SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md ) dalam bidang Perpustakaan
Oleh:
DYAN NATHIA PURWITA SARI 122201018
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “ SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI.”
Kertas karya ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Ahli Madya (A.md) pada Departemen Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi dan selaku dosen pembaca penulis yang telah memberi waktu dan bimbingan kepada penulis sehingga kertas karya ini selesai.
3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom., sebagai dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan, saran dan motivasi sehingga dapat terselesainya kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP., sebagai Kepala Perpustakaan Kota Tebing Tinggi yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat selesai.
6. Penulis mengucapkan terima kasih kepada ayahanda Ady Sucipto S.pd dan ibunda tercinta Darmayanti, abangku tersayang Guruh Andryan Syahputra ST dan adiku Tri Fanny Alvionita Sari dan seluruh keluarga, terima kasih atas segala yang diberikan, dimulai dari segala fasilitas, dukungan moril, dan juga material yang rasanya sampai kapan pun tak akan pernah tergantikan.
7. Kepada teman-teman terdekatku, Yenni, Yulia Nander, Ammi Gabe dan Hamza Munthe yang saling memberikan semangat, dukungan, dan doa.
8. Kepada teman-teman penulis stambuk ‘012 yang banyak memberikan dorongan dan pengertian bagi penulis hingga selesainya kertas karya ini.
9. Terima kasih buat seseorang yang aku sayangi Fahrur Rozi Sinaga yang banyak memberikan semangat dan selalu ada dalam suka maupun duka, yang sangat membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
10. Akhirnya semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
Kiranya segala bantuan yang diberikan kepada penulis, baik moral maupun materil mendapat balasan yang sepadan dari Allah SWT, dan semoga selalu mendapatkan rahmat-Nya. Penulis berharap kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya.
Terima kasih.
Medan, juni 2015 Penulis
Dyan Nathia P Sari Nim.122201018
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...i
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR GAMBAR ...v
DAFTAR TABEL ...vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ...1
1.2 Tujuan Penulisan ...3
1.3 Ruang Lingkup Penulisan ...3
1.4 Metode Pengumpulan Data ...3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Umum ...4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum ...4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum ...5
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum ...6
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum ...7
2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum ...8
2.2.1 Status Kelembagaan ...8
2.2.2 Organisasi Perpustakaan ...8
2.3 Layanan Sirkulasi...9
2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi ...9
2.3.2 Tujuan Layanan Sirkulasi ...10
2.3.3 Fungsi Layanan Sirkulasi ...11
2.4 Sistem Pelayanan Sirkulasi ...13
2.4.1 Sistem Layanan Terbuka...13
2.4.2 Sistem Layanan Tertutup ...14
2.5 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi ...15
2.5.1 Keanggotaan ...16
2.5.2 Perpanjangan Kartu Anggota ...18
2.5.3 Peminjaman...18
2.5.4 Pengembalian ...19
2.5.5 Perpanjangan ...21
2.5.6 Sanksi ...22
2.5.7 Bebas Pustaka ...24 2.5.8
BAB III SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi ...25
3.1.1 Visi dan Misi ...26
3.1.2 Tujuan, Sasaran dan Strategi Perpustakaan ...27
3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan ...29
3.3 Sarana ...32
3.3.1 Gedung ...32
3.3.2 Perabotan ...32
3.4 Peraturan Perpustakaan ...33
3.5 Koleksi Perpustakaan ...33
3.6 Sistem Pelayanan ...35
3.6.1 Layanan Sirkulasi...35
3.6.1.1 Keanggotaan ...36
3.6.1.2 Peminjaman...37
3.6.1.3 Pengembalian ...39
3.6.1.4 Perpanjangan ...40
3.6.1.5 Pemberian Sanksi ...40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...42
4.2 Saran ...43 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Kartu Pendaftaran Anggota...16
Gambar 2.2 : Kartu Anggota Perpustakaan ...17
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi ...31
Gambar 3.2 : Kartu Anggota Perpustakaan ...38
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 : Data Pegawai ...31 Tabel 3.2 : Perabotan Perpustakaan ...33 Tabel 3.3 : Contoh Kartu Peminjaman dan Pengembalian ...35
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan umum merupakan sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumber daya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (Pajak). Perpustakaan umum mempunyai tugas pokok dan fungsi utama yang menghimpun, memelihara, melestarikan, mengelola dan menyajikan informasi kepada seluruh masyarakat.
Pada tahun 1972 UNESCO mengeluarkan manisfesto perpustakaan umum yang mengatakan bahwa perpustakaan umum harus terbuka bagi semua orang tanpa membedakan warna kulit, jenis kelamin, usia, kepercayaan dan ras. Menurut (Sulistiyo-Basuki, 1993)
“Tujuan perpustakaan umum adalah menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat, dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
Untuk memudahkan penemuan kembali bahan perpustakaan dan mengetahui bagus tidaknya perpustakaan dapat diukur dari koleksi dan pelayanan sirkulasinya. Dalam Ilmu Perpustakaan sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman, namun demikian pengertian sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Perpustakaan umum dapat memberikan pelayanan kepada pengguna dengan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau dengan sistem pelayanan tertutup.
Sistem layanan terbuka memperbolehkan pengguna masuk keruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri bahan perpustakaan yang ingin dibaca atau yang ingin dipinjam. Sistem layanan tertutup pengguna tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan.
Kegiatan pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjang dan sanksi. Pendaftaran anggota merupakan kegiatan pendaftaran diri sebagai anggota perpustakaan maka diharuskan mengisi formulir keanggotaan.
Peminjaman merupakan kegiatan memberikan kesempatan kepada pengguna untuk dapat membaca diluar perpustakaan. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bukti bahwa
pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjang merupakan masa pinjam ijin untuk memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamannya. Sanksi diberikan jika pemakai jasa perpustakaan melanggar batas waktu peminjaman, maka pustakawan berhak memberikan sanksi terhadap pelanggaran yang telah dilakukan.
Dengan demikian layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting bagi penilaian kinerja perpustakaan, mengingat bagian ini berhubungan langsung dengan pengguna yang memberikan citra positif bagi perpustakaan jika hasil kinerja sirkulasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi merupakan perpustakaan yang menyediakan sarana dengan baik agar masyarakat dapat memanfaatkan layanan untuk kebutuhan informasi. Hal ini sesuai dengan visi perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Tebing Tinggi yaitu menjadi pusat informasi dan sarana belajar sepanjang hayat dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pelayanan prima.
Dengan uraian di atas maka yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah bagaimana sistem pelayanan sirkulasi Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis tertarik untuk memilih judul kertas karya yaitu “Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi”.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan dalam kertas karya ini adalah untuk mengetahui sistem pelayanan sirkulasi yang meliputi pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi, dan bebas pustaka Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
1.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah : 1. Studi Kepustakaan
Dalam studi kepustakaan diakses dengan mempelajari literatur atau bahan acuan yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam kertas karya ini.
2. Studi Lapangan
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengakses pengamatan langsung dan melakukan wawancara dengan pimpinan perpustakaan dan petugas perpustakaan.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini adalah sistem pelayanan sirkulasi yang meliputi pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi, dan bebas pustaka Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan pada hakekatnya merupakan sebuah hasil budidaya manusia berupa sebuah lembaga untuk mengumpulkan, merawat, menyimpan, mengatur dan melestarikan bahan-bahan perpustakaan yang berupa rekaman hasil pemikiran dan temuan penelitian serta ungkapan cipta karya manusia untuk selanjutnya didayagunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat.
Perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran yang terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia, jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan tempat memperoleh informasi mengenai berbagai masalah, tempat rekreasi intelektual serta tempat belajar berkesenambungan.
Menurut Siregar (2011:38) menyatakan bahwa : Perpustakaan umum adalah Sebagai suatu organisasi yang didirikan, didukung, dan didanai oleh masyarakat baik melalui pemerintah lokal, regional, maupun nasional ataupun melalui berbagai bentuk organisasi masyarakat. Perpustakaan umum menyediakan akses terhadap pengetahuan, informasi dan karya-karya imajinasi mencakup sumber daya pelayanan tersedia secara adil bagi semua anggota masyarakat tanpa memandang suku, kebangsaan, usia, gender, agama, disability, status ekonomi, dan pekerjaan serta tingkat pendidikan.
Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006 : 38) menyatakan bahwa:
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retrebusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan.
Menurut Reitz yang dikutip oleh Hasugian (2009 : 70) yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah “ A library or library system that provides unrestricted access to library resources and service free of charge to all the resident of a given community,district,or georapich region,supported wholly or in part by public funds”. Dalam pengertian sederhana definisi di atas menyatakan bahwa perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau
sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat.
Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberi pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat, umur, jenis, dan lain sebagainya, untuk itu koleksi perpustakaan umum terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan kebutuhan informasi penggunanya. Dalam pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000 : 5) dijelaskan bahwa “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang di selenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan’’.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja, oleh pemakainya sebagai sumber informasi. Perpustakaan umum merupakan unit / satuan kerja, badan atau lembaga membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur, dan menyajikan bahan pustaka untuk masyarakat.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Secara umum tujuan dari perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan bagi umum untuk memanfaatkan bahan pustaka atau sumber informasi yang dimiliki
perpustakaan, untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam memperbaiki kehidupan masyarakat. Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang murah dan tepat mengenai topik-topik yang sedang hangat dalam masyarakat maupun topik yang berguna bagi masyarakat. Selain itu perpustakaan umum membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat bermanfaat bagi masyarakat sekitar.
Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 2) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum antara lain :
1. Untuk pendidikan masyarakat (sebagai sarana pendidikan non formal) dan membudidayakan kreasi, prakarsa, dan swadaya masyarakat guna meningkatkan kemajuan kehidupan dan kesejahteraannya.
2. Menyediakan berbagai kebutuhan untuk penerangan, informasi dan data sekunder serta pengetahuan ilmiah.
3. Memberi semangat dan hiburan yang sehat dan pemanfaatan hal-hal yang bersifat membangun dalam waktu senggang.
4. Mendorong, menggairahkan, memelihara dan membina semangat membangun dan semangat dan belajar masyarakat.
5. Membekali berbagai pengetahuan dan ilmu serta pedoman-pedoman kepada masyarakat diberbagai bidang.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Perkembangan informasi dan teknologi informasi dewasa ini menempatkan
perpustakaan umum pada posisi yang kompleks. Keberagaman pengguna yang ada dalam jangkauan perpustakaan umum juga demikian beragam, hal ini sudah seharusnya
berimplikasi terhadap tujuan dan fungsi sebuah perpustakaan umum dan juga disesuaikan dengan tujuan dan fungsi induknya seperti halnya dengan perpustakaan umum pemerintah daerah tingkat II (kabupaten/kota). Dalam pedoman penyelenggara perpustakaan umum (2000 : 6) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah :
1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.
2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan, diperlukan, melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, dan lain-lain.
3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
4. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.
5. Pendayagunaan koleksi.
6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung di perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximil, dan lain-lain.
7. Pemasyarakatan perpustakaan.
8. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.
9. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokoh-tokoh masyarakat dan mitra kerja lainya.
10. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi dan sarana/prasarana.
11. Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993 : 112) tujuan lain dari perpustakaan umum juga
“berfungsi sebagai agen cultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat”. Pendapat tentang fungsi perpustakaan umum juga dikemukakan oleh sutarno (2000 : 43) bahwa “fungsi
perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit lokal.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum mempunyai tugas untuk menyediakan informasi yang dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat. Secara teknis tugas perpustakaan umum ada melayani masyarakat untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan.
Menurut buku Pedoman Penyelenggaaraan Perpustakaan Umum (2000 : 6) dinyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, memelihara, dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan tugas perpustakaan umum sebagai tempat untuk menyediakan sarana prasarana belajar masyarakat, sebagai pusat informasi masyarakat, dan dalam pelaksanaanya memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, sehingga dapat meningkatkan intelektual masyarakat.
2.2. Struktur Oraganisasi Perpustakaan Umum 2.2.1 Status Kelembagaan
Perpustkaan umum kabupaten/kota berada di bawah wewenang dan tanggung jawab langsung kepada kepala pemerintah daerah kabupaten/kota setempat. Kedudukan perpustakaan umum kabupaten/kota di wilayahnya dapat berupa dinas atau kantor. Perubahan sistem penyelenggaraan pemerintahan Indonesia menjadi disenteralisasi dan otonomi daerah membawa pengaruh dalam pembentukan kelembagaan perpustakaan di daerah.
