BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dikepalai oleh seseorang kepala kantor, yang berkedudukan pada Eselon III dan membawahi Sub bagian Tata Usaha dan 3 (Tiga) seleksi yaitu Seksi Akuisisi dan Pengolahan, seksi Pelayanan dan Kerjasama dan Seksi Arsip dan Dokumentasi yang berkedudukan pada Eleson IV Kepala
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi juga membawahi Kelompok jabatan Fungsional Perpustakaan.
Bagan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sekaligus pejabat struktural pada saat ini dapat dilihat pada Bagan berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber : Renstra Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota TebingTinggi 2014
Data Pegawai/Staf yang ada pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sampai dengan saat ini adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 Data Pegawai
sub bagian Tata Usaha Arsip dan Dokumentasi
Hj. Nina Zahara MZ, S.H, M.Ap
SEKSI PELAYANAN DAN
8.
Keterangan : THL (Tenaga Harian Lepas)
Sumber : Renstra Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi 2014 3.3 Sarana
3.3.1 Gedung
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi menempati sebuah gedung berukuran sekitar lantai I : 457 M2 dan Lantai II : 577 M2. Dalam ruangan
perpustakaan dibagi menjadi beberapa ruangan, yaitu kepala badan, ruang tata usaha, ruang pelayanan referensi, ruang seksi pelayanan ruang pembinaan teknis, ruang referensi, ruang baca umum, ruang layanan anak, ruang layanan remaja serta ruang tamu.
3.3.2 Perabotan Perpustakaan
Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan tersebut.
Tabel 3.2 Perabotan Perpustakaan
No Perabotan Perpustakaan Jumlah
1 Rak Buku 22 buah
2 Rak Majalah 2 buah
3 Rak Buku Display 3 buah
4 Rak Surat Kabar 2 buah
5 Meja Kerja 18 buah
6 Kursi Kerja 17 buah
7 Meja Baca 22 buah
8 Kursi Baca 161 buah
9 Komputer 15 buah
10 Komputer PC Take Screen 1 buah
11 Laptop 4 buah
12 Mesin Tik 3 buah
13 TV 3 buah
14 DVD 2 buah
15 Audio Visual 2 buah
16 AC 18 buah
3.4 Peraturan Perpustakaan
Peraturan yang di tetapkan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kota Tebing Tinggi adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan di buka setiap hari :
Senin – kamis mulai pukul 08.00-16.00 WIB Jum’at mulai pukul 08.00-11.30 WIB
Minggu mulai pukul 09.00-14.00 WIB.
2. Jika ingin masuk ke dalam Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, tas/barang bawaan pengguna di letakan di tempat tas.
3. Pengunjung wajib mengisi buku tamu bila ingin memasuki ruangan perpustakaan.
4. Tidak dibenarkan merokok di dalam ruangan perpustakaan.
5. Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan.
6. Mohon tidak berisik di ruangan perpustakaan.
7. Harap susun kembali bahan pustaka ke rak bila anda telah selesai menggunakannya.
8. Jika ingin meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan.
9. Jika buku terlambat dikembalikan akan dikenakan denda.
3.5 Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan merupakan unsur pokok dan setiap perpustakaan. Oleh sebab itu tanpa adanya koleksi yang memadai maka pelayanan yang di berikan kepada pengguna tidak akan pernah terwujud secara maksimal. Selain itu perpustakaan harus menyediakan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna agar pelayanan informasi yang akan diberikan dapat tercapai sesuai dengan tujuan perpustakaan.
Koleksi Bahan Pustaka Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sebagai beriut :
Tabel 3.3 Koleksi Bahan Pustaka
No Koleksi Bahan Pustaka Jumlah
1 Buku 14.001 Judul 26.718 Eksemplar
2 Majalah 17 judul ± 43 Eks/ bulan
3 Tabloid 9 judul ± 54 Eks/ bulan
4 Surat Kabar Harian 14 judul 15 Eksemplar / minggu 5 Surat Kabar Mingguan 9 judul 9 Eks/ hari
6 Bahan Audio Visual (CD dan DVD) 105 judul 105 buah
Koleksi yang terdapat pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yaitu sebagai berikut :
Tabel 3.4 Koleksi Perpustakaan
Koleksi Umum Koleksi Referensi Koleksi Perpustakaan Keliling
Setiap perpustakaan menyelenggarakan pelayanan harus menentukan sistem yang dianggap sesuai dengan tujuan perpustakaan dan juga penggunanya. Pelayanan pengguna dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem layanan terbuka (Open Access) dan sistem layanan tertutup (Close Access).
