PERTEMUAN I. Informasi awal akuntansi

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 1

PERTEMUAN I

Informasi awal akuntansi

1. Definisi Sistem, Prosedur dan Sistem Akuntansi

W. Gerald Cole mengemukakan―Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.‖ ―Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi‖. Sedangkan Howard F. Settler: ―Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi‖

2. Unsur-unsur Sistem akuntansi

Unsur suatu sistem akuntansi adalah : 1. Formulir

2. Jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan.

Elemen-Elemen Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi Utama :

§ Laporan keuangan & lap. Lainnya.

§ Klasifikasi rekening,riel & nominal

§ Buku besar (umum & pembantu)

§ Jurnal

§ Bukti transaksi

Sistem Penjualan & Penerimaan Kas

§ Order penjualan, perintah pengiriman & pembuatan faktur (penagihan)

§ Distribusi penjualan

§ Piutang

§ Penerimaan uang dan pengawasan kredit

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 2 Sistem Pembelian & Pengluaran Kas

§ Order pembelian & lap. Pnrm. brg

§ Distribusi pembelian dan biaya

§ Utang (voucher)

§ Prosedur pengeluaran uang

Sistem Pencatatan Waktu & Penggajian :

§ Personalia

§ Pencatatan waktu

§ Penggajian

§ Distribusi gaji dan upah Sistem Produksi dan Be Produksi :

§ Order produksi

§ Pengawasan persediaan

§ Akuntansi biaya Tujuan Sistem Akuntansi

Dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri, sistem akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Tujuan sistem akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Dari setiap sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai sistem mempunyai tujuan yang sama, sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem akuntansi dapat dikemukakan dibawah ini.

Tujuan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:20) adalah : “Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

2. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern, yaitu untuk

memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi, dan untuk menyediakan

catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.‖

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 3 Dari uraian tujuan sistem akuntansi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti.

3. Formulir, jurnal, buku besar dan buku pembantu

Unsur dari sebuah sistem akuntansi adalah formulir, catatan (yang terdiri jurnal, buku besar dan buku pembantu), serta laporan.

 Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan ke dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

 Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Jurnal ini kemudian di-posting ke akun yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

 Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakn untuk mengklasifikasi data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

Perkiraan-perkiraan dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

 Buku Pembantu, jika data keuangan diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dan akun- akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu nama debitur secara lebih detil, maka dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi data tiap-tiap debitur tersebut.

 Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa

neraca (laporan posisi keuangan), laporan rugi laba (laporan aktivitas), laporan

realisasi anggaran, daftar piutang dan hutang, misalnya. Laporan akan berisi

informasi yang merupakan keluaran akhir dari sistem akuntansi.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 4 4. Simbol bagan alir dokumen

Pengertian dan Definisi Flowchart

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:

1. Bagan alir sistem (systems flowchart).

2. Bagan alir dokumen (document flowchart).

3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).

4. Bagan alir program (program flowchart).

5. Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-

prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di

sistem.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 5 Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program.

Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

Process Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

Simbol dan Notasi Flowchart

Dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program. Dan dibagi

menjadi tiga kelompok :

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 6

♦ Flow Direction Symbols ♦

dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya

Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain)

Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar/halaman yang sama)

♦ Processing symbols ♦

Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur

Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer)

Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukanoleh komputer)

Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban/aksi)

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan

yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage)

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 7 Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)-

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan)

-

Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard)

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard)

♦ Input-output symbols ♦

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita

magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 8 - Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)-

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)

Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas)

Pedoman Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja

5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 9 5. Sistem Pengendalian Internal

Sistem Pengendalian Intern Seperti Pengertian Yang Dikeluarkan Oleh Aicpa (American Institute Certified Public Accountant) pada tahun 1949.

Pengertian:

Arti sempit : pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing).

Arti luas : pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. (AICPA)

Guna Sistem Pengawasan Intern

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efisiensi dalam operasi

4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Elemen Pokok Sistem Pengawasan Intern

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab fungsional secara tepat.

b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna unt melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik utang-utang, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya.

c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi- fungsi setiap bagian dalam organisasi.

d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur Organisasi

- Perbedaan struktur organisasi ; luas, jenis dan banyaknya cabangvh - Dasar penyusunan struktur organisasi

- Struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional

- Contoh: Gudang bahan baku – bagian pembelian – bagian penerimaan barang – bagian

akuntansi

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 10 Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan

Guna : untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Pengklasifikasian data dalam buku besar (chart of account).,

Praktek-praktek Yang Sehat :

Maksudnya : setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sehingga diharapkan harta dan utang perusahaan dapat lebih terjamin.

