
5. Urusan Electric Data Processing dan Communication Instrument
a. Electrik DataProcessing
b. Mengurus dan mengatur peralatan komunikasi (radio, telepon, HT) c. Mengatur dan mengawasi peralatan komputer.
6. Urusan General Expenses dan Non Staff Personil
b. Membuat perhitungan biaya umum c. Administrasi Umum
d. Menangani masalah asuransi
e. Membuat daftar golongan staff dan pegawai f. Membuat laporan
7. Urusan Human resource Recruitment, Security, Statistic dan
Administration
a. Menangani administrasi penerimaan pegawai pimpinan b. Membuat laporan statistik keamanan
c. Medicalreport
d. Membuat daftar gaji seluruh staff dan pegawai kantor besar Medan e. Membuat daftar pelamar
8. Urusan Home Affairs dan Inventory Equipment
a. Membuat daftar dan rincian banguna rumah staff dan karyawan kantor besar
b. Membuat dan memeriksa tagihan listrik, telepon dan lain-lain c. Menyortir, mengatur dan mengawasi pemakian mess dan bungalow d. Menyusun anggaran perabot dan inventaris
e. Membuat daftar inventaris kebun kantor besar Medan f. Memeriksa banguna Staff
9. Urusan Working Permit, Vehicle Liciense dan Guests
a. Menyeleksi surat masuk/ keluar b. Filing surat masuk/ keluar
d. Menyiapkan laporan
10.Urusan Secretary Principal Director
a. Menyeleksi surat masuk/ keluar b. Filing surat masuk/ keluar
c. Menyiapkan laporan ke Plantation de Nord Sumatera
d. Menyipakan data, laporan untuk rapat komisaris e. Menyiapkan daftar budget
11.Urusan Secretary General Manager
a. Menyeleksi surat masuk/ keluar
b. Menyiapkan dat tender bahagian pembelian dan bahagian Teknik/ Teknologi
c. Filing surat masuk/ keluar d. Membuat laporan produksi
e. Menyiapkan realisasi compte capital
f. Menyiapkan data kunjungan
12.Urusan lialison office (Jakarta dan Banda Aceh)
a. Mengurus izin yang diperlukan perusahaan dari BKPM, Deptan, Depperindag dan Depkeu
b. Menyiapkan rapat komisaris
c. Mengurus seluruh kepentingan perusahaan di wilayah masing-masing d. Mengantar dan menjemput tamu
5. AgriculturalDepartment/ Bahagian Tanaman
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian dan bertanggung jawab kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Urusan Kultur Teknis Kelapa Sawit dan Karet
a. Membuat rekomendasi mengenai kultur teknis dan karet
b. Mengecek dan mereview program pemupukan kelapa sawit dan karet yang dibuat oleh stafr urusan administrasi kelapa sawit dan pemupukan.
c. Mengecek dan mereview program sadap dan stimulasi, dan rencana klon erta panel deres yang dibuat oleh staff urusan administrasi karet. d. Mengambil contoh daun
e. Mengecek dan mereview produksi karet dan kelapa sawit yang dibuat oleh staff produksi
f. Pengelolaan percobaan pemupukan 2. Urusan Kontrol Panel Kelapa Sawit
a. Memeriksa seluruh aspek panen kelapa sawit b. Memeriksa seluruh keperluan tanaman 3. Urusan Eksploitasi Karet
a. Memeriksa seluruh aspek exploitasi/ deresan, stimulasi semua kebun karet.
