ISMI MARDHANY R D1509045

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR RETUR BARANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

ISMI MARDHANY RACHMAWATI D1509045

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

(3)

commit to user

(4)

commit to user

iv MOTTO

@

Berusaha semaksimal mungkin disertai doa, syukur dan sabar adalah

penenang hidupku. ( penulis )

@

Janganlah kehilangan rasa percaya diri hanya karena komentar jiwa –

jiwa kecil yang iri dengan kebaikan hidupmu. ( penulis )

@

Tidak ada kata terlambat untuk mengejar cita – cita. ( penulis )

(5)

commit to user

v

PERSEMBAHAN

F

Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang

selalu memberikan semangat dan doa.

F

Kakakku Agus Tri Hananto yang senantiasa

selalu kusayangi dan memberikan dukungan.

F

Seseorang yang spesial, teman-teman dan

Sahabat-sahabatku.

(6)

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : ISMI MARDHANY RACHMAWATI

NIM : D1509045

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR

RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION

(KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012

Yang membuat pernyataan,

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan

tugas akhir ini berjudul ” PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA

FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN

SURAKARTA “.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama

yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT.

Kimia Farma Trading and Distribution.

5. Bapak Suhardi, selaku Kepala Gudang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution.

6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta

(8)

commit to user

viii

7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas

Muladi, dan Mbak Anna.

8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu

penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi

meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi

pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 6 Juni 2012

(9)

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 4

(10)

commit to user

x

D. Teknik Pengumpulan Data ... 13

E. Teknik Analisis Data ... 14

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 17

A. Gambaran Umum ... 17

B. Visi, Misi, dan Tujuan... 18

C. Budaya Perusahaan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 20

D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 20

E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 24

BAB IV PEMBAHASAN ... 26

A. Prosedur Retur Barang ... 26

B. Diagram Alir Prosedur Retur Barang……….. 33

C. Dokumen Yang Terkait………... 35

D. Fungsi Yang Terkait………... 36

E. Hambatan Prosedur Retur Barang ... 38

BAB V PENUTUP ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 41

(11)

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

(12)

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 3.1. Struktur Organisasi PT. KFTD…………..……… 25

(13)

commit to user

xiii ABSTRAK

ISMI MARDHANY RACHMAWATI, D1509045, PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 41 halaman.

Retur barang merupakan pengembalian barang dari konsumen karena barang tidak layak dijual dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut dengan retur barang. Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Hasil pengamatan yang dilakukan di Bagian Retur Barang, prosedur retur barang meliputi 8 tahap yaitu pengembalian barang, pemeriksaan form FPB, pembuatan rekapitulasi, pengiriman barang, pencocokkan barang, persetujuan nota retur, penerbitan nota retur, penerimaan nota retur ke konsumen. Dari hasil pengamatan prosedur retur barang sudah berjalan lancar tetapi masih ada hambatan-hambatan seperti pemberitahuan form FPB ke kantor cabang sering terlambat dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu. Terkait dalam tahap pengiriman barang masih ada hambatan yaitu pengiriman yang sering tidak tepat waktu.

(14)

commit to user

xiv ABSTRACT

CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University Surakarta, 2010, 50 page

In a very important organization of documents or archives, for archives as the memory center and source of information in order to conduct planning activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active archives and records management in the Office of the City Library and Archive staff only.

This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations. In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation and set the standard and the position of elements with one another so that they can be analyzed and pull in the conclusion.

Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City Archives and Library, the author concludes that active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field. But the existence of barriers that cause the active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly. These things hinder the creation of archives and records management optimization is active in the Archives and Library of Surakarta.

(15)

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah perusahaan

publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berkomitmen

penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu

kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-undang

No. 19 Tahun 2003 tentang BUMN.

Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berkualifikasi baik dan

berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti

memberikan pelayanan pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut

dengan retur barang sesuai prosedur – prosedur yang terdapat di PT. Kimia

Farma Trading and Distribution (KFTD) tersebut.

Retur barang adalah pengembalian barang dagang yang disebabkan

karena barang sudah expired atau rusak, kesalahan pengiriman, ataupun

jumlah barang yang tidak sesuai dengan pemesanan.

Pentingnya retur barang ini didalam PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) yaitu sebagai pedoman dalam mengembalikan barang

produk KF yang rusak atau expired agar kualitas persediaan barang di cabang

terjamin dan para konsumen bisa lebih puas dengan produk KF.