Beberapa contoh praktek yang sehat : - Formulir bernomor urut tercetak - Audit mendadak

- Wajib cuti sementara - Rotasi jabatan

- Pemanfaatan jasa asuransi

- Pencocokan jumlah-jumlah pisik dengan catatan.

Pegawai Yang Cukup Cakap :

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Bagaimana agar didapat tingkat kecakapan pegawai yang cukup ? Mulai dari penerimaan pegawai.

Pengawasan-Pengawasan Tambahan

Selain keempat elemen pokok diatas, diperlukan pengawasan tambahan yang terdiri dari laporan-laporan, budget/standar dan suatu staff audit intern.

Laporan

Merupakan alat bagi suatu bagian dalam perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Agar laporan itu berfungsi dengan baik, maka ada 5 prinsip dasar sebagai berikut :

1. Pertanggungjawaban 2. Pengecualian

3. Perbandingan 4. Ringkas 5. Komentar Standar/budget

Merupakan alat untuk mengukur realisasi, sehingga dapat diketahui penyimpangan-

penyimpangan yang terjadi.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 11 Staf Audit Intern

Merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan.

PENGAWASAN AKUNTANSI DAN ADMINISTRATIF a. Pengawasan akuntansi

§ Terdiri dari struktur organisasi dan semua metode, prosedur-rposedur serta catatan- catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan financial.

§ Contoh : pemisahan tugas diantara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak pelaksana, pengawasan fisik atas aktiva dan internal control.

§ Pengawasan akuntansi (accounting control) disebut juga preventive control.

§ Tujuan : untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan.

b. Pengawasan administratif

§ Terdiri struktur organisasi dan semua metode, prosedur-prosedur serta catatan- catatan yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya mempunyai hubungan tidak langsung dengan catatan finansial.

§ Contoh : analisis statistik, laporan pelaksanaan (performance reports), program latihan karyawan dan quality control.

§ Pengawasan administratif (administrative control) disebut juga feedback control.

§ Tujuan : untuk memperoleh informasi mengenai hasil operasi, apakah pelaksanaan

pekerjaan menyimpang dari rencananya, ada ketidakefisienan atau tidak.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 12

PERTEMUAN II & III

System akuntansi penjualan & PENERIMAAN KAS

1. Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

S istem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.

Dalam hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir.

3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran.

4. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai

Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :

 Faktur penjualan tunai (FPT)

Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu:

- lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa,

- lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya

sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 13 dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan

- lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan.

 Pita Register kas

Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.

b. Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001:214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah :

 Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.

Tembusan dokumen ini berupa : - Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit.

- Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

- Surat Muat (Bill of Lading)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

- Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang- barang yang diterimanya.

- Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim

ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai

dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke

fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu

gudang.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 14

 Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.

 Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

 Faktur Penjualan dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa : - Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

- Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

- Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

- Tembusan wiraniaga (Sales person Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk

memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah

dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan

yang menjadi haknya.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 15

 Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

 Bukti Memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

5. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai

Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :

 Bagian Order Penjualan

Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kassa.

 Bagian Kassa

Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.

 Bagian Pembungkus

Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.

 Bagian Akuntansi

Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

b. Penjualan Kredit

Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit

berdasarkan pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait

dengan penjualan kredit meliputi :

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 16

 Bagian Penjualan

Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)

 Departemen Kredit

Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

 Gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.

 Departemen Pengiriman

Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan.

Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :

Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.

Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.

Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.

 Departemen Penagihan

Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan

pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.

 Departemen Akuntansi

Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku

besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta

mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 17 meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi.

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

Mulyadi (2001:232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order penjualan, laporan pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan penagihan, dan laporan pencatatan penjualan.

6. Pencatatan dalam transaksi penjualan Tunai dan Kredit Jurnal pada saat terjadi Penjualan Tunai :

Cash xxx

Sales xxx

Jurnal pada saat terjadi penjualan kredit :

Cash xxx

Account Receivable xxx 7. Prosedur dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit

Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ‖suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.

 Prosedur Penjualan Tunai

Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut : o Prosedur order penjualan

Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur.

o Prosedur penerimaan kas

Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima

faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus

mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register

yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 18 diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.

o Prosedur penyerahan barang

Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantiítas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman

o Prosedur pencatatan kas

Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang.