4. Urusan Hama dan Penyakit Tanaman
a. Melaksanakan pengendalian hama penyakit sawit dan karet b. Membuat laporan pengendalian hama penyakit
c. Mengevaluasi pengendalian hama penyakit 5. Urusan Survey dan Pemetaan
b. Membuat laporan hasil dan ukuran areal program peremajaan, perluasan dan konversi
c. Rekapitulasi luas areal kebun sawit dan karet 6. Urusan Administrasi Karet
a. Budget
b. Daftar program report dan laporan tahunan c. Input produksi karet
d. Membuat Booklet program sadap dan stimulasi e. Produksi karet
f. Membuat booklet realisasi klon
g. Membuat Booklet dan table estimasi produksi karet 7. Urusan Administrasi Kelapa Sawit dan Pemupukan
a. Membuat budget produksi
b. Membuat estimasi produksi TBS, MKS dan IKS per ha/tahun c. Membuat program pemupukan
d. Memeriksa realisasi pemupukan e. Mereview realisasi produksi f. Membuat laporan tahunan
g. Membuat booklet petujuk pemupukan 8. Uruasan Pesanan Kebun
a. Laporan statistik, komputerisasi perkebunan b. Koreksi laporan data ststistik
c. Analisa biaya capital
9. Urusan Administrasi Umum dan budget/control a. Output dan biaya potong buah dan tunasan
b. Biaya tanaman baru dan tanaman belum menghasilkan c. Biaya pemupukan
d. Progress report, laporan tahunan dan expectoral laporan e. Laporan Produksi dan biaya germinator
f. Pemeriksaan permintaan uang/tagihan g. Surat perjanjian/kontrak kerja
h. Pemakaian biaya bibit
6. Technical/ Tecnology Department (Bahagian Teknik/ Teknologi)
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Urusan Bangunan Pabrik dan Perawatan Instalasi Pengolahan
a. Membuat desain, kalkulasi dan mengawasi pekerjaan bangunan pabrik dan seluruh instalasi
b. Memeriksa dan memberi petunjuk mengenai perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin pengolahan
c. Mengawasi jaringan listrik dan kapasitas pabrik d. Melakukan kunjungan rutin kekebun-kebun
e. Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin.
2. Urusan pemeliharaan Pabrik dan Mesin-mesin Penggerak
a. Memeriksa pengoprasian boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan
b. Memberikan petunjuk perawatan boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan
c. Mengevaluasi biaya perawatan boilere, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan
d. Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instalasi pabrik 3. Urusan Bangunan dan Pekerjaan Sipil
a. Mempersipkan gambar dan bestek pekerjaan bangunan dan mesin-mesin
b. Mengawasi mutu TBS, MKS, IKS c. Mengawasi air limbah
d. Membuat statistik pengolahan dan biaya pengolahan e. Mengawasi semua kerugian proses produksi
f. Mengawasi ekstraksi
4. Urusan Processing FRF, PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi a. Mengawasi mutu produksi harian FRF, PKOF
b. Mengevaluasi mutu bahan baku proses produksi FRF, PKOF c. Mengevaluasi pengangkutan semua produksi
d. Memonitor harga pembelian TBS pihak ketiga
e. Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistic pengolahan f. Mengawasi, memeriksa mutu air limbah
g. Mengurus semua urusan Amdal h. ISO 9001- 2000
5. Urusan Processing Rubber, Quality Control dan Influent Treatment
b. Mengawasi serta menganalisa mutu air limbah pabrik karet
c. Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistic pengolahan karet d. Memeriksa biaya pegolahan karet
e. Memeriksa dan memonitor pengangkutan bahan baku f. Memonitor pengangkutan an penjualan produksi g. Sertifikat Produksi Karet
h. ISO 9001- 2000
6. Urusan Administrasi dan Processing Cost
a. Menerima dan memeriksa surat masuk, faktur b. Mempersiapkan surat tender, kontrak kerja
c. Membuat surat permintaan pembayaran serta memo dan suara lainnya. d. Memonitor biayaeksploitasi pengolahan pemeliharaan mesin dan
alat-alat transport
e. Mempersiapkan laporan tahunan
f. Mengkoordinir administrasi bahagian teknik teknologi 7. Sales Departement (Bahagian Penjualan)
