BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi PT Matahari Putra Prima Tbk
Suatu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel, dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan penambahan total. Organisasi juga harus dapat menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Ada tiga macam struktur organisasi yang penting, yaitu: 1. Line Organization
2. Line and Staff Organization 3. Fungsional Organization
Struktur organisasi pada PT. Matahari Putra Prima Tbk. disusun berdasarkan struktur divisi, yang secara garis besar menggambarkan peran, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan koordinasi yang satu dengan yang lain. Struktur organisasi yang digunakan PT. Matahari Putra Prima Tbk. adalah
Line and Staff Organization. Berikut ini disajikan ikhtisar kegiatan-kegiatan
utama yang dilaksanakan oleh masing-masing fungsi dalam struktur organisasi PT. Matahari Putra Prima Tbk. Jabatan yang akan diuraikan tugas-tugasnya dibatasi hanya untuk jabatan-jabatan kunci.
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
RUPS diadakan paling sedikit setahun sekali. Tugas pemegang saham adalah membuat keputusan-keputusan yang prinsipil dan konstitusional bagi haluan perusahaan. Adapun keputusan-keputusan yang dibuat dalam rapat adalah anggaran dasar, anggaran rumah tangga, pengangkatan Dewan Komisaris dan Presiden Direktur, pengesahan budget, prinsip-prinsip bagi keuangan, personalia, pemasaran, serta hubungan perusahaan dengan pihak luar perusahaan.
2. Dewan Komisaris
Adapun tugas Dewan Komisaris adalah:
a. Mengawasi Direksi di dalam menjalankan tugas-tugas apakah sudah sesuai dengan hasil keputusan RUPS.
b. Memberhentikan Direksi apabila dilakukan penyelewengan- penyelewengan.
c. Memberikan pertimbangan terhadap keputusan-keputusan yang akan diambil oleh Direksi.
d. Memantau perkembangan-perkembangan yang telah dicapai oleh perusahaan.
3. Direksi
Adapun tugas Direksi adalah:
a. Mengatur jalannya aktivitas perusahaan secara keseluruhan.
b. Mempunyai wewenang dalam mengambil keputusan-keputusan penting yang mempengaruhi perusahaan secara substansial.
c. Mengkoordinasikan, mengawasi, serta bertanggungjawab terhadap pekerjaan para manajer di bawahnya
d. Bertanggungjawab atas perkembangan, kemajuan, dan segala sesuatu yang menyangkut perusahaan.
4. Internal Audit
Internal Audit harus berada di luar lini operasi organisasi perusahaan.
Adapun tugas Internal Audit adalah:
a. Mengawasi apakah setiap bagan telah melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan.
b. Melakukan review terhadap setiap bagian dari prosedur dan metode operasi untuk menilai keefisienan dan keefektifannya.
5. Manager Divisi Merchandising
Adapun tugas Manager Divisi Merchandising adalah: a. Mengkoordinasi bagian-bagian yang ada di bawahnya
b. Mengawasi aktivitas pembelian, usaha-usaha promosi, dan menjaga hubungan perusahaan dengan pihak supplier
c. Bertanggungjawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan divisi
merchandising.
Berikut adalah penjelasan tugas-tugas ‘kepala bagian’ yang dianggap penting:
a. Kepala Bagian Pembelian
Divisi ini dibagi menjadi sembilan kelompok sesuai dengan jenis barang yang dibeli yang menyusun rencana dan strategi pembelian, meliputi:
1) Merencanakan, mengatur, dan melaksanakan kegiatan pembelian barang untuk dapat memenuhi kebutuhan persediaan barang dagangan.
2) Menghubungi pemasok untuk mendapatkan informasi tentang harga dan mutu, serta mempertimbangkan syarat pembelian agar sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
3) Melakukan negosiasi harga beli dan jangka waktu pembayaran dengan pemasok.
4) Mengajukan tuntutan pada pemasok jika barang yang diterima tidak memenuhi syarat, maka perusahaan berhak untuk meretur barang.
b. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengendalian Barang
Adapun tugas Kepala Bagian Perencanaan dan Pengendalian Barang adalah:
1) Mengelola jumlah persediaan barang di seluruh toko dan pengalokasian barang-barang ke seluruh toko sesuai dengan kebutuhan masing-masing toko, sehingga menghasilkan tingkat perputaran barang yang optimal. 2) Menetapkan harga penjualan yang tetap agar mendapat margin laba kotor
yang diharapkan.
3) Menyusun dan mengoperasikan prosedur-prosedur kendali mutu atas produk yang dihasilkan.
