BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta NOMOR 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan
commit to user
Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
kepa
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2010
KEPALA JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA STAF STAF STAF PUSTAKAWAN PUSTAKAWAN SEKSI PENGELOLAAN ARSIP SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKSI PELAYANAN PERPUSTAKAAN STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF
commit to user
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing- masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Kepala Kantor
Tugas pokok :
Melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan. Uraian Tugas :
1. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor sesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda).
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas masing- masing agar tercapainya pemerataan tugas.
3. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
4. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
5. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Tugas Pokok :
Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai dengan kebijakan tekhnis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Sub Bagian Tata Usaha
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
3. Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi dan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.
commit to user
4. Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan, kenaikan
pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.
5. Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan
pembangunan serta melakukan pengawasan laporan adminitrasi keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membubuhkan paraf.
c. Seksi Pengelolaan Arsip Tugas Pokok :
Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Arsip
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip.
3. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Tugas Pokok :
Melaksanakan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kenijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
commit to user
2. Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka.
3. Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah
ditentukan.
4. Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, shelving dan filing.
5. Melaksanakan pemeliharaan bahan pustaka
e. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Tugas Pokok :
Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang diterapkan oleh Kepala Kantor.
Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pelayanan Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2. Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi.
3. Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan
informasi.
4. Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan
pelatihan perpustakaan.
5. Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stock opname)
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
commit to user
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaanm pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian,
Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. e. Kepal Kantor, Kpala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan
mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing- masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi laindi lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan
Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakansebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjutdan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan
laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
commit to user
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional dilingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.