ESTI NUR KHOIRIYYAH D1509033

(1)

commit to user

i

PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)

CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

ESTI NUR KHOIRIYYAH

D1509033

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

(3)

commit to user

(4)

commit to user

iv MOTTO

@

ketika kamu sukses, teman-temanmu mengetahui siapa kamu. tapi ketika

kamu gagal, kamu akan tahu siapa teman-temanmu. (Penulis)

@

Memiliki sedikit ilmu pengetahuan namun digunakan untuk berkarya,

jauh lebih berarti daripada mmiliki ilmu pengetahuan luas namun mati

tak berfungsi. (Kahlil Gibran)

(5)

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk orang-orang yang

sangat berarti dalam hidupku:

F

Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku

yang selalu memberikan kasih sayangnya

untukku selama ini.

F

Kakakku Muhammad Lukman Khoiri dan

adiku Anissa Nur Khoiriyyah yang

senantiasa selalu kusayangi dan

memberikan dukungan.

F

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku,

Mario Van Basten dan Kartika Hermawati

yang telah memberikan dukungan.

F

Kekasihku yang selalu menemani dan

memberikan dukungan serta motivasi.

(6)

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : ESTI NUR KHOIRIYYAH

NIM : D1509033

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012 Yang membuat pernyataan,

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA

TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN

SURAKARTA ”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam DIII Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(8)

commit to user

viii

6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas Muladi, dan Mbak Anna.

8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun material.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya sebagai referensi maupun bagi penulis. Apabila terdapat kesalahan baik dalam penulisan ataupun isi laporan, penulis mohon maaf.

Surakarta, 6 Juni 2012

(9)

commit to user

ix DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Pengamatan ... 4

D. Manfaat Pengamatan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6

1. Tinjauan Pustaka ... 6

A. Prosedur ……….. ... 6

B. Distribusi Barang ... 9

C. Prosedur Distribusi Barang ... 16

(10)

commit to user

x

A. Lokasi Pengamatan ... 16

B. Jenis Pengamatan ... 17

C. Sumber Data ... 17

D. Teknik Pengumpulan Data ... 18

E. Teknik Analisis Data ... 18

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 20

A. Gambaran Umum ... 20

B. Visi, Misi, dan Sasaran ... 21

C. Susunan Organisasi ... 23

BAB IV PEMBAHASAN ... 31

A. Prosedur Distribusi Barang ... 31

B. Diagram Alir Prosedur Distribusi Barang……….….. 38

C. Hambatan Prosedur Distribusi Barang……….………... 40

BAB V PENUTUP ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 45

DAFTAR PUSTAKA

(11)

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

(12)

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

(13)

commit to user

xiii ABSTRAK

ESTI NUR KHOIRIYYAH, D1509033, PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 45 halaman.

Distribusi barang merupakan kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Atau disebut juga sebagai suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Proses distribusi tersebut pada dasarnya menciptakan faedah waktu, tempat dan pengalihan hak milik.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk menggambarkan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta dan mengetahui apa saja kendala-kendala atau hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution pada saat proses distribusi barang tersebut berlangsung, serta mencari pemecahan atas permasalahan tersebut.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi (pengamatan) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya.

Hasil pengamatan yang dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Prosedur Distribusi Barang meliputi 6 tahap yaitu menyiapkan faktur, menyiapkan barang, mencocokkan faktur dengan fisik barang, tanda terima ekspedisi, proses inkaso, dan proses claim. Dalam prosedur distribusi barang. masih ada hambatan – hambatan seperti terkait dalam tahap pencocokkan faktur dengan fisik barang, yaitu sering terjadi kesalahan dalam pengambilan barang di gudang yang tidak sesuai dengan isi faktur.

(14)

Dewasa ini salah satu permasalahan yang cukup penting pada manajemen perusahaan adalah permasalahan distribusi barang. Distribusi barang merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk menyalurkan suatu barang dari obyek satu ke obyek lainya. Dimana kegiatan ini menjadi salah satu unsur penting dalam proses transaksi yang terjadi di dalam suatu perusahaan. Dengan jaringan distribusi, produk-produk dari perusahaan dapat sampai ke tangan konsumen tepat pada waktunya walaupun jarak antara lokasi konsumen dengan perusahaan sangat jauh.

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan sebuah perusahaan pelayanan kesehatan yang integrasi bergerak dari hulu ke hilir, yaitu industri, marketing, distribusi, ritel, laboraturium klinik dan klinik kesehatan. Dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan di bidang pemasaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution melakukan kegiatan penyaluran atau distribusi. Penyaluran merupakan kegiatan penyampaian produk sampai ketangan konsumen tepat pada waktunya.