 Prosedur Penjualan Kredit

Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :

o Proses penjualan

Proses penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang berkaitan dengan masalah penjualan.

o Proses Kredit

Fungsi dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan. Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi.

o Proses Penagihan

Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S. Hopwood:312).

o Proses Pengeluaran Barang dari Gudang

Salinan surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas

adanya pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang

mengisyaratkan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang

diinginkan oleh pelanggan sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 19 dimaksud. Setelah petugas menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di gudang sebagai catatan transaksi.

o Proses Pengiriman Barang

Pengiriman barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang). Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut.

o Proses Update Persediaan

Dalam hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan, dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan disimpan.

o Proses Piutang Dagang

Bagian yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum (general ledger).

o Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger)

Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen penagihan.

8. Pengendalian internal atas Penjualan Tunai dan Kredit

Dalam hal penjualan tunai hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi adanya

kecurangan yang rentan dilakukan oleh pegawai sebaiknya dilakukan pemisahan tugas

antara orang yang mengelola penjualan dengan yang mengelola kas sementara (kassa)

seharusnya tidak dikelola oleh satu orang saja untuk menghindari adanya penggelapan

dana yang akan dilakukan oleh kassa secara mudah. Selain itu pita cash register juga

akan Sangat berperan besar dalam hal penanggulangan penggelapan dana yang dilakukan

oleh kassa dengan cara mengeluarkan cash register sebagai bukti pembayaran yang

dilakukukan oleh pelanggan, karena pelanggan dapat mengecek kesesuaian jumlah yang

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 20 harus dibayar dengan jumlah pembyaran yang akan diserahkan kepada kassa.

Pengendalian internal dalam penjualan kredit dapat dilakukan dengan cara pencatatan penjualan yang didukung oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan yang telah disetujui untuk menghindari adanya penjualan fiktif.

Selain itu adanya otorisasi kredit atas transaksi penjualan yang sah dalam untuk setiap prosedur persetujuan kredit sebelum pengiriman, otorisasi pengiriman barang, dan otorisasi penentuan harga dan syarat-syarat penjualan, pengangkutan dan potongan secara jelas.

Unsur Pengendalian Intern:

Organisasi

1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit

Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat ditagih)

3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas

Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu

fungsi tersebut.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 21

Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan

transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan

karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 22

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 23 Uraian Prosedur

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat

persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock &

Delivery.

5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan

apakah order ini dapat dipenuhi

4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan

2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak

tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang

dagang.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 24 3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit

5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan

8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang

2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery 2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 25 10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani

ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir) Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

5. Menyerahkan barang kepada customer

6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir) 9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian

Stock & Delivery. (melalui Kurir) Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

2. Menerbitkan faktur pajak.

3. Menerbitkan listing penjualan harian 4. Mendistribusikan Dokumen

1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar

5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan.

Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

Bagian Piutang

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 26 1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan.

Perekaman meliputi data transaksi piutang

3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

6. Membuat surat penagihan B. Bagian buku besar

Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2. Menerima copy Faktur Pajak.

3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada

kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani

oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu

bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 27 9. Kegiatan retur penjualan, informasi yang diperlukan dan dokumen-dokumen yang

ditangani

Sistem Retur Penjualan

Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer karena hal tertentu, mungkinkarena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yangdiinginkan customer dll.Banyak akuntan menyelesaikan masalah retur ini dengan membatalkan atau menghapus ataumerevisi Dokumen penjualan. Hal ini memang merupakan cara termudah namun adainformasi yang mungkin penting yang dihilangkan dengan cara tersebut.

Pada laporan penjualan juga akan terlihat nomor urut yang hilang sehingga menimbulkan keragu2an bagi penerima laporan, sehingga timbul tidak percaya sehingga lemah dalam pengawasan.Manajemen perusahaan perlu mengetahui dan mengevaluasi kenapa barang tersebutdikembalikan oleh customer untuk menghindari atau meminimalkan hal serupa terjadi dimasayang akan datang, karena bagaimanapun hal tersebut menyebabkan kerugian bagi perusahaan dalam hal waktu, daya dan juga biaya.

Ketiga hal tersebut adalah faktor pentingyang terbuang sia-sia yang seharusnya perlu dicatat, diperiksa dan dievaluasi. Sekaligus jugamenhindari peluang terjadinya perilaku tidak sehat dalam usaha anda.Mencatat Retur penjualanDalam mencatat penerimaan retur sering terdapat persepsi yang berbeda karena seringdibandingkan dengan penjualan sehingga bila terjadi retur akan mengurangi penjualan makaakan dicatat mengurangi Pengeluaran hal ini sama hasilnya dengan menghapus, merevisi ataumembatalkan dokumen penjualan termasuk pembatalan faktur pajak.

Dalam persepsi lainkami memandang bahwa retur adalah unsur penerimaan yang akan menambah persediaansejumlah barang retur yang diterima dan menjadi Bukti bagi bagian akuntansi untuk mendebet retur penjualan dan mengkredit piutang sehingga nilai penjualan dan piutang berkurang serta persediaan akan bertambah. Dengan persepsi ini Pengeluaran tidak sebandingdengan penjualan. Cara mana yang akan digunakan keduanya memiliki kelebihan dankekurangan.

Bila dicatat mengurangi Pengeluaran maka akan terlihat Pengeluaran selalusebanding dengan penjualan sedangkan bila dicatat sebagai penerimaan maka akan terlihat angka Pengeluaran lebih besar dari penjualan dan selisihnya adalah angka yang menunjukan pemborosan yang terjadi. Pemborosan tersebut adalah hal yang perlu mendapat perhatian.Bila anda tidak memerlukan ini maka anda dapat lakukan cara yang dilakukan pada persepsiyang pertama tanpa perlu menggunakan form Credit Note sebagai Bukti penerimaan barangretur.

Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah:

a. Fungsi Penjualan

fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai

pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 28 b. Fungsi Penerimaan

fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

c. Fungsi Gudang

fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan d. Fungsi Akuntansi

fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:

a. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

b. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan

c. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli d. Nama dan alamat pembeli

e. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.

g. Otorisasi pejabat berwenang

Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:

a. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

b. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen

pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi

penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima

oleh pembeli.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 29 Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:

 Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan

Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan.

 Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.

 Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.

 Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:

 Prosedur pembuatan memo kredit

Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli

 Prosedur penerimaan barang

Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.

 Prosedur pencatatan retur penjualan

Dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan

penjualan akibat dari transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam

jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 30

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 31 Siklus Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Siklus penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu rangkaian aktivitas bisnis, dimana perusahaan menerima kas masuk yang berasal dari penjualan tunai yang dilakukan dalam bisnis normalnya. Dalam hal ini, sumber penerimaan kas yang dimiliki oleh perusahaan berasal dari penjualan tunai, dimana pelanggan langsung melakukan pembayaran secara cash dan tidak melakukan pembelian secara kredit. Pelanggan dalam hal ini menjadi salah satu sumber dari siklus penerimaan kas dari penjualan tunai.

Entitas yang paling utama dalam siklus ini yaitu Pelanggan.

A. Prosedur Penerimaan Kas dari penjualan tunai:

1. Pelanggan yang merasa cocok dengan produk yang sudah dipilih melakukan pembayaran secara tunai ke Kasir.

2. Kasir menerima pembayaran tunai (kas) dari Pelanggan. Kemudian Kasir membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) dan dikirimkan ke Bagian Keuangan.

3. Bagian Keuangan membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Pimpinan dan Lembar 2 disimpan sebagai arsip.

B. Job desc dari masing-masing entitas:

1. Pelanggan Costumer atau pembeli melakukan pembelian produk perusahaan Melakukan pembayaran secara tunai/cash ke kasir

2. Kasir Menerima pembayaran tunai dari pelanggan dalam bentuk uang tunai Membuat laporan penerimaan kas (LPK) yang dikirimkan ke bagian keuangan 3. Bagian keuangan Menerima laporan penerimaan kas (LPK) dari kasir Membuat

laporan penjualan tunai (LPT) rangkap 2: Lembar ke-1 : dikirimkan ke pimpinan sebagai laporan dan bukti penjualan Lembar ke-2 : disimpan sebagai arsip

4. Pimpinan Menerima laporan penjualan tunai (LPT) dari bagian keuangan C. Dokumen yang tersedia:

1. Laporan Penerimaan Kas (LPK)

Laporan Penerimaan Kas ini digunakan sebagai lembar pertanggungjawaban yang dibuat oleh bagian kasir yang berisi tentang sejumlah pemasukan kas yang diterima oleh bagian kasir dari penjualan secara tunai.

2. Laporan Penjualan Tunai (LPT)

Laporan Penjualan Tunai ini digunakan sebagai lembar pertanggungjawaban

pada Pimpinan, dimana berisi tentang laporan atas penjualan yang telah

dilakukan perusahaan dimana penjualan tunai ini, pelanggan membeli produk

kepada perusahaan dengan pembayaran secara cash, dan laporan penjualan tunai

ini dibuat oleh bagian keuangan.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 32

D. Flowchart Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 33 KESIMPULAN

1. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sementara Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (secara berangsur-angsur).

2. Prosedur dalam penjualan tunai antara lain prosedur order penjualan, penerimaan kas, penyerahan barang, dan pencatatan kas. Sementara prosedur dalam penjualan kredit diantaranya Proses penjualan, Proses Kredit, Proses Penagihan, Proses Pengeluaran Barang dari Gudang, Proses Pengiriman Barang, Proses Update Persediaan, Proses Piutang Dagang, dan Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger)

3. Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai diantaranya bagian order penjualan, bagian kassa, bagian pembungkus dan bagian akuntansi, dan dalam penjualan kredit fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah bagian penjualan departemen kredit, fungsi gudang, departemen pengiriman, departemen penagihan, dan departemen Akuntansi.

4. Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah faktur penjualan

tunai, dan pita register kas. Sementara dokumen yang digunakan dalam transaksi

penjualan kredit diantaranya yaitu faktur penjualan, surat order pengiriman dan

tembusannya, rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP), dan bukti memorial.

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 35 Penjelasan :

a. Administrasi Marketing Menerima PO ( purchase order ) dari pihak customer berupa:

Via Email, Via Fax, Via Sales

b. Setelah menerima PO, lalu PO tersebut akan melakukan proses pengecekan kelengkapan persyaratan. Dengan kondisi sebagai berikut: - Jika PO tersebut tidak memenuhi standar pemesanan, maka Po tersebut akan di pending dahulu dan diperiksa untuk mengecek syarat-syarat yang harus dipenuhi - Jika PO tersebut telah memenuhi standar pemesanan, maka Po tersebut akan langsung diinput ke dalam sistem aplikasi penjualan c. Setelah proses input PO, kemudian membuat SPPB ( Surat Perintah Pengiriman

Barang ) berdasarkan pada Po yang telah di input. d. Kemudian membuat SO ( Sales Order ) yang berdasarkan pada Surat Perintah Pengiriman Barang yang telah di input ke dalam sistem aplikasi penjualan. e. Setelah semua surat dokumen di input, maka akan dilakukan proses pengiriman data surat tersebut ke bagian gudang dan distribusi yang berupa PO, SPPB dan SO Via Email. ( Pengiriman data PO, SPPB, dan SO melalui elektrik, dikarenakan lokasi kantor dan gudang saling berjauhan yaitu kantor di jakarta dan gudang berada di bekasi , sehingga apabila data tersebut dikirim melalui jasa pengiriman, maka proses tersebut tidak efisien dan akan memakan waktu yang cukup lama dan berakibatkan proses pengiriman barang ke customer akan terhambat) d. Pada bagian marketing sudah melakukan pengarsipan pada surat dokumen PO, SO, dan

SPPB, ini berguna sebagai pengganti apabila PO, SO, dan SPPB yang berada di bagian gudang hilang.

e. Sehingga tidak perlu membuat kembali surat PO, SO, dan SPPB alternative lainnya apabila media elektrik mengalami gangguan teknis, maka bagian gudang siap mengirim melalui manual.

f. Pada saat proses pengecekan PO tersebut dipending pada sistem ini sudah memberikan konfirmasi kembali pada pihak customer, sehingga tidak akan terjadi penundaan PO terlalu lama.

TUGAS

Carilah flowchart sistem akuntansi penjualan dalam tempat Anda bekerja atau Instansi lain, lalu analisislah sistem

tersebut secara kelompok (max 3 org)?

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701) Page | 36

PERTEMUAN IV & V

System akuntansi pembelian & pengeluaran kas

Pendahuluan

Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan yang harus dicapai oleh semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses penetapan tujuan membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan. Pada perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan aktiva lancar yang relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama perusahaan berhubungan dengan persediaan.

Pembelian untuk persediaan barang dagangan yang terlalu besar hanya merupakan pemborosan dalam bentuk biaya dana yang tertanam dalam persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko kerusakan juga mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian yang relatif kecil dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak terpenuhinya kebutuhan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan percaya pada perusahaan. Keadaan ini dapat menyebabkan pelanggan akan beralih ke perusahaan lain yang melakukan kegiatan sejenis. Agar perencanaan yang dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan dapat dilakukan secara pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dengan melihat adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian penerimaan, bagian penyimpanan, bagian pengiriman, dan bagian pencatatan. Selain itu, pengawasan juga perlu untuk menjaga agar persediaan berada pada tingkat persediaan sesuai dengan kebutuhan agar kelancaran operasi perusahaan tidak terganggu.

Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan

adalah modal. Pada umumnya pihak manajemen perusahaan memiliki dua pilihan, yaitu

menerbitkan saham baru atau melakukan pinjaman dari pihak luar baik dalam hutang

jangka pendek maupun hutang jangka panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai

alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar

penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan,

sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang

tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.