Struktur Organisasi

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.3 Struktur Organisasi



Employee Relation Management biasanya juga

berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan

pegawai terhadap informasi, kebijakan dan

peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.



Separation Management adalah fungsi yang

mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dan lainnya), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).



Personnel Administration and HRIS yang biasa dikenal

dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll, dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

3.3 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah bentuk organisasi secara keseluruhan, yang merupakan gambaran mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi yang masing-masing dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti kondisi lingkungan, ukuran, jenis teknologi yang digunakan, dan juga sasaran

33 yang hendak dicapai (Lubis, S.B. Hari, 2005). Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi yang dirancang dengan memperhatikan akibat dari pengaruh keseluruhan faktor-faktor tersebut secara bersamaan. Terdapat empat komponen dasar yang berperan sebagai kerangka dari definisi struktur organisasi yaitu:



Struktur organisasi memberikan gambaran

mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi.



Struktur organisasi memberikan gambaran

mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi.



Struktur organisasi menetapkan pengelompokkan

individu menjadi bagian organisasi dan

pengelompokkan bagian-bagian organisasi

menjadi suatu organisasi yang utuh.



Struktur organisasi juga menetapkan sistem

hubungan dalam organisasi yang memungkinkan

tercapainya komunikasi, koordinasi, dan

pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik ke arah vertikal maupun horizontal.

Perubahan dalam strategi seringkali mengharuskan adanya perubahan dalam struktur organisasi dengan dua alasan utama. Pertama, struktur menentukan bagaimana tujuan dan kebijakan ditetapkan. Kedua, struktur menentukan cara sumber daya dialokasikan. Bila struktur

34 organisasi didasarkan pada kelompok pelanggan, maka

sumber daya dialokasikan dengan cara ini.

Perubahan strategi menyebabkan adanya perubahan dalam struktur organisasi. Ketika sebuah organisasi amatan mengubah strateginya, struktur organisasi yang ada dapat menjadi tidak efektif. Tidak ada satu pun desain struktur organisasi yang optimal untuk suatu strategi tertentu atau jenis organisasi tertentu. Organisasi amatan kecil cenderung mempunyai struktur organisasi fungsional. Organisasi amatan skala menengah cenderung menggunakan struktur devisi. Organisasi amatan besar cenderung menggunakan struktur Unit Bisnis Strategi (Strategic Business Unit) atau struktur matriks. Hubungan antara strategi dengan struktur organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.2. Hubungan Strategi-Struktur Menurut Chandler

(Sumber : Chandler dalam David, 2003)

Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:

1. Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti. Contohnya :

Strategi baru dirumuskan

Timbul masalah administrasi baru

Kinerja organisasi turun

Struktur baru organisasi terbentuk Kinerja organisasi

35

Gambar 3.3 Struktur Organisasi dalam bentuk piramida

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

2. Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

Gambar 3.4 Struktur Organisasi dalam bentuk vertikal

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara

mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab

36

Gambar 3.5 Struktur Organisasi dalam bentuk horizontal

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Contohnya :

Gambar 3.6 Struktur Organisasi dalam bentuk lingkaran

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

Pada umumnya dikenal tiga jenis struktur organisasi dasar, yaitu:

37

-

Struktur Fungsional

Struktur yang paling banyak digunakan adalah struktur fungsional karena struktur ini paling sederhana dan paling tidak mahal. Struktur fungsional mengelompokkan tugas dan aktivitas menurut fungsi bisnis seperti produksi/operasi, pemasaran, keuangan, litbang, dan system informasi. Struktur ini mengelompokkan kegiatan yang fungsinya sama pada seluruh tingkatan pada suatu bagian dan sesuai dengan lingkungan yang stabil.

Gambar 3.7 Struktur Organisasi Fungsional

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

 Kelebihan : struktur fungsional mendorong

spesialisasi kerja sehingga mutu kerja baik, mendorong efisiensi, meminimalkan kebutuhan akan sistem pengendalian yang rumit, dan membuat keputusan dapat diambil dengan cepat, mampu menurunkan besarnya ongkos-ongkos yang harus dikeluarkan karena adanya pengelompokkan kegiatan yang serupa.

38

 Kekurangan : agak kesulitan bekerja sama dan

berkoordinasi dengan bagian lain, memusatkan tanggung jawab di puncak, meminimalkan peluang pengembangan karir, terjadi konflik lini/staf, pendelegasian wewenang yang buruk, dan lain-lain.

