SEKILAS MENGENAI KP-RI DINAS PENDIDIKAN PROVSU
3.2 STRUKTUR ORGANISASI KP-RI DINAS PENDIDIKAN PROVSU
Menurut Supardi (2002:30), struktur organisasi diartikan sebagai kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Untuk itu sebuah struktur organisasi dibuat agar pelaksanaan maupun kerjasama dalam menjalankan tugas dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin sehingga tidak terdapat pekerjaan yang tumpang tindih nantinya. Berikut ini adalah bagan dari stuktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KP-RI) Dinas Pendidikan Sumatera Utara. Sumber: KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KP-RI) Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
Berdasarkan struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KP-RI) Dinas Pendidikan Sumatera Utara, berikut ini akan diuraikan tugas dan fungsi masing-masing unsur yang terdapat dalam struktur tersebut, yaitu:
1. Ketua I, mempunyai tugas:
a. Memimpin, megkoordinir dan mengawasi semua usaha KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
b. Mempersiapkan petunjuk pelaksanaan kegiatan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
c. Membina dan memelihara hubungan kerjasama antara pengurus, badan pengawas, penasehat karyawan PR-RI dan seluruh anggota KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara, serta dengan instansi terkait.
d. Melakukan usaha meningkat/mengembangkan usaha KP-RI untuk menambah kesejahteraan para anggota KP-RI.
e. Melakukan usaha yang meningkatkan keterampilan pengurus dan karyawan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
f. Memimpin rapat pengurus, rapat pengurus dan badan pengawas.
g. Menyelenggarakan Rapat Anggota Tahunan (RAT) tepat pada waktunya.
h. Menyampaikan Laporan Pertanggujawaban Pengurus Serta RAPB dan Rancangan Kerja Pengurus pada setiap RAT.
i. Mengangkat dan memberhentikan karyawan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara berdasarkan hasil keputusan rapat pengurus.
j. Menghadiri RAT KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara dan rapat-rapat
39
lainnya dengan instansi terkait.
k. Bertanggung jawab ke dalam dan keluar atas pelaksanaan kegiatan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
l. Keputusan rapat pengurus yang lagi menyangkut kepentingan anggota harus mendapat persetujuan pembina KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
2. Ketua II, mempunyai tugas:
a. Pengurus pengadaan segala jenis barang barang dagangan dan jasa yang diperlakukan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
b. Mengurus, mengkoordinir dan mengawasi unit usah pertokoan dan jasa yang menguntungkan usaha meningkatkan kesejahteraan anggota.
c. Mengurus dan mengawasi pembukuan keuangan dan barang degangan dengan tertib.
d. Mengurus barang investasi KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
e. Menyusun laporan bulanan, Triwulan, tengah tahunan dan laporan pertanggujawaban pelaksanaan unit usaha pertokoan dan jasa.
f. Menyusun rencana kerja dan rancangan anggaran pada belanja unit usaha dagang / pertokoan dan jasa.
g. Bertanggu jawab atas pelaksanaan unit usaha pertokoan dan jasa.
3. Ketua III, mempunyai tugas:
a. Mengurus dan mengawasi unir usaha simpan pinjam pada KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
b. Mengurus data statistik jumlah anggota KP-RI serta tanggungannya.
c. Mengurus dan mengawasi penyaluran dana sosial dan kredit kepada para
anggota serta pemotongan dan pengambilannya.
d. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas karyawan PHUSP.
e. Pengadaan, pendistribusian alat tulis kantor KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
f. Menyusun laporan bulanan, Triwulan, tengah tahunan dan laporan pertanggujawaban pelaksanaan unit usaha simpan pinjam.
g. Menyusun rencana kerja dan rancangan anggaran pada belanja unit usaha simpan pinjam.
h. Bertanggu jawab atas pelaksanaan unit usaha simpan pinjam.
4. Sekretaris I, mempunyai tugas:
a. Menerima dan menyalurkan surat masuk.
b. Membuat konsep serta mengirim surat keluar setelah ditandatangani ketua.
c. Mengatur administrasi pengadaan barang dagangan, inventaris, alat tulis kantor dan lain-lain yang diperlukan KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
d. Meneliti dan mempertimbangkan harga pembelian, harga penjualan dan jenis barang serta lama anguran.
e. Membantu ketua dalam menyusun laporan bulanan, triwulan, tengah tahun dan laporan pertanggungjawaban pengurus.
f. Mempersiapkan rapat pengurus, rapat pengurus dan badan pengawas serta rapat anggota tahunan (RAT).
g. Mempersiapkan rancangan kerja dan RAPB KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
h. Membuat Notulen Rapat secara resumenya.
