D. REALISASI PROGRAM KERJA UNDERBOW
6. Study Islamic Group Of Mathematics (SIGMA) 1 Pengurus Harian (PH)
a. Rapat Kerja Sigma 1431 H
o Bentuk Kegiatan : Presentasi dan pembahasan program kerja SIGMA 1431 H
o Tujuan :
- Pengurus tahu dan paham program kerja SIGMA 1431 H.
- Menumbuhkan dan membangkitkan semangat dakwah bagi pengurus - Mensolidkan dan mempererat ukhuwah.
o Pelaksanaan :
- MUA, Rabu, 3 Februari 2010 (peserta 9 ikhwan dan 8 akhwat) - MUA, Kamis, 4 Februari 2010 (peserta 9 ikhwan dan 10 akhwat) - Auditorium, Jum’at 5 Febuari 2010 (peserta 7 ikhwan dan 7 akhwat) o Waktu : 07.00 s.d 11.00 WIB
o Hasil : Program kerja SIGMA 1431 H
o Hambatan : Pelaksanaan raker pada saat liburan sehingga program kerja kurang tersosialisasikan pada pengurus.
o Solusi : Mencari waktu yang lebih tepat agar tidak bersinggungan dengan agenda lain, dan seluruh peserta dapat berpartisipasi dalam raker.
a. Sosialisasi Pengurus
o Bentuk Kegiatan : Sosialisasi kepengurusan serta perkenalan antar pengurus
o Tujuan Kegiatan:
- saling mengenal dan memahami antar pengurus - mengetahui amanah di SIGMA
o Pelaksanaan : Jumat, 5 Maret 2010 o Waktu : Pukul 16.00 s.d 18.00 WIB o Tempat : Parkir atas MIPA
o Peserta : 17 ikhwan dan 31 akhwat
o Hasil : Sosialisasi kepengurusan SIGMA 1431 H, Taujih dari Akh Samsul Aziz, serta perkenalan pengurus SIGMA 1431 H.
o Hambatan : Saat acara berlagsung, tiba-tiba hujan turun. Karena dilaksanakan di area terbuka hal tersebut sedikit mengganggu kelancaran acara sehingga acara dipindahkan ke depan gedung D7. Tidak memakai pengeras suara, sehingga peserta akhwat yg berada di belakang kurang mendengar apa yang disampaikan pembicara.
o Solusi : Dalam melaksanakan kegiatan hendaklah benar- benar mementukan waktu dan tempat yang tepat, serta konsepan acara lebih dimatangkan sebelum pelaksanaan acara.
o Dana keluar : -
b. Launching SIGMA 1431 H
o Bentuk Kegiatan : Pengenalan SIGMA 1431 H ke internal dan eksternal sekaligus pemaparan program kerja SIGMA 1431 H, dan taujih dari pak Sugeng Haryadi.
o Tujuan Kegiatan: Internal dan eksternal kampus tahu launching SIGMA 1431 H dan pemaparan program kerja, serta memberi semangat berdakwah kepada pengurus.
o Pelaksanaan : Ahad, 11 April 2010 o Tempat : Gedung D6 lantai 2
o Waktu : 07.00-12.00
o Peserta : 25 ikhwan dan 35 akhwat o Hasil : Program kerja SIGMA 1431 H
o Hambatan : Persiapan acara kurang matang, sehingga waktu pelaksanaan acara kurang terkoordinir.
o Solusi : Setiap melaksanakan suatu kegiatan, harapannya disyurokan secara matang terutama waktu cecking akhir, agar waktu pelaksanaannya acara dapat terkoordinir dengan baik.
o Dana Keluar : - c. Inventarisasi
o Bentuk Kegiatan : Pengecekan dan inventarisasi SIGMA 1431 H o Tujuan Kegiatan: Kerapian inventaris
o Pelaksanaan : Awal ( 1 Maret 2010) dan akhir kepengurusan o Hambatan : Inventaris Sigma tidak semuanya berada di sekretaris 1 jadi
susah untuk mengontrolnya.
