HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
2. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
Sehubungan dengan kondisi perusahaan dan perkembangan masa mendatang, maka kegiatan operasional perusahaan dipandang perlu untuk melaksanakan perkembangan usaha melalui penyusunan kembali tata kerja dan struktur organsasi yang baik pada PT. Makassar Raya Motor, agar dapat diperoleh hasil yang optimal yang disesuaikan dengan kegiatan yang menunjang penjualan kendaraan. Dengan demikian setiap personil yang ada di perusahaan dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Efektivitas kinerja perusahaan, hanya dapat terwujud dengan adanya pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang secara jelas dalam perusahaan. Pembagian ini diperoleh melalui strukturisasi organisasi yang baik dalam suatu perusahaan, sehingga kesimpangsiuran dalam melaksanakan pekerjaan, tanggung jawab serta wewenang masing-masing bagian dapat diatasi.
Struktur organisasi suatu perusahaan harus fleksibilitas sehingga bila ada perluasan atau pergeseran di dalam perusahaan tidak membawa pengaruh secara serius,. Melalui struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara ekektif, terarah dan terawasi serta hasil-hasil yang terkendalikan.
Agar supaya semua personil dapat berfungsi dengan baik yang disesuaikan dengan bidangnya maka perlu adanya Job Description (pembagian tugas dan tanggung jawab) yang merupakan suatu pedoman dalam melaksanakan tugas dan
kegiatannya. Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya penyimpangan dalam perusahaan.
Adanya pemisahan fungsi-fungsi (bagian-bagian) di dalam perusahaan yang dilakukan secara tepat, akan menetapkan tanggung jawab di dalam bagian tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut di atas, maka secara lengkap tugas dan wewenang karyawan PT. Makassar Raya Motor dapat diperinci sebagai berikut:
a. Direktur Utama
Sebagai pimpinan dan penanggung jawab penuh atas keberhasilan perusahaan dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Mengkoordinir berbagai kegiatan perusahaan kearah pencapaian tujuan perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab direktur utama adalah sebagai berikut:
1) Menentukan kebijakan-kebijakan yang berorientasi kepada peningkatan dan pengembangan perusahaan.
2) Memotivasi karyawan, memperhatikan kesejahteraan dan keselamatan kerja. 3) Bertanggung jawab atas segala kegiatan perusahaan, baik yang bersifat ekstern
maupun intern.
b. Eksekutif Direktur
Merupakan bagian lini yang akan memberikan laporan dan pertanggung jawaban kepada Direktur Utama secara jelas mengenai kegiatan karyawan perusahaan, aktifitas penjualan dan bidang-bidang lainnya secara profesional. Adapun tugas dan tanggung jawab direktur utama adalah sebagai berikut:
1) Membantu Direktur Utama dalam hal membuat program kerja perusahaan. 2) Membuat perencanaan yang prospektif dan inovatif.
3) Membantu Direktur Utama dalam kegiatan pengawasan dan audit.
4) Membantu perencanaan administrasi dan keuangan secara efektif dan efesien.
c. Sekretaris
Mewakili Direktur Utama serta membantu tugas-tugasnya. Adapun tugas dan fungsi sekretaris adalah sebagai berikut:
1) Mengatur dan mengagendakan kegiatan kerja Direktur Utama secara efektif. 2) Menjalankan kegiatan administrasi dan surat menyurat.
3) Mengagendakan arsip-arsip perusahaan secara teratur.
4) Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya.
d. Departemen Keuangan dan Pembukuan
Departemen Keuangan dan Pembukuan mempunyai cakupan bidang tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Membantu perencanaan keuangan seperti cash flow beserta penunjangnya, perencanaan penerimaan, pengeluaran dan lain-lain.
2) Menganalisa laporan keuangan dan alternatif pemecahan.
3) Mengatur keuangan agar perusahaan bisa tetap dalam posisi likuid dan profitabilitas.
4) Mengkoordinir kegiatan bagian keuangan agar bisa berfungsi dengan baik dalam menunjang kegiatan perusahaan.
Dalam menjalankan tugasnya, Departemen keuangan dibantu oleh dua bagian antara lain :
a) Bagian Keuangan
Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya, bagian keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:
(1) Mengatur cash flow perusahaan agar berfungsi efisien dan efektif. (2) Mengetahui keluar masuknya uang dalam perusahaan.
(3) Membuat laporan-laporan keuangan terutama yang menyangkut sumber dan penggunaan dana.
(4) Membuat daftar PDC dan daftar kewajiban lainnya. (5) Membuat daftar rencana penerimaan uang.
