a. Ditujukan dilingkungan PLN Disjatim sendiri (KDIS ke Area, Area ke Area, Area ke KDIS, Area ke Rayon, Rayon ke Rayon ataupun Rayon ke Area), b. Ditujukan ke Luar PLN Disjatim.
Dalam tahap penciptaan, dengan kata lain pembuatan Surat Keluar yang akan dituangkan ke dalam Form Surat Model 1001 s/d 1006 boleh siapa saja, hal tersebut berlaku baik yang akan dikirm dilingkungan PLN Disjatim maupun diluar PLN Disjatim, yang membedakan pada proses pengirimannya, jika dilingkungan PLN Disjatim harus dikirim melalui AMS, sedang yang keluar PLN Disjatim bisa melalui mesin Facsimile, Kurir atau jasa pengiriman surat.
Setelah proses pembuatan surat keluar diatas ditandatangani / disahkan oleh pejabat yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai kewenangan hanya Unit Tata Usaha dalam hal ini Sekretariat (KDIS, Area maupun Rayon), sbb :
a1. Contoh Surat Keluar dari APD ke KDIS (dilingkungan PLN Disjatim) - Klik pada SURAT KELUAR, Klik Data Baru
- Entry Surat Keluar Baru setelah hardcopy ditandatangani/disahkan, seperti gambar dibawah :
- Tahun, Secara default menunjuk Tahun berjalan
- Nomor Surat, cara pengetikkannya /KODE MASALAH/KODE ORGANISASI/TAHUN BERJALAN ( /060/APD-JATIM/2012 )
- Kode Masalah, Isikan Kode Masalah sesuai yang sudah diketikkan pada Nomor Surat, yaitu pada contoh adalah 060 Tanggal Surat, secara default menunjuka tanggal berjalan, jika menginginkan tanggal lain klik pada kolom tanggal dan pilih tanggal yang dikehendaki.
- Lampiran, jika ada lampiran isikan pada kolom lampiran
- Jenis Surat, Secara default menunjuk SURAT, sedang pilihan lainnya adalah FACSIMILE jika di klik pada panah kebawah / dropdown.
- Kepada, Isikan tujuan ke secretariat mana akan dikirimkan ? - Alamat, Isikan alamat yang akan dituju
- Tembusan, Isikan tembusan sesuai dalam surat yang sudah ditandatangani jika ada
- Perihal, isikan Perihal Sesuai Surat yang sudah disahkan / ditandatangani - Keterangan, Isikan jika ada keterangan yang perlu dimasukkan
- File Arsip, adalah file dalam bentuk softcopy PDF, hasil scan dari surat yang sudah ditandatangani dan diberi nomor dari hasil entry data Surat Keluar (untuk tahapan ini tidak perlu Upload)
- Ruang Penyimpanan, Diisi diruang mana Arsip Hardcopy akan disimpan - No Almari, Isikan di Almari Nomor berapa Arsip hardcopy akan disimpan - No. Ordner, Isikan di Ordner Nomor berapa Arsip hardcopy akan disimpan
- Hasil Entry Data Surat Keluar, jika sudah lengkap klik submit, seperti gambar dibawah :
- Setelah di Submit sesuai urutan tahapan diatas maka nomor urut Surat Keluar akan muncul secara system, kemudian isikan nomor urut tersebut sehingga nomor surat menjadi 0001/060/APD-JATIM/2012, seperti gambar dibawah :
- Setelah Nomor surat diketikkan ke Surat yang akan dikirimkan, diberi tanggal dan stempel kemudian Scan dalam bentuk file Softcopy PDF, hasil scan di upload dengan cara klik brows, cari dimana file disimpan, jika
sudah ketemu klik pada nama file dan open, maka Surat Keluar yang akan dikirim sudah siap, seperti gambar dibawah :
- Setelah siap dikirim, ketikkan alamat tujuan kirim di depan kepada, sesuai ketentuan yang sudah dibuat, bahwa pengiriman Surat selalu dialamatkan ke sekretariat, untuk ke KDIS yaitu Sekretariat KDIS, kemudian klik Update sesuai gambar dibawah :
