commit to user
i
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan
Vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
DWI AYU HIMAWATI D1509025
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv MOTTO
“Sedikit pengetahuan yang digunakan untuk berkarya, sungguh lebih berharga dari pada banyak pengetahuan disimpan saja” Kahlil Gibran
Jauh lebih baik e jadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap
orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang
tidak per ah terpakai Kahlil Gibra
Kesalaha terbersar laki-laki adalah ketika memilih pekerjaan, dan
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua Orang tuaku yang selalu memberikandukungan dan doa
Kakakku yang selalu menyemangatiku
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku
Seseorang yang selalu ada di hatikucommit to user
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama
yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Diploma
Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang
telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga
dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. M. Yuhri selaku ketua seksi bagian pengelolaan arsip di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.
5. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos dan Bapak Haryanto, S.Sos, selaku
pembimbing peserta magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta.
6. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
commit to user
viii
7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2007.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta,
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 3
D. Manfaat Pengamatan ………. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
A. Pengertian Manajemen Arsip ... 5
1. Pengertian Manajemen ... 5
2. Pengertian Arsip ... 11
3. Pengertian Manajemen Arsip ... 13
4. Fungsi Arsip ... 15
5. Jenis Arsip ... 15
commit to user
x
1. Penerimaan Arsip ... 16
2. Pencatatan Arsip ... 17
3. Penataan dan Penyimpanan Arsip ... 17
4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip... 18
5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ... 21
6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip... 22
7. Kendala-kendala Dalam Pengelolaan Arsip ... 24
C. Metode Pengamatan ... 26
1. Jenis Pengamatan ... 26
2. Lokasi Pengamatan ... 26
3. Sumber Data ... 26
4. Teknik Pengamatan ... 27
5. Teknik Analisis Data ... 29
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 30
A. Lokasi pengamatan ... 30
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 30
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 33
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 33
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 34
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ... 40
BAB IV PEMBAHASAN ... 36
A. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 43
1. Tahap Penciptaan ... 45
commit to user
xi
3. Tahap Penyimpanan Aktif ... 52
4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Aktif ... 54
B. Analisa JumlahPengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 55
C. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 58
BAB V PENUTUP ... 60
A. Kesimpulan ... 60
B. Saran ... 62
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta Pada Tahun 2010...……… 42
Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta………..……….……...… 56
Tabel 4.2 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 1. Tingkatan Manajemen………. 10
Gb. 2. Model Analisis Interaktif ………... 29 Gb. 3. Bagan Orgnisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
commit to user
xiv ABSTRAK
Dwi Ayu Himawati. D1509025. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Program Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas
Sebelas Maret Surakarta. 62 halaman
Manajemen arsip dinamis aktif merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan dokumen-dokumen serta pengamatan atau observasi langsung. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dengan informan atau studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses manajemen arsip dinamis aktif. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan.
Manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi 4 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap penggunaan, tahap penyimpanan aktif dan tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif. Pada tahap penggunaan terdapat penataan berkas yang dilakukan dengan system kartu kendali. Pada tahap penyimpanan meliputi penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip dengan system kartu kendali.
commit to user
xv ABSTRACT
CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT
OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University Surakarta, 2010, 50 page
In a very important organization of documents or archives, for archives as the memory center and source of information in order to conduct planning activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active archives and records management in the Office of the City Library and Archive staff only.
This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations. In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation and set the standard and the position of elements with one another so that they can be analyzed and pull in the conclusion.
Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City Archives and Library, the author concludes that active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field. But the existence of barriers that cause the active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly. These things hinder the creation of archives and records management optimization is active in the Archives and Library of Surakarta.
commit to user
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan administrasi sehari- hari tidak lepas dari proses
penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap
kegiatan pada lembaga atau instansi tersebut. Secara umum catatan tersebut
berupa naskah atau dokumen ataupun sesuatu informasi yang berupa
rekaman. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan
hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup
sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan
pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah system yang
baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut
kerasipan.
