Struktur Organisasi Hotel - : TINJAUAN UMUM MENGENAI

BAB III : TINJAUAN UMUM MENGENAI

D. Struktur Organisasi Hotel

Sebagaimana berdirinya sebuah badan usaha komersil, maka Best Western Hotel Asean Internasional Medan juga dikelola berdasarkan stuktur organisasi yang pada umumnya meliputi pengelompokan bidang kerja antara atasan dengan bawahan.

Yang secara keseluruhan bidang-bidang kerja yang ada di Best Western Hotel Asean Internasional dapat dikelompokkan menjadi 2 bagian besar yaitu:

1. Front Of The House adalah bidang kerja yang menyangkut segala kegiatan dan aktifitas berhubungan dengan tamu

2. Back Of The House adalah bidang kerja yang menyangkut segala kegiatan tidak langsung berhubungan dengan tamu.

Maka untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dan bidang kerja yang ada Best Western Hotel Asean Internasional adalah sebagai berikut:

• Personalia.

• Marketing Department.

• Housekeeping Department.

• Food & Baverage Department.

• Engineering Department.

• Accounting Department.

• Purchasing Department.

BAB IV

PERENCANAAN PEKERJAAN HOUSEKEEPING DEPARTMENT

DI BEST WESTERN HOTEL ASEAN INTERNASIONAL MEDAN

Perencanaa Pekerjaan Housekeeping , Perencanaan merupakan suatu fungsi manejerial yang sangat penting untuk dilakukan oleh seorang Excecutive Housekeeper. Tanpa perencanaan yang matang dan tepat, maka pelaksanaan operasional Housekeeping akan berakibat timbulnya masalah dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Masalah yang paling mungkin terjadi adalah menurunnya kinerja dan moral karyawan, penurunan produktivitas dan besarnya biaya operasional yang akan di keluarkan oleh hotel.

Tanpa perencanaan yang tepat juga dapat mengakibatkan seorang Excecutive Housekeeper tidak akan dapat menjalankan program kerja secara maksimal, dengan melihat pekerjaan mana yang harus didahulukan dan mana pekerjaan yang dapat ditunda pelaksanaannya, dalam rangka pencapaian tujuan di Best Western Hotel Asean Internasional Medan.

Karena Housekeeping Department bertanggung jawab atas kebersihan dan pemeliharaan seluruh area hotel yang sangat beragam karakteristiknya, maka perencanaan pekerjaan di Housekeeping merupakan suatu pekerjaan atau tugas yang amat berat. Tanpa suatu perencanaan yang sistematik dan berkesinambungan, Eccecutive Housekeeper akan mudah dibuat kesulitan oleh demikian banyak pekerjaan yang bukan

saja harus dapat diselesaikan, tetapi harus terlaksana secara sempurna, tepat waktu dan biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan rencana pembiayaannya.

Sehingga apabila suatu kamar itu dapat dikatakan dengan kamar yang layak untuk di jual, ada 4 syarat utama yang harus dipenuhi yaitu:

• Bersih: Kebersihan kamar di cek secara detil (ruang tamu, ruang tidur, dan kamar mandi)

• Nyaman: Semua peralatan berfungsi dengan semestinya (TV, wastafel, toilet, shower bidet, shower bath-ub, dan bath tub)

• Lengkap: Guest supplies dan Amenities serta furniture (remote, pen, all bath supplies)

• Aman: Pastikan tidak ada yang membahayakan jiwa tamu (lantai atau bath tub tidak licin, tidak ada kabel yang terkelupas)

Dalam membuat suatu perencaan pekerjaan di Housekeeping Department pada Best Western Hotel Asean Internasional Medan harus melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

A. Area Inventory List Di Best Western Hotel Internasional Medan

Perencanaan pekerjaan di Housekeeping department dimulai dengan pembuatan sebuah inventory list dari semua bagian yang menjadi tanggung jawab dari Housekeeping Department. Pembuatan inventory list merupakan langkah awal dalam perencanaan,

karena dengan daftar tersebut akan diketahui semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh housekeeping. Inventory list merupakan suatu daftar kegiatan yang mengatur segala pekerjaan yang dilakukan oleh Housekeeping Department dan harus ditulis secara terperinci. Hal tersebut disebabkan karena beragamnya karakteristik ruang dan area yang menjadi bidang tugas housekeeping.