Retur barang diberikan kepada para konsumen untuk membantu dalam

pengembalian barang yang hampir expired atau rusak. Untuk menunjang

kelancaran penanganan retur barang, perlu ditetapkan Prosedur Retur Barang

(16)

commit to user

2

saling berkesinambungan. Berdasarkan pengamatan yang diperoleh penulis,

retur barang dilaksanakan dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED.

Dalam pengurusan retur barang, diperlukan prosedur yang dilakukan

secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan atau

konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling

berkesinambungan.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas

akhir yang berjudul “ PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA

FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN ”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang

perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

” Bagaimana prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Cabang Manahan ? “

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan – tujuan

tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan

sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur retur barang dagang PT.

Kimia Farma Trading and Distribution.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca,

(17)

commit to user

3

pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur retur barang

dagang di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan

dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas

akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada program

Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku

kuliah.

2. Untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat

(18)

commit to user

4 B A B II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1. TINJAUAN PUSTAKA

A. PROSEDUR

1. Pengertian Prosedur

Kata prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu

” procedure”. Menurut Kamus Inggris Indonesia, John M. Echols

dan Hassan (1995: 448) procedure berarti cara jalan, tata cara yang

tepat, aturan ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure

tersebut lazim digunakan dalam kosa kata bahasa Indonesia yang

dikenal dengan kata prosedur.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:703) prosedur

diartikan sebagai berikut:

a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.

b. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan

suatu problem.

Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus

Management (1984: 475-476) adalah sebagai berikut:

a. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu

(chronologis) kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari

serangkaian tugas-tugas demikian dalam

kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih

(19)

commit to user

5

b. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang

saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan

cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus

diselesaikan.

c. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada

tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya

suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa

masing-masing tugas harus diselesaikan.

d. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan

mana pekerjaan akan diselesaikan.

Dalam Intisari Manajemen, Harold koontz (1989: 124)

menjelaskan bahwa prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu

metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang

akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk

berpikir, dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan

suatu kegiatan tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dan

tindakan-tindakan yang dibutuhkan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran prosedur

merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap

dalam melakukan suatu pekerjaan pada suatu perusahaan. ( The

Liang Gie, 2000 : 187 )

Berdasarkan dari beberapa pendapat pendapat diatas, maka

dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan serangkaian tugas

atau metode yang saling berhubungan yang merupakan urutan waktu

dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus

diselesaikan. Suatu prosedur tidak dapat berdiri sendiri karena sudah

merupakan suatu kebulatan dimana faktor-faktor didalamnya saling

mempegaruhi dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, karena

dalam kehidupan organisasi manusia bukanlah suatu individu yang

(20)

commit to user

6

kerjasama guna mencapai tujuan pribadi dan tujuan organisasi

dimana ia berada.

2. Manfaat Prosedur

Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat

bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam

melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi.

Manfaat prosedur antara lain :

a. Planning – controling

· Mempermudah dalam mencapai tujuan.

· Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang

optimal bagi masing-masing pegawai.

· Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan

biaya.

· Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal

yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai

apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur

atau tidak.

Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur

maka perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai

bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan

atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang

telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik

yang membangun.

b. Organizing

· Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh

(21)

commit to user

7

· Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada

masing-masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan

yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.

· Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.

· Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan

kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

· Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih

baikdan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing – leading

· Membantu atasan dalam memberikan training atau

dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.

Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan

bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai

lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi

yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan

prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di

kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan

tugas lain.

· Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang

bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab

ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat

memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai

agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi

(22)

commit to user

8

3. Prinsip dan Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan

lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur

kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan

bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan.

Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan

bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat

dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat

penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit

dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban

pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti

langkah-langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah

prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah

penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur

harus memperhatikan arus pekerjaan.

Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan

jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.

B. RETUR BARANG

1. Pengertian Retur Barang

Menurut Mulyadi (2001:229), retur barang adalah

pengembalian barang dari konsumen karena tidak layak dijual

dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Pada dasarnya retur

memang bukan hal yang merugikan, bahkan untuk kondisi tertentu

dapat memperbaiki keadaan, misalnya overstock. Retur ini seringkali

(23)

commit to user

9

2. Jenis – jenis Retur Barang

· Retur Pembelian

Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data -

data item barang yang dikembalikan kepada penjual karena

kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat / rusak. Retur

pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan

kebutuhan perusahaan

Tipe Retur Pembelian :

1. Retur Pembelian Cash

Retur Pembelian Cash kepada penjual hanya digunakan jika

telah terdapat faktur pembelian secara cash, hal ini

dimungkinkan untuk validasi data hutang. Sehingga ketika

melakukan proses retur Pembelian akan manambah Saldo Kas

dan Barang Inventory akan berkurang.