Kelembagaan perpustakaan atau perpustakaan Nasional Provinsi yang sebelum otonomi daerah sebagai instansi vertikal Perpustakaan Nasional di daerah berubah menjadi perangkat daerah dan dasar hukum pembentukan didasarkan pada PP Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah. Berdasarkan keputusan tersebut, perpustakaan merupakan salah satu lembaga teknis daerah yang dapat berbentuk bahan untuk tingkat provinsi dan kantor untuk tingkat kabupaten/kota.
2.2.2 Organisasi Perpustakaan
Untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan koordinasi, perpustakaan umum harus melakukan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta pengaturan hubungan antara bagian-bagian yang ada di perpustakaan. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 54) bahwa “setiap perpustakaan perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesien dan efektif “.
Teori tentang struktur organisasi dewasa ini oleh para peneliti dapat dijadikan panduan dalam menyusun struktur organisasi perpustakaan secara baik, salah satunya yang dikemukakan oleh T.Hani Handoko (2003 : 169) bahwa “struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola”.
Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan- hubungan dan fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam satu organisasi.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi memastikan karyawan benar-benar mengerti aturan yang ada pada organisasi dan apa yang diharapkan dari mereka serata mempertegas hubungan dan pembagian kerja.
2.3 Layanan Sirkulasi
2.3.1 Pengertian layanan sirkulasi
Pelayanan sirkulasi mencangkup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Namun sirkulasi juga diartikan merupakan suatu kegiatan peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya.
Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1999 : 27) “Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan. Layanan ini ditunjukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada.
Menurut Sulistyo-Basuki (1994 : 100) “Pelayanan sirkulasi merupakan bagian terakhir otomasi perpustakaan, karena sirkulasi menyangkut berbagai kegiatan yang lebih rumit dari pada kegiatan lainnya, misalnya pengatalogan dan data yang dicangkup ialah data peminjaman, tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian, denda yang dilakukan beserta
jumlahnya serta waktu peminjaman yang berbeda (ada buku yang dipinjam satu hari saja yaitu buku tendon, dua minggu untuk biasa dan satu semester untuk buku yang dipinjam dosen)”.
Menurut Soeatminah (1992 : 138) “ Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan”. Perpustakaan harus meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna dan pengguna harus mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjam dengan tepat waktu. Sehingga kegiatan perpustakaan berjalan dengan lancar.
Menurut Irawaty (1996 : 4) “Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang diberikan perpustakaan berupa pelayanan pencatatan dari bahan perpustakaan yang beredar atau yang dimanfaatkan oleh pemakai dalam batas waktu yang telah ditentukan. Hal ini merupakan bentuk layanan yang ada di perpustakaan yang bertugas mencatat dan mengizinkan bahan perpustakaan yang dipinjamkan pada anggota perpustakaan dengan jangka waktu tertentu.
Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang mengatur peredaran bahan pustaka secara terorganisir melalui sistem, cara, aturan dan administrasi yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang diselenggarakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh koleksi yang ada di perpustakaan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin secara baik.
2.3.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Semua perpustakaan memiliki tujuan yang sama yaitu melakukan peningkatan pelayanan. Salah satu kegiatan pelayanan yang perlu ditingkatkan adalah sirkulasi.
Menusrut Lasa (1995 : 1) Tujuan pelayanan sirkulasi adalah : 1. Supaya pengguna memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan perpustakaan akan terjaga.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
Dengan adanya tujuan layanan sirkulasi maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan perpustakaan akan mudah dilakukan dan koleksi perpustakaan
akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui dengan segera.
Dari uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi yang baik haruslah memiliki tujuan yang jelas sehingga dapat diperoleh keterangan kegiatan yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Agar tujuan pelayanan sirkulasi dapat terlaksana, maka syarat-syarat dalam pelayanan sirkulasi harus menganut sistem atau prosedur kegiatan yang sederhana. Misalnya sistem pencatatan yang mudah dan kegiatan kerja dilakukan dengan cepat dan tepat.
2.3.3 Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Sirkulasi merupakan salah satu kegiatan pelayanan perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dianggap penting dan semua perpustakaan menganggap sirkulasi merupakan kegiatan yang paling pokok. Hal ini dikarenakan sirkulasi berfungsi untuk memberi pelayanan langsung kepada pengguna dengan cara memberikan pengguna perpustakaan hak pinjam terhadap koleksi perpustakaan berdasarkan peraturan peminjaman.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 257) Menyatakan bahwa fungsi pelayanan sirkulasi adalah :
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran dari anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistik peminjaman.