- Setelah Surat terkirim ke Tujuan yang dikehendaki, maka arsip softcopy klik di SURAT KELUAR, sedang detailnya klik di nomor suratnya, seperti gambar dibawah :
- Jika surat keluar yang dikirim ternyata kedapatan salah, maka klik Edit, seperti gambar dibawah :
- Kemudian lakukan edit yang diperlukan pada data Surat Keluar termasuk kepada (tujuan kirim), jika sudah cukup klik Update, seperti gambar dibawah :
- Bukti bahwa Surat yang dikirim tersebut sudah diterima dapat dicek pada History Surat Keluar, seperti gambar dibawah :
- Bisa juga di cek pihak pengirim (dilakukan oleh Unit Tata Usaha/Sekretariat), dengan cara, klik pada SURAT MASUK, seperti gambar dibawah :
- Klik dropdown / panah kebawah dan pilih Area / KDIS, karena tujuan kirim dalam contoh ke Kantor Distribusi, maka pilih Kantor Distribusi, seperti gambar dibawah :
- Klik pada tanggal, secara default system hanya membaca untuk 6 (enam) hari, jika ingin memperlebar rentang pencarian, klik pada tanggal dimulai dan pilih sesuai keperluan, misalnya tanggal 01-01-2012, seperti gambar dibawah :
- Selanjutnya isikan nomor surat yang dicari pada kolom didepan inquiry, misalnya 0001/060, kemudian klik Inquiry, jika sudah ketemu sesuai yg dimaksud klik pada nomor surat, seperti gambar dibawah :
- Pada History Tindaklanjut / Disposisi, masih kosong / tidak ada data sama sekali, berarti pihak penerima dalam hal ini sesuai contoh Sekretariat Kantor Distribusi belum melakukan aktivitas apa2 terhadap surat nomor 0001/060….., sesuai gambar dibawah :
- Sesuai contoh bahwa jika sudah ditindaklanjuti oleh pihak penerima / Sekretariat adalah sesuai gambar dibawah :
ALAMAT TUJUAN KIRIM SURAT KELUAR MELALUI AMS UNTUK DILINGKUNGAN PLN DISJATIM
Sekretariat Surabaya Barat Sekretariat Surabaya Selatan Sekretariat Surabaya Utara Sekretariat Pamekasan Sekretariat Madiun Sekretariat Mojokerto Sekretariat Pasuruan Sekretariat Gresik Sekretariat Sidoarjo Sekretariat banyuwangi Sekretariat Malang Sekretariat Bojonegoro Sekretariat Kediri Sekretariat APD Jatim Sekretariat Situbondo Sekretariat KDIS Sekretariat Jember Sekretariat Lisdes Jatim Sekretariat Ponorogo
b1. Contoh Surat Keluar, dikirim diluar PLN Disjatim
Setelah proses pembuatan surat keluar ditandatangani / disahkan oleh pejabat yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai kewenangan hanya Unit Tata Usaha dalam hal ini Sekretariat (KDIS, Area maupun Rayon), sbb :
- Klik pada data Baru, seperti gambar dibawah :
- Isikan Data Surat Keluar Baru kedalam Form (Cara pengisiannya sama dengan a1), jika sudah selesai Klik Submit, seperti gambar dibawah :
- Setelah Nomor Surat Keluar 0002/052/APD-JATIM/2012, ketikkan nomor tersebut ke dalam Surat yang sudah ditandatangani tadi, kemudian Scan dalam format PDF,seperti gambar dibawah :
- Hasil Scan Surat No. 0002/052/APD-JATIM/2012 dalam format PDF tersebut di Upload sebagai file Softcopy di AMS, dengan cara Klik Brows, kemudian Klik Open, dan jika selesai Klik Update, seperti gambar dibawah :
- Sedang hardcopy Surat No. 0002/052/APD-JATIM/2012 dikirim bisa melalui mesin Facsimile / Kurir / Jasa Pengiriman Surat.
N. SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM