GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
5.3 Struktur Organisasi PT. Alfa Scorpii Cabang Setia Budi Medan Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi
yangberbeda menurut kegiatannya. Sebuah perusahaan besar maupun kecil tentunyamembutuhkan adanya struktur organisasi perusahaan yang akan memperjelas pihak internal maupun eksternal tentang kedudukan para manajemen sehingga aktivitas-aktivitas atau kegiatan-kegiatan perusahaan akan berjalan dengan sistematis dan terorganisasi. Struktur organisasi juga merupakan salah satu cara memperjelas tentang pembagian tugas dan wewenang setiap unsur organisasi sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
PT. Alfa Scorpii Cabang Setia Budi Medan memiliki struktur organisasi yang berbeda dari perusahaan induknya.Posisi tertinggi di perusahaan induk ada pada Komisaris sekaligus Founder dan jajaran Direksi dipimpin oleh Presiden Direktur, sedangkan di cabang kedudukan tertinggi dipegang oleh Kepala Cabang
50 (Branch Manager). Kemudian lapis kedua diisi oleh jajaran penyelia (Supervisor) dan posisi lain dibawahnya diisi oleh para staf.
Supervisor Supervisor Gambar 5.1 Struktur Organisasi PT. Alfa Scorpii Cabang Setia Budi Medan Sumber : PT. Alfa Scorpii, 2015
Berikut uraian tugas dari masing-masing jabatan secara singkat yaitu:
1. Branch Manager (Kepala Cabang)
a. Membawahi 3 (tiga) departemen yaitu departemen sales, service&spare partsserta finance&operation.
b. Menjalankan kebijakan yang ditentukan oleh perusahaan induk.
51 c. Merencanakan langkah strategis dan pengembangan MDS, mengatur penjadwalan kunjungan dan target sales untuk pencapaian target sales, service, spare part secara maksimal dan menyelaraskannya dengan visi, misi dan program kerja PT. Alfa Scorpii.
2. Supervisor Sales (Kepala Penjualan)
a. Merencanakan strategi marketing dan sales bersama dengan Branch Manager.
b. Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi program promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan dan keseimbangan rasio biaya dengan perolehan penjualan.
c. Memonitoring pencapaian penjualan dan pemerataan perolehan bagi masing-masing Coordinatorcounter sales, counter sales, leader, dan salesman.
3. Supervisor Service and Spare Parts (Kepala Bengkel)
a. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program kerja (promosi) department service & spare part agar dapat memenuhi dan melebihi target dengan memberikan pelayanan sesuai dengan prosedur dan standar pelayanan minimum.
b. Memberikan briefing pengarahan dan motivasi pada tim service & spare part agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan benar dan tepat sesuai standard dan ketentuan yang berlaku.
c. Memonitoring jumlah volume service dan penjualan part dan melakukan usaha agar volume service dan penjualan part meningkat sesuai dengan target.
52 4. Supervisor Finance and Operation (Kepala Keuangan dan Operasional)
a. Melaksanakan kebijakan (policy) perusahaan, sistem dan prosedur akuntasi dan finance serta pengawasan internal dengan baik dan benar.
b. Memonitor, mengumpulkan data dan menganalisa posisi kas dan aliran kas dengan melihat pertimbangan kondisi modal, piutang, pembayaran dan pengeluaran secara kontinu untuk memastikan keseimbangan kondisi keuangan cabang.
c. Menganalisis, menyetujui, dan melaporkan laporan keuangan kepada Branch Manager serta memberikan rekomendasi follow up atas laporan keuangan tersebut.
5. Coordinator Sales (Koordinator Penjualan)
a. Memantau, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan program promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.
b. Memberikan arahan dan motivasi, briefing pada team salesman untuk memastikan bahwa team salesman selalu memiliki motivasi tinggi dalam mencari order dan melakukan pekerjaan dengan benar.
c. Melaksanakan seluruh pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku (termasuk Standar Pelayanan Minimum).
6. Salesman (Tenaga Penjualan)
a. Melakukan proses penjualan unit dengan memberikan service excellence sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga mencapai dan melebihi target yang ditetapkan.
b. Melaksanakan program promosi dan aktivitas promosi yang telah ditetapkan untuk mencapai target penjualan.
53 7. Counter Sales (Pramuniaga Toko)
a. Menyambut tamu (calon konsumen) yang datang ke showroom sesuai dengan Standar Pelayanan Minimum.
b. Memberikan penjelasan tentang produk dengan jelas, rinci, menarik dan menciptakan kondisi nyaman berdiskusi bagi calon konsumen.
