APLIKASI
MANAJEMEN
SURAT
(AMS)
STANDARD
OPERATING
PROCEDURE (SOP)
REV.1
PT PLN (PERSERO)
PT PLN (Persero)
DISTRIBUSI JAWA TIMUR Jl. Embong Trengguli No. 19 – 21 Surabaya
PETUNJUK PENGOPERASIAN
Aplikasi Manajemen Surat
A. DAFTAR ISI
Hal.
A. DAFTAR ISI ... 2
B. PENDAHULUAN ... 3
C. PENGGUNA ... 3
D.BROWSER YANG COMPATIBLE ... 3
E. CARA MENDAFTAR AMS ... 5
F. APPROVAL OLEH ADMINISTRATOR AMS ... 6
G.TAMPILAN AMS JIKA USER SUDAH DI APPROVAL OLEH ADMIN ... 7
H.PEGAWAI MUTASI TETAPI MASIH DILINGKUNGAN PLN DISJATIM ... 10
I. PENUNJANG OPERASIONAL AMS ... 11
J. SURAT MASUK NON RAHASIA DARI LUAR PLN DISJATIM DAN PENDISTRIBUSIANNYA .. 12
K. SETELAH SURAT MASUK NON RAHASIA DI DISTRIBUSIKAN KEPADA TUJUAN ... 16
L. PENERIMA SURAT MASUK NON RAHASIA ... 20
M.SURAT KELUAR BERSIFAT NON RAHASIA ... 30
N.SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM ... 42
O.NOTA DINAS KELUAR NON RAHASIA ... 51
P. NOTA DINAS MASUK NON RAHASIA ... 53
Q.SURAT BENTUK KHUSUS NON RAHASIA ... 55
R. PRODUK HUKUM NON RAHASIA ... 57
S. INFO MASALAH ... 61
T. INFO DAFTAR USER ... 62
U.BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT MASUK)... 63
V. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT KELUAR) ... 67
W.BAGAIMANA MENCARI NOTA DINAS (DI INBOX, DI SELESAI, DI SENT) ... 69
X. BAGAIMANA MENCARI SURAT BENTUK KHUSUS DAN PRODUK HUKUM ... 69
Y. CATATAN ... 70
B. PENDAHULUAN
AMS (Aplikasi Manajemen Surat) merupakan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk mengelola administrasi kesekretariatan yang BUKAN BERSIFAT RAHASIA, guna menjamin kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur, Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data – data surat menyurat dalam bentuk softcopy juga membantu menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan.
Dengan aplikasi ini akan memberi kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian.
C. PENGGUNA
Pengguna Aplikasi Manajemen Surat saat ini adalah setiap pegawai PLN dilingkungan Distribusi Jawa Timur yang terkait dengan proses penyelesaian sesuai isi dalam surat, dimana diawali entry datanya oleh Sekretariat sebagai Unit Tata Usaha, dan setiap pegawai atau yang terlibat harus ikut bertanggung jawab dan menjaga, agar setiap surat yang diproses melalui AMS tidak dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan Perusahaan.
D. BROWSER YANG COMPATIBLE
(Mozilla 14.0.1, Google Chrom 20.0 dan Opera 12) 1. Buka browser
Untuk memulai Aplikasi ini terlebih dahulu jalankan program browser (Mozilla, Google Chrome atau Opera) dengan klik salah satu icon dibawah ini:
O
Sedang untuk download / membuka softcopy berinitial .PDF versi terkini yang compatible menggunakan Foxit PDF Reader Versi 5.31 :
2. Ketik Address
Pada bagian Adderss ketikkan alamat Aplikasi Manajemen Surat (AMS) : untuk operasional/Production : http://ams.pln-jatim.co.id/dev
untuk latihan : http://ams.pln-jatim.co.id/coba
Input address aplikasi pada Browser Mozilla / Google Chrom / Opera Jika berhasil, akan tampil halaman login Aplikasi Manajemen Surat, seperti gambar dibawah ini:
E. CARA MENDAFTAR AMS
1. Masukan user name dan password
Untuk dapat mengoperasikan Aplikasi Manajemen Surat, pengguna harus terdaftar sebagai user aplikasi., entrykan username dan password joint domain / email terlebih dahulu, dengan cara sbb. :
a. Buka salah satu browser yang direkomendasikan diatas b. Masukkan Alamat AMS
c. Entrykan username dan password joint domain.
Jika belum memiliki user name dan password joint domain atau tidak valid, akan muncul peringatan seperti gambar di bawah :
Jika username dan password yang sudah di entrykan benar, akan tampil sebagaimana dibawah :
Pastikan posisi kerja anda saat ini berada dengan benar
rasid (tanpa jatim) ………….
Jika pilihan posisi wilayah kerja / Area / Rayon tidak benar, maka berakibat pada saat akan di kirim / didisposisi Nota Dinas, Nama yang dicari tidak akan ditemukan. Jika sudah benar, Klik Submit, maka muncul Tulisan dalam browser :
Harap ditunggu 1 x 24 Jam, maksudnya adalah paling lama Administrator AMS untuk melakukan Approval jika data-datanya benar.
F. APPROVAL OLEH ADMINISTRATOR AMS
Setelah Pendaftaran Sukses, oleh Admin akan dilakukan pengecekan dan pemberian Priviledge, sbb. :
Jika pendaftar adalah petugas/pegawai sekretariat/sekretaris, maka dibawah priviledge di klik / di centang, kemudian klik simpan Update Data User, baru klik verifikasi. CONTOH PEMBERIAN PRIVILEDGE PEGAWAI SEKRETARIAT/SEKRETARIS
Jika pendaftar adalah user biasa dan datanya sudah benar, tidak ada dibawah priviledge yang di klik / dicentang, tetapi langsung di klik verifikasi.
