BAB II PROFIL INSTANSI
D. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat di wujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal.
Struktur organisasi merupakan gambaran struktur kerja dari suatu organisasi secar grafik. Untuk tercapainya suatu visi yang telah diprogramkan, maka disusunlah suatu struktur organisasi supaya dapat menunjukan dengan jelas uraian tugas setiap posisi, wewenang dan tanggung jawab, koordinasi kerja dari setiap bagian yang ada didalam organisasi tersebut.
17
1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggup jawab berbagai jabatan yang terdapat dalam struktur dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tugas Humas PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
Tugas Umum Urusana Humas, yaitu: a. Menganalisa berita di media cetak.
b. Membuat laporan kliping pemberitaan media cetak. c. Menganalisa kepentingan stakeholders.
d. Penerbitan majalah Nusatiga. e. Membuat Pers Release.
f. Membangun hubungan eksternal/protokoler. g. Membangun komunikasi stakeholders. h. Menyelenggarakan pameran.
i. Membuat agenda kerja, kalender, majalah, brosur dan leaflet. j. Menyediakan data untuk kepentingan stakeholders.
k. Foto dokumentasi. l. Stop press.
m. Ticketing.
n. Penyajian berita ke internet perusahaan dan BUMN online. o. Memberikan sponsorship/bantuan.
p. Membuat advertorial/ iklan.
Pembagian Tugas Humas yaitu: 1. Kepala Urusan Humas
Tugas
a. Menyusun dan mngevaluasi RKAP/RKO Urusan Humas. b. Melaksanakan RKAP/RKO Urusan Humas.
c. Menyusun Strategic Planning (SP) Urusan Humas. d. Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/14000.
e. mengidentifikasikan permaslahaan komunikasi perusahaan dan memberi masukan kepada manajemen.
f. melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance(GCG).
g. melakukan koordinasi dengan agent of communication dalam melaksanakan program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan.
h. Mewakili perusahaan dan membangun networking dalam pertemuan pertemuan assosiasi, baik assosiasi profesi maupun assosiasi industry. i. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan
kegiatan komunikasi perusahaan serta memberikan pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahin dalam menjalankan program kerja sehingga mencapai sasaran.
j. Menciptakan system koordinasi kerja antar fungsi dan memantau jadwal kegiatan harian masing-masing fungsi komunikasi yang akurat.
19
k. Mengkoordinir dan mngevaluasi kegiatan pameran yang diaadakan oleh perusahaan maupun anak perusahaan dan mitra binaan baik di tingkat local, nasional, maupun internasional.
l. Menyusun, mengkoordinir dan mngevaluasi pembuatan leafet, brosur, bendera.
m. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta tamu-tamu perusahaan.
n. Menyusun dan mengkoordinir laporan manajemen (LM) tiap bulan.
Wewenang
a. Menjalankan program kerja dalam rangka kewenanngan organisasi di lingkup Urusan Humas.
b. Memberikan oenilaian dan pembinaan karywan di lingkup Urusan Humas. c. Menilai dan mngevaluasi pelaksanaan tugas-tugas bawahanna.
Tanggung Jawab
Kepala Urusan Humas dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Corporate Secretary. Kepala Urusan Humas dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh asisten Urusan yaitu :
2. Assiten Urusn Humas 1: Tugas
a. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas. b. Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/14000.
c. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
d. membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
e. menyusun rencana isi dalam media komunikasi internal seperti majalah, dan menyiapkan Pers Release, Pers Conference, dan Pers Ghatering.
f. Mengkoordinir penaluran nsurat kabar, majalah dan bulletin dan majalah Nusatiga ke bagian/unit/kebun dan stakeholders terkait.
g. Mengkordinir pemberian permohonan bnatuan dari pihak eksternal perusahaan.
h. Melaksanakan system koordinasi, konformasi dan hak jawab perusahaan kepada media massa, LSM dan masyarakat.
i. Mengkoordinir pembuatan laporan bulaanan nalisi kepentingan stakeholders dan analisis berita media cetak.
j. Mengkoordinir pembuatan kliping berita harian dan mendistribusikankan ke direksi dan bagian.
k. Mengkoordinir pelaksanaan pengumuman stop press.
3. Assiten Urusan Humas 2 Tugas
a. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas. b. Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/14000.
21
c. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
d. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
e. Menyiapkan data-data untuk kegiatan Pers Conference, Website, Pers Release, Mjalah Nusatiga, Laporan Manajemen Humas.
f. Menyusun dan membnagun data base kehumasan dan data informasi untuk kepentingan satakeholders.
g. Membuat kalender, leaflet, agenda, brosur dan iklan.
h. Menyusun dan mengkompilasi laporan analisa maslah dari kebun/unit/distrik.
i. Menyusun dan mengkoordinir proses penialian karyawan. j. Melaksanakan dan menyusun kegiatan upacara bendera.
k. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pameran perusahaan, anak perusahaan dan mitra binaan yang bekerjasma dengan bagian/unit/kkebun dan pihak terkait lainnya.