Dijelaskan dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat
2 tentang kearsipan memberikan rumusan bahwa arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip pada kantor
ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan ,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dengan
demikian arsip diperlukan untuk membantu dalam pengambilan keputusan
atau kebijakan oleh pemimpin instansi tersebut. Kearsipan adalah suatu
bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen- dokumen
secara sistimatis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen- dokumen
tersebut dapat cepat ditemukan. Sedangkan arsip adalah kumpulan warkat
yang dikumpulkan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
commit to user
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara. Arsip dinamis ini berada pada lembaga pemerintah
ataupun lembaga swata karena arsip dinamis dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan adminitrasi
sehari- hari.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan
sebuah instansi pemerintah yang salah satu lembaga teknis daerah kota
Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu dalam penyelenggaraan
pemerintah daerah khususnya di bidang kerasipan. Dimana pelaksanaan tugas
penyelenggaraan pemerintah daerah dan pengelolaan kersipan merupakan
tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk
meningkatkan kinerja maupun kualitas manajemen arsip pemerintah kota
Surakarta.
Arsip disimpan karena mempunyai kepentingan bagi lembaga, instansi
atau organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
Dari hari ke hari surat- surat yang masuk dan keluar pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin banyak, surat- surat tersebut
sangat perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan
keberadaannya. Karena yang dikelola bukan hanya arsip dari Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terkadang arsip aktif yang
dibutuhkan tidak cepat ditemukan, dikarenakan manajemen arsip aktif yang
belum baik dan benar. Sulitnya mencari surat atau informasi yang dubutuhkan
dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Karena banyaknya surat yang keluar masuk serta intensitas penggunaan
arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dalam
pengurusan surat masuk atau keluar terkadang tidak sesuai dengan prosedur
yang seharusnya. Seperti tidak dicatatnya surat masuk pada agenda surat
commit to user
harusnya sudah dipindahkan ke inaktif tidak segera dipindahkan sehingga
terjadi penumpukan arsip. Akibat dari tidak sesuai prosedur atau ada
prosedur yang terlewat, pencatatan dan penyimpanan arsip aktif juga tidak
dapat dilakukan secara maksimal. Sehingga arsip aktif yang intensitas
penggunaannya masih tinggi tidak mudah ditemukan.
Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut
administrasi kerasipan, peran arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta sangat penting. Maka dari itu penulis mencoba untuk
meneliti bagaimana system pengelolaan arsip dinamis aktif yang baik dan
benar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul sebagai berikut: “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
2. Kendala apa saja yang ada dalam manajemen arsip dinamis aktif pada
Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta?
C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional:
Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Untuk mengetahui kendala- kendala apa saja yang muncul dalam manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.
2. Tujuan Fungsional: Dapat memberi masukan mengenai manajemen dan
cara mengatasi kendala yang muncul dalam manajemen arsip dinamis
commit to user
3. Tujuan Individual: Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutah
Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan ILmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Memberi penjelasan mengenai manajemen arsip dinamis aktif pada
Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta.
2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP 1. Pengertian Manajemen
Pembicaraan mengenai manajemen, selalu didahului dengan
organisasi. Kita hidup selalu berhubungan dengan organisasi. Apakah itu
organisasi kampong, desa, sekolah, politik, olah raga, pemerintah maupun
organisasi ekonomi. Semua organisasi mempunyai beberapa program atau
metode untuk mencapai sasaran, yaitu rencana. Tanpa rencana yang
rencana yang harus dikerjakan, kemungkinan besar tidak ada organisasi
yang bertindak efektif.
Ada tiga alasan penting untuk mempelajari organisasi dan praktik
manajemen, yaitu yang menyangkut masa lalu, masa kini dan masa depan.
Untuk menjalankan organisasi dengan segala permasalah tersebut
diperlukan manajemen yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus
secara berkesinambungan.
Manajemen berasal dari bahsa inggris yaitu management dengan
kata dasar to manage yang secara harfiah berarti mengelola. Sebagai kata
benda, manajemen dalam bahsa kita sering diartikan sebagai pimpinan,
yaitu sekelompok orang penting yang mengatur jalannya suatu organisasi
atau perusahaan. Sehingga manager dipakai untuk menyebut pejabat
organisasi atau perusahaan.