Dengan demikian pegawai / user sudah dapat menggunakan AMS.
Kewajiban Administrator Aplikasi, setiap hari harus melakukan pengecekan minimal 1 (satu) kali, jika ada yang perlu di approval / verifikasi, karena adanya pendaftar baru / pegawai yang menyesuaikan pada kedudukan yang baru karena mutasi dan masih dilingkungan PLN DISJATIM.
G. TAMPILAN AMS JIKA USER SUDAH DI APPROVAL OLEH ADMIN Masukkan Username dan Password Joint Domain / email kemudian klik Log In
Jika Username dan Password benar, tampil Menu (Surat Masuk, Surat Keluar, Nota Dinas, Bentuk Khusus, Produk Hukum dan Lain-lain, Report, seperti yang terlihat sesuai gambar dibawah ini:
Tampilan dan Priviledge yang diberikan Untuk ADMIN Aplikasi rasid (tanpa jatim) ………….
Tampilan dan Priviledge yang diberikan untuk (Sekretariat / Sekretaris GM / Sekretaris Bidang / Sekretaris Audit)
Fungsi masing – masing Role pada AMS, sbb. :
Mencari Surat Masuk / Melacak Surat Masuk dan Membuka Form Entry Datanya Menerima / Menampung Surat Masuk Baru
Menampung / Mencari Surat Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan Mencari Surat Keluar / Melacak Surat Keluar dan Membuka Form Entry Datanya
Mencari Nota Dinas / Melacak Nota Dinas dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk
Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan
Menampung / Mencari MOU dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Perjanjian dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Perintah Kerja dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Kuasa dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Tugas dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Addendum dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Berita Acara dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Keterangan dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Pernyataan dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Keputusan dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Edaran dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Pengumuman dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Pemberitahuan dan Membuka Form Entry Datanya Mencari Kode Masalah
Informasi Daftar User Informasi Organisasi
Informasi Pelaksana Harian (PLH)
Informasi Report Untuk Surat Yang Masuk Informasi Report Untuk Surat Yang Keluar
Informasi Data User Belum/Sudah/Semua/Abaikan Untuk Verifikasi Admin Informasi Data Wilayah Yang Beroperasi AMS
Mencari / Menelusuri Surat Keluar Untuk Me-Reset data Yang ada di AMS
H. PEGAWAI MUTASI TETAPI MASIH DILINGKUNGAN PLN DISJATIM Entrykan username dan password joint domain / email, kemudian klik Log In :
Klik sesuai nama yang ada disudut kanan atas, seperti gambar dibawah : rasid (tanpa jatim)
Sesuaikan Wilayah / jabatan dimana posisi saat ini, kemudian submit
Admin akan melakukan verifikasi dan approval seperti pada waktu user/pegawai mendaftar AMS pertama kali.
I. PENUNJANG OPERASIONAL AMS
Scanner khusus untuk support AMS di setting secara default, hasil scan harus berformat .pdf ; dan dpi tidak terlalu besar tetapi hasil scan enak dibaca.
Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat upload tidak salah antara data surat dan hasil scan.
Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan,
sebelum di upload ke AMS
Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di upload ke AMS agar dihapus secara permanen.
Memberi tanda khusus pada Surat Masuk (dibelakanganya) jika Surat Masuk dimaksud sudah di Upload ke AMS
J. SURAT MASUK NON RAHASIA DARI LUAR PLN DISJATIM DAN PENDISTRIBUSIANNYA
Pengertian Surat Masuk dari Luar PLN DISJATIM versi AMS adalah :
a. Surat yang diterima dari sesama PLN tetapi diluar PLN DISJATIM, misalnya dari (PLN Pusat, PLN UDIKLAT, PLN P3B, PLN PUSDIKLAT) dsb.
b. Surat dari Pihak Ke 3, misalnya Vendor, Instansi Lain, Perorangan.
Contoh Surat diterima oleh PLN DISJATIM dari PLN Pusat, baik melalui Pos, Facsimile maupun email,
Untuk Simulasi contoh diatas adalah Surat dari PLN Pusat Nomor
1132/430/DIVSDM/2012 tanggal 12 Desember 2012 diterima melalui Facsimile. Yang diberi priviledge/kewenangan untuk entry data surat masuk baru, yang diterima dari luar PLN Disjatim hanya unit tata usaha dalam hal ini Sekretariat, baik di KDIS, Area maupun di Rayon.
Langkah-langkah entry ke AMS data Surat Masuk Baru yang bersifat Non Rahasia : 1. Pastikan terlebih dahulu bahwa isi Surat yang diterima adalah bersifat Non
Rahasia
2. Buat Folder untuk penyimpanan khusus hasil scan yang akan di upload ke AMS 3. Lakukan Scan Surat dengan benar, Pastikan berformat .pdf
4. Beri nama file hasil scan
5. Simpan ke Folder untuk penyimpanan sementara sesuai no 2
6. Beri tanda dibelakang / dibalik surat sesuai dengan nama file pada no 4
Buka Aplikasi AMS, masukkan username dan password joint domain dengan benar :
sekretariat.umum2 (tanpa jatim) ………….
Jika username dan password joint domain benar, akan tampil seperti dibawah :
Form Entry Data Surat Masuk Baru, isikan pada form data surat seperti dibawah :
- Tahun Agenda, Secara default menunjuk tahun berjalan
- Tanggal Terima, Isikan tanggal pada saat menerima surat dengan mengklik pada kolom tanggal dan pilih tanggal yang sesuai
- Nomor Surat, Isikan pada kolom nomor surat, sesuai yang tertera pada surat yang diterima
- Tanggal Surat, Isikan dengan mengklik pada kolom tanggal surat dan pilih sesuai tanggal yang tertera dalam surat
- Dari, Isikan pada kolom dari, sesuaikan darimana asa surat diterima - Kepada, Isikan pada kolom kepada sesuai tujuan yang tertera dalam surat
- Perihal, Isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat yang diterima
- Lampiran, Klik terlebih dahulu pada kotak kecil, kemudian isikan jumlah lembar lampiran dalam angka, dan klik dropdown / panah kebawah untuk memilih satuan (LBR, SET, BUKU) atau klik panah kebawah / dropdown untuk memilih (TEMBUSAN, UNTUK DIKETAHUI, SEBAGAI LAPORAN)
- Permasalahn (Kode Masalah), Isikan pada kolom permasalahan sesuai kode masalah yang berlaku di PLN.
- Sifat, Isikan sifat dengan mengklik tombol dropdown atau panah kebawah dan pilih SEGERA atau AMAT SEGARA
- Jenis Surat, klik pada panah ke bawah / dropdown, pilih FACSIMILE atau SURAT sesuai bentuk form yang digunakan
- Keterangan, Isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat yang lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan, isi kolom keterangan “Lampiran akan disampaikan secara manual karena dalam bentuk buku”
- Upload File hasil Scan, yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik open (besar file maksimal 2 MB), Pastikan File hasil scan yang di upload benar
- Ruang Penyimpanan, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan
- No. Almari & No. Ordner, Isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan ordner nomor berapa.
- Tindaklanjut / Disposisi, Sekretariat / Unit tata usaha tidak mempunyai kewenangan untuk mengisi disposisi pilihan No. 1 s/d 13 tersebut
- Kepada, Isikan kemana tujuan Surat akan dikirim / diteruskan dengan mengetikkan nama sekretariat / nama orang dengan benar agar tidak salah kirim, termasuk jika ada tembusan (pastikan tujuan kirim harus benar), dalam contoh ini dikirim ke Sekretariat GM
- Keterangan, Jika diperlukan bisa diisi
- Submit, Klik Submit untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopynya ke alamat tujuan kirim.
Setelah diklik Submit, akan muncul pesan Data berhasil Disimpan seperti gambar dibawah :
Klik OK, maka Form entry data surat masuk, kembali kosong, siap untuk entry data surat selanjutnya, jika tidak ada klik close window, sebagaimana gambar dibawah :
K. SETELAH SURAT MASUK NON RAHASIA DI DISTRIBUSIKAN KEPADA TUJUAN
Surat dari PLN Pusat Nomor 1132/430/DIVSDM/2012 tanggal 12 Desember 2012 yang telah dikirim/dilanjutkan melalui AMS oleh Sekretariat Umum2, sebagai arsip di AMS berada di “Sent”, sebagaimana gambar dibawah :
Untuk mengetahui Surat Masuk – Detail yang terbagi menjadi Data Surat, Arsip dan History Tindaklanjut / Disposisi, Klik Pada Nomor Surat, seperti gambar dibawah :
Bagaimana jika ternyata kedapatan data yang di entry-kan atau file yang di upload salah, klik Edit, sebagaimana gambar dibawah :
Setelah di Klik Edit, akan tampil form dan lakukan perbaikan yang salah, di data surat atau klik pada tanda x jika file yg di upload, jika sudah disesuaikan dengan benar klik Submit sebagaimana gambar dibawah
Jika salah kirim, Klik pada Sent kemudian Klik Lanjut untuk Surat yang salah kirim, sebagaimana gambar dibawah :
Maka akan tampil form sebagaimana gambar dibawah dan pastikan tujuan kirim dengan benar dan klik Submit :
Jika ingin mencetak Lembar Disposisi, Klik Lanjut sebagaimana gambar dibawah :
Klik Cetak untuk mendapatkan Hardcopy Lembar Disposisi, sebagaimana gambar dibawah :
L. PENERIMA SURAT MASUK NON RAHASIA
Huruf J diatas, bahwa dalam simulasi ini Surat diterima dari PLN Pusat Nomor 1132/430/DIVSDM/2012 tanggal 12 Desember 2012, oleh Sekretariat Umum2 sebagai unit tata usaha meneruskan ke Sekretariat GM
Ada pemberitahuan / Notifikasi ke email Sekretariat GM, jika ada surat masuk baru sebagaimana gambar dibawah :
Masukkan Username & Password Sekretariat GM
Jika username & password yang di entrykan benar tampilan sebagaimana gambar dibawah :
Di depan Surat masuk - Inbox ada angka menunjukkan jumlah surat yang masuk dan belum dibaca.
Warna Merah pada No, Dari, Perihal dan Tanggal, bahwa surat tersebut belum dibaca
Untuk mengetahui detail Surat, klik No Surat sebagaimana gambar dibawah, maka akan tampil Data Surat, History Tindak Lanjut/Disposisi dan Arsip sedang untuk mengetahui isi surat klik pada download
Sekretariat_gm (tanpa jatim) ………….
Setelah Klik Download, maka surat dalam bentuk softcopy, sebagaimana gambar di bawah :
Jika Selesai dibaca, klik sebagaimana gambar dibawah :
Setelah isi surat terbaca dan dipastikan bahwa surat untuk GM, maka sekretariat GM meneruskan ke GM, dengan klik Lanjut, sebagaimana gambar dibawah :
Kemudian Klik di depan Kepada, cari nama, disimulasikan dikirimnya kepada Rasid Basuki dan pastikan bahwa nama yang dituju benar agar tidak salah kirim, dan klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
Setelah di klik Submit maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, di Inbox Surat Masuk jadi kosong, karena pindah ke Surat Masuk - Sent
Jika di klik Surat Masuk – Sent, kemudian klik pada nomor Surat, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah :
Bagaimana Proses di GM, Langkah-langkahnya sama dengan Proses di Sekretariat GM, antara lain :
a) Terima informasi / Notifikasi ke email,
b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar
c) Download / baca isi surat,
d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom keterangan)
e) Klik didepan kepada untuk tujuan kirim, disimulasikan tujuan kirim bernama Julita Puspita Dewi Hehakaya
f) Klik Submit
Bagaimana Proses di Julita Puspita Dewi Hehakaya, Langkah-langkahnya sama, antara lain :
a) Terima informasi / Notifikasi ke email,
b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar
c) Download / baca isi surat,
d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom keterangan)
e) Klik didepan kepada untuk tujuan kirim, disimulasikan tujuan kirim bernama Teguh Subyantoro
f) Klik Submit
Jika yang disimulasikan Julita ….. adalah sebagai Manajer Bidang / Manajer, maka langkah-langkahnya sama seperti pada Rasid Basuki yang disimulasikan sebagai GM, bisa memberikan disposisi / instruksi, ke DM, FA atau langsung ke Staf atau dinyatakan selesai
Jika di klik Selesai, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, kemudian klik OK :
Setelah di klik OK pada gambar diatas, tampilan sebagaimana gambar dibawah, jika akan diberi catatan / keterangan, maka bisa diketik pada kolomnya kemudian klik OK, tapi jika tanpa diberi catatan / keterangan maka langsung klik OK saja :
Jika sudah diklik selesai dan tanpa ada catatan / keterangan, sebagaimana gambar dibawah :
M. SURAT KELUAR BERSIFAT NON RAHASIA 1. Entry Surat Keluar,
a. Ditujukan dilingkungan PLN Disjatim sendiri (KDIS ke Area, Area ke Area, Area ke KDIS, Area ke Rayon, Rayon ke Rayon ataupun Rayon ke Area), b. Ditujukan ke Luar PLN Disjatim.
Dalam tahap penciptaan, dengan kata lain pembuatan Surat Keluar yang akan dituangkan ke dalam Form Surat Model 1001 s/d 1006 boleh siapa saja, hal tersebut berlaku baik yang akan dikirm dilingkungan PLN Disjatim maupun diluar PLN Disjatim, yang membedakan pada proses pengirimannya, jika dilingkungan PLN Disjatim harus dikirim melalui AMS, sedang yang keluar PLN Disjatim bisa melalui mesin Facsimile, Kurir atau jasa pengiriman surat.
Setelah proses pembuatan surat keluar diatas ditandatangani / disahkan oleh pejabat yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai kewenangan hanya Unit Tata Usaha dalam hal ini Sekretariat (KDIS, Area maupun Rayon), sbb :
a1. Contoh Surat Keluar dari APD ke KDIS (dilingkungan PLN Disjatim) - Klik pada SURAT KELUAR, Klik Data Baru
- Entry Surat Keluar Baru setelah hardcopy ditandatangani/disahkan, seperti gambar dibawah :
- Tahun, Secara default menunjuk Tahun berjalan
- Nomor Surat, cara pengetikkannya /KODE MASALAH/KODE ORGANISASI/TAHUN BERJALAN ( /060/APD-JATIM/2012 )
- Kode Masalah, Isikan Kode Masalah sesuai yang sudah diketikkan pada Nomor Surat, yaitu pada contoh adalah 060 Tanggal Surat, secara default menunjuka tanggal berjalan, jika menginginkan tanggal lain klik pada kolom tanggal dan pilih tanggal yang dikehendaki.
- Lampiran, jika ada lampiran isikan pada kolom lampiran
- Jenis Surat, Secara default menunjuk SURAT, sedang pilihan lainnya adalah FACSIMILE jika di klik pada panah kebawah / dropdown.
