ANALISIS HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan .1 Sejarah Perusahaan
4.1.3 Struktur Organisasi, Tugas dan Wewenang
Organisasi merupakan suatu wadah sekumpulan orang-orang yang bekerja sama (proses kerja sama dari pada sejumlah manusia) yang terikat dalam hubungan formal pada suatu hirarki untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Oleh karena itu struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang pola interaksi dari hubungan kerja sama orang-orang pada tiap bagian yang terdapat dalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan-hubungan antara pembagian tugas-tugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya tanggung jawab mengalir dari bawahan menuju ke atasan. Maka peranan struktur organisasi dalam suatu perusahaan sangatlah menentukan. Bentuk struktur organisasi yang dianut suatu perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan dalam mengorganisir bawahan.
Struktur organisasi yang dipergunakan akan sangat menentukan berhasil tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat suatu struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang memberikan keterangan dari struktur organisasi dan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi ini dapat diperinci sebagai berikut :
1. Pimpinan Cabang
Pimpinan Cabang memiliki fungsi dalam merencanakan, memimpin, mengarahkan tugas-tugas dan wewenang dari seluruh bagian dalam pengurusan dan penyelenggaraan usaha Divisi Import dan Farmasi yang telah diputuskan oleh Direksi meliputi bidang-bidang Distribusi, keuangan, personalia dibawah koordinasi pimpinan umum DI dan F, yang bekerja sama dengan pimpinan pemasaran kelompok produk.
Tugas-tugas dari Pimpinan Cabang antara lain :
1) Menyusun rencana pengembangan dan anggaran cabang dan apotik sesuai dengan kebijakan DI dan F
2) Mengawasi pelaksanaan rencana dan anggaran cabang/apotik
3) Melaksanakan pengurusan atas pekerjaan yang berhubungan dengan distribusi, administrasi dan keuangan, personalia dan lain-lain yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan promosi
4) Melakukan korespondensi
5) Menandatangani surat keluar, laporan-laporan, kas mutasi, bank mutasi, giro, cek, kontrak-kontrak penjualan dan lain-lain
6) Memeriksa D/O dan faktur, kas bon, cek, dan giro valuta mundur, posisi stock dan posisi piutang
7) Membina hubungan baik dengan relasi 2. Kepala Operasional
Kepala Operasional memiliki fungsi dalam memimpin, merencanakan, mengarahkan tugas-tugas dan wewenang dari seluruh bagian yang berkaitan dengan kegiatan operasional, serta mengembangkan usaha sesuai kebijakan pimpinan cabang.
Tugas-tugas dari Kepala Operasional antara lain:
1) Mengembangkan perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan.
2) Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kerja dari bagian yang bersangkutan menurut rencana masing-masing
3) Menangani/turut mencari jalan keluar dari kesulitan tiap-tiap bagian
4) Menyampaikan laporan/membicarakan hal yang penting yang akan/telah dilaksanakan atau diputuskan kepada pimpinan
5) Menandatangani laporan rutin D/O, kas bon apabila pimpinan cabang tidak berada di tempat. Dimana pimpinan cabang melakukan pemeriksaan ulang
6) Menyusun rencana pemakaian kenderaan keluar kotadan dalam kota 7) Membina hubungan baik dengan relasi.
Supervisor Penjualan berfungsi dalam mengawasi pelaksanaan program penjualan produk Divisi Impor dan Farmasi serta mengevaluasi hasilnya.
Tugas-tugas dari supervisor penjualan antara lain :
1) Menyusun rencana kerjua para salesman dibawah koordinasi Kabag. operasional.
2) Mengelola dan mengawasi pelaksanaan rencana kerja dan RAB produk-produk Divisi Impor dan Farmasi yang telah Direksi, dibawah koordinasi Kabag. operasional.
3) Membantu meningkatkan penjualan apotik.
4) Menandatangani laporan rutin D/O, kas bon apabila pinjaman cabang tidak berada ditempat. Catatan pimpinan cabang melakukan
pemeriksaan ulang.
5) Membina hubungan baik dengan relasi. 4. Salesman
Salesman berfungsi sebagai pelaksana untuk mendistribusikan produk yang dipasarkan oleh bagian impor.
Tugas-tugas dari salesman antara lain :
1) Menjual semua produk yang dipasarkan oleh bagian impor. 2) Menyelesaikan penagihan di dalam / di luar kota.
3) Membuat laporan penjualan harian maupun mingguan sesuai petunjuk sales supervisor.
4) Melaporkan hal-hal yang berhubungan dengan peningkatan penjualan di rayon masing-masing.
