BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK
3.3 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.3.2 Struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUP H. Adam
Berdasarkan Surat Keputusan Direktur RSUP H. Adam Malik Nomor OT.01.01./IV.2.1./10281/2011. Struktur organisasi instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik ditunjukkan pada gambar berikut ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik 3.3.2.1 Kepala Instalasi Farmasi
Kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas memimpin, menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan farmasi terhadap pasien, instalasi pelayanan dan instalasi penunjang lainnya di RSUP H. Adam Malik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.3.2.2 Wakil Kepala Instalasi Farmasi
Wakil kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi untuk menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan farmasi
Direktur Utama
Direktur Umum dan Operasional
Ka. Instalasi Farmasi Wa.Ka. Instalasi Farmasi
Ka. Tata Usaha
Ka. Pokja Farmasi Klinis Ka. Pokja Perencanaan dan Evaluasi Ka. Pokja Perbekalan Ka. Pokja Apotek I Ka. Pokja Perbekalan Ka. Depo Farmasi IGD Ka. Depo Farmasi Rindu A Ka. Depo Farmasi Rindu B
Ka. Depo Farmasi Instalasi Anestesi dan Terapi Intensive Ka. Depo Farmasi Instalasi Bedah Pusat
berlaku, menggantikan tugas kepala instalasi farmasi apabila kepala instalasi farmasi berhalangan hadir.
3.3.2.3 Tata Usaha Farmasi
Tata usaha farmasi bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi yang mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan, pelaporan, kerumahtanggaan, mengarsipkan surat masuk dan keluar, serta urusan kepegawaian instalasi farmasi. 3.3.2.4 Kelompok Kerja
a. Pokja Perencanaan dan Evaluasi
Pokja perencanaan dan evaluasi sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan serta melaksanakan melaksanakan perencanaan bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi dan pengadaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan Rumah Sakit, melakukan evaluasi laporan pelayanan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik dan melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi.
b. Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali perbekalan farmasi, mengusulkan pelaksanaan pemusnahan perbekalan farmasi yang tidak layak pakai.
Pokja apotek I sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi pasien BPJS dan pasien umum serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
d. Pokja Apotek II
Pokja apotek II sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien BPJS rawat jalan juga rawat inap dan pasien umum serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi.
e. Pokja IGD
Depo farmasi IGD sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien IGD. f. Depo Farmasi Rindu A
Depo farmasi Rindu A sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan
SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu A.
g. Depo Farmasi Rindu B
Depo farmasi Rindu B sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu B.
h. Depo Farmasi Anestesi dan Terapi Intensif
Depo farmasi Anestesi dan Terapi Intensif sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif. i. Pokja Farmasi Klinis
Pokja farmasi klinis sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan Farmasi Klinis secara profesional.
j. Depo Farmasi Instalasi Bedah Pusat
Depo farmasi Instalasi Bedah Pusat sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Bedah Pusat.
3.3.3 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan Perbekalan Farmasi adalah suatu siklus kegiatan yang dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.
3.3.3.1 Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan perbekalan farmasi ini berdasarkan :
• Formularium
• Standar perbekalan farmasi yang telah ditetapkan • Pola penyakit
• Mutu, Harga dan Ketersediaan di pasaran
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Formularium Nasional (Fornas), dan Daftar Plafon Harga Obat (DPHO),dan e-catalogue. Penentuan pemilihan obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.
3.3.3.2 Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat. Adapun perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode:
l. Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan yaitu pengumpulan dan pengolahan data dan perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
b. Metode epidemiologi
Perhitungan kebutuhan dengan metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu. Langkah-langkah dalam metode ini adalah menentukan jumlah/frekuensi penyakit dan menyediakan standar pengobatan.
c. Metode kombinasi
Berdasarkan konsumsi dan epidemiologi yaitu menghitung perkiraan jumlah obat untuk setiap diagnosa yang sesuai standar pengobatan.
3.3.3.3 Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi di RSUP H. Adam Malik merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan yaitu:
- Pengkajian pemilihan obat.
- Penentuan jumlah yang dibutuhkan. - Penyesuaian antara kebuuhan dan dana.
- Pemilhan metode teknis pengadaan. - Pemilihan rekaman.
- Penentuan spesifikasi kontrak. - Pemantauan proses pengadaan. - Pembayaran.
Pengadaan dapat dilakukan melalui: a. Pembelian
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah: - Kriteria perbekalan farmasi.
- Persyaratan pemasok.
- Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan perbekalan farmasi. - Pemantauan pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
Metode pengadaan meliputi pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukkan langsung dan pembelian langsung. Pembelian langsung kurang dari 50 juta melalui gudang, sedangkan lebih dari 50 juta dengan kontrak/tender melalui panitia pengadaan/penerimaan. Kontrak sesuai uang harga satuan sesuai kebutuhan.
b. Produksi/pembuatan sediaan farmasi c. Sumbangan/droping/hibah
Dilakukan permintaan, pencatatan, penerimaan, dan penggunaannya dilaporkan kepada pihak terkait.
3.3.3.4 Produksi
Produksi perbekalan farmasi merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dilaksanakan oleh kelompok kerja perbekalan. Instalasi farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
1. Sediaan farmasi tidak tersedia di pasaran.
2. Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri. 3. Sediaan farmasi formula khusus.
4. Sediaan farmasi kemasan yang lebih kecil/repacking. 5. Sediaan farmasi untuk penelitian.
6. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru.
Sarana dan fasilitas produksi harus menjamin mutu produksi yang dihasilkan. Fasilitas pengemas yang menjamin mutu dan keamanan pengguna antara lain: wadah, pembungkus, etiket dan label.
3.3.3.5Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga tertera dalam kontrak atau surat pesanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
- Harus sesuai dengan faktur/surat pengantar/pesanan barang (SPB). - Harus sesuai kontrak (SPK).
- Periksalah kondisi fisik barang dan tanggal kadaluarsa minimal 2 tahun. - Bahan baku harus disertai sertifikat analisa.
- Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS). - Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai Certificate of
Origin.
Penerimaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh panitia penerima. Didalam panitia penerima harus terlibat tenaga apoteker. Setelah penerimaan barang kontrak/SPK selesai dibuat berita acara penerimaan oleh panitia penerima. Setiap penerimaan perbekalan farmasi harus di entri ke komputer SIRS.
3.3.3.6 Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan menyimpan dan memelihara perbekalan farmasi. Pokja perbekalan bertanggung jawab atas penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock perbekalan farmasi. Pokja instalasi farmasi, Depo Farmasi dan instalasi user (SMF) bertanggung jawab atas penyimpanan perbekalan farmasi di unit kerja masing-masing dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock perbekalan farmasi.
Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan di gudang BPJS, gudang
Floor Stock diberikan per paket tindakan, gudang umum untuk IGD, apotek I dan II, dan gudang bahan berbahaya dan mudah terbakar. Ruang penyimpanan di gudang farmasi harus memenuhi syarat penyimpanan perbekalan farmasi.
Penyimpanan perbekalan farmasi harus aman dalam hal kestabilan dan terhindar dari kehilangan, suhu dimana ruangan penyimpanan 15-30ºC, dan lemari pendingin 2-8ºC dan kelembaban ruangan 59-80%. Penyimpanan untuk obat berkewaspadaan tinggi (High Alert) diberi label atau penandaan khusus berwarna merah. Penyimpanan untuk bahan berbahaya, terpisah dari obat atau perbekalan farmasi lainnya. Penyimpanan obat Look Alike Sound Alike (LASA) diberi jarak antara satu dengan yang lainnya dan diberi tanda atau label LASA berwarna hijau.
Penyimpanan narkotika dilakukan di dalam lemari khusus dengan sistem double lock dan pencatatan dengan kartu stock.
Metode penyimpanan dilakukan berdasarkan: a. Jenis perbekalan farmasi.
b. Kelas terapi, LASA dan High Alert.
c. Bentuk perbekalan farmasi.
Disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO).
3.3.3.7 Pendistribusian
Pendistribusian perbekalan farmasi dilaksanakan instalasi farmasi dengan menggunakan sistem:
a. Floor Stock.
b. Resep perseorangan/Kartu Obat Pasien.
c. One Day Dose Dispensing (ODDD)/One Unit Dose Dispensing (OUDD).
Distribusi perbekalan farmasi yang masuk kedalam paket pelayanan atau tindakan yang dilaksanakan di instalasi-instalasi dilakukan dengan sistem floor stok. Distribusi perbekalan farmasi untuk kebutuhan pasien rawat inap dilakukan dengan sistem one day dose dispensing. Distribusi perbekalan farmasi untuk kebutuhan pasien rawat jalan dilakukan dengan sistem resep perseorangan. Distribusi perbekalan farmasi untuk pasien di IGD dilakukan dengan sistem floor stok, resep perseorangan, dan one unit dose dispensing. Distribusi perbekalan farmasi untuk ruang OK dilakukan dengan sistem floor stok (paket) dan one unit dose dispensing. Distribusi perbekalan farmasi pada hari libur panjang (lebih dari tiga hari) dari pokja perbekalan ke pokja/depo farmasi dilaksanakan dengan
sistem on call.
a. Pemberian obat dan penulisan resep:
- Pemberian obat kepada pasien berpedoman kepada formularium rumah sakit, Formularium Nasional untuk pasien BPJS.
- Penulisan resep/kartu obat dengan nama generik
- Penulisan resep ditulis pada blanko resep dan Kartu Obat Pasien (KOP) RSUP H. Adam Malik sesuai dengan ketentuan penulisan resep yang lengkap.
- Penulisan/permintaan obat bermerek untuk pasien BPJS dapat diganti dengan obat yang termasuk dalam Formularium Nasional dengan generik yang sama dan kadar yang sama.
b. Pelayanan obat pasien rawat jalan:
- Resep yang dapat dilayani adalah resep yang sudah memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.
- Pemberian obat maksimal untuk tiga hari kecuali antibiotik, obat antifungi dapat diberikan sesuai dengan yang ditentukan lima hari dan kasus-kasus tertentu/penyakit kronis dapat diberikan maksimal untuk pemakaian satu bulan.
- Jumlah/jenis obat setiap lembar resep maksimal tiga macam. c. Pelayanan obat pasien obat rawat inap dilakukan dengan sistem:
- ODDD (One day dose dispensing).
- Resep ditulis oleh dokter setiap hari menggunakan kartu obat pasien. - Pemberian obat pasien pulang maksimum tiga hari.
- Obat-obat emergensi digunakan bila terjadi gagal nafas (code blue) disediakan oleh instalasi farmasi di ruangan rawat inap, instalasi gawat darurat, ICU dan kamar operasi dengan total jumlah 17 troli emergensi. Jumlah dan jenis obat sesuai dengan yang ditentukan/disepakati, diperiksa stok obat setiap hari, dan expire date setiap bulannya.
- Petugas farmasi memeriksa/melengkapi stok obat dalam trolley emergensi setiap pemakaian/bulan bersama dengan perawat penanggung jawab
trolley emergensi di masing-masing unit pelayanan. 3.3.3.8 Administrasi dan Pelaporan
Administrasi perbekalan farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin dalam periode bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan administrasi dan pelaporan:
a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi b. Tersedianya informasi yang akurat
c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan d. Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
e. Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif.
3.3.3.9 Evaluasi Fungsi evaluasi:
1. Menghilangkan kinerja pelayanan yang substandar
2. Terciptanya pelayanan farmasi yang menjamin efektifitas obat dan keamanan pasien
3. Meningkatkan efisiensi pelayanan
4. Meningkatkan mutu obat yang diproduksi di Rumah sakit sesuai CPOB 5. Meningkatkan kepuasan pelanggan
6. Menurunkan keluhan pelanggan atau unit kerja terkait
3.3.4 Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan
