MANUAL BOOK APLIKASI SPPD
Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat
MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS PUPR
1. MEMULAI APLIKASI
Untuk memulai program aplikasi E-SPPD terdapat beberapa tahapan yaitu : a. Buka url link browser dengan alamat https://sppd.pu.go.id/
b. Bagi Pengguna pertama kali Harap melakukan Update Satker pada aplikasi https://ehrm.pu.go.id pada menu jabatan sesuai pada gambar dibawah ini :
Gambar 1 Menu Perubahan Nama Satker
Bagi pengguna yang sudah menggunakan
c. Untuk dapat mengakses dapat melakukan login dengan menggunakan NIP dan Passsword eHRM
Gambar 2 Menu Login Sistem Informasi Perjalanan Dinas
Bagi pengguna yang tidak memiliki NIP dapat mengajukan permohonan Pembuatan Username dan Password yang akan dibuatkan oleh Admin Unit Organisasi.
2. PERTANGGUNGAN JAWABAN PERJALANAN DINAS
Setelah login berhasil maka akan menampilkan dashboard dan beberapa fitur menu sebagai berikut :
Gambar 3 Menu Dashboard Aplikasi
Pada tampilan tersebut, pengguna dapat melihat data capain penyelenggaraan perjalanan dinas pada unit kerja masing-masing. Untuk dapat melakukan pertanggungjawaban perjalanan dinas maka dengan ini akan dijelas tahapan penggunaan aplikasi :
2.1 Menu Transaksi
Menu transaksi terdapat 2 (dua) sub menu yaitu SPPD dan Nominatif, menu sub SPPD digunakan untuk membuat/mendaftarkan petugas yang akan menjalankan perjalanan dinas.
2.1.1 Sub Menu SPPD
Gambar 4 Menu SPPD
Pilih menu Baru tunggu sampai muncul halaman pengisian SPD seperti terlihat dibawah ini
Gambar 5 Menu Input SPPD
Item Pengisian SPD terdiri dari
- Lembar : Isikan lembar ke berapa - Kode No: Isikan Kode No SPD
- Nomor Surat: Kode Nomor surat akan terisi otomatis jika pattern no sudah diisi pada data master instansi
- Tanggal Surat: Isikan tanggal surat spd
- Nama: Pengisian akan otomatis link dari E-HRM dengan memasukan NIP atau nama - NIP: terisi otomatis
- Pangkat/Golonan/PGPS: terisi otomatis dari e-HRM - Jabatan: terisi otomatis dari e-HRM
- Eselon: terisi otomatis dari e-HRM - Maksud: Isikan maksud perjalanan dinas - Tempat Berangkat : isikan tempat berangkat - Tujuan: Isikan kota tujuan
- Jenis Tujuan :isikan jenis tujuan dalam kota/luar kota - Alat Angkut : isikan sesuai pilihan yang tersedia - Kendaraan : isikan sesuai pilihan yang tersedia - Tanggal Berangkat : isikan tanggal keberangkatan - Tanggal Harus kembali: Isikan tanggal harus kembali
- Nama Pemberi Perintah: isikan nama pemberi perintah (link E-HRM) - NIP Pemberi Perintah: terisi otomatis dari e-HRM
- Jabatan Pemberi Perintah: terisi otomatis dari e-HRM - Catatan: isikan catatan atau keterangan
- Nama PPK : Otomatis dari eMonitoring - NIP PPK : terisi otomatis dari eMonitoring
- Nama Bendahara : Akan terisi otomatis jika nama bendahara di menu instansi terisi - NIP Bendahara : Nip Bendarah terisi otomatis jika nama bendahara di menu instansi terisi - Nama Pembuat : Pilih Nama pembuat sesuai daftar (otomatis sesuai login)
- NIP Pembuat : Otomatis terisi sesuai login - Tingkat Biaya : Pilih tingkat biaya sesuai daftar
- Akun : Pilih Akun yang sesuai dengan SPD sebagaimana terdaftar dalam pilihan sesuai eMonitoring.
Pada aplikasi ini akan memberitahukan jika terdapat double tanggal perjalanan dinas oleh pegawai sebagai mana pada gambar dibawah ini.
Setelah semua diisi kemudian Pilih Menu save untuk menyimpan data cancel untuk membatalkan transaksi , Setelah disimpan kemudian buka kembali data SPD tersebut dan akan muncul pengisian format kwitansi seperti tertera pada gambar berikut ini:
Gambar 6 Menu Rincian Biaya
A. Pengisian Rincian biaya :
- Untuk menambahkan rincian biaya klik Pada kolom rincian biaya yang kosong kemudian muncul format pengisian kolom biaya seperti gambar berikut :
Gambar 7 Menu Input Biaya SPD
- Klik Pada tombol SBM Untuk mengisi biaya pilih jenis biaya yang diinginkan kemudian klik dan rincian biaya akan otomatis terisi sesuai pilihan yang diinginkan kemudian pilih save untuk menyimpan dan cancel untuk membatalkan
- Jika melakukan centang pada biaya rill maka akan dapat mencetak DPR (Daftar Pengeluaran Rill).
B. Pengisian Form Pengikut
Form pengikut digunakan untuk input data pengikut SPD
Gambar 8 Menu Form Pengikut Nama : diisi nama pengikut
Tanggal Lahir : diisikan dengan tanggal lahir pengikut Keterangan : diisikan dengan keterangan pengikut Klik save untuk menyimpan dan cancel untuk membatalkan
Untuk melakukan perubahan data klik pada daftar pengikut yang tertera kemudian uncul form pengikut seperti diatas rubahlah data sesuai yang diinginkan dan pilih meu update.
C. Pengisian Hasil Kegiatan
Kolom ini digunakan untuk mengisi hasil kegiatan yang dilakukan pegawai selama Tugas Luar (DL) , Untuk mengisi klik pada kolom yang kosong kemudian tunggu sampai muncul format seperti gambar dibawah ini;
Gambar 9 Menu Hasil Kegiatan
Yang diisi pada form ini adalah : tanggal, kegiatan, lokasi dan materi , Klik save untuk menyimpan dan cancel untuk membatalkan pengisian
D. Pengisian Pengeluaran Riil
Pengeluaran real digunakan Untuk mengisikan data pengeluaran yang tidak dapat dibuktikan kwitansinya seperti ongkos taksi bbm dan sebagainya, untuk masuk ke menu ini klik pada kolom pengeluaran real yang kosong kemudian muncul form pengeluaran real seperti pada gambar dibawah ini;
Gambar 10 Input Pengeluaran Rill
Untuk mengisi klik pada tombol tabel sbm kemudian pilih tabel biaya yang diingkan dan pilih ok data uraian dan jumlah akan otomatis masuk kedalam kolom yang tersedia. Kemudian pilih save untuk menyimpan dan cancel untuk membatalkan
Setelah proses pengisian SPD komplit maka system secara otomatis membuatkan form cetakan surat menyurat SPD diantaranya
a. Surat Tugas ; b. Kwitansi c. Pengeliaran Riil d. Surat Perjalanan DInas e. SKTB
f. Hasil Kegiatan
Untuk mencetak form -form surat tersebut klik pada menu (contoh surat tugas) tunggu sampai muncul form surat tugas sperti dibawah ini dan tekan ctrl p pilih printer yang diinginkan pilih OK :
Gambar 11 Cetak Surat Tugas
Gambar 12 Cetak Kuitansi SPD
Gambar 13 Cetak Rincian Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 14 Cetak Daftar Pengeluaran Rill
Gambar 15 Cetak Lembar Depan SPD
Gambar 16 Cetak Lembar Belakang SPD
Gambar 17 Cetak Laporan Hasil Kegiatan
Keterangan: Untuk pencetakan SKTB ada beberapa pilihan cetak (Lengkap, Form dan data) pilih sesuai kebutuhan
Menu Cloning : Untuk mempermudah user dalam hal pembuatan SPD dengan tujuan yang dan kegiatan yang sama terdapat menu cloning pada pojok kiri atas form pengisian SPD, untuk menambahkan daftar orang klik pada kolom daftar pegawai lain.
Gambar 18 Menu Cloning
2.1.2 Sub Menu NOMINATIF
Menu ini dipergunakan untuk membuat nominatif SPD, untuk masuk ke menu ini klik menu Transaksi, Klik menu nominatif , kemudian tunggu sampai muncul form pengisian data nominative SPD seperti terlihat pada gambar berikut ini;
Gambar 19 Menu Input Nominatif
Yang diisi pada form ini adalah :
a. Satker : diisi nama satker (otomatis terisi sesuai login user) b. Tgl Dibuat : diisi tanggal dibuat nominatif
c. Nomor Nominatif : diisi nomor nominatif d. Nama Kegiatan : diisi nama kegiatan e. Nama PPK : Nama PPK terisi otomatis f. NIP PPK : NIP PPK Terisi Otomatis
g. Nama Bendahara : Nama Bendahara Terisi Otomatis h. NIP Bendahara : NIP Bendahara terisi otomatis i. Nama Pembuata : diisi nama pembuat
j. NIP Pembuat : diisi Nip Pembuat
k. Tindak Lanjut : diisi Tindak Lanjut Centang pada Pilihan l. Nama Mengetahui : diisi pejabat mengetahui
m. NIP Mengetahui : diisi NIP Pejabat Mengetahui n. Jabatan Mengetahui : diisi jabatan pejabat mengetahui o. Tanggal Lunas : diisi tanggal pelunasan
Klik menu save untuk meyimpan data dan cancel untuk membatalkan pengisian , setelah disimpan kemudian klik kembali daftar nominative tersebut kemudian isikan daftar SPD yang akan dimasukan ke dalam daftar nominative pada kolom pengisian SPD kemudian pilih menu update .
Pilihan menu cetak untuk nominative terdiri dari a. Cetak Surat Tugas
b. Cetak Daftar Nominatif c. Cetak Cetak Lokal d. Cetak Kuitansi UP e. Cetak Kuitansi LS
Menu menu tersebut terletak di pojok kanan atas seperti terlihat pada gambar berikut:
Gambar 20 Menu Cetak Kelengkapan Admiistrasi Nominatif
Gambar 21 Cetak Daftar Nominatif
Gambar 22 Cetak Daftar Nominatif Transport Lokal
Gambar 23 Cetak Kuitansi UP
Gambar 24 Cetak Kuitansi LS
Gambar 25 Cetak Surat Tugas Banyak Pelaksana SPD
2. MENU LAPORAN
Untuk mencetak laporan SPD pilih menu laporan pilih laporan yang diinginkan sesuai daftar menu laporan dan dapat tereksport ke versi excel maupun word.
a. Laporan Anggaran sesuai realisasi dari emonitoring b. Laporan Bulanan
c. Laporan Per pegawai
d. Laporan Monitoring Perjalanan Dinas Bulanan e. Laporan Monitoring Perjalanan Dinas Tahunan f. Monitoring Penerbitan Surat Tugas
g. Monitoring Perjalanan dinas luar Kota h. Monitoring perjalanan dinas Dalam Kota
i. Rekap Perjalanan Dinas Paket Full Board Dalam Kota j. Rekap Perjalanan Dinas Paket Full Board Luar Kota k. Rekap Biaya
l. Monitoring Penerbitan Nominatif
Gambar 26 Laporan Realisasi Anggaran
Gambar 27 Laporan SPPD Bulanan
Gambar 28 Laporan SPPD Per Pegawai
Gambar 29 Laporan SPD Perpegawai Bulanan
Gambar 30 Laporan SPD Perpegawai Tahunan
3. MENU MASTER
Menu master digunakan oleh pengguna untuk menambahkan data pegawai yang sedang menjalankan perjalanan dinas tidak ada datanya dalam aplikasi :
Gambar 31 Menu Daftar Non PNS
Gambar 32 Menu Menambahkan data NonPNS
4. MENU MASTER
Untuk keluar system pilih menu logout di pojok kanan atas seperti terlihat pada gambar berikut ini;