Sistem layanan yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sistem layanan terbuka ( Open Access) dimana pengguna dapat mencari bahan pustaka secara langsung pada rak-rak buku tanpa perantara. Sebelum pengguna menuju ke rak buku biasanya pengguna menggunakan Online Public Access Catalog (OPAC) untuk memudahkan pengguna dalam pencarian temu balik informasi yang diinginkan. Apabila pengguna mendapatkan kesulitan menemukan informasi yang dicari, maka mereka dapat meminta bantuan petugas perpustakaan. Melihat sistem layanan terbuka (Open Access) yang dilaksanakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dikatakan sangat baik. Karena pengguna dapat dengan mudah mendapatkan informasi atau bahan pustaka yang diinginkan secara cepat dan tepat.
3.6.1Layanan Sirkulasi
Pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi kegiatan pelayanan sirkulasi sudah memiliki otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan akan meringankan pekerjaan pegawai perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam pemanfaatan perpustakaan. Dengan adanya otomasi perpustakaan dan sistem aplikasi senayan dapat mempermudah pustakawan dalam kegiatan administrasi perpustakaan dalam bidang layanan sirkulasi, sehingga mampu memproses peminjaman dan pengembalian koleksi secara efesien dan efektif. Sistem ini dapat mendukung fitur reservasi koleksi yang sedang dipinjam, termaksud reminder/pemberitahuannya. Sistem aplikasi senayan ini beragam tipe pemakai dengan ragam jenis kategori peminjaman, ragam jenis keanggotaan dan perbedaan setiap layanan sirkulasi dalam jumlah koleksi serta lama peminjaman untuk setiap jenis koleksi.
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dilakukan didekat pintu masuk dan pintu keluar. Hal ini dimaksudkan agar pengguna yang keluar dan ruangan koleksi perpustakaan tersebut dapat diperhatikan oleh petugas/ pustakawan. Adapun kegiatan dan pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi meliputi: keanggotaan, perpanjangan kartu anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan sanksi.
3.6.1.1 Keanggotaan
Syarat utama untuk menjadi anggota Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kota Tebing Tinggi adalah pengguna umum berstatuskan sebagai masyarakat kota Tebing Tinggi, siswa, dosen, dan pegawai.
Persyaratan untuk menjadi anggota Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah :
a. Persyaratan untuk siswa/siswi
1. Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah disediakan.
2. Melampirkan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 2x3 sebanyak 1 lembar.
3. Melampirkan fotocopy kartu pelajar yang masih berlaku.
4. Membayar uang keanggotaan atau biaya administrasi sebesar Rp. 5000,- / tahun, kecuali mahasiswa baru yang mendaftar pada tahun pertama menjadi mahasiswa tidak dipungut biaya.
b. Persyaratan untuk pengguna umum, dosen, dan pegawai : 1. Mengisi formulir yang telah disediakan.
2. Melampirkan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar.
3. Melampirkan fotocopi KTP Tebing Tinggi bagi pengguna masyarakat kota Tebing Tinggi.
4. Khusus dosen dan pegawai tidak dipungut biaya keanggotaan atau biaya administrasi.
Gambar 3.2 Kartu Anggota Perpustakaan Bagian Depan
Gambar 3.3 Kartu Anggota Perpustakaan Bagian Belakang
Kartu anggota ini sebagai kartu pegangan bagi pengguna/anggota saat masuk ke perpustakaan pada saat akan meminjam bahan perpustakaan. Kartu ini dibawa pulang oleh masing-masing anggota. Dalam bagian keanggotaan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kota Tebing Tinggi untuk kegiatan perpanjangan kartu anggota dapat dilakukan dalam 2 (Dua) tahun sekali bagi anggota yang masa aktif anggotanya telah habis dengan persyaratan mengisi formulir dan melampirkan kartu anggota yang lama.
3.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi menggunakan kartu buku. Untuk setiap buku diberi kartu buku dan disimpan
dalam kantong buku. Peminjaman bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan perpustakaan yang boleh dipinjam berbeda-beda, untuk itu mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 2 judul buku dan jangka waktunya hanya 1 minggu, sedangkan untuk pegawai dapat meminjam sebanyak 4 judul buku dan waktu peminjamannya selama 2 minggu.
Tabel 3.5 : Contoh kartu peminjaman dan pengembalian buku Kantor Kartu Buku Perpustakaan :
Kode Buku : Judul Buku : Pengarang : Penerbit :
No Tanggal Pinjam
Kode Kelas
Nama Mahasiswa
Tanggal Pengembalian
Paraf Peminjam
Paraf Petugas
Sumber: Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi (2012)
Kartu peminjaman dan pengembalian ini sebagai kartu untuk pencatatan identitas buku yang di pinjam yaitu : kode buku dan tanggal kembali bahan perpustakaan tersebut.
Prosedur peminjaman bahan perpustakaan yang dilakukan di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sebagai berikut:
1. Peminjam menunjukan kartu anggota kepada petugas/pustakawan.
2. Peminjam menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas/pustakawan untuk dicek.
3. Peminjam menuliskan nama dan tanggal peminjaman pada kartu buku kemudian menyerahkan kepada petugas.
4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu anggota kode bahan perpustakaan dan tanggal pengembalian.
5. Slip pengembalian ditempelkan di halaman pertama buku, hal ini dilakukan agar si peminjam tidak lupa tanggal pengembalian dan mengembalikan bahan perpustakaan
tersebut tepat waktunya. Slip pengembalian berisi tentang judul, pengarang, kode buku, dan tanggal pengembalian.
6. Buku tersebut diberikan kepada si peminjam. Kartu anggota ditahan sebagai jaminan dan bersama dengan kartu buku disusun menurut tanggal pengembalian.
Bahan pustaka Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi hanya bisa dipinjam oleh anggota saja. Sedangkan pengguna dan luar hanya bisa mengfotocopy bahan pustaka yang diperlukan atau dibaca di tempat.
3.6.1.3 Pengembalian
Dalam pelayanan pengembalian bahan perpustakaan di perpustakaan, merupakan kelanjutan dan pelayanan peminjaman suatu bahan perpustakaan. Pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi lamanya peminjaman hanya satu minggu.
Setelah habis masa peminjaman maka si peminjam wajib mengembalikan bahan
perpustakaan yang dipinjamnya, jika tidak maka dapat diberikan ketentuan dengan dikenakan denda.
Prosedur pengembalian bahan perpustakaan pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sebagai berikut :
1. Peminjaman menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipinjam kepada petugas.
2. Petugas menerima dan memeriksa bahan perpustakaan yang dipinjam, apakah bahan perpustakaan yang dikembalikan dalam keadaan baik atau tidak.
3. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah bahan perpustakaan tersebut terlambat atau tidak.
4. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dan kotak kartu buku yang sedang dipinjam.
5. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu anggota.
6. Kartu buku dimasukan pada kantong buku dan kartu anggota dikembalikan kepada si peminjam.
3.6.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan perpustakaan yang dilakukan di Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi kota Tebing Tinggi, pengguna hanya bisa perpanjangan bahan pustaka hanya 1 (Satu) kali perpanjangan dengan melapor terlebih dahulu ke bagian sirkulasi.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sebagai berikut:
1. Peminjam membawa bahan perpustakaan yang akan diperpanjang.
2. Peminjam menyerahkan bahan perpustakaan yang akan diperpanjang kepada petugas.
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dan kotak penyimpanan.
4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan kartu anggota serta memberi paraf.
5. Petugas menuliskan kembali kode bahan perpustakaan dan tanggal pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan tanggal peminjaman.