9. Peminjaman antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pelayanan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan, diantaranya yaitu kegiatan pengawasan terhadap pengguna perpustakaan dan menjaga bahan
perpustakaan terawat kondisinya, pemberian sanksi bagi anggota-anggota yang melakukan pelanggaran.
Untuk melaksanakan fungsi di atas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
1. Menyimpan bahan perpustakaan menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
2. Menerima bahan perpustakaan dari bagian pengolahan.
3. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan perpustakaan.
4. Melayani calon dan anggota pengguna.
5. Melayani pengguna perpustakaan.
6. Melayani peminjaman dan penagihan.
7. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan koleksi bahan pustaka.
8. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan perpustakaan yang rusak untuk diperbaiki.
9. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10. Menyimpan laporan kepada kepala perpustakaan.
2.4 Sistem Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan layanan yang langsung dan paling sering berhubungan dengan pemakai perpustakaan, karena pada layanan ini pemakai melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Bagian layanan perpustakaan yang selalu berhubungan dengan pemakai merupakan ujung tombak dari setiap kegiatan perpustakaan.
Baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan oleh bagian layanan. Jika layanan perpustakaan berjalan dengan baik maka citra perpustakaan dapat terjaga dimata pemakainya.
Pada umumnya perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yang memilki ciri-ciri tertentu. Kedua sistem pelayanan ini adalah pelayanan terbuka (Opened access) dan pelayanan tertutup (Closed access).
2.4.1 Sistem layanan Terbuka
Opened access adalah salah satu cara sistem pelayanan pemakai pada perpustakaan.
Dalam bahasa Indonesia diberi istilah “pelayanan terbuka”, artinya perpustakaan yang diselenggarakan sedemikian rupa, sehingga para pengunjung diberi kebebasan memilih dan
mengambil sendiri bahan perpustakaan yang mereka inginkan untuk dipinjam dan dibawa pulang maupun dipergunakan di perpustakaan saja.
Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1999 : 37) “Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan untuk memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan dari ruangan koleksi. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.
a. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah : 1) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan
pengetahuan yang beragam)
2) Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.
3) Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak.
b. Kerugian dan kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah :
1) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.
2) Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan kehilangan koleksi relatip besar.
3) Pengguna yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung.
4) Frekuensi kerusakan lebih besar.
Sistem layanan ini secara teknis akan memberikan kepuasan kepada pengguna pada pencarian koleksi yang dibutuhkannya. Hal ini dikarenakan pengguna melihat langsung dan berinteraksi langsung dengan koleksi perpustakaan yang tersusun di rak. Sistem pelayanan terbuka belum tentu dianggap efektif oleh beberapa perpustakaan. Alasannya karena kebebasan pengguna dalam berinteraksi langsung dengan koleksi perpustakaan akan mengganggu keamanan koleksi, sehingga koleksi perpustakaan akan berantakan dan tidak teratur lagi susunannya di rak.
2.4.2 Sistem Layanan Tertutup
Sistem pelayanan tertutup (closed access) adalah suatu cara peminjaman yang tidak akan memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan.
Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangatlah penting, dan disamping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering menyebut
subjek atau pengarangnya saja, bahkan tidak jarang mereka hanya menyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengerti judul atau pengarangnya.
Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1999 : 37) “Sistem layanan tertutup merupakan sistem layanan yang tidak memberi kebebasan pengguna, karena pengguna perpustakaan tidak dapat mengambil sendiri bahan pustaka dari ruangan koleksi. Pengambilan bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan. Sistem ini di tunjukkan untuk koleksi khusus yang keberadaannya perlu memperoleh pengamanan.
a. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem layanan tertutup adalah : 1) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya.
2) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan.
3) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.
b. Kelemahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem layanan tertutup adalah : 1) Banyak waktu yang diperlukan memberikan pelayanan.
2) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka.
3) Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam oleh pengguna perpustakaan.