2. Retur Pembelian Credit

Retur Pembelian Credit pada dasarnya digunakan untuk

menyeimbangkan Nota faktur pembelian kredit sebagai Potong

Hutang, sehingga dari Nota retur Pembelian Credit dapat

digunakan sebagai alat Bayar Hutang pada penjual (Bayar

Hutang dengan Potong Nota retur)

· Retur Penjualan

Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan “

kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian

barang dari pelanggan ”. Barang dagangan yang telah terjual ada

kemungkinan akan dikembalikan oleh pembeli karena alasan

(24)

commit to user

10

Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka biasanya pihak

penjual akan menyampaikan nota kredit ke pelanggan. Nota kredit

ini berisi jumlah barang yang akan dikredit ke pelanggan serta

akan mencantumkan alasan pengkreditan tersebut. Terjadinya

retur penjualan dapat berdampak pada tingkat kredibilitas

pelanggan kepada perusahaan khususnya jika kesalahan adalah

dari pihak perusahaan.

Adapun fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah

bagian penjualan, penerimaan gudang, dan akuntansi. Tahapan

sistem retur penjualan adalah sebagai berikut :

a. menerima pemberitahuan mengenai pembelian barang yang

telah dibeli pelanggan.

b. pemeriksaan kondisi barang yang dikembalikan

c. pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya

persediaan

d. membuat laporan dan mengevaluasi transaksi retur penjualan

Informasi yang dibutuhkan manajemen atas transaksi retur

penjualan, menurut Mulyadi ( 1993 : 233 ) adalah sebagai berikut

1. jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau

kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan

3. jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli

4. nama dan alamat pelanggan

5. kuantitas harga yang dikembalikan

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa retur

barang merupakan pengembalian barang dagang dari konsumen karena

(25)

commit to user

11

Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) lebih mengutamakan

pada retur penjualan.

C. PROSEDUR RETUR BARANG

Prosedur retur barang merupakan serangkaian tahap atau metode

yang saling berhubungan dalam pengembalian barang dagang dari

konsumen karena barang tidak layak dijual dan konsidi mendekati

expired atau rusak yang mengutamakan pada retur penjualan.

Prosedur Retur Barang pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure (SOP)

meliputi 8 tahap, yaitu :

1. Pengembalian Barang

2. Pemeriksaan Form FPB

3. Pembuatan Rekapitulasi

4. Pengiriman Barang

5. Pencocokkan Barang

6. Persetujuan Nota Retur

7. Penerbitan Nota Retur

8. Penerimaan Nota retur ke konsumen

2. METODE PENGAMATAN

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur

retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

Cabang Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur

untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan,

(26)

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur retur barang dagangan yang

akan dikaji dalam pengamatan ini.

c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan pengamatan yang hendak dicapai, pengamatan ini lebih

menitik beratkan pada pengamatan lapangan yaitu pengamatan yang

dilakukan dengan cara datang langsung di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) Cabang Manahan Surakarta untuk memperoleh

gambaran instansi yang menjadi objek pengamatan secara umum dan

informasi yang diperlukan sesuai obyek pengamatan. Disamping itu juga,

data yang diperoleh dari belajar mengerjakan tugas-tugas. Dalam hal ini

obyek pengamatan adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) Cabang Manahan Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan

adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan

dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik.