o Solusi : Inventaris Sigma sebaiknya terpusat di sekretaris 1 agar pengontrolannya lebih mudah.
d. Pembenahan Administrasi
o Bentuk Kegiatan : Pengarsipan surat dan proposal, serta pengadaan buku kesekretariatan tiap departemen Pengadaan ATK
o Tujuan Kegiatan: Lancar dan tertibnya administrasi SIGMA o Pelaksanaan : Insidental
o Hambatan : Setelah kegiatan selesai proposal dan arsip-arsip surat tidak langsung di serahkan ke sekretaris 2.
o Solusi : Seharusnya sekretaris selalu aktif mengontrol dan meminta proposal dan surat-surat setelah kegiatan berlangsung.
e. Pembenahan Keuangan
o Bentuk Kegiatan : Pembenahan, pencatatan sirkulasi keuangan SIGMA 1431 H
o Tujuan Kegiatan: Pengontrolan dan perapian sirkulasi keuangan SIGMA 1431 H.
o Pelaksanaan : tiap awal bulan
o Hambatan : Seringkali dana kegiatan belum keluar pada saat kegiatan dilaksanakan sehingga menggunakan uang kas SIGMA dulu. Dan untuk kegiatan kadang pengeluarannya tidak langsung jadi satu, sering kuitansi menyusul sehingga dalam merekap keuangan kurang rapi harus ada pembenahan berkali-kali.
o Solusi : Agar keuangan rapi hendaknya setiap kali mengeluarkan uang untuk kegiatan SIGMA kuitansi langsung diserahkan kepada bendahara, sehingga akan mempermudah bendahara dalam merekap keuangan dan laporan keuangan akan lebih rapi.
f. Pendelegasian Pengurus
o Bentuk Kegiatan : Mendelegasikan pengurus untuk mengikuti acara di luar SIGMA
o Tujuan : Menambah pengetahuan dan ketrampilan berorganisasi o Pelaksanaan :
i. PMOT yang dilaksaakan Himatika (Selasa, 16 Februari 2010)
Peserta : Andri Aprilianto, Rosidah, Neny Dwi Hastuti, Irine Rahma Maulidia
ii. TRICS I FMI (Sabtu – Minggu, 24-25 April 2010)
Peserta : Rif’an Alif, Nur Ichsan, Chakim, Budi, Aris, Irmawan, Ayu, Rizqani, Untsa Fahmi, Dian, Devy .
o Hasil : pengurus menjadi tahu kegiatan-kegiatn di luar SIGMA dan menambah pengalaman baru yang tidak didapatkan di SIGMA dan menambah tsaqofah keislaman
o Dana : Rp 58.000,00 g. Rapat PH
o Bentuk Kegiatan : Pembahasan program kerja terdekat, konsolidasi intern PH, dan evaluasi.
o Tujuan : Mempersiapkan dan mensukseskan program kerja yang sudah disepakati
o Hasil : Terlaksana syuro PH o Pelaksanaan : Kamis, 29 April 2010 o Waktu : Pukul 16.00 s.d 17.30 WIB
o Agenda : evaluasi progja SIGMA 1431 H yang sudah terlaksana ,gambaran inventarisasi, membahas Gema Ukhuwah dari departemen Syi’ar, membahas dan mengevaluasi program kerja SIGMA yang belum terlaksana, pembenahan kesekretariatan dan keuangan SIGMA, pengecekan dana SIGMA yang sudah dan yang belum keluar.
o Hambatan : Pelaksanaan Syuro PH yang belum bisa terlaksana dengan rutin.
o Solusi : PH harus sering koordinasi. o Dana Keluar : -
h. Rapat PH Plus
o Bentuk Kegiatan : Sinkronisasi program kerja tiap departemen, mutaba’ah tiap departemen, lapora0n pendanaan, pembahasan progja terdekat.
o Tujuan :
o - terciptanya program yang dinamis o - meningkatkan kualitas program kerja o - koordinasi yang baik tiap departemen o Pelaksanaan :
Syuro Pertama Tempat : MBA
Tanggal : Ahad, 10 Maret 2010 Waktu : 07.00
Hasil : launching SIGMA dibarengkan dengan FMI,ONS
Syuro Kedua Tempat : MBA
Tanggal : Ahad, 28 Maret 2010 Waktu : 07.00
Hasil : Polling pembuatan seragam SIGMA, Bazar, Syuro Ketiga
Tempat : MBA
Tanggal : Kamis, 8 April 2010 Waktu : 07.30
Hasil : Gema Ukhuwah
o Hambatan : Setiap syuro PH plus belum maksimal untuk mutaba’ah tiap departemen, karena terlalu banyak yang harus dibahas seperti membahas suatu kegiatan besar yang akan dilaksanakan SIGMA.Syuro PH plus belum bisa rutin setiap pekan skali, karena prioritas agenda lain.
o Solusi : merutinkan syuro PH plus agar mutaba’ah tiap departemen bisa berjalan maksimal, dan setiap sebelum syuro PH plus sebaiknya ditentukan terlebih dahulu apa saja yang akan dibahas dan bener-benar dilaksanakan.
o Dana Keluar : - i. LPJ Triwulan
o Bentuk Kegiatan : Laporan tertulis dan soft file program kerja yang telah dan yang sudah terlaksana.
o Tujuan Kegiatan: Mengontrol semua program kerja SIGMA apakah sudah terlaksan atau belum.
o Pelaksanaan : Belum terlaksana (LPJ hanya dalam penyerahan soft file ke sekretaris I )
o Hambatan : -
o Solusi : Sekretaris hendeknya lebih optimal lagi dalam mengontrol dan menenyakan LPJ dari tiap departemen dan tiap kegiatan. Ketika sudah disepakati akan diadakan LPJ maka harus tetap dilaksanakan. 2. Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)
a. One Night With Sigma (ONS)
o Penanggung jawab : Andri Aprilianto
o Tujuan :
- Mempererat ukhuwah antar pengurus - Mem-back up ruhiyah pengurus
o Selama setengah periode ONS sudah terlaksana 1 kali. o Pelaksanaan :
- Hari, tanggal : Jumat-Sabtu, 19 – 20 Maret 2010 - Pukul : 15.30 – 09.00
- Tempat : Masjid Ulul Albab
o Peserta : ikhwan :20 orang, akhwat : 24 orang o Dana keluar : Rp 358.200,00
o Hambatan : -
o Saran : -
b. Mathematic Discuss About Actual News (Median)
o Penanggung jawab : Andri Aprilianto dan Apri Kurniawan
o Tujuan :
- Meningkatkan wawasan keislaman mahasiswa matematika - Menjalin hubiungan yang baik dengan dosen
o Pelaksanaan :
o Selama setengah periode MEDIAN sudah terlaksana 5 kali. - Median ke-1
Hari, tanggal : Senin, 15 Maret 2010 Pukul : 16.00 – 17.45 WIB Tempat: D2 113
Pembicara : Akhina Fajar Arif Setyawan
Tema : Let’s charge our spirit to study again Peserta : 8 ihkwan, 20 akhwat
Dana keluar : Rp 42.800,00 - Median ke-2
Hari, tanggal : Senin, 29 Maret 2010 Pukul : 16.00 – 17.45 WIB Tempat: D2 113
Tema : Berinteraksi dengan Al Qur’an Peserta : ikhwan, 19 akhwat
Dana keluar : Rp 34.000,00 - Median ke-3
Hari, tanggal : Senin, 12 April 2010 Pukul : 16.00 - 17.45 WIB Tempat: D2 113
Pembicara : Bapak Much Aziz Muslim
Tema : Berjuang Melawan Kemiskinan dan Kebodohan
Peserta : 8 ikhwan, 15 akhwat Dana keluar : Rp 47.800,00
- Median ke-4 (bersama Launching Gema Ukhuwah) Hari, tanggal : Senin, 3 Mei 2010
Pukul : 16.00 s.d 17.45 WIB Tempat: D2 113
Pembicara : Bapak Hardi Suyitno Tema : Ukhuwah Islamiyah Peserta : ikhwan, akhwat Dana keluar : -
- Median ke-5
Hari, tanggal : Senin,17 Mei 2010 Pukul : 16.00 s.d 17.45 WIB Tempat: Depan MBA
Pembicara : Akhina Didi Nur Jamaludin Tema : Akhlak pribadi muslim Peserta : 10 ikhwan, 12 akhwat Dana keluar : Rp 20.700,00
o Hambatan :
- Median tidak belum bisa terlaksana setiap dua pekan sekali karena pertimbangan adanya kegiatan-kegiatan SIGMA lainnya di pekan yang sama.
- Median hanya dihadiri oleh sebagian pengurus SIGMA, sasaran ke selain pengurus belum bisa tercapai.
o Saran :
- Memanfaatkan setiap pekan yang kosong tidak ada kegiatan
- Tema dan publikasi sebaiknya dibuat lebih menarik dan gencar untuk menarik mahasiswa.
c. Pelatihan Manajemen Diri dan Keorganisasian (PMDK)
o Penanggung jawab : Andri Aprilianto
o Tujuan : Memberi bekal pengetahuan tentang keislaman, manajemen diri dan keorganisasian bagi mahasiswa matematika dan pengurus
SIGMA khususnya o Pelaksanaan :
Hari, tanggal : Ahad, 30 Mei 2010 Pukul : 08.00 s.d 17.30 wib Tempat : ruang seminar gedung D10 Peserta : 10 putra, 18 putri
o Keuangan :
Pemasukan Rp 412.000,00 Dana keluar Rp 400.000,00 Saldo Rp 12.000,00 o Hambatan-hambatan :
- Panitia yang bekerja hanya sedikit karena beberapa panitia merangkap di panitia kegiatan lain yang pelaksanaannya bersamaan PMDK. - Waktu persiapan hanya sedikit (satu minggu) sehingga persiapan
mobilisasi peserta kurang maksimal. Akibatnya peserta tidak memenuhi target. Hal ini juga karena pelaksanaan kegiatan di hari libur sehingga banyak mahasiswa yang pulang kampung.
- Ada kemoloran acara o Saran
- Jumlah panitia yang sedikit jangan dijadikan suatu permasalahan yang bisa memicu tidak optimalnya kinerja panitia. Jangan terkungkung pada susunan panitia formal, tetap menentukan penanggungjawab dari tiap- tiap sub kerja dengan panitia yang ada.
- Sebaiknya persiapan dilakukan jauh-jauh hari agar persiapan lebih matang.
d. Syuro’ Departemen
o Penanggung jawab : Andri Aprilianto
o Tujuan :
- Membahas pelaksanaan program kerja berikutnya - Mengevaluasi program kerja yang telah terlaksana
o Selama setengah periode Syuro’ departemen sudah terlaksana 2 kali o Pelaksanaan:
Syuro’ pertama :
Hari, Tanggal : Rabu, 17 Maret 2010 Tempat: MBA
Waktu : 06.23
Agenda : pembahasan mekanisme syuro’ dan agenda terdekat Peserta : 6 ikhwan, 5 ahkwat
Hasil : Mekanisme syuro’ : pembukaan, tilawah beserta artinya, kultum, pembahasan agenda, penutup. Syuro’ dimulai pukul 06.00 setiap hari Rabu. Agenda terdekat yaitu ONS (One
night with Sigma) Infak : Rp 17.000,00.
Syuro’ kedua :
Hari, Tanggal : Rabu, 31 Maret 2010 Tempat: MBA
Waktu : 06.16
Peserta : 5 ikhwan, 6 ahkwat
Hasil : PJ PMDK : Andri; PJ tafakur alam : Fauzan; PJ Median: Apri; PJ ONS: Azizi; PJ PMB: Budi; PJ 100% ikhwan only: Gunawan; PJ Syuro’ departemen: Andri; PJ SMS hikmah & Surat cinta: Istiqomah; PJ kesekretariatan: Ririn. Tim kajian: Apri, Budi, Gunawan, Fauzan, Ayu, Tyas, Dessy, Astri, Indra. Infak :Rp3.000,00