(15)

commit to user - Surakarta

- Sukoharjo - Klaten - Karanganyar - Boyolali - Wonogiri

- Sragen dan lain sebagainya

Dalam mendistribusikan produknya, PT. Kimia Farma Trading and Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen dengan menggunakan perantara.

Penggunaan perantara ini sangat membantu produsen yang mempunyai jangkauan pasar yang luas dan menyebar. Perantara yang digunakan dalam pendistribusian barang tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.

Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak langsung adalah sebagai berikut:

a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.

b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai konsumen.

c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan sejumlah dana untuk melakukan penjualan.

d. Perantara dapat membantu di bidang penyimpanan barang dengan menyediakan fasilitas-fasilitas penyimpanan seperti gudang, sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan oleh konsumen dapat dipenuhi.

(16)

commit to user

3

f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan untuk beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu menyediakanya.

g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara sudah memiliki pengalaman.

Karena barang yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution sifatnya sangat dibutuhkan oleh konsumen pada saat itu juga/dibutuhkan sewaktu-waktu, maka dalam pendistribusianya agar barang dapat sampai ke tangan konsumen dengan kondisi yang baik dan tepat pada waktunya dibutuhkan suatu prosedur/tatacara pengelolaan yang baik. Dengan kata lain terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan.

Dengan pendistribusian yang baik, maka akan dapat memudahkan konsumen dalam mendapatkan produk, sehingga konsumen akan merasa puas. Dengan demikian akan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan dalam arti tercapai target usahanya dan mampu untuk bersaing memperebutkan pasar dengan perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Keberhasilan dalam pendistribusian barang tersebut tidak lepas dari pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Mulai dari perusahaan hingga barang tersebut bisa sampai ketangan konsumen.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir yang berjudul “ PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN

(17)

commit to user B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka permasalahan yang ingin diamati penulis yaitu :

“ Bagaimana Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta? ”.

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan pengamatan yang ingin dicapai oleh penulis pada penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca maupun bagi PT. Kimia Farma Trading and Distribution, sebagai bahan masukan dan saran yang bersifat membangun untuk menentukan kebijaksanaan perusahaan dimasa yang akan datang.

3. Tujuan Individual

(18)

commit to user

5

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Mendapatkan pengalaman di lingkungan kerja dan mendapat peluang

untuk berlatih menangani permasalahan dalam perusahaan.

2. Penulis dapat melaksanakan studi perbandingan antara teori yang didapat di bangku perkuliahan dengan penerapan di perusahaan.

(19)

commit to user

6 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PROSEDUR

1. Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut The Liang Gie (1986 : 261) adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur membuat surat-menyurat pada perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetik pada kertas atau menyusun suratnya.

Prosedur menurut Ig. Wursanto (1987 : 65) adalah prosedur merupakan bagian dari klasifikasi perencanaan eksekutif dimana perencanaan eksekutif/perencanaan manajemen dibuat oleh pemimpin organisasi dan perencanaan eksekutif diperlukan untuk menentukan prosedur pelaksanaan rencana yakni petunjuk-petunjuk pelaksanaan yang bersifat direktif.

(20)

commit to user

7

Sedangkan Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Management (1984: 475) adalah sebagai berikut:

a. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan.

b. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

c. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.

d. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan.

e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan.

Menurut Imron (Kamus Bahasa Indonesia, 1992 : 160) mendefinisikan prosedur sebagai berikut:

a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.

b. Metode, langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.

(21)

commit to user 2. Karekteristik Prosedur

Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.

b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin.

c. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. d. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan

tanggungjawab.

e. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.

f. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi.

g. Mencegah terjadinya penyimpangan.

h. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit organisasi.

3. Manfaat prosedur

Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan dating.

b. Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.

c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.

d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien.

(22)

commit to user

9

B. DISTRIBUSI BARANG

1. Pengertian Distribusi Barang

Pengertian distribusi barang menurut Indriyo Gitosudarman (1994 : 253) adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menyalurkan, menyebarkan, mengirimkan serta menyampaikan barang yang dipasarkan kepada konsumen.

2. Fungsi DistribusiBarang

Distribusi sangat dibutuhkan oleh konsumen untuk memperoleh barang-barang yang dihasilkan oleh produsen, apalagi bila produksinya jauh. Ada pun kegiatan yang termasuk fungsi distribusi terbagi secara garis besar menjadi dua, yaitu:

1). Fungsi Distribusi Pokok

adalah tugas-tugas yang mau tidak mau harus dilaksanakan. Dalam hal ini fungsi pokok distribusi meliputi:

a. Pengangkutan (Transportasi)

(23)

commit to user b. Penjualan (Selling)

Di dalam pemasaran barang, selalu ada kegiatan menjual yang dilakukan oleh produsen. Pengalihan hak dari tangan produsen kepada konsumen dapat dilakukan dengan penjualan. Dengan adanya kegiatan ini maka konsumen dapat menggunakan barang tersebut.

c.Pembelian (Buying)

Setiap ada penjualan berarti ada pula kegiatan pembelian. Jika penjualan barang dilakukan oleh produsen, maka pembelian dilakukan oleh orang yang membutuhkan barang tersebut. d. Penyimpanan (Stooring)

Sebelum barang-barang disalurkan pada konsumen biasanya disimpan terlebih dahulu. Dalam menjamin kesinambungan, keselamatan dan keutuhan barang-barang, perlu adanya penyimpanan (pergudangan).

e.Pembakuan Standar Kualitas Barang

Dalam setiap transaksi jual-beli, banyak penjual maupun pembeli selalu menghendaki adanya ketentuan mutu, jenis dan ukuran barang yang akan diperjualbelikan. Oleh karena itu perlu adanya pembakuan standar baik jenis, ukuran, maupun kualitas barang yang akan diperjualbelikan tersebut. Pembakuan (standardisasi) barang ini dimaksudkan agar barang yang akan dipasarkan atau disalurkan sesuai dengan harapan.

2). Fungsi Distribusi Tambahan

Distribusi mempunyai fungsi tambahan yang hanya diberlakukan pada distribusi barang-barang tertentu. Fungsi tambahan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

a. Menyeleksi

(24)

commit to user

11

Misalnya, produksi tembakau perlu diseleksi berdasarkan mutu/standar yang biasa berlaku, produksi buah-buahan diseleksi berdasarkan ukuran besarnya.

b. Mengepak/Mengemas

Untuk menghindari adanya kerusakan atau hilang dalam pendistribusian, maka barang harus dikemas dengan baik.

3. Jenis-jenis Distribusi Barang a. Distribusi Intensif

Adalah cara distribusi dimana barang yang dipasarkan itu diusahakan agar dapat menyebar seluas mungkin sehingga dapat secara intensif menjangkau semua lokasi dimana semua konsumen itu berada.

b. Distribusi Selektif

Adalah cara distribusi dimana barang-barang disalurkan oleh beberapa penyalur saja atau selektif. Distribusi jenis ini tidak akan selektif apabila diterapkan untuk menyalurkan barang-barang konveniens atau barang-barang kebutuhan hidup sehari-hari, karena tidak akan mampu untuk menjangkau tempat tinggal konsumen yang dalam hal ini tentu saja menyebar.

4. Macam-macam Distribusi Barang (Swastha dan Irawan 1997, 295) 1). Untuk barang konsumsi

a. Distribusi Langsung

Produsen – Pemakai Industri

(25)

commit to user b. Distribusi Tidak Langsung

1. Produsen – Pengecer – Konsumen Akhir

Produsen menggunakan perantara pengecer yang membeli barang dari produsen dan menjual ke konsumen akhir.

2. Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Akhir Distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan dinamakan distribusi tradisional. Disini produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja.

3. Produsen – Agen – Pengecer – Konsumen Akhir

Disini produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan kepada para pengecer besar.

4. Produsen – Agen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Akhir

Dalam distribusi ini, produsen sering menggunakan agen sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama agen penjualan.

2). Untuk Barang Industri a. Distribusi Langsung

Produsen – Pemakai Industri

(26)

commit to user

13

b. Distribusi Tidak Langsung

1. Produsen – Distributor Industri – Pemakai Industri

Distributor industri berperan sebagai perantara untuk menyalurkan produk-produknya kepada pemakai industri. 2. Produsen – Agen – Pemakai Industri

Produsen menggunakan agen untuk menyalurkan produk.

3. Produsen – Agen – Distributor Industri – Pemakai Industri Merupakan distribusi yang panjang karena ada kegiatan penyimpanan sebelum dijual langsung kepada pemakai industri karena unit penjualan lainya kecil.

5. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan saluran distribusi barang 1). Pertimbangan Pasar

a. Konsumen atau Pasar Industri

Bila pasar konsumen menggunakan lebih dari satu saluran. Bila pasar industri, maka pengecer jarang atau bahkan tidak pernah digunakan.

b. Jumlah Pembeli Potensial

Jika jumlah konsumen relatif lebih kecil dalam pasarnya, maka perusahaan dapat mengadakan penjualan secara langsung kepada pemakai.

c. Kosentrasi Pasar Secara Geografis

Untuk daerah kosentrasi yang mempunyai tingkat kepadatan tinggi untuk perusahaan data menggunakan distribusi industri. d. Jumlah Pemesanan

(27)

commit to user e. Kebiasaan Dalam Pembelian

Kebiasaan membeli dari konsumen akhir dan pemakai industri sangat berpengaruh pula terhadap kebijaksanaan dalam penyaluran.