James A. F. Stoner (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan
bahwa manajemen adalah :
“…proses merencanakan, mengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan para anggota organisasi serta menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan”.
Sementara itu, Luther Gulick (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan bahwa manajemen adalah :
commit to user
“…ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara istematis sehingga bermanfaat bagi manusia”.
Kemudian Marry Parker Follet (Sentot Imam Wahjono, 2008:5),
menjelaskan bahwa manajemen adalah :
“ …seni (art) untuk melakukan pekerjaan melalui orang lain”.
Dari berbagai definisi manajemen diatas dapatlah dikatakan bahwa
manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan
proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya
organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sehingga bermanfaat bagi manusia. Dikatakan ilmu karena manajemen
bisa dipelajari dari praktik-praktik di lapangan baik berupa kasus-kasus
yang berhasil maupun yang gagal sehingga didapatlah teori yang
menjelaskan tindakan tertentu (sebab akibat).
Sebagai ilmu yang dinamis, manajemen juga berkembang dari masa
ke masa yang mengarah ke perbaikan dan penajaman. Dikatakan sebagai
seni, karena dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen ternyata
terdapat perbedaan hasil antara penanganan satu orang dengan yang lain
meskipun menggunakan teori yang sama.
2. Proses Manajemen
Sejak akhir abad ke- 19, para ilmuwan mendefinisikan manajemen
ke dalam empat fungsi pokok manajer, yaitu perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan
pengendalian (controlling).
James A.F. Stoner juga mendefinisikan manajemen ke dalam empat
fungsi pokok manajer. Untuk lebih jelasnya empat pokok fungsi manajer
commit to user
a). Perencanaan
Perencanaan (planning), mengandung arti bahwa manajer lebih
dahulu memikirkan dengan seksama sasaran dan tindakan berdasarkan
pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan
perasaan. Jadi perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan
memilih cara untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Sentot
Imam Wahyono, 2008 : 55). Rencana mampu mengarahkan tujuan
organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya.
Disamping itu rencana merupakan pedoman untuk :
1). Organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan;
2). Anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang konsisten dengan
tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;
3). Memantau dan mengukur kemajuan dalam mencapai tujuan,
sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak
memuaskan.
b). Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) adalah proses mengatur dan
mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya ke sejumlah
anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran
organisasi. Sasaran yang berbeda memerlukan struktur yang berbeda
pula sehingga para manajer harus menyesuaikan struktur organisasi
dengan sasaran dan sumber dayanya, proses yang disebut desain
organisasi atau perancangan organisasi. Yang tidak kalah penting
setelah struktur organisasi dibentuk sesuai dengan kekhususan
organisasi, ialah mencari staf (staffing) yang cocok dengan jumlah dan
waktunya. Jadi pengorganisasian adalah penentuan struktur organisasi
yang paling cocok dengan tujuan dan strategi organisasi, sumber daya
yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya (Sentot Imam
commit to user
Kata kunci dalam mengorganisasi adalah koordinasi, antara lain
: menjamin pengalokasian semua pekerjaan sampai habis kepada
setiap orang di dalam organisasi, serta berjalan dengan baik tanpa
terjadinya ekses tumpang tindih (overlapping) yang tidak produktif.
Dalam batas tertentu tumpang tindih pekerjaan dengan tujuan efisiensi
dan optimalisasi peran sangat dianjurkan. Namun yang perlu dihindari
adalah akibat-akibatnya yang kontra produktif. Oleh karena itu
diperlukan upaya koordinasi.
c). Kepemimpinan
Kepemimpinan menurut House et. Al. adalah kemampuan
individu untuk mempengaruhi, memotivasi, dan membuat orang lain
mampu memberikan kontribusinya demi efektifitas dan keberhasilan
organisasi (dalam Gary Yukl, 2005 : 4). Sedangkan menurut Rauch
dan Behling bahwa kepemimpinan adalah proses mempengaruhi
aktivitas kelompok yang terorganisir untuk mencapai sasaran (dalam
Gary Yukl, 2005 : 4). Jadi kepemimpinan (leadership) itu meliputi
mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk
melaksanakan tugas yang penting. Para manajer memimpin untuk
membujuk orang lain supaya mau bergabung dalam rangka mengejar
masa depan yang muncul dari langkah planning dan organizing.