6. Petugas menyerahkan kembali bahan perpustakaan tersebut kepada peminjam 3.6.1.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi yang sering terjadi di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah keterlambatan pengembalian bahan perpustakaan yang dipinjam pengguna dan karena menghilangkan bahan perpustakaan.
Sanksi yang diberikan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Bila terlambat mengembalikan bahan perpustakaan diberikan sanksi berupa denda sebesar Rp.500,- per hari per buku.
2. Jika si peminjam belum mengembalikan bahan perpustakaan dalam jangka waktu enam puluh hari maka hak sebagai keanggotaan dapat dicabut dan keanggotaan tersebut dapat diberikan setelah si peminjam mengembalikan bahan perpustakaan dengan utuh dan membayar dendanya.
3. Jika bahan perpustakaan yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian peminjam maka si peminjam wajib mengganti dengan buku yang baru sesuai dengan judul buku yang hilang dan rusak. Dapat juga menggantikannya dengan sejumlah uang sebesar harga buku yang telah hilang atau rusak tersebut.
BAB IV
KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/staf Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sudah menggunakan otomasi perpustakaan dengan sistem aplikasi senayan. Sistem pelayanan yang dilakukan adalah sistem pelayanan terbuka. Dengan sistem ini memperbolehkan pengguna masuk ke ruangan koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri bahan perpustakaan.
2. Pelayanan sikulasi perpustakaan Pada Kantor Perpustakaan Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang meliputi bagian keanggotaan, dapat disimpulkan bahwa setiap pengguna umum yang berstatuskan sebagai masyarakat Kota Tebing Tinggi harus mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan dan pengguna membayar administrasi sebesar Rp.5000,-/ tahun. Kartu anggota ini sebagai pegangan pengguna untuk meminjam koleksi perpustakaan.
3. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang meliputi bagian peminjaman, dapat disimpulkan bahwa setiap mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 2 judul buku dan jangka waktu satu minggu, sedangkan untuk pegawai dapat meminjam sebanyak 4 judul buku dan waktu peminjaman selama 2 minggu. Peminjaman bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
4. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang meliputi bagian pengembalian, dapat disimpulkan bahwa setiap pengguna batas waktu peminjaman bahan pustaka hanya satu minggu. Setelah habis masa peminjaman maka si peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan tersebut.
5. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang meliputi bagian perpanjangan bahan perpustakaan dapat disimpulkan bahwa pengguna dapat melakukan perpanjangan bahan pustaka hanya satu kali perpanjangan selama 1 minggu dengan melapor terlebih dahulu ke bagian sirkulasi.
6. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang meliputi bagian pemberian sanksi dapat disimpulkan bahwa, apabila pengguna terlambat mengembalikan bahan perpustakaan akan diberikan sanksi berupa denda sebesar Rp.500,- per hari dan per buku dan apabila bahan perpustakaan yang dipinjam hilang atau rusak maka si peminjam wajib mengganti dengan buku yang baru sesuai dengan judul buku yang hilang dan rusak.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang ada tentang sistem pelayanan sirkulasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, maka penulis memberi saran yang mungkin bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:
1. Dalam sistem pelayanan sirkulasi bagian peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, sebaiknya tempat bagian peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan tersebut di pisahkan dalam masing-masing bagian.
2. Dalam sistem layanan sirkulasi Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sudah memiliki otomasi perpustakaan, jadi Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi tidak perlu lagi menggunakan kartu buku pada setiap bahan perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan. Medan : USU Press.
Lasa, H.S. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi di Perpustakaan.Yogyakarta : Gajah Mada University press.
Noerhayati, S. 1988. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung : Alumni.
Perpustakaan Nasional. 1992. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus.
Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional. 1999. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus.
Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional. 2000. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum.
Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Sjahrial-Pamuntjak, Rusinah. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Jakarta : Djamban.
Soeatiminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisus.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Siregar .A.Ridwan. 2011. Perencanaan Lokasi Perpustakaan di Wilayah Perkotaan.Medan : USU Press.