2). Pertimbangan Barang a. Nilai unit

Jika nilai unit barang yang dijual rendah maka produsen cenderung untuk menggunakan saluran distribusi yang panjang. b. Besar dan berat barang

Manajemen harus mmpertimbangkan ongkos angkut dalam hubungannya dengan nilai barang secara keseluruhan dimana besar dan berat barang sangat menentukan.

c. Mudah rusaknya barang

Jika barang yang dijual mudah rusak maka perusahaan tidak perlu menggunakan perantara.

d. Sifat teknis

Beberapa jenis barang industri seperti instalasi biasanya disalurkan secara langsung kepada pemakai industri.

e. Barang standart dan pesanan

Bila yang dijual barang standart maka dipelihara sejumlah persediaan pada penyalur dan begitu juga sebaliknya.

f. Luas produk line

Jika perusahaan hanya membuat satu macam barang saja, maka penggunaan pedagang besar sebagai penyalur adalah baik.

3). Pertimbangan Perusahaan a. Sumber Pembelanjaan

(28)

commit to user

15

b. Pengalaman dan Kemajuan Manajemen

Biasanya perusahaan yang mengeluarkan barang baru ingin memasuki pasaran baru lebih suka menggunakan perantara yang sudah mempunyai pengalaman.

c. Pengawasan Saluran

Faktor pengawasan saluran kadang-kadang menjadi pusat perhatian produsen dalam kebijaksanaan saluran distribusinya. d. Pelayanan yang Diberikan oleh Penjual

Produsen harus memberikan pelayanan sebaik-baiknya.

4). Pertimbangan Perantara

a. Pelayanan yang diberikan oleh perantara

Jika perantara mau memberikan pelayanan yang lebih baik, maka produsen akan bersedia menggunakanya sebagai penyalur.

b. Kegunaan Perantara

Sebagai penyalur apabila dia dapat membawa barang produsen dalam persaingan dan mempunyai inisiatif atau usul tentang barang baru.

c. Sikap perantara terhadap kebijaksanaan produsen

Bila perantara bersedia menerima resiko yang dibebankan oleh produsen, maka produsen dapat memilihnya.

d. Volume Pejualan

Produsen cenderung memilih perantara yang menawarkan barang dalam volume yang besar untuk jangka waktu yang lama.

e. Ongkos

(29)

commit to user

C. PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG

Prosedur distribusi barang merupakan suatu proses atau tahapan-tahapan yang melibatkan banyak orang dalam suatu bagian atau lebih dalam proses pengiriman barang hingga ke tangan pelanggan atau konsumen.

Berikut ini adalah Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating Procedure) meliputi :

a. Menyiapkan faktur b. Menyiapkan barang

c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang d. Tanda terima ekspedisi

e. Proses inkaso f. Proses claim

D. METODE PENGAMATAN

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain:

1.Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

Penulis memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut: a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur distribusi barang yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

(30)

commit to user

17

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus–rumus statistik, tetapi menggunakan kategori–kategori tertentu yang dihubungkan secara kualitatif (HB. Sutopo, 1998 : 37).

3. Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari : a. Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki. Adapun informannya adalah :

- Kepala Bagian Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

- Kepala Sub Bagian Kepegawaian PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

- Kepala Sub Ketatausahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

- Kepala Sub Gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

Informasi dapat berkembang seiring dengan prosedur yang ada. b. Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data–data, yaitu mengenai prosedur distribusi barang untuk mengetahui berhasil atau tidaknya distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta sesuai dengan persyaratan yang ada untuk mendukung kajian pengolaan data.

c. Tempat Diketemukannya Data

(31)

commit to user 4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan responden.

b. Dokumentasi

Dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek pengamatan tertentu yang diperoleh di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

c. Observasi

Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung objek pengamatan.

Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini, pengamat mengunakan Teknik Analisis Data Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dan mendalam dengan sasaran obyek penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang menyangkut tentang topik pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang diperoleh.

a. Reduksi Data

(32)

commit to user

19

pengkategorisasian ke dalam tiap masalah uraian singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan di verifikasikan. Adapun data yang direduksikan antara lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing bagian tersebut dikelompokan menurut sistemnya.

b. Sajian Data

Setelah data reduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian (display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom.

c. Penarikan Simpulan/Verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau menahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab akibat atau prosisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah sebagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.

(33)

commit to user

20 BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S. H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang.

Tabel 1.1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010

Uraian 2007 2008 2009 2010

Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %

HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %

Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %

(34)

commit to user

21

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk dengan 43 cabang, kinerja PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dipandang masih belum optimal (rendahnya rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) perlu melakukan transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan.