-

Struktur Divisional

Struktur divisional dapat dikelompokkan dalam empat cara yaitu menurut wilayah geografi, menurut produk/jasa, menurut pelanggan, atau menurut proses. Struktur divisional merupakan struktur yang mampu melakukan kegiatan-kegiatan fungsional baik secara sentral maupun dalam setiap divisi terpisah.

 Kelebihan: menciptakan peluang pengembangan karir

untuk karyawan, memungkinkan pengendalian lokal dalam situasi lokal, memungkinkan bisnis/produk baru dapat ditambahkan dengan mudah, dan semangat kerja karyawan umumnya lebih tinggi karena tanggung jawab menjadi jelas yaitu manajer divisi dapat dinyatakan bertanggung jawab atas tingkat penjualan dan laba.

 Kekurangan : struktur ini mahal karena membutuhkan

banyak biaya seperti masing-masing divisi

membutuhkan spesialis fungsional yang harus digaji, terjadi duplikasi pelayanan staf, fasilitas, dan personil, para manajer harus berkualifikasi baik karena struktur divisional menuntut pendelegasian wewenang, dan membutuhkan system pengawasan

39 terpusat yang rumit. Hal ini menyebabkan beberapa daerah, produk, atau pelanggan kadang-kadang mengkin menerima perlakuan khusus dan sulit memelihara praktek yang konsisten di seluruh organisasi amatan.

Struktur organisasi divisional dapat dikelompokkan sebagai berikut:

 Struktur divisional menurut wilayah organisasi paling

cocok untuk organisasi/organisasi amatan besar yang beroperasi pada suatu daerah yang cukup luas dan tidak dapat mengkoordinasikan kegiatannya secara baik bila kendali hanya dilakukan dari pusat. Kesulitan mungkin muncul karena setiap daerah mempunyai karakteristik yang khas, dengan selera konsumen, kebutuhan, dan fasilitas yang berbeda pula.

Gambar 3.8 Struktur Organisasi Divisional Menurut Wilayah

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com)

 Struktur divisional menurut produk/jasa paling tepat

untuk melaksanakan strategi jika produk/jasa tertentu membutuhkan perhatian khusus. Jenis

40 struktur ini banyak digunakan oleh organisasi amatan

yang mempunyai banyak jenis produk/jasa. Struktur produkterdiri dari bagian-bagian yang masing-masing merupakan unit organisasi yang lengkap memiliki seluruh fungsi yang diperlukan.

Gambar 3.9 Struktur Organisasi Menurut Produk/Jasanya

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

 Struktur divisional menurut pelanggan paling sesuai

apabila organisasi amatan mempunyai beberapa pelanggan besar dan memberikan berbagai jasa yang berbeda untuk para pelanggan tersebut. Struktur ini memungkinkan organisasi melayani secara lebih efektif kebutuhan-kebutuhan kelompok pelanggan yang terdefinisi secara jelas.

41

Gambar 3.10 Struktur Organisasi Menurut Pelanggannya

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

 Struktur divisional menurut proses mirip dengan

fungsional karena kegiatan-kegiatan diorganisasi menurut cara pekerjaan itu dilakukan. Namun perbedaan kuncinya adalah departemen fungsional tidak bertanggung jawab atas penghasilan/laba sedangkan departemen divisional menurut proses dievaluasi menurut kriteria tersebut.

-

Struktur Matriks

Struktur matriks adalah struktur yang paling rumit diantara semua rancangan struktur di atas karena hal tersebut bergantung pada garis wewenang dan komunikasi baik vertikal maupun horizontal. Sebaliknya struktur organisasi fungsional dan divisional sangat bergantung pada garis wewenang dan komunikasi vertikal.

42

Gambar 3.11 Struktur Organisasi Matriks

(Sumber : http://flashcobacoba.blogspot.com/p/pengorganisasian-dan-koordinasi.html)

 Kelebihan : tujuan-tujuan proyek jelas, ada banyak

saluran komunikasi, dan menutup suatu peroyek dapat dilakukan dengan mudah.

 Kekurangan : struktur ini dapat menyebabkan lebih

banyak biaya operasional karena struktur ini mengciptkan lebih banyak posisi manajemen.