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. ExportRubber
a. Membuat dan memeriksa dokumen export karet dan kecambah b. Membuat dan memeriksa dokumen penjualan kecambah c. Memeriksa rekening pengangkutan dan ekspedisi karet 2. ExportOil
b. Pembayaran pajak eksport
c. Memeriksa rekening pengangkutan CPO dan turunannya d. Memeriksa rekening PT. Socfin Indonesia
3. Administrasi Penjualan Lokal / Pajak
a. Membuat anggaran dan realisasi penjualan dan penerimaan b. Membuat dan memeriksa dokumen penjualan lokal
c. Membuat dan memeriksa laporan administrasi penjualan d. Membuat faktur pajak penjualan lokal
4. Tank Instalasi Belawan
a. Melaksanakan eksport produksi karet b. Melaksanakan ekport produksi CPO
c. Membuat dan memeriksa laporan kegiatan Tank Instansi Belawan d. Penyimpanan produksi karet digudang Tank Instalasi Belawan e. Membuat dan memeriksa rekening penyimpanan produksi karet 8. Finance Department (Bahagian Perbelanjaan)
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Urusan General Accounting
a. Mempersiapkan slip jurnal untuk mutasi neraca dan laba rugi kebun – kebun
b. Mempersiapkan slip jurnal hutang-hutang, staff, pegawai dan pensiunan
c. Memeriksa jurnal transaksi pembukuan kantor besar d. Mempersiapkan financial result
e. Mempersipkan daftar sisa hutang pemotongan hutang pegawai f. Mempersipkan laporan keuangan
g. Mempersiapkan daftar perincian perkiraan No. 1271, 1272, 1273 dan 1278
h. Mempersiapkan laporan – laporan AS-400 (balance shet dan profit/ loss) serta laporan lainnya
i. Memeriksa statement A, B, C dan D j. Memeriksa daftar rekonsiliasi Bank
k. Koordinasi data preparation untuk computer AS-400 antara sales department, purchase department dan general department
2. Urusan Estate Verification
a. Koordinasi estate verification
b. Memeriksa kembali seluruh nota-nota tata buku kebun-kebun yang dipersiapkan oleh verificator
c. Memeriksa kembali statistic dan laporan sebagai berikut:
Permintaan uang bulanan
Produces
Jurnal Cost Price Estate Trial Balance
Perkiraan sementara kebun-kebun yang belum selesai
Posisi stock
Persentase lembur
d. Memeriksa tata buku kebun: Halimbe, Lae Butar dan Aek Loba e. Mempersiapkan dan memeriksa kembali pembukuan
f. Membuat analisa biaya anggaran kebun-kebun
g. Memeriksa kembali anggaran kebun-kebun untuk selanjutnya mencetak dan mengirim kembali anggaran yang telah disetujui.
3. Urusan Cost Accounting
a. Mempersiapkan slilp jurnal untuk mutasi stock produksi dan cost transfer
b. Memeriksa jurnal transaksi pembukuan kantor besar c. Mempersiapkan financial result
d. Mempersipkan daftar perhitungan alokasi biaya ke produksi barang jadi, barang dalam proses serta nilai stock akhir
e. Mempersiapkan daftar perhitungan biaya transport, FOR dan FOB produksi pihak III
f. Mempersiapkan daftra determination PT Socfin Indonesia dan IRHO g. Mempersiapkan daftar profit dan Loss PT. Socfin Indonesia dan IRHO h. Membuat summary Rp./Kg Book Cost Palm Oil dan Rubber
i. Mempersiapkan daftar perhitungan budget dan alokasi biaya j. Mempersiapkan daftar perhitungan expect dan alokasi biaya k. Memeriksa laporan cost analysis versi AS-400
l. Memeriksa daftar rekonsiliasi saldo supplier
m. Laporan analisa biaya overdraft untuk biaya umum, kantor besar, tank instansi Belawan dan group manager
n. Laporan analisa biaya overdraft untuk biaya transport, FOR dan FOB o. Laporan analisa biaya overdraft untuk biaya depresiasi
4. Urusan Sales dan Receivable Accounting
a. Membukukan kredit dan debet nota bank sehubungan dengan hasil penjualan eksport dan local serta pelunasan piutang usaha termasuk panjar.
b. Membukukan pemotongan panjar penjualan sesuai dengan realisasi penyerahan barang
c. Membukukan transaksi pengeluaran penerimaan dan bank kantor perwakilan Jakarta dan Banda Aceh.
d. Memeriksa hasil entry sales ledger (eksport dan lokal) oleh sales department.
e. Mempersiapkan daftar umur piutang dan panjar penjualan
f. Membuat daftar hasil penjualan bulanan (situation sales) gross dan net g. Menghitung gaji pegawai non staff dan memasukkannya ke dalam
amplop sesuai daftar dari general department 5. Urusan Cashier
a. Menerima dan mengeluarkan uang berdasarkan bukti yang sah dan membukukannya kebuku kas
b. Memeriksa permintaan uang muka untuk pengurusan STNK alat-alat pengangkutan dari pembelian kontan
c. Membuat realisasi permintaan uang muka dan pertanggungjawaban (sekali sebulan)
d. Mencatat penerimaan cek/giro pihak III untuk disetorkan ke Bank sesegera mungkin
e. Menyimpan surat-surat berharga (cek, giro bilyet, deposito) dan uang tunai serta stempel dilemari besi perusahaan
f. Mempersiapkan daftar deposito setiap bulan g. Mempersiapkan mutasi kas selama satu minggu 6. Urusan Taxes / Jamsostek
a. Mempersiapkan SPP masa PPh pasal 21, 23, 24, PPN, PBDR dan PBB b. Memeriksa pencatatan pajak penghasilan (PPh) 21 pada general ledger
dan membandingkan dengan jumlah yang disetor kekantor pajak c. Melaporkan semua pajak yang terutang (PPh 21, 23, 25 dan 26)
d. Mempersiapkan SPOB PBB koordinasi dengan bahagian teknik dan bahagian tanaman
e. Memeriksa kebenaran pengkreditan faktur pajak masukan yang berasal dari bahagian pembelian dan bahagian lainnya.
f. Mempersiapkan rekonsiliasi PPN antara PPN masukan/ keluaran (Acc. 10107) dengan SPT masa PPN (bekerja sama dengan bahagian pembelian dan penjualan)
g. Memeriksa SPT tahunan PPh 21 karyawan kebun-kebun sebelum bahagian penjualan dan pembelian
h. Membuat perincian jamsostek terutang untuk kantor besar 7. Urusan EstateVerification
Memeriksa kembali seluruh nota-nota tata buku kebun-kebun yang dipersiapkan oleh verificator
a. Memeriksa kembali statistic dan laporan sebagai berikut:
Realisasi pembelian TBS pihak III
Perincian pengolahan MKS dan IKS
Stock pupuk
Upah buruh rata-rata
b. Membuat perbandingan realisasi biaya eksploitasi dengan anggaran biaya kebun-kebun sekaligus membuat analisanya (cost price analysis)
c. Membuat realisasi biaya dan anggaran perjenis produksi
d. Memeriksa tata buku kebun: Tanah Gambus, Tanah bersih dan Bangun Bandar
e. Mempersiapkan dan memeriksa kembali pembukuan supplement sebahagian kebun-kebun
f. Mempersiapkan blanko anggaran kebun-kebun untuk selanjutnya mencetak dan mengirimkan kembali anggaran yang telah disetujui 9. Purchase Department (Bahagian Pembelian)
Dipimpin oleh seorang kepala bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Urusan Pembelian Lokal, Impor dan Gudang
a. Mengkoordinir seluruh proses pembelian lokal, impor dan gudang pusat
b. Memeriksa permintaan uang dan pertanggungjawabannya 2. Urusan Administrasi
b. Memeriksa pembayaran dan faktor-faktor pembelian local dan pembayaran kontan
c. Memeriksa jurnal-jurnal supplier d. Membuat budget dan progress report e. Rekonsiliasi penerimaan stock gudang
f. Mengatur dan mengawasi pembelian dan pemakaian alat-alat kantor 3. Urusan Impor
a. Melaksanakan proses impor
b. Mengurus pengeluaran barang impor dari pelabuhan udara dan laut c. Memeriksa jurnal-jurnal supplier
d. Membuat budget dan progress report e. Rekonsiliasi penerimaan stock gudang
f. Mengatur dan mengawasi pembelian dan pemakaian alat-alat kantor 4. Urusan Pembelian Lokal
a. Melakukan pembelian kontan b. Membuat perbandingan harga
c. Rekonsiliasi purchase ledger dengan stock ledger
5. Gedung Pusat (CentralGodown)
a. Menerima barang dari supplier b. Mengirim barang kebutuhan kebon
c. Menyimpan barang sebelum dikirim kekebun d. Membuat laporan stock
10.InternalAudit
Dipimpin oleh seorang kepala internal audit dan bertanggung jawab kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Kepala Internal Audit
a. Menyusun audit plan dan anggaran
b. Melakukan pemeriksaan di Medan/ kebun c. Membuat dan memeriksa draft audit report d. Memonitor tindak lanjut
2. StaffInternalAudit
a. Menyiapkan draft pemeriksaan dan audit program