Untuk pembuatan inventory list sebuah guestroom di Best Western Hotel Asean Internasional Medan, cara yang paling baik adalah dengan mengikuti tata cara atau urut-urutan pembersihan kamar oleh Pramukamar dan urut-urutan – urut-urutan pemeriksaan kamar oleh Supervisor. Hal ini juga akan memudahkan Excecutive Housekeeper dalam pembuatan prosedur pembersihan, pembuatan modul training karyawan dan pembuatan daftar pengecekkan kamar. Sebaiknya dalam pengecekkan kamar, dibuat secara berurutan searah dengan jarum jam serta dari atas ke bawah.

Dan apabila seorang pramukamar atau pun supervisor mendapatkan kendala dalam melaksanakan tugasnya, maka setiap petugas kebersihan di housekeeping harus mengetahui cara-cara pembersihan segala bentuk kotoran, seperti debu, lem, getah, macam-macam obat pembersih, cara-cara menggunakan obat-obat tersebut, yaitu dalam pembersihan toilet bowl, bath tub, mirror secara cepat, bersih dan rapi serta mengatur sedemikian rupa sehingga rasa bau yang tidak sedap di seluruh tempat, ruangan atau kamar hotel tersebut menjadi harum, dan bebas dari bau busuk. Cepat atau tidaknya pembersihan sebuah kamar tergantung dari beberapa faktor antara lain seperti:

1. Bentuk fisik bangunan hotel tersebut, yang meliputi planningnya, konstruksi bangunan, bahan bangunan serta kualitas kerjanya.

2. Pengaturan giliran jam kerja para Room Boy dan Room Maid yang baik

disesuaikan dengan kondisi pekerja yang bersangkutan.

3. Para supervisor hendaknya mempunyai pengalaman yang cukup dalam

bidangnya, pandai mengatur, mengarahkan, dan harus disegani oleh bawahan maupun oleh pegawai lainnya. Disamping itu supervisor harus teliti dalam melakukan pengecekkan, dapat bekerja sama serta mempunyai dedikasi yang tinggi dan harus menjadi suri tauladan bagi bawahannya.

Beragam metode lain dapat saja dibuat sesuai dengan selera dan kebutuhan, namun yang terpenting dalam hal ini adalah sistem yang telah dibuat harus dijalankan dan dipatuhi baik oleh Pramukamar dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.

B. Frequency Schedules Di Best Western Hotel Asean Internasional Medan

Pengertian frequency schedule adalah berapa kali sebuah item yang tercantum dalam inventory list harus dibersihkan atau di – maintained. Frekwensi pembersihan sebuah item dapat saja setiap hari atau setiap minggu tergantung pada prosedur standar pelaksanaan pekerjaan sebuah hotel, sedangkan waktu pemeriksaannya dapat saja harian atau mingguan, tetapi secara berkala harus tetap dilaksanakan general ( deep ) cleaning.

Masalah administrasi dan organisasi tidak terlepas dari masalah manajemen, karenanya manajemen dan para staf haruslah berperan aktif dalam mengatur administrasi antara lain:

• Mengatur efisiensi kerja

• Pembagian shift (working schedule)

• Perlengkapan kerja

• Forms/ sheet/ slips

• Serta sebagai dokumentasi lainnya.

Dalam mengatur efisiensi kerja, sebaiknya working schedule diatur dengan baik dan tidak sering diubah-ubah, mengatur laporan dengan menggunakan form-form yang dapat disediakan sebulan sekali. Dan dalam pembuatan jadwal general cleaning harus dibuat dalam suatu calendar plan. Calendar plan tersebut merupakan pedoman housekeeper untuk membuat bukan saja untuk jadwal kerja bagi stafnya, tetapi jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan general cleaning project tersebut.