Bagian keuangan terdiri dari seksi antara lain: (a) Seksi Kas dan Bank
Adapun tugas dan tanggung jawab seksi kas dan Bank,yaitu:
1. Menerima dan mengeluarkan uang disertai kwitansi-kwitansi dengan pencatatan dan atas persetujuan Kepala Bagian.
2. Membuat laporan harian tentang posisi Kas dan Bank.
3. Melaporkan kepada Kepala Bagian tetang PDC yang telah disesuaikan dan belum dibayar serta cek-cek yang diterima dan jatuh temponya. (b) Seksi Administrasi Keuangan
Adapun tugas dan tanggung jawab seksi administrasi keuangan yaitu: 1. Dengan konfirmasi seksi Kas/Bank untuk membuat laporan tentang PDC. 2. Mengadakan pencatatan dan membuat giro atas pembayaran Via Bank. 3. Memeriksa semua kelengkapan bukti pembayaran dan penerimaan untuk
di teruskan ke Kepala Bagian guna disetujui.
4. Menganalisa laporan keuangan yang dibuat oleh pembukuan untuk diteruskan ke Kepala Keuangan.
b) Bagian Pembukuan
Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Mengatur administrasi dan sistem pembukuan.
2) Memeriksa keuangan secara rutin dan berkala sesuai permintaan pimpinan atau kebutuhan perusahaan untuk diteruskan kepada departemen.
3) Mempelajari dan mengusulkan kebutuhan tenaga mekanik pada manajer pemasaran sesuai dengan urgensinya masing-masing.
4) Mempelajari dan membuat sistem dan prosedur efisiensi dan penggunaan tenaga kerja dan peralatan.
5) Menjelaskan setiap problem teknik kepada mekanik.
6) Mengadakan perencanaan dalam pengembangan dan penyempurnaan service. 7) Mempersiapkan dan mengusulkan distribusi pada manajer pemasaran.
8) Membuat laporan berkala tentang kegiatan service serta hal-hal yang diperlukan setiap bulannya.
(a) Seksi Analisis Keuangan
Adapun tugas dan tanggung jawab seksi analisis keuangan yaitu:
(1) Meminta laporan keuangan dari cabang dan wilayah pemasaran serta laporan yang dibuat oleh seksi pembukuan.
(2) Membuat analisa dari laporan tersebut kemudian dibuatkan alternatif. (3) Mengusulkan perbaikan-perbaikan yang perlu dalam pengelolaan
keuangan.
(b) Seksi Proses Data Keuangan
Adapun tugas dan tanggung jawab seksi Proses Data Keuangan yaitu: (1) Membukukan semua transaksi keuangan yang terjadi setiap hari.
(2) Memeriksa bukti dan mencocokkan semua penerimaan serta pengeluaran uang dari Bank.
(3) Membuat laporan keuangan secara rutin dan sesuai kebutuhan.
e. Departemen Kredit
Setiap penjualan kendaraan secara kredit langsung berhubungan dengan departemen kredit, dengan mekanisme pembeli yang ingin dan tidak sanggup membayar kontan atau tidak bisa memenuhi persyaratan Bank atau Lembaga Keuangan lainnya, maka kepada pembeli inilah yang harus dilayani oleh departemen kredit. Dalam menyelenggarakan fungsinya, departemen kredit berada dalam ruang lingkup tugas sebagai berikut:
2) Membuat piutang dapat tertagih tepat pada waktunya.
3) Mengusahakan memperoleh pendapatan dari penjualan mobil bekas.
Departemen kredit dalam menjalankan aktifitasnya dibantu oleh bagian analisis kredit, bagian analisis piutang dan bagian used car.
f. Departemen Pemasaran
Departemen pemasaran bertujuan mengupayakan penjualan produk secara maksimal untuk mencapai market share yang tinggi. Adapun tugas dan tanggung jawab departemen pemasaran adalah sebagai berikut:
1) Mengusahakan pencapaian penjualan sesuai target yang ditetapkan untuk setiap bagian.
2) Meminta persetujuan direktur apabila ada hal yang ada hubungannya dengan tugas manajer pemasaran yang menyimpang dari aturan yang telah ditetapkan. 3) Menandatangani kontrak penjualan mobil.
4) Menyusun rencana penjualan dan rencana struktur setiap minggu. Adapun bagian-bagian pendukung departemen pemasaran yaitu:
(a) Bagian Penjualan
Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
(1) Memikirkan dan mempersiapkan segala sesuatu yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penjualan.
(2) Mengadakan negoisasi penjualan dengan pembeli. (3) Mencari pasar baru.
(b) Bagian sevice (BPP)
Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
(1) Mengkoordinasi dan bertanggung jawab atas kegiatan pada bagian service.
(2) Membuat analisa keuangan secara rutin dan berkala.
g. Departemen Administrasi dan Personalia
Dalam menjalankan fungsinya, departemen personalia berada dalam ruang lingkup tugas dan wewenang sebagai berikut:
1) Bertanggung jawab atas segala tersedianya peralatan administrasi perkantoran pada saat dibutuhkan.