Fungsi leadership merupakan fungsi paling kritis (paling menentukan
keberhasilan) dari keseluruhan fungsi manajemen. Banyak kasus yang
menjelaskan tentang kesuksesan organisasi dengan sumber daya
memadai, hanya karena sukses mengelola fungsi ini. Dalam banyak
organisasi di Indonesia, siapa yang memimpin menjadi titik sentral
pembahasan sukses.
Manajemen berarti getting things done through the other people
atau mencapai tujuan melalui orang lain, apabila tidak mau melakukan
sesuatu untuk organisasi, maka dilakukan motivasi oleh manajer
dengan menggunakan seninya untuk mempengaruhi orang lain dari
commit to user
d). Pengendalian
Pengendalian menurut R.J. Mockler adalah usaha yang
sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan
pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan
penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang
diperlukan agar sumber daya dapat dipergunakan secara efektif dan
efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan (dalam Ir. Abrar
Husen,MT, 2009 : 161). Jadi pengendalian (controlling) dapat
diartikan sebagai proses kegiatan untuk memastikan bahwa aktivitas
yang terjadi sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Proses ini
melibatkan berbagai elemen :
1). Menetapkan standar prestasi kerja;
2). Mengukur prestasi kerja saat ini;
3). Membandingkan prestasi kerja dengan standarnya;
4). Mengambil tindakan korektif bila ada penyimpanan.
Sekarang banyak organisasi menetapkan cara baru dengan
memasukkan mutu ke dalam fungsi pengendalian. Salah satu
pendekatan yang popular saat ini adalah Total Quality Management
(TPQ) yang mengharuskan manajemen berada dalam kondisi
perbaikan terus-menerus dalam semua operasi dan fungsi.
3. Tingkat Manajemen dan Keterampilan Manajemen a). Tingkat Manajemen
Tingkatan manajemen adalah tingkatan manajer di dalam mengelola
organisasi sesuai dengan tingkat kewenangan. Tingkatan manajemen
dibagi tiga level, yaitu :
1). Manajer Lini Pertama (first line manager) adalah tingkatan
terbawah dalam manajemen suatu organisasi. Memimpin dan
mengawasi langsung, serta bertanggung jawab terhadap kelancaran
commit to user
menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapaian tujuan, dan
diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan sasaran dan
tujuan organisasi serta mampu membuat breakdown pekerjaan
yang rinci dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh
karyawan pelaksana.
2). Manajer Madya (middle manager) bertugas memimpin dan
mengawasi manajer lini pertama. Bertanggung jawab ke manajer
puncak, dan mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan
keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan
bawahannya.
3). Manajer Puncak (top manager), bertanggung jawab atas
keseluruhan kegiatan organisasi. Tugasnya adalah menetapkan
kebijakan dan mengarahkan organisasi agar dapat beradaptasi
dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan menjamin
tercapainya tujuan perusahaan.
GAMBAR 1.
TINGKATAN MANAJEMEN (MANAJEMEN LEVEL)
TOP
MIDDLE
FIRST LINE
KARYAWAN PELAKSANA
(NON- MANAJRIAL)
commit to user
b). Keterampilan Manajemen
Keterampilan manajemen adalah keterampilan yang dimiliki oleh manajer untuk menjalankan organisasi di dalam pencapaian suatu
tujuan. Perbedaan tingkat manajemen diikuti dengan perbedaan
keterampilan manajemen yang diperlukan. Keterampilan manajemen
ada tiga yaitu :
1). Keterampilan konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan
mental untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan
dan kegiatan organisasi (kemampuan manajer untuk melihat
organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan antar
elemen yang saling terkait dan saling tergantung;
2). Keterampilan kemanusiaan (interpersonal skill) adalah
kemampuan untuk bekerja sama dengan manusia lain (manajer
harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi orang lain agar
tercipta partisipasi bersama dalam mencapai tujuan organisasi);
3). Keterampilan teknis (technical skill) adalah kemampuan dalam
menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang
khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.
