PENYAJIAN DATA
2. Sumber daya
Untuk mengetahui berbagai sumber daya yang diperlukan selama melaksanakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan baik berupa dana, SDM, maupun sarana dan prasarana, maka peneliti bertanya kepada Bapak Roslan Simbolon dengan pertanyaan :
1. Darimana dana yang diperoleh untuk melaksanakan program SIAK ?
Jawab : “Untuk tahun 2010 dana yang di gunakan untuk melaksanakan program SIAK itu sendiri berasal dari APBD.”
2. Seberapa besar dana yang dialokasikan untuk pelaksanaan program SIAK ini ?
Jawab : “Dana yang dianggarkan untuk pelaksanaan program SIAK ini adalah sebesar Rp. 544.800.000,- yang dirinci sebagai berikut.
Tabel 4.4 Dana Anggaran Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Prioritas Kegiatan Anggaran Sumber Dana 1. Pelatihan tenaga pengelola SIAK 51.500.000 DAU 2. Pengelolaan dalam penyusunan
Laporan Informasi Kependudukan
80.000.000 DAU
4. Pengembangan Data Base kependudukan 130.500.000 DAU 5. Sosialisasi kebijakan kependudukan 78.600.000 DAU 6. Peningkatan kapasitas kelembagaan kependudukan 97.500.000 DAU
7. Monitoring, evaluasi, dan Pelaporan
9.500.000 DAU
8. Sosialisasi kebijakan
kependudukan untuk tokoh agama
51.300.000 DAU
3. Apakah dana tersebut dijalankan sesuai dengan apa fungsinya untuk mengimplementasikan SIAK ?
Jawab : “Sejauh ini masih banyak dana yang belum dapat dijalankan dikarenakan kegiatan tersebut juga belum dapat dilaksanakan. Sebagai contoh, untuk pengembangan data base kependudukan itu sendiri sampai saat ini belum dapat dilaksanakan yang dikarenakan tidak di semua tempat dapat melaksanakannya.”
4. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan SIAK ?
Jawab : “Sebenarnya hampir semua pegawai terlibat dalam proses pelaksanaan SIAK itu sendiri tanpa terkecuali. Akan tetapi karena tidak semua terlibat secara langsung. Pegawai yang terlibat secara langsung adalah pegawai yang berfungsi untuk menginput data kependudukan yang diterima dari masyarakat. Dan mengolahnya untuk kemudian dapat menerbitkan data kependudukan yang telah dilengkapi pula dengan nomor induk kependudukannya.”
5. Apa saja sarana dan prasarana yang di pergunakan untuk mengimplementasikan program SIAK ini ?
Jawab : “Sebenarnya untuk melaksanakan program SIAK ini ada beberapa sarana yang diperlukan, seperti :
a. Formulir dan blanko dokumen/surat kependudukan/buku register akta catatan sipil.
b. Sarana administrasi kependudukan yang dilakukan secara elektronik.
c. Tersedianya perangkat lunak, perangkat keras, dan komunikasi data untuk mendukung proses administrasi kependudukan.
d. Tersedianya ruangan yang memadai (listrik, Air Cooler, pemadam kebakaran) untuk menampung peralatan komputer berupa server, portable storage, workstation, printer, peralatan jaringan, dan instrumen pendukung lainnya.
6. Apakah semua sarana dan prasarana itu telah ada dan siap untuk digunakan ?
Jawab : “Tidak semua sarana dan prasarana itu ada dan tersedia. Sampai saat ini prasarana seperti internet dan tower yang digunakan sebagai pemancar itu belum ada sampai di daerah tertentu. Itu mengakibatkan implementasi belum dapat dilaksanakan dengan baik.”
7. Apa saja peralatan yang saat ini telah ada dan tersedia di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil guna mendukung program SIAK ini ?
Jawab : “Saat ini ada beberapa sarana prasarana yang memang telah ada sejak dahulu. Sarana dan prasarana itu juga bisa dipakai untuk mendukung program ini antara lain : a. Kendaraan roda 4 : 1 buah
b. Kendaraan roda 2 : 9 buah c. Mesin ketik : 5 buah d. White board : 1 buah e. Printer : 14 buah f. Komputer : 15 buah g. UPS : 16 buah h. Brankas data : 1 buah i. Meja komputer : 4 buah j. Meja kerja : 15 buah
k. Kursi kerja : 13 buah l. Meja pimpinan : 1 buah m. Kursi pimpinan : 1 buah
3. Komunikasi.
Sebelum suatu kebijakan diimplementasikan, pelaksana kebijakan harus menyadari bahwa suatu keputusan telah dibuat dan perintah untuk melaksanakannya telah dikeluarkan. Salah satunya dapat dilihat dari komunikasi antara Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dengan pihak-pihak lain berupa koordinasi ataupun kerjasama. Untuk itu peneliti bertanya kepada Bapak Osman, S.E.
1. Jenis komunikasi apa yang diterapkan dalam implementasi SIAK di dinas ini ?
Jawab : “Untuk mengimplementasikan SIAK di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Samosir, kami menerapkan dua komunikasi yaitu internal dan komunikasi eksternal.”
2. Bagaimana bentuk komunikasi internal dan eksternal yang telah diterapkan itu ?
Jawab : “Bentuk komunikasi internal adalah koordinasi yang baik yang dilakukan antar sesama pegawai untuk mencapai tujuan dari kebijakan tersebut. Sedangkan bentuk dari komunikasi eksternal adalah sosialisasi dinas kepada masyarakat untuk memeperkenalkan program kebijakan ini. Bentuk lainnya adalah komunikasi atau koordinasi antar dinas yang mempunyai hubungan kerja sama. Contohnya Dinas Kependudukan yang akan mengadakan kegiatan pengobatan gratis tidak lagi harus repot mengumpulkan data kependudukan warga yang akan menerima bantuan tersebut, cukup dengan meminta kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.”
3. Diluar dari SDM yang berada di dalam dinas, apakah masih terdapat pihak-pihak lain yang juga ikut terlibat ?
Jawab : “Tentunya ada, bahkan dapat dikatakan banyak pihak yang ikut terlibat didalam proses implementasi SIAK ini. Salah satu contoh adalah pada saat terjadinya sosialisasi untuk masyarakat. Dikarenakan Samosir merupakan daerah yang masih sangat kental mengenai adat dan keagamaannya, maka pemerintah merasa baik untuk melibatkan para pemuka agama sebagai mediator untuk melaksanakan sosialisasi kepada masyarakat. Dan diluar itu dinas kependudukan dan catatan sipil juga menjalin kerjasama dengan pihak lain contohnya adalah provider yang menyediakan pengembangan jaringan untuk pengelolaan SIAK.”
4. Bagaimana komunikasi yang tejalin di antara dinas kependudukan dan catatan sipil dengan pihak di luar dinas itu ?
Jawab : “Komunikasi yang kami jalin sejauh ini sudah cukup baik. Sudah beberapa kali kami mengundang mereka dalam rapat, agar mereka juga mengetahui apa yang menjadi tujuan utama dari diadakannya kebijakan ini. Komunikasi yang kami lakukan ini juga dengan maksud agar apa yang mereka kerjakan tidak lari dari tujuan dan mengakibatkan bias.”
5. Bagaimana kerjasama antar bidang di dalam dinas ini dalam mendukung SIAK ?
Jawab : “Kami selalu berusaha untuk tetap berkoordinasi antar satu bidang dengan bidang yang lain. Karena untuk melaksanakan program SIAK itu sendiri harus tetap melibatkan hampir semua bagian dalam dinas ini. Dimulai dari bagian paling bawah yang bertugas untuk menerima formulir yang telah diisi oleh masyarakat hingga tingkat paling atas yaitu kepala dinas yang bertugas untuk memberikan tanda tangan. Jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi harus lah tetap terjalin dengan baik, agar koordinasi antar bagian dapat berjalan dengan baik pula.”
6. Bagaimana pula dengan sosialiasi yang dilakukan dinas dengan masyarakat ?
Jawab : “Sosialisasi dengan masyarakat dilakukan dengan berbagai cara. Ada yang berupa sosialisasi secara langsung kepada masyarakat. Dimana petugas dari dinas kependudukan dan catatan sipil langsung memberikan penyuluhan kepada masyarakat tentang apa itu SIAK, bagaimana pelaksanaannya dan apa yang menjadi fungsinya. Adapula sosialisasi yang dilakukan melalui mediator seperti pemuka-pemuka agama. Disini pemerintah menggandeng pemuka agama untuk menyampaikan pesan-pesan kepada masyarakat agar dapat membantu pemerintah dalam membuat tertib administrasi.”
7. Apakah terdapat hambatan komunikasi yang dilakukan terhadap masyarakat ?
Jawab : “Sejauh ini belum ada hambatan yang begitu berarti dalam komunikasi terhadap masyarakat. Masalah yang paling berat adalah dalam penyampaian informasi tentang administrasi kependudukan kepada masyarakat. Dikarenakan hampir sebagian besar penduduknya adalah petani dan berpendidikan rendah, mengakibatkan penyampaian informasi harus lebih mendetail.”