8. Logistic Staff (Staf Gudang)
a. Melakukan pendataan dan penyimpanantools kit sepeda motor seperti kunci kontak, jaket, buku servis, helm, kaca spion, dll serta memastikan stok sepeda motor yang tersedia itu aman dan tidak cacat.
b. Melakukan pemeriksaan kesesuaian stok yang tertulis dengan kondisi fisik.
9. PDI Man (Staf Pengecekan Unit)
a. Memeriksa kelengkapan dan kelayakan sepeda motor baru sebelum diserahkan kepada konsumen.
b.Memeriksa kesesuaian nomor rangka dan nomor mesin pada fisik motor dengan yang tertuang pada surat jalan.
10. Driver (Supir)
a. Mengantarkan dan menyerahkan sepeda motor kepada konsumen.
b.Memastikan unit yang diantar sesuai dengan yang tertera pada surat jalan.
11. Service Advisor (Pengarah Teknik)
a. Memonitoring jumlah volume service dan melakukan usaha agar volume service meningkat sesuai dengan target.
b.Memberikan briefing dan sharing ke tim mekanik untuk membahas hal-hal yang terkait dengan service dan upaya untuk peningkatan kinerja dan kompetensi tim service.
54 c. Memastikan bahwa tim mekanik telah mengikuti pelatihan sesuai dengan
kriteria yang ditetapkan dan terlibat di dalamnya.
12. Mechanic (Teknisi)
a. Melakukan service sesuai dengan kondisi unit dan permintaan konsumen.
b. Melaksanakan service sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
13. Counter Service (Pramuniaga Bengkel)
a. Melayani konsumen service dengan sopan, ramah dan sesuai dengan standar pelayanan minimum yang ditetapkan oleh perusahaan.
b. Menginput permintaan dan data konsumen yang service sepeda motor ke program komputer.
14. Counter Parts (Pramuniaga Suku Cadang)
a. Melayani konsumen service maupun konsumen umum yang mau membeli spare parts.
b.Melakukan pemesanan spare parts kepada Main Dealer.
15. Stock Keeper (Staf Gudang Suku Cadang)
a. Merawat dan memastikan ketersediaan stok spare part agar selalu dalam kondisi baik dan perputarannya sesuai kebutuhan.
b. Menerima dan memeriksa masuk dan keluar spare part dengan memastikan kesesuaiannya dengan kwitansi serta membuat nota retur.
16. Cashier(Kasir)
a. Melakukan penerimaan dana, verifikasi dokumen dan transaksi, dan memastikan semua transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur perusahaan.
b. Membuat laporan pendapatan dengan akurat dan tepat waktu.
17. Invoice&CRM Staff (Staf Nota&Hubungan Konsumen)
55 a. Melaksanakan kegiatan administrasi penerbitan surat jalan.
b. Meemastikan keakuratan berkas untuk penerbitan surat jalan.
c. Melaksanakan input dan pengolahan data konsumen, serta penanganan keluhan pelanggan agar dapat meningkatkan pembelian kembali.
18. Unit Legal Staff (Staf STNK dan BPKB)
a. Melaksanakan kegiatan administrasi penerbitan STNK & BPKB
b. Memeriksa dan memastikan kelengkapan berkas untuk penerbitan STNK &
BPKB.
c. Memastikan berkas untuk penerbitan STNK & BPKB telah diantarkan ke Main Dealer agar selesai secara tepat waktu.
19. Leasing&Promotion Staff (Staf Leasing dan Promosi)
a. Menyelesaikan tagihan penjualan kepada pihak leasing dengan benar dan tepat waktu.
b. Menindaklanjuti pencairan dari pihak leasing dan mencatat rekapan nama-nama konsumen.
20. GA Staff (Staf BagianUmum)
a. Memastikan ketersediaan sumberdaya di cabang (barang, infrastruktur, fasilitas,lingkungan kerja dan manusia) sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
b. Memantau dan mengevaluasi kinerja tim bagian umum (keamanan, kebersihan, dan supir).
21. Messenger (Kurir)
a. Melakukan aktivitas pengantaran dokumen ke Main Dealer, pihak leasing, bank dan pihak-pihak terkait yang bekerjasama dengan perusahaan.
56 b. Menjaga inventaris kantor dengan baik agar dapat digunakan dalam
operasional harian.
22. Security (Satpam)
a. Bertanggung jawab atas keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja.
b. Memantau seluruh personil yang keluar dan masuk ke kantor dengan melakukan pelayanan dengan sopan dan ramah.
23. Cleaning Services (Bagian Kebersihan) a. Menjaga kebersihan kantor dan sekitarnya.
b. Menjaga alat-alat dan bahan-bahan kebersihan agar tetap tersedia dengan baik dan dapat dipergunakan.
57 BAB VI