BAB III METODE PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.2 Gambaran Umum Perusahaan
3.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi pada PT Samudera Berjaya Logistik Batam
Sumber: PT Samudera Berjaya Logistik
Adapun penjelasan dari bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut: a. General Manager
General Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu, merencanakan,
melaksanakan, mengkoordinasi, memonitor dan menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan serta membuat kesimpulan terhadap suatu hasil aktifitas yang telah dilakukan; memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusahaan; baik dalam sisi profit dan benefit; membangun komunikasi dan kordinasi internal dan eksternal; menyetujui rencana dan metode kerja yang dibuat
26
oleh Project Manager untuk pelaksanaan proyek; dan menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan.
b. Traffic Control Supervisor
Traffic Control Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu
mengkoordinasi pelaksanaan pekerjaan yang efektif dan produktif, mulai dari perencanaan sampai pekerjaan selesai, termasuk membantu dalam proses penagihan; melakukan koordinasi dan pemantauan setiap order yang diterima, perkembangannya, termasuk bilamana terjadi keluhan yang harus diselesaikan; membuat laporan ke bagian Keuangan untuk setiap order yang telah selesai guna memudahkan dalam proses penagihan; melakukan koordinasi mengenai jadwal proyek secara keseluruhan; dan memastikan bahwa pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana serta memenuhi persyaratan, ketentuan, dan kualitas yang telah ditetapkan oleh pelanggan.
c. Special Project
Special Project memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu mengkoordinasi
pelaksanaan pekerjaan yang efektif dan produktif, mulai dari perencanaan sampai pekerjaan selesai dan diterima baik oleh Pemberi Kerja dalam rangka pencapaian target proyek dengan sukses baik dalam sisi profit dan benefit; memimpin, memberikan arahan dan dorongan kepada para anggota tim kerja; menjaga hubungan baik dengan pelanggan; mengembangkan dan menyajikan laporan mengenai proyek secara berkala kepada pelanggan; memberikan laporan harian dan final project kepada Traffic Control; memberikan pendidikan dan pelatihan terkait pekerjaan proyek; membuat hazard identification and risk assessment
d. Commercial Manager
Commercial Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan
dan membuat strategi serta langkah - langkah untuk mencapai target yang ditetapkan; merencanakan, menjalankan target bulanan dan meninjau pencapaian target mengacu pada target tahunan yang telah ditetapkan perusahaan; memperluas jaringan informasi terkait dengan bisnis perusahaan; melakukan analisa dan disposisi terkait dengan hasil kunjungan kepada pelanggan; membina dan memelihara hubungan yang baik dengan customer/pelanggan; memeriksa dan menyetujui Surat Penawaran yang akan dikirimkan kepada customer; mengamati dan melakukan analisa Pasar yang terjadi terkait dengan pangsa pasar perusahaan; mengutamakan keuntungan perusahaan disetiap perjanjian dan kontrak dengan pelanggan; membuat laporan kinerja Pemasaran berdasarkan target yang telah ditetapkan dan memastikan implementasi administrasi didalam lingkungan bagiannya telah berjalan dengan baik dan benar; dan memantau kinerja bawahan (staff) yang menjadi tanggung jawabnya, serta memberikan umpan balik bilamana dibutuhkan.
e. Business Development Supervisor
Business Development Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu
merencanakan dan membuat strategi serta langkah - langkah untuk mencapai target perusahaan tiap tahunnya; membuat analisa pengembangan bisnis dengan mengacu pada core business yang ada; melihat peluang untuk mendapatkan profit yang lebih besar dari bisnis yang berjalan; melakukan feasibility study terkait dengan potensi pengembangan bisnis perusahaan; melakukan analisa perbandingan dengan kompetitor untuk menekan cost/biaya jasa yang dapat
28
dilakukan; dan membaca potensi SDM yang ada untuk pengembangan Perusahaan dari potensi manusianya.
f. Account Officer
Account Officer memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu mengetahui detail &
jenis bidang usaha calon customer ; melakukan analisa terkait dengan karakter calon customer; mengetahui tentang sejarah usaha customer; mengetahui dokumen - dokumen yang diperlukan terkait dengan kegiatan customer; melakukan analisa terhadap kemampuan keuangan dari calon customer (CAF); mengetahui dan menganalisa potensi pasar dari calon customer sebelum membuat keputusan; melakukan analisa terkait dengan tingkat keberhasilan Surat Penawaran, termasuk tindak lanjutnya untuk mengurangi ketidaksesuaian; melakukan SWOT analysis dari produk usaha customer; dan mengelola produk jasa yang ditawarkan secara tepat sasaran.
g. Finance and Administration Manager
Finance and Administration Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu
merencanakan dan membuat strategi serta langkah-langkah untuk mencapai target yang ditetapkan (dalam hal ini cash flow dan forecasting); mempersiapkan dokumen pendukung terkait dengan proses pengihan dan laporan keuangan; mengamati dan melakukan analisa keuangan yang terjadi terkait arus kas serta
AP/AR; membuat laporan kinerja Keuangan berdasarkan target yang telah
ditetapkan dan memastikan implementasi administrasi didalam lingkungan bagiannya telah berjalan dengan baik dan benar; memastikan aliran kas sesuai dengan aturan dan perundangan yang berlaku; dan berkoordinasi dengan bagian lain untuk memastikan proses penagihan.
h. Accounting Supervisor
Accounting Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu mencatat /
membukukan, mengontrol, mengarsip semua dokumen perusahaan yang berhubungan dengan penagihan / pemasukan, pembayaran / pengeluaran dana Perusahaan; mempersiapkan dan membuat Laporan Pajak serta melaporkan ke instansi terkait tepat waktu sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku; membantu atasan dalam hal penyelesaian pelaporan pembukuan yang diperlukan untuk keperluan Accounting Public maupun keperluan Auditor; analisa Laporan L/R dan Neraca Perusahaan; rekonsiliasi data dengan bagian Finance/Invoice; dan menghitung zakat dan merealisasikan hasil perhitungan zakat kepada pihak yang dituju, setelah mendapat persetujuan Management.
i. Logistic Supervisor
Logistic Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu membantu tugas Manager dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab dalam hal pelaksanaan
penyelesaian pekerjaan operasional dengan system kerja yang telah ditetapkan oleh Perusahaan serta sesuai dengan peraturan pemerintahan yang berlaku; melaksanakan ketentuan - ketentuan Keselamatan Kesehatan Kualitas di lingkungan kerjanya sehingga dapat berjalan dengan efisien dan efektif; memastikan semua fasilitas sarana dan prasarana serta peralatan kerja terpelihara dengan baik dan dapat dipergunakan secara maksimal; menjalin hubungan baik kepada semua instansi terkait dan menjalin hubungan baik kepada perusahaan pendukung pekerjaan maupun customer; membuat perbandingan harga atas
30
customer/tamu terkait dengan aktifitas perusahaan (akomodasi, transport dan lain
sebagainya).
j. Finance Supervisor
Finance Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu pengecekan segala
Administrasi yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti total rencana pendapatan dari penawaran yang disampaikan kepada Customer, WO / PO / Instruksi Kerja / Biaya Operasional dan dokumen pertanggung jawaban dari Unit kerja; melakukan pencatatan, mempersiapkan Invoice Penagihan sesuai dengan Penawaran yang diajukan kepada customer; mengatur dengan baik ketepatan waktu dalam hal penerbitan dan pengiriman Invoice kepada customer dan kepada
Unit Accounting dan Keuangan; membuat laporan A/R bulanan serta
rekonsiliasinya; dan filing dokumen invoice beserta dokumen pendukung secara sistematis.
k. HRGA Supervisor
HRGA Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu membuat
standarisasi kualifikasi karyawan; melakukan penilaian dan analisa prestasi karyawan secara berkala; membuat, menjalankan prosedur kerja yang sesuai dengan Peraturan Perusahaan; melakukan evaluasi / analisa terhadap karyawan dalam hal kenaikan upah / gaji, bonus, jabatan, pemindahan posisi kerja antar unit untuk seluruh karyawan apabila diperlukan oleh Management; melakukan seleksi pada saat penerimaan karyawan baru dengan penilaian yang objective; pengaturan
system Pendidikan dan Pelatihan Karyawan apabila diperlukan oleh perusahaan;
menyusun dan mengatur Hak dan Kewajiban karyawan pada saat melaksanakan pekerjaan diluar Perusahaan, baik untuk Kantor Pusat maupun Cabang;
mendaftarkan karyawan sebagai peserta BPJS Kesehatan; memantau cuti karyawan; melakukan Arsip semua Data Karyawan dan legalitas perusahaan dengan benar dan rapi, termasuk pengurusan dokumen legalitas perusahaan; dan membuat laporan analisa karyawan secara berkala kepada Management.
l. Officer/Clerk
Officer/Clerk memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu menyediakan dan
memelihara pengadaan peralatan kantor, seperti mobil, motor, AC, meja/kursi,
laptop, printer, scanner, mesin fotocopy, peralatan safety; melakukan arsip dan
pengurusan dokumen - dokumen peralatan perusahaan seperti BPKB / STNK mobil, motor, dan dokumen-dokumen rental untuk peralatan kantor; menyediakan dan memantau pengadaan perlengkapan kantor seperti ATK, formulir, kertas, tinta dll; mempersiapkan perlengkapan, dokumen dan arsip meeting; melakukan pengiriman / post invoice, surat menyurat dan membantu pembayaran listrik, air, telepon dll; menjemput / mengantar tamu dan atau karyawan perusahaan; dan melakukan tugas-tugas kantor lainnya, termasuk menjaga memastikan kebersihan kantor.
m. Operation Manager
Operation Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu melaksanakan
ketentuan - ketentuan Keselamatan Kesehatan dan Kualitas di Lingkungan kerja perusahaan agar dapat berjalan dengan efisien dan efektif; mengkoordinasikan antara unit kerja yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan; bertanggung jawab atas segala biaya operasional, penyelesaian pekerjaan dan membuat laporan pertanggung jawaban kepada Traffic Control; memberi informasi secara terus menerus tentang status penyelesaian pekerjaan yang sedang dilaksanakan baik
32
kepada atasan maupun kepada customer; dan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan perusahaan untuk kenyamanan customer.
n. Operation Supervisor
Operation Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu mengutamakan
keselamatan dalam melaksanakan pekerjaan kepada seluruh anggota team; memastikan semua dokumen pendukung yang dibutuhkan lengkap terkait dengan proses clearance; memahami dan mengerti alur proses clearance kapal, barang dan crew; menjalankan target bulanan dan membuat laporan bulanan kegiatan di departemen yang telah ditetapkan perusahaan dengan baik dan benar; membuat laporan bulanan atas kedatangan dan keberangkatan kapal kepada syahbandar; dan membuat report setiap selesai kegiatan.
o. Port Agency Officer
Port Agency Officer memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu mengerti dengan
regulasi kapal local maupun kapal asing; menjalankan proses clearance kapal dan
crew dengan baik dan benar; mengecek dan memastikan semua dokumen
pendukung yang dibutuhkan lengkap terkait dengan proses clearance; berkoordinasi dengan pihak – pihak yang berhubungan dengan proses kedatangan, keberangkatan dan penyandaran kapal; menginfokan kepada atasannya jika ada dokumen kapal atau crew yang sudah tidak valid; mengajukan permohonan kedatangan dan keberangkatan kapal kepada instansi yang terkait; mengajukan perizinan yang dibutuhkan yang berhubungan dengan shipping; dan membuat laporan setiap kegiatan yang telah dilaksanakan maupun masih berjalan dengan baik dan benar.
p. Supply Chain Management (SCM) Officer
Supply Chain Management (SCM) Officer memiliki tugas dan tanggung jawab
yaitu menjalankan seluruh proses dokumen kepabeanan dengan baik dan benar; memberi masukan dan pendapat tentang proses dokumen kepabeanan; menginfokan dan koordinasi kepada atasannya jika ada kendala dalam proses kepabeanan; dan memberikan masukan vendor terkait pekerjaan yang dibutuhkan. q. Branch Manager
Branch Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu melaksanakan
ketentuan-ketentuan Keselamatan Kesehatan Quality di Lingkungan Kerja Perusahaan; menjamin dan memastikan semua peralatan dan perlengkapan kerja serta inventaris Perusahaan di Kantor Cabang dalam keadaan baik dan terawat; bekerjasama dengan HRD dalam hal pengadministrasian kepegawaian / staf-staf dilingkungan kerja cabang; membuat Laporan - laporan pelaksanaan dan perencanaan kerja kepada Pusat (Batam) dan pelanggan (customer) secara berkala (harian, mingguan, bulanan); membuat Laporan Keuangan Cabang dan bukti penggunaan keuangan untuk dilaporkan kepada atasan dengan bagian Keuangan di Kantor pusat; dan bertanggung jawab untuk menyampaikan / melaporkan semua dokumen pendukung atas pekerjaan / project yang sudah selesai kepada bagian traffic control di Kantor Pusat, untuk keperluan penagihan ke customer. r. Ship Mgt Officer
Ship Mgt Officer memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu melakukan koordinasi
dan pemantauan setiap order yang diterima, perkembangannya, termasuk bilamana terjadi keluhan yang harus diselesaikan; membuat laporan ke bagian Keuangan untuk setiap order yang telah selesai guna memudahkan dalam proses