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan kemana dan bagaimana suatu organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah : “ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan

perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and

(35)

commit to user

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah:

a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik produk sendiri maupun principal pihak ketiga.

b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar institusi.

c. Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan dicapai/dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb). Sejalan dengan tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

a. Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015. b. Memiliki 4 portofolio produk (farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan

diagnostika).

c. Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012. d. Memiliki supply chain yang efisien dan efektif.

e. Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun. f. Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % (2011 – 2013) dan < 87

% (2014 – 2015).

g. Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % (2014 – 2015).

(36)

commit to user

23

C. Susunan Organisasi

Didalam menjalankan operasionalnya, suatu perusahaan perlu mengadakan pengorganisasian yang baik agar masing-masing jabatan dapat melaksanakan tugas dan wewenang dengan sebaik-baiknya.. Adapun kegunaannya adalah untuk memenuhi status dan kedudukan pegawai dan membantu kelancaran jalanya pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab terhadap orang-orang bawahanya, sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui dengan benar tugas-tugas yang dibebankan dan mereka mampu untuk menyelasaikan pekerjaan itu hingga selesai. Apabila perusahaan mempunyai pengorganisasian yg baik dalam memimpinnya, maka akan tercapai tujuan yang akan ditentukan.

Dalam suatu organisasi perlu adanya seorang pemimpin yang cakap serta mendalami sungguh-sungguh persoalan mengenai organisasi yang dipimpinya, karena seseorang yang cakap dan berpengalaman dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berkembang atau tidaknya perusahaan tersebut.

Untuk lebih jelasnya kiranya dapat dimengerti bahwa pada dasarnya organisasi merupakan suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Susunan organisasi di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian tujuan yang ada. Adapun susunan organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

1. Kepala Cabang / Branch Manager

Tugas dan wewenang kepala cabang adalah sebagai berikut :

a. Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang dipimpin.

(37)

commit to user

c. Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh perusahaan.

d. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

e. Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

f. Bertanggungjawab atas asset cabang. g. Melaksanakan administrasi personalia.

h. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang.

2. Supervisor Penjualan

Tugas dan wewenang Supervisor Penjualan adalah sebagai berikut: a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kepegawaian berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala Pasar Besar Farmasi (PBF).

d. Mengkoordinir salesman dan menentukan target salesman, baik target pencapaian omset maupun jumlah kunjungan tiap hari.

e. Melaksanakan supervisi kunjungan ke pelanggan.

f. Memantau suplay barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya yang berdasarkan (Surat Perintah Kerja) SPK.

(38)

commit to user

25

3. Supervisor Logistik

a. Melakukan order barang

Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik barang tetap pada porsinya. Order barang bisa dilakukan via email, telepon, atau fax. tapi sebelumnya kita menghubungi pihak supplier bahwa kita akan melakukan order. Dalam negoisasi dengan supplier, tekankan jiwa bahwa pihak yang mengorder adalah raja sehingga seorang pekerja logistik harus tegas khususnya dalam memastikan kapan barang datang.

b. Menerima barang

Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu, pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang dikirim sesuai dengan yang di order.

c. Invoice

Invoice merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima, masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf keuangan untuk membayarnya.

d. Distribusi

(39)

commit to user e. Controlling

Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai, seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa barang tersebut digunakan dengan sewajarnya.

4. Asman Distribusi

Kepala Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang kelembagaan dan analisis jabatan.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Supervisor Transito Out

a. Menerima surat pesanan (SP) dari Asman Distribusi dan memeriksa ketersediaan barang, membuat Surat Kirim Barang (SKB) rangkap 3, menyiapkan barang, memeriksa kesesuaian antara barang dengan Surat Kirim Barang (SKB) dan menandatangani Surat Kirim Barang (SKB).

b. Menyerahkan barang kepada pengantar barang dan meminta bukti penerimaan barang oleh pengantar dan ditanda tangani.

c. Mengarsipkan Surat Kirim Barang (SKB-3).

(40)

commit to user

27

6. Supervisor TU

Tugas dan wewenang Supervisor TU adalah sebagai berikut:

a. Membuat laporan hutang dan piutang dagang.

b. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.

c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala Pasar Besar Farmasi (PBF).

d. Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal umumnya.

e. Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.

7. Administrasi Inkaso

Tugas dan wewenang Administrasi Inkaso adalah sebagai berikut :

a. Menyampaikan masukan dan usulan pada kasi TU dan kepala Pasar Besar Farmasi (PBF).

b. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU dan kepala Pasar Besar Farmasi (PBF).

c. Memberikan masukan tentang pelanggan yang sulit ditagih dan membuat daftar hitam atau blacklist agar tidak dilayani.

d. Bertanggungjawab (menerima dan menyimpan) alat tagih dari kepala PBF sesuai dengan kreasi faktur.

