Surat Permintaan Penawaran adalah surat yang berasal dari calon pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta keterangan daftar harga barang-barang atau jasa yang hendak dibeli dari penjual. Di dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meminta keteranga-keterangan tentang:
1. Nama, jenis, tipe, ukuran, kapasitas, model barang; 2. Cara pembayaran;
3. Cara penyerahan/pengiriman barang; 4. Keterangan teknis dan perawatannya 5. Contoh barang; dan
6. Kemudahan-kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli seperti service, garansi, fasilitas, dan lain-lain.
Selain daftar harga, dalam surat permintaan penawaran dapat juga diminta keterangan-keterangan yang lengkap berhubungan dengan barang yang dipesan berupa: sample, leaflet, booklet, brosur/prospectus, dan katalogus.
Keterangan-keterangan mengenai keadaan barang-barang tertentu biasanya sudah tercakup dalam bentuk :
a. Brosur/ prospectus, yaitu lembaran keterangan mengenai barang yang akan dipromosikan dari suatu produk yang baru. Keterangan yang tercakup di dalam brosur adalah keadaan barang, merk barang, harga, cara pembayaran, dan syarat lain yang berhubungan dengan jual beli.
suatu barang secara lengkap dan jelas.
c. kertas selebaran (leaflet), yaitu selebaran kertas berlipat yang memuat gambar-gambar yang dilengkapi dengan keterangan-keterangan berupa: - cara penggunaan/pemakaian alat-alat dilengkapi contoh
- kapasitas produksi barang
- penggunaan bahan bakar dan listrik - jenis, ukuran, tipe, dan model
d. katalogus, yaitu daftar yang memuat berbagai jenis produk dari suatu perusahaan, berbentuk selebaran atau buku yang memuat keterangan tentang: - gambar-gambar barang yang ditawarkan dalam ukuran tertentu
- ukuran, tipe, model, dan kegunaan barang - harga barang
- keterangan singkat mengenai barang
Jadi surat permintaan penawaran adalah surat pembeli. Sebagai surat pembeli kedudukannya lebih kuat dan penyusunannya tidak perlu dalam gaya yang menarik, dan memberikan keyakinan bahwa hubungan dagang yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Dalam hal ini penyusunan susunan surat dapat dimulai dengan memperkenalkan keadaan perusahaan atau dapat dimulai dengan mengemukakan alasan yang menarik perhatian calon relasi dan setiap pokok yang dikemukakan perlu mendapat perhatian yang penuh.
Contoh : Surat Permintaan Penawaran
PT ADI SARI DELTA Jl. Gajah Mada No. 100
JAKARTA TIMUR
No. : 25/ASD/VIII/2006 5 Agustus 2006
Kepada Yth. Bapak Pimpinan PT Kualitas Prima
u.p. Bapak Murni Hakim Jl. Melati Blok B No. 23 Semarang
Hal : Permintaan Penawaran Komputer
Dengan hormat,
Sehubungan rencana membuka kantor cabang yang baru, kami membutuhkan alat-alat kantor berupa komputer, filing kabinet, faksimili dan meja kantor.
Untuk itu, kami minta Saudara mengajukan penawaran barang-barang tersebut. Akan lebih baik, bila dikirimkan seorang sales untuk mengadakan demo penggunaan alat-alat tersebut. Disamping itu, kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Harga satuan
2. Cara pembayaran
3. Cara penyerahan barang 4. Jumlah barang yang tersedia
5. Katalog atau brosur barang yang ditawarkan Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E.
Kep. Bag. Umum RS/mr
1. Pelajari surat permintaan penawaran tersebut !
2. Buatlah surat permintaan penawaran melalui keterangan berikut: Kelompok 1
Buatlah surat permintaan penawaran Notebook merk Acer oleh perusahaan Atma Jaya sebagai fasilitas karyawan yang beralamat di jalan Kemuning No. 25 Semarang, Phone (325333). Perusahaan memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, brosur kepada PT ACER TECNOLOGY yang beralamat di jalan Pandan Wangi 210 Jakarta 10601, Phone (021) 420865, menggunakan bentuk surat full block style.
Kelompok 2
Buatlah surat permintaan penawaran AC merk LG oleh perusahaan Maju Jaya untuk fasilitas kantor yang beralamat di jalan Karang Turi No. 29 Solo, Phone (325341). Perusahaan memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, brosur kepada PT LG yang beralamat di jalan Majapahit 425 Jakarta 10601, Phone (021) 420855, menggunakan bentuk surat block style.
Kelompok 3
Buatlah surat permintaan penawaran macam-macam elektronik merk Samsung oleh Toko Samsung Elektronik untuk persediaan toko yang beralamat di jalan Jendral Sudirman No. 30 Salatiga, Phone (325325). toko memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, brosur kepada PT Samsung yang beralamat di jalan Gerilya 400 Jakarta Selatan 10601, Phone (021) 420525, menggunakan bentuk surat semi block style.
Kelompok 4
Buatlah surat permintaan penawaran perumahan Pondok Asri oleh perusahaan Maju Jaya yang beralamat di jalan Durian No. 29 Solo, Phone (325341) untuk fasilitas rumah dinas karyawan. Perusahaan memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, brosur kepada PT Perum Pondok Asri yang beralamat di jalan Mangga 2 Solo, Phone (021) 410822, menggunakan bentuk surat Hanging Paragraph Style.
Kelompok 5
Buatlah surat permintaan penawaran kertas Sinar Dunia oleh toko Sukses yang beralamat di jalan Jendral Sudirman Salatiga, Phone (325377) untuk persediaan barang. Toko memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, dan pengiriman kepada PT Sinar Dunia yang beralamat di jalan Anggrek 2 Semarang, Phone (021) 410890, menggunakan bentuk surat full block style. Kelompok 6
Buatlah surat permintaan penawaran perabot rumah tangga oleh toko Columbus yang beralamat di jalan Jendral Sudirman Salatiga, Phone (325660) untuk persediaan barang. toko memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara bayar, dan pengiriman kepada PT Olympic yang beralamat di jalan Mawar Surakarta, Phone (021) 410888, menggunakan bentuk surat block style.
Kelompok 7
Buatlah surat permintaan penawaran Alat Tulis Kantor oleh Perusahaan Sinar Mas yang beralamat di jalan Diponegoro Salatiga, Phone (325999) untuk persediaan barang. toko memerlukan keterangan tentang spesifik harga, cara
Raya Ungaran, Phone (021) 410234, menggunakan bentuk surat semi block style.
Kelompok 8
Buatlah surat permintaan penawaran sepatu merk Piero oleh toko Ramayana yang beralamat di jalan Tentara Pelajar Salatiga, Phone (325222) untuk stok barang. toko memerlukan keterangan tentang spesifik harga, model & ukuran, cara bayar, dan pengiriman kepada PT Piero yang beralamat di jalan Merpati Jakarta, Phone (021) 410333, menggunakan bentuk surat Hanging Paragraph Style.
Lampiran 9
Kunci Jawaban Kerja Kelompok Pertemuan Pertama Siklus I
Kelompok 1
P T A T M A JA Y A Jl. Kemuning No. 25 , Phone (325333)
Semarang
31 Oktober 2011 No. : 25/AJ/X/2011
Yth. Bapak Pimpinan PT Acer Teknology Jl. Pandan Wangi 210 Jakarta 10601
Hal : Permintaan Penawaran Notebook Acer Dengan hormat,
Sehubungan rencana penerimaan karyawan yang baru, kami membutuhkan fasilitas karyawan dalam kenyamanan bekerja berupa Notebook.
Berhubung kami baru pertama kali mengadakan hubungan dagang dengan perusahaan anda, untuk itu, kami minta Saudara mengajukan penawaran barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran
3. Brosur barang yang ditawarkan
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Kep. Bag. Umum RS/mr
P T M A JU JA Y A Jl. Karang Turi No. 29, Telp. 325341
Solo
No. : 25/MJ/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT LG
Jl. Majapahit 425 Jakarta 10601
Hal : Permintaan Penawaran AC Merk LG Dengan hormat,
Sehubungan pengadaan kantor yang baru, kami membutuhkan fasilitas kantor untuk kenyamanan bekerja berupa AC.
Berhubung kami baru pertama kali mengadakan hubungan dagang dengan perusahaan anda, untuk itu, kami minta Saudara mengajukan penawaran barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran
3. Brosur barang yang ditawarkan
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Kep. Bag. Umum RS/mr
Kelompok 3
T OK O SA M SU N G ELEK T R ON I K Jl. Jendral Sudirman, Telp. 325325
Salatiga
No. : 25/SE/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT SAMSUNG Jl. Gerilya 400 Jakarta Selatan 10601
Hal : Permintaan Penawaran Elektronik Dengan hormat,
Sehubungan adanya banyaknnya permintaan dari pelanggan, kami membutuhkan persediaan macam-macam barang elektronik bermerk Samsung.