5) Membina hubungan baik dengan relasi. 5. Medical Representative
Medical representative berfungsi dalam menciptakan permintaan / penjualan obat dipromosikan.
Tugas-tugas dari medical representative antara lain :
1) Melaksanakan tugas detailing sesuai yang digariskan oleh marketing Manager Phapros.
2) Membuat laporan kegiatan detailing kepada suvervisor secara periodic. 3) Membina hubungan baik dengan para dokter/pelanggan.
6. Kepala Non Operasional
Kepala administrasi operasional berfungsi dalam memperlancar pelaksanaan administrasi yang berhubungan dengan penjualan.
Tugas-tugas dari kepala administrasi operasional antara lain : 1) Membuat laporan rutin, mingguan, bulanan. 2) Membuatsurat pesanan.
3) Membuat evaluasi pesanan dan melakukan pesanan. 4) Membuat D/O
5) Membantu macam-macam urusan administrasi operasional. 7. Pembantu Administrasi Operasional
Pembantu administrasi operasional berfungsi dalam membantu memperlancar pelaksanaan administrasi operasional.
Tugas-tugas dari pembantu administrasi operasional antara lain : 1) Membantu pembuatan laporan.
2) Membantu pembuatan D/O. 3) Mengerjakan kartu stock barang. 8. Asisten Apoteker Penanggung Jawab PBF
Asisten apoteker penanggung jawab PBF berfungsi dalam memperlancar tugas administrasi operasional.
Tugas-tugas dari asisten apotekler penanggung jawab PBF antara lain : 1) Menandatangani D/O.
2) Laporan penjualan OKT. 3) Laporan mutasi obat.
4) Laporan tenaga kerja farmasi. 5) Laporan penjualan obat generik. 6) Mengerjakan stock barang. 7) Memeriksa barang yang datang. 9. Kepala Gudang
Kepala gudang berfungsi dalam mengamankan kekayaan perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Tugas-tugas dari kepala gudang antara lain :
1) Mengkoordinir kelancaran pemasukan/pengeluaran barang. 2) Mengkoordinir kendaraan dinas.
3) Mengatur kelancaran administrasi gudang.
4) Mengecek barang yang akan dikirim dan diterima. 10.Pembantu juru Gudang
Tugas-tugas dari juru gudang antara lain :
1) Mengerjakan pemasukan dan pengeluaran atas barang : Phapros OTC, lisensi, DI & F.
2) Membuat PBB.
3) Mengerjakan kartu label.
4) Pengecekan Stock Opname barang 11.Pengemudi
Pengemudi berfungsi dalam memperlancar hantaran yang berhubungan dengan tugas-tugas perusahaan.
Tugas-tugas dari pengemudi antara lain :
1) Kanvas dan mengantar barang dalam/luar kota.
2) Mengontrol kendaraan, bensin/oli, dan membersihkan kendaraan. 3) Mengatur barang-barang yang akan dibawa ke luar kota.
12.Kepala Pembukuan
Kepala pembukuan berfungsi dalam mengawasi pelaksanaan tugas-tugas yang berhubungan dengan pembukuan.
Tugas-tugas dari kepala pembukuan antara lain : 1) Koordinator bagian pembukuan. 2) Memberi kode pada bukti pembukuan.
3) Memantau laporan keuangan dari bagian computer Jakarta. 4) Membuat bahan-bahan anggaran tahunan.
6) Mengatur pengiriman bukti pembukuan dalam kaitannya dengan sistem komputerisasi.
13.Pembantu Pemegang Buku
Pembantu pemegang buku berfungsi dalam memperlancar tugas-tugas pemegang buku.
Tugas-tugas dari pembantu pemegang buku antara lain : 1) Mengerjakan kode rekening.
2) Mengerjakan memorial rekening antar cabang. 3) Membukukan pos gantungan.
4) Membuat daftar rekonsiliasi antar cabang. 5) Pemantauan buku besar.
6) Membuat laporan pos gantungan. 14.Kasir
Kasir berfungsi dalam mengawasi/melaksanakan segala urusan yang berkaitan dengan keuangan.
Tugas-tugas dari kasir antara lain :
1) Menyiapkan setoran dan kliring ke bank.
2) Melayani setoran dan pengeluaran rutin atas dasar BMK dan BKK. 3) Mengoreksi inkaso dan CN yang akan ditagihkan.
4) Megoreksi kas mutasi dan perubahan bank. 5) Mecocokan hasil pembukuan dan kenyataannya. 15.Pembantu Kasir/Penagih
Tugas-tugas dari pembantu kasir/penagih antara lain : 1) Melaksanakan penagihan di dalam kota. 2) Memeriksa inkaso cek, valuta mundur bank.