Dimana pengamatan yang dilakukan terbatas pada usaha untuk

mengungkapkan suatu masalah, keadaan atau peristiwa sebagaimana

adanya sehingga bersifat sekunder menggunakan fakta. Pengamatan

kualitatif studi kasusnya mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan

mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi

(27)

commit to user

13

3. Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari :

a. Informan

Data yang diperoleh langsung melalui wawancara dan observasi yang

kemudian diolah sendiri oleh penulis. Cara penyajian informasi yang

terbuka dan mengikuti selera informan ini menuntut kemampuan

khusus bagi para penulis di dalam pengumpulan data untuk bisa

secara lentur dan juga kritis dalam memahami informasi yang memang

penting yang secara langsung berdampak pada kemantapan kualitas

pengamatannya.

b. Dokumen

Diperoleh mencatat data-data yaitu mengenai syarat-syarat retur barang,

dokumen yang berkaitan dengan retur barang, prosedur retur barang

sesuai Standard Operating Procedure (SOP), dan arsip-arsip yang ada di

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dapat

mendukung kajian pengolahan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan

pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan

informan. Wawancara yang dilakukan penulis pada pengamatan ini

adalah wawancara tidak terstruktur yang disebut wawancara mendalam

( in-depth interview ) dimana pertanyaan yang diajukan bersifat “

open-ended“ dan mengarah pada kedalaman informasi, serta dilakukan

dengan cara yang tidak secara formal terstruktur.

b. Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif, dimana

(28)

commit to user

14

berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang berkaitan dengan

penelitian. Teknik observasi ini memberikan kesempatan khusus bagi

peneliti untuk mengumpulkan data tetapi juga akan menemukan

masalah dan hambatan yang terjadi selama penelitian. Observasi

langsung yang dilakukan oleh pengamat dilakukan dengan cara formal

dan informal kepada objek pengamatan. Adapun observasi yang

dilakukan oleh pengamat adalah prosedur retur barang di PT. Kimia

Farma Trading and Distribution (KFTD).

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab

lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek penelitian

untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topik

pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan

pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan

kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh.

Teknik Analisis Data meliputi :

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang muncul dari

catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah

menajamkan analisis, menggolongkan atau pengkategorisasian ke

dalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarah,

membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga

kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi.

Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai

permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam

beberapa bagian. Kemudian masing-masing dari bagian-bagian

(29)

commit to user

15

b. Sajian Data

Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian (display)

data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom

sebuah matriks untuk data kualitatif dan menentukan jenis serta

bentuk data yang dimasukkan kedalam kotak-kotak matriks. Penyajian

data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan dan tersusun

dalam pola hubungan, sehingga semakin mudah dipahami. Penyajian

data dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif, bagan, hubungan

antar kategori, diagram alur ( flow chart ), dan sebagainya. Penyajian

data dalam bentuk tersebut akan mempermudah peneliti memahami

apa yang terjadi dan merencanakan kerja penelitian selanjutnya.

c. Penarikan simpulan / verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab

akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah

sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh. Kesimpulan

adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapat

ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang harus diuji

kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu yang

merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal, biasanya

yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila

ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data

(30)

commit to user

16

Bagan 1.1

Model Analisis Interaktif ( HB. Sutopo, 2002 : 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI

DATA

SAJIAN

DATA

(31)

commit to user

17 B A B III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak

perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang didirikan berdasarkan akta

pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny.

Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22

April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar,

S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak

Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01

TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan

tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan

Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun

2010 adalah 43 cabang.

Tabel 3.1 :

Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010

Uraian 2007 2008 2009 2010

Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %

HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %

Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %

Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin

(32)

commit to user

18

bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat

kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dengan

43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal (rendahnya

rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai

pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang.

Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang

masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan

transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,

antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and

distribution company ) “

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(33)

commit to user

19

· Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

produk sendiri maupun principal pihak ketiga.

· Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

· Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau

private label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu

tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan

yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) adalah :

• Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015;

• Memiliki 4 portofolio produk ( farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan

diagnostika );

• Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012;

• Memiliki supply chain yang efisien dan efektif;

• Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun;

• Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % ( 2011 – 2013 ) dan < 87

% ( 2014 – 2015 );

• Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % ( 2014

– 2015 );

• Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 % (

(34)

commit to user

20

C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan

1. Innovative (I)

Adalah memiliki budaya berfikir out the box dan membangun produk

unggulan.

2. Customers First (C)

Adalah mengutamakan pelanggan sebagai mitra atau rekan kerja.

3. Accountability (A)

Adalah bertanggung jawab atas kepercayaan yang dipercayakan oleh

perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas, dan kerja

sama.

4. Responsibility (R)

Adalah memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat

sasaran, dan dapat diandalkan.

5. Eco Friendly (E)

Adalah menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan

yang ramah lingkungan.

D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan

1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Retur Barang

Bagian Retur Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu para

(35)

commit to user

21

2. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang a. Kepala Cabang / Branch Manager

· Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang

dipimpin;

· Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana

seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan;

· Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh

perusahaan.

· Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan

dalam memperlancar operasi perusahaan.

· Memeriksa laporan yang akan dikirim kekantor pusat dan laporan

tersebut dipertanggung jawabkan.

b. Manajer Logistik

· Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang.

· Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari produksi /

supplier.

· Membuat jadwal pengiriman, penerimaan, dan retur terhadap

barang – barang.

· Membuat laporan logistik.

· Bersama administrasi melakukan stok opname dan retur barang

setiap bulannya

c. Asman Distribusi

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang

diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan

(36)

commit to user

22

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan

penerimaan barang, pendistribusian barang dan

pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo;

· Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi

penerimaan dan pengiriman barang;

· Bertanggung jawab terhadap seluruh proses penerimaan

pendistribusian ke bagian processing dan proses

pengiriman, pendistribusian barang;

· Membuat laporan rekapitulasi;

· Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi

Terima dan kirim;

· Membuat dan menandatangani pembukuan/neraca harian Sub

Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer

Distribusi.

d. Supervisor Logistik

· Melaksanakan pergudangan barang-barang

·Mengecek baik buruknya barang yang akan dijual ke konsumen

·Mengantar barang yang telah dipesan oleh konsumen

·Mengatur, mengelola, dan melaksanakan administrasi keuangan

berdasarkan pedoman dan kebijakan serta prinsip-prinsip keuangan

·Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan pengawasan

pengadaan barang dan jasa

·Menerima dan menyimpan barang di gudang

(37)

commit to user

23

e. Supervisor Transito In

· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.

· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang

telah diterima.

· Membuat laporan ke Manager Logistik untuk menerbitkan Nota

Retur.

f. Supervisor Transito Out

· Menerbitkan Nota Retur Rangkap 4

g. Pelaksana Gudang

· Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang

yang dipesan

· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya

· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya

sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar

· Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan

Tugas dan kegiatan utama bagian gudang :

a. Koordinator gudang:

ü Bertanggung jawab kepada kepala cabang

ü Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang

ü Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang

ü Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

b. Petugas Gudang :

(38)

commit to user

24

ü Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari

coordinator gudang

E. _{Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)}

Untuk lebih jelasnya struktur organisasi di PT. Kimia Farma

(39)

commit to user

(40)

commit to user

26 B A B IV

P E M B A H A S A N

A. PROSEDUR RETUR BARANG

Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur

barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah

dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur retur barang di lingkungan

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure

(SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :

Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang komplain

dikarenakan barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa

persyaratan yang harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara

lain :

a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang

tidak sesuai dengan yang dipesan;

b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan;

c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu

maksimal 3 bulan / 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1

(41)

commit to user

27

boleh dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) menjual barang secara utuh.

d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami

cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan;

e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum

pernah dipakai oleh pelanggan beraktivitas (hanya untuk dicoba/test

pakai saja), karena rusak/cacat yang disebabkan pemakaian, baik yang

disengaja maupun tidak, tidak dapat diretur;

f. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang

sama persis.

Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat

mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman

yang datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan

menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet

tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan

barang itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur

dengan memakai Form Pengembalian Barang (FPB) yang mencantumkan :

ü Nama Barang

ü Keterangan penyebab pengembalian barang

Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis,

konsumen yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(42)

commit to user

28

a. Kesalahan dalam Pengiriman

Contoh : Apotik Padma memesan obat Piroxicam 10mg yang

berjumlah 20 box tetapi yang diterima Piroxicam 20mg.

Dalam 1 bulan ada 3 outlet yang komplain karena salah pengiriman.

Pada waktu pengemasan ke dalam plastik petugas gudang kadang

kurang teliti memasukkan barang ke plastik.

b. Kadaluarsa / ED

Adalah batasan waktu yang dianjurkan oleh industri farmasi terhadap

keamanan produk yang dihasilkan masih memenuhi persyaratan

sesuai fungsinya.

Contoh : RS. Kasih Ibu memesan obat Paracetamol 1000 tablet.

Setelah obat itu diterima ternyata obat tersebut

mendekati ED.

Dalam 1 bulan ada 5 outlet yang sering komplain terhadap barang

yang diterimanya karena barang tersebut mendekati ED.

c. Kemasan

Adalah wadah atau tempat yang digunakan untuk menutupi bahan jadi

tersebut. Kemasan ini dapat rusak diakibatkan oleh pemindahan dari

satu tempat ke tempat yang lain, temperatur atau cuaca lingkungan

sekitar. Jika kemasan rusak, maka barang didalamnya akan rusak atau

berdampak negatif bagi penggunanya.