Berhubung perusahaan Saudara memiliki aneka produk Samsung terbaru, untuk itu kami minta Saudara mengajukan penawaran barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran
3. Brosur barang yang ditawarkan
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Pemilik Toko RS/mr
P T M A JU JA Y A Jl. Durian No. 29, Telp. 325341
Solo
No. : 25/MJ/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT Perum Pondok Asri Jl. Mangga 2
Solo
Hal : Permintaan Penawaran Perum Pondok Asri Dengan hormat,
Sehubungan dengan pengadaan rumah dinas karyawan perusahaan, kami membutuhkan fasilitas rumah dinas untuk kenyamanan karyawan kami.
Berhubung adanya pembangunan perumahan di Perusahaan Saudara, maka kami ingin menjalin hubungan kerja sama dengan perusahaan Saudara. Kami minta Saudara mengajukan penawaran tentang perumahan tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran
3. Brosur perumahan yang ditawarkan Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Kep. Bag. Umum RS/mr
Kelompok 5
T OK O SU K SES
Jl. Jendral Sudirman, Phone (325377) Salatiga
31 Oktober 2011 No. : 25/SKS/X/2011
Yth. Bapak Pimpinan PT Sinar Dunia Jl. Anggrek 2 Semarang
Hal : Permintaan Penawaran Kertas Sinar Dunia Dengan hormat,
Sehubungan dengan banyaknnya permintaan dari pelanggan, kami membutuhkan persediaan kertas Sinar Dunia di toko kami.
Berhubung perusahaan Saudara memiliki aneka jenis kertas Sinar Dunia, untuk itu kami minta Saudara mengajukan penawaran barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran 3. Cara pengiriman
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Pemilik toko RS/mr
T OK O COLU M BU S Jl. Jendral Sudirman, Telp. 325660
Salatiga
No. : 25/CLB/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT OLYMPIC Jl. Mawar Surakarta
Hal : Permintaan Penawaran Perabot Rumah Tangga Dengan hormat,
Sehubungan dengan banyaknnya permintaan perabot rumah tangga dari pelanggan, kami membutuhkan persediaan barang-barang tersebut di toko kami.
Berhubung perusahaan Saudara memiliki aneka jenis perabot rumah tangga, untuk itu kami minta Saudara mengajukan penawaran barang-barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga 2. Cara pembayaran 3. Cara pengiriman
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Pemilik toko RS/mr
Kelompok 7
P T SI N A R M A S Jl. Diponegoro, Telp. 325999
Salatiga
No. : 25/SM/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT SIDU
Jl. Kemuning Raya Ungaran
Hal : Permintaan Penawaran Alat Tulis Kantor Dengan hormat,
Sehubungan dengan persediaan alat tulis kantor di perusahaan kami hampir habis, maka kami membutuhkan stok persediaan alat tulis kator untuk satu bulan kedepan.
Berhubung perusahaan Saudara menyediakan aneka alat tulis kantor, untuk itu kami minta Saudara mengajukan penawaran barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
4. Spesifik harga 5. Cara pembayaran 6. Cara pengiriman
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Kepala Gudang RS/mr
T OK O R A M A Y A N A Jl. Tentara Pelajar, Telp. 325222
Salatiga
No. : 25/MJ/X/2011 31 Oktober 2011
Yth. Bapak Pimpinan PT Piero
Jl. Merpati Jakarta
Hal : Permintaan Penawaran Sepatu Merk Piero Dengan hormat,
Sehubungan dengan pengadaan stok barang di toko kami, maka kami membutuhkan pasokan barang dengan model terbaru di toko kami.
Berhubung produk sepatu di Perusahaan Saudara menarik minat pembeli, maka kami ingin menjalin hubungan kerja sama dengan perusahaan Saudara. Kami minta Saudara mengajukan penawaran tentang barang tersebut. Kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Spesifik harga
2. Jenis model dan ukuran 3. Cara pembayaran 4. Cara pengiriman
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Salam, S.E. Pemilik Toko RS/mr
Lampiran 10