- Kepada, Isikan tujuan ke secretariat mana akan dikirimkan ? - Alamat, Isikan alamat yang akan dituju
- Tembusan, Isikan tembusan sesuai dalam surat yang sudah ditandatangani jika ada
- Perihal, isikan Perihal Sesuai Surat yang sudah disahkan / ditandatangani - Keterangan, Isikan jika ada keterangan yang perlu dimasukkan
- File Arsip, adalah file dalam bentuk softcopy PDF, hasil scan dari surat yang sudah ditandatangani dan diberi nomor dari hasil entry data Surat Keluar (untuk tahapan ini tidak perlu Upload)
- Ruang Penyimpanan, Diisi diruang mana Arsip Hardcopy akan disimpan - No Almari, Isikan di Almari Nomor berapa Arsip hardcopy akan disimpan - No. Ordner, Isikan di Ordner Nomor berapa Arsip hardcopy akan disimpan
- Hasil Entry Data Surat Keluar, jika sudah lengkap klik submit, seperti gambar dibawah :
- Setelah di Submit sesuai urutan tahapan diatas maka nomor urut Surat Keluar akan muncul secara system, kemudian isikan nomor urut tersebut sehingga nomor surat menjadi 0001/060/APD-JATIM/2012, seperti gambar dibawah :
- Setelah Nomor surat diketikkan ke Surat yang akan dikirimkan, diberi tanggal dan stempel kemudian Scan dalam bentuk file Softcopy PDF, hasil scan di upload dengan cara klik brows, cari dimana file disimpan, jika
sudah ketemu klik pada nama file dan open, maka Surat Keluar yang akan dikirim sudah siap, seperti gambar dibawah :
- Setelah siap dikirim, ketikkan alamat tujuan kirim di depan kepada, sesuai ketentuan yang sudah dibuat, bahwa pengiriman Surat selalu dialamatkan ke sekretariat, untuk ke KDIS yaitu Sekretariat KDIS, kemudian klik Update sesuai gambar dibawah :
- Setelah Surat terkirim ke Tujuan yang dikehendaki, maka arsip softcopy klik di SURAT KELUAR, sedang detailnya klik di nomor suratnya, seperti gambar dibawah :
- Jika surat keluar yang dikirim ternyata kedapatan salah, maka klik Edit, seperti gambar dibawah :
- Kemudian lakukan edit yang diperlukan pada data Surat Keluar termasuk kepada (tujuan kirim), jika sudah cukup klik Update, seperti gambar dibawah :
- Bukti bahwa Surat yang dikirim tersebut sudah diterima dapat dicek pada History Surat Keluar, seperti gambar dibawah :
- Bisa juga di cek pihak pengirim (dilakukan oleh Unit Tata Usaha/Sekretariat), dengan cara, klik pada SURAT MASUK, seperti gambar dibawah :
- Klik dropdown / panah kebawah dan pilih Area / KDIS, karena tujuan kirim dalam contoh ke Kantor Distribusi, maka pilih Kantor Distribusi, seperti gambar dibawah :
- Klik pada tanggal, secara default system hanya membaca untuk 6 (enam) hari, jika ingin memperlebar rentang pencarian, klik pada tanggal dimulai dan pilih sesuai keperluan, misalnya tanggal 01-01-2012, seperti gambar dibawah :
- Selanjutnya isikan nomor surat yang dicari pada kolom didepan inquiry, misalnya 0001/060, kemudian klik Inquiry, jika sudah ketemu sesuai yg dimaksud klik pada nomor surat, seperti gambar dibawah :
- Pada History Tindaklanjut / Disposisi, masih kosong / tidak ada data sama sekali, berarti pihak penerima dalam hal ini sesuai contoh Sekretariat Kantor Distribusi belum melakukan aktivitas apa2 terhadap surat nomor 0001/060….., sesuai gambar dibawah :
- Sesuai contoh bahwa jika sudah ditindaklanjuti oleh pihak penerima / Sekretariat adalah sesuai gambar dibawah :
ALAMAT TUJUAN KIRIM SURAT KELUAR MELALUI AMS UNTUK DILINGKUNGAN PLN DISJATIM
Sekretariat Surabaya Barat Sekretariat Surabaya Selatan Sekretariat Surabaya Utara Sekretariat Pamekasan Sekretariat Madiun Sekretariat Mojokerto Sekretariat Pasuruan Sekretariat Gresik Sekretariat Sidoarjo Sekretariat banyuwangi Sekretariat Malang Sekretariat Bojonegoro Sekretariat Kediri Sekretariat APD Jatim Sekretariat Situbondo Sekretariat KDIS Sekretariat Jember Sekretariat Lisdes Jatim Sekretariat Ponorogo
b1. Contoh Surat Keluar, dikirim diluar PLN Disjatim
Setelah proses pembuatan surat keluar ditandatangani / disahkan oleh pejabat yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai kewenangan hanya Unit Tata Usaha dalam hal ini Sekretariat (KDIS, Area maupun Rayon), sbb :
- Klik pada data Baru, seperti gambar dibawah :
- Isikan Data Surat Keluar Baru kedalam Form (Cara pengisiannya sama dengan a1), jika sudah selesai Klik Submit, seperti gambar dibawah :
- Setelah Nomor Surat Keluar 0002/052/APD-JATIM/2012, ketikkan nomor tersebut ke dalam Surat yang sudah ditandatangani tadi, kemudian Scan dalam format PDF,seperti gambar dibawah :
- Hasil Scan Surat No. 0002/052/APD-JATIM/2012 dalam format PDF tersebut di Upload sebagai file Softcopy di AMS, dengan cara Klik Brows, kemudian Klik Open, dan jika selesai Klik Update, seperti gambar dibawah :
- Sedang hardcopy Surat No. 0002/052/APD-JATIM/2012 dikirim bisa melalui mesin Facsimile / Kurir / Jasa Pengiriman Surat.
N. SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM 1. Surat Masuk yang diterima dari lingkungan PLN DISJATIM, adalah berasal dari
Surat Keluar dari pengirim, dimana proses pengirimannya harus melalui AMS. 2. Misalnya Area SBS membuat Surat Keluar yang ditujukan ke Area SBU, maka
surat tersebut menjadi surat masuk di Area SBU.
- Sebagai Contoh APD menerbitkan Surat Keluar Nomor 0001/060/APD-JATIM/2012 yang dikirim ke Kantor Distribusi (up. Manajer KHA), sesuai data AMS di APD, sebagaimana gambar dibawah :
- Bagaimana perlakuan di Kantor Distribusi sebagai penerima Surat yang dikirim oleh APD (dalam hal ini Sekretariat KDIS), sebagaimana gambar dibawah :
- Di Inbox / dibawah SM Baru, ditandai dengan adanya angka sejumlah Surat yang masuk / diterima.
- Dari, Perihal dan tanggal kirim, berwarna merah karena belum dibaca.
- Untuk mengetahui Surat Masuk – Detail, klik pada Nomor Suratnya, sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk mengetahui isi Suratnya, klik pada Download, sebagaimana gambar dibawah :
- Jika sudah terbaca, tutup dengan klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
- Selanjutnya Sekretariat KDIS meneruskan ke Sekretariat Manajer KHA, dengan klik Lanjut, sebagaimana gambar dibawah :
- Cari Alamat kirim Sekretariat Manajer KHA, klik dikolom depan kepada, kemudian klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
- Sampai disini tugas Sekretariat untuk menyampaikan Surat sesuai tujuan telah selesai.
- Sedang Surat Masuk yang di Inbox setelah dilanjutkan / diteruskan, berpindah ke Sent.
- Selanjutnya bagaimana proses di Sekretariat KHA ?
setelah Surat yang di kirim dari Sekretariat APD, diterima oleh Sekretariat KDIS (Umum), oleh Sekretariat KDIS sesuai tujuan surat No. 0001/060/APD-JATIM/2012 surat dilanjutkan / diteruskan ke Sekretariat KHA
Secara proses / caranya sama dengan pada waktu Sekretariat KDIS (Umum) menerima dari Sekretariat APD dan meneruskannya / melanjutkannya ke Sekretariat KHA, bedanya dari Sekretariat KHA ke Manajer KHA Kepada tujuan kirimnya menggunakan nama, sebagaimana gambar dibawah :
Para Petugas Sekretarariat tidak berhak memberikan Disposisi apapun, tugasnya hanya mengadakan pengecekan terhadap data dan isi surat apa sudah sesuai sebelum diteruskan ke Pejabat / pegawai yang menjadi tujuan surat. - Dengan asumsi bahwa surat No. 0001/060/APD-JATIM/2012 telah diteruskan /
- Proses di Manajer KHA,
Surat No. 0001/060/APD-JATIM/2012 telah diteruskan / dilanjutkan oleh sekretariat KHA ke Manajer KHA (Noerdajanto), Klik di Nomor Surat, sebagaimana gambar dibawah :
- Klik pada Download untuk mengetahui detail isi surat, sebagaimana gambar dibawah
- Detail isi surat jika sudah terbaca, tutup dengan klik pada tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
- Klik lanjut untuk melanjutkan / meneruskan surat, sebagaimana gambar dibawah :
- Klik kolom didepan kepada dan isikan nama yang akan dituju, sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk memberi disposisi, klik di kotak kecil depan angka disposisi yang dipilih, sebagaimana gambar dibawah :
- Jika diperlukan disposisi tambahan diluar dari 13 disposisi yang sudah disediakan, Ketikkan pada kolom keterangan, sebagaimana gambar dibawah :
- Kalau Sudah Cukup (Alamat tujuan kirim & Disposisi juga sudah OK), Klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
O. NOTA DINAS KELUAR NON RAHASIA
Penciptaan / Pembuatan Nota Dinas sampai dengan disahkannya oleh Pejabat yang berwenang masih dibuat diluar AMS.
Setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang baru data-data Nota Dinas di entrykan pada AMS.
- Klik ND Baru, sebagaimana gambar dibawah
- Isikan Data Nota Dinas Pada Form, sebagaimana gambar dibawah
- No Nota Dinas, isikan /KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN ( /052/SPV.Sekretariat/2012 )
- Tanggal, Klik Pada tanggal dan pilih
- Dari, Isikan sesuai yang tandatangan di Nota Dinas,misalnya (SPV. Sekretariat)
- Kepada, Isikan tujuan Nota Dinas akan dikirim - Perihal, Isikan Perihal Nota Dinas
- Lampiran, jika ada, klik pada kotak kecil terlebih dahulu
- Permasalahan, Isikan Kode masalah yang sesuai ada di Nomor Nota Dinas - Sifat, jika diperlukan isikan Segera atau Amat Segera
- Keterangan, diisi jika diperlukan
- Contoh Form Entry Nota Dinas yang sudah diisi, jika sudah OK, klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
- Setelah di klik Submit seperti gambar diatas, - maka nomor urut nota dinas muncul,
- dari nomor tersebut ketikkan ke hardcopy nota dinas,
- kemudian scan dalam format PDF, dan upload dengan klik brows, - Isikan kepada sebegai tujuan kirim
- Klik Submit
- sebagaimana gambar dibawah :
- Setelah di klik Submit, file arsip Nota Dinas No. 0001/052/SPV.Sekretariat/2012 berpindah ke Sent, sebagaimana gambar dibawah :
- Sampai disini proses pembuatan dan pengiriman Nota Dinas selesai :
P. NOTA DINAS MASUK NON RAHASIA
Nota Dinas Masuk, setiap Nota Dinas yang baru diterima, masuknya di Inbox Nota Dinas
- Sebagai contoh Nota Dinas No. 0001/052/SPV.Sekretariat/2012 yang dikirim ke Rasid Basuki, ditandai dengan :
- Di depan Inbox Nota Dinas, ada angka sejumlah Nota Dinas yang masuk / diterima
- Dari, Perihal dan tanggal berwarna merah, karena belum dibaca - sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk mengetahui detail Nota Dinas No. 0001/052/SPV.Sekretariat/2012, klik di Nomor Nota Dinas, sedang untuk mengetahui isi Nota Dinas klik Download, sebagaimana gambar dibawah :
- Jika sudah terbaca klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
- Jika akan melanjutkan/meneruskan Nota Dinas kepada tujuan yang lain, klik lanjut
- Jika dianggap cukup klik selesai - sebagaimana gambar dibawah :
- Proses selanjutnya sama dengan Surat Masuk diatas. Q. SURAT BENTUK KHUSUS NON RAHASIA
Surat bentuk Khusus tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama dengan Surat Keluar / Nota Dinas Keluar, sedang proses di AMS pada saat pengambilan Nomor dan tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang mempunyai kewenangan untuk Entry data hanya petugas Sekretariat (Unit Tata Usaha) adapun Surat bentuk Khusus yang ada di AMS, terdiri dari :
- MOU / Nota Kesepahaman - Surat Perjanjian / SP - Surat Perintah Kerja (SPK) - Surat Kuasa ( SKu )
- Surat Tugas ( STg )
- Contoh Entry data Salah Satu Surat Bentuk Khusus, misalnya MOU / Nota Kesepahaman.
- Klik MOU / Nota Kesepahaman, kemudian Klik Data Baru, sebagaimana gambar dibawah :
- Setelah di klik data baru, akan muncul Form isian, jika sudah diisi klik Submit, sebagimana gambar dibawah :
- Tahun, secara default menunjuk tahun berjalan
- Nomor MoU, isikan ./MoU/KODE MASALAH/KODE
ORGANISASI/TAHUN ( ./MoU/040/DIST-JATIM/2012) - Dengan, isikan MoU dengan siapa / Instansi mana
- Kode Masalah, isikan sesuai kode masalah yang ada di Nomor MoU - Tanggal MoU, isikan sesuai dengan pada saat tanggal ditandatangani - Lampiran, Isikan dengan angka, jika ada
- Perihal, Isikan Perihal apa MoU-nya
- Keterangan, Isikan keterangan tambahan jika diperlukan
- File Arsip, Upload data MoU yang sudah ditandatangani dan di scan dalam format PDF
- Ruang penyimpanan, isikan ruang penyimpanan Arsip Hardcopy - No. Almari, isikan di Almari mana Arsip Hardcopy disimpan
- Jika sudah diisi lengkap pada Form diatas, Klik Submit
- Isikan Nomor Urut MoU yang diberikan oleh Sistem ke Hardcopy, kemudian Scan dalam format PDF, jika sudah di Upload klik Update untuk mengakhiri
- Untuk teknik pengisian Form Surat Bentuk Khusus Lainnya (SP, SPK, SKu, STg) caranya sama dengan MoU
R. PRODUK HUKUM NON RAHASIA
Produk Hukum tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama dengan Surat Bentuk Khusus, sedang proses di AMS pada saat pengambilan Nomor dan tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang mempunyai kewenangan untuk Entry data hanya petugas Sekretariat (Unit Tata Usaha) adapun Produk Hukum yang ada di AMS, terdiri dari :
- Keputusan (K) - Edaran (E)
- Pengumuman (Pm) - Pemberitahuan (Pt)
Dalam Produk Hukum, terbagi Internal dan External.
Yang dimaksud Internal adalah Produk Hukum yang diterbitkan sendiri oleh Area / KDIS sehingga penomorannya mengambil dari AMS.
Sedangkan yang dimaksud External adalah Produk Hukum yang penerbitannya berasal dari luar Unitnya (misalnya dari PLN Pusat, dari Pemerintahan) sehingga penomorannya mengikuti yang sudah ada.
- Contoh Entry data Salah Satu Produk Hukum, misalnya Keputusan.
- Klik Keputusan, Kemudian Klik pada Data Baru, sebagaimana gambar
- Isikan Pada Form dibawah setelah Keputusan yang dibuat ditandatangani, sebagaimana gambar dibawah :
- Sumber Surat, secara default adalah INTERNAL (Membutuhkan No. urut), karena dibuat oleh internal (bisa KDIS / bisa Area).
- Tahun, secara default menunjuk tahun berjalan
- Nomor Keputusan, isikan ./KODE JABATAN/TAHUN (./GM.DIST-JATIM/2012 kalau KDIS, atau ./MAN.AREA-SBS/2012 kalau Area)
- Tanggal Keputusan, isikan sesuai tanggal penerbitan dengan cara klik pada tanggal dan pilih tanggalnya yang sesuai
- Tanggal berlaku, isikan tanggal sesuai masa berlaku keputusan - Kepada, isikan Kepada Keputusan itu dibuat
- Perihal, isikan perihal keputusan
- Keterangan, isikan keterangan tambahn jika diperlukan - Jika isian diatas sudah diisikan klik Submit
- Setelah di klik Submint sebagaimana gambar diatas, akan muncul peringatan, jika sudah benar klik OK atau klik cancel jika ada perubahan perbaikan, sebagaimana gambar dibawah :
- Nomor yang diberikan oleh Sistem (0037), ketikkan pada hardcopy Keputusan yang sudah ditandatangani, kemudian Scan Keputusan tersebut kedalam format PDF kemudian upload sebagi file softcopy, lengkapi ruang penyimpanan, Almari dan Ordner, jika sudah, klik Update, sebagaimana gambar dibawah :
- Pembuatan contoh Keputusan INTERNAL sudah selesai, sebagaiamana gambar dibawah :
- Contoh Keputusan dari EXTERNAL, klik Keputusan dan Data Baru, isikan data-data Keputusan yang diterima sppada Form, sebagaimana gambar dibawah :
- Sumber Surat, pilih EXTERNAL (No Sesuai Surat Yg Datang) dengan klik dropdown/panah kebawah
- Tahun, Pilih sesuaikan dengan tahun Keputusan yang diterima - Nomor Keputusan, Ketikkan Nomor Keputusan yangditerima - Tanggal Keputusan, Pilih sesuai tanggal keputusan yang diterima - Tanggal Berlaku, Pilih sesuai dengan tanggal keputusan belakunya - Kepada, Ketikkan Keputusan tersebut diperuntukkan siapa
- Perihal, Ketikkan sesuai dengan yang ada di Keputusan - Keterangan, Ketikkan Keterangan jika diperlukan
- File Arsip, Scan terlebih dahulu Keputusan yang diterima dalam format PDF, kemudian Upload
- Ruang Penyimpanan, isikan Arsip Hardcopy akan disimpan - No. Almari, isikan almari tempat menyimpan arsip hardcopy
- Klik Submit
- Entry data Keputusan dari External sudah selesai sebagaimana gambar dibawah :
S. INFO MASALAH
Info masalah berisikan Kode Masalah dan jadwal retensi arsip, sebagaimana gambar dibawah :
- Manajemen - Ketenagalistrikan
- Penelitian dan Pengembangan - Pendidikan dan Pelatihan - SDM dan Organisasi - Keuangan