Contoh : TO. 75 memesan obat Decolgen yang dalam kemasan

obat tersebut tidak layak dikonsumsi / rusak.

Dalam 1 bulan ada 2 outlet yang komplain akan barang yang

diterimanya karena barang tersebut dalam kemasannya sudah rusak.

Dari contoh – contoh diatas, faktor penyebab yang seringkali terjadi yaitu

(43)

commit to user

29

meretur barang – barang tersebut ke PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD).

Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh

bagian Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke

bagian Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini

melalui fax. Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian

Branch Manager untuk diperiksa kebenarannya.

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini sering

mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi

pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari

kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus

menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah

diterima.

Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke

kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman

Distribusi yang berada di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi

membuat rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang

barang – barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian

hasil rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian Manager Logistik di

kantor pusat untuk mendapatkan persetujuan FPB. Pada tahap ini

pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala sedikitpun.

Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB

disetujui oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian

(44)

commit to user

30

mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan

menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini

dilakukan melalui fax.

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang

seringkali terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena

pada fax tersebut pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor

pusat menunggu barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat

maka pembuatan nota retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistik

masih harus memastikan apakah barang tersebut sudah diterima oleh

kantor pusat.

5. Pencocokkan Barang

Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistik

mengirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito - In

dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut kemudian

mencocokkannya dengan FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut.

No. batch yaitu nomor produksi / registrasi keluaran dari pabrik. Bila

sudah cocok, barang yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan

dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In dikantor pusat

membuat laporan ke Manager Logistik agar menerbitkan nota retur.

Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu mengkonfirmasikan

barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam

pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat pembuatan

nota retur.

Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta

persetujuan ke bagian Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur.

Persetujuan nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur

(45)

commit to user

31

barang, apakah akan diretur, waktu untuk retur barang (3 bulan/ 6 bulan

sebelum ED). Setelah ada kebenaran tersebut kemudian bagian Manager

Logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan persetujuan nota

retur dan bagian Manager Logistik akan memerintahkan Transito – Out

untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim ke kantor cabang.

Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager

Logistik memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang

berada dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang

akan diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain :

1. Asli untuk cabang yang bersangkutan

2. Copy 1 untuk Transito – In

3. Copy 2 untuk Transito – Out

4. Copy 3 untuk bagian keuangan

Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang

disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang

masa EDnya lebih panjang.

Ketentuan Pembuatan Nota Retur :

a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari

konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya,

jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam

transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan

jasa

b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan

(46)

commit to user

32

c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 (empat); lembar pertama untuk

kantor cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out,

dan copy 3 untuk bagian keuangan.

d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan

admnistrasi pembeli.

e. Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang

disyaratkan tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur.

Nota Retur minimal harus memuat :

ü Nomor Urut Nota Retur.

ü Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang

dikembalikan

ü Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan.

ü Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak.

ü Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak

yang dikembalikan.

ü Tanggal pembuatan Nota Retur.

ü Tandatangan Pembeli.

8. Penerimaan nota retur ke konsumen

Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh

kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan

kembali ke konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang

diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan

(47)

commit to user

33

B.DIAGRAM ALIR PROSEDUR RETUR BARANG

Untuk lebih jelasnya prosedur retur barang di PT. Kimia Farma

(48)

commit to user

(49)

commit to user

35

C.DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PROSEDUR RETUR BARANG

Dalam melakukan prosedur retur barang tentu saja memerlukan

dokumen guna menjamin keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan

akuntansi. Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur retur barang

adalah :

1. Form FPB

Merupakan formulir yang mempunyai fungsi untuk mencatat aktivitas

penerimaan barang – barang yang dikembalikan oleh konsumen karena

cacat / rusak atau barang – barang tersebut tidak sesuai dengan barang

yang dipesan oleh konsumen.

2. Laporan Rekapitulasi Barang

Dibuat untuk melaporkan hasil rincian data barang pada akhir laporan atau

akhir hitungan.

3. Nota Retur

Merupakan nota yang dibuat dalam hal terjadi pengembalian barang dari

konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya,

dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi

penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.

Semua dokumen dalam prosedur retur barang ini sangat dibutuhkan

sebagai alat yang membantu keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan

(50)

commit to user

36

D. FUNGSI YANG TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) adalah :

1. Bagian Branch Manager

Dalam prosedur retur barang, bagian branch manager bertanggung jawab

penuh dalam kegiatan pengembalian barang atau retur barang. Selain itu,

branch manager juga bertugas menerima form FPB dari supervisor

logistik.

2. Bagian Supervisor Logistik

Dalam prosedur retur barang, supervisor logistik mempunyai tugas

menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet dan juga bertugas

mengirim barang retur tersebut ke kantor pusat disertai dengan form FPB.

3. Bagian Manager Logistik ULS

Dalam prosedur retur barang, bagian manager logistik ULS memberikan

persetujuan nota retur dan memerintahkan transito – out ULS untuk

menerbitkan nota retur.

4. Bagian Transito – in ULS

Dalam prosedur retur barang, transito – in ULS bertugas menerima

pengembalian barang kemudian mencocokkannya dengan FPB dan

(51)

commit to user

37

5. Bagian Transito – out ULS

Dalam prosedur retur barang, transito – out ULS bertugas menerbitkan

(52)

commit to user

38

E. HAMBATAN PROSEDUR RETUR BARANG

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam pelaksanaan prosedur retur

barang tentunya tidak terlepas dari hambatan-hambatan atau kendala-kendala

yang dapat menghambat prosedur retur barang. Adapun hambatan-hambatan

yang dihadapi oleh prosedur retur barang dapat di identifikasikan antara lain :

a. Barang sering mengalami keterlambatan pengirimannya.

b. Dalam penerimaan Form FPB, kantor pusat sering telat memberi

pemberitahuan ke kantor cabang

(53)

commit to user

39 BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa

Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

secara garis besar yaitu meliputi :

@ Konsumen akan meretur barang yang telah diterimanya karena

kemasan rusak, mendekati ED, dan terjadi kesalahan pengiriman.

Barang tersebut akan diterima dan disimpan oleh bagian

Supervisor Logistik. Kemudian Supervisor Logistik membuat

Form FPB dan barang tersebut akan dilaporkan ke kantor pusat

memakai Form FPB.

@ Form FPB diserahkan terlebih dahulu ke bagian Branch Manager untuk diperiksa kenerannya. Kemudian FPB tersebut dikirim ke

bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat.

Pada tahapan ini terdapat hambatan yaitu kantor pusat sering telat

memberi pemberitahuan apakah form FPB tersebut sudah diterima

atau belum..

(54)

commit to user

40

melaporkan hasil rekapitulasi tersebut ke Manager Logistik untuk

mendapatkan persetujuan FPB.

@ Setelah FPB mendapat persetujuan dari Manager Logistik di kantor

pusat kemudian bagian Supervisor Logistik dikantor cabang akan

mengirimkan barang tersebut ke kantor pusat.

Pada tahapan ini terjadi hambatan yaitu pengiriman barang tidak

tepat waktu.

5. Pencocokan Barang

@ Transito – In dikantor pusat menerima barang tersebut kemudian

mencocokkannya dengan FPB yang telah disetujui. Pencocokkan

disesuaikan no. batch dengan barang tersebut. Apabila sudah

cocok, barang yang telah diterima akan dikonfirmasikan ke kantor

cabang. Kemudian Transito – In membuat laporan untuk

pembuatan nota retur.

@ Pada tahap ini, bagian Manager Logistik akan memberikan

persetujuan nota retur dan memerintakan (Transito – Out) untuk

menerbitkan nota retur.

@ Pada tahap terakhir, Transito – Out ULS akan menerbitkan nota retur rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang :

1. Asli untuk cabang yang bersangkutan

2. Copy 1 untuk Transito – In

3. Copy 2 untuk Transito – Out

(55)

commit to user

41

8. Penerimaan nota retur ke konsumen

@ Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di

serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara

mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu

melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut

ke konsumen yang komplain.

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat

beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk

membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur retur barang.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

@ Dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) masih ditemukan beberapa hambatan-hambatan

seperti dalam penerimaan Form FPB kantor pusat sering telat memberi

pemberitahuan ke kantor cabang. Jadi PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) harus memastikan lagi ke kantor pusat apakah form

FPB sudah diterima. Oleh sebab itu agar prosedur retur barang dapat

berjalan dengan lancar harus ada kerjasama yang baik antara kantor