41
5. Sekretaris II, mempunyai tugas:
a. Mempersiapkan sata statistika jumlah anggota dan tanggungannya.
b. Mempersiapkan kartu kredit anggota KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
c. Meneliti dan mempertimbangkan jumlah kredit dan jumlah gaji yang diterima, jangka waktu pembelian serta bunga pinjaman.
d. Mempersiapkan daftar nama penerima dana bantuan sosial.
e. Mengelola administrasi unit usaha simpan pinjam.
f. Menyampaikan pertimbangan kepada ketua I-III atas permohonan kredit yang menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan.
g. Membantu ketua III dalam menyusun laporan bulanan, triwulan, pertengahan tahun dan laporan pertanggungjawaban pengurus.
h. Membuat daftar ATK dan lain-lain yang siperlukan unit usaha simpan pinjam
i. Membantu ketua II dalam menyusun rancangan kerja tahunan dan RAPB unit usaha simpan pinjam.
6. Bendahara I, mempunyai tugas:
a. Mengelola administrasi keuangan meliputi penerimaan, pengeluaran, pertanggungjawaban dan pembukuannya.
b. Melaksanakan pencatatan dan pengarsiban dokumen bukti pengeluaran uang.
c. Mempersiapkan data keuangan untuk bahasa penyusunan APB dan RAPB KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara pada unit usaha pertokoan/unit usaha dagang.
d. Menyusun neraca tahunan unit pertokoan / unit usaha dagang.
e. Mempersiapkan laporan bulanan, triwulan, tengahtahunan dan laporan pertanggungjawaban pengurus pada unit pertokoan/unit usaha dagang.
7. Bendahara II, mempunyai tugas:
a. Mengelola administrasi keuangan meliputi penerimaan, pengeluaran, pertanggungjawaban dan pembukuannya.
b. Menyalurkan danan sosial.
c. Melaksanakan pencatatan dan pengarsiban dokumen bukti pengeluaran.
d. Mempersiapkan laporan bulanan, triwulan, tengahtahunan dan laporan pertanggungjawaban pengurus
e. Mempersiapkan data keuangan untuk bahasa penyusunan APB dan RAPB KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara pada unit usaha simpan pinjam.
f. Menyusun neraca tahunan unit usaha simpan pinjam.
8. Manager pegawai harian usaha dagang/pertokoan dan jasa, mempunyai tugas:
a. Melaksanakan penataan tempat barang, penyimpanan dan pemeliharaannya.
b. Mempersiapkan usulan pengadaan barang dagang dan jasa yang di perlukan KPN.
c. Mengadakan pencatatan meliputi jumlah, nama, jenis dan harga suatu barang naik dalam pembelian maupun penjualannya.
d. Mempersiapkan data untuk menyusun laporan berkala dan laporan akhir tahun serta untuk menyusun program kerja tahun berikutnya.
e. Melakukan konsultasi kepada ketua II dan sekretaris III atas pengadaan barang sesuai pesanan anggota.
43
f. Konsultasi kepada bendahara dan urusan tagihan dalam pengembalian/
pemotongan gaji.
g. Mengkoordinir tugas karyawan PHUD/pertokoan dan jasa yang telah di laksanakan setiap akhir bulan kepada ketua II dan sekretaris III.
h. Melaporkan semua kegiatan usaha dagang/pertokoan dan jasa yang telah dilaksanakan setiap akhir bulan kepada ketua II dan sekretaris III.
i. Mengkoordinir kebersihan dan perawatan kantor KP-RI Dinas Pendidikan Sumatera Utara.
j. Melaksanakan tugas-tugas lainnya.
9. Manager Pegawai Harian Usaha Simpan Pinjam, mempunyai tugas:
a. Melayani dan meneliti permohonan anggaran yang akan di pinjam.
b. Melaksanankan konsultasi kepada ketua III dan sekretaris II bila jumlah angsuran melebihi ketentuan yang ditetapkan.
c. Mencatat data yang diperlukan pada kartu kredit anggota yang meminjam.
d. Mencatat dan menyetorkan perolehan provisi/uang administrasi kepada bendahara.
e. Mencatat nama anggota serta tanggungjawabnya.
f. Mencatat nama-nama anggota yang memasuki pensiun.
g. Melaporkan kegiatan yang telah di laksanakan setiap akhir bulan kepada ketua III dan sekretaris II.
h. Memberikan pelayanan peminjaman kepada anggota atas persetujuan ketua III dan sekretaris II
i. Khusus untuk penyimpanan atas sepengetahuan ketua III dan sekretaris II.
j. Melaksanakan tugas-tugas lainnya.