4) Memantau kecenderungan penjualan dan penelitian atas selera konsumen, serta merencanakan target penjualan yang ingin dicapai.
5) Bertanggungjawab atas perencanaan dan pengembangan produk-produk baru yang akan dijual.
6) Melakukan pengawasan terutama dengan fungsi-fungsi bagian yang berada di bawahnya karena bagian pembelian merupakan bagian yang sensitif untuk melakukan penyelewengan-penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.
6. Manajer Divisi Pengembangan Toko (Store Development)
Manajer Divisi Pengembangan Toko (Store Development) bertanggungjawab secara langsung kepada Presiden Direktur. Adapun tugas Manajer Divisi Pengembangan Toko (Store Development) adalah:
a. Mencari lokasi-lokasi yang strategis di dalam usaha untuk pengembangan toko-toko baru.
b. Mendesain toko baik luar maupun dalam.
c. Mengadakan negosiasi dengan para kontraktor sampai dengan pengawasan konstruksi.
7. Manajer Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan salah satu bagian yang penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan. Adapun tugas Manajer Sumber Daya Manusia adalah:
a. Merekrut dan menyeleksi karyawan-karyawan baru yang berpotensial untuk bekerja di perusahaan.
b. Membuat peraturan tata tertib di perusahaan.
c. Menjaga agar tata tertib itu terus dilaksanakan oleh setiap karyawan perusahaan.
d. Mengatur, merencanakan, dan melaksanakan mutasi dan pemberhentian karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Mengurus surat-surat ijin dari departemen tenaga kerja mengenai asuransi tenaga kerja.
f. Melakukan pencatatan yang cermat atas data personalia dari seluruh karyawan.
g. Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah yang menyangkut fungsi kepegawaian.
8. Manajer Toko
Adapun tugas Manajer Toko adalah:
a. Bertanggungjawab atas jumlah kehilangan yang diperhitungkan pada saat
stock opname.
b. Menjamin agar pelaksanaan operasional toko sehari-hari dapat berjalan dengan lancar.
c. Menjamin kepuasan pelanggan dalam berbelanja. d. Menjaga agar tata tertib perusahaan terus dilaksanakan. e. Berusaha untuk terus meningkatkan penjualan
f. Berusaha untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektivitas di dalam toko.
9. Manager Distribution Centre (Gudang)
Adapun tugas Manager Distribution Centre (Gudang) adalah: a. Menjamin kelancaran pendistribusian barang dari gudang ke toko.
b. Memastikan bahwa barang-barang yang dibeli dari supplier tidak rusak sebelum barang dikirim ke toko-toko.
c. Menjamin barang-barang yang diterima oleh toko sesuai dengan dokumen. d. Berusaha untuk meningkatkan keefisienan dan keefektifan di dalam
gudang.
e. Menjamin keamanan barang-barang yang ada di gudang. 10. Manager General Affairs
Tugas Manager General Affairs adalah menjamin tersedianya semua peralatan yang dibutuhkan oleh perusahaan guna menunjang aktivitas perusahaan 11. Manager Management Information System
Adapun tugas Manager Management Information System adalah:
a. Menjamin tersedianya data-data yang berguna bagi semua pihak yang membutuhkan.
b. Mengembangkan program-program baru yang berguna untuk mempermudah jalannya operasi perusahaan.
12. Finance Manager
Finance Department dikepalai oleh seorang Finance Manager yang
bertugas mengatur cash flow, menyusun budget perusahaan, dan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan budget tahun sebelumnya, serta membuat laporan mengenai penyimpangan yang terjadi kepada Finance Directur.
13. Accounting Manager
Adapun tugas Accounting Manager adalah:
a. Bertanggungjawab atas pengadaan catatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan perusahaan secara periodik.
b. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Accounting Directur.
C. Hypermart
Hypermart merupakan salah satu kontributor pertumbuhan terbesar untuk PT. Matahari Putra Prima Tbk. Hypermart menggambarkan bisnis hypermarket dengan gaya terpadu dan modern di dalam pasar ritel Indonesia yang sedang tumbuh secara pesat dengan operasinya di seluruh negeri melalui 47 gerai di lebih 21 kota dan akan berekspansi di daerah-daerah utama di Indonesia. Hypermart menyediakan lebih dari 60.000 item dengan harga terbaik, pelayanan terbaik, dan produk-produk terbaik di bawah satu atap untuk para konsumen di Indonesia.
D. Hypermart Sun Plaza Medan