8. Administrasi Pembelian

Tugas dan wewenang Administrasi Pembelian adalah sebagai berikut :

a. Mengecek barang yang datang dan mencocokan dengan pesanan mengenai item, jumlah, harga dan diskon.

b. Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.

c. Mengerjakan pengadaan barang dagang, baik rutin maupun non rutin baik intern maupun ekstern.

(41)

commit to user 9. Administrasi Personalia dan Kasir

Tugas dan wewenang Administrasi personalia dan kasir adalah sebagai berikut :

a. Bertanggungjawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang.

b. Bersama TU merencanakan pengeluaran uang sesuai cash budget.

10.Administrasi Pajak

Tugas dan wewenang Administrasi Pajak adalah sebagai berikut:

a. Membuat laporan pajak.

b. Mengecek barang yang datang.

c. Menandatangani faktur pajak untuk setiap faktur yang terbit.

d. Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit.

e. Meneruskan faktur pajak pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihanya.

11.Kepala Gudang

Tugas dan wewenang Kepala Gudang adalah sebagai berikut :

a. Bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang.

b. Mengeluarkan barang berdasarkan faktur yang diterbitkan operator dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang diparaf oleh bagian penjualan.

(42)

commit to user

29

12.Fakturis

Tugas Fakturis adalah sebagai berikut :

a. Menerima pesanan via telepon.

b. Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman atau dari petugas penjualan tender atau instansi dan selanjutnya menyerahkan pada PJ Gudang.

c. Mengentri dan mencetak faktur komersial dan faktur pajak.

d. Membuat laporan per periode dan perdebitur atau produk.

13.Salesman

Tugas Salesman adalah sebagai berikut:

a. Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order.

b. Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian penjualan.

c. Membantu pengiriman barang bila ada pesanan CITO (Pesanan yang harus segra diantar).

d. Memberian masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta kegiatan competitor.

e. Bertanggungjawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.

14.Pengirim Barang

Tugas dan wewenang Pengirim Barang adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan pengiriman barang baik dalam kota maupun luar kota.

b. Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh PJ Gudang.

c. menyerahkan barang ke cabang dengan tanda bukti penerimaan barang dengan menandatangani Surat Kirim Barang (SKB).

(43)

commit to user

31 BAB IV

PEMBAHASAN

A. Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating Procedure)

Hasil pengamatan penulis mengenai Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan Faktur

Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

a. Pemesanan Produk Melalui Salesman

Salesman mendatangi outlet-outlet atau apotek-apotek yang berada di wilayah Surakarta dan luar Surakarta, kemudian Salesman menawarkan produk-produk yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah pelanggan/konsumen menyetujui untuk membeli dan memesan barang tersebut, maka salesman mencatat SP (Surat Pesanan) dan langsung dikirimkan ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

b. Pemesanan Produk Secara Langsung

Pelanggan atau konsumen datang langsung ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk memesan atau membeli barang yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan SP (Surat Pesanan) yang nantinya akan dibuat faktur oleh bagian fakturis.

c. Pemesanan Produk Melalui Telepon

(44)

commit to user

32

telepon, kemudian barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen tersebut dicatat oleh bagian fakturis yang nantinya akan dibuat faktur.

Setelah SP (Surat Pesanan) didapat, maka bagian fakturis memberikan SO (Sales Order) atau nomor urut faktur kemudian di entry (memasukan nama barang yang sudah dipesan oleh pelanggan ke dalam komputer). Setelah itu sebelum faktur dicetak, bagian fakturis memposting/menyimpan data terlebih dahulu, setelah selesai diposting lalu faktur trsebut dicetak rangkap 5 (lima), yaitu:

Lembar 1 dan 2 : faktur asli, untuk penagih atau inkaso Lembar 3 : copy faktur, untuk arsip gudang

Lembar 4 dan 5 : copy faktur, untuk pelanggan atau konsumen

Kelima faktur tersebut dijadikan satu dan diberi stample PT. Kimia Farma Trading and Distribution, kemudian kelima faktur tersebut diserahkan ke bagian logistik atau gudang. Setelah itu kepala gudang memberikan tanda tangan guna untuk pengambilan barang yang ada di dalam gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(45)

