BAB IV HASIL PENELITIAN
3. Struktur Organisasi PT Planet Indo Arta Bukittinggi
Untuk melihat struktur keorganisasian pada PT Planet Indo Arta cabang Bukitinggi sebagai berikut:
Gambar 4.1
Struktur Organisasi pada PT Planet Indo Arta Bukittinggi
Sumber: PT Planet Indo Arta Bukittinggi,2016.
Branch Manager
HRD Supervisor
Adm Gudang FA (Finance Accounting)
SPV Sales Eksekutif
Delivery Order
Kepala Service SPV Sales Counter
Warehouse SPV(Gudang)
Staff FA
Fainen Control (Kasir)
OB (Office Boy)
Teknisi
Sales Counter Sales Eksekutif
Setiap jabatan yang tergambar pada struktur organisasi di atas memiliki uraian tugas yang dirinci menurut jabatannya masing-masing adalah sebagai berikut:
a. Branch Manager (BM)
Branch Manager adalah seorang yang memiliki tanggung jawab yang besar untuk seluruh bagian dalam perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi Branch Manager antara lain:
1) Memimpin pelaksanaan tugas PT Planet Indo Arta cabang Bukittinggi.
2) Membuat perencanaan/program kerja menetapkan sasaran dan menjadwalkan rencana kegiatan setiap hari kegiatan dan melakukan pengawasan atas pelaksanaannya dengan baik.
3) Menetapkan target perusahaan yang harus dicapai dalam satu bulan untuk dilaporkan kepada perusahaan pusat, dan mempertanggung jawabkannya.
4) Melakukan pembinaan kepada seluruh kepala bidang dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan perusahaan.
b. Human Resources of Development (HRD)
Secara umum tugas HRD adalah bertanggung jawab didalam pengelolaan dan pengembangan sumberdaya manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan sumberdaya manusia, termasuk pengembangan
kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di PT Planet Indo Arta Bukittinggi, dan bertanggung jawab untuk memelihara dan mejaga citra perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi HRD antara lain:
1) Membuat kebijakan, karena setiap perusahaan membuat kebijakan tertentu dan HRD yang akan merumuskan kebijakan perusahaan. Ini adalah fungsi penting dari HRD.
2) Melakukan rekrutmen dan seleksi staff yang dibutuhkan perusahaan, HRD memilih calon karyawan yang tepat dan memperkerjakannya pada posisi yang dibutuhkan.
3) Menyusun, merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggungjawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan.
4) Bertanggungjawab terhadap penjagaan citra perusahaan.
5) Bertanggungjawab terhadap permasalahan yang terjadi di perusahaan apakah itu internal maupun eksternal.
c. Finance Accounting (FA)
Bertanggungjawab atas laporan aktivitas keuangan secara tertulis maupun sistem.
Tugas pokok finance accounting (FA), antara lain:
1) Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan.
2) Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan.
3) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan, dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
d. Staff FA
Merencanakan dan melaksanakan pengurusan keuangan perusahaan untuk menolong SPV FA.
Tugas pokok dan fungsi staff FA antara lain:
1) Menginputkan surat pengiriman barang untuk diberikan kepada divisi gudang untuk pengiriman barang.
2) Mengontrol aktifitas keuangan/ transaksi keuangan perusahaan.
3) Membuat laporan mengenai aktifitas keuangan perusahaan.
e. Warehouse SPV
Memastikan proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran produk/barang selalu memenuhi persyaratan customer dan sasaran perusahaan dan perundangan yang berlaku dalam perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi warehouse antara lain:
1) Memastikan kelengkapan administrasi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.
2) Melakukan control terhadap proses penerimaan barang dari supplier.
3) Memberikan instruksi kerja kepada operator gudang.
4) Mengeluarkan barang berdasarkan permintaan konsumen yang telah disetujui oleh perusahaan.
5) Menerima dan memproses permintaan barang dari marketing secara cepat dan tepat waktu.
6) Membuat berita acara bila terjadi selisih barang yang dijual maupun diterima.
f. Adm Gudang
Melaksanakan pengurusan barang masuk dan barang keluar dan melaporkan stok barang yanga ada di gudang kepada atasan atau manager supaya tidak terjadi selisih barang.
Tugas pokok dan fungsi Adm Gudang antara lain:
1) Membuat surat jalan untuk pengiriman barang oleh delivery order dan mencatat nomor surat jalan tersebut.
2) Mengecek barang yang akan dikirim sebelum diantar kerumah konsumen supaya tidak terjadi kesalahan antara konsumen dengan pihak perusahaan.
3) Membuat laporan mingguan yang mencakup laporan barang masuk, barang keluar, dan barang return dari konsumen.
4) Melayani pemesanan/ permintaan barang dari salesman.
5) Melancarkan proses keluar barang dari gudang yang dibawa oleh pengantar barang.
6) Membuat laporan tentang keuangan secara berkala/sesuai dengan aplikasi.
g. Delivery Order
Melakukan pengiriman barang sesuai dari pemesanan konsumen yang sudah disetujui oleh pihak kredit dan manager, kemudian mengantarkan kealamat konsumen.
Tugas pokok dan fungsi Delivery Order antara lain:
1) Mengirim barang sesuai dengan sales order ke rumah konsumen.
2) Sebagai survey terakhir dalam perusahaan apakah konsumen tersebut layak diberi barang atau tidak.
3) Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kerja kepada kepala gudang bahwa barang telah dikirim.
4) Meminta uang DP atau cicilan pertama kepada konsumen sesuai kesepakatan konsumen dengan perusahaan.
5) Bertanggungjawab atas barang yang keluar dari gudang.
h. Office Boy (OB)
Tugas pokok Office boy antara lain:
1) Membuka dan menutup showroom.
2) Membersihkan showroom sebelum staff dan karyawan berdatangan.
3) Membuat minuman untuk para staff dan karyawan perusahaan.
i. Kepala Service
Merencanakan dan melaksanakan pemberian pelayanan konsumen tentang complain service dan memperbaiki sesuai dengan prosedur perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi kepala service antara lain:
1) Melaksanakan pekerjaan service dan perbaikan dan memeriksa kualitas setiap pekerjaan.
2) Mengkonfirmasi kembali perjanjian sehari sebelumnya dengan konsumen.
3) Mengkonfirmasikan bahwa pelanggan benar-benar puas dengan pekerjaan yang dilakukan.
j. Teknisi
Melakukan perbaikan barang konsumen sesuai prosedur dalam perusahaan dan membuat berita acara kerusakan barang konsumen.
Tugas pokok dan fungsinya teknisi antara lain:
1) Membantu kepala service dalam melakukan perbaikan barang.
2) Memberikan pelayanan konsumen sesuai visi perusahaan.
3) Memberikan kepastian kepada konsumen kapan selesai barang tersebut.
4) Mengetes barang persediaan apakah berfungsi dengan baik atau tidak.
5) Menerima konsumen yang akan memperbaiki barangnya.
k. Supervisor (SPV)
Tugas pokok supervisor antara lain:
1) Melakukan pengawasan atau control dari kegiatan implementasi kebijakan oleh staff mereka.
2) Berkewajiban membuat staff bekerja baik dan benar dengan proses control dan monitoring yang tepat dan akurat.
l. SPV Sales Counter
Berfungsi untuk merencanakan dan melaksanakan urusan penjualan didalam showroom dan menetapkan target ke anggota powernya dengan harapan perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi SPV sales counter antara lain:
1) Melakukan penjualan didalam showroom.
2) Bertanggung jawab terhadap hasil kinerja bawahannya.
3) Membantu bawahannya untuk mencapai target yang diberikan oleh perusahaan.
4) Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan diatasnya kepada seluruh bawahan dan grupnya.
5) Memberikan training kepada anggota yang baru masuk.
6) Mengajarkan kepada anggota baru tentang cicilan, dan cara melayani konsumen.
7) Memimpin dan memotivasi anggotanya supaya mudah dalam mencapai target.
m. SPV Sales Executive
Merencanakan atau melaksanakan urusan penjualan diluar showroom/dilapangan sesuai target yang diberikan oleh perusahaan, dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja dalam satu bulan kepada manager perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi SPV Sales Executive antara lain:
1) Mencari order atau pelanggan sebanyak-banyaknya diluar lapangan.
2) Memberikan target kepada anggotanya sesuai yang ditetapkan perusahaan.
3) Memberikan pelatihan kepada anggota-anggota yang baru baik itu tentang barang ataupun cicilannya.
4) Memberikan contoh kepada anggota bagaimana cara melayani konsumen dilapangan.
5) Bertanggungjawab atas hasil kinerja bawahannya.
6) Membuat rancangan tentang dimana akan pergi kanvasing hari ini.
n. Sales Counter (SC)
Berfungsi sebagai tenaga penjual yang melayani konsumen di showroom untuk mencapai target yang diberikan perusahaan dan sesuai grade masing-masing individu.
Tugas pokok dan fungsi sales counter antara lain:
1) Melayani konsumen yang datang ke showroom.
2) Menjual, melayani, menata barang dan menjaga barang pajangan.
3) Menerima pembayaran cicilan konsumen.
4) Bertanggungjawab terhadap uang cicilan konsumen yang diterima.
5) Menyetor uang cicilan konsumen yang diterima kepada supervisor.
6) Mencapai target sesuai yang diberikan oleh perusahaan.
7) Menebak kebutuhan konsumen dan membantu memilihkan barang yang sesuai dengan keinginan konsumen.
8) Menginformasikan kualitas barang samapai dengan cara perawatannya kepada konsumen.
9) Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan dan kualitas barang yang dijual.
10) Membantu supervisor dalam mengelola barang di area counter.
11) Memperhatikan pengumuman dan acara promosi yang berlaku dalam perusahaan.
o. Sales Executive (SE)
Melakukan penjualan diluar showroom atau dilapangan dalam mencapai target yang diberikan oleh perusahaan.
Tugas pokok dan fungsi sales executive antara lain:
1) Melaksanakan kegiatan penjualan dilapangan.
2) Pergi kerumah konsumen dengan membawa brosur dan daftar harga.
3) Mencari konsumen sebanyak-banyaknya untuk mencapai target yang diberikan perusahaan.
4) Sebagai ujung tombak dalam perusahaan.
5) Membantu supervisornya dalam mencapai target yang diberikan oleh perusahaan.
6) Merencanakan apa yang dikerjakan hari ini dan apa yang harus dilakukan.
7) Pergi menfollow up konsumen yang mau mengambil barang.
p. Kasir
Tugas pokok kasir antara lain:
1) Menerima uang pembayaran dari pembeli atau konsumen yang melakukan transaksi.
2) Membuat atau mencatat laporan hasil transaksi harian.
3) Menghitung uang hasil transaksi harian dan menyetorkan pada pihak yang berwenang.56
56Dilihat dari document PT Planet Indo Arta,2016.