4. Pengertian Arsip
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut
Archief, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut Archieve, ksts inipun
berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti ”permulaan”. Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti ”catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah menjadi kata Ar-cheion yang berarti ”gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin disebut Archivum atau Archium, dan alkhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah ”arsip” sampai saat ini.
Arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki
commit to user
dengan cepat dan mudah (Sutarto, 1981: 200). Kata arsip meliputi 3
pengertian :
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyeleggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan
arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan
demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip
tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan
arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih
sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja
(unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip
dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan
hanya digunakan sebagai referensi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang
dapat memberi keterangan tetang kejadian-kejadian dan pelaksanaan
organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang dapat
memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan tersebut dapat
berupa cetakan,buku catatan yang berisi korespondensi, hasil penelitian,
skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu hal.
Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya dan
commit to user
demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor
34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
5. Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik
arsip dengan cara-cara tertentu untuk memudahkan kembali arsip yang
dibutuhkan kembali. Manajemen arsip dapat diartikan sebagai sistem
pengelolaan arsip yang melibatkan informasi, orang, peralatan, uang
sehingga arsip selalu siap ketika diperlukan dengan waktu yang cepat, tepat
dan untuk orang yang berhak. (ANRI, 2005:88).
Menurut Lundgren and Lundgren manajemen arsip dinamis meliputi
perencanaan, penempatan staff, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan
arsip. Manajemen arsip pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip.
Dalam pengertian lain Robek, Brown dan Maedke menyatakan bahwa
manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan
ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh prganisasi. Dari
dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahawa manajemen arsip dinamis
adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola
keseluruhan daur hidup arsip. (ANRI, 2005:10)
Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus
mengetahui siklus hidup arsip. Menurut Ida Niraida, SE (2008:93) pada
umumnya setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup, yaitu sebagai
berikut :
a. Tahap penciptaan
Pada tahap ini dokumen diciptakan/ dibuat, lalu digunakan
sebagai media penyampaian informasi atau dasar dalam
pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat
commit to user
b. Tahap penggunaan
Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih
diperlukan untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini
dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip.
c. Tahap penyimpanan aktif
Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan
perusahaan atau instansi disimpan di tempat penyimpanan dengan
status aktif.
d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif
Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan
perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu
ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip
tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip inaktif.
e. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis
Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna
lagi bagi perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu
arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno,
misalnya karena alasan historis.
Kelima tahapan ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila
salah astu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang
serius/ tidak efektif, maka manajajemen kearsipan secara keseluruhan
menjadi tidak efektif pula.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip dalam
pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip
dengan baik tetapi juga mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari
penciptaan sampai pemusnahan arsip.
Pengelolaan arsip yang baik dan benar digunakan sebagai sarana
temu balik, penentuan nilai guna arsip, serta untuk pelaksanaan penemuan
commit to user
6. Fungsi Arsip
Peranan arsip sangatlah penting bagi sebuah organisasi, maka
keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga
keberadaan arsip tersebut benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan
dapat membantu dalam penyelesaian pekerjaan personil yang ada pada
organisasi gtersebut.
Arsip mempunyai 4 fungsi, yaitu :
a. Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila dibutuhkan.
b. Fungsi Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi
sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa yang akan datang.
d. Fungsi Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang
membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan.
Fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu dalam
membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif.
Hal ini dilakukan karena tempat penyimpan yang berbeda antara arsip aktif
dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dapat membantu
dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.