4. Staf Urusan Protokoler Tugas
a. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas. b. Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/14000.
c. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
d. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
e. Menyusun kegiatan-kegiatan protokoler perusahaan dan pelayanan ticketing.
f. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kunjungan perusahaan.
g. Menusun dan mengagendakan serta mengkoordinir perjalanan/kunjungan kerja direksi.
h. Melakukan koordinasi dengan lembaga DPR RI dan DPRD, instansi pemerintah baik pusat dan daerah serta lembaga negara yang lain.
Karyawan Urusan Humas 1
1. Krani Administrasi Hubungan Internal Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar serta semua dokumen perusahaan dan mendistribusikan surat/dokumen ke bidang terkait.
23
g. Mengerjakan proses permintaan dan pengeluaran uang untuk seluruh kegiatan kehumasana, sponsorship, surat kabar dan lain-lain.
h. Memonitor setiap acara dan kegiatan perusahaan. i. Memonitor pemberitaan dimedia cetak.
j. Melaksanakan administrasi surat menyurat.
2. Krani Hubungan External Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Memonitor pemberitaan dimedia.
g. Meliput, menulis, menyunting dan membuat berita untuk penerbitan manjalah Nusatiga.
h. Membuat Press Release dan mendistribusikan ke media. i. Memonitor acara/kegiatan perusahaan.
j. Membuat laporan analisis media cetak setiap bulan. k. Melaksanakan administrasi surat menyurat.
3. Krani Media Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Memonitor pemberitaan dimedia.
g. Meliput, menulis, menyunting dan membuat berita untuk penerbitan manjalah Nusatiga.
h. Membuat Press Release dan mendistribusikan ke media. i. Memonitor acara/kegiatan perusahaan.
j. Membuat laporan analisis media cetak setiap bulan. k. Melaksanakan administrasi surat menyurat.
Karyawan Urusan Humas 2 1. Krani CSR
Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
25
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholder.
f. Mengerjakan instruksi staf urusan CSR.
g. Merekapitulasi semua proposal masuk yang akan dibantu dengan membuat konsep memorandum ke Direksi SDM.
h. Menindak lanjuti memorandumyang sudah disetujui direksi untuk rencana penyaluran kepada stakeholders.
i. Mengerjakan pekerjaaan yang sifatnyaurgent sesuai instruksi dari staf urusan CSR.
j. Berkoordinasi dengan rekan kerja untuk setiap pekerjaan yang berhubungan dengan CSR .
2. Krani Dokumentasi Photo Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Menyusun pelaksanaan dokumentasi foto kegiatan perusahaan.
g. Memfoto dan mendokumentasikan seluruh foto-foto kegiatan perusahaan.
h. Memonitor pemberitaan di media.
i. Mengumumlan informasi melalui telepon internal perusahaan. j. Memonitor acara/kegiatan perusahaan.
k. Melaksanakan administrasi surat menyurat.
2. Krani Pendataan Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Mengerjakan administrasi/pengetikan surat-surat kehumasan. g. Memonitor pemberitaan di media.
27
h. Melayani pengadaan ticket untuk direksi, karyawan dan tamu perusahaan ang akan berangkat dan kembali di Bandara Internasional Kualanamu Medan.
i. Berkoordinasi dengan instansi terkait. j. Mendistribusikan majalah Nusatiga.
3. Krani Pendataan 2 Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Memonitor upacara bendera dan Senam Kesehatan Jasmani. g. Memonitor pemberitaan dimedia.
h. Mengirim surat-sirat kebagian terkait dan mendistribusikan bulletin, majalah Nusatiga, dan surat kabar ke kantor direksi, distrik/kebun/unit dan stakeholder lainya.
Karyawan Urusan Protokoler
1. Krani Administrasi Protokoler Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Melayani pengadaan ticket untuk direksi, karyawan dan tamu perusahaan ang akan berangkat dan kembali di Bandara Internasional Kualanamu Medan.
g. Berkoordinasi dengan instansi terkait. h. Mendistribusikan majalah Nusatiga.
2. Krani Protokoler Bandara Tugas
a. Melaksanakan program Transformasi Bisnis dan Sistem Manajemen PTPN III.
b. Melaksanakn SMK3 dan ISO 9000/14000. c. Menyusun RKAP/RKO Urusan Humas.
29
d. Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
e. Membangun terbentuknya citra positif perusahaan dan terjalinya hubungan baik dengan stakeholders.
f. Melayani pengadaan ticket untuk direksi, karyawan dan tamu perusahaan ang akan berangkat dan kembali di Bandara Internasional Kualanamu Medan.
g. Berkoordinasi dengan instansi terkait. h. Mendistribusikan majalah Nusatiga.