Dalam pembuatan jadwal general cleaning, maka Excecutive housekeeper harus memperhitungkan beberapa hal. Sebagai contoh general cleaning dilakukan pada saat low season dan memperhatikan rencana kerja departemen lain, misalnya dengan memperhatikan kapan jadwal pemeliharaan Air Conditioner (A.C) oleh engineering department. Perencanaan sebuah jadwal general cleaning haruslah dapat meminimalkan gangguan terhadap tamu maupun departemen lainnya.

Sehingga masalah organisasi, setiap department head/ section head atau supervisor dapat beperan aktif dalam mengendalikan jalanya operation department/ section/ outlet masing-masing dengan mencatat setiap permasalahan yang timbul atau

dengan menggunakan check list form, sehingga memudahkan pembuatan report komunikasi.

Pembuatan Historical data untuk engineering department harus dicatat pada log-book setiap saat, sehingga dapat diketahui macam-macam kerusakan yang terjadi di setiap section/ outlet atau di kamar tamu, berapa kali terjadi dalam 1 shift/ hari. Bagaimana follow-upnya/ perbaikanya dan lain-lain harus diketahui sehingga dapat diteliti dengan sangat seksama akan kebutuhan maintanance dari hotel itu secara realistis dan rasional. Untuk mengatur hubungan dengan engineering department, maka

housekeeping harus mempunyai work order form atau maintenance order form, diisi untuk disampaikan ke engineering dengan demikian engineering dapat melaksanakan perbaikan berdasarkan bukti work order form, sehingga semua bukti pekerjaan disamping adanya kenyataan juga ada catatan yang diketahui oleh kedua departemen yang bersangkutan.

C. Performance Standard Di Best Western Hotel Asean Internasional Medan

Dalam pembuatan performance standard di Best Western Hotel Asean Internasional Medan, hal yang pertama dilakukan adalah dengan menjawab pertanyaan :

1) Item apa saja yang harus dibersihkan atau di-maintain dan di area mana berada? 2) Standar apa saja yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan tersebut ?

Performance standard bukan saja berisi tentang kegiatan apa saja yang harus dilaksanakan, namun juga mencakup secara detail bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan.

Salah satu tujuan utama dalam merencanakan pekerjaan di housekeeping adalah bagaimana agar setiap karyawan melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Kunci agar pelaksanakan pekerjaan selalu konsisten atau standar, maka seorang Excecutive Housekeeper harus membuat performance standard, dengan melakukan komunikasi dan pengarahan kepada bawahannya.

Aspek terpenting yang dapat dicapai dengan adanya performance standard adalah terjadinya suatu konsensus tentang bagaimana pelaksanaan suatu pekerjaan di lingkungan hotel.

Performance standard merupakan hasil kerja sama yang dibuat antara management dan karyawan dalam sebuah program pelatihan. Sehingga dapat dikatakan performance standard merupakan kesepakatan bersama yang harus dijalankan dan ditaati oleh semua karyawan, karena mereka sendirilah yang membuatnya. Pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan standar hanya dapat dicapai melalui program pelatihan yang berkesinambungan.

Setelah mendiskusikan ( lebih tepat apabila dikatakan menguji ) sebuah performance standard dalam sebuah program pelatihan, maka seorang Excecutive Housekeeper harus melaksanakannya. Untuk memastikan apakah pelaksanaan setiap

pekerjaan sudah sesuai dengan performance standard, maka kata kuncinya adalah pengawasan. Hasil pengawasan yang dilaksanakan setiap hari dan evaluasi hasil kerja yang dilakukan secara berkala harus ditindak-lanjuti dengan program retraining.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap karyawan melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Excecutive Housekeeper harus melakukan review minimal sekali setahun, untuk melihat apakah departemennya - secara keseluruhan - telah melaksanakan performance standard yang telah ditetapkan, ataukah dia harus melakukan suatu revisi dan membuat metode kerja baru untuk diterapkan pada tahun berikutnya.