T. INFO DAFTAR USER
Info Daftar User adalah, berisikan daftar user / pemakai yang terlibat dalam AMS, sebagaimana gambar dibawah :
U. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT MASUK)
- Di INBOX Surat Masuk / di terima yang belum diproses, Klik Inbox, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor surat atau perihal, sebagaimana gambar dibawah :
- Contoh berdasarkan nomor surat, ketikkan 8887/2012, kemudian klik cari, maka hasil pencarian sebagaimana gambar dibawah :
- Contoh berdasarkan perihal, ketikkan Pusat, kemudian klik cari, maka hasil pencarian yang ada kata Pusat akan muncul, sebagaimana gambar dibawah :
- Di SENT Surat Masuk, Surat yang sudah diproses / diteruskan, Klik Sent, secara default rentang surat di sent adalah untuk 20 (dua puluh) hari terkahir, jika diperkirakan bahwa surat yang dicari berada pada rentang tsb maka
entrykan surat yang dicari (bisa nomor surat, bisa surat dari, bisa perihal) tidak perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk pencarian yang rentangnya diluar default bisa di perlebar sesuai keperluan, klik pada tanggal, dan pilih (tanggal, bulan, tahun), kemudian entrykan surat yang dicari (bisa nomor surat, bisa surat dari, bisa perihal) tidak perlu lengkap tetapi urut, sebagaimana gambar dibawah :
- DI SELESAI Surat Masuk / di terima yang sudah diproses, secara default posisi awal Inbox adalah belum selesai, sebagaimana gambar dibawah :
- Pindahkan Belum Selesai manjadi Selesai, dengan cara Klik Dropdown / Panah kebawah, arsip yang berada di Selesai dikarenakan Surat masuk yang diterima sudah di teruskan / sudah dilanjutkan dan dinyatakan selesai tapi tidak diteruskan / dilanjutkan, secara default system menampilkan Surat untuk 5 (lima) hari terakhir, sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk mencari Surat yang di Selesai, Secara default system menampilkan Surat untuk 5 (lima) hari terakhir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
- Sedang untuk mencari Surat yang di Selesai, jika tidak terdapat di rentang 5 (lima) hari terakhir tsb, klik di tanggal, pilih tanggal, bulan dan tahun, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
V. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT KELUAR)
- Klik SURAT KELUAR, secara default system menampilkan surat keluar untuk rentang waktu 5 (lima) hari terkahir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor surat, bisa kepada atau perihal kemudian klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
- Hasilnya setelah di klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
- Untuk pencarian yang rentangnya diluar default bisa di perlebar sesuai keperluan, klik pada tanggal, dan pilih (tanggal, bulan, tahun), kemudian entrykan surat yang dicari, bisa nomor surat, bisa kepada atau perihal, kemudian klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
W.BAGAIMANA MENCARI NOTA DINAS (DI INBOX, DI SELESAI, DI SENT) - Teknis cara mencarinya sama dengan Surat Masuk yang di Inbox, di Selesai
maupun yang di Sent
X. BAGAIMANA MENCARI SURAT BENTUK KHUSUS DAN PRODUK HUKUM - Contoh Bentuk Khusus Surat Perjanjian (SP), klik di Surat Perjanjian, secara
default sistem menampilkan untuk 10 (sepuluh) hari terakhir, jika diperlukan rentang yang diperlukan Klik pada tanggal, pilih tanggal, bulan dan tahun, kemudian, entrykan Surat bentuk khusus yang dicari, bisa nomor, bisa kepada,bisa perihal, kemudian klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
- Hasil pencarian setelah di klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
Y. CATATAN
Proses pengiriman Surat, pada prinsipnya sama seperti jika masih manual, yaitu Sekretariat Pengirim ditujukan ke Sekretariat Penerima, sekretariat penerima yang selanjutnya mendistribusikan ke tujuan Surat tanpa ada disposisi apapun.
Pengiriman menggunakan AMS, penyimpanan Arsip Hardcopy menjadi tanggung jawab Sekretariat Pengirim sampai adanya penghapusan Arsip.
Z. PROSES SCANNING
Sebelum di scan, Surat yang akan di Upload ke AMS Untuk didistribusikan harus dipastikan bahwa bukan merupakan surat yang bersifat Rahasia.
Untuk menghindari kesalahan upload :
Agar dibuat folder khusus untuk penampungan sementara sebelum di upload ke AMS. Penamaan File yang sudah discan agar mencerminkan / Sesuai Suratnya, misalnya di beri nama file sesuai nomor suratnya, dsb.
Hasil scan yang sudah di upload ke AMS, agar filenya dihapus / didelete dari folder penampungan sementara
Demikian buku petunjuk pengoperasian ini dibuat dengan harapan untuk lebih memudahkan User dalam mengoperasikan AMS.