2.5 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Sirkulasi merupakan program kerja perpustakaan yang terdiri dari beberapa kegiatan lain sebagai pendukung sirkulasi itu sendiri. Sirkulasi bukan berarti terpaku pada koleksi yang dipinjamkan kepada pengguna saja, tetapi juga kepada koleksi yang hanya dibaca di tempat. Namun pada umumnya pengguna yang senang dengan suatu koleksi perpustakaan akan meminjam bahan perpustakaan tersebut dan dibawa pulang kerumah. Kegiatan kerja layanan sirkulasi merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Kegiatan ini mencakup beberapa hal :
1. Pendaftaran Anggota.
2. Perpanjangan Kartu Anggota.
3. Peminjaman.
4. Pengembalian.
5. Perpanjangan.
6. Sanksi.
7. Bebas pustaka.
2.5.1 Keanggotaan
Pencatatan keanggotaan perlu dilakukan oleh pihak perpustakaan untuk memudahkan prosedur peminjaman secara teratur. Sebagai tanda bukti telah sah menjadi anggota perpustakaan, seseorang itu harus mempunyai kartu anggota dan setiap perpustakaan boleh menentukan pihak yang mana yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan dan syarat apa saja yang diperlukan.
Untuk menjalankan suatu peminjaman agar berjalan dengan lancar perlu disediakannya administrasi keanggotaan perpustakaan. Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka terlebih dahulu harus mengisi formulir keanggotaan. Berikut ini adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan.
Contoh kartu anggota perpustakaan :
Gambar 2.1 : Kartu pendaftaran anggota perpustakaan Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 257) menyatakan bahwa :
Setelah formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi beserta kelengkapan keanggotaan yang biasanya tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan (membayar iuran, foto diri dan fotokopi tanda pengenal), maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan.
KARTU PENDAFTARAN NO.:...
Nama :...
Pekerjaan :...
NIP/NIM/NIRM :...
Fak./Jurusan :...
Program/Tingkat :...
Alamat Sekarang : :...
Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan
Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peraturan Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat.
Kotaman, ..., 20...
Pemohon, ( )
Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka diharuskan mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda pengenal.
Contoh kartu anggota perpustakaan adalah :
Gambar 2.2: Bagian Depan
Gambar 2.3: Bagian Belakang
Dari uraian di atas dapat disimpulkan, apabila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka diharuskan mengisi formulir keanggotaan.
Menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendaftar dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.
Dalam bagian keanggotaan ada perpanjangan kartu anggota untuk setiap pengguna yang mas aktif anggotanya telah habis. Perpanjangan kartu anggota adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Hal ini dilakukan apabila masa keanggotaan pengguna telah lama habis masa berlakunya untuk menjadi anggota di perpustakaan tersebut.
Persyaratan untuk memperpanjang kartu anggota sama dengan persyaratan membuat kartu KARTU ANGGOTA
Nama :...
Pekerjaan :...
NIP/NIM/NIRM :...
Fak./Jurusan :...
Program/Tk :...
No. Anggota :...
( Lambang Perpustakaan ) ( Nama Perpustakaan ) (Foto)
Berlaku sampai dengan (cap Perpustakaan)
anggota yang baru, perbedaannya adalah kita hendak membuat perpanjangan kartu anggota maka pengguna harus lampirkan kartu anggota yang lama.
2.5.3 Peminjaman
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97) “Peminjaman buku adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.” Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca atau dibawa keluar perpustakaan yang terlebih dahulu dilakukan proses pencatatan pustaka oleh petugas.
Menurut Soeatminah (1992:140) Tata tertib peminjaman antara lain adalah : a. Hari dan jam buka perpustakaan
b. Syarat keanggotaan c. Jumlah pinjaman d. Lama waktu pinjaman e. Sanksi pelanggaran
Pada dasarnya untuk meminjam sebuah bahan pustaka pengguna haruslah sudah menjadi anggota dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku di perpustakaan tersebut.
Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari pencatatan yang paling sederhana hingga ke tahap yang lebih canggih. Setiap perpustakaan boleh memilih yang paling sesuai untuk digunakan pada perpustakaan masing-masing dan semuanya juga harus sudah disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari suatu perpustakaan itu berada.
Untuk dapat melakukan peminjaman, pengguna perpustakaan harus melakukan pendaftaran peminjaman terlebih dahulu. Pendaftaran peminjaman dilakukan sesuai dengan peraturan perpustakaan yang bersangkutan. Pendaftaran peminjaman bertujuan :
1. Mengetahui identitas peminjam 2. Mengamankan milik perpustakaan 3. Melindungi hak pembaca lain 4. Mengetahui golongan peminjaman 5. Mengetahui kebutuhan selera
Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku diberi kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku, maka buku dan kartu buku serta
kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan :
1) Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku.
2) Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota.
3) Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan.
Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku masih ada sistem lain yang dapat digunakan.
2.5.4 Pengembalian
Pada umumnya bagian peminjaman terpisah dengan bagian pengembalian sesuai dengan pembagian kerja perpustakaan. Hal ini dapat ditetapkan pada perpustakaan yang berukuran besar dan dapat berdiri sendiri seperti perpustakaan umum provinsi. Namun pada perpustakaan berukuran kecil, bagian peminjaman dan pengembalian dijadikan satu tempat.
Anggota perpustakaan yang melakukan pengembalian dilakukan dengan cara menunjukan buku-buku yang akan dikembalikan dan slip pengembalian. Petugas perpustakaan akan menghapus transaksi peminjaman yang pernah dilakukan sebelumnya.
Apabila jumlah buku yang dikembalikan tidak sesuai dengan jumlah buku yang dipinjam maka petugas perpustakaan akan mengingatkan kembali kepada anggota perpustakaan.
Karena kesalahan pengguna yang lainnya, seperti keterlambatan pengembalian dan kerusakan
bahan perpustakaan.
Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dalam prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak baik. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.
Dalam buku pedoman perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 58) langkah kerja yang dilakukan pustakawan dalam proses pengembalian adalah :
a) Memeriksa kebutuhan buku dan tanggal pada lembar tanggal dan mengambil kartu buku berdasarkan tanggal.
b) Mengambil kartu buku pinjam dari kotak kertas pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.
c) Membubuhkan stempel ‘tanda kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu pinjam.
d) Mengembalikan kartu buku pada kotak buku.
e) Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam.
f) Mengelompokan buku menurut sandi bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak buku.
g) Memilih buku :
1. Yang rusak tapi masih dapat diperbaiki dipisahkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki dipisahkan yang lain untuk disiangi.
Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut : a. Kartu buku.
b. Stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan.
Pada waktu bahan perpustakaan dikembalikan oleh peminjam, petugas harus memeriksa apakah kondisi dari bahan perpustakaan dalam keadaan baik atau tidak dan apakah waktu pengembalian bahan perpustakaan terlambat atau tidak. Pelayanan pengembalian pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan sama dengan bagian peminjaman. Tetapi untuk perpustakaan besar bagian ini dapat berdiri sendiri.
2.5.5 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman bahan perpustakaan sebenarnya merupakan bagian dari kegiatan peminjaman bahan perpustakaan, hanya saja pada perpanjangan ini bahan perpustakaan telah dipinjamkan kepada anggota dalam jangka waktu tertentu. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan perpustakaan ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjaman, tetapi masih dibutuhkan oleh pengguna. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan dan kondisi perpustakaan tersebut. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan hanya satu kali saja.
Berdasarkan buku pedoman perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 59) perpanjangan buku dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
1) Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan.
2) Petugas memeriksa formulir pemesanan.
3) Jika tidak ada yang menempah, petugas membutuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.
4) Jika tidak ada yang menempah/memesan, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Perpustakaan juga membutuhkan sarana untuk kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan. Berdasarkan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjam perpustakaan adalah sebagai berikut :
1) Kartu pinjam.
2) Kartu buku.
3) Stempel buku.
Perpanjangan bahan pustaka yang dipinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam.
2.5.6 Sanksi
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar peraturan perpustakaan. Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa perpustakaan itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi yang diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan. Sanksi dapat berupa denda uang, peringatan, penggantian maupun sanksi akademik.
Khususnya bagi penerimaan uang denda dicatat dalam buku denda dan di paraf oleh peminjaman yang membayar denda. Jumlah uang denda harus dapat dipertanggungjawabkan, maka perlu dicatat secara baik dan benar serta dilaporkan kepada atasan. Pengguna uang denda diatur tertulis dan menjadi bagian dari perencanaan perpustakaan.
Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan pustaka tanpa prosedur yang berlaku.
4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Menurut Noerhayati (1988 : 102) tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain.
Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini : 1. Buku kotor
Jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau si pengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
2. Buku rusak
Jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
3. Buku hilang
Jika buku masih baru maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.
4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian.
Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain : 1. Petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna.
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi.
3. Untuk sanksi administrasi, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan.
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Untuk mencegah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut.
2.5.7 Bebas Pustaka
Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka.
Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal, petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu peminjaman, petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam.
Apabila seluruh persyaratan bebas pustaka telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif menjadi data alumni di perpustakaan tersebut.
BAB III
SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi telah ada pada tahun 1978. Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di Pulau Jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di jalan T.
Imam Bonjol Tebing Tinggi.
Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yousoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikotamadya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.
Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 Perpustakaan tersebut tidak beroperasi.
Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Racmad Suprapto,SH mengoperasikan kembali Perpustakaan Umum Gelora
Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002.
Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No.40 diresmikan oleh walikota Tebing Tinggi Ir. Abdul Hafiz Hasibuan.
Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 tahun 2008 tanggal 14 November 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi di ubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dan tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka didirikanlah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan masjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah baca, maka Perpustakaan Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dan Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling bantuan dari Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.
Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 dipimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH., kemudian dari bulan Juli 2009 s/d januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP.
Saat ini Perpustakaan di Kota Tebing Tinggi semakin berkembang pesat berkat dukungan dari Bapak Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Umar Zunaidi Hasibuan, M.M yang mengeluarkan surat edaran bahwa setiap instansi wajib memiliki perpustakaan mini yang tujuannya untuk membudayakan gemar membaca juga pemanfaatan waktu luang. Pada tahun 2013 ini Walikota Tebing Tinggi merencanakan Hari Buku tepatnya pada Peringatan Hari Jadi Kota Tebing Tinggi tanggal 1 Juli 2013.
3.1.1 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Dalam mengantisipasi tantangan kedepan menuju kondisi yang diinginkan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong perpustakaan kota Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi menjadi pusat pengelolah dan penyebaran informasi yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi guna mendukung perpustakaan sebagai sarana belajar masyarakat melalui pelayanan prima.
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksana dengan berhasil dengan baik. Suatu pernyataan Misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh sesuatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi Pemerintah bersama dengan masyarakat.
Adapun Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Memperdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat.
2. Meningkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.
3. Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang modernisasi perpustakaan berbasiskan tik.
4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan infromasi guna pengembangan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
3.1.2 Tujuan, Sasaran Dan Strategi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Tujuan yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kota Tebing Tinggi dalam Renstra adalah meningkatkan kualitas dan pendidikan sumber daya masyarakat melalui sumber daya yang dimiliki oleh Perpustakaan dengan pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang komputen dalam menangani perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Sasaran yang akan diraih oleh Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya, antara lain :
1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia melalui perpustakaan.
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan dan kebutuhan informasi.
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan minat baca menjadi budaya baca pada masyarakat.
Strategi yang di ambil oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuannya adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan teknologi informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program pemerintahan Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuannya dengan melaksanakan :
1. Kebijakan
a. Membangun SDM aparatur yang professional dalam mengelola perpustakaan.
b. Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan dalam pelayanan perpustakaan.
c. Memberdayakan dan membangun sarana dan prasarana yang menunjang pengguna teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan.
d. Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam bidang Perpustakaan.
2. Indikator
a. Jumlah koleksi buku yang tersedia di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi serta Stake holder yang terkait dengan bidang perpustakaan.
b. Jumlah pengunjung perpustakaan.
c. Layanan internet yang tersedia pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
3. Program Sosialisasi
a. Pengadaan perlombaan-perlombaan.
b. Pemilihan pengunjung perpustakaan teladan.
c. Operasional perpustakaan khusus hari minggu/libur.
d. Orientasi teknis perpustakaan berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
e. Pameran buku.
f. Pemilihan perpustakaan sekolah terbaik.
4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik a. Pengadaan prasarana perpustakaan.
b. Pengadaan serta memelihara website dan sistem automasi perpustakaan.
c. Pengadaan layanan internet.
d. Pengadaan prasarana rumah baca.
e. Pengadaan buku koleksi perpustakaan, rumah baca, perpustakaan keliling dan perpustakaan rumah ibadah serta koleksi perpustakaan sekolah binaan.
3.2 Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dikepalai oleh seseorang kepala kantor, yang berkedudukan pada Eselon III dan membawahi Sub bagian Tata Usaha dan 3 (Tiga) seleksi yaitu Seksi Akuisisi dan Pengolahan, seksi Pelayanan dan Kerjasama dan Seksi Arsip dan Dokumentasi yang berkedudukan pada Eleson IV Kepala