D. Productivity Standards Di Best Western Hotel Asean Internasional Medan

Productivity standards atau standar produktivitas, dapat diartikan, “jumlah” pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh setiap karyawan. Pembuatan standar produktivitas dimulai dengan menjawab pertanyaan : berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh seorang karyawan dalam menyelesaikan pekerjan (sesuai dengan performance standards yang telah ditetapkan) yang dibebankan kepadanya. Standar produktivitas harus ditentukan bagi setiap karyawan dengan mengacu pada rencana biaya operasional yang telah ditetapkan.

Karena beragamnya performance standards yang diterapkan oleh setiap hotel, sehingga tidak mungkin untuk dapat membuat suatu standar produktivitas yang berlaku secara umum. Besar kecilnya suatu hotel dan tingkat pelayanan yang harus diberikan

kepada para tamunya juga mengakibatkan beragamnya standar produktivitas bagi setiap karyawannya. Salah satu cara yang digunakan untuk menetapkan standar produktivitas adalah, excecutive housekeeper harus mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh karyawannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, sesuai dengan standar pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan.

Sebagai contoh, standar produktivitas seorang Pramukamar dalam menyiapkan kamar, adalah dengan membagi waktu kerja yang tersedia dengan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan sebuah kamar dalam satu priode kerja atau shift. Di indonesia dalam melakukan standard kegiatan pembersihan kamar, rata-rata untuk peraturan dan penataan satu kamar yang kotor (dirty room) memerlukan waktu 30-40 menit.

Kualitas dan kuantitas hasil kerja dapat menjadi sebuah pisau yang bermata dua. Disatu sisi, jika penetapan performance standards terlalu tinggi, maka jumlah pekerjaan yang dihasilkan akan rendah. Hal ini dapat dijadikan sebagai suatu kekuatan bagi seorang Excecutive Housekeeper, untuk menambah jumlah karyawan agar semua perkerjaan dapat terlaksana. Sementara di lain pihak, lambat atau cepat (biasanya lebih cepat dari perkiraan), pimpinan tertinggi hotel atau general manager akan menggunakan kekuasaanya untuk membatasi tingginya biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh housekeeping department. Tindakan ini memaksa Excecutive Housekeeper mengurangi jumlah karyawannya serta menyeimbangkan antara produktivitas dan kualitas dengan

cara, meninjau kembali performance standard agar tetap sejalan dengan productivity standards.

Disisi yang lain jika penetapan performance standards terlalu rendah, kuantitas pekerjaan akan semakin banyak. Pada awalnya general manager mungkin saja akan merasa puas. Tetapi di lain pihak performance standards yang terlalu rendah dapat mengakibatkan keluhan dari tamu dan jumlah karyawan bertambah, sebagai refleksi dari kondisi hotel yang berubah kotor atau tidak standar, keadaan ini memungkinkan General Manager sekali lagi menggunakan kekuasaannya dengan menghentikan karier Excecutive Housekeeper dengan jalan menggantinya dengan orang lain, dan mengawasi langsung biaya operasional housekeeping dengan ketat.

Maka dapat kita lihat faktor manusia memiliki peran penting yang sangat besar pengaruhnya terhadap industri perhotelan, maka peranan manusia harus mendapatkan perhatian yang konsisten atau khusus. Di dalam hubungan ini, tugas dari Excecutive Houaekeeper adalah:

a. Menciptakan semangat kerja karyawan, sehingga dalam melaksanakan pekerjaan karyawan tidak merasa terpaksa untuk berprestasi yang lebih tinggi.

b. Menumbuhkan rasa memiliki terhadap perusahaan dan menjunjung tinggi rasa disiplin dan tanggung jawab.

c. Membuat suasana yang harmoni dan kondusif untuk menjalin kerja sama antar karyawan dapat terpelihara dengan baik, di dalam suasana disiplin yang tinggi.

d. Saling menjalin komunikasi, baik vertikal antara pimpinan dan karyawan maupun komunikasi horizontal atau lateral antara karyawan dengan baik dan efektif.