commit to user 2. Menyiapkan Barang

Setelah faktur mendapat tanda tangan dan telah disetujui oleh kepala gudang, maka petugas gudang mengambil barang pesanan tersebut sesuai dengan jumlah dan nomor batch yang tertera didalam faktur. Dalam proses penyiapan barang, petugas gudang mengambil barang-barang yang ada di dalam gudang dengan menggunakan sebuah keranjang yang digunakan sebagai wadah untuk membawa barang tersebut. Setelah itu, petugas gudang memulai dengan melakukan pemotongan atau pengambilan barang. Pemotongan barang adalah proses dimana petugas gudang mengambil barang yang terdapat di rak masing-masing obat sesuai dengan isi faktur, lalu mencatat nama outlet atau apotek, alamat, tanggal, stok barang, jumlah barang serta tanda tangan oleh petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut ke dalam kartu APG (Administrasi Persediaan Gudang) yang telah disediakan. Biasanya kartu APG (Administrasi Persediaan Gudang) tersebut diletakan diatas rak obat. Masing-masing jenis obat memiliki kartu APG (Administrasi Persediaan Gudang) sendiri-sendiri.

Dalam tahap penyiapan barang ini, petugas gudang harus berhati-hati dalam memindahkan barang-barang tersebut kedalam keranjang, sebab sebagian besar barang yang terdapat di gudang milik PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersifat injeksi, yaitu barang mudah pecah dan rusak. Setelah pengambilan atau penyiapan barang ini selesai, selanjutnya barang tersebut diletakkan ke sebuah meja besar untuk kemudian dilakukan pengecekan oleh petugas.

3. Mencocokkan Faktur Dengan Fisik Barang

(46)

commit to user

34

gudang yang melakukan pemotongan atas barang tersebut dimintai oleh petugas bagian pengecekan barang untuk menukarnya kembali kedalam gudang. Misalnya, di dalam faktur tertera Amoxilin 500mg, tetapi petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut salah mengambil Amoxilin 250mg, maka petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut harus menukarnya kembali kedalam gudang sesuai dengan apa yang tertera di dalam faktur. Setelah faktur sudah sesuai dengan fisik barang maka petugas gudang melakukan pengepakan/pengemasan.

Didalam proses pengepakan, apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen tidak terlalu banyak maka pengepakan dilakukan dengan menggunakan kantong plastik. Petugas memasukkan barang tersebut ke dalam kantong plastik satu persatu dan ditata rapi. Tetapi apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen dalam jumlah yang banyak, maka pengepakan barang dilakukan dengan menggunakan kardus. Petugas gudang memasukkan barang-barang tersebut kedalam kardus satu persatu dan ditata rapi agar kemasan barang tidak rusak. Setelah pengepakan atau pengemasan selesai, kelima faktur diletakan diatas barang yang sudah di kemas tersebut kemudian dikirimkan kepada pelanggan dan dituliskan nama masing-masing apotek. Agar pada saat pengiriman barang, barang tidak tertukar dengan apotek lain. Sebelum pengiriman barang dilakukan, faktur tersebut dicatat terlebih dahulu ke dalam buku ekspedisi atau buku pengiriman barang oleh bagian pengantar barang.

Setelah pencatatan faktur kedalam buku ekspedisi selesai, barang tersebut dimasukkan kedalam mobil box pengantar barang milik PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk kemudian dikirim sesuai dengan alamat yang tertera didalam faktur.

(47)

commit to user

barang hingga barang yang salah tersebut sampai ke tangan pelangggan atau konsumen. Lalu pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution memberikan solusi dengan cara meretur barang.

4. Tanda Terima Ekspedisi

Setelah pengiriman barang sampai ke tangan pelanggan atau konsumen, selanjutnya pelanggan menandatangani kelima faktur tersebut guna sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah benar-benar sampai dan telah diterima oleh pelanggan. lembar faktur 4 dan 5 diserahkan kepada pelanggan atau konsumen, sedangkan lembar faktur ke 1, 2 dan 3 dikembalikan lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah pengiriman barang tersebut dinyatakan selesai, maka petugas pengantar barang kembali lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution dan kemudian faktur 1,2 dan 3 diserahkan kepada bagian administrasi gudang. Bagian administrasi gudang memilah dan mengurutkan faktur sesuai dengan nomor faktur dan tanggal faktur.

(48)

commit to user

36

5. Proses Inkaso

Proses inkaso adalah dimana dalam pembayaran tagihan ini telah dinyatakan lunas oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah itu, faktur 1, 2 dan 3 diserahkan kepada bagian inkaso. Lembar faktur 1 dan 2 disimpan oleh bagian inkaso dan lembar faktur 3 disimpan sebagai arsip gudang.

Dalam pembayaran tagihan ini, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memberikan jangka waktu pembayaran kredit selama 28 hari untuk barang rutin atau barang regular. Jika sudah jatuh tempo maka penagih akan melakukan tagihan kepada pihak yang bersangkutan. Tetapi dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat membayar tagihan tersebut. Sehingga menyebabkan pelayanan penjualan untuk pelanggan yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan dan pelanggan tidak bisa memesan atau order barang dibulan berikutnya serta tidak akan dilayani sebelum tagihan-tagihan tersebut dilunasi. Untuk barang jenis narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan secara tunai. Jika barang sudah diantar ke pelanggan dan pelanggan tidak membayar secara tunai, maka barang tersebut akan dikembalikan lagi ke gudang dan tidak akan dikirim kembali.

6. Proses claim

Proses claim dilakukan jika barang yang telah dikirim kepada pelanggan masih terdapat suatu kesalahan dan tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan pelanggan. PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.

(49)

commit to user

Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen, yaitu: a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut

mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan barang yang baru.

b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan berakhir, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution akan bersedia mengganti barang tersebut dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya masih panjang. Dengan catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia Farma Trading and Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.

c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.

Misalnya: pelanggan memesan sangobion 2 box, tetapi barang yang dikirim adalah enervon C 2box, maka bagian pengantar barang tersebut akan membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan melaporkannya kepada kepala gudang, setelah itu hari berikutnya barang akan dikirim lagi kepada pelanggan.

d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak sesuai dengan kuantitas/jumlah tidak sesuai dengan spesifikasi dan barang tidak berfungsi.

(50)

commit to user

38

B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG

(51)

commit to user

Prosedur Distribusi Cabang ke Pelanggan

Gambar 2.1 Diagram Alir

Supervisor Penjualan Supervisor Logistik Pengantar Barang Pelanggan

(52)

commit to user

40

C. Hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution dalam pendistribusian barang

Hasil pengamatan penulis mengenai kendala yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution pada saat pendistribusian barang adalah sebagai berikut :

1. Terbatasnya Armada Pengiriman

Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, armada atau alat transportasi yang digunakan untuk mengirim barang jumlahnya terbatas. Menurut nara sumber Sdr Muladi, mengatakan bahwa di PT. Kimia farma Trading and Distribution sekarang ini hanya memiliki 3 buah Mobil box untuk mengirimkan barang. Dalam sehari mobil box itu digunakan untuk mengirim barang berkali-kali, itupun menempuh jarak yang cukup jauh, yaitu didalam dan diluar kota. Namun kendala yang dihadapi disini adalah jika kendaraan mengalami kerusakan, maka pengiriman barang ke konsumen akan tertunda dan tidak tidak tepat waktu.

2. Terbatasnya Jumlah Tenaga Kerja Dalam Pengiriman Barang

Jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution sangat terbatas, baik dalam pengiriman didalam maupun luar kota. Hal ini menyebabkan pengiriman barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution menjadi terhambat dan barang sampai ke konsumen tidak tepat waktu.

3. Terbatasnya Jumlah Barang

(53)

commit to user 4. Pembayaran Tagihan Terlambat

(54)

commit to user

42 BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan pada bab sebelumnya tentang segala sesuatu yang menyangkut judul laporan tugas akhir yakni “ Prosedur Distribusi Barang Di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta”.

Pada akhirnya penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 2. Dalam mendistribusikan produk-produknya, PT. Kimia Farma Trading and Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen dengan menggunakan perantara. Penggunaan perantara ini sangat membantu produsen yang mempunyai jangkauan pasar yang luas dan menyebar. Perantara yang digunakan dalam pendistribusian barang tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.

Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak langsung adalah sebagai berikut:

a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.

b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai konsumen.

c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan sejumlah dana untuk melakukan penjualan.

(55)

commit to user

e. Perantara dapat membantu di bidang pengangkutan dengan menyediakan alat-alat transportasi, sehingga meringankan beban produsen maupun konsumen untuk mencarinya.

f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan untuk beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu menyediakanya.

g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara sudah memiliki pengalaman.

3. Langkah-langkah atau prosedur Distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution meliputi :

a. Menyiapkan faktur

Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

1) Pemesanan produk melalui Salsman 2) Pemesanan produk secara langsung 3) Pemesanan produk melalui telepon b. Menyiapkan barang

c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang d. Tanda terima ekspedisi

e. Proses inkaso f. Proses claim

4. Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen adalah sebagai berikut:

(56)

commit to user

44

b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan berakhir, maka PT. Kimia Farma akan bersedia mengganti barang tersebut dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya masih panjang. Dengan catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia Farma Trading and Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.

c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.

d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak sesuai dengan kuantitas/jumlah barang tidak sesuai dengan spesifikasi dan barang tidak berfungsi.

e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit. Jatuh tempo untuk pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau regular. Namun, untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran yang dilakukan harus secara tunai.

5. Kendala yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution dalam pendistribusian barang, yaitu :

a. Terbatasnya armada pengiriman

b. Terbatasnya jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang c. Terbatasnya jumlah barang