2) Pencatatan semua inventaris perusahaan.
3) Menganalisa kebutuhan tenaga kerja tiap bagian serta evaluasi kerja. 4) Menganalisa kebutuhan pendidikan tiap karyawan.
5) Membuat pencatatan pengembangan karier tiap karyawan.
6) Memberikan penjelasan mengenai kerja tiap departemen atau bagian seksi dan tiap karyawan.
Dalam menjalankan tugasnya, departemen administrasi dan personalia dibantu oleh dua bagian antara lain:
a) Bagian Administrasi Umum
Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: (1) Membuat pencatatan inventaris.
(2) Membuat permintaan kebutuhan rumah tangga kantor. (3) Mengatur tentang keamanan kantor perusahaan. Bagian ini dibantu oleh beberapa seksi antara lain:
(a) Seksi inventaris
Seksi ini memiliki tujuan yaitu:
1. Mengetahui semua inventaris kantor.
2. Memelihara keselamatan dan keutuhan inventaris kantor. 3. Membuat daftar dan laporan materi inventaris.
(b) Seksi Rumah Tangga
Seksi ini memiliki tujuan yaitu: 1. Mengatur kebersihan kantor.
2. Mengatur penggunaan inventaris kantor. (c) Seksi keamanan
Seksi ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Menjaga kantor dari gangguan pihak lain.
2. Menjaga keamanan kendaraan tamu dan karyawan. b) Bagian personalia
Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: (1) Membuat perencanaan SDM yang di butuhkan perusahaan.
(2) Menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam posisi karyawan. (3) Membuat perencanaan karier dari setiap karyawan.
(5) Membuat penelitian evaluasi penelitian kerja tentang tugas dan tanggung jawab.
(6) Membuat dan memikirkan kesejahteraan karyawan.
Dalam menyelenggarakan tugas fungsinya, dibantu oleh seksi-seksi sebagai berikut :
(a) Seksi Administrasi Personali Seksi ini betugas untuk :
1. Membuat pencatatan tentang data-data karyawan.
2. Membuat laporan tentang lama gaji dan posisi tiap karyawan. (b) Seksi Kesejahteraan
Seksi ini betugas untuk :
1. Mengatur tentang pengobatan/perawatan bagi karyawan dan keluarganya
2. Mengatur tentang asuransi karyawan, baik asuransi kecelakaan maupun asuransi pensiunan.
B. Penyajian Data Hasil Penelitian 1. Perkembangan Biaya Distribusi.
Distribusi merupakan bagian yang penting dalam pemasaran produk dan jasa yang ditawarkan oleh pihak perusahaan kepada konsumen, maupun calon konsumen dan dipercaya oleh banyak kalangan bahwa distribusi tersebut dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap pemasaran produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
PT. Makassar Raya Motor sebagai salah satu dealer mobil Daihatsu di kota Makassar dalam kegiatan distribusi menyadari bahwa distribusi yang dilakukan akan membutuhkan biaya yang tidak sedikit jumlahnya yang tentunya secara langsung akan mempengaruhi besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan, oleh karena itu dalam menentukan besarnya biaya distribusi harus betul-betul dipertimbangkan sehingga biaya distribusi yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat efisien dan efektif dalam artian mencapai sasaran yang diinginkan, yaitu terjadinya peningkatan volume penjualan.
Dengan mengacu pada data yang diperoleh dari PT. Makassar Raya Motor, maka dapat dilihat bahwa perusahaan selama ini telah cukup banyak mengalokasikan dana distribusi untuk kegiatan distribusi guna meningkatkan volume penjualan perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan data mengenai perkembangan biaya distribusi yang telah dikeluarkan oleh PT. Makassar Raya Motor selama kurun waktu 2005-2009 pada tabel 3 berikut ini :
Tabel 3. Perkembangan Biaya Distribusi Pada PT. Makassar Raya Motor di Kota Makassar Dalam Lima Tahun Terakhir (2005-2009).
Tahun Biaya Distribusi(RibuanRp) Rp (Ribuan)PerkembanganPersentase (%)
2005 22.852 576 2,52 2006 23.428 0 0 2007 23.428 1302 5,56 2008 24.730 263 1,14 2009 25.013
Sumber: PT. Makassar Raya Motor 2010. Data terolah
Pada tabel 3 di atas, dapat dilihat bahwa biaya distribusi pemasaran mobil Daihatsu pada PT. Makassar Raya Motor selama lima tahun terakhir (2005-2009) secara kuantitas terus mengalami perkembangan yang disebabkan oleh karena permintaan akan mobil Daihatsu yang berbeda tiap tahunnya.