Sudah tentu hal tersebut di atas itu merupakan hal-hal yang bersifat idealistis,yang di dalam praktek sehari-harinya merupakan keadaan yang sulit tercapai. Namun demikian, perlu sekali kita pahami praktek-praktek management didalam usaha mencapai arah yang ideal itu dengan prinsip-prinsip Human Management di dalam usaha mencapai arah yang ideal itu. Dalam hal ini, pandangan terhadap unsur tenaga kerja dalam perusahaan terdapat dua buah ekstrim, yang walau pun hanya teoristis tetapi patut dipahami kerena banyak mengandung kebenaran.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Pada bab sebelumnya telah dijabarkan secara sederhana tentang perencanaan pekerjaan housekeeping, maka pada bab akhir ini akan dikemukakan beberapa kesimpulan dari apa yang telah dibahas diatas dan kemudian akan diberikan saran-saran yang dianggap perlu dalam meningkatkan mutu pelayanan pada bagian perencanaan pekerjaan Housekeeping Deparment di Best Western Hotel Asean Internasional Medan untuk kemudian hari.

1. Perencanaan pekerjaan Housekeeping Deparment dilaksanakan bertujuan

meningkatkan kualitas kinerja dari karyawan untuk mencapai hasil yang maksimal.

2. Agar dapat mempermudah dalam penyusunan kerja karyawan yang efisien dan efektif di Best Western Hotel Asean Internasional, diperlukan pembuatan working schdule/ daftar kerja, yang tepat untuk mengerjakan perbaikan, perawatan, dan pembersihan.

3. Perencanaan pekerjaan Housekeeping Department di Best Western Hotel Asean Internasional dapat menyeimbangkan antara standar kualitas pekerjaan dengan tingkat kuantitas pekerjaan.

4. Di dalam perencanaan pekerjaan Housekeeping Department segi kelengkapan peralatan sangat penting bagi pelaksanaan kerja karyawan, untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

5. Apabila perencanaan pekerjaan housekeeping department berjalan dengan baik, maka secara tidak langsung dampak yang dirasakan adalah tingkat kualitas pelayanan terhadap tamu menjadi baik.

B. Saran

Beberapa saran penulis yang mungkin berguna untuk diterapkan yaitu:

a) Best Western Hotel Asean Internasional Medan, harus memperhatikan

kapasitas pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh karyawan.

b) Membangun hubungan kerjasama yang baik dan harmonis antara atasan

maupun bawahan dan kepada departemen-departamen lain, yang ada di lingkungan Best Western Hotel Asean Internasional Medan.

a) Management harus juga memperhatikan faktor kesejahteraan karyawan. Yang selama ini masih kurang dirasakan oleh karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, Abd. Rachman. 2005. Housekeeping Operation Manual. Yogyakarta; Graha Ilmu.

Bagyono. 2005. Pengetahuan Dasar Pariwisata dan Perhotelan. Bandung; CV. Alfabeta.

Darsono, Agustinus. 1992. Tata Graha Hotel (Housekeeping). PT. Gramedia Widiasana Indonesia.

Mangkuwerdoyo, Sudiarto. 1999. Pengantar Industri Akomodasi dan Restoran. Jakarta; Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

H.E. Monel, T. Djohan. 2007. Diktat Pengenalan Dan Pelayanan Hotelier. Medan; Unit Penelitian Dan Pengembangan Ilmu Kepariwisataan Lab. Pariwisata Fakultas Sastra USU.

Dalam dokumen Peranan Pekerjaan Housekeeping Department Di Best Western Hotel Asean Internasional Medan (Halaman 37-52)