7. Jenis Arsip
Menurut Suraja Yohannes (2006:35) dalam Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :
a. Arsip Aktif (Dinamis Aktif)
Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan
pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatu organisasi atau
commit to user
b. Arsip Inaktif (Dinamis Inaktif)
Arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus atau frekuensi
penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.
c. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.
d. Arsip Statis
Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kengasaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan
datang.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF 1. Penerimaan Arsip
Penerimaan arsip merupakan kegiatan paling utama yang dilakukan
dalam manajemen arsip dinamis aktif. Dalam kegiatan ini petugas arsip
menerima surat atau dokumen yang masuk baik dari dalam ataupun dari
luar organisasi.
Sebelum menyimpan surat atau dokumen yang masuk, petugas
terlebih dahulu memeriksa kebenaran alamat, hal dan tujuan dari surat atau
dokumen tersebut. Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberi
tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat atau dokumen.
Tujuan dari pemberian klasifikasi tertentu pada surat atau dokumen adalah
untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif sehingga dapat dengan
mudah ditemukan apabila dibutuhkan. Penyortiran surat atau dokumen
adalah memilih, memisahkan, dan membagi-bagi menurut keadaan surat
commit to user
2. Pencataan Arsip
Pencatatan adalah proses mendaftar arsip yang telah diterima
kedalam suatu catatan, guna lebih memudahkan dalam proses penerimaan.
Pencatatan ini penting karena dapat membantu dalam penemuan kembali
surat atau dokumen yang dibutuhkan. Melalui pencatatan ini dapat
diketahui jumlah surat atau dokumen yang masuk dan keluar dalam satu
waktu. Pencatatan surat atau dokumen yang masuk dan keluar dicatat
dalam buku agenda atau kartu kendali. (Ida Nuraida, SE 2008:76)
3. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Penataan arsip artinya mengatur atau menyusun arsip-arsip dengan
kode klasifikasi yang telah dibuat menurut penyimpanan yang efektif dan
efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari :
1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.
2. Meneliti arsip apakah telah didisposisi/ belum.
3. Kemudian arsip yang saling berhubungan disatukan.
4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.
5. Menentukan indeks.
Ada beberapa cara atau sistem dalam penataan dan penyimpanan
arsip. Menurut Sutarto (1981: 176-194) adalah:
1. Sistem Abjad
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad
mulai dari A – Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem Pokok Soal (subyek)
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau
pokok soail isi surat.
3. Sistem Tanggal (kronologis)
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau
commit to user
4. Sistem Nomor
Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu
arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
5. Sistem Wilayah
Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu.
Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan
yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan,
yaitu:
a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi)
Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih
dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).
b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja
disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung
dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol,
mempunyai akses yang sangat cepat.
c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali
Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi.
Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan
dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya, namum
pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit
kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban
pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip untuk sementara dari
tempat penyimpanan arsip karena dibutuhkan oleh pihak lain. Karena
arsip itu tidak ada pada tempatnya, sehingga diperlukan pencatatan oleh
petugas agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang
commit to user
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/
ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik intuk keperluan
intern atupun ekstern organisasi/ perusahaan. Pencatatan tentang
peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang
disebut bon pinjam atau lembar peminjaman arsip.
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 yang memiliki fungsi
masing-masing, yaitu:
a. Lembar peminjaman arsip I berwarna putih. Disimpan oleh
penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi
sebagai bukti peminjaman arsip.
b. Lembar peminjaman arsip II berwarna hijau. Oleh penyimpan arsip
diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dipinjam.
c. Lembar peminjaman arsip III berwarna biru. Disertakan pada pihak
yang meminjam arsip.
Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan
tepat diperlukan suatu sistem atau tata cara. Oleh sebab itu penemuan
kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penataan dan
penyimpanan arsip tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan
arsip, penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.
Dalam penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan
sembarangan karena arsip itu sangat penting keberadaannya sehingga
diperlukan sistem yang baik dan benar dalam penyimpanan arsip
sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat cepat ditemukan. Ada
beberapa syarat yang harus ditaati agar penemuan kembali arsip dapat
terlaksana dengan baik, yaitu:
a. Kebutuhan pemakai arsip atau surat diteliti dahulu dan sistemnya
harus mudah untuk diingat.
b. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan,
commit to user
c. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisiten dan mudah
diingat.
d. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan
yang memadai.
e. Selanjutnya penemuaan kembali arsip harus didukung oleh personel
yang terlatih dalam bidang kearsipan dan harus mempunyai daya
tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja secara detail tentang
informasi.
Ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan dalam
memudahkan penemuan kembali arsip, yaitu :
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyususn,
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku
baik arsip yang bersifat kedinasan atau pribadi pimpinan.
b. Dalam menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar
ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Kesederhanaan
Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, sehingga dapat
dimengerti tidak hanya satu orang saja tetapi juga pegawai yang
lain.
2. Ketetapan menyimpan arsip
Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
3. Memenuhi persyaratan ekonomis.
Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada
serta biaya yang tersedia.
4. Menjamin keamanan
Penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman. Arsip harus
terhindar dari kerusakan, pencurian/ kemusnahan dan harus aman
dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain- lain.
commit to user
Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis
sehingga mudah dicapai oleh semua unit.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan
dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.
7. Petugas arsip
Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.
c. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan baik.
d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi
setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat
menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat
memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam
penyusutan dan pemusnahan bila perlu.
5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip
1. Penyusutan
Penyusustan arsip yang telah mencapai masa inaktif
merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Kegiatan penyusutan
yang dimaksud yaitu untuk mengurangi arsip yang tidak bernilai
guna dan memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip
inaktif. Dalam penyusustan arsip ini terkandung kegiatan penilaian
untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
layak dipindahkan.
Kelancaran dalam proses penyusutan arsip bergantung pada
ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Arsip harus
sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan
commit to user
telah ditetapkan jangka simpannya yang dituangkan dalam jadwal
retensi arsip.
2. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip
aktif ke arsip inaktif karena sudah jarang sekali digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari- hari. Pemindahan arsip juga dapat
diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah
mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain. Sehingga filing
cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan
sehari-hari dapat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
1. Menurut ANRI (2005:7) pemeliharaan arsip harus dijaga
keamanannya, baik dari segi kualitas, kuantitas maupun dari segi
informalitas, pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan
cara :
a. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan hendaknya harus dijaga agar tetap kering,
terang, terdapat ventilasi, terhindar dari air, api atau
kemungkinan serangan serangga.
b. Pemeliharaan
Penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak /
lemari arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari
arsip diatur secara renggang agar tetap ada udara diantara
berkas-berkas yang disimpan.
c. Tindakan Preventif
Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip
dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat
penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau
minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain
commit to user
petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam
ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan kertas,
menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat
membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk
mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan
kebakaran.
d. Tempat arsip
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip
dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas (missal:
kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik,
kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.
e. Kebersihan
Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga
kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti
kemoceng.
2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik
semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip
dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kertas
Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men
jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang
digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik.
2) Tinta
Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna
yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf,
angka) diatas kertas.
Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah
sebagai berikut :
a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak
commit to user
b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan
tinta yang dibuat dari pohon oak.
3) Pasta atau lem
Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang
dipergunakan
lem ada beberapa macam yaitu :
a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau
beras).
b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan
sejenisnya
c) Perekat sintetis terutama polvem acecat
b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain :
1) Kelembaban udara
2) Udara yang terlalu kering,
3) Sinar matahari.
4) Kekotoran udara.
5) Debu.
6) Jamur
7) Rayap
8) Ngengat
7. Kendala – Kendala Dalam Pengelolaan Arsip
Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan
menurut Abu Bakar (1997 : 64) :
1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan
adminitrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai record
management.
2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang
selayaknya, serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan.
3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan
commit to user
4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian,
segingga keterampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya
bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur.
Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah
dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip
apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan
organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang
kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh
pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan.
3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan
tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang
mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan
dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya
dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang
tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat
commit to user
C. Metode Pengamatan 1. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang
manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan
diskriptif kualitatif, yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran
atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan fakta-fakta yang
tampak.
