Pendahuluan
Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan yang harus dicapai oleh semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses penetapan tujuan membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan. Pada perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan aktiva lancar yang relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama perusahaan berhubungan dengan persediaan.
Pembelian untuk persediaan barang dagangan yang terlalu besar hanya merupakan pemborosan dalam bentuk biaya dana yang tertanam dalam persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko kerusakan juga mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian yang relatif kecil dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak terpenuhinya kebutuhan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan percaya pada perusahaan. Keadaan ini dapat menyebabkan pelanggan akan beralih ke perusahaan lain yang melakukan kegiatan sejenis. Agar perencanaan yang dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan dapat dilakukan secara pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dengan melihat adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian penerimaan, bagian penyimpanan, bagian pengiriman, dan bagian pencatatan. Selain itu, pengawasan juga perlu untuk menjaga agar persediaan berada pada tingkat persediaan sesuai dengan kebutuhan agar kelancaran operasi perusahaan tidak terganggu.
Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Pada umumnya pihak manajemen perusahaan memiliki dua pilihan, yaitu menerbitkan saham baru atau melakukan pinjaman dari pihak luar baik dalam hutang jangka pendek maupun hutang jangka panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 37 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 38 3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :
1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 39 Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian-bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian
Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 40 4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
2. Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.
3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut :
a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha.
b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.
Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar ),menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 41 Penjelasan Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan .pemisah kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian .pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang :
1. Tidak dipesan oleh perusahaan
2. Jenis ,spesifikasi ,kuantitas , dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang di pesan oleh perusahaan
3. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Berdasarkan unsur pengendalian intern yang baik ,fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain ,hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan .
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpananbarang.Kedua fungsi harus dipisah karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian dan kegiatan penyimpanan barang dan pelayanan memerlukan keahlian dalam pengelola penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
Dengan melakukan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut ,setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan :
Surat permintaan pembelian di otorisasi oleh fungsi gudang ,untuk barang yang disimpan dalam gudang ,atau oleh kepala fungsi pemakai barang ,untuk barang yang langsung pakai
Surat order pembelian di otorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
Bukti kas keluar di otorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
1. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan telah memesan barang dengan jumlah ,jenis spesifikasi ,kuantitas, dan mutu barang ,serta waktu penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan barang yang dipesan dalam surat order pembelian.
3. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
4. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 42 5. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi
wewenang untuk itu Praktik yang Sehat
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Sistem Informasi Akuntansi Hutang
Hutang sering disebut juga sebagai kewajiban, dalam pengertian sederhana dapat diartikan sebagai kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain. Untuk menentukan suatu transaksi sebagai hutang atau bukan sangat tergantung pada kemampuan untuk menafsirkan transaksi atau kejadian yang menimbulkannya, seperti yang dikemukakan oleh FASB berikut ini dalam Statement of Financial Accounting Concept No.6 yang terdapat pada buku Chariri dan Ghozali (2005 : 157), yaitu ―hutang adalah pengorbanan manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa yang mendatang yang mungkin timbul dari kewajiban sekarang dari suatu entitas untuk menyerahkan aktiva atau memberikan ke entitas lain dimasa mendatang sebagai akibat transaksi di masa lalu‖.
Munawir (2004 : 18) berpendapat bahwa ―hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor‖, sedangkan dalam hal ini Hongren, et al. (2006 : 505) menyatakan bahwa ―hutang merupakan suatu kewajiban untuk memindahkan harta atau memberikan jasa di masa yang akan datang‖. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hutang adalah kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar dengan uang, barang, atau jasa pada saat jatuh tempo.
Hutang Jangka Pendek
Kadang kala perusahaan meminjam uang dalam jangka pendek untuk kegiatan operasi perusahaan yang biasa disebut dengan hutang (kewajiban) jangka pendek atau lancar. Yusuf (2005 : 230) mendefinisikannya sebagai berikut ―kewajiban lancar adalah hutang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun atau siklus akuntansi operasi normal perusahaan, (2) dengan menggunakan aktiva lancar atau hasil pembentukan kewajiban lancar yang lain‖. Lebih jelas lagi Niswonger, et al. (2000 : 441) berpendapat
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 43 bahwa ―kewajiban lancar adalah kewajiban yang harus dibayar dengan aktiva lancar serta jatuh tempo dalam jangka pendek, biasanya satu tahun‖.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka pendek adalah kewajiban yang akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau siklus operasi normal perusahaan dan harus dilunasi dengan menggunakan aktiva lancar, serta kewajiban tersebut berdasarkan transaksi yang telah terjadi.
Hutang Jangka Panjang
Hutang jangka panjang menurut Kieso (2002 : 242) ―terdiri dari pengorbanan manfaat ekonomi yang sangat mungkin di masa depan akibat kewajiban sekarang yang tidak dibayarkan dalam satu tahun atau siklus operasi perusahaaan, mana yang lebih lama‖.
Pengertian hutang jangka panjang oleh Dyckman, et al. (2000 : 218) adalah ―kewajiban dengan jangka waktu yang melebihi satu tahun dari tanggal neraca atau siklus operasi, mana yang lebih lama‖.
Baridwan (2000 : 365) mengatakan bahwa ―hutang jangka panjang digunakan untuk menunjukkan hutang-hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu lebih dari satu tahun atau akan dilunasi dari sumber-sumber yang bukan dari kelompok aktiva lancar‖. Senada dengan pendapat yang dikemukakan oleh Gunadi (2005 : 83) bahwa
―kewajiban jangka panjang merupakan hutang yang tidak akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau yang pengeluarannya tidak menggunakan sumber aktiva lancar‖.
Berdasarkan definisi dan penjelasan para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hutang jangka panjang merupakan pinjaman yang diperoleh perusahaan dari pihak ketiga atau kreditor, yang jatuh temponya lebih dari satu tahun, dan dilunasi dengan sumber-sumber yang bukan dari aktiva lancar, serta jumlah hutang jangka panjang tersebut tidak boleh melebihi jumlah modal sendiri.
Laba Usaha
Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk memperoleh laba semaksimal mungkin. Informasi mengenai laba sebuah perusahaan dapat diperoleh dalam laporan keuangan yaitu, laporan laba/rugi. Informasi tersebut digunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan untuk membuat keputusan.
Suatu perusahaan dikatakan akan berhasil apabila dalam kegiatan operasionalnya memperoleh laba. Pengertian laba secara konsep yang terdapat di dalam buku Harnanto (2002 : 91), ―laba adalah suatu pengembalian dari dan dalam jumlah di atas investasinya‖.
Secara umum laba diperoleh setelah pendapatan dikurangi biaya, seperti yang dikemukakan oleh Soemarso (2005 : 230), ―laba adalah selisih lebih pendapatan atas beban sehubungan dengan kegiatan usaha‖. Menurut Gade dan Wasif (2000 : 11), ―laba yang diperoleh perusahaan adalah selisih antara pendapatan dan biaya‖, apabila pendapatan melebihi biaya yang dikeluarkan berarti perusahaan mendapatkan laba dan sebaliknya jika
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 44 biaya melebihi pendapatan berarti perusahaan menderita rugi. Oleh karena itu, laba adalah hasil pengurangan antara pendapatan dengan biaya, maka manajemen perusahaan harus dapat menentukan jumlah pendapatan yang akan dihasilkan dan jumlah biaya yang akan terjadi dalam periode yang bersangkutan.
Semua perusahaan membutuhkan modal pada saat pendiriannya dan juga memerlukan dana setelah perusahaan itu berdiri untuk pengoperasiannya serta untuk mengembangkan usahanya. Dana tersebut ada yang berasal dari pemilik atau modal sendiri ataupun yang berasal dari pihak luar atau modal asing yang disebut dengan hutang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.
Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Modal bagi perusahaan merupakan sumber dana yang mendukung dan menjamin kelangsungan kegiatan perusahaan, dengan tersedianya modal yang cukup, diharapkan dapat menjamin kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan kegiatan usahanya dan meningkatkan jumlah pendapatan yang akhirnya akan meningkatkan laba.
Prosedur yang diterapkan untuk kegiatan pembelian di dalam sebuah perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tergantung dari jenis perusahaan serta volume kegiatan pembelian. Misalnya dalam toko eceran kecil, mungkin pemilik toko tersebut yang mengerjakan seluruh kegiatan pembelian. Tetapi untuk perusahaan besar, semua prosedur yang berhubungan dengan pesanan pembelian dipisatkan pada satu atau beberapa bagian yang khusus menangani masalah ini. Misalnya bagian pembelian yang bertugas menyimpan catalog dan data lain mengenai kualitas, harga barang, perkembangan harga dan informasi-informasi lain yang akan menambah efisiensi kerja di bagian pembelian.
Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, semua pesanan untuk pembelian barang dagangan, peralatan, perlengkapan, serta aktiva-aktiva lainnya, maka pesanan tersebut sebaik-baiknya dilakukan secara tertulis sebagai bukti. Sebuah pesanan mungkin ditulis dalam formulir khusus yang telah disediakan dan dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan :
o Keaslian sebagai tanda bukti pemesanan
o Tembusan dari surat pesanan tersebut ditahan sebagai bukti telah melakukan pemesanan
Yang paling penting tercantum di dalam faktur antara lain:
o Nama dan alamat, baik penjual maupun pembeli o Tanggal terjadinya transaksi
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 45 o Syarat-syarat pembayaran
o Cara pengiriman dan keterangan lainnya mengenai harga dan jumlah barang.
Berbagai aktivitas terkait dalam sistem pemrosesan pembelian :
Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemsaik, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirim ke pemasok dan proses utang usaha.
Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hanya terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.
Buku besar menerimas informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat kea kun utang usaha serta akun pengendali persddiaan.
Dokumen, Laporan dan Catatan Akuntansi yang diusulkan:
1. Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari:
a. Surat Permintaan Pembelian (SPP)
b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) c. Purchase Order (PO)
d. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP) e. Bukti Barang Masuk (BBM)
f. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) g. Bukti Barang Keluar (BBK)
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 46
STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 46