DESKRIPSI LOKASI
E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26 B A B IV
P E M B A H A S A N
A. PROSEDUR RETUR BARANG
Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure (SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang komplain dikarenakan barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara lain :
a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan;
b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan;
c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu maksimal 3 bulan / 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1 box boleh dikembalikan, tetapi apabila barang sisa setengah tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
boleh dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menjual barang secara utuh.
d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan;
e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum pernah dipakai oleh pelanggan beraktivitas (hanya untuk dicoba/test pakai saja), karena rusak/cacat yang disebabkan pemakaian, baik yang disengaja maupun tidak, tidak dapat diretur;
f. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang sama persis.
Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman yang datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan barang itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur dengan memakai Form Pengembalian Barang (FPB) yang mencantumkan :
ü Nama Barang
ü Kemasan
ü Jumlah
ü No. batch dan ED
ü Ex NPI/Invoice
ü Ex Principal
ü Keterangan penyebab pengembalian barang
Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis, konsumen yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) karena disebabkan beberapa faktor seperti dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
a. Kesalahan dalam Pengiriman
Contoh : Apotik Padma memesan obat Piroxicam 10mg yang
berjumlah 20 box tetapi yang diterima Piroxicam 20mg. Dalam 1 bulan ada 3 outlet yang komplain karena salah pengiriman. Pada waktu pengemasan ke dalam plastik petugas gudang kadang kurang teliti memasukkan barang ke plastik.
b. Kadaluarsa / ED
Adalah batasan waktu yang dianjurkan oleh industri farmasi terhadap keamanan produk yang dihasilkan masih memenuhi persyaratan sesuai fungsinya.
Contoh : RS. Kasih Ibu memesan obat Paracetamol 1000 tablet. Setelah obat itu diterima ternyata obat tersebut mendekati ED.
Dalam 1 bulan ada 5 outlet yang sering komplain terhadap barang yang diterimanya karena barang tersebut mendekati ED.
c. Kemasan
Adalah wadah atau tempat yang digunakan untuk menutupi bahan jadi tersebut. Kemasan ini dapat rusak diakibatkan oleh pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain, temperatur atau cuaca lingkungan sekitar. Jika kemasan rusak, maka barang didalamnya akan rusak atau berdampak negatif bagi penggunanya.
Contoh : TO. 75 memesan obat Decolgen yang dalam kemasan
obat tersebut tidak layak dikonsumsi / rusak.
Dalam 1 bulan ada 2 outlet yang komplain akan barang yang diterimanya karena barang tersebut dalam kemasannya sudah rusak. Dari contoh – contoh diatas, faktor penyebab yang seringkali terjadi yaitu kadaluarsa / ED sehingga membuat para konsumen menginginkan untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
meretur barang – barang tersebut ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
2. Pemeriksaan Form FPB
Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh bagian Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke bagian Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini melalui fax. Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian Branch Manager untuk diperiksa kebenarannya.
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini sering mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah diterima.
3. Pembuatan Rekapitulasi
Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman Distribusi yang berada di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi membuat rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang barang – barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian hasil rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian Manager Logistik di kantor pusat untuk mendapatkan persetujuan FPB. Pada tahap ini pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala sedikitpun.
4. Pengiriman Barang
Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB disetujui oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian bagian Supervisor Logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini dilakukan melalui fax.
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang seringkali terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena pada fax tersebut pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor pusat menunggu barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat maka pembuatan nota retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistik masih harus memastikan apakah barang tersebut sudah diterima oleh kantor pusat.
5. Pencocokkan Barang
Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistik mengirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito - In dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut kemudian mencocokkannya dengan FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut. No. batch yaitu nomor produksi / registrasi keluaran dari pabrik. Bila sudah cocok, barang yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In dikantor pusat membuat laporan ke Manager Logistik agar menerbitkan nota retur.
Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu mengkonfirmasikan barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur
Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta persetujuan ke bagian Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur. Persetujuan nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur itu yang isinya antara lain keadaan barang yang akan diretur, jumlah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
barang, apakah akan diretur, waktu untuk retur barang (3 bulan/ 6 bulan sebelum ED). Setelah ada kebenaran tersebut kemudian bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan persetujuan nota retur dan bagian Manager Logistik akan memerintahkan Transito – Out untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim ke kantor cabang.
7. Penerbitan Nota Retur
Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager Logistik memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang berada dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain :
1. Asli untuk cabang yang bersangkutan 2. Copy 1 untuk Transito – In
3. Copy 2 untuk Transito – Out 4. Copy 3 untuk bagian keuangan
Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang masa EDnya lebih panjang.
Ketentuan Pembuatan Nota Retur :
a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa
b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 (empat); lembar pertama untuk kantor cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out, dan copy 3 untuk bagian keuangan.
d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan admnistrasi pembeli.
e. Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang
disyaratkan tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur. Nota Retur minimal harus memuat :
ü Nomor Urut Nota Retur.
ü Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang dikembalikan
ü Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan.
ü Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak.
ü Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak
yang dikembalikan.
ü Tanggal pembuatan Nota Retur.
ü Tandatangan Pembeli.
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33