2. Lokasi Pengamatan
Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka
pengmatan ini mengambil lokasi di kantor Kantor Arsip dan Perpustakaan
Kota Surakarta. Pemilihan lokasi pengamatan didasarkan atas
pertimbangan-pertimbangan berikut ini :
a. Di lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji
dalam pengamatan ini.
b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan
pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data
yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
3.Sumber Data
Menurut H.B Sutopo (2006 : 56) sumber data merupakan bagian yang
sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan
jenis sumber data akan sangat menentukan ketepatan dan kekayaan data
atau kedalaman informasi yang dapat diperoleh.
a. Narasumber (informan)
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia
(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki
informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang
sama, oleh sebab itu narasumber bukan hanya sekedar memberi
commit to user
arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat
dijadikan narasumber dalam pengamatan ini adalah :
- Bagian Pengelola Arsip/ kersipan
- Bagian Tata Usaha/ pengolah
b. Sumber tertulis
Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang berhubungan
dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini
yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah :
- Dokumen atau bukti pengelolaan arsip dan informasi tentang
berbagai macam kegiatan di instansi terkait.
- Sumber buku : yaitu dengan cara mencari buku-buku yang berisi
tentang masalah yang dihadapi. Selain itu juga untuk mendukung
kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.
c. Peristiwa atau kejadian
Data atau informasi yang dikumpulkan dari peristiwa dan aktivitas
sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari
pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses
bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena peneliti melihat
secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat
dipercaya dan dianggap mengetahui serta memahami permasalahan
yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.
4. Tehnik Pengamatan a. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali
data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, lokasi,
benda, serta rekaman gambar. Dalam hal ini penulis melakukan
pengamatan langsung di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
commit to user
b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan
diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta.
c. Wawancara
Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan
keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan
berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan
keterangan. Dalam hal ini wawancara bersifat terbuka dan lentur serta
tidak ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada
informan yang sama.
5. Tehnik Analisis Data
Menurut H.B Sutopo (2006 : 115) Tehnik analisis data yang dipakai dalam
pengamatan ini adalah tehnik data deskripsi kualitatif yaitu secara khusus
kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap
unit datanya, yang bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan
data dan memproses akhir.
4 tahapan dalam analisis data, yaitu :
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan penulis sebelum pengamatan, ketika
melakukan pengamatan dan di akhir penulis melakukan pengamatan.
b. Reduksi data
Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan
abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam
catatan lapangan.
c. Sajian data
Sajian data adalah suatu organisasi informasi deskripsi dalam bentuk
narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan
pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan poko-pokok
yang terdapat dalam reduksi data dan disajikan dengan menggunakan
kalimat bahasa yang sistematis.
commit to user
Kesimpulan merupakan tahap akhir, yaitu kesimpulan jawaban dari
pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan ”what” dan
”how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data
kembali dengan cepat.
Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung
sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga
menjadi siklus penting dalam penulisan laporan. Agar analisa yang didapat
cukup memuaskan, keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang
proses pengamatan dan dilakukan berulang kali.
Gambar 2. Model Analisis Interaktif
Sumber : H.B Sutopo,2006:117
Pengumpulan data
Reduksi data Sajian data
Penarikan kesimpulan/ verifikasi
(1)
(2)
commit to user
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah
Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan
No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini sebelumnya bertempat di Jalan
Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat
untuk menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan
No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun
2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang
Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin
oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada
keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota
Surakarta menjadi pola maksimal.
commit to user
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan
jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal
28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan
tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II
yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah
Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan
permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban
atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan
atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah
Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8
Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah
disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1
Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal
tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6
tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak
dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah
Tingakt II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah
lagi dengan Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17
Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Pertauran Daerah Kotamadya Daerah
Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata
commit to user
Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran
Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II
Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta
tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih
ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota
Surakarta.
Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang
Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi
daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi kelancaran
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan
kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan
Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi
Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta
No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta
Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001
tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang
kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan
Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul
Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas
Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
commit to user
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”
2. Misi
a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan
ilmiah.
b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar
membaca.
c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang
modern.
d. Menjadikan arsipdan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan
dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta
pendidikan.
